Plano de Comunicação Seplag by Seplag AL

ASCOM SEPLAG

PLANO DE COMUNICAÇÃO

Secretaria do Planejamento, Gestão e Patrimônio

Assessoria de Comunicação - ASCOM Laura Veloso Lima Assessora de Interação Social

Julianne Lima Leão

José Renan Vasconcelos Calheiros Filho

Assessora de Comunicação

Governador do Estado

Pedro Fernandes Mendonça de Oliveira

José Luciano Barbosa da Silva

Assessor Técnico | Design

Vice-Governador do Estado

Igor Raphael Gouveia de Queiroz

Carlos Christian Reis Teixeira

Assessor Técnico | Jornalismo

Secretário de Estado do Planejamento, Gestão e Patrimônio

Flávia Matos Monteiro Estagiária | Relações Públicas

Ana Cristina Farias da Cunha Jessamine Rayane dos Santos

Secretária Executiva de Gestão Interna

Estagiária | Jornalismo

Genildo José da Silva Secretário Executivo de Planejamento e Gestão

João Felipe de Araújo Rezende Oliveira Estagiário | Design

FICHA TÉNICA Texto

Flávia Matos Monteiro Igor Raphael Gouveia de Queiroz Laura Veloso Lima Revisão

Julianne Lima Leão Projeto Gráfico e Diagramação

Pedro Fernandes Mendonça de Oliveira Equipe Técnica

Jessamine Rayane dos Santos João Felipe de Araújo Rezende Oliveira

SUMÁRIO APRESENTAÇÃO......................................................................7 A SEPLAG............................................................................................................9 O PLANO DE COMUNICAÇÃO...................................................................10 A CONSTRUÇÃO DO PLANO DE COMUNICAÇÃO PARA A SEPLAG................................................................................................................11 OBJETIVOS DO PLANO...............................................................................12 COMUNICAÇÃO INTERNA..........................................................................14 COMUNICAÇÃO EXTERNA........................................................................19

APRESENTAÇÃO

Este Plano é mais uma ferramenta da nossa Assessoria de Comunicação (Ascom) e foi criado para nortear e potencializar as ações comunicacionais para todos os públicos da Secretaria do Planejamento, Gestão e Patrimônio de Alagoas – Seplag. O material também foi produzido como manual de consulta para padronizar a equipe na execução das tarefas diárias de assessoria, bem como orientar e integrar os colaboradores que possam vir a fazer parte do grupo. O Plano apresenta a nossa realidade no âmbito da comunicação e traz perspectivas com o intuito de nos ajudar a alcançar a comunicação ideal, contemplando os servidores e mostrando à sociedade, de forma transparente, o trabalho de excelência exercido em nossa Secretaria. Aproveite o conteúdo e boa leitura!

Laura Veloso Assessora de Interação Social

A SEPLAG A Secretaria de Estado do Planejamento, Gestão e Patrimônio – Seplag é o órgão da administração direta do governo de Alagoas responsável pelos planos orçamentários, que auxiliam o Governador no monitoramento, controle e avaliação do desempenho da máquina pública; pelo controle e acompanhamento da execução de convênios celebrados por órgãos e entidades da administração pública; pela produção e divulgação dos dados estatísticos referentes ao desempenho dos diversos setores da economia alagoana; pela guarda e manutenção do patrimônio público, mobiliário e imobiliário; pela descentralização dos serviços públicos oferecidos pelas Centrais Já! de Atendimento ao Cidadão e; pela aplicação de políticas de desenvolvimento de pessoas que garantam aos servidores públicos estaduais: capacitação, saúde ocupacional e a efetivação dos direitos e deveres previstos na legislação vigente. A Seplag se deu pela fusão de duas grandes secretarias (Planejamento e Gestão) no início do mandato do governador Renan Filho, em janeiro de 2015. O titular da pasta é o Secretário Christian Teixeira, que é auxiliado por dois secretários executivos: Genildo Silva, de Planejamento e Gestão e Ana Cristina Farias, de Gestão Interna. A Secretaria funciona em quatro unidades, três são localizadas no Centro de Maceió e uma no bairro da Jatiúca. Possui 12 superintendências e 4 assessorias de apoio. Temos a certificação de qualidade na NBR ISO 9001:2008 quanto ao Planejamento, Orçamento Público e realização de Perícia Médica. Entendemos a importância de certificação de toda a Secretaria, por isso, através da Superintendência de Modernização e Qualidade, estamos trabalhando para que a pasta seja certificada por completo.

Missão

Apoiar o governo no processo de Planejamento e Gestão para o desenvolvimento do Estado de Alagoas, coordenando o ciclo de planejamento do Poder Executivo e promovendo ações de fomento à política de gestão de pessoas, ao patrimônio e à prestação de serviços à sociedade, com excelência técnica continuada, de forma a atender aos requisitos legais e aos anseios de todas as partes interessadas.

Visão

A Seplag é orientada por princípios que determinam uma direção estratégica para a instituição, ou seja, sempre que algum servidor estiver em dúvida do que fazer, como agir, ou em que se apoiar numa decisão, deve recorrer a este conjunto: Missão, Visão, Política de Qualidade e Valores da Seplag.

Ser uma secretaria referência em Planejamento e Gestão Pública, incorporando-os como valor de estado, contribuindo para a transformação social e econômica de Alagoas.

Política da Qualidade

Apoiar o governo no processo de Planejamento e Gestão para o desenvolvimento do Estado de Alagoas, coordenando o ciclo de planejamento do Poder Executivo e promovendo açõeobs de fomento à política de gestão de pessoas, ao patrimônio público, e a prestação de serviços à sociedade, com excelência técnica continuada de forma a atender aos requisitos legais e aos anseios de todas as partes interessadas.

Valores

O exercício da missão e a busca da visão de futuro da Seplag serão pautados pelos seguintes princípios de gestão: •

Transparência - Construir relações abertas, que assegurem um ambiente de relacionamento profissional integrado e harmônico;

•

Lealdade - Comprometer-se com os princípios, políticas e objetivos da Seplag;

•

Empreendedorismo - Fazer acontecer de forma proativa, com foco na solução;

•

Espírito de Equipe - O interesse coletivo deve sempre prevalecer sobre o interesse individual;

•

Ética - Agir com profissionalismo e respeito com a coisa pública, de forma a construir uma imagem positiva da Seplag;

•

Efetividade - Obter resultados eficazes sem desperdícios de recursos.

O PLANO DE COMUNICAÇÃO Cada organização tem um modelo de plano único, que reflete sua cultura e suas necessidades de comunicação. Um plano é um documento formal que usualmente abrange as mensagens principais a serem comunicadas, o que se pretende fazer em termos de comunicação, os métodos que serão utilizados, os recursos necessários à implementação do plano e as formas de se medir o resultados das ações implantadas. Embasados na Visão da Seplag, tornou-se indispensável a criação de um Plano de Comunicação para nortear, padronizar e efetivar as ações de comunicação realizadas para nossos públicos interno e externo. Frente aos novos desafios da Seplag e do lema do Governo de Alagoas: “Fazer mais com menos”, seguimos buscando medidas inovadoras e criativas visando o aperfeiçoamento do trabalho já realizado pela Ascom.

A CONSTRUÇÃO DO PLANO DE COMUNICAÇÃO PARA A SEPLAG Para a elaboração do Plano de Comunicação, foi criada uma ação no Plano de Ação do setor com 25 etapas, que compõe o Planejamento Estratégico da Seplag. Dessas, 18 já foram concluídas, 2 estão em andamento e 5 a iniciar. Toda a equipe da Ascom participou da elaboração dessa ação e as tarefas foram distribuídas entre os membros para dar celeridade e dinâmica ao processo. As informações foram levantadas por meio de pesquisas de opinião aplicadas em todas as quatro unidades entre os dias 02 e 08 de março de 2016, com os servidores presentes. No total, 146 servidores responderam ao questionário impresso que continha 11 questões e espaço para sugestões de melhorias. Outro ponto considerado foi a impressão da Ascom e da Superintendência de Valorização de Pessoas (SVP) quanto ao sentimento de pertencimento e de representatividade dos servidores em relação as nossas ferramentas de comunicação. Este Plano conta com dois grandes blocos estratégicos: comunicação interna e externa. Esse formato permitiu um detalhamento específico das atividades e dos objetivos de cada uma das áreas. Para isso, se fez necessário um levantamento de definição dos nossos públicos e do objetivo comunicacional para cada um deles, pois para que a comunicação seja eficiente, é necessário que se façam ações específicas. Os públicos identificados foram: Interno Servidores Seplag; Terceirizados; Bolsistas; Estagiários/menores aprendizes.

Misto

Externo

Assessores de Comunicação do Estado

Sociedade;

Coordenadores de RH do Estado

Assessores de imprensa.

Servidores do Estado

Fornecedores;

Imprensa;

Objetivos da comunicação por público: Interno Disseminar de modo padronizado as informações com o objetivo de fortalecer a missão e a visão de futuro da Seplag, bem como o sentimento de pertencimento e valorização do servidor.

Misto Fortalecer a relação institucional com as entidades e órgãos do Poder Executivo com o objetivo de divulgar ações de valorização ao servidor público e os eventos promovidos pela secretaria.

Externo Desenvolver ações e produtos de comunicação para a divulgação dos serviços prestados pela Seplag, por meio da imprensa; Manter e estreitar as relações comerciais entre a Seplag e seus fornecedores.

Para executar os objetivos comunicacionais descritos para cada público, dispomos de ferramentas próprias de comunicação. Nossas ferramentas são: Interno

Externo

Intranet

Portal Seplag

Portal Escola de Governo

Canal Youtube

E-mail Institucional

Redes Sociais (Instagram e Facebook)

Newsletter Clipping Mural TV Seplag

As ferramentas também foram avaliadas e os diagnósticos serão explicados nas áreas específicas deste Plano.

OBJETIVOS DO PLANO Os principais objetivos do nosso Plano de Comunicação são: • Fortalecer a imagem da Seplag como secretaria modelo no atendimento ao público; • Manter a Ascom da Seplag como fonte confiável de informações e ágil nas respostas às demandas da imprensa; • Promover ações de divulgação à política de gestão de pessoas, ao patrimônio público e à prestação de serviços à sociedade; • Divulgar com transparência e credibilidade todas as ações realizadas pela secretaria; • Implementar medidas eficientes e criativas para fortalecer nossa comunicação interna.

COMUNICAÇÃO INTERNA

COMUNICAÇÃO INTERNA A Comunicação Interna tem como pretensão tornar informados e integrados todos os funcionários de uma instituição, além de possibilitar aos servidores o conhecimento das mudanças ocorridas no ambiente de trabalho e facilitar a comunicação organizacional, deixando-a clara e objetiva. Baseado nesses intuitos, a comunicação interna da Seplag é feita a partir de 5 ferramentas, sendo elas: 1. Intranet: Rede que potencializa a circulação de informações de interesse da Seplag e de seu público interno, promovendo a interação dos funcionários entre si. 2. E-mail Institucional: Tem como intuito disseminar as campanhas da pasta, as ações das superintendências e os comunicados direcionados aos servidores da Seplag. É feito através do envio de e-mails. 3. Newsletter: Com auxílio da plataforma mailchimp, mensalmente, a Ascom envia a newsletter da Seplag, por e-mail, para uma lista de colaboradores, parceiros, funcionários do Estado e cidadãos alagoanos, com as principais notícias do órgão produzidas pela Ascom ou pela Secretaria de Estado da Comunicação (Secom). O layout da newsletter foi modificada para atender a nova linha editorial dos produtos feitos da pasta. 4. Clipping: Tem como objetivo acompanhar e manter, por meio de registro digital, todas as matérias divulgadas em veículos virtuais e impressos que dizem respeito às ações promovidas pela Seplag ou de interesse da Secretaria. É enviado diariamente para a alta administração e alguns gestores. 5. Tv Seplag: Tem como intuito integrar e informar os servidores sobre os acontecimentos na Seplag, fazendo-os parte fundamental do ambiente. A Tv Seplag idealiza a familiaridade com as notícias e campanhas promovidas pela pasta. 6. Mural interno: Tem como objetivo comunicar as principais ações da Seplag, seus produtos, curiosidades, notícias relacionadas à sustentabilidade, bem-estar, campanhas institucionais e eventos internos.

CLASSIFICAÇÃO DO PÚBLICO INTERNO

Públicos

Faixa etária

Servidores efetivos

30 a 70 anos

Servidores Comissionados

20 a 70 anos

Estagiários/Bolsistas

17 a 40 anos

Jovens Aprendizes

14 a 24 anos

Terceirizados

22 a 60 anos

DIAGNÓSTICO – ANÁLISE DOS RESULTADOS Para alcançar um panorama real sobre a comunicação interna da Seplag foi preciso realizar a aplicação de uma pesquisa de opinião com os servidores da pasta. O questionário foi desenvolvido com base nas atividades realizadas pela Ascom da Seplag e foram avaliados os itens de comunicação interna e suas eficiências. Dessa forma, foi possível detectar os ruídos na comunicação e os pontos que necessitam de atenção e melhorias. De acordo com a pesquisa, respondida por 146 servidores, a comunicação interna da Seplag foi considerada eficaz, porém, não em sua totalidade: • Intranet: 51% dos servidores afirmaram explorar a ferramenta sempre. De acordo com eles, o motivo se dá pelo fato de que a intranet é de fácil acesso e disponibiliza, em sua interface, o link para outros serviços da Seplag que são utilizados diariamente pelos servidores. Em relação à linha editoral, 87 servidores avaliaram com nota máxima. • Clipping: Por se tratar de um produto enviado apenas à alta administração e alguns gestores da Seplag, a ferramenta não foi avaliada. No entanto, até o momento, não houve qualquer reclamação sobre a produção e envio do mesmo. • E-mail Institucional: 56 servidores afirmam ter fácil acesso aos e-mails institucionais; 87 servidores avaliaram como ótimo/bom a linha editorial do e-mail. No entanto, é preciso ressaltar que, anteriormente, os e-mails eram enviados para um banco de dados que não constava a lista atualizada de servidores da casa, problema esse que já foi sanado. • Newsletter: O layout da newsletter foi modificado para atender a nova linha editorial dos produtos feitos da pasta. No entanto, até o momento, não houve qualquer reclamação sobre a produção e envio do mesmo. • Tv Seplag: Apenas 29% dos servidores afirmaram ler as notícias da TV Seplag sempre. Um percentual pequeno, porém, justificável, tendo em vista que apenas duas unidades da secretaria possuem a ferramenta disponível. Alguns servidores relataram que há falta de divulgação das ações internas e de um espaço dedicado a eles. • Mural interno: 38% dos servidores afirmaram ler os murais internos

sempre e 44% às vezes. Porém, no caso dos murais internos, uma unidade ainda não possui a ferramenta. Alguns servidores relataram que há falta de divulgação das ações internas e de um espaço dedicado a eles. O questionário realizado na Seplag revelou que há necessidade de alteração na comunicação interna da organização, sendo preciso criar mais ações voltadas para o público interno. Um dos principais questionamentos feitos pelos entrevistados, em relação ao conteúdo, é que a comunicação interna da Seplag não atende aos servidores, de modo que eles não se veem nos produtos desenvolvidos. Em nenhuma de nossas ferramentas há editorias ou espaços eficazes para atender o nosso público interno. Outro ponto que vale ressaltar é que a comunicação interna é um processo capaz de gerenciar a cultura organizacional de um órgão, ou seja, ela contribui diretamente para lidar com os problemas de adaptação externa e integração interna. Por se tratar de uma secretaria com o sistema de Gestão da Qualidade implantado, é preciso usar a comunicação interna em prol da consolidação desse modelo estabelecido, proporcionando, cada vez mais, integração e sintonia entre os servidores da casa. Os gráficos e resultados da pesquisa de satisfação aplicada pela Ascom estão anexos no fim desse material e expressam o que foi mencionado.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS A comunicação interna reflete diretamente na imagem externa da instituição, por isso, é importante zelar e observar possíveis falhas que comprometam o trabalho realizado. Um dos principais objetivos é solucionar as falhas encontradas, utilizando recursos já existentes e fortalecendo as políticas da Seplag, buscando sempre incentivar novos hábitos e promover novas estratégias. Além disso, é importante estimular o consumo e a divulgação das ações realizadas internamente, dando maior visibilidade aos servidores da pasta. Desse modo, pontuamos os principais objetivos estratégicos: 1. Identificar as percepções e expectativas dos colaboradores da Seplag sobre a comunicação interna; 2. Planejar e reestruturar a comunicação interna baseando-se nas necessidades, percepções e expectativas dos servidores (obtidos através da pesquisa aplicada); 3. Desenvolver ações para envolver, informar e estimular a interação de todos os servidores; 4. Fazer uma comunicação alinhada com a Política da Qualidade adotada pela pasta, subsidiando a adesão das práticas e modelos da Gestão da Qualidade; 5. Melhorar os índices de satisfação dos servidores com relação à

comunicação interna.

ESTRATÉGIAS, CANAIS DE COMUNICAÇÃO E PERSPECTIVAS Depois de feito o diagnóstico da comunicação interna na Seplag, é preciso desenvolver e traçar estratégias e metas que serão utilizadas para alcançar os objetivos propostos. A princípio, percebe-se a necessidade de reformular as editorias do mural interno e da Tv Seplag, para que possam atender as expectativas e necessidades descritas pelos servidores na pesquisa de satisfação.

NOVAS AÇÕES • Podcast: Visando disponibilizar outra forma de comunicação, de modo que atinja a todos igualmente, serão produzidos, com periodicidade a definir, áudios curtos e rápidos com informações sobre as ações da pasta. A expectativa é inseri-los na intranet e enviá-los via e-mail/WhatsApp para os servidores. • Vídeos com servidores: Visando otimizar, inovar e atender as sugestões de melhorias propostas pelos servidores da Seplag, a Ascom tem o objetivo de desenvolver pequenos vídeos internos, gravados com smartphones pelos próprios servidores, onde eles mesmos serão os protagonistas. Essa ideia contribuirá para fortalecer o sentimento de pertencimento à instituição. • Implantar todos os tipos de ferramentas nas unidades: Por conta do distanciamento entre as unidades, muitas vezes, não é possível estabelecer uma comunicação interna de forma igualitária. Por esse motivo, há necessidade de implantar, por exemplo, mural e Tv Seplag nas unidades que ainda não possuem, como na Escola de Governo e Perícia Médica. Essa ação evitará possíveis problemas comunicacionais e pode solucionar ruídos já existentes, uma vez que garantirá a todos o acesso as informações por diversos meios que se complementam. • Revisor: Tendo em vista a alta produção bibliográfica pelas superintendências, torna-se necessário um profissional capacitado para fazer revisões textuais em cartilhas, manuais, estudos, pesquisas da Seplag e todo o material textual. É função da Ascom orientar e analisar os materiais produzidos, principalmente os externos, pois qualquer erro poderá influenciar negativamente a imagem da Secretaria.

COMUNICAÇÃO EXTERNA

COMUNICAÇÃO EXTERNA Em linhas gerais, a comunicação externa organizacional é toda a informação que uma organização desenvolve para promover a sua imagem junto do seu público-alvo ou opinião pública. A sua implementação tem como intuito fazer com que toda mensagem chegue corretamente ao seu público externo. Essa é uma necessidade neste novo cenário comunicacional, visto que, cada vez mais, a interação e a resposta imediata são anseios exigidos pela sociedade. Geralmente, o trabalho de comunicação externa está entre as ferramentas mais importantes e, consequentemente, entre as mais indicadas para realizar o estreitamento das relações instituição-público. Ela colabora, entre outras coisas, para a eficácia organizacional e corporativa quando ajuda a harmonizar todos os objetivos da instituição com as perspectivas de seus públicos estratégicos. No caso do setor governamental, no qual a Seplag está inserida, a comunicação externa torna-se imprescindível para fortalecer a imagem da instituição e do governo, visto que as mudanças fazem parte da dinâmica da administração pública. Por este motivo, foi necessário que avaliássemos os procedimentos para fazê-la. Nessa reformulação, os objetivos pretendidos foram: • Divulgar a missão da Seplag, estabelecendo o correto posicionamento e assegurando uma identidade técnica que possa conferir à pasta respeito e reconhecimento da sociedade; • Fortalecer nos públicos externos o sentimento de que as informações e serviços da Seplag possuem credibilidade, além de estreitar os laços entre instituição e imprensa; • Proporcionar maior visibilidade as ações e atividades da instituição.

DIAGNÓSTICO GERAL : Para entendermos melhor como a nossa comunicação externa funciona, fizemos a análise de todos os veículos alagoanos que, de alguma forma, trabalham e/ou dependem das informações produzidas pela a Ascom da Seplag. A tabela abaixo mostra como foi realizada a identificação dos sites/blogs, jornais impressos, emissoras de televisão e rádios, suas características e, por fim, as suas principais demandas. PÚBLICO EXTERNO - IMPRENSA Sites e Blogs

Identificação

Principais Demandas

Site demandante. Na maioria das vezes, procura a Ascom como fonte.

Mesas de negociação, assuntos relacionados à Sinc, protestos de servidores estaduais e sindicatos, Lei de Diretrizes Orçamentárias.

G1 Alagoas

Site demandante. Na maioria das vezes, procura a Ascom como fonte.

Protestos de servidores estaduais e sindicatos.

Cada Minuto

Site replicador, veículo não demandante.

Aqui Acontece

Site replicador, veículo não demandante.

Blog do Ricardo Motta

Produz artigos de opinião e não procura a Ascom. Possui contatos diretos com a alta administração e, geralmente, influencia os leitores.

É Assim.net

Site replicador, veículo não demandante.

Tribuna do Sertão

Site replicador, veículo não demandante.

Tribuna do Agreste

Site replicador, veículo não demandante.

Blog do Edivaldo Júnior

Produz artigos de opinião e não procura a Ascom. Possui contatos diretos com a alta administração e, geralmente, influencia os leitores.

Gazeta Web

TNH1

Site demanda e busca informações com frequência.

Tribuna Hoje

Site replicador, veículo não demandante.

Alagoas 24H

Na maioria das vezes, o site replica as matérias produzidas. Demanda com pouca frequência.

Protestos de servidores estaduais e sindicatos, informações socioeconômicas do Estado.

PÚBLICO EXTERNO - IMPRENSA Jornal Impresso

Principais Demandas

Identificação

Gazeta de Alagoas

Veículo demandante. Procura a Ascom com frequência e, geralmente, publica assuntos relacionados com a pasta.

Assuntos relacionados à Sinc, mesas de negociação e protestos de servidores e sindicatos.

Tribuna Independente

Veículo demandante. Procura a Ascom com frequência e, na maioria das vezes, replica matérias na íntegra.

Protestos de servidores e sindicatos.

Cada Minuto Press

Veículo pouco demandante. Geralmente publica assuntos relacionados com a pasta.

Entrevistas pontuais, geralmente com o secretário.

PÚBLICO EXTERNO - IMPRENSA Rádios

Identificação

Rádio Gazeta

Veículo não demandante. Porém, atende a todas as ofertas de pauta, e solicita o envio das publicações fixas (IPC, PIB)

Rádio CBN Maceió

Veículo não demandante. Com frequência compram as pautas de interesse dos públicos interno e externo.

Rádio IZP (Difusora e Educativa)

Veículo demandante. Esporadicamente compram as pautas ofertadas de interesse dos públicos interno e externo.

Rádio O Globo

Veículo não demandante. Pela grade de programação da rádio, pouco espaço é ofertado.

Principais Demandas .

Rádio Jovem Pan

Veículo não demandante. Com frequência compram as pautas de interesse dos públicos interno e externo.

PÚBLICO EXTERNO - IMPRENSA TV

Identificação Veículo demanda com frequência. Raramente concede espaço para entrevistas.

Assuntos relacionados à Sinc, mesas de negociação, protestos de servidores e sindicatos, além de pautas específicas sobre Folha de Pagamento e questões financeiras do Estado.

Veículo demandante.

Assuntos relacionados à Sinc, mesas de negociação e protestos de servidores e sindicatos, além de pautas específicas sobre Folha de Pagamento e questões financeiras do Estado.

TV Gazeta

TV Pajuçara

TV Mar

TV Alagoas

Principais Demandas

Veículo pouco demandante. Esporadicamente compra pauta, mas cede espaço para entrevistas. Veículo pouco demandante. Esporadicamente compra pauta.

Após analisado todos os veículos e suas principais características, sentiu-se a necessidade de avaliar e, consequentemente, apontar pontos estratégicos sobre os públicos externos da Seplag. Isso porque a comunicação realizada pela instituição precisa chegar, de forma homogênea, a todos. Nesse caso, a análise foi feita respeitando a seguinte sequência: Sociedade, Fornecedores, Assessores de Imprensa de órgãos parceiros, Assessores de Comunicação do Governo, Coordenadores de RH do Estado e, por fim, Servidores Públicos.

1. Sociedade A sociedade é um público complexo e diversificado e, além disso, recebe e interpreta as informações de diferentes maneiras. No caso da Seplag, por ser um órgão público, a sociedade é mais rígida com relação à transparência e o fluxo de informações. É importante também levar em consideração os ambientes em que este público está inserido, como as redes sociais, que disseminam as informações, sejam elas verídicas ou não, em questão de segundos, e esse fenômeno interfere diretamente na imagem da instituição. Outro ponto a ser falado é que o trabalho realizado pela Seplag, do ponto de vista governamental, é interno, ou seja, somos uma secretaria meio que trabalha para a melhoria dos serviços prestados pelas secretarias fins. Então, é importante desenvolver uma comunicação alinhada com as demais pastas, para que possamos identificar se a sociedade está sentindo o reflexo da atuação da Seplag nos demais órgãos fins. • Características do público: • Incluem-se os servidores estaduais não ligados à pasta e a população em geral; • Consomem as informações através dos sites e redes sociais mantidos pela Ascom; • Os assuntos que mais atingem a população são relativos a serviços fins prestados pela pasta, como os serviços das Centrais Já! de Atendimento ao Cidadão, pesquisas socioeconômicas produzidas pela Superintendência de Produção da Informação e do Conhecimento (Sinc) e o Plano Plurianual (PPA) participativo. Os assuntos estão ligados diretamente à vida da sociedade; • É um público que exige e cobra transparência acerca das informações e serviços disponibilizados pela Secretaria, deste modo, requer maior atenção. • Pontos de atenção: Disseminadores de opinião;

2. Fornecedores Os fornecedores da Seplag são aqueles que garantem os insumos necessários para a realização dos trabalhos, por isso, manter uma boa relação com eles é imprescindível.

• Características do público: • 58 fornecedores*; • Indicador para seleção de fornecedores: são priorizados os micros e pequenos empreendedores estaduais; • Programa de Gestão Parceira: Secretaria disponibiliza cursos e promove encontros com os possíveis fornecedores (em geral, a Ascom realiza a cobertura dos encontros, bem como promove a divulgação dos mesmos); • 90% de satisfação entre Seplag-fornecedores e fornecedoresSeplag; • Ocorrem avaliações (com nota) a cada prestação de serviço ou aquisição; • A cada 3 médias abaixo do esperado, o fornecedor é excluído do Programa de Gestão Parceira; • A mediação de problemas é feita por meio de uma conversa com o responsável da empresa ou por ofícios; • Não há reclamações por parte dos fornecedores em relação à Seplag; • Encontro de fornecedores: 2x ao ano; • Premiação dos 10 fornecedores mais bem avaliados (5 fornecedores contínuos e 5 fornecedores eventuais). *Período de levantamento das informações: Janeiro de 2016.

• Pontos fortes: Fornecem os insumos; Propagam a boa imagem da Instituição;

3. Assessores de Imprensa de órgãos parceiros Os assessores de imprensa, bem como as assessorias, são as principais pontes entre a instituição, os meios de comunicação e a sociedade. Além disso, contribuem também com algumas informações necessárias para a própria Seplag. • Características do público: • Profissionais de comunicação de empresas ou órgãos não estaduais; • Assessores do Maceió Shopping, Shopping Pátio e Shopping Farol trabalham aliados com a Ascom no desenvolvimento da comunicação das Centrais Já! de Atendimento ao Cidadão; • Demandam informações básicas e pontuais a respeito da pasta ou eventos realizados pela Seplag;

• A relação é amigável e, geralmente, atendem a todas as demandas solicitadas. • Pontos fortes Ponte para a disseminação das informações.

4. Assessores de Comunicação do Governo Os assessores de comunicação do Estado são disseminadores de notícias, contribuem para a divulgação interna e externa, além de produzir/fornecer informações para textos conjuntos no caso de ações de parcerias entre secretarias. Alinhados com a Ascom Seplag, as informações são capazes de atingir diversos públicos. • Características do público: • Profissionais de comunicação das secretarias e órgãos da alta administração do Estado; • Demandam informações básicas e pontuais a respeito da pasta ou eventos realizados pela Seplag; • Possui relação amigável com a Ascom e, geralmente, atendem a todas as demandas solicitadas; • Trabalho alinhado com a Ascom da Seplag quando ocorrem ações conjuntas. • Pontos fortes: Disseminadores de informação e parceiros institucionais.

5. Coordenadores de RH do Estado A Seplag, como secretaria meio, possui o dever de oferecer e aplicar aos servidores públicos políticas de desenvolvimento de pessoas. Por isso, a importância de estreitar e manter uma relação de mão dupla com os RHs estaduais. Eles contribuem com a disseminação das informações e produtos realizados pela Seplag. • Características do público: • Profissionais ligados à administração de pessoas dos órgãos do Poder Executivo;

• Demandam informações básicas com pouca frequência; • As principais informações demandadas estão relacionadas às ações de valorização do servidor público; • Todas as coordenações possuem o mesmo grau de importância (todos os servidores são clientes); • Possui relação amigável com a Ascom Seplag. • Pontos fortes: Parceiros na divulgação das atividades relacionadas ao Mês do Servidor.

6. Servidores do Estado Os servidores do Estado constituem um público diretamente ligado à Seplag. Como principal secretaria meio, e tendo uma das principais funções o desenvolvimento de ações de valorização e administração dos servidores, a comunicação deve ter um olhar voltado para esse público. Eles são os principais clientes. Desenvolver uma comunicação assertiva e direcionada são fundamentais. Incluem-se, nesse grupo, principalmente os sindicatos, que representam os servidores na busca pelos direitos e qualidade no trabalho.

• Características do público: • Servidores da pasta e de outros órgãos do Poder Executivo; • 40.415 servidores públicos ativos (ATUALIZAR INFORMAÇÃO); • Demandam informações relativas à folha de pagamento, contracheque, previdência, consultas de processos ou outras ligadas ao próprio servidor; • Consomem as informações por meio do portal oficial da Seplag, sites do governo, redes sociais oficiais da Seplag e do governo e pelas Centrais Já! de Atendimento ao Cidadão, além dos sites, blogs, jornais, emissoras de Tv e rádios alagoanos replicadores de conteúdo, que já foram analisados anteriormente; • Geralmente ligam buscando informações e frequentemente entram em contato via e-mail.

DIAGNÓSTICO – ANÁLISE DOS RESULTADOS Abaixo, avaliamos plataformas, procedimentos e ferramentas que nos auxiliam na realização da comunicação externa:

• Portal Seplag: É o veículo de comunicação mais utilizado. Entretanto, é preciso promover avanços nessa comunicação. Propomos reestruturar o layout, de forma que todos os colaboradores e a população (público externo) utilizem o site de maneira eficiente e que as informações estejam mais fáceis e diretas. • Portal Escola de Governo: Apesar de não ter sido avaliado externamente, é evidente que o site da Escola de Governo atual não atende às necessidades do servidor/aluno que procura informações, bem como acessibilidade no espaço. Isso porque o portal não possui um layout adequado e prático para uma instituição de ensino e, quando comparado com outras instituições do país, percebe-se que o mesmo está ultrapassado. • Envio de releases: Com o intuito de conseguir mais espaço espontâneo nos veículos de comunicação no estado de Alagoas, principalmente nas Tvs, a Ascom começou a desenvolver releases específicos sobre as ações da pasta. Os materiais são enviados a toda imprensa alagoana, de forma que eles possam replicar ou comprar as pautas, gerando para a Seplag mídia positiva. Geralmente, as sugestões de releases são aceitas pelos veículos. • Relatório de ronda semanal: Com a intenção de dar visibilidade aos assuntos tratados pela Seplag, todas as semanas a Ascom recebe/ busca informações sobre ações/eventos com os gestores e setores. Esses materiais servem como suporte para a produção de pauta, que, a depender do caso, são transformados em realeses ou matérias. • Contato Seplag-imprensa via telefone: Com a intenção de convidar a imprensa para os eventos realizados pela Seplag, a Ascom realiza o contato via telefone para que haja a cobertura e divulgação da ocasião através de rádios ou Tvs. Geralmente, as sugestões de convites são aceitas, pode-se afirmar que a Seplag já possui parceiros nesse sentido. • Redes sociais (Facebook e Instagram): Os perfis da Seplag na rede social Facebook, bem como no Instagram foram criados em 29 de abril de 2014. Nos primeiros meses, grande parte das matérias divulgadas no portal Seplag era automaticamente publicada no Facebook e, em alguns casos, no Instagram. A partir de 2016, as publicações passaram a ser selecionadas pela equipe da Ascom. Os posts ganharam nova linha editorial e passaram a divulgar não apenas notícias relacionadas diretamente à Seplag, mas também referentes às ações do Poder Executivo e de interesse público. Com o intuito de padronizar as publicações da Seplag e imprimir nelas um viés mais institucional, algumas regras aplicáveis ao Facebook e Instagram foram estabelecidas pela assessoria: • Todas as imagens e todos os textos produzidos para publicação nas redes sociais deverão passar por um revisor antes de serem publicados;

• Somente as fotos que estejam no banco de imagens da Seplag, de algum órgão público ou de um banco de imagens livres ou contratado devem ser utilizadas, dando-se o crédito ao autor da imagem; • Todas as logomarcas da Seplag e de outras instituições do Executivo deverão seguir o estabelecido no manual de Marcas do Governo, oficializado pela Secretaria de Estado da Comunicação; • Somente devem ser publicados conteúdos de interesse público, relacionados a promoção da ética, democracia, direitos humanos e que possuam, prioritariamente, relação com as atividades desenvolvidas pela Seplag. • Gerenciamento das redes Após análise realizada pela assessoria, ficou estabelecido que os canais digitais da Seplag devem publicar: • Matérias publicadas no portal da Seplag; • Cards especiais para assuntos ligados às ações desenvolvidas pelos setores/áreas da Seplag; • Toda quinta-feira do mês deve-se publicar o Descomplica Seplag, editoria na qual a Ascom explica alguns termos utilizados cotidianamente na Secretaria; • Cards com cunho motivacional, mas que tenham relação aos trabalhos desenvolvidos na Seplag; • A depender do evento, também é válido publicar álbuns com fotos dos eventos/ações realizados pela Seplag. Propostas de horário para publicação:

Segunda-Feira

10, 11, 12 e 21h

Terça-Feira

11, 17, 18 e 21h

Quarta-Feira

11, 17, 18 e 21h

Quinta-Feira

11, 20 e 21h

14, 15,16 e 17h

Sexta-Feira

10, 11, 14, 19, 20 e 21h

11, 14, 15 e 16h

Sábado

11 e 19h

14, 15, 18, 19, 20 e 21h

Domingo

22h

14, 15, 20, 21 e 22h

ESTRATÉGIAS, CANAIS DE COMUNICAÇÃO E PERSPECTIVAS Depois de realizado o diagnóstico da comunicação externa na Seplag, percebeu-se que alguns pontos necessitam de mais atenção. É o caso, por exemplo, dos portais oficiais da secretaria (Seplag e Escola de Governo). Para resolver essa demanda, a Ascom tomou medidas para que um ofício da Seplag seja enviado ao Instituto de Tecnologia em Informática e Informação do Estado de Alagoas (Itec) solicitando a atualização dos portais. A expectativa é que nos próximos meses o novo projeto seja apresentado à Ascom. Quanto ao contato com a imprensa alagoana, o foco é fortalecer os laços de parceria, uma vez que a relação entre a Seplag e a imprensa já é próxima e assertiva. As redes sociais da Seplag têm demonstrado um ótimo resultado. Por isso, o intuito é continuar investindo nesses tipos de canais. Com a diminuição de barreiras físicas proporcionada, principalmente, pela chegada da internet, tornou-se mais fácil e ágil a disseminação de notícias, opiniões e campanhas ao redor de todo o mundo. Em linhas gerais, no meio virtual, as pessoas tendem a se tornar comunicadores e formadores de opinião e, por isso, o que é divulgado pelo órgão/instituição pode ser contestado ou apoiado de acordo com a individualidade de cada pessoa. Em casos de instituições públicas como a Seplag, é perceptível que, cada vez mais, abre-se espaço para que o cidadão-internauta dê a sua opinião sobre ações e participe utilizando as mídias sociais, não apenas como instrumento de publicidade, mas como forma de cobrança. • Como medidas futuras estão: • Criação das redes sociais (Facebook e Instagram) da Escola de Governo; • Criação das redes sociais (Facebook e Instagram) da Central Já! de Atendimento ao Cidadão; • Impulsionamento pago de publicação de postagens no Facebook da Seplag.

Este Plano de Comunicação foi concluído em 17/06/2016. As revisões devem ser feitas semestralmente e as alterações poderão ser feitas sempre que necessário.

ANEXOS

Secretaria do Planejamento, Gestão e Patrimônio

Secretaria de Estado do Planejamento, Gestão e Patrimônio - SEPLAG Unidade Planejamento: R. Dr. Cincinato Pinto, 503 - Centro, Maceió - AL - CEP 57020-050