SIA OBSERVATORIO PASOS PARA LA CREACION DE CONTRATOS EN EL SIAOBSERVA
El sistema de información nos permite el registro de contratos de una entidad, asociándolos a un Plan Estratégico o un Plan de Gobierno. A continuación se relacionan los pasos a seguir para el registro de los Contratos en el Sistema de Información SIAObserva:
1. Ingresar por la opción del Menú Principal, “Contratación-Registro Contratos-Registrar Contratos”.
2. Se procede a ingresar contratos digitando los siguientes campos: “Numero o Código”, “Vigencia”, “Modalidad de Contratación” y “Tipo de Contratación” para luego presionar el botón “Buscar” con el cual se verifica si el contrato ya fue creado y de esa forma poder
continuar con el proceso, si el contrato no existe en la pantalla indicara el siguiente mensaje:
3. Se contin煤a con el registro de la informaci贸n del contrato, en su primera parte, relacionada con el contratista, como se muestra en la siguiente pantalla; en donde es posible buscar el contratista para verificar si existe o crearlo si es nuevo como contratista en el sistema.
De no existir el contratista se procede a crearlo con la informaci贸n que se muestra a continuaci贸n. Es recomendable hacer la b煤squeda tanto por documento como por nombre para garantizar la existencia o no.
Y se le indica “Agregar contratista� para que lo adicione a la base de datos de contratistas a nivel nacional. 4. Vincular el Rubro o los Rubros Presupuestales, para lo cual se selecciona el Plan de Gobierno y seleccionamos el Rubro presupuestal correspondiente de acuerdo al presupuesto Disponible; procedemos a Ingresar para dejarlo vinculado, como se muestra en las pantallas siguientes:
Es importante anotar que se puede vincular más de un Rubro a un mismo contrato para los casos en donde el monto del contrato es superior a un rubro en particular.
5. Teniendo en cuenta que todos los contratos deben estar reportados en el SECOP, se procede a ingresar la información de “fecha de Publicación” y la Dirección URL en donde se encuentra reportado el contrato en el SECOP; adicionalmente se ingresa la información relacionada con el objeto contractual y las fechas que intervienen en un contrato; como se muestran en la pantalla siguiente.
Finalmente se valida la información para verificar si presenta alguna inconsistencia; se presiona el botón de “Actualizar Contrato” para que de esta manera nos permita ingresar la información relacionada con Supervisores, Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal y Documentos de Legalidad entre otros, como se muestra en la siguiente pantalla.
6. En cada una de las etapas del contrato es necesario anexar los documentos que lo soportan, es por ello que se hace indispensable ir hasta el segmento de “Documentos de Legalidad Anexados” y proceder a su cargue teniendo en cuenta lo dispuesto en la matriz de legalidad parametrizada por el ente de control respectivo, para lo cual se debe indicar la opción de “Anexar Documentos” como se muestra en la siguiente pantalla.
7. Posteriormente muestra Anexar Documentos de Legalidad e indica la información del contrato al cual va anexar documentos; ingresar los datos “Etapa Contractual”, “Fase del Contrato”, “seleccione el documento”, luego “Examinar Documento” y ahí busaca el documento a anexar y le da click a abrir, inmediatamente el archivo se describe en la franja “Archivo”, luego escribe el nombre del Anexo y las Observaciones del Documento e insertar anexo.
8. En Documentos anexados puede observar la lista de ellos; luego le da click a contrato� y se despliega todo el contrato.
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