[SIRDOC’2015 (VER
24 de febrero de 2015
Planteamientos Iniciales (V.1.0)
A n t e c e d e nt e s y S i t u a c i ó n A ct u a l SIRDOC El “SISTEMA DE INFORMACION Y RECUPERACION DOCUMENTAL” (SIRDOC), desarrollado por las CCyL, e instalado y en uso en sus sistemas desde hace casi 30 años, es un completo y eficaz medio para publicar los Documentos Públicos de Tramitación Parlamentaria (BOCCL y Diarios) y de consulta sobre dicha tramitación. Las Colecciones Documentales en la que se basan son un Completo conjunto de Textos y Referencias de dichas publicaciones, que contemplan todas las legislaturas y que es continuamente revisado para mantener su total fiabilidad y exactitud. Este sistema cumple a la perfección con las misiones para las que fue desarrollado y da respuesta a muchas peticiones y necesidades de los usuarios en lo referente al trabajo parlamentario, constituyendo en este momento, prácticamente, la UNICA forma de Búsqueda, Consulta y Visualización de la documentación parlamentaria. Sus Problemas y Necesidades A pesar de su correcto funcionamiento y dar un servicio excelente se plantean varios problemas y necesidades que es necesario enfrentar:
La ultima actualización importante del sistema se realizo hace 10 años, en la actualidad muchos de los aspectos del sistema están obsoletos, son poco adecuados al entorno tecnológico en el que se encuadran y no permiten modificaciones y adaptaciones. El contexto de utilización de este, y otros sistemas, ha cambiado de forma importante: Uso de Dispositivos de Movilidad, Usuarios formados y con requerimientos concretos y muy orientados a sus actividades, planteamientos de información publica mas abiertos (Transparencia) y necesidades tecnológicas distintas a las planteadas hace 10 años. Los actuales requerimientos de Eficiencia de la administración obligan a la mejor y mas amplia utilización de los recursos en los que se han realizado fuertes inversiones. Desde todos los ámbitos se requiere que los sistemas de información sean más abiertos, amigables, accesibles y llegan a todos los potenciales usuarios e forma cómoda y útil.
Que determinen la necesidad de plantearse una total Revisión y readaptación de los sistemas y al desarrollo (evolución) de lo existente con recursos y medios que den respuesta a los retos y necesidades actuales. Actuar en su Publicidad y Distribución El buen uso de esta potente herramienta pasa por conseguir la máxima eficacia y efectividad de al misma, teniendo que lograr que los principios de Accesibilidad y Usabilidad aplicados en su desarrollo la hagan cómoda y útil a los usuarios para que los mismos la utilicen en la medida mas amplia. Para lograr esto no solo es necesario aumentar la “calidad” de la misma sino que será necesario “darla a conocer” y publicitarla de forma amplia. Aparte de las actuaciones de comunicación apropiadas se habrán de considerar en su desarrollo actuaciones tendentes a implicar distintos sectores que aporten su conocimiento e interés en el desarrollo y tengan conocimiento de los recursos que se desarrollen para su transmisión a sectores y ámbitos que puedan estar interesados en el uso de estos sistemas: Desarrollos conjuntos y planes de investigación con Universidades (Informática, Derecho y Documentación) Planteamiento de líneas de trabajo que generen Publicaciones y Presentaciones en Congresos y reuniones de profesionales. Desarrollo de herramientas (API’s) que permitan incorporar “partes” del sistema de las CCyL en sistemas WEB y públicos de otros entidades (Partidos y Grupos Parlamentarios, Instituciones, …) Colaboración con Empresas en líneas de investigación sobre recursos novedosos en la gestión y publicación de la información (Datos abiertos, Taxonomías, Redes Sociales, …)
[V.1.0]
1
9.0)]
[SIRDOC’2015 (VER
24 de febrero de 2015
Integrar los sistemas de búsqueda y recuperación documental con otros de “participación” que permita su conocimiento a gran cantidad de usuarios.
a) LÍNEAS DE ACTUACIÓN A. B. C.
D.
Captura y Tratamiento de los Documentos de las Colecciones Mantenimiento de las Colecciones y aplicativos de Gestión de Términos y datos de Trabajo Mejoras y evolución de Interfaces de Búsqueda y Recuperación de documentos. Diseño y Desarrollo de Nuevas interfaces de Movilidad y Especiales (Portales especializados en necesidades de grupos de usuarios) Ampliación del catalogo de Colecciones para su gestión documental
b) CAPTURA Y TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS DE LAS COLECCIONES Actuaciones tendentes a procurar la recepción y adecuación de los documentos de las diferentes colecciones, y su transformación en el formato correcto, preferentemente en sus puntos de creación, de forma automática, directa, integrado en la gestión de sus responsables y sin interferencia en su trabajo. La revisión y mejora de las definiciones XML existentes para su adecuación a las necesidades futuras puede hacerse necesaria o recomendable. Referencia de Boletines desde los aplicativos de gestión del BOCCL en el departamento de Publicaciones Oficiales Textos de boletines desde el mismo departamento Diarios de Sesiones en los puestos de Transcripción y Creación de los diarios. Con la idea de conseguir un marcado completo de los mismos (Punto del Orden del Día, Iniciativa parlamentaria, Orador y Página) En general, cualquier documento creado o mantenido con el Procesador de Textos WORD, disponer de una plantilla y macros que permita su conversión automática en formato XML con la sintaxis adecuada a la colección en que será incluido. Consideración de Colecciones de documentos en Formato PDF con índices basados en sus Metadatos y Texto.
c) MANTENIMIENTO DE LAS COLECCIONES Y APLICATIVOS DE GESTIÓN DE TÉRMINOS Y DATOS DE TRABAJO El Servicio de Documentación dispone de medios para “enriquecer” los documentos de las colecciones con añadidos de valor que permite una mejor gestión y recuperación mas efectiva basada en criterios muy amplios. Actualmente este tratamiento se realiza de forma manual, haciéndose necesario (dado su volumen y complejidad) preparar aplicativos que lo faciliten: Gestión de Taxonomías: Aplicativo especifico que permita el mantenimiento de las diversas taxonomías y los términos que las acompañan así como el mantenimiento de su aplicación a los diversos documentos de las colecciones: o Materias o Eurovoc o Geográfico o Onomástico o Parlamentario (Iniciativas) o Institucional Aplicación automatizada de los términos de las taxonomías a los documentos de las Colecciones Interrelacionar las colecciones de BOCL y Diarios de Sesiones con las bases de gestión de ambas publicaciones y potenciar la generación automática de los documentos XML para incorporar a las colecciones
[V.1.0]
2
9.0)]
[SIRDOC’2015 (VER
24 de febrero de 2015
EDITOR de Documentos, que permita realizar cambios en los mismos de forma ágil y directa, y gestionar cambios en “lote” (aplicables a múltiples documentos). Gestión automatizada de las interrelaciones entre documentos, de varias colecciones, permitiendo referenciar las entradas a una misma iniciativa en todas las colecciones (BOCC y Diarios) y añadir notas y referencias en el transcurso de la tramitación parlamentaria. Aplicativo de PRECATALOGACION, que permita preparar las entradas con anterioridad a su tramitación (desde su registro), agilizando su gestión y evitando errores y falta de coherencia entre documentos.
d) MEJORAS Y EVOLUCIÓN DE INTERFACES DE BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS. DISEÑO Y DESARROLLO DE NUEVAS INTERFACES DE MOVILIDAD Y ESPECIALES (PORTALES ESPECIALIZAD OS EN NECESIDADES DE GRUPOS DE USUARIOS) La Interfaz actual de Búsqueda, publicada de forma interna y en Internet es una aplicación versátil y completa que permite a los usuarios realizar desde las búsquedas más sencillas hasta las muy complejas. Esta interfaz se preparo en el año 1995 tras la conversión de la idea de búsqueda inicial en una aplicación WEB abierta. Esta interfaz, a pesar de sus buenas cualidades presenta importantes problemas:
Interfaz Obsoleta, no se integra con las nuevas tecnologías en la WEB y dificulta la incorporación de nuevas funcionalidades No valida para dispositivos de Movilidad y Otros especiales Prácticamente nula en Accesibilidad y Usabilidad Muy compleja para su utilización por personas sin conocimiento de la Institución No es posible su integración en aplicaciones y portales de información específicos (Procuradores, Periodistas, …) Presentación poco adecuada
Por estas razones se hace necesario replantear los medios de acceso a los sistemas de consulta y recuperación y desarrollar nuevas interfaces que sobrepasen los anteriores problemas y proporciones nuevas características de interés para todo tipo de usuarios. Las posibles líneas de trabajo: Actualización de la Interfaz general de Búsqueda Mejoras de Accesibilidad y Usabilidad (Interfaces especiales Minusvalías) Interfaces adaptadas a portales específicos (Procuradores, Periodistas, Usuarios Registrados….) Portales Públicos de Órganos Parlamentarios Interfaces Simplificadas e Interfaces virtuales (para integración con otras aplicaciones) Movilidad Datos Abiertos (exportación, Suscripción y Alertas) Integración de formatos PDF Ampliación de “navegabilidad”, posibilitando relaciones entre documentos y con medios y documentos externos (Audio/Video) Ampliar taxonomías: Onomástica, Geográfica, Oradores, Iniciativas, … Integración de Interfaces y Búsquedas en los sistemas de Gestión Parlamentaria Posibilitar interfaces para espacios públicos (Kioscos de Información) y para Ayuda en Sesiones Parlamentarias
e) AMPLIACIÓN DEL CATALOGO D E COLECCIONES PARA SU G ESTIÓN DOCUMENTAL Al disponer de un motor documental potente, de los medios y conocimientos para su gestión y manejo y de las posibilidades de diseño de potentes interfaces de Búsqueda, Recuperación y Visualización de documentos, se hace posible plantear el desarrollo de nuevas COLECCIONES documentales que sean gestionadas y publicadas con estos recursos. Las colecciones se pueden plantear:
[V.1.0]
3
9.0)]
[SIRDOC’2015 (VER
24 de febrero de 2015
PUBLICAS, a efectos de facilitar el acceso de todos los usuarios a los documentos, RESTRINGIDAS, limitando el acceso y visualización a ciertos usuarios registrados y convenientemente identificados.
También se debería considerar la complejidad de la gestión a realizar, gestión que puede ser
SENCILLA, con una única interfaz de búsqueda y sin valor añadido que permita a los usuarios consultas por el texto incluido en los documentos COMPLEJAS, definiendo campos controlados y otros sistemas de valor añadido que mejoren la clasificación documental y la posterior interrelación de documentos (Navegación)
Posibles Líneas de Trabajo: Actas Legislación y Seguimiento de su tramitación Dosieres Legislativos Contratación y Seguimiento Contratos
[V.1.0]
4
9.0)]