C & M CONSULTORES S.A. Contrato 1252 de 2015 Presentación de Apertura del Proceso Auditor Entidad Territorial Certificada Medellín
Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Reseña C & M Consultores S.A. Objetivos del proceso Actores del proceso Delegado autorizado del Rector o Director Requerimientos del proceso Operación en el ente territorial (actividades a desarrollar) Alcance – Ficha de análisis Toma de datos básicos y compromisos
1. Reseña C & M Consultores S.A., es una compañía dinámica con más de una década de experiencia en Colombia prestando servicios de asesoría y consultoría gerencial dirigida a los sectores público y privado.
Desde sus orígenes en 1999, la compañía ha venido posicionándose como una organización de primera línea en consultoría de alto nivel en las áreas de la educación, infraestructura, bienestar social y tecnologías de la información y las comunicaciones; prestando servicios de Interventoría, Auditoría y Gerencia y Evaluación de proyectos. Clientes: Ministerio de Educación Nacional, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Instituto de Desarrollo Urbano, Secretaría de movilidad, Fondo de adaptación, Agencia Nacional de Infraestructura, entre otros. Mediante el Contrato No. 1252 suscrito con el Ministerio de Educación Nacional, C&M Consultores S. A., fue contratada para realizar la auditoría en la vigencia 2015 para el grupo 2.
2. Objetivos del proceso General: Realizar auditoría censal a la información de matrícula (oficial–contratada), planta de personal docente, directivo docente, administrativos y el Directorio Único de Establecimientos Educativos, DUE, reportada a través de los sistemas de información que el Ministerio de Educación Nacional ha dispuesto para tal fin, en las entidades territoriales establecidas para la vigencia 2015.
Específicos:
Verificar en campo la información de matrícula oficial, directa y contratada en las sedes educativas de la entidad territorial. Verificar en campo la información de planta de personal docente, directivo-docente y administrativo. Verificar en campo la información del DUE en las sedes educativas de la entidad territorial. Analizar y consolidar la información obtenida en el operativo de campo. Presentar los resultados del proceso auditor ante las entidades territoriales certificadas establecidas para la vigencia.
3. Actores del proceso
MEN Interventoría •Secretario de educación •Funcionarios SE
Auditoría
•Rector o Director o Delegado (autorizado)
Secretaría de educación
EE
Salón de clases
Sede educativa
E.T.C.
•Docente presente en el salón
•Coordinador o Docente encargado
3. Actores del proceso • • •
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Socializar el proceso y requerimientos con Rectores y Directores. Designar un funcionario que sea enlace para el proceso. Colaborar con situaciones que se presenten que dificulten el desarrollo del proceso.
• • •
•Secretario de educación •Funcionarios SE
•Rector o Director o Delegado (autorizado)
Secretaría de educación
EE
Salón de clases
Sede educativa
•Docente presente en el salón
• • •
Disponer del tiempo suficiente para el desarrollo de la visita. Estar presente en el aula de clase durante la verificación. Colaborar con el manejo y control de los estudiantes mientras el auditor realiza la verificación.
Instruir a Coordinadores y docentes encargados de sedes sobre el proceso y requerimientos. Designar un delegado (por escrito) en caso de no poder atender la visita. Disponer la documentación requerida por estudiante en cada sede educativa. Colaborar y acompañar el proceso.
•Coordinador o Docente encargado
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Instruir a docentes sobre el proceso y requerimientos. Disponer del tiempo suficiente para el desarrollo de la visita. Disponer la documentación requerida por estudiante en la sede educativa. Disponer de un espacio donde el equipo auditor pueda verificar la documentación de los estudiantes. Colaborar y acompañar el proceso.
4. Delegado autorizado del Rector o Director • Documento que lo certifique, que incluya como mínimo: o Nombre y firma del Rector o Director o Nombre de la persona autorizada o Nombre y código DANE del establecimiento o Que exprese explícitamente que se autoriza para firmar las actas que se generen en el proceso auditor a la(s) sede(s) educativa(s) y el establecimiento • Copia del documento de identidad del Rector o Director • Copia del documento de identidad del Delegado
Modelo documento delegación
5. Requerimientos del proceso Secretaría de Educación Para esta parte del proceso se requiere la colaboración de la Secretaría en:
Disponer y suministrar con oportunidad la documentación correspondiente a la contratación del servicio educativo para la vigencia 2015. (Si Aplica) o Contratos de prestación del servicio educativo Lugar de odocumento Anexos de contratos – Primer listado de estudiantes que cubre contrato Tipo No. documento identidad nombre Segundo nombre Primer apellido el Segundo apellido Grado atención
o o
•
Anexos de contratos – listado de docente, directivo-docente y administrativo que cubre el contrato Documentos de modificación del contrato (si aplica)
Replicar la información socializada en la presente reunión, con rectores y directores y estos a su vez con los responsables de las sedes educativas y docentes vinculados a estas: o Documentación de estudiantes disponible en sedes educativas o E.E. o Documentación de la Planta Docente disponible en la sede de la Secretaria de educación o Participación activa en el proceso en cada nivel o Requerimientos del proceso
5. Requerimientos del proceso Sede Educativa (respecto a los Estudiantes) Para esta parte del proceso se requiere la colaboración de las Sedes Educativas en:
Disponer de la documentación de los Estudiantes en cada sede educativa: o Organizadas por Grado – Grupo, una carpeta por estudiante con lo siguiente: Copia del documento de identidad (legible) Folio de matrícula 2015 debidamente diligenciado y firmado por el acudiente Carné de la EPS vigente Carné de seguro estudiantil 2015 Último reporte de notas del estudiante 2015 Licencia de conducción Acta de grado para estudiantes de ciclos Soporte de discapacidad y/o talento excepcional (si aplica) o
Cada estudiante deberá portar su Documento de identidad o Carné Vigente de la EPS o del Seguro Estudiantil (que tenga foto y datos de identificación) para la verificación de presencialidad el día de la visita.
5. Requerimientos del proceso Sede Educativa (respecto a los Docentes, Directivos - Docentes y Administrativos) o
Disponer de un sitio dentro el Establecimiento en el cuál los Funcionarios se hagan presentes con alguno de los siguientes documentos: : Original o Copia legible del Documento de identidad. Carné del establecimiento educativo en el que se evidencia las variables necesarias para establecer plenamente su identificación. Carné de la EPS en el que se evidencia las variables necesarias para establecer plenamente su identificación. o Los siguientes documentos complementarios deben alistarse: Documento soporte de ausencia en caso de que lo requiera (en comisión o encargo, trasladado, licencia por incapacidad, suspensión, retiro, jubilación, fallecimiento, permiso escrito por el Rector o Director) o
Cada docente, directivo-docente y administrativo deberá portar su Documento de identidad o Carné del establecimiento vigente (que tenga foto y datos de identificación) y adicionalmente se llevará a cabo el levantamiento de la huella biométrica digital para la verificación de presencialidad el día de la visita
5. Requerimientos del proceso
Sede Educativa
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Disponer un espacio físico suficiente (oficina o salón) donde el auditor pueda verificar los documentos de cada estudiante y capturar las imágenes requeridas. Disponer del tiempo suficiente para la realización de la auditoría presencial, documental, revisión de resultados y firma del acta respectiva. Si el Rector, Director o Delegado (debidamente autorizado) NO FIRMA alguna de las ACTAS de las SEDES o del ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO, entonces serán enviadas por CORREO CERTIFICADO (físico o electrónico). Con este envío el Rector, Director o Delegado autorizado quedará notificado de los resultados que se dieron durante las visitas de Auditoria.
6. Operación en el ente territorial (actividades) En Secretaría de Educación
En Establecimientos Educativos
VISITAS EN LA ENTIDAD TERRITORIAL
VISITA DE APERTURA
Visita 1: Presentación del proceso auditor que se adelantará.
1. Presentar el proceso y concertar los aspectos requeridos en el desarrollo de las visitas de auditoría.
Visita 2: Presentación y concertación del cronograma de visitas. Visita 3: Verificación y captura de evidencias de la Planta Docente.
2. Presentar Ficha de análisis previo. 3. Dar a conocer el cronograma de visitas del establecimiento educativo.
En Sedes Educativas AUDITORÍA DE MATRÍCULA Verificación presencial y de evidencias documentales de estudiante por estudiante, y levantamiento de datos.
Visita 4: Socialización de los resultados obtenidos en el proceso auditor.
MATRÍCULA CONTRATADA Verificación de información de la contratación del servicio educativo, mediante copia de la documentación de cada contrato suscrito, con cualquier fuente de financiación.
AUDITORIA DE PLANTA DOCENTE Verificación presencial y de evidencias documentales de docentes, directivos, docentes, administrativos, y levantamiento de datos. REGISTROS BIOMÉTRICOS
4. Desarrollo de la encuesta de gestión documental.
AUDITORIA DE PLANTA DOCENTE
5. Validación de los datos básicos de las sedes educativas (DUE).
Verificación presencial y de evidencias documentales de docentes, directivos, docentes, administrativos, y levantamiento de datos.
6. Relación y asociación de docentes y administrativos por sede.
REGISTROS BIOMÉTRICOS
VISITA DE CIERRE DE AUDITORÍA
INFORMACIÓN GEORREFERENCIADA DE LAS SEDES EDUCATIVAS
El quinto (5º) día hábil contado a partir del día siguiente de la notificación del envío del correo certificado; se realizará visita de cierre con el fin, de r y subsanar los hallazgos (no válidos) relacionados en las actas de las sedes.
Se georreferenciaran las sedes educativas en cada una las visitas de auditoría, registrando latitud, longitud y altitud.
6. Operación en el ente territorial (actividades) Verificación de presencialidad
Verificación de presencialidad
Verificación documental
Matrícula (Oficial y Contratada)
Biometrización
Planta de personal Captura de evidencia documental
(Dd+D+A)
Socializar y subsanar Hallazgos
Captura de evidencia documental
Verificación datos en Establecimiento Educativo
DUE (GPS)
Verificación documental
Verificación datos en Sede Educativa
Información georreferenciada
7. Alcance – Ficha de análisis*
*Corte de matrícula: Agosto 2015
Ir a ficha de análisis
Observaciones sobre información MEN:
Coincidencia de establecimientos educativos Coincidencia de sedes educativas, urbanas y rurales Coincidencia en cantidades totales de matrícula reportada Coincidencia en cantidades totales de docente, directivos-docentes y administrativos Documentar las diferencias (menor cantidad de sede) con certificación del Secretario de educación con detalle de sedes
8. Datos básicos y compromisos
Datos Auditoría: o Coordinador: Sergio Ceballos, o Supervisores: Ana Camila Martínez. o Correo corporativo: o sergio.ceballos@cmconsultores.com.co Para los correos-e por favor indicar que inicien el asunto con el nombre de la ETC y nombre del Establecimiento educativo.
Datos Secretaría de educación (Tomar datos en el acta de apertura) o Secretario de educación o Nombre, Número celular, Correo electrónico o Enlace del proceso auditor o Nombre, Número celular, Correo electrónico
8. Datos básicos y compromisos
Concertación del cronograma de visitas a sedes educativas: Solicitud de información o Calendario académico, calendarios especiales (si aplica) o Directorio con datos de rectores y directores de los establecimientos educativos (teléfonos, celulares, correos electrónicos), direcciones de las sedes educativas o Certificación de sedes educativas inactivas (si aplica) o Información adicional que pueda afectar el proceso auditor, particularidades de las zonas a visitar con relación a movilidad, posibles riesgos por eventos naturales u otras situaciones REGISTRE LA INFORMACIÓN SOLICITADA EN EL ACTA DE LA VISITA DE APERTURA
Gracias por su atenci贸n