Informe Final HED 2014-2

Informe final

HOY ES DISEﾃ前 2014-2 Universidad Icesi - Cali, Colombia 23 y 24 de Octubre de 2014

Profesor: Diego Fernando Carbonell Presentado por: Mauricio Ibﾃ｡ﾃｱez / Nathalia Ochoa 4 de Noviembre de 2014

ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. RESUMEN EJECUTIVO 1.1. Antecedentes 1.2. Objetivo General 1.2.1. Objetivos Específicos 1.3. Metodología 1.3.1. Funciones por Departamento 1.4. Protocolo de comunicación

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2. INTRODUCCIÓN

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3. RESULTADOS 3.1. Resultados por Departamento 3.1.1. Departamento Financiero 3.1.2. Departamento de Diseño 3.1.3. Departamento de Mercadeo 3.1.4. Departamento de Logística 3.1.5. Departamento de Relaciones 3.1.6. Departamento de Patrocinio 3.2. Cronograma 3.3. Presupuesto 3.4. Datos del Evento 3.5. Comentarios e Impacto del Evento

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4. CONCLUSIONES

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Con 9 años de trayectoria, HOY ES DISEÑO se ha propuesto convertir a Cali en el epicentro del diseño en Colombia. Este proyecto organizado por estudiantes de Diseño Industrial y de Diseño de Medios Interactivos de la Universidad Icesi, busca generar un espacio de encuentro entre las múltiples disciplinas que pertenecen al diseño y así consolidar una cultura de diseño y creatividad en el ámbito local. Con la presencia de invitados nacionales e internacionales de renombre, HOY ES DISEÑO ha logrado obtener prestigio en las industrias e instituciones creativas y culturales de la región y se proyecta como uno de los mejores eventos de diseño del país.

La verisón número 18 del evento tuvo lugar los días 23 y 24 de Octubre de 2014 en el Auditorio Manuelita S.A, el hall de auditorios y otras instalaciones de la universidad Icesi.

Para este semestre se realizaron 6 conferencias, 4 talleres especiales, un conversatorio donde los ponentes discutian el contraste entre el diseño latinoamericano y el europeo, y una demostración en vivo como parte de la conferencia de Patrick Rochon. Durante los dos días, el grafitero Jhonny Ruiz, de la tienda de arte urbano Lipsum, realizó un grafitti en el teatrino de la universidad cuyo proceso podia ser apreciado por los asistentes. El evento contó con la presencia de 6 ponentes, 3 nacionales y 3 internacionales, dentro de los cuales se encuentran el light painter Patrick Rochon, el ilustrador Carlos Lerma, Laura Blasco una de las integrantes de Mermelada Estudio, el diseñador grafico Carlos Roldán, Harry Villamil, ilustrador, y Julio Rodríguez, fundador de la empresa Error 3,14. Tambien se contó con la participación de Lina Quirós y Maria Isabel Llano, diseñadoras industriales egresadas de la Universidad Icesi y fundadoras de Sierra, quienes dictaron un taller donde enseñaron a los estudiantes un poco de lo que hacen en su empresa.

El evento contó tambien con patrocinio por parte de 24 empresas que aportaron recursos financieros o servicios que ayudaron a solucionar aspectos que el evento requeria para su correcto funcionamiento.

1.1 ANTECEDENTES

En el 2006 nace HOY ES DISEÑO como un proyecto de estudiantes de Diseño Industrial para dar a conocer su disciplina. En 2009, bajo el concepto “Hoy Es Diseño para Dummies”, logra congregar a más de 350 personas. La segunda edición del año contó con la participación de ponentes internacionales y llamó la atención de estudiantes, profesores y medios relacionados con el diseño.

En el año 2010 se integra el programa de Diseño de Medios Interactivos para crear un evento multidisciplinar.

El evento se proyecta nacionalmente con asistencias de ciudades como Popayán, Medellín y Manizales. En la primera versión del año 2011 las conferencias alcanzan foros de 800 personas. HOY ES DISEÑO hace su debut en redes sociales alcanzando 1.300 seguidores en Facebook.

Ya en el año 2012 HOY ES DISEÑO se posiciona en la realidad del diseño colombiano. Con una capacidad de alcance de más de 3.000, el evento se consolida como un referente en las esferas del diseño y la creatividad local. En el año 2013 se consolida la marca definitiva de HOY ES DISEÑO y se configura el camino a seguir para el evento y se fortalece su presencia en línea. La convergencia de múltiples disciplinas del diseño permite que HOY ES DISEÑO adquiera más calidad con el pasar de los semestres y se convierta en un referente para las futuras generaciones de diseñadores del país.

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1.2 OBJETIVO GENERAL

Generar cultura de diseño en el Valle del Cauca y en Colombia por medio de un evento que brinde a estudiantes, profesionales y personas interesados en el diseño un espacio en el que puedan escuchar, reflexionar y aprender de renombrados exponentes de distintas areas del diseño sobre o que esta ocurriendo a nive de tendecias y oportunidades en el ambilo nacional e internacional.

1.2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Creal el concepto y la identidad visual de la versión número 18 de Hoy es Diseño.

Investigar, contactar y gestionar la asistencia de personas de renombre en diferentes disciplinas del diseño.

Crear estrategias y actividades para la recolección de fondos necesarios para financiar el evento.

Contactar y conseguir patrocinio de empresas para ayudar a financiar u organizar el evento y reducir las actividades de recolección de fondos.

Crear estrategias de mercadeo y pulicidad para informar al público de la fecha y los contenidos del evento.

Gestionar la disponibilidad y reserva de los espacios necesarios para los días del evento y las actividades previas.

Crear un protocolo de comunicación y cronograma que permita supervisar el progreso de la gestión del evento.

1.3 METODOLOGÍA

El grupo estuvo conformado por 40 integrantes, los cuales se distribuyeron en 6 departamentos, cada uno con su gerente. Los departamentos fueron los siguientes: Gerencia General Mauricio Ibáñez (Diseño de Medios Interactivos) Nathalia Ochoa (Diseño Industrial) Departamento Financiero Luisa Belalcazar Departamento de Relaciones Daniel Montes Daniella Agudelo Valeria Benítez Luis Felipe Cediel Daniela Gómez Julieta López Departamento de Patrocinio Isabella Chavarro Karen Londoño Santiago Mejía Juan Camilo Oliveros Wilder Parra Departamento de Diseño Sebastián Terán David Mosquera Daniel Mera Javier Patiño Isabel Descamps Mateo Ospina Jose David Molina Jessica García Ingrid Méndez Felipe García

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Departamento de Mercadeo Zaray Díaz Julián Cuevas Sebastián Osorio Daniela Rojas Daniela Victoria Daniela Zuluaga David Toro Steven Vacilescu Departamento de Logística Juan David Flórez Jaime Baena Catalina Alzate Francisco Salcedo Esteban Correa Kevin Ortíz Steffanie Azuero Claudia Barriga Nota: durante los dos días del evento todos pertenecían al Departamento de Logística, excepto los integrantes del Departamento de relaciones que estuvieron a cargo de los ponentes durante su estadía y los dos gerentes generales que estaban encargados de solucionar cualquier imprevisto. A cada persona se le asignó una labor especifica para cumplir durante los dos días del evento, 23 y 24 de Octubre de 2014 (ver Anexo 1).

1.3.1 FUNCIONES POR DEPARTAMENTO Gerencia General Su labor es guiar a cada departamento, supervisar su correcto funcionamiento y el desarrollo de sus tareas y se encargarán de ser el medio de comunicación entre los departamentos. Todos los gerentes desarrollaron un cronograma general de trabajo con todas las tareas de cada departamento con el tiempo que debían tomarse

para cumplir cada una. Dichos cronogramas fueron dispuestos en uno solo el cual sirvio de guia para la gestión del evento.

Departamento Financiero La labor de este departamento es llevar control y registro de los ingresos y esgresos del dinero proveniente de las diferentes actividades de financiación para el evento, ya fuera de ventas o de patrocinio.

Departamento Relaciones La función de este departamento es investigar, contactar y elegir a los ponentes invitados. Dentro de las funciones de este departamento esta también definir temáticas de exposición, dinámicas de las conferencias y coordinar los vuelos, el transporte, el hospedaje, la alimentación y definir todos los requerimientos necesarios con respecto a las conferencias o talleres. En conclusión el departamento de relaciones se encarga de velar por la comodidad y asistencia a los ponentes, garantizar su estadía, correcta alimentación y transporte oportuno. Además de brindar el acompañamiento en cada momento necesario.

Departamento Mercadeo Este departamento está encargado del despliegue informativo y estrategias de mercadeo necesarias para promocionar el evento, incluyendo redes sociales, prensa, radio, contacto con otras universidades e instituciones, etc.

Departamento Patrocinio El departamento de patrocino es el encargado de hacer el contacto oficial con las empresas, entidades u organizaciones, para consolidar el apoyo financiero, de bienes o de servicios necesarios para la realizacion del

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evento, y brindar a cambio un espacio para el anuncio y promoción de su nombre, firma o marca dentro del marco del evento.

Departamento Diseño El Departamento de Diseño estaba a cargo de la propuesta conceptual y gráfica general del evento, esto incluyó el desarrollo de piezas digitales (fondos de pantalla, contenidos para redes sociales, videos promocionales, cortinillas) y piezas impresas (flyers, agenda, posters, pasacalles, pendones, colgantes, libretas). Adicionalmente, se encargó del diseño y programación del sitio web del evento, y de apoyar al Departamento de Mercadeo en el manejo de redes sociales para hacer un medio más eficiente.

También responsabilidad de este Departamento dar respuesta a todas las necesidades que involucren manejo gráfico de los demás departamentos o actividades de la previa al evento (promoción para las actividades de recaudación de fondos, diseño de cartas para patrocinio, brochure informativo, cartas de invitación a ponentes, etc).

Departamento Logística El departamento de logística tuvo cuatro responsabilidades esenciales: reserva de espacios fisicos dentro de la universidad Icesi para los dias del evento y actividades previas, gestión y control de ventas para la recaudación de fondos, mantener una constante y profesional relación del evento Hoy es Diseno con los departamentos de planta fisica y multimedios de la universidad Icesi, y logística concreta de los dos días del evento.

1.4 PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN

Reunión de Gerencia General: Se decidió que los gerentes se reunirían todos los martes de 1 a 2pm, para tratar los temas pertinentes de la semana.

Grupos de Comunicación en Facebook y Whatsapp: se crearon diferentes grupos, uno de cada departamento, uno de gerencia y uno general en donde los 40 integrantes hacían parte de él.

Reunión de Gerencia: se decidió que los gerentes de cada departamento se reunirían todos los miércoles de 5 a 8 pm, para tratar los temas pertinentes de cada semana.

Realización de Actas: se acuerda que por cada reunión de gerentes generales y de cada departamento, lo hablado en dichas reuniones debe quedar consignado en actas, las cuales eran subidas al grupo de Facebook para que todo el grupo de HED. Archivos HED: se abrió una carpeta en Dropbox, donde cada departamento subía todo lo realizado en la semana, cartas de patrocinio, brochure, imagen, etc.

Para ver en detalle el protocolo de comunicación en mayor detalle ver Anexo 2.

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La decimoctava versión de Hoy es Diseño, llevada a cabo el 23 y 24 de Octubre de 2014, se propuso ser la mejor hasta la fecha, para este proposito se revisó a detalle los documentos de los eventos pasados y se ajustó la metodología, manual de marca, presencia en redes sociales y otros aspectos que se expondran en detalle en el siguiente apartado del presente documento. Se explicará detalladamente la labor que llevo a acabo cada departamento, qué fortalezas y dificultades tuvo, y qué recomentaciones se hacen para que las versiones venideras de Hoy es Diseño puedan hacer de este un evento cada vez mas influyente en la región y en el país.

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3.1 RESULTADOS DE DESEMPEÑO POR DEPARTAMENTO 3.1.1 DEPARTAMENTO FINANCIERO

El departamento financiero tuvo el control sobre los ingresos y salidas de dinero que hubo durante todo el proceso de gestión de Hoy es Diseño (ver anexo 3).

Especificamente las tareas se definieron asi: Realizar un presupuesto previo de acuerdo a la experiencia de semestres anteriores. Con base en este presupuesto se propuso la meta de recaudar un total de 20.000.000 y se propusieron metas a alcanzar cada semana por medio de las actividades realizadas.

Abrir una cuenta de ahorros para recibir el dinero que aporta el departamento de diseño de la universidad Icesi y consignar el aporte de los patrocinios.

Recaudar el dinero del aporte inicial de todos los integrantes del grupo, las ventas, rifas, fiesta y demás actividades que se realizaron.

Realizar un presupuesto real que permitiera tomar decisiones sobre los gastos en los que se podía incurrir en el evento.

Pagar todo lo relacionado a pruductos y suministros para las actividades de recolección de fondos.

Llevar registro y control de todos los movimientos financieros realizados.

Repartir el dinero excedente entre las personas del salón, considerando los que no pagaron sus deudas.

Se recaudó un total de COP $21’560.400, se invirtieron en el evento COP$16’512.400, por lo tanto quedo un excedente de COP $5’048.000 que será distribuido entre los integrantes del grupo.

3.1.2 DEPARTAMENTO DE DISEÑO

El Departamento de Diseño estaba a cargo del diseño conceptual y gráfico general del evento, esto incluyó el desarrollo de piezas digitales y piezas impresas, adicionalmente se encargó del diseño y programación del sitio web del evento. Además, a partir de la semana 9, se dio apoyo al Departamento de Mercadeo en el manejo de redes sociales para hacer un medio más eficiente. Se dio respuesta a todas las necesidades que involucren manejo gráfico de los demás departamentos o actividades del previas al evento.

Una vez se entregó el manual de marca con los lineamientos básicos para la estructuración de piezas gráficas, el Departamento de Diseño se encargó de las siguientes tareas: Diseño de piezas gráficas digitales para redes sociales.

Diseño de piezas impresas para mercadeo (flyers, posters, colgantes, polaroids).

Animación de cortinillas para los días del evento.

Diseño y programación de sitio web del evento.

Apoyo al Departamento de Mercadeo con el manejo de redes sociales.

Diseño de piezas gráficas para actividades de preparación para el evento.

Diseño de piezas para materiales rígidos (pendones, pasacalles, vinilos adhesivos).

Diseño de camisetas y escarapelas de identificación para los organizadores.

Diseño de certificados de participación, bolsas de regalo, libretas y lapiceros.

Diseño de piezas gráficas para divulgación interna dentro de la Universidad Icesi.

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3.1.3 DEPARTAMENTO DE MERCADEO

Se realizó un cronograma, a través del cual el equipo entero tenía conocimiento de las labores que debía realizar y en los tiempos que se debía llevar a cabo.

Se armaron estrategías diferentes para divulgación interna en la Universidad Icesi con el apoyo de Mercadeo Institucional (Boletín Unicesi, salas de cómputo, pantallas internas) y para divulgación externa en otras universidades de la ciudad y la región, esta última consistió en visitas con material publicitario y contactos directos a través de nuestra Facultad de Ingeniería.

Para reforzar toda la comunicación del evento pusimos un gran esfuerzo en el movimiento de redes sociales. Nuestro principal objetivo era aumentar el rating de las paginas, por eso que junto con el equipo de diseño creamos una estrategia que nos permitiera llegar de nuevo a nuestros seguidores, volviéndonos una red viral y asi llamar la atención de nuevos fans.

Seguidores Actuales (2 de noviembre de 2014): Facebook Fanpage: 2.820 Facebook Profile 1.539: Twitter: 811 Instagram: 689 Para la campaña de lanzamiento dentro del campus universitario se ubicaron móviles colgantes en mesas de zonas comunes y posters en carteleras. El pre-lanzamiento de realizó en la tarima de Bienestar Universitario como una activación de redes sociales, se rifaron elementos con la imagen de Hoy es Diseño y se socializó la agenda del evento.

El lanzamiento se realizó dos días después en el teatrino de auditorios y contó con la participación de cuenteros de CuentoLuna, concursos en redes sociales y sesiones de fotografía con el marco de Polaroid por toda la universidad.

3.1.4 DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA

El departamento de logística responsabilidades esenciales:

tuvo

cuatro

La primera consta en todo el proceso necesario para disponer de todos los espacios requeridos para la realización del evento incluyendo campaña de lanzamiento y puestos de venta: auditorios, salones, salones de eventos especiales, salas de cómputo, parqueaderos, tarimas, entre otros.

La segunda, recolección de recursos, se basa en la ejecución de acciones para obtener todos los recursos físicos (mesas, manteles, agua, café, salones, etc), tecnológicos (computadores, televisores, vídeo beam, equipos de sonido, micrófonos, equipos de traducción, etc.), etc. de las actividades que el evento requiriera.

Tercera, la relación universidad – Hoy es Diseno se basa en la comunicación por parte de las directivas del evento y todos los organismos de la universidad (Departamento de Diseno, Multimedios, SIRY, SOMA, Planta Física, Rectoría, etc.) para que todas las actividades planeadas por el evento tengan debida autorización y se lleven a cabo con toda la reglamentación requerida por la universidad.

Cuarta, la logística concreta de los dos días del evento consta en la coordinación y distribución de actividades a

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realizar durante estos dos días. Se planearon las actividades a realizar en esos dos días del evento, se organizaron equipos alrededor de estas y se realizó seguimiento durante su ejecución.

Para la obtención de dinero, se generaron ingresos a través de ventas, realizadas entre la semana 5 y semana 12. Productos vendidos para la obtención de recursos: galletas, papas Pringle’s y lechona. Actividades realizadas para la obtención de recursos: ventas de paquetes especiales para amor y amistad, venta de desayunos para amor y amistad y una rifa de una camiseta original de James Rodríguez.

3.1.5 DEPARTAMENTO DE RELACIONES

El departamento de Relaciones se compuso por personas con gustos en la comunicación social, facilidad para el inglés e interesados en el futuro acompañamiento de los ponentes. La tarea inicial fue: contactar, invitar y seleccionar los diferentes conferencistas para el evento “Hoy es Diseño”.

Con esta tarea inicial, se establecieron tres equipos de trabajo para la correcta gestión de tareas dentro del comité. Los equipos fueron: Equipo de comunicaciones: encargados de redactar las cartas, enviar los correos a los ponentes y permanecer en comunicación con cada uno de ellos. Este equipo se mantuvo en comunicación hasta el día del evento.

Equipo de transporte y hospedaje: Concretaron la reserva final para los ponentes en el Hotel Portón de Granada en parte pago económico y por otra publicidad en el evento.

Equipo de tiquetes: Realizaron cotizaciones de tiquetes

durante los dos primeros meses dependiendo los ponentes que fueran elegidos. Se hicieron inicialmente simulaciones de tiquetes alrededor del mundo para hacernos una idea de los posibles costos. Luego sabiendo los ponentes confirmados se les pidió una cotización más profunda logrando bajo costo, pocas escalas y bajo tiempo de escala.

Todo el equipo de relaciones participó al momento de transportar a los ponentes desde y hacia el aeropuerto y en su acompañamiento los cuatros días de estadía. En ocasiones se requería la opinión y participación de todos los miembros del comité en general, por ejemplo en la selección final de los ponentes que participarían en el evento.

En conclusión el departamento de relaciones se encargó de velar por la agradable visita para los ponentes, garantizar su estadía, correcta alimentación y transporte oportuno. Además de brindar el acompañamiento en cada momento necesario.

3.1.6 DEPARTAMENTO DE PATROCINIO

El departamento de patrocino es el encargado de gestionar apoyo financiero o de servicios necesarios para la realizacion del evento. Por medio de este, se hace el contacto oficial a las entidades y organizaciones, tratando de consilidar el apoyo por parte de estas a HED 2014-2.

A continuación se enumeran los pasos a seguir para comunicarse de forma efectiva y correcta con los patrocinadores:

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Para iniciar contacto con un patrocinador potencial, es necesario comunicarse por vía telefónica, si es posible.

Considerar hacer visitas y por último, correos electrónicos.

Al establecer una comunicación formal, se debe enviar la carta de presentación de Hoy Es Diseño, donde nuevamente se explica el motivo del contacto y además se ofrecen opciones publicitarias para que el patrocinador elija.

Posteriormente manejar la negocias vía correo electrónico. Estas negociaciones deben responder a la conveniencia de los organizadores del evento, así como también a la motivación del patrocinador por apoyar al evento. Concentrar los esfuerzos en la eficiencia de la captación del dinero o servicios que ayuden de forma significativa al desarrollo del evento.

Cuando sea hora de firmar contratos, se realizará una visita por parte de los representantes del área de patrocinios donde se presentará el acta de inicio de proyecto (desarrollo de piezas publicitarias) y el contrato donde se estipule las actividades contratadas, las piezas de diseño contratadas, los requerimientos para dichas piezas de diseño, los alcances y las condiciones de la asociación, etc.

Cabe enfatizar que el negociador (gestor de cuenta) de un caso determinado no necesariamente es uno de los representantes del área de patrocinios. Es por esto que antes de fijar cualquier visita, el gestor de cada cuenta debe explicar los avances al representante para que no haya ambigüedad en los términos negociados o definidos.

3.2 CRONOGRAMA

Para la correcta gestión del evento: Cada departamento realizo un cronograma con sus tareas y reponsables que posteriormente se consolidó en un cronograma general (ver Anexo 4).

Agenda del Evento (ver Anexo 5) donde indica el dia, la hora y el lugar de las conferencias y talleres.

Agenda para los ponentes (ver Anexo 6) donde se indica cual será el recorrido y las actividades que realizarán ellos durante su estadia en Cali.

Cronograma para los dias del evento (ver Anexo 1) donde se asigna a cada integrandte del grupo su labor especifica desde la llegada de los ponentes hasta su partida.

3.3 PRESUPUESTO

Basandose en el informe de gastos de las versiones pasadas del evento, el departamento financiero creo un presupuesto inicial donde se estableció que se debia recaudar COP $20’000.000, al final se logró recaudar COP $21’560.400 de los cuales se invirtieron COP$16’512.400 ya que varios patrocinios se fueron concretando sino hasta muy cerca de la fecha del evento, lo que permitio ahorrar COP$5’048.000 que serán distribuidos entre los miembros del grupo de gestión de proyectos. El reporte financiero se encuentra con mayor detalle en el Anexo 3.

3.4 DATOS DEL EVENTO

Durante el evento se inscribieron a Hoy es Diseño un total de 913 personas.

Las publicaciones de facebook tuvieron un alcance de 6.977 personas el día 23 de Octubre de 2014 y 11.399

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personas para el día 24 de Octubre de 2014.

El alcance orgánico representa la cantidad de personas que vieron alguna publicación relacionada con Hoy es Diseño. Del 26 de septiembre de 2014 al 24 de octubre, el alcance orgánico mensual (28 días en Facebook) fue de 42.127 personas.

En promedio, el 70% de todas las publicaciones de esta versión obtuvieron un 25% más de interacciones que las de los semestre pasados. Se entiende como interacciones el abrir una pubicación, dar me gusta “me gusta”, comentar o compartir.

Esta versión del evento representó el 25% de los “me gusta” totales a la página. Si el 75% restante se lo divide en los 5 semestres que han manejado Facebook para el evento, significa que cada semestre aporto un 15% de los “me gusta”, es decir 10% menos que este semestre.

Para mayor información de los datos estadísticos de facebook, consultar el Anexo 7.

Para consultar la lista de inscripcciones consultar el Anexo 8.

3.5 COMENTARIOS E IMPACTO DEL EVENTO

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Para concluir el presente reporte y todo el trabajo que represento la decimaoctava versión de Hoy es diseño, se harán recomendaciones a manera de lo que estuvo bien, lo que estuvo mal, lo que falto y las sugerencias. Esta información será sectorizada por cada departamento para facilitar la prioridad de cada sugerencia en las versiones futuras.

DEPARTAMENTO DE DISEÑO

Que se hizo bien: La centralización de todas las piezas gráficas permitió crear una identidad visual sólida.

Adelantar las piezas publicitarias aún con información incompleta.

Tomar la iniciativa de romper los lineamientos que venía manejando el evento respecto a su identidad visual y crear una propuesta que se diferenciaba del resto.

Nombrar a personas encargadas de redes sociales que trabajen en conjunto con el Departamento de Mercadeo.

Que se hizo mal: Dejar un poco de lado el Sitio Web, el cual tuvo varios retrasos y no se pudo terminar plenamente.

No prever la posibilidad de personas que puedan hacer diseños como intercambio para patrocinios.

No delegar algunas tareas a tiempo pues estas generalmente debían ser asumidas por el gerente lo cual aumentaba la carga de trabajo.

Recomendaciones: No referenciarse demasiado en las imágenes de los eventos pasados.

Delegar a una sola persona que revise el estilo gráfico y

verifique la información que se pone en todas las piezas.

Delegar a un encargado de contenidos para redes sociales.

Conformar el Departamento con personas con capacidad de respuesta rápida.

Considerar la posibilidad de contratar a fotógrafos profesionales que se encarguen del registro fotográfico del evento.

DEPARTAMENTO DE RELACIONES

Que se hizo bien: Invitar a una gran cantidad de profesionales.

Tener integrantes con buen manejo del inglés y uno con buen manejo de francés.

Cotización constante durante los dos primeros meses.

Comprar los tiquetes con un mes de anticipación.

Destinar una “sombra” a cada ponente.

Tener varios planes típicos para proponer a los ponentes.

Nunca permitir silencios incomodos.

Que se hizo mal: Delegar pocas tareas la equipo y centrarlas en el gerente.

Ausencia de un protocolo de comunicación por el grupo de WhatsApp No publicar las notas semanales.

No coordinar bien los espacios libres para ponentes.

Evitar que las discusiones o problemas los noten los ponentes.

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DEPARTAMENTO DE PATROCINIO

Que se hizo bien: Conformar un departamento con una cantidad suficiente de personas. A pesar de que al comienzo no se hizo así, se integraron personas en el camino.

Coordinar comunicación entre todos para una capacidad de respuesta rápida.

Contactar a muchas empresas de todo tipo y tamaño para recibir patrocinios bien sea de dinero o de productos.

Que se hizo mal: Contar con patrocinadores sin haber firmado un contrato.

Por cuestiones de contabilidad en la Universidad no se pudo acceder a $ 4.300.000 COP que se recibió por patrocinio a tiempo.

Recomendaciones: Conformar un equipo de mínimo 10 personas que busquen y concreten patrocinios. Muchas cosas necesarias para el evento se pueden convenir.

Es importante que no se confíe, ni se cuente con ningún apoyo hasta no haber realizado un acuerdo firmado por ambas partes, donde se establezca que recibirá HED y que dará a cambio.

Si los patrocinadores llevan stand los días del evento, es necesario y obligatorio que se entregue la información requerida por la universidad para el ingreso de terceros con tres semanas de anticipación para evitar problemas con SOMA durante el evento.

Se debe hablar lo más pronto posible en contabilidad para entender bien el manejo de la plata y la emisión de facturas a las empresas que decidan comprar paquetes

de patrocinio.

Si se consigue patrocinio para la comida de los ponentes, es importante establecer desde un principio y ser claro con la empresa, como debe ser la presentación de la comida y el menú a entregar para evitar buscar soluciones de último momento si se llega a presentar algún problema.

Aunque hay una fecha límite para los patrocinios porque se manejan piezas impresas, después de pasada esta fecha, se puede seguir trabajando ofreciendo todos los paquetes digitales propuestos por HED.

DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA

Que se hizo bien: Reserva de espacios y recursos.

Relación con los diversos organismos de la universidad.

Coordinación de actividades en los dos días del evento.

Que se hizo mal: Coordinación de ventas. Hubo fallas en compras, almacenaje y distribución de productos y actividades de ventas para financiar el evento.

Comunicación. Para la delegación de responsables en actividades de ventas no se realizó un proceso claro que especificara quién o qué departamento está a cargo de cierta actividad.

Recomendaciones: Una sugerencia para la universidad es crear un centro integrado para eventos, donde se realicen reservas y solicitudes.

Se recomienda organizar un equipo de logística con personas que dispongan de vehículo particular para

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realizar compras y otras diligencias.

Quien esté a cargo del departamento debe tener en cuenta que debe ser muy organizado con su tiempo, o se verá obligado a sacrificar tiempo para gestionar todas las labores requeridas.

DEPARTAMENTO DE MERCADEO

Que se hizo bien: Sectorizar las campañas de acuerdo a la población a la que se quería llegar.

Reactivar conjunto con el Departamento de Diseño, los canales de redes sociales.

Crear productos para rifar previo al evento y durante las ponencias.

Hacer un lanzamiento grande dentro de la universidad para involucrar a toda la población interna.

Que se hizo mal: Dejar las cosas sobre el tiempo. Las campañas pueden haberse estructurado con más espacio.

Faltó hacer actos más significativos en otras universidades para crear un mayor impacto.

Recomendaciones: Nombrar un community manager conjunto con el Departamento de Diseño para manejar eficientemente todas las redes sociales.

Crear estrategías de difusión que traspasen el ámbito local para llegar a otras audiencias de la región. Muchos asistentes eran de Cauca o Nariño.

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