Cartilha Programa 5s - 2k17

PROGRAMA

5S UMA DOSE DE BOM SENSO EM TUDO O QUE A GENTE FAZ!

AUDITOR

seiton seiso seiketsu shitsuke seiri Rev. 01.

EQUIPE TÉCNICA

PROGRAMA

5S Renan Filho Governador do Estado Luciano Barbosa Vice Governador do Estado Fabrício Marques Santos Secretário de Estado do Planejamento, Gestão e Patrimônio Ana Cristina Farias Secretária Executiva de Gestão Interna

Superintendência de Modernização e Gestão da Qualidade - SUMOGE Adriana Maria Maia de Araújo Superintendente Adriana Pereira da Silva Gerente de Planejamento da Qualidade Adriana Nunes Rebêlo Gerente de Modernização de Processos Amanda Salustre de Omena Supervisor de Análise e Redesenho de Processos Yanna Cibelle Abreu Lemos Bolsista Laisa Thany F. Santos Lima Supervisora do Programa da Qualidade Marcel Henrique C. T. Alves Supervisor de Sistemas de Medição Pedro César Arruda Soares Assessor de Planejamento e Qualidade Vanessa Leão B. de Melo Gerente de Controle de Metas Lúcia Fernanda Nepomuceno Graça Freire Administradora

Secretaria do Planejamento, Gestão e Patrimônio

SUMÁRIO O mascote

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A origem do 5s

5

O que é o 5s Objetivos

8 12

13 Seiton 14 Seiso 16 Seiketsu 18 Shitsuke 19 Implantação do Programa 20 Manutenção do Programa 23 Metodologia da Auditoria 27 Auditores do Programa 28 Ações Complementares 42 Matriz de Aspectos e Impactos Socioambientais 45 Seiri

Critérios de aplicação da MAIS

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Combate ao desperdício de papel

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Campanha de combate ao desperdício

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Espelho do Programa 5s

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O Mascote Esse é o mascote da Qualidade, seu nome é 5eplaguinho.

Será o porta voz das ações do 5S e da Qualidade, serve também como uma identidade visual do programa dentro da Seplag (Inserido em todo material).

A partir de agora vocês terão a companhia dele durante todas as fases do programa.

Eu sou o

5eplaguinho

3

Olá!

Nosso mascote já está na segunda edição!

“

A escolha do seu nome se deu através de uma enquete online.

AUDITOR

Foram escolhidos previamente cinco nomes e cada colaborador votou no seu preferido.

Que tal criar um mascote para representar sua organização?

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A Origem Surgiu por volta de

1950

AUDITOR

no Japão, durante a reconstrução do país depois da segunda guerra mundial.

Os japoneses receberam orientação de especialistas americanos para o controle da qualidade. O que os americanos faziam bem foi aperfeiçoado no Japão, formando-se o que ficou conhecido como Total Quality Control (Controle da Qualidade Total - TQC).

No princípio, o 5S era mais focado em liberar área, evitar desperdícios, resolvendo efeitos de guerra e de gestão inadequada. Com os novos desafios, inclusive a evolução da tecnologia da comunicação, o 5S evoluiu.

5

O papel do 5S era cuidar da base, facilitando o aprendizado, a prática de conceitos e ferramentas para a qualidade.

A Fundação Cristiano Ottoni – FCO, introduziu o programa em

1991

no Brasil

inserindo o termo SENSO antes dos significados das palavras japonesas, permanecendo o nome original: Programa 5S.

Com a alta tecnologia e a velocidade com que chegam e se perdem as novidades, a prática do 5S é mais necessária do que nunca. As coisas chegam muito depressa e rapidamente perdem o valor. Há chuva de informações e oportunidades chegando a todo momento. O 5S nos orienta para bom proveito e convívio com as novidades: como observar, avaliar e tomar decisões adequadas para nosso crescimento e formação como pessoa, cidadão e profissional.

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Isso se faz no dia a dia, com rotina 5S na vida pessoal, em empresas, escolas, famílias, comunidades e serviço público.

5s

= Melhorias simples estimulam mais melhorias e isso acaba sendo contínuo. Nesta cultura, surgem ideias para melhorias complexas e inovação.

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Oque

é

5S

é uma metodologia desenvolvida com o objetivo de gerar um aumento de produtividade, através de um ambiente de trabalho mais agradável e adequado às atividades ali realizadas.

Ponto de partida e um requisito básico para se pensar em controle de qualidade, uma vez que proporciona inúmeros benefícios.

AUDITOR

Trata-se de 5 palavras em japonês:

Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke

Senso de

UTILIZAÇÃO Senso de

ORDENAÇÃO Senso de

LIMPEZA Senso de

SAÚDE Senso de

AUTODISCIPLINA que foram traduzidas para o português como sensos.

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A natureza do 5s é semelhante à natureza dos seres vivos.

Está dentro de nós. senso

UTILIZAÇÃO Separar o que é útil do que não é. Melhorar o uso do que é útil.

Nosso corpo descarta o que não precisa e usa o que lhe é útil em infinitas reações químicas.

senso

ORDENAÇÃO Um lugar para cada coisa. Cada coisa no seu lugar.

Nosso corpo possui vários sistemas, nos quais cada célula está em seu lugar.

senso

LIMPEZA Não viveríamos se não houvesse limpeza constante do organismo pelas fezes, urina, respiração, anticorpos etc.

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Limpar e evitar sujar.

senso

SAÚDE O que cada célula deve fazer para a saúde do organismo está "escrito" no DNA.

Padronizar as práticas saudáveis.

senso

AUTODISCIPLINA

Não precisamos chamar Assumir a responsabilidade a atenção da célula de seguir os padrões para fazer o que lhe saudáveis. compete. Ela faz o que tem de ser feito.

Podemos nos inspirar no nosso corpo para cuidar do mundo em que atuamos.

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Três sensos para o jeito de agir.

Dois sensos para o jeito de ser.

Colocar a mão na massa

AUTODISCIPLINA Um senso baseado na razão. Estimula o compromisso.

UTILIZAÇÃO ORDENAÇÃO LIMPEZA

AUDITOR

SAÚDE Um senso baseado na emoção, no sentimento sobre a prática. Promove a padronização saudável.

O programa tem como objetivo melhorar a qualidade de vida das pessoas, a partir da promoção de um ambiente saudável e acolhedor; 11

Objetivos

Evitar desperdício:

de Tempo: não agrega valor ao seu trabalho, gera atraso, provocando insatisfação do cliente (interno ou externo);

de Matéria-prima: uso do produto além do necessário, gera mais investimento para o mesmo resultado. Matéria-prima insuficiente gera reparo ou perda do produto;

de Recursos: muito treinamento sem desafiar as pessoas gera frustação. Pouco treinamento e muita exigência gera “stress”.

Agregar valores básicos como: Trabalho em equipe; Respeito a cada pessoa; Qualidade e excelência no trabalho; Economia;

Responsabilidade; Organização;

Satisfação.

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Senso de

UTILIZAÇÃO

seiri

“O que não é necessário só atrapalha!”

O senso de utilização tem como finalidade remover objetos desnecessários, eliminar os inúteis dos locais de trabalho e reduzir o desperdício. À primeira vista esta tarefa parece simples, todavia, a remoção destes objetos pode-se revelar uma tarefa bem exaustiva e algumas vezes complexa.

COMO PRATICAR: - Desapegar-se das coisas - Separar o útil do inútil - Ordenar o útil: uso constante, ocasional ou eventual - Organize o ambiente e a mente BENEFÍCIOS: - Ganho de espaço e tempo - Maior produtividade dos funcionários - Melhoria no ambiente de trabalho - Recuperação de materiais e ferramentas esquecidas -

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Senso de

ORDENAÇÃO

seiton

“Um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar!”

O Seiton tem por objetivo fazer com que tudo seja ordenado. O intuito é identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente.

Definir local adequado e forma correta para o armazenamento dos materiais e equipamentos necessários, facilitando a localização e o acesso.

COMO PRATICAR: - Definir um lugar para cada coisa - Identificar tudo visualmente - Devolver tudo ao seu lugar após o uso BENEFÍCIOS: - Facilita o acesso aos recursos, Aumentando a produtividade - Reduz custos, visto que há maior controle sobre os recursos - Facilita a limpeza - Diminui o stress dos trabalhadores -

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seiton

Análise a ser feita: QUANDO USO?

Próximo ao local de trabalho CONSTANTEMENTE

PERIODICAMENTE Ligeiramente afastado do local de trabalho RARAMENTE MAS NECESSÁRIO Em depósito ou almoxarifado

NUNCA OU MUITO TEMPO SEM USAR

Área de descarte, arquivo permanente, depósito.

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AUDITOR

Senso de

LIMPEZA

seiso

“O ambiente mais limpo não é aquele que mais se limpa e sim aquele que menos se suja” O objetivo do Seiso é eliminar a sujeira e o lixo do ambiente de trabalho, combatendo as suas causas, respeitando a coleta seletiva e tornando a limpeza um hábito. Neste momento é estabelecido um novo padrão de limpeza no ato de limpar os equipamentos e a próprio órgão, fica mais fácil a identificação de falhas.

COMO PRATICAR: - Fazer uma faxina geral - Evitar sujar o local desnecessariamente - Minimizar a geração de lixo - Dar destino adequado ao lixo - Dizer não a todo tipo de poluição SONORA VISUAL AMBIENTAL

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BENEFÍCIOS: - Ambiente de trabalho sempre limpo e organizado - Mudanças de hábitos quanto a limpeza - Ferramentas e utensílios disponibilizadas sempre no seu melhor estado -

seiso

papel

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plástico

vidro

metal

Senso de

SAÚDE

seiketsu

“Corpo, mente e ambiente saudáveis são uma face do sucesso!”

O Seiketsu tem por objetivo criar condições saudáveis e seguras para o trabalho, ajudando na preservação do meio e construindo um ambiente propício à saúde física e mental.

COMO PRATICAR: - Praticar diariamente os três primeiros “S” - Ter condições de trabalho seguras ILUMINAÇÃO VENTILAÇÃO ERGOMETRIA DOS MÓVEIS - Manter um ambiente harmonioso BENEFÍCIOS: - Autoestima por trabalhar em um local limpo e seguro - Elevar a moral pela manutenção do esforço investido - Melhorar de forma consistente a produtividade, a qualidade e o ambiente da organização -

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Senso de

AUTODISCIPLINA

shitsuke

“O sucesso é consequência do nosso comprometimento” Manter e praticar de forma correta e contínua tudo aquilo que está determinado. Fazer do 5S um hábito. A autodisciplina garante a manutenção e continuidade dos 5 sensos, incorporando-os ao dia-a-dia das pessoas.

A disciplina deve ser mantida através de novas rotinas e normas. Deve ser cobrado o seu cumprimento em todos os níveis da organização.

COMO PRATICAR: - Tornar a prática dos “S” anteriores uma rotina - Compartilhar objetivos e resultados - Ensinar com o exemplo - Agir de forma proativa, sem necessidades de cobrança BENEFÍCIOS: - Previsibilidade dos resultados - Auto inspeção e autocontrole - Ambiente de trabalho saudável, harmonioso, favorecendo a integração dos colaboradores -

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Implatação do Programa 5s Realizar análise preliminar do ambiente; Registrar o estágio atual com fotos; Formação do Comitê 5s; Promover reuniões de conscientização da necessidade de melhoria; Treinar a equipe; Elaborar cronograma de implatação; Definir o destino dos “descartes”; Organizar as áreas; Tirar fotos do “depois”; Apresentar as melhorias para as pessoas em relatórios; Planejar as auditorias.

Autodisciplina Padronizar Limpar Ornedar AUDITOR

Selecionar

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Implatação do Programa 5s Formação do Comitê

Entrar em contato com os gestores Solicitar a indicação de um representante de cada área Validar os indicados para preparar a Portaria Solicitar aos indicados o nome completo, nº do CPF, matrícula, RG e cargo/função para publicação da Portaria Publicar a Portaria no Diário Oficial

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Semana 5s

Fazer relatório da implantação e apresentar o resultado aos colaboradores

Realizar a manutenção do Programa 5s através das auditorias

No quinto dia, implantar o 5º senso (Autodisciplina) com a operação “Caça as Não Conformidades”

No quarto dia, implantar o 4º senso (Saúde) com atividades coletivas que promovam a qualidade de vida e um café da manhã saudável

No segundo dia, implantar o 2º senso (Ordenação) com a organização dos setores e das áreas comuns

No terceiro dia, implantar o 3º senso (Limpeza) com a “Operação Mesa Limpa”

Iniciar a semana implantando o 1º senso (Utilização) com o dia “D” e registro fotográfico

Marcar a data do início do projeto e divulga-lo na secretaria

Entrar em contato com os Gestores e representantes dos setores (Comitê 5s)

Apresentar a sistemática do projeto para o comitê

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Manutenção do Programa 5s

Objetivo da Auditoria VERIFICAR O PADRÃO atual do programa para comparar à meta estabelecida; SERVIR COMO FERRAMENTA de promoção contínua do Programa 5s; COMPARAR A EVOLUÇÃO do processo do programa por toda a organização; SERVIR COMO FEEDBACK para avaliação do plano de implantação ou dos planos de ação; VERIFICAR O ESTÁGIO de consolidação da implatação do Programa 5s.

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Fases das Auditorias 1

Definir os itens a serem avaliados;

2

Criar formulário de verificação;

3 4

Selecionar e treinar os auditores; Definir o auditor líder;

5

Programar as datas das auditorias;

6

Comunicar às pessoas;

7

Realizar a auditoria;

8 9 10

Apurar os resultados; Elaborar o relatório; Apresentar os resultados por área.

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Manutenção do Programa 5s Fase das Auditorias Contatar o Comitê 5s para programar a auditoria - respeitando o cronograma previamente elaborado AUDITOR

Apresentar ao comitê Divulgar os resultados

Elaborar relatório

Auditores do Programa Ser organizado Ser objetivo

AUDITOR

Ser imparcial 25

Perfil

Anunciar aos setores o mês que acontecerá a auditoria e pedir a indicação de colaboradores para fazer parte da equipe auditora

Treinar os auditores

Definir em reunião com a equipe auditora: o auditor líder, a data e a hora da auditoria

Elaborar o Plano de Auditoria, definindo quais os setores e requisitos a serem auditados

Apurar os resultados

Realizar a auditoria Definir as duplas auditoras e preparar os checklists

Ter credibilidade junto aos servidores

Conhecer os requisitos a serem auditados

Ser hábil no trato com as pessoas 26

Metodologia da Auditoria Aplicar o checklist desenvolvido em todas as áreas da organização Nos requisitos de cada senso avaliado serão atribuídos os conceitos: CONFORME - atendeu aos critérios do requisito; NÃO CONFORME - não atendeu aos critérios do requisito; OPORTUNIDADE DE MELHORIA - pode promover melhoria Registrar via fotografia os requisitos considerados “Não conforme” para evidenciar no relatório; Se necessário indicar e registrar pontos de melhoria; Tabular os resultados;

Divulgar os resultados através de relatórios e formulário específico.

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Auditores do Programa Atribuições

5s

AUDITOR LÍDER - Definir o cronograma da auditoria (dia, hora e local);

- Distribuir as atividades entre os membros da equipe auditora;

- Elaborar relatório final da auditoria;

- Decidir sobre questões de conflitos durante a auditoria.

AUDITORES MEMBROS DA EQUIPE - Cumprir o cronograma de auditoria; - Identificar, anotar e relatar as situações observadas; - Minimizar barreiras de comunicação; - Participar da apuração dos resultados.

OBS.: A EQUIPE AUDITORA E O COMITÊ SÃO SOBERANOS COM RELAÇÃO À DECISÃO FINAL DE APLICAÇÃO DE NÃO CONFORMIDADE EM CASOS DE QUESTIONAMENTO DO AUDITADO.

28

Na execução da auditoria é

AUDITOR AUDITOR

AUDITOR

AUDITOR

5s 5s

Equipamento para registro fotográfico

29

necessário:

Secretaria Secretaria etaria dodo Planejamento, Gestão Planejamento, Gestão e Patrimônio e Patrimônio

Coletes para as equipes auditoras

Prancheta para as anotações 30

Na execução da auditoria é

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necessรกrio:

32

Modelo de Checklist

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Modelo de Planilha de Resultado

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Relatรณrio enviado aos setores AUDITOR

AUDITOR

AUDITOR

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com os resultados: AUDITOR

AUDITOR

38

Modelo de relatรณrio enviado AUDITOR

AUDITOR

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aos setores com os resultados AUDITOR

AUDITOR

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Divulgue os resultados para todos!

Em gráficos nos quadros de Gestão à vista dispostos em corredores e clientes.

Em envelopes acrílicos nas portas dos setores.

Em banner na página principal da intranet.

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Ações complementares de combate ao desperdício dentro do Programa

5s

AUDITOR

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Açþes Complementares

43

ao Programa

5s

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MAIS

Matriz de Aspectos e Impactos Socioambientais tem como finalidade identificar os aspectos socioambientais gerados através das atividades desenvolvidas pelas organizações, bem como, os materiais utilizados, os processamentos e as saídas (efeitos). Para evitar o desperdício é necessário a adoção de ações que minimizem o impacto gerado.

Os aspectos podem ser: Os insumos utilizados por atividade (Ex: papel, plástico, energia, equipamentos, entre outros); Informar o tipo de aspecto gerado por atividade, exemplo: Geração de resíduos sólidos, Utilização de recursos naturais não renováveis, entre outros; A acessibilidade; Informar quanto à utilização de matérias-primas em extinção ou de mata nativa e a também captação de mão de obra infantil nos processos exigidos.

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Identificação e tratamento nos impactos ambientais: Definir o impacto socioambiental para cada aspecto identificado, podendo ser: Contaminação do solo; Contaminação da água; Redução dos recursos naturais; Poluição do ar; Exclusão social; Prejuízo à sociedade; Redução da biodiversidade; Aumento da desigualdade social; Entre outros.

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Critérios de aplicação da MAIS Frequência/Probabilidade BAIXA

O aspecto ocorre no máximo uma vez por mês ou raramente; MÉDIA

O aspecto ocorre menos de uma vez por semana e mais de uma vez por mês; ALTA

O aspecto ocorre mais de uma vez por semana, contínua ou diariamente.

Severidade BAIXA

Degradação ambiental mínima ou desprezível; MÉDIA

Impacto avsorvido ou assimilado pelo meio no curto prazo e sem maiores consequências; ALTA

Consequências determinantes para a alteração da qualidade ambiental no meio ambiente.

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AUDITOR

Abrangência BAIXA

Restrita ao local da ocorrência do aspecto ambiental e/ou social; MÉDIA

Alcança grande extensão no interior da organização, não se limita ao local de ocorrência do aspecto ambiental ou social; ALTA

O aspecto ocorre mais de uma vez por semana, contínua ou diariamente.

Importância BAIXA

O aspecto é considerado signigicativo

Significativo SIM

Para tais aspectos é requerido o estabelecimento de controles operacionais, por meio de planos de ação, projetos, procedimentos, ou outra forma de tratá-los; NÃO

Para tais aspectos será necessário apenas medidas de controle para gerenciar e concientizar.

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Combate ao desperdício de papel Já parou para analisar quanto papel é desperdiçado sem o devido tratamento??

Adote a prática da reciclagem!

Comece a impressão consciente!

Faça blocos com papel reciclados, distribua entre os setores e deixe nas salas de reuniões.

Antes de elaborar os blocos é necessário analisar as informações, para ver se podem circular. Classificar os documentos que não podem circular (documentos sigilosos, ex.: cópias de documentos pessoais, ficha funcional e etc.).

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Faça proveito de toda tecnologia disponível e adote o hábito de ler seus documentos digitalmente.

Imprima apenas o que realmente for necessário.

Nos setores onde possuem maior probabilidade de impressões, coloque uma caixa dividida para armazenar os papeis, de um lado os recicláveis (serão picotados) e do outro, rascunhos (reutilizável).

Se possível, reutilizar a caixa do papel A4.

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Campanha de combate ao desperdício 1 Sensibilize os colaboradores para usar canecas/garrafas sustentáveis. Pense no quanto será economizado em copos descartáveis jogados ao meio ambiente. Use copos apenas para visitantes! Mas, lembre-se das as condições de limpeza das canecas!

2 Posicione o gelágua em lugares estratégicos para uso coletivo. Vai fazer com que os colaboradores se movimentem um pouco mais.

3 Avisos para sensibilizar os usuários na utilização de banheiros (WC’s).

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4 Lixeiras para coleta seletiva do lixo e destinação adequada. papel

plástico

vidro

metal

5 Adesivo a ser colado nos condicionadores de ar para sensibilizar o uso consciente.

OFF

6

Aplicação de adesivo nas salas para sensibilizar os usuários na utilização da energia. Conferir se todos os aparelhos foram desligados ao fim do expediente.

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Espelho do Programa 5S

AUDITOR

ROTIDUA

Parafuso FrancĂŞs para espelho - 04 unidades Espelho 4mm Nomenclaturas em adesivo preto brilhoso (fonte ARIAL 7cm)

10,50cm

1,60m

28,50cm

48,00cm

43,20cm

0,70m

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VAMOS VER SE VOCÊ APRENDEU DIREITINHO! RESPONDA ESSA CRUZADINHA. DIVIRTA-SE!

1 2 3 4

6

5 7

AUDITOR

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12 13

14

HORIZONTAL 2- Na execução das auditorias, os setores são analisados por meio de um ...

4- Cumprir o cronograma de auditoria é uma atribuição do ...

5- Onde surgiu o Programa 5s?

7- “Um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar” diz respeito a que senso em japonês?

9- Qual o senso baseado na emoção?

11- Para implementar o programa 5s é necessário formar o ...

12- O que não é necessário só atrapalha! Estamos falando do senso?

13- Quem monta o plano de auditoria é?

14- Faz parte do perfil do auditor possuir ...

VERTICAL 1- Faz parte do material dos auditores e é necessário para registrar as não conformidades.

3- Qual é o senso em japonês que cuida da limpeza?

6- Ao final das auditorias dos setores, os resultados devem ser consolidados em ...

8- Como forma de combate ao deperdício e o impacto pelos resíduos gerados, a organização deve usar a ...

10- Os três primeiros sensos 12- Falar de autodisciplina é falar do senso

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A filosofia dos 5S é profunda e pressupõe mudanças comportamentais que acompanharão as pessoas onde quer que elas estejam.

Do Estagiário ao Secretário, todos, sem exceção, encontrarão no 5S uma linguagem comum.

Portanto, é preciso implementá-la tendo sempre como pressuposto a promoção do desenvolvimento do nível de consciência das pessoas. É antes de tudo, um processo educativo!

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“ É impossível haver progresso sem mudança e quem não consegue mudar a si mesmo não muda coisa alguma

”

George Bernard Shaw 1856 - 1950

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SUMÁRIO

Secretaria do Planejamento, GestĂŁo e PatrimĂ´nio