Lectura 2

Diplomado en Gestión de Proyectos Sociales para organizaciones vinculadas al trabajo en VIH/SIDA

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INUSEV- RESPONSABLE CON EL MEDIO AMBIENTE. Antes de imprimir este documento piense bien si es necesario hacerlo, el árbol que servirá para hacer el papel tardará 7 años en crecer.

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Lectura 2.

EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Consideraciones generales ¿Qué es un proyecto?

Un proyecto se puede definir como “un plan coherente dirigido a cumplir con determinado objetivo, no rutinario, pues se ejecuta una sola vez, tiene duración finita y una fecha de terminación esperada.

El PMI (Project Management Institute), define a un proyecto como “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para generar un producto, servicio o resultado único”.

La naturaleza “temporal” de los proyectos indica un principio y un final definidos.

Para completar adecuadamente un proyecto, se requiere la aplicación de dos metodologías clave: a) El ciclo de vida del proyecto, dentro de cuyas fases se debe completar el trabajo estipulado. b) La metodología de gerencia de proyectos, o los procesos de gerencia de proyectos necesarios para su manejo, control y seguimiento.

Los proyectos y la dirección de proyectos se llevan a cabo en un ambiente más amplio que el proyecto mismo. Entender este contexto contribuye a asegurar que el trabajo se lleve a cabo de acuerdo con los objetivos planteados y se gestione de conformidad con las metodologías aceptadas.

El ciclo de vida de un proyecto Desde el punto de vista de la gerencia de proyectos, el ciclo de vida es “un conjunto de fases del proyecto, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, las cuales se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación”.

Mientras que cada proyecto tiene un inicio y final definidos, los entregables específicos y las actividades que se llevan a cabo entre éstos variarán ampliamente de acuerdo con el proyecto.

El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico involucrado.

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Los proyectos varían en tamaño y complejidad. Todos los proyectos, sin importar cuán grandes o pequeños, o cuán sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente estructura del ciclo de vida.

a) Inicio b) Organización y preparación c) Ejecución del trabajo d) Cierre Esta clasificación es comúnmente utilizada para la gerencia y control de los proyectos. A menudo se hace referencia a ella en las comunicaciones de alto nivel e informes de gestión.

La estructura genérica del ciclo de vida presenta generalmente las siguientes características: a) Los niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio del proyecto, alcanzan su punto máximo durante el desarrollo de los trabajos y luego caen rápidamente cuando el proyecto se acerca al cierre, según se puede ver en el siguiente gráfico:

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b) La influencia de los interesados o afectados por el proyecto, al igual que los riesgos y la incertidumbre, son mayores al inicio del proyecto. Sin embargo, estos factores disminuyen durante la vida del proyecto (ver gráfico siguiente).

c) La capacidad de influir en las características finales del producto del proyecto, sin afectar significativamente su costo, es más alta al inicio del proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia su conclusión.

Para llevar adelante un proyecto, se deben dar una serie de pasos, entre los cuales se destacan las siguientes fases o “estados básicos” aprobados y aceptados por los organismos multilaterales para su formulación: a) Pre inversión b) Inversión c) Operación

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Algunos autores incluyen una cuarta fase de monitoreo o evaluación, la cual se registra al final del proyecto. Sin embargo, en nuestro estudio haremos especial énfasis en las tres fases o estados mencionados arriba.

La Pre inversión Esta fase se inicia en el momento que nace la posibilidad de invertir en una actividad que aparenta ser atractiva.

Esta posibilidad debe ser estudiada, para lo cual se simula a través de los llamados estudios de pre inversión.

Dichos estudios conforman el expediente que se eleva a quienes tienen el poder de decidir si se ejecuta o no el proyecto.

En esta fase se desarrollan las tareas de diagnóstico, formulación, evaluación ex- ante y programación, asociadas al desarrollo de la idea del proyecto, el estudio del perfil, el análisis de pre factibilidad y el de factibilidad.

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Fases del Ciclo de Vida de un Proyecto (Fuente: Cohén, Ernesto y Martínez, Rodrigo: Manual de Formulación, Evaluación y Monitoreo de Proyectos Sociales”, CEPAL, Santiago de Chile, 2002)

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La pre inversión se divide en etapas con la finalidad de minimizar el costo de los estudios que cada una de ellas requiere. Al final de cada etapa se plantean tres opciones:

a) Abandonar, si la relación entre costos y objetivos es claramente insatisfactoria. b) Postergar, si el proyecto es atractivo pero no se cuenta con los recursos necesarios para llevarlo adelante. c) Continuar, cuando las relaciones son satisfactorias y se cuenta con los recursos.

A medida que se avanza en las etapas, se obtiene una información más cierta y precisa, lo cual disminuye de manera importante el riesgo de implantar un proyecto malo pero ocasiona un incremento de costos de los análisis. En el siguiente gráfico se puede apreciar cómo se desarrolla el proceso de adquisición de certidumbre y su relación con los costos de análisis.

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La Inversión Se inicia con el establecimiento de la organización formal que se encargará de llevar a cabo el proyecto, bien directamente o a través de servicios contratados de consultoría y construcción. En esta fase, el término proyecto tiene un carácter técnico-financiero y, en resumen, posee dos etapas: a) Diseño: comprende el desarrollo de los detalles de la ejecución (especificaciones de arquitectura e ingeniería). b) Ejecución: asignación de recursos e insumos previstos de acuerdo al cronograma elaborado en la programación.

La Operación La fase operacional comienza cuando por primera vez el bien o servicio sale al mercado. Generalmente esta fase de operación y producción es la que tiene mayor duración y corresponde al periodo en el que se espera que el proyecto genere los flujos de efectivo neto que permitan recuperar el capital invertido. En esta fase es conveniente distinguir dos etapas: a) Puesta en marcha (marcha blanca): formación de equipos de trabajo, compra de insumos y operación programada según los procesos previstos, con la finalidad de verificar su funcionamiento. b) Operación plena: proceso de producción en la escala y tiempos programados. Para efectos de su estudio, se asigna al proyecto una vida útil determinada, la cual puede ser, y por lo general lo es, menor a su periodo real de operación. En el proceso de simulación de la fase de inversión y operacional se asume la liquidación total de los activos del proyecto al final del periodo del análisis establecido.

Bibliografía: Richard Varela. Planificación y evaluación de Proyectos. (Planificación y Evaluación Detallada de Proyectos) Universidad Monteavila.

Project Management Institute, “A Guide to the Project Management Book of Knowledge (PMBok Guide)”, Cuarta edición, en español, 2009.

Cohén, Ernesto; Martínez, Rodrigo, “Formulación, Evaluación y Monitoreo de Proyectos Sociales”, Manual de la CEPAL (versión en Internet no sometida a revisión editorial), Santiago de Chile, 2002.

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