Cont@ttoSiav

NUMERO 1 - MAGGIO 2012

Magazine Siav di cultura digitale e dematerializzazione

Archivista e IT:

connubio vincente Firma biometrica:

Signa volant, scripta manent!

CONT@TTO Per promuovere innovazione, eccellenza e sfida della modernitĂ

NUMERO 1 - MAGGIO 2012

MAGAZINE SIAV DI CULTURA DIGITALE E DEMATERIALIZZAZIONE

SOMMARIO Normative Pubblicata, lo scorso Febbraio, la Circolare DigitPA 59/2011: via all’accreditamento per i Conservatori di Michela Aru

Archivistica Il Siav Training Program 2012

incontra la disciplina archivistica di Michela Aru

Case History Invio dell’impronta degli archivi informatici fiscalmente rilevanti: un breve resoconto della prima esperienza di Morgan Rizzolo

Attività/Iniziative Signa volant, scripta manent!

La firma grafometrica vola nelle applicazioni Siav di Dimitri Zanella

Vivere il mondo GED contemporaneo:

istruzioni per l’uso. di Siav - Innovation & Competence Center News e Memo

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Editoriale

Cont@ttoSiav

Per promuovere innovazione, eccellenza e sfida della modernità

di Alfieri Voltan

Sono particolarmente lieto di dare il mio contributo con l’editoriale del primo numero del magazine che io ho fortemente desiderato e spinto all’interno della nostra organizzazione.

Questo perché credo che la comunicazione sia un elemento importante per la diffusione sia delle buone idee che delle buone pratiche. In particolare verso coloro, come i Clienti della nostra Azienda e coloro che vi collaborano o sono comunque contigui al nostro mondo, alla nostra cultura applicativa ed alle nostre tecnologie, che possono apprezzare e trarre concreto vantaggio da queste comunicazioni.

Ma anche perché Siav, da anni, investe molto nella creazione e diffusione di una cultura della innovazione e della eccellenza negli ambiti in cui opera. Per questo ha creato una sua Fondazione, che diffonde cultura di innovazione, un sito di informazione normativa unico nel suo genere e grandemente apprezzato, il “Digit@LEX”, un Comitato Scientifico, una serie di eventi culturali anche tramite l’Associazione Amici dell’Accademia dei Lincei, oltre che concretamente operare per la salvaguardia e valorizzazione del patrimonio culturale del nostro Paese.

Cito alcuni brani tratti dall’opuscolo di introduzione alla Collana di Minigrafie “Tecnologia dei Processi Documentali” che la Fondazione Siav Academy da alcuni anni distribuisce gratuitamente alla classe dirigente dei più importanti operatori Pubblici e Privati in Italia, e che risulta, anche a distanza di anni, di stretta attualità: “Il nostro Paese si trova coinvolto in una spirale dalla quale è difficile intravvedere, al momento, concrete vie d’uscita. Diventa quindi un dovere etico per le Aziende e per coloro che le dirigono farsi carico anche della responsabilità di cercare e trovare gli opportuni spazi non solo per lo sviluppo della propria missione ma anche per dare un contributo civile e culturale a quell’inversione di tendenza necessaria a provocare il superamento della situazione di crisi” - ed inoltre “… ma anche per avviare un processo culturale per promuovere la sfida della modernità e di accettazione del cambiamento che l’introduzione delle tecnologie informatiche più innovative può consentire”.

Le informazioni che il magazine intende promuovere sono intese come dati, notizie o esperienze che costituiscano un arricchimento per il lettore. Potranno quindi essere approfondimenti su temi di settore, ad esempio case history o l’analisi di normative e principi archivistici. Potranno anche essere informazioni di utilità, come il suggerimento di best practice o di soluzioni - tecnologiche o metodologiche - a problemi comuni per gli operatori nel settore documentale. Ancora, potranno essere informazioni di servizio, magari relative a scadenze che coinvolgono le attività dei Clienti Siav o ad eventi a vario titolo significativi.

Il titolo cerca di esprimere anche una filosofia ed una metodologia, ed ecco spiegati i tre significati della testata Cont@ttoSiav: “punto di contatto”, costituito dal comune ambito di lavoro tra Siav ed i lettori; “rimanere in contatto”, ossia il desiderio che Siav esprime di mantenere un rapporto diretto con i propri clienti; “con – tatto”, come il modo in cui il magazine farà pubblicità all’azienda. Infine, la “@” inserita all’interno del nome rappresenta il mezzo di distribuzione che veicolerà la rivista, ossia la posta elettronica.

Mi auguro che questa iniziativa possa essere di valore e concreto aiuto non solo a quanti operano a vario titolo nel nostro settore, ma anche un elemento di spunto per quanti credono nel valore della cultura normativa, tecnologica ed applicativa per dare un concreto contributo allo sviluppo ed alla evoluzione del nostro Paese.

di Alfieri Voltan Presidente Siav

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Normativa

Pubblicata, lo scorso Febbraio, la Circolare

DigitPA 59/2011:

via all’accreditamento per i CONSERVATORI

di Michela Aru

Anche Siav si sta muovendo in direzione dell’accreditamento per le attività di conservazione dei documenti informatici. Lo scorso 8 Febbraio è stato pubblicato il documento tramite il quale DigitPA spiega secondo quali modalità presentare domanda: vediamo quali sono i dettagli forniti dalla circolare 59/2011 e qual è, in breve, l’iter da seguire per conquistare questo riconoscimento.

La qualifica di “conservatori accreditati” viene menzionata per la prima volta dall’articolo 44-bis introdotto nel Codice dell’Amministrazione Digitale (ossia il DLgs 85/2005) tramite il Decreto Legislativo numero 235 del 30 Dicembre 2010. Questo titolo è riservato a soggetti che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi; l’opportunità dell’accreditamento non è riservata solo ai conservatori privati, ma coinvolge anche le pubbliche amministrazioni. La certificazione corrisponde al riconoscimento dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, da parte del DigitPA.

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È la circolare DigitPA numero 59 del 29 Dicembre 2011 (G. U. n. 32 dell’8 Febbraio 2012) a fornire i dettagli circa i requisiti da dimostrare, le modalità di presentazione della domanda di accreditamento e la documentazione da allegare ad essa. Le regole emanate in proposito, come d’altra parte era già stato prospettato dal CAD, si conformano a quanto già previsto per gli enti accreditati a rilasciare certificati di firma digitale. Anche il conservatore, dunque, deve dimostrare l’affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere le attività previste dalla sua funzione. Deve avvalersi di personale dotato delle conoscenze e dell’esperienza specifiche per i servizi forniti, comprese competenze in ambito gestionale, nel settore della gestione documentale e nelle appropriate misure di sicurezza. Infine, il conservatore accreditato dovrà utilizzare sistemi affidabili e sicuri ed adottare ogni provvedimento necessario a garantire la riservatezza, l’autenticità, l’immodificabilità, l’integrità e la fruibilità dei documenti.

Ciascun requisito va documentato nel dettaglio tramite una serie di allegati da accompagnare alla domanda di accreditamento. In primo luogo, DigitPA prescrive la predisposizione di una documentazione che dimostri l’onorabilità degli organi direttivi e la solidità finanziaria: per l’accreditamento sono richiesti gli stessi requisiti di onorabilità stabiliti per i soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso gli istituti bancari, ed un capitale sociale minimo di 200.000 euro.

Tra la restante documentazione, una parte è volta ad attestare la conformazione dell’azienda: è il caso, ad esempio, dell’organigramma delle strutture organizzative coinvolte nell’attività di conservazione con il dettaglio delle componenti dedicate al processo di conservazione, il numero delle risorse impiegate, i profili professionali di tali risorse e la descrizione delle mansioni da essi svolte. Seguono poi una serie di documenti tecnici, quali il Manuale della Conservazione, alcune parti del Documento Programmatico della Sicurezza ed il registro cronologico dei diversi software in uso nelle eventuali differenti versioni.

A questo, vanno aggiunte due dichiarazioni: la prima afferma la disponibilità a consentire l’accesso di incaricati di DigitPA presso le strutture dedicate allo svolgimento del servizio di conservazione a fini di poter verifica, vigilanza e controllo. La seconda dichiarazione attesta l’impegno del conservatore a comunicare a DigitPA ogni eventuale variazione intervenuta, entro il ventesimo giorno, rispetto a quanto dichiarato all’atto della presentazione della domanda di accreditamento.

DigitPA richiede altresì che il conservatore dichiari la conformità delle proprie strutture e dei processi alle regole tecniche in materia di conservazione sostitutiva e agli standard da esse richiamati.

A proposito di questi ultimi, il primi parametri da tenere presenti sono quelli contenuti negli standard ETSI 101 533, versioni 1 e 2, che individuano i requisiti di sicurezza informatica che un fornitore di servizi di conservazione deve rispettare. ETSI è l’acronimo di European Telecommunications Standards Institute, un organismo internazionale responsabile della definizione ed emissione in Europa di modelli nel campo delle telecomunicazioni. Per quanto riguarda le regole tecniche, però, è necessario sottolineare che queste non sono ancora state pubblicate in gazzetta Ufficiale.

La domanda e la documentazione allegata devono essere predisposte in formato elettronico (o in copia per immagine dall’analogico) e sottoscritte almeno con firma elettronica qualificata dal legale rappresentante del conservatore.

L’incartamento virtuale dovrà pervenire ad un apposito indirizzo di posta elettronica certificata; per agevolare l’iter di accreditamento, DigitPA avvierà da subito l’istruttoria per la valutazione le pratiche; le domande saranno poi congelate e, al momento della pubblicazione delle regole tecniche, potranno essere integrate, valutate e portare all’effettivo accreditamento.

Oltre al conferimento del titolo, l’accreditamento comporterà l’iscrizione ad un apposito elenco pubblico, tenuto e reso consultabile per via telematica dallo stesso DigitPA. Siav vuole figurare tra le prime aziende che riceveranno l’accreditamento per i servizi di conservazione dei documenti elettronici; la preparazione delle pratiche è in fase di ultimazione, e la domanda verrà presto inoltrata. Questa occasione ha costituito un’ottima opportunità per verificare e migliorare i propri processi di conservazione. In particolare, il confronto con gli standard europei è stato di fondamentale importanza per mettere in luce e risolvere alcune criticità relative alla sicurezza ed all’affidabilità nel trattamento delle informazioni.

Il desiderio di Siav è duplice: da un lato, poter dare ai propri clienti la sicurezza di usufruire del migliore servizio disponibile sul mercato, grazie alla certificazione dei più alti requisiti di qualità e sicurezza. Dall’altro, quello di ottenere un riconoscimento per il lavoro che, già da tempo, viene messo in pratica sul campo con grande impegno.

Come è stato in altre occasioni, l’esperienza di Siav e delle altre aziende precorritrici dell’accreditamento potrà essere a disposizione della stessa DigitPA per una mutua collaborazione, nell’ottica di un miglioramento continuo delle normative sulla conservazione e degli standard a ciò collegati.

In definitiva, al momento i conservatori possono presentare la domanda per intraprendere il percorso di accreditamento; tale percorso, tuttavia, potrà essere perfezionato a tutti gli effetti solo a seguito della pubblicazione delle regole tecniche relative al sistema di conservazione previste dall’articolo 43 (e quindi articolo 71) del CAD.

NUMERO 1 - MAGGIO 2012

Michela Aru

Laurea e Dottorato di Ricerca in discipline umanistiche, ha conseguito il Master in Formazione, gestione e conservazione di Archivi Digitali in ambito pubblico e privato presso l’Ateneo di Macerata.

Direttore di tale Master è il Prof. Stefano Pigliapoco, docente di Informatica Documentale & Multimediale e personalità di riferimento in questo ambito. Archivistica, comunicazione digitale, dematerializzazione amministrativa e reengineering dei processi sono tra le principali materie ed abilità professionali oggetto del di studio. La sua esperienza in Siav si è concentrata principalmente sull’adeguamento di prodotti e processi alla normativa, su tematiche di Conservazione Sostitutiva e sull’attività di training.

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Archivistica

Il Siav Training Program 2012

incontra la disciplina

Archivistica

di Michela Aru

Tra le novità dell’edizione 2012 del Siav Training Program è compresa l’organizzazione di un ciclo di incontri intitolati a Normative e Linee guida.

Il tema che inaugura sia questa categoria di corsi che il Training Program stesso si concentra sull’archivistica, nome che spesso evoca scenari più accademici che aziendali. Contrariamente a questa immagine, disciplina archivistica e tecnologie dell’informazione possono collaborare per trovare soluzioni efficaci a problemi di entrambe.

Il primo corso che il Siav Training Program 2012 organizza relativamente al ciclo“Normative e linee guida” si intitola Fondamenti di Archivistica Contemporanea.

Il corso si divide in due blocchi di tre giornate, caratterizzate da un livello progressivo di approfondimento, e tratta alcuni degli elementi cardine della disciplina archivistica.

Perché un’azienda IT, costantemente impegnata con le urgenze pratiche dettate dal proprio business, dovrebbe dedicare tempo ed energie ad un corso sulle teorie dell’archivistica?

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Per la natura stessa del suo oggetto principe, cioè l’archivio, l’archivistica è una scienza piuttosto articolata.

Secondo un modello consolidato e caro ad una certa tradizione, essa è un’ancella della storia, poiché si prende cura delle fonti su cui basare la ricerca storica; ma in quanto studio che si occupa di archivi in formazione, essa è al tempo stesso una disciplina di gestione dell’informazione, di records management. Ecco spiegato, dunque, perché l’archivistica può dare il proprio contributo a chi si occupa di gestione documentale ed offrire delle linee guida per la predisposizione dei sistemi informativi.

L’utilità applicativa di questi principi non si riscontra solo in ambiti molto formalizzati come, ad esempio, nella gestione documentale delle Pubbliche Amministrazioni. Anche nel privato si eseguono quotidianamente registrazione, classificazione, e fascicolazione, elementi cardine della dottrina archivistica: se formalmente questo avviene secondo modalità non rigidamente regolamentate, nondimeno il comprendere quali siano gli obiettivi da ricercare tramite quelle operazioni costituisce un requisito fondamentale affinché esse risultino efficaci. Il registrare consiste nell’attribuire ai dati uno specifico contrassegno, e la sua finalità è di non perdere le informazioni, di identificare i documenti in maniera univoca e di assicurarne il reperimento. La classificazione corrisponde all’organizzare i documenti sulla base delle funzioni dell’ente, in modo che l’archivio ne rispecchi la struttura, che i documenti si sedimentino in maniera ordinata e, dunque, che la ricerca delle informazioni risulti il più semplice e veloce possibile. Fascicolare, poi, permette di non perdere il cosiddetto “vincolo archivistico”, ossia il legame naturale che collega un documento ad altri, evidenziandone le relazioni, nell’ambito di uno stesso affare. Anche in considerazione del solo records management, inteso come tutto ciò che è finalizzato alla produzione, ricezione, tenuta, uso e destinazione dei documenti di un’organizzazione, queste nozioni non possono che apparire di basilare importanza.

Il rapporto tra archivistica, archivi e tecnologie dell’informazione e della comunicazione è legato ai problemi che concretamente emergono sul fronte documentario contemporaneo. La diffusione dell’informatica nei meccanismi di produzione e gestione dei documenti ha innescato molteplici trasformazioni: esse interessano fattori di ordine sia tecnico, legati all’evoluzione degli strumenti, dei supporti e dei sistemi di comunicazione, sia organizzativo, giacché non è sempre possibile adattare i vecchi processi alle nuove strutture. Non è da dimenticare, poi, che la gestione del cambiamento coinvolge anche elementi di natura culturale, richiedendo un’apertura alla nuova mentalità e la disponibilità a modificare attitudini e metodologie. Ancora oggi, nonostante gli enormi progressi, diversi archivi sperimentano una condizione di transitorietà, che gli esempi ibridi rappresentano in maniera chiara. Similmente, una certa transitorietà si sperimenta altresì a livello normativo: anche se molta strada è stata già percorsa, le direttive sono in costante perfezionamento e si trovano distribuite in fonti varie sia per numero che per dignità. La non sempre semplice applicabilità delle leggi, inoltre, aumenta progressivamente allontanandosi dall’ambito della Pubblica Amministrazione e dell’archivistica propriamente detta.

Su questo sfondo, chi si trova ad intervenire sull’archivio deve necessariamente adottare un approccio trasversale sulla base di diversi elementi. Innanzitutto, relativamente al tempo: le scansioni

temporali canonicamente applicate alla vita dei fondi archivistici, per quanto rimangano concettualmente valide, oggi non sono da sole funzionali all’attuale prospettiva. Mai come ora, il responsabile della gestione documentale deve intervenire ad organizzare l’informazione nel momento in cui essa viene acquisita ed orientarsi, più che ad interventi ex post, ad un intervento preventivo di organizzazione. Nel ripensare le fasi che un archivio attraversa, dunque, si dovrà aggiungere a quella attiva (di archivio corrente), semi-attiva (di archivio di deposito) e di conservazione permanente (di archivio storico) una fase di concezione, precedente a tutte le altre, che si occupi della progettazione e della definizione dei requisiti essenziali per la successiva gestione. Inoltre, per le esigenze che il documento informatico porta con sé, soprattutto in termini di conservazione, nella fase di progettazione ed in quella corrente devono essere dispiegate operazioni che nel contesto analogico venivano a valle del processo di sedimentazione dell’archivio. In realtà, ci si avvicina sempre più al concetto di records continuum, cioè la constante convivenza di attività tipiche di ciascuna fase in ogni momento di vita del documento.

Assieme alle periodizzazioni canoniche, tendono a venir meno anche le distinzioni nelle competenze richieste agli operatori.

Da un lato non si lavora più solo sull’archivio corrente, su quello di deposito o su quello storico in maniera del tutto separata; dall’altro, è necessario sviluppare una certa capacità d’integrazione tra le diverse specificità professionali, ad esempio quella amministrativa, tecnologica, informatica e archivistica. Emerge, insomma, l’esigenza di valutare globalmente le attività connesse alla gestione dei documenti. Più che di “archivio”, potremmo dunque parlare di “sistema-archivio”: questo incarna una visione complessiva, di natura culturale, logica e gestionale prima che fisica, dei sistemi di gestione documentale, dei procedimenti, dei flussi e delle modalità operative.

Appare in maniera piuttosto evidente con quale complessità debba fare i conti chiunque si occupi oggi di gestione documentale: per trovare soluzioni efficaci ai problemi che emergono sul fronte documentario contemporaneo è essenziale sfruttare ogni contributo, ivi comprese la guida e le preziose indicazioni della disciplina archivistica.

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Case History

Invio dell’impronta degli archivi informatici fiscalmente rilevanti: un breve resoconto della prima esperienza

di Morgan Rizzolo

Lo scorso 31 Gennaio i clienti Siav hanno portato a termine il primo invio dell’impronta relativa ai propri archivi sostitutivi di documenti fiscalmente rilevanti. Il percorso per la preparazione delle comunicazioni non è stato privo di ostacoli da superare, ma l’esperienza si è conclusa con un bilancio senz’altro positivo: tutti i clienti hanno inviato con successo l’impronta entro la prima scadenza prevista dall’agenzia, e non è stato quindi necessario beneficiare della proroga concessa successivamente. Ecco la descrizione di alcuni dettagli ed esempi specifici a riguardo.

Già il Decreto Ministeriale del 23 Gennaio 2004 prevedeva che i contribuenti provvedessero a trasmettere l’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione sostitutiva alle competenti Agenzie fiscali. I dettagli circa le modalità di formazione e invio dei dati sono arrivati, però, solo il 25 Ottobre del 2010 con il Provvedimento Attuativo 2010/143663: la spedizione della “super-impronta” sarebbe dovuta avvenire entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi, vale a dire entro il 31 Gennaio 2012 per le dichiarazioni relative al 2010 presentate entro il 30 Settembre 2011. La norma era retroattiva, rendendo necessario gestire e calcolare anche le impronte degli archivi relativi agli esercizi precedenti. Pertanto, anche Siav si è attrezzata per offrire supporto ai propri clienti durante questa nuova “avventura fiscal-comunicativa”.

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L’interpretazione del Provvedimento Attuativo non è stata immediata. Varie fonti annunciavano l’uscita, a stretto giro, di una Circolare esplicativa a chiarimento dei profili applicativi della norma in oggetto e che avrebbe fornito delle risposte ai quesiti posti dagli operatori: tale Circolare è uscita soltanto il 29 Febbraio, termine ultimo per la presentazione delle comunicazioni (dopo la proroga del 31 Gennaio scorso).

Una prima questione da chiarire è stata proprio relativa alla scadenza dei termini per l’invio della comunicazione all’Agenzia delle Entrate. In primo luogo, infatti, il termine del 31 Gennaio risultava valido nei casi in cui l’esercizio fiscale del contribuente coincidesse con l’anno solare. Non per tutte le aziende, però, vigeva tale corrispondenza; il ragionamento, dunque, doveva essere declinato secondo le caratteristiche di ogni caso specifico, conteggiando i quattro mesi dalla presentazione delle dichiarazioni. Questo particolare non si è rivelato chiaro per tutti i clienti, almeno inizialmente.

Questa operazione ha richiesto un’attenzione ed un tempo variabili, ma comunque significativi, anche nei casi più lineari; dove però queste ultime richiedevano un livello di dettaglio differente rispetto a quello assunto al momento della messa in conservazione, ad attenzione e tempo si sono aggiunte le difficoltà. Prendiamo il caso delle fatture attive: il provvedimento ne chiede i totali, sulla base dell’anno fiscale, suddivisi tra fatture emesse, note variazione aumento e note variazione diminuzione. Per diverse aziende, ad esempio, la distinzione tra fatture emesse e note di debito non ha un vero significato, motivo per cui essa non è stata prevista nell’organizzare i documenti all’interno dei supporti di conservazione. Non è stato semplice operare lo scorporo delle tre tipologie: in alcuni contesti si è scelto di lasciare una o due delle categorie vuote, e di registrare tutto come fatture attive; in altri, abbiamo avuto la possibilità di avviare una query sul gestionale del cliente per permettere l’identificazione differenziata dei documenti.

Un’altra difficoltà legata alle tempistiche si è verificata nel caso di aziende incorporate da altre. Oltre che sul calcolo dei termini per la comunicazione, un margine di incertezza si è verificato circa l’individuazione del soggetto incaricato di effettuare l’invio e le modalità di calcolo dell’impronta: chi deve provvedere alla trasmissione dell’impronta per il periodo precedente la fusione dell’incorporata? E, nel caso questa operazione fosse affidata all’incorporante, quest’ultimo deve considerarsi come intermediario (con le conseguenti domande circa la presenza dei necessari requisiti) oppure come titolare della contabilità? Dopo un’analisi interpretativa delle fonti a disposizione, la soluzione adottata è stata quella di affidare all’azienda incorporante il compito di eseguire la dichiarazione dell’incorporata solo relativamente al periodo precedente alla fusione e di spedire l’impronta per essa in qualità di intermediario.

Ma il problema principe è stato senza dubbio rilevato durante la mappatura dei documenti: evidente in special modo nei casi di predisposizione dello storico, questa difficoltà ha però coinvolto la preparazione di ciascuna comunicazione in maniera pressoché generalizzata. Diversi clienti hanno iniziato a mettere i propri documenti in conservazione sostitutiva ben prima delle istruzioni fornite agli sgoccioli del 2010; i criteri di archiviazione e di raggruppamento delle tipologie documentali, dunque, non in tutti i casi risultavano corrispondere a quelli richiesti dall’Agenzia delle Entrate nel provvedimento attuativo.

A fronte di numerose segnalazioni ricevute da altre aziende, che sottolineavano difficoltà nel rispettare il termine, l’Agenzia ha poi prorogato al 1 marzo il termine per la comunicazione; è sicuramente da evidenziare che per Siav non è stato necessario beneficiare delle proroga. Nonostante gli ostacoli sopra descritti, Siav ha infatti accompagnato tutti i propri clienti all’invio delle impronte dei propri archivi fiscali entro il 31 Gennaio 2012 senza alcun ritardo per nessun cliente DMO; ciò è stato possibile anche grazie ad un efficiente lavoro di squadra tra sviluppo, personale DMO e personale delivery. Nel complesso, il bilancio di questa esperienza può considerarsi positivo. In primo luogo, ad ogni difficoltà dei nostri clienti siamo riusciti a far corrispondere una soluzione, della cui efficacia siamo fiduciosi. In secondo luogo, al di là dell’assolvimento di un obbligo normativo, il percorso per la preparazione delle comunicazioni ha comportato dei vantaggi collaterali. È stato un’utile occasione per chiarire ulteriori elementi relativi al mondo degli archivi digitali, arricchendo così di una nuova tessera il complesso mosaico della conservazione sostitutiva; ha portato alla puntualizzazione delle responsabilità a carico di Siav e dei clienti e, non da ultimo, ha offerto l’opportunità di un accurato controllo sulla leggibilità dei supporti nonché di una ulteriore quadratura tra i dati presenti nel sistemi contabili dei clienti ed i rispettivi supporti sostitutivi.

Le tipologie documentali, secondo la nomenclatura specifica utilizzata da ciascun contribuente, rappresentate nell’archivio del cliente oggetto della dichiarazione dovevano essere ricondotte alle 85 categorie individuate dall’Agenzia delle Entrate.

NUMERO 1 - MAGGIO 2012

Morgan Rizzolo

Dopo la laurea in Scienze Statistiche ed alcuni anni di training in altre aziende, viene assunto in Siav e incaricato di seguire le attività legate al trattamento dei flussi documentali della divisione Document Management Outsourcing (DMO). La sua esperienza si trasferisce in seguito al dipartimento Technical & Software, dove opera attualmente. Prosegue la collaborazione con il DMO, in special modo supportando il centro nelle operazioni riguardanti il processo di conservazione sostitutiva, nella redazione della documentazione tecnica e nelle comunicazioni con i clienti; svolge altresì attività di consulenza e funge da punto di contatto tra l’unità Professional Services di Siav ed i clienti che usufruiscono dei servizi in outsourcing.

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Signa Volant, scripta Manent!

Normative

La firma grafometrica vola nelle applicazioni SIAV, conservando il valore legale dei documenti digitali

di Dimitri Zanella

La firma grafometrica è una particolare tipologia di firma elettronica avanzata che unisce al valore di questa sottoscrizione informatica la comodità di agire come se si stesse operando su un comune foglio di carta. Anche nelle applicazioni Siav, si aggiunge così un’ulteriore strumento di semplificazione tecnologica che rende ancora più efficiente ed efficace la gestione del documento digitale. Vediamo, per brevi cenni, di cosa si tratta e quali sono le prime considerazioni a riguardo.

La diffusione delle tavolette elettroniche, i cosiddetti tablet, ha raggiunto un livello così elevato da divenire un bene di largo consumo.

Questi oggetti uniscono le funzionalità dei personal computer alla semplicità d’uso dei telefoni cellulari, colmando il digital divide che rende inaccessibili i servizi informatici ad una parte della popolazione. Tra le applicazioni più innovative che possiamo oggi caricare su un tablet è la firma grafometrica.

firme elettroniche non vincolate all’emissione da parte di una Certification Authority. In altri paesi, infatti, l’utilizzo di firme di questo tipo sono da tempo riconosciute e diffuse. Basti pensare alle password dispositive utilizzate nel servizio di internet banking o i servizi di e-commerce per l’acquisto di beni o servizi. La firma grafometrica è della medesima tipologia ma presenta alcune caratteristiche che la rendono unica rispetto alle altre tipologie di firme elettroniche.

Firma grafometrica: cos’è e perché

La firma grafometrica è basata sulle cinque caratteristiche comportamentali del titolare (ritmo, pressione, velocità, movimento e tratto) che firma con uno stilo elettronico su un tablet ad alta sensibilità. Adeguatamente connessa ad un sistema documentale può divenire una firma elettronica avanzata e se utilizzata “a sportello” (riconoscimento de visu) soddisfa anche i requisiti di sicurezza richiesti per la legale sottoscrizione.

La firma grafometrica è un particolare tipo di firma biometrica e rientra nella categoria delle “firme elettroniche avanzate”. Questo tipo di firma è stato introdotto nel quadro normativo italiano dal DLsg 235/2010 che rivede il DLgs 82/2005 noto come “Codice dell’amministrazione digitale”. Tale aggiunta viene attuata per allineamento al quadro normativo europeo che prevede l’utilizzo di

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I cinque fattori rilevati nella firma grafometrica In molti prodotti di mercato viene reso disponibile uno strumento di tipo forense per l’analisi grafologica della sottoscrizione, riconosciuto anche in caso di contestazione. In conclusione, grazie alla “sottoscrizione digitale” tramite firma grafometrica, è possibile avviare un processo di dematerializzazione che eviterà la produzione degli originali cartacei e che convertirà gli archivi documentali in archivi digitali.

Firma elettronica avanzata vs firma digitale Quando si cerca di contestualizzare, è normale porsi una domanda: “Per questo processo è più opportuno utilizzare una firma digitale o una firma elettronica avanzata?” Non esiste una risposta univoca a questo quesito. Certamente è opportuno sapere che esistono diverse soluzioni in cui è opportuno applicare la firma elettronica, altre in cui è necessaria la firma digitale ed altre ancora in cui è possibile utilizzare entrambe.

Ruolo chiave è ricoperto dall’attività di consulenza, che dovrà soddisfare gli ambiti legali, le implicazioni organizzative e gli elementi tecnologici più opportuni per quello specifico processo. SIAV è in grado di realizzare soluzioni che possano soddisfare questi requisiti, produce software per la gestione dei documenti e si avvale di propri consulenti per la redazione dei processi organizzativi e nella definizione di procedure aderenti agli ambiti legali interessati.

Applicazioni Le applicazioni che SIAV ha individuato sul mercato sono eterogenee e sono adottabili sia in ambito privato che pubblico. In particolare la soluzione è adatta a tutte le realtà che prevedono la raccolta o l’apposizione di firma autografa, come ad esempio: • Contrattualistica • Richieste d’acquisto • Ordini / Purchase order • Libro firme • Supply chain e logistica • Richieste allo sportello • Accettazione medica • Check-in alberghiera • Servizi CAF

Ciò significa che uno stesso set di informazioni può attraversare diverse tipologie di rappresentazione nell’arco del suo percorso amministrativo: il contenuto di un documento potrebbe ad esempio nascere come spool di stampa, essere in un secondo momento trasformato in PDF, ed arricchirsi infine di una firma digitale e magari di una marca temporale. Le proposte di Siav non si fermano dunque al fornire un tablet per la sottoscrizione grafometrica: le soluzioni offerte hanno un campo di applicazione molto più ampio, e seguono le informazioni nelle loro diverse trasformazioni.

Nel decidere quale sia il più opportuno processo da implementare nel contesto del caso, sono diversi gli elementi da includere nella valutazione; tuttavia, è in particolare su due aspetti che andrebbe focalizzata l’attenzione. Il principale è senza dubbio il fattore di rischio: la scelta di sottoscrivere grafometricamente determinati documenti, soprattutto laddove sono maggiori le carenze normative, deve necessariamente dipendere da una stima di eventuali sanzioni o problemi ad essa conseguenti. Appare chiaro come i rischi sottesi da un vizio nella dematerializzazione di un contratto assicurativo o bancario siano maggiormente determinanti rispetto a quelli relativi ad una generica ricevuta di pagamento. In secondo luogo, la valutazione di un processo dovrebbe necessariamente considerare il documento calato nel suo intero ciclo di vita, partendo dalla sua nascita per arrivare fino alla sua preservazione tramite conservazione sostitutiva. La modularità garantita dalla piattaforma Siav permette di seguire documenti ed informazioni durante la gestione di ogni operazione d’archivio, con costante attenzione al rispetto dei principi normativi, ai meccanismi di cooperazione applicativa e al mantenimento del valore legale dei documenti. Le opportunità attualmente offerte dal mercato per la firma grafometrica sono molte; ciò che però contraddistingue un progetto di alta qualità è la cura per l’intero contesto di esecuzione. Questo è il plusvalore di Siav: una ventennale esperienza nel campo della gestione elettronica dei documenti a servizio di ogni aspetto, sostanziale e di corredo, legato alle soluzioni più innovative.

Implicazioni e retroscena Quando si affrontano progetti di dematerializzazione come quelli sopra citati, è importante tenere in considerazione che il documento prescinde la sua forma.

NUMERO 1 - MAGGIO 2012

Dimitri Zanella

Di formazione tecnico-informatica, durante i dieci anni di esperienza nel settore della gestione documentale ha maturato un’approfondita conoscenza del mercato privato, del quale si occupa attualmente e che lo ha portato a diversi successi quali il progetto per il Centro Leasing del gruppo Intesa San Paolo. La sua competenza spazia, però, anche all’ambito della pubblica amministrazione locale e sanitario; fra gli altri, ha promosso e seguito il progetto per l’introduzione del sistema documentale informatico presso l’Università di Milano “Bicocca” e il sistema di Protocollo Informatico e procedimenti per l’ASL di Brescia. È specializzato nella gestione di progetti ad alta complessità, in special modo relativi alla gestione degli archivi correnti, dei cicli fiscali e della conservazione sostitutiva.

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Attività/Iniziative

Vivere il mondo GED contemporaneo: istruzioni per l’uso.

IL TRAINING PROGRAM di Siav per il 2012 di Siav Innovation & Competence Center

Prende il via, durante la seconda settimana di Aprile, il Siav Training Program 2012, l’erogazione di corsi e percorsi che la nostra azienda propone a clienti, partner ed interessati del settore.

L’edizione di quest’anno si distingue dalle precedenti per un’offerta ancora più ampia e diversificata: l’obiettivo è di restare al passo, assieme ai nostri clienti e partner, con un mercato ed un ambito lavorativo sempre più esigenti. L’articolo presenta il progetto formativo e alcune delle sue principali caratteristiche.

Non serve dilungarsi nel sottolineare che la conoscenza è, oggi più che mai, uno strumento del quale non possiamo fare a meno: solo un buon bagaglio di competenze può fornirci le giuste armi per sfruttare al meglio le situazioni del momento e raggiungere così gli obiettivi di efficacia, efficienza e competitività in ogni ambito. Questo vale a maggior ragione per il campo dell’informazione e della comunicazione, che è in continua e rapida evoluzione: tenersi in costante aggiornamento è una necessità assoluta per le aziende IT, e costituisce un requisito imprescindibile per imporre le proprie professionalità sul mercato.

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È per questi motivi che Siav ha ormai da tempo riconosciuto un ruolo strategico alla formazione, alla compartecipazione di studi ed esperienze che possano costituire ciò che, un po’ ambiziosamente, nel titolo abbiamo chiamato “istruzioni per l’uso” del mondo GED contemporaneo. Altrettanto ambiziosamente, Siav è convinta che la preparazione debba andare oltre la competenza relativa all’utilizzo dei propri software. Come fosse un mosaico variegato, essa va costruita spaziando da questioni tecniche ad argomenti di corredo, in modo da fornire informazioni non solo sulle questioni centrali, ma anche sul contesto generale. Ma l’idea Siav di formazione non si esaurisce nel semplice trasferimento di informazioni; si identifica, piuttosto, in un’esperienza articolata che intreccia nozioni, pratica ed applicazione sul campo. Ed è proprio mirando a questo concetto che, anche per l’anno 2012, Siav ha attivato un servizio di formazione specifico per fornire competenze di carattere teorico, tecnico, funzionale e normativo: questo permetterà, a chi parteciperà ai corsi, di padroneggiare il know how ideale per navigare agevolmente nel mare delle soluzioni di gestione e preservazione degli archivi informatici, nonché nell’attuale contesto giuridico, finanziario e di mercato.

Il nuovo programma di formazione coinvolge esperti del settore, membri del comitato scientifico di Siav Academy e personale tecnico altamente qualificato. L’offerta prevede una serie molto ricca di corsi, alcuni dei quali verranno erogati on demand e altri, invece, secondo un calendario distribuito nei mesi tra Aprile e Novembre. I contenuti si concentrano principalmente attorno a tre aree tematiche: normativa e linee guida, preparazione all’utilizzo dei prodotti Siav per utenti e formazione tecnica sui software Siav.

L’obiettivo della prima area tematica è quello di fornire una mappa per orientarsi nella realtà poliedrica della gestione documentale e nelle sue sfaccettature più significative. In primo luogo, la normativa italiana: con il fondamentale contributo del DigitPA, negli ultimi anni essa ha fornito una grande spinta all’utilizzo delle tecnologie digitali. Le opportunità sono sicuramente preziose, giacché consentono di aumentare l’efficienza complessiva

dell’organizzazione, abbattendo i costi legati al documento cartaceo; vanno però affrontate con il giusto grado di competenza per non rivelarsi un boomerang pericoloso. Accanto alla conoscenza della normativa, un prezioso strumento di orientamento è costituito dalle linee guida: tra queste rientrano argomenti di corredo ed approfondimenti che possono contribuire ad elevare il grado di competenza sul modo più vantaggioso di gestire un archivio, sia esso digitalizzato o digitale. La scienza archivistica, ad esempio, offre numerosi spunti di riflessione e suggerimenti che, con un’adeguata comprensione, possono essere riportati nella pratica quotidiana con evidenti benefici.

I corsi rivolti agli utenti dei prodotti Siav mirano ad una duplice finalità: da un lato, spiegare come soddisfare le proprie esigenze tramite gli strumenti Siav; dall’altro, illustrare quali sono le ulteriori potenzialità offerte dagli strumenti stessi. Le soluzioni Siav nascono per semplificare, velocizzare e rendere più efficaci le attività lavorative quotidiane; questo, però può verificarsi solo se chi le utilizza impara ad impiegarne le risorse nel modo corretto.

In aggiunta, spesso i software vengono arricchiti da funzionalità avanzate o da nuovi strumenti applicativi sui quali è utile aggiornare gli utenti. Le tematiche trattate in questi corsi partono dalle modalità d’uso dei prodotti Siav per poi concentrarsi anche su best practice e suggerimenti metodologici.

Per quanto riguarda la formazione tecnica, invece, essa si rivolge in special modo al personale informatico dei clienti. I contenuti di questi corsi, che più di tutti integrano una forte componente applicativa e di simulazione, puntano a fornire le competenze necessarie per poter installare, configurare e mantenere le soluzioni tecnologiche Siav in maniera indipendente. Il livello di approfondimento dei corsi tecnici sui software Siav è inoltre studiato per preparare Tecnici e Solution Partner alla certificazione Siav: questi potranno effettuare il delivery dei progetti di gestione documentale e/o di gestione dei processi basati sui prodotti della piattaforma Siav in totale indipendenza, con particolari vantaggi per sé e per i propri mercati.

Il Training Program 2012 è, in definitiva, un disegno nel quale Siav crede e nella cui pianificazione ha investito grandi energie e risorse. Un aiuto ed una continua fonte di ispirazione arriva dal dialogo aperto tra l’azienda e studiosi autorevoli come quelli che collaborano con la fondazione Siav Academy. Ma l’arricchimento più grande e costante è ottenuto senza dubbio nel quotidiano, attraverso l’interscambio con i clienti ed il confronto con il lavoro sul campo. È questa varietà di stimoli che porta alle caratteristiche distintive dell’offerta formativa Siav: l’attualità degli argomenti trattati, la qualità dei contenuti e la profonda sinergia con i prodotti ed i servizi che Siav stessa offre. Tutti i dettagli circa i percorsi formativi, il programma dei singoli corsi e le modalità di iscrizione sono disponibili presso il nostro sito internet: visitate www.siav.it .

NUMERO 1 - MAGGIO 2012

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News e Memo • On line il nuovo Sito Corporate di Siav Siav è online con una nuova versione del proprio sito web completamente rinnovata nella grafica e nei contenuti. Il nuovo sito si ispira al dinamismo dell’azienda per incontrare l’interesse e le esigenze di clienti e prospect e fornire in modo più semplice e immediato informazioni e servizi. www.siav.it.

• Progetto Open-DAI È partito il progetto europeo Open-DAI, Opening Data Architecture and Infrastructures of European Public Administrations, il cui primo incontro si è tenuto a Torino il 23 e 24 Febbraio scorsi. Il progetto durerà 32 mesi, ed ha l’obiettivo di realizzare una piattaforma attraverso cui rendere disponibili, in modalità cloud computing, i dati di diversi database pubblici: questo agevolerà l’accesso degli utenti ai dati e ne favorirà l’utilizzo nella creazione di applicazioni e nuovi servizi a valore aggiunto.

• Accordo SI!GED Siav per la Conservazione a Norma Grazie all’accordo con SI!GED, network di Commercialisti, Avvocati e Notai specializzato nella dematerializzazione dei documenti, Siav offre il nuovo servizio di Conservazione a Norma in full outsourcing che garantisce totale affidabilità, costi certi e piena conformità alle direttive dell’Agenzia delle Entrate.

• Comunicazione obbligatoria degli indirizzi di PEC Lo scorso 10 Febbraio è entrato in vigore il DLgs 5/2012, che proroga il termine per le imprese costituite in forma societaria di indicare il proprio indirizzo PEC al registro delle imprese. Chi non avesse ancora provveduto o non si fosse ancora dotato di posta elettronica certificata, lo faccia dunque entro il 30 Giugno 2012: la PEC è uno strumento importante, perché ha valore legale e rende i messaggi opponibili a terzi.

• Siav tra i 69 protagonisti del documento digitale Siav è stata inclusa nella classifica internazionale delle 69 aziende che si sono distinte per il significativo contributo nell’affermazione del documento digitale accanto a nomi quali Adobe, InfoCert, e IDM. La classifica è stata stilata dalla rivista Office Automation, mensile di Soiel International con 30 anni di storia alle spalle, specializzato nell’ICT e promotore di diversi eventi in tema di tecnologie e nuove applicazioni, include.

• Avete programmato il passaggio ad Archiflow 2012?

In Giugno verrà rilasciata la nuova versione, più potente ed affidabile, di Archiflow: pianificate da subito l’aggiornamento del vostro impianto alla versione 2012 presso il vostro Partner di riferimento o presso la nostra Segreteria Commerciale (email: archiflow2012@siav.it)

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