Manual de Comunicação Rev. 00
José Renan Vasconcelos Calheiros Filho Governador do Estado José Luciano Barbosa da Silva Vice Governador do Estado Fabrício Marques Santos Secretário de Estado do Planejamento, Gestão e Patrimônio Ana Cristina Farias da Cunha Secretária Executiva de Gestão Interna Genildo José da Silva Secretário Executivo de Planejamento e Gestão ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO - ASCOM Igor Raphael Gouveia de Queiroz Assessor de Comunicação Fábio Medeiros Aguiar Assessor Técnico | Design Flávia Matos Monteiro Estagiária | Relações Públicas Jessamine Rayane dos Santos Estagiária | Jornalismo João Felipe de Araújo Rezende Oliveira Estagiário | Design FICHA TÉCNICA Texto Flávia Matos Monteiro Igor Raphel Gouveia de Queiroz Revisão Jessamine Rayane dos Santos Projeto Gráfico e Diagramação Fábio Medeiros Aguiar Equipe Técnica João Felipe de Araújo Rezende Oliveira
SUMÁRIO Apresentação
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A Escola de Governo
06
O Manual de Comunicação
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A Construção do Manual de Comunicação
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Objetivos da Comunicação
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Instrumentos de Comunicação
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Divulgação da Escola de Governo
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Mês do Servidor
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Apresentação Este Manual é uma ferramenta desenvolvida pela Assessoria de Comunicação (Ascom) da Secretaria de Estado do Planejamento, Gestão e Patrimônio (Seplag). O intuito é nortear e potencializar as ações comunicacionais para os públicos específicos da Escola de Governo do Estado de Alagoas. A partir do manual, é possível padronizar a equipe na execução das tarefas diárias de assessoria e gerenciamento de informações, bem como orientar e integrar os colaboradores que possam vir a ser responsáveis pela comunicação da Escola. Por se tratar de uma área que possui objetivos bem definidos, no que se refere ao gerenciamento de informações, é preciso pensar estrategicamente para desenvolver uma comunicação assertiva e eficaz. E, para isso, um Manual que possa guiar e orientar as tomadas de decisões
no
fundamental.
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âmbito
comunicacional
torna-se
A Escola de Governo Melhorar e modernizar a gestão pública, por meio da formação e capacitação do funcionalismo, é uma das grandes metas do Governo do Estado de Alagoas. E é justamente com o auxílio da Escola de Governo (Egal), vinculada à Secretaria de Estado do Planejamento, Gestão e Patrimônio (Seplag), que,
cada
vez
mais,
os
colaboradores
estaduais
têm
aprimorado seus conhecimentos. A Egal tem como intuito oferecer capacitações que visam promover o desenvolvimento e o aperfeiçoamento gerencial das competências, comportamentos e habilidades específicas dos servidores estaduais do Poder Executivo, como forma de busca pela profissionalização do serviço público. Desde sua criação, a Egal vem desencadeando um processo de formação continuada dirigida aos servidores públicos, buscando proporcionar melhores condições de trabalho e possibilitar, além da agregação do conhecimento, a ascensão na carreira profissional, além de ofertar a melhoria da qualidade dos serviços do Poder Público Estadual à sociedade alagoana. Embasada nos pilares da nova administração pública, a Escola de Governo de Alagoas vem investindo cada vez mais na profissionalização do funcionalismo porque entende que a pessoa é o instrumento mais poderoso para transformar o seu entorno.
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O Manual de Comunicação Cada organização tem um modelo de plano único, que reflete sua cultura e suas necessidades de comunicação. Um plano ou manual é um documento formal que usualmente abrange as principais ações e gerenciamentos a serem realizados,
o
que
se
pretende
fazer
em
termos
de
comunicação, os métodos que serão utilizados, os recursos necessários à implementação do plano e as formas de se medir os resultados das ações implantadas. A Escola de Governo está vinculada à Seplag, entretanto, possui
uma
particularidade
em
relação
às
demais
superintendências da secretaria. A Egal, por si só, possui um público alvo específico e definido, ou seja, necessita de uma comunicação direcionada a ele. O modo de comunicar deve ser pensado estrategicamente e sempre seguindo uma linha editorial
pré-estabelecida.
Dessa
forma,
tornou-se
indispensável a criação de um Manual de Comunicação para nortear, padronizar e efetivar as ações de comunicação voltadas para os públicos da Escola.
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A Construção do Manual de Comunicação para a Escola de Governo Para a elaboração do Manual de Comunicação, foi criada uma ação no Plano de Ação do setor, com 23 etapas, e que compõe o Planejamento Estratégico da Seplag. Toda a equipe da Ascom participou da elaboração dessa ação e as tarefas foram distribuídas entre os membros para dar celeridade e dinâmica ao processo. As informações foram levantadas por meio de pesquisa e, principalmente, análises, estudos e monitoramento da comunicação interna e externa existentes. O período de avaliação foi entre os dias 09.01 e 26.06 de ano de 2017. Por se tratar de uma superintendência com atividades que dependem do público final para acontecerem, tendo em vista que sua principal função é realizar cursos de capacitação ao servidor público, é de fundamental importância que o funcionalismo público conheça a escola e, principalmente, os cursos que são ofertados ao longo do ano. Dessa forma, a Ascom entendeu que é preciso traçar um Plano de Comunicação que possa diagnosticar, caso existam, ruídos na comunicação já existente e traçar metas para superá-los, ampliando a eficácia da assessoria e inovando através dos objetivos que se pretende alcançar. Para a construção do Plano, conforme dito anteriormente, foi necessário desenvolver análises e estudos sobre a comunicação sendo realizada. Primeiramente identificamos os objetivos
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pretendidos.
Posteriormente, catalogamos os públicos-alvo,
analisando-os, a fim de estabelecer os objetivos específicos para tipo catalogado. Com as principais informações de cunho teórico, pudemos diagnosticar os instrumentos de comunicação que poderiam contribuir com as metas, programas e ações que vão ser estabelecidos para a execução do Plano.
Diagnóstico prévio: PÚBLICOS
TIPOS
Servidores da Seplag;
Interno
Imprensa; Sociedade; Assessores dos representantes dos demais Poderes;
Externo
Assessores de Comunicação do Estado; Coordenadores de RH do Estado; Servidores do Estado.
Externo
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Objetivos da Comunicação Objetivos gerais da comunicação:
1 Divulgar, por meio da mídia em geral, o investimento do Governo em prol da capacitação do servidor público do Poder Executivo, que visa a melhor prestação de serviços públicos à sociedade;
2 Buscar
inserir a Egal no cotidiano da sociedade,
demonstrando a ação que ela exerce na qualidade do serviço final;
3 Atingir, através de ações comunicacionais, os servidores de todo o Estado de Alagoas;
4 Promover o reconhecimento do servidor, através de ações e campanhas comunicacionais, à exemplo do Mês do Servidor,
realizado em
outubro, quando
se
comemora,
tradicionalmente, o dia do servidor público;
5 Estreitar e manter uma relação de dupla-via com os RHs estaduais, já que eles contribuem com a disseminação das informações da Escola;
6 Tornar de conhecimento geral o acervo da biblioteca, administrada pela Egal.
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Objetivos da Comunicação Objetivos por público:
Servidores da Seplag;
Imprensa; Sociedade; Assessores dos representantes dos demais Poderes;
Assessores de Comunicação do Estado; Coordenadores de RH do Estado; Servidores do Estado.
Interno
Externo
Externo
Disseminar de modo padronizado as informações da Escola de Governo com o objetivo de fortalecer a comunicação.
Desenvolver ações e produtos de comunicação objetivando a divulgação dos serviços prestados pela Escola de Governo à sociedade, em especial aos servidores públicos alagoanos.
Fortalecer a relação institucional com as Entidades e Órgãos do Poder Executivo com o objetivo de divulgar, entre outras ações, a Valorização do Servidor Público e os eventos que compõem o Mês do Servidor.
- Lealdade - Espírito de Equipe - Efetividade
- Transparência - Ética - Efetividade
- Lealdade - Espírito de Equipe - Efetividade
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INSTRUMENTOS DE COMUNICAÇÃO
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Instrumentos específicos PORTAL DA ESCOLA DE GOVERNO O portal precisa de mais atrativo e dinamicidade. Há um projeto de modernização do layout de todos os sítios do governo – o que inclui o Portal da Egal – já em andamento no ITEC.
O site também precisa adequar seus conteúdos às
necessidades do seu público específico.
FACEBOOK DA ESCOLA DE GOVERNO Um comparativo numérico (a princípio) precisa ser realizado para uma melhor compreensão dos nossos resultados. Entretanto, é preciso disseminar ainda mais a ferramenta, principalmente focando no público alvo da Escola, que são os servidores.
COMUNICAÇÃO IMPRESSA Essa comunicação não é muito utilizada, salvo em ocasiões específicas, a exemplo do Mês do Servidor, ou para a divulgação semestral dos cursos. A equipe da Ascom avalia ser uma ferramenta eficaz, tendo em vista que os materiais impressos são usados nos murais dos órgãos de interesse da Escola.
E-MAIL MARKETING Principal ferramenta de comunicação externa da Escola de Governo, tendo o vista o alcance que ela proporciona. A maioria da divulgação de cursos, reuniões, palestras e lançamentos é feita através do envio dos e-mails para listas gerais de todos os servidores públicos estaduais.
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Outros instrumentos INSTAGRAM DA SEPLAG Por se tratar de um órgão vinculado à Secretaria, a divulgação da Escola e dos cursos também é feita através dessa ferramenta, com base no padrão estabelecido e descrito no Plano de Comunicação da Seplag.
INTRANET DA SEPLAG Essa ferramenta é exclusiva da comunicação interna. É uma forma de divulgar os cursos da Escola aos servidores da Seplag, com base no padrão estabelecido e descrito no Plano de Comunicação da secretaria.
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DIVULGAÇÃO DA ESCOLA DE GOVERNO
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Divulgação A divulgação das ações que o Governo de Alagoas vem realizando em prol da capacitação e valorização do servidor público do Poder Executivo, por meio da Egal, pode ser desenvolvida de variadas maneiras e por determinados meios de comunicação. Geralmente,
a
divulgação
da
Escola
é
realizada
principalmente pelos instrumentos de comunicação citados neste manual, mas a assessoria de comunicação da Seplag é responsável por, semanalmente, pensar em pautas que sejam replicadas por sites e jornais do Estado e, também, em materiais diferentes e atrativos para as redes sociais, tanto da Secretaria, quanto da própria Egal. No entanto, deve-se frisar a necessidade de pensar a diversidade das divulgações feitas em todas as ferramentas de comunicação, já que cada uma delas possui uma dinâmica e públicos específicos.
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Divulgação No que tange à produção de matérias voltadas para a divulgação da Escola de Governo, a Ascom já desenvolve pautas que são frequentes a cada ano, em decorrência do calendário da própria Egal. É possível, por exemplo, fazer matérias sobre os novos cursos que semestralmente são implementados na grade da Escola, sobre o início das aulas, sobre o término de cursos específicos
e
que
geraram
um
feedback
positivo
dos
estudantes, sobre cursos dinâmicos e que sejam destacáveis como iniciativa do Governo, palestras ofertadas pela Egal, número de servidores capacitados etc.
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Divulgação Nas redes sociais, o trabalho é parecido, no entanto, essa divulgação é realizada, principalmente, por meio de cards visualmente trabalhados e fotos dos produtos da Egal, bem como dos servidores e demais personagens que remetam à Escola. Especificamente no Facebook, é indispensável balancear o conteúdo postado com fotos e também com links que direcionem os leitores às matérias publicadas pela Ascom no portal da Escola de Governo, já que essa ação aumenta a quantidade de visualizações do site e faz com que o portal seja reconhecido, cada vez mais, como instrumento confiável de comunicação onde é possível encontrar mais informações
Redes Sociais
sobre a Egal.
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MÊS DO SERVIDOR
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Mês do Servidor Evento de grande porte do Estado, o Mês do Servidor possui um significado importante de valorização ao funcionalismo alagoano e merece uma cobertura voltada e pensada especificamente para ele. Geralmente, a Assessoria de Comunicação aproveita o mês de outubro, quando é comemorado o dia do servidor público, para ampliar as pautas de valorização ao quadro de servidores do Estado, ressaltando as ações de reconhecimento do Governo de Alagoas em prol de seus colaboradores. Além de fazer a cobertura dos eventos referentes ao mês, a Ascom se utiliza da data para produzir materiais que façam referência a determinados servidores que sejam destaque no funcionalismo e que colaborem para o andamento da máquina pública.
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Mês do Servidor Por ser a secretaria responsável pela produção do evento, a Seplag, mais especificamente a Ascom, pode entrar em contato com as demais assessorias de comunicação dos órgãos e secretarias do Estado para incentivar que também elas produzam matérias que remetam à valorização do servidor alagoano. É importante ressaltar também que a utilização das redes sociais é essencial para ampliar o alcance das ações do evento relativas ao mês, sendo, portanto, indispensável apresentar à sociedade
imagens
dos
servidores
que
se
sentem
contemplados e satisfeitos em fazer parte do quadro do funcionalismo alagoano.
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Secretaria do Planejamento, GestĂŁo e PatrimĂ´nio