Modern business overview
LA GESTIONE DELL’INVENTARIO NELL’AFFILIAZIONE Aspetti del management di una delle procedure più complesse da eseguire al termine di ogni anno commerciale
LA GESTIONE DELL’INVENTARIO NELL’AFFILIAZIONE
SOMMARIO
1. INTRODUZIONE ............................................................................................................................................. 2 1.1 L’AFFILIAZIONE E LE SUE REGOLE ........................................................................................................... 2 1.2 IL CONTROLLO DELLO STOCK: UNA PROCEDURA VITALE PER IL BUSINESS .......................................... 2 2. L’INVENTARIO E LE SUE COMPLESSITÀ ........................................................................................................ 4 2.1 QUANDO PROCEDERE ALL’INVENTARIO ................................................................................................ 4 2.1 APPROFONDIMENTO: L’INVENTARIO NEL NON-FOOD ......................................................................... 5 3. GLI STRUMENTI A SUPPORTO DELL’INVENTARIO ........................................................................................ 7 3.1 STRUMENTI INFORMATICI NON AUTOMATIZZATI ................................................................................ 7 3.2 LA BUROCRAZIA DELL’INVENTARIO ....................................................................................................... 8 4. CONCLUSIONI ................................................................................................................................................ 9
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1. INTRODUZIONE 1.1 L’AFFILIAZIONE E LE SUE REGOLE L’affiliazione, che disciplina il rapporto tra due soggetti economicamente e giuridicamente indipendenti, oltre gli obblighi contrattuali prevede anche l’adesione ad una serie di standard operativi a cui il franchisee (affiliato) non può ovviare nel rispetto degli accordi sottoscritti con il franchisor (affiliante). Per avere maggiori dettagli sul contratto di franchising si rimanda al testo della Legge del 6 Maggio 2004 n.129 - http://www.altalex.com/documents/altalexpedia/2013/01/10/franchising. I capitoli che seguono saranno interamente dedicati a trattare il management delle procedure inventariali, che possono presentare complessità diverse in relazione alla tipologia di stock.
1.2 IL CONTROLLO DELLO STOCK: UNA PROCEDURA VITALE PER IL BUSINESS Ogni attività commerciale è tenuta a redigere il proprio inventario ai sensi dell’art. 2217 del cc. Esistono tuttavia delle forti motivazioni che spingono e, allo stesso, tempo obbligano l’affiliato a portare a termine l’attività di inventario, che non deve essere legata solo ed essenzialmente ai doveri verso il legislatore. Grazie ad essa si potranno capire: - il reale livello dello stock a quantità e a valore - i reali fabbisogni di prodotti suddivisi per categoria - i riordini che dovranno essere fatti al franchisor - i lead time corretti in base ai diversi livelli di disponibilità dei prodotti commercializzati
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- la bontà delle riserve: prodotti buoni, prodotti da rimettere a nuovo, prodotti invendibili, stato dei prodotti in vetrina (accessori, gioielli, pelletteria). A partire da questa serie di consapevolezze sarà possibile affrontare nel migliore dei modi il nuovo anno commerciale, evitando così di perdere vendite e accogliendo sempre meglio le richieste di un sempre più informato cliente. Al contempo, al termine dell’anno, sarà stato assolto anche un obbligo di legge.
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2. L’INVENTARIO E LE SUE COMPLESSITÀ 2.1 QUANDO PROCEDERE ALL’INVENTARIO Gli intervalli temporali entro i quali portare a termine l’attività di inventario possono differire in base a: - la dimensione del business condotto - le categorie merceologiche commercializzate. A fronte di ridotte dimensioni aziendali sarà possibile inventariare più volte lungo un intero anno poiché saranno minori le moli di dati e di referenze che dovranno essere gestite. Al contrario, nel momento in cui ci si trova di fronte ad un business di respiro più ampio gli intervalli di controllo sulla merce si allungheranno (arrivando anche a 12 mesi) perché dovrà essere affrontata una dinamica commerciale molto più complessa. Questa ultima considerazione non esclude però il fatto che anche attori minori possano imbattersi nella difficoltà di fermare per un periodo di tempo, certamente limitato, la loro attività commerciale andando incontro a momenti improduttivi. Per tale ragione anche in realtà all’apparenza più semplici da gestire l’inventario si presenta come un’attività problematica da gestire e talvolta rinviata a in periodi successivi a quelli pianificati L’inventario potrà essere dunque effettuato più volte nell’arco di un anno, o addirittura di un mese, in base al prodotto commercializzato dall’affiliato. Vanno incontro a problematiche maggiori coloro che trattano le categorie legate al mondo del food, soprattutto del fresco e freschissimo. In questi casi la conoscenza degli stock presenti in negozio è fattore critico per ridurre gli scarti (prodotti che non possono essere più consumati oltre la scadenza) e non perdere vendite (riducendo il rischio di riordini troppo bassi). Sono invece minori, se non nulli, i rischi di avaria della merce
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(fatta eccezione per la cosmetica) per i franchisee che commercializzano prodotti nonfood. In questi casi i fattori che incidono sull’utilizzabilità dello stock riguardano: - i danni che subisce la merce: in fase di produzione, di transito e di stoccaggio - tempi di stoccaggio troppo lunghi che portano alla presenza di bad stock nella cosmesi e profumi - assortimento limitato che dà luogo a una perdita di vendite e non adeguato ai livelli di sell-thru medio della categoria.
2.1 APPROFONDIMENTO: L’INVENTARIO NEL NON-FOOD I principali player franchising del settore che vanno incontro alle complessità citate poco sopra sono: abbigliamento, gioielli, accessori e pelletteria, cosmesi ed elettronica. In particolare coloro che commercializzano ready to wear (abbigliamento) soffrono maggiormente la presenza di assortimenti poco profondi. Questa condizione si riflette sul sell-thru, che è il rapporto che esiste tra vendite e stock e caricato a magazzino, che andrà progressivamente peggiorando all’esaurirsi di articolo, taglia e colore di ciascuna referenza. Per questo motivo per gli affiliati che trattano l’abbigliamento un costante (per quanto possibile) monitoraggio delle scorte permetterà di avere gli articoli più facilmente commercializzabili e che nel corso del tempo faranno anche da volano trascinando le vendite di prodotti a rotazione più lenta. Evitare i riordini, pensando di vendere prima tutto lo stock a disposizione, porterà ad una costante perdita di vendite.
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Tale condizione può avere un minore peso specifico su rivenditori di gioielli, accessori e pelletteria. Tuttavia nella gioielleria potrebbe configurarsi la presenza di diverse linea di anelli che hanno diverse fogge (e chiaramente taglie) mentre il mondo degli accessori e della pelletteria è legato ad un diverso sizing degli articoli che, allo stesso tempo, presentano una determinata varietà di colori. Il vantaggio, rispetto all’abbigliamento, può essere un re-indirizzamento della vendita con maggiori probabilità di successo (eventualità non del tutto così scontata). Per categorie merceologiche come quelle presentate, è possibile dunque pensare a tempi di controllo dello stock più lunghi ma non così dilatati per scoraggiare il cliente all’acquisto. Ancora diverso è il caso dell’elettronica i cui rivenditori devono assicurare i corretti livelli di stock su una gamma di prodotti molto ampia. Potrebbe essere possibile modulare i controlli in base alle diverse rotazioni delle referenze. Ad esempio tutte quelle che presentano una maggiore frequenza di acquisto potrebbero essere sottoposte a controlli più ravvicinati nel tempo in modo tale da garantire una corretta disponibilità a scaffale. Per le tre macro-categorie sopracitate il criterio di bad stock si fonda sui danni fisici al prodotto. Nel mondo della cosmesi, come nel food, si aggiunge il fattore conservazione. Creme, profumi e particolari make-up se stoccati per troppo a lungo potrebbero risultare invendibili. Conoscere bene i livelli di stock aiuterà ad evitare di accrescere il bad stock e ad affrontare meglio la stagionalità di alcune referenze. Come la cosmesi, abbigliamento e accessori sono soggetti stagionalità e controlli sullo stock poco dilatati nel tempo contribuiranno alla corretta stesura di piani di riordino.
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3. GLI STRUMENTI A SUPPORTO DELL’INVENTARIO 3.1 STRUMENTI INFORMATICI NON AUTOMATIZZATI In presenza di dimensioni e complessità commerciali non molto ampie è possibile immaginare di utilizzare strumenti informatici diversi dai software di gestione automatici. Possono risultare molto validi anche i fogli di calcolo in excel dove stilare un elenco delle referenze, indicarne le vendite, lo stock e altri parametri commerciali come nell’esempio che segue. Immaginando di commercializzare i prodotti dedicati alla cura della persona e della casa è plausibile configurare un semplice dashboard come quello illustrato. CARICHI A MAGAZZINO E VENDITE
SELL-THRU
110 50%
100
95
43%
41%
39% 70
55
27%
45
43
37 29
12
Crema Mani
Detersivo Piatti
Bagnoschiuma Uomo Carico
Shampoo Donna
Sapone Marsiglia
Crema Mani
Detersivo Piatti
Bagnoschiuma Uomo
Shampoo Donna
Sapone Marsiglia
Vendite
CONCENTRAZION FABBISOGNO RIORDINI
CONCENTRAZION FABBISOGNO RIORDINI 44
40 38
17%
23% 28
13% 23% 24%
0 Crema Mani
Detersivo Piatti
Shampoo Donna
Sapone Marsiglia
Bagnoschiuma Uomo
Crema Mani
Detersivo Piatti
Bagnoschiuma Uomo
Shampoo Donna
Sapone Marsiglia
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Nell’esempio l’attenzione è posta essenzialmente sul carico iniziale a magazzino e le successive vendite per capire immediatamente quale sia il livello di sell-thru raggiunto. A livello di riordini si guarda invece alle categorie di prodotto su cui pesa maggiormente l’esigenza di effettuare delle richieste di merce (torta) e i valori di quanto deve essere richiesto al franchisor (istogramma) ipotizzando che il riordino si debba effettuare a fronte di sell-thru superiori al 33%. È chiaro che tutti grafici proposti sono esemplificativi solo di alcune situazioni che possono verificarsi nella realtà e che potrebbero essere modificati in base alle esigenze del singolo punto vendita. Come accennato inizialmente cruscotti come quello proposto risultano utili con complessità commerciale relativamente piccola o media. Nel caso di grandi numeri si rendono necessari i software di gestione aziendale.
3.2 LA BUROCRAZIA DELL’INVENTARIO Non è infrequente che le procedure di inventario vengano rimandate o ridotte nel tempo a causa di una certa “burocrazia” a cui l’affiliato deve fare fronte. L’attività inventariale è sì gestita in autonomia ma seguendo degli schemi predefiniti dettati dal franchisor. Tali schemi sono elaborati in base a: -
necessità del franchisor sistemi informativi utilizzati dalla sede tempi entro cui l’attività deve essere portata a termine.
Per comunicare le esigenze e le regole dal seguire durante il controllo del magazzino il franchisor invia, nella maggioranza dei casi, una e-mail che comprende tutte le istruzioni relative al processo. In alcuni casi possono sopravvenire dei problemi di comunicazione che comportano ritardi o errori nella gestione dell’inventario stesso. Le principali cause di mancata comprensione delle istruzioni sono legate a: - scarsa conoscenza del sistema informativo del franchisor - cambiamenti delle procedure di inventariazione. In ultima istanza la routine porta anche a non considerare le comunicazioni provenienti dal centro perciò a portare avanti l’attività secondo modalità ormai obsolete.
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4. CONCLUSIONI In base all’ordinamento legislativo Italiano ogni realtà commerciale è tenuta a redigere l’inventario di esercizio per dare descrizione completa di tutte le attività a passività aziendali. Nella comune prassi commerciale il controllo completo dei magazzini è effettuato al termine o (immediatamente) all’inizio dell’anno. Fanno eccezione le realtà del food che devono avere sempre conoscenza delle referenze presenti per ridurre al minimo le avarie di prodotto. Conoscere le proprie rimanenze di magazzino deve essere un’esigenza che deve andare al di là degli adempimenti di obblighi amministrativi e deve essere trainato dalla dinamica commerciale propria dei prodotti proposti al pubblico. Ancora di più è fondamentale che l’affiliato comprenda come i dati elaborati vengano utilizzati dal centro. A tale scopo si rende necessaria un’armonizzazione dei flussi informativi tra Franchisor e Franchisee cercando di rendere chiari sempre e il più possibile gli strumenti e le procedure che devono essere seguite. Il presente articolo mira a descrivere l’importanza di una adeguata conoscenza di ciò che si vende, rimane in magazzino e a ciò che si riordina per continuare ad avere i trend di vendita desiderati. Non è, infine, condizione scontata la comprensione della necessità di far coesistere attività improduttive (solo all’apparenza) con le dinamiche commerciali e la possibilità di portarle a termine in più momenti dell’anno. Maggiori dettagli, informazioni via Twitter @Lowcostadvice13.