Informe de gestión Y2B by Sergio SIERRA

Informe de Gesti贸n

Guayaquil Youth To Business Forum 22 de mayo de 2013 Aula Magna Universidad Cat贸lica de Santiago de Guayaquil

MC Drivers 12- 13 Powered by

Contenido

Presentación Temáticas Agenda Conferencistas Número total de asistentes Empresas presentes Auspicios Empresas contactadas Resumen financiero Recomendaciones

PRESENTACION

Youth to Business fórum es una iniciativa de AIESEC a nivel internacional que busca generar conexión entre los jóvenes y las tendencias que se manejan globalmente en el mundo de los negocios y el emprendimiento, de esta manera conectar ideas innovadoras y buenas prácticas empresariales con jóvenes talentosos y propositivos. 2013 es el cuarto año consecutivo en el que se realiza esta serie de foros a nivel internacional con versiones en más de 20 países, convocando a más de 4.000 jóvenes y 100 empresas, siendo Ecuador sede por segunda vez del foro. Este informe contiene detalles sobre el desarrollo del evento y la organización del mismo en su segunda edición en Ecuador.

TEMÁTICAS NUEVAS IDEAS CONSTRUYENDO SOCIEDAD

Dentro del mundo globalizado en el que nos movemos, los avances que desde el sector empresarial se generen en pro del mejoramiento de la calidad de vida de las personas, determinan el éxito de un negocio e indudablemente están ligados al progreso de la sociedad como tal. Debido a ello nuevas ideas de negocio que se generen deben ir encaminadas hacia la creación de una sociedad más sostenible y orientada hacia el progreso, que se mantenga a la vanguardia en temas como salud, educación, emprendimiento y telecomunicaciones entre otras. Tomando esta necesidad de mentalidades innovadoras y creación de agentes de cambio, este foro es constituido bajo la temática «Nuevas Ideas Construyendo Sociedad» ya que pensamos que juventud y sector empresarial trabajando de la mano en la generación de ideas revolucionarias e innovadoras es como llegaremos al pleno desarrollo de nuestra sociedad.

Responsabilidad social corporativa Cuál es el rol de la juventud en la responsabilidad social corporativa? Las compañías están tratando de generar impacto positivo ambiental, económica y socialmente, el tema es, como la juventud es consciente de ello y de que además si entre todos soportamos las iniciativas juventud y sector corporativo pueden construir juntos un futuro mas sostenible.

Innovación La innovación juega un papel importante en el mundo de hoy. Nuevas ideas constantemente se traducen en nuevas tendencias y soluciones. El tema trata de como la juventud provee innovación y genera ideas que conectan los negocios con las necesidades de la sociedad futura y más específicamente las necesidades de las generaciones Y y Z

AGENDA

CONFERENCISTAS

ASISTENTES

Al evento Youth To Business Forum realizado el día 22 de mayo de 2013 en la ciudad de Santiago de Guayaquil en el aula magna de la Universidad Católica de Santiago de Guayaquil asistieron 220 personas aproximadamente como delegados del foro. Estas personas provenían principalmente de las siguientes partes:   

Facultad Empresariales UCSG Escuela Politécnica del Litoral Estudiantes de la UCSG

Equipo Las personas liderando esta iniciativa fueron MC Ecuador David Elias ___ Vicepresidente Nacional de Talento Humano LC Guayaquil Lunnie Macias___ Vicepresidente Local de Desarrollo de Negocios Henry Castro____ Vicepresidente Local Intercambios Salientes Relaciones Externas Banco de Guayaquil Esta empresa se contactó con el ánimo de que contribuyera con una conferencia y un workshop empresarial para el evento. Respuesta: El banco por cuestiones de tiempo de la persona que daría la conferencia no pudo confirmar su asistencia, el workshop nunca se logró confirmar a través del contacto. Contactos: Carlos Hanks – Angelo Caputti Universidad Católica Santiago de Guayaquil La Universidad contribuyo con los espacios de promoción dentro del campus y además de eso, facilito toda la logística en cuanto al lugar, sonido y video del evento. Contactos: oficina del rector. Corporación la Favorita La corporación fue contactada para contribuir con un workshop en el evento. Respuesta No fue posible concretar la alianza. Powered by

Cervecería Nacional Esta empresa se contactó con el propósito de que se sumaran con un workshop y patrocinios en físico para el desarrollo del foro. Respuesta: no hubo respuesta por parte de esta. Sweet & Coffee Esta empresa se contactó con el propósito de que se sumaran con un workshop y patrocinios en físico para el desarrollo del foro.

Respuesta: no hubo respuesta por parte de esta. Grafinpren La empresa fue contactada para un patrocinio de descuentos en material gráfico, además un workshop y una conferencia magistral. Respuesta: La empresa contribuyo con todas las cosas que fueron solicitadas, genero las escarapelas, los notebook, afiches y dos banners uno del evento y otro para el LC, con descuentos. (cifras exactas contactar a Henry Castro) Contacto: Gabriel Martínez, Gerente Grafinpren, Presidente de la asociación de industrias graficas del Guayas.

Cámara Ecuatoriano-China La cámara Ecuatoriano China fue contactada a través de un contacto del Alumni Alfredo Pozo con el propósito de que contribuyera con una charla magistral en el foro. Respuesta: La charla se llevó a cabo dentro del evento. Por el señor Jose Antonio Hidalgo, director ejecutivo de la cámara. Cámara de Comercio de las Américas El contacto con la cámara de comercio de las Américas se dio a través de su directora que es profesora de la UCSG. Respuesta: La charla se llevó a cabo. Contacto: Lunnie Macias, Vicepresidente Local de Desarrollo de Negocios de AIESEC Guayaquil, Maria Antonieta Reyes, Directora. IDE Business School Este contacto se establecio para una conferencia inicialmente, pero tambien se planteo de forma posterior la posibilidad de un workshop. Respuesta: ambas cosas que fueron solicitadas se dieron y además esta organización tuvo un Stand durante el evento. Contacto: Lunnie Macias, Vicepresidente Local de Desarrollo de Negocios de AIESEC Guayaquil y Jose Alfredo Hidalgo, director área de nuevos emprendedores. Powered by

Microsoft S.A Se contactó para un workshop en el evento, con la oficina local de la ciudad de Guayaquil. Respuesta: Debido a que el contacto fue realizado en una fecha muy próxima al evento, la respuesta fue negativa pues había actividades planeadas. Pero mostraron su interés en participar en una próxima ocasión. Contacto: Stephanie Sola, Coordinadora de Marketing Microsoft Guayaquil.

AVON El motivo del contacto fue un workshop de parte de la empresa. Respuesta: se mostró interés en la realización del workshop, pero no se estableció el contacto para la confirmación. Respuesta: No fue posible comunicarse con la gerente de RRHH que es quien toma las decisiones al respecto, pero hubo interés de su parte. Nestlé S.A Nestlé fue contactado para realizar un workshop en el evento. Respuesta: Hubo interés de parte de la oficina nacional, pero debido al cambio de fecha, se cruzaba con un evento interno en la empresa y no fue posible concretar asistencia. Contacto: Sofia Jarrin, Especialista en RSE de Nestlé Ecuador Telefónica Movistar Esta empresa fue contactada para concretar un workshop en el foro, por iniciativa de ellos, decidieron ofrecer una conferencia magistral con el Presidente de la compañía. Respuesta: Positiva y quedo la puerta abierta para realizar mas iniciativas juntos a futuro, están interesados en participar una iniciativa similar en Quito de ser posible, además llevaron un stand de reclutamiento para jóvenes en el evento. Contacto: Diana Baquero Coordinadora de Sostenibilidad TelefonicaMovistar. Motorplan-Casaplan S.A Esta empresa se contactó para un workshop. Respuesta: La persona a la que se remitió la carta pidió una segunda dirigida al gerente, pero nunca hubo respuesta de su parte. Contacto: Henry Castro Vicepresidente Local Intercambios Salientes en Guayaquil.

Federación de Estudiantes UCSG La federación fue contactada para auspiciar con los coffee Breaks del evento. Respuesta: Se dieron 500 coffee Breaks para el evento y además de eso, sirvieron de enlace con la Asociación de Jóvenes Emprendedores del Ecuador, con quien pudimos contar para un workshop y su presidente en el panel de cierre. Contacto: Luis Cordova, Presidente Federación, Presidente AJE Ecuador. Asociación de Estudiantes Empresariales UCSG

La asociación y AIESEC en Guayaquil, realizaron un acuerdo para la compra de 300 entradas al evento, para los estudiantes de la facultad, el dinero será depositado un mes después de realizado el evento. Respuesta: Las entradas fueron compradas y distribuidas a los estudiantes, además se firmó un acuerdo entre la LCP de AIESEC en Guayaquil y el Presidente de la asociación para dicho trámite. Contacto: Lunnie Macias Vicepresidente Local de Desarrollo de Negocios AIESEC en Guayaquil y Soledad Zambrano Presidente AIESEC en Guayaquil. Otras empresas contactadas: DHL, Deloitte, Yanbal, PwC, Grupo Nobis, Ambev, Johnson & Johnson, Electrolux, Unilever. Relaciones Alumni Se empezó el contacto con la AAE (Asociación Alumni Ecuador) desde la gestión de Alfredo Pozo, con la consecución de citas estratégicas con Banco de Guayaquil, corporación la favorita y Cámara Chino- Ecuatoriana. Igualmente contamos con la participación de Guillermo Borja y Ricardo Ruiz como participantes en el foro de Expertos en Emprendimiento. Respuesta: La participación de la AAE fue inmediata y efectiva, se recomienda socializar el plan de Y2B con antelación para una participación más activa y masiva. Resumen Financiero

Dentro del proceso de organización del evento surgió la duda sobre los porcentajes de división entre la oficina Nacional y el comité local host del evento. Esta duda, fue resuelta luego de constatar con instancias internacionales de AIESEC y el foro en sí mismo, que los porcentajes se divide 40% MC y 60% LC una vez hayan sido cubiertos los costos del evento (carta adjunta), para lo que se necesita el presupuesto del evento, el cual fue suministrado por el LC una vez finalizo el evento y tenían claros los ingresos y egresos generados por el mismo. Esto dio como resultado lo siguiente:  

Los ingresos totales del Y2B Guayaquil fueron: 3050 USD Los egresos totales del y2B Guayaquil fueron: 286,85 USD

Total Ganancias Y2B Guayaquil________________2763,15 USD Estos datos de acuerdo con el presupuesto suministrado por el LC dejaría las ganancias de la siguiente forma. 

Comité Miembro: 1.105,26 USD 40%

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Comité Local: 1.657,89 USD 60%

Recomendaciones Generales:

 Empezar la planeación del evento con mínimo 5 meses de anticipación, El evento necesita enfocarse más en la parte de relaciones externas y segmentar mejor las empresas a las cuales se va a hacer acercamiento.

 El comité local debe proporcionar un Equipo Organizador (OC) conformado por mínimo 4 personas, las cuales se encarguen de cubrir necesidades logísticas, así la Junta Local y la junta Nacional se podrían enfocar en auspicios y consecución de aliados.

 Es necesario hacer mucha más fuerza en la parte de promoción y asegurar la venta de las boletas con gestión de ventas al menos 8 semanas antes del evento. Poner más énfasis en la promoción masiva del evento por medios convencionales (Radio, Tv y Periódico) Powered by

 El control de la parte financiera debe aumentar llevando control sobre todos los gastos generados desde el comienzo, para que facilite la reportabilidad y además se sepa de ante mano el número de boletas a vender y así hacer el evento sostenible.

 A pesar que el evento fue ampliamente sostenible, hubo alta dependencia de un aliado en la compra de las boletas, lo que no debe suceder.

 La comunicación MC-LC mejoro mucho en este evento y realmente se sentó un precedente de trabajo entre la oficina nacional y los LCs, por lo que debería ser replicada esta estrategia.

 Hay que hacer un énfasis mucho más preciso en las actividades de relaciones externas post- evento para dar fruto a las relaciones comerciales que pueda ofrecer el evento.