INTRODUCCIÓN Desde la instalación del sistema de información en la "nueva sede" de las CCyL hace 8 años, se dispuso de un potente sistema para la grabación y marcado de las sesiones parlamentarias y el registro de datos referentes a las mismas, como son los oradores intervinientes y los resultados de la votaciones. En estos años se han construido varias maquetas y prototipos para la distribución y publicación de esta información, proyectos que nunca han tenido continuidad ni se ha considerado para su establecimiento. El Corpus de audiovisuales y datos procedente de estas grabaciones, conjuntamente con otros conjuntos de información disponibles, permiten afirmar que el sistema de información de la Institución dispone de un importante Corpus de información que podría ser "explorado" y utilizado para presentar y publicitar la actividad y trabajo de las CCyL por medios de distribución públicos de interés general. Este Corpus de Información consta de: 1. 2. 3.
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Colección documental de referencias de contenido en BOCCL. Completo y verificado para todas las legislaturas. Colección de textos completos de diarios de sesiones. Completa y verificado para todas las legislaturas. Grabaciones de sesiones parlamentarias y su marcado, con detalle de las intervenciones y puntos del orden del día. Legislaturas VII y VIII, completa en audio y video. I legislatura, en audio revisada y marcada. Resto de legislaturas por revisar, con audio en todos los casos y video a partir de la V legislatura. Pendiente de realizar el trabajo de marcado de la II a la VI legislatura. Edición digital y texto completo de BOCCL en la VIII legislatura. Los sistemas de producción y edición establecidos permitirán su registro en los próximos años. Los Datos de tramitación, composición de la Cámara y actividad parlamentaria. Se han registrado en el departamento de informática de forma autónoma; disponiéndose de una completa base de datos que sería necesario revisar y completar. Se hace urgente y necesario establecer los medios para su registro en los orígenes de la información desde los primeros días de la IX legislatura.
Hay que señalar que el trabajo realizado en el mantenimiento de lo señalado permite disponer de medios para poder ampliar este Corpus Informativo de forma eficiente y rápida con nuevos conjuntos y colecciones de documentos y con datos procedentes del trabajo y actividad normal de la Institución. En consecuencia es posible afirmar que se dispone de un importante Corpus de Información y documentación referente a la actividad parlamentaria, resultado de los esfuerzos de los departamentos de documentación, publicaciones oficiales e informática que resulta una base sólida e idónea para establecer medios de información pública útiles, fiables, eficaces y eficientes. Pero dada la falta de coordinación y de interés en el establecimiento de un sistema de este tipo, las carencias sufridas en el último periodo y los impedimentos ante cualquier iniciativa referente a la distribución de información, el sistema, en este momento, tiene importantes carencias que es necesario considerar: a)
Al haber sido capturada de forma "informal" se hace necesario revisar la información, completarla y compilarla para lograr el 100% de fiabilidad de la misma.
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Los medios instalados y desarrollados para la captura, registro y gestión se han quedado obsoletos y poco adecuados a las necesidades actuales. El correcto registro sólo podrá ser realizado con refuerzo de los medios técnicos existentes y en sus lugares de origen. De igual manera, los formatos utilizados (en video, por ejemplo), aunque adecuados en su momento no se adaptan a las exigencias técnicas para su correcta distribución, haciéndose necesario el cambio y la adaptación de los sistemas a nuevos formatos. Hay que considerar que los sistemas de acceso a la información han cambiado en los dos últimos años y los usuarios disponen de nuevos medios (movilidad, por ejemplo), y exigen nuevas prestaciones que obligan a un replanteamiento de los sistemas de distribución. A efectos de garantizar la continuidad en la información, así como la agilidad y eficacia de su distribución, es necesario un total compromiso de la Institución para lograr la implicación de los responsables de la información en los tratamientos adecuados de la misma. Los diseños iniciales de los procedimientos establecidos para la gestión de la información han sido "parcheados" en múltiples ocasiones, con el objeto der con urgencias y "salir del paso" de situaciones puntuales. Estas modificaciones no planificadas y realizadas de forma rápida han llevado a que mucha de la información no tenga la estructura adecuada para su tratamiento, haciéndose necesario revisar y rehacer las colecciones y bases de datos con el fin de lograr la calidad necesaria y exigida para estos elementos. A lo anterior se añade el hecho de que los distintos elementos del corpus de información se han desarrollado independientemente y no existen relaciones concretas entre ellos (no es posible "navegar" entre ítems de las distintas colecciones o bases de datos). Esto implicaría igualmente la necesidad de revisión de las estructuras y formatos para logran la perfecta intercomunicación entre todas las partes del corpus informativo.
En estas circunstancias, considerando el contexto actual y que se hace necesario replantear el sistema de distribución de información para el siguiente perdido (IX legislatura), es posible sacar las siguientes consecuencias:
Aunque se dispone de un importante Corpus digital de Información y Documentación Parlamentaria; y de los medios y conocimientos para su registro y distribución; no es posible su publicación de forma rápida ya que es necesario renovar y revisar la información y los medios para su gestión, así como considerar la implicación de la Institución en el desarrollo de los nuevos métodos y de los procedimientos que permitan el registro y tratamiento de la información con calidad y rapidez suficiente. Por otra parte, no es recomendable la apertura de acciones parciales y puntuales que condicionen, de nuevo, desarrollos futuros y desvíen esfuerzos y recursos hacia sistemas carentes de continuidad. Por el contrario se recomienda considerar con seriedad el establecimiento de un PLAN GENERAL DE SISTEMAS en el que se planteen las responsabilidades sobre la información, su tratamiento, la coordinación entre responsables y los medios y métodos para su distribución y publicación de forma útil, fiable, eficiente y eficaz. En este sentido, desde el departamento de informática se esta preparando una primera propuesta para este plan, propuesta que es evolución del realizado en el 2010 y que se plantea en el documento adjunto.
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PROPUESTA DE LÍNEAS DE ACTUACIÓN 1. 2. 3.
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Actuaciones en mejora del acceso y gestión de las publicaciones oficiales (boletín oficial y diarios de sesiones) Actuaciones tendentes a la mejora de las Interfaces de Búsqueda y Recuperación Documental (SIRDOC), incluidas versiones de Movilidad Apertura y Creación de Accesos a los recursos audiovisuales producidos en CCyL (sesiones y Actos Parlamentarios), tanto en Directo como en Diferido (Histórico) Diseño y Desarrollo de los medios para facilitar el acceso y manejo por los usuarios de los Datos y Documentos de la Actividad Parlamentaria (Agenda, Iniciativas, …)
1. ACTUACIONES EN MEJORA DEL ACCESO Y GESTIÓN DE LAS PUBLICACIONES OFICIALES (BOLETÍN OFICIAL Y DIARIOS DE SESIONES) En la actualidad se publican los contenidos del BOCCL en la dirección: http://boccl.ccyl.es/cms/es/index.html, En esta interfaz es posible consultar sus contenidos con diferentes criterios, de forma totalmente abierta y directa. En el mismo sitio se dispone de puntos de acceso a otra información que se deduce de los contenidos del propio Boletín: Actividad Legislativa, Informes de Consejo de Cuentas, … etc. Esta interfaz es fácilmente ampliable con el establecimiento de mas contenidos y otros criterios de presentación de la información. Las principales acciones que planteadas en esta área se resumen: 1.
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Mejoras en la accesibilidad y usabilidad de la interfaz existente, facilitando el manejo a usuarios ajenos a las CCyL y dando mayor capacidad de trabajo a los Procuradores y Trabajadores de la Institución. Abrir una sección diferente para la consulta directa de los Diarios de Sesiones con posibilidades de acceso con criterios de Fecha, Orador, Iniciativa, Órgano Parlamentario, … Preparar interfaces de Acceso y Consulta en Movilidad: Android, iPhone, iPad, … Posibilitar la suscripción de los usuarios para Alertas y recepción vía correo electrónico de la información según se publique la misma.
2. ACTUACIONES TENDENTES A LA MEJORA DE LAS INTERFACES DE BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DOCUMENTAL (SIRDOC), INCLUIDAS VERSIONES DE MOVILIDAD Se dispone en el sistema de información de las CCyL de un potente buscador que puede verse, de forma abierta y directa, en las direcciones: http://sirdoc.ccyl.es/ccylbo/Buscador.jsp?Leg=8 http://sirdoc.ccyl.es/ccylds/Buscador.jsp?Leg=8
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Este buscador es resultado de los trabajos de los Servicios de Documentación y de Informática durante casi 30 años, en este momento es altamente estable, fiable y con amplios contenidos que proceden de las dos publicaciones oficiales a las que se ha incorporado importantes datos e valor añadido (Materias, Eurovoc, Referencias de Tramitación, …). El potencial de este sistema es importante, pero en la actualidad e esta quedando obsoleto, de difícil manejo y falto de integración con los actuales medios informáticos y tecnológicos debido a la falta de actuaciones sobre el mismo. Por ello se proponen, como muy necesarias, las siguientes actuaciones tendentes a modernizar y adaptar el sistema a los entornos tecnológicos actuales, facilitar su manejo por los usuarios dándole mayor utilidad: 1.
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Mejorar las interfaces de acceso, diversificando las mismas de acuerdo a las necesidades de los diversos tipos de usuarios y adaptándolas a los entornos tecnológicos actuales y previsibles a corto y medio plazo. Diseñar y crear acceso para Movilidad: Android, iPhone, iPad, … Integración con los Portales de usuarios específicos: Procuradores, Periodistas, Usuarios registrados, ... Ampliación de capacidades de acceso y hojeo de documentos, con enlaces y referencias a las versiones en formato PDF de los documentos y los Medios Audiovisuales relacionados. Ampliación de contenidos, desde las dos colecciones documentales existentes en la actualidad (Referencias de Boletines y Textos de Diarios de sesiones) a otras de interés para el trabajo parlamentario: Texto Completo de Boletines, Actas, Legislación, Dosieres …
3. APERTURA Y CREACIÓN DE ACCESOS A LOS RECURSOS AUDIOVISUALES PRODUCIDOS EN CCYL (SESIONES Y ACTOS PARLAMENTARIOS), TANTO EN DIRECTO COMO EN DIFERIDO (HISTÓRICO) Las Totalidad de las Sesiones Parlamentarias de las Legislaturas VII y VIII, se encuentran grabadas en Video y las grabaciones marcadas en los puntos de Orden del Día e Intervenciones. El Corpus de recursos audiovisuales disponible se completa con Videos de la V y VI legislatura (de esta ultima una parte esta marcada) y audios del resto de Legislatura. Se dispone de una Interfaz de búsqueda de medios elemental y que se realizo hace ya 8 años: http://sirdoc.ccyl.es/Medios/Busqueda.aspx Naturalmente se dispone de potentes medios de grabación, producción y distribución de los audiovisuales que permitiría perfectamente la retransmisión en directo de Sesiones Parlamentarias y otros actos de la Institución. Para la correcta utilización y distribución de este corpus audiovisual se proponen las siguientes actuaciones: 1.
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Cambio de Formato de las Grabaciones (Actualmente es WMV/MPEG-2 y se hace necesario utilizar H264/MPEG-4 o similar más adecuado a los entornos de información utilizados en la actualidad). Creación de un sistema de Índices y accesos a la marcación de los Videos que permita su relación y referencia desde otros sistemas, facilitándose la integración del Video/Audio con cualquier información relativa a la Actividad parlamentaria. Preparación de “reproductores de video” y recursos WEB asociados que permita integrar en páginas WEB y portales específicos las retrasmisiones en directo que se determinen y acceso al histórico de las grabaciones. Diseño y desarrollo de una “librería” de recursos o API que facilite la publicación de las grabaciones tanto desde la WEB Institucional como su integración en otros Sitios Públicos.
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Diseño y Desarrollo de un sistema de Gestión, Búsqueda, Visualización y manejo referencial del corpus de grabaciones que actualice el existente y mejore su accesibilidad y usabilidad. Aunque difícil, se cree posible el desarrollo de un sistema que permita relacionar las colecciones Documentales de las CCyL y otros documentos con los Videos del Corpus existente, permitiendo a los usuarios la “navegación” entre ellos.
4. DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS MEDIOS PARA FACILITAR EL ACCESO Y MANEJO POR LOS USUARIOS DE LOS DATOS Y DOCUMENTOS DE LA ACTIVIDAD PARLAMENTARIA (AGENDA, INICIATIVAS, …) Creadas por diversos motivos, se dispone, en el sistema de información, de un conjunto de Bases de datos con información de la Actividad Parlamentaria y la Gestión de la misma: Agenda Parlamentaria, Organización, Publicaciones, Tramitación, … Dichas bases de datos nunca han sido explotadas adecuadamente debido a causas diversas, aunque se dispone de varias maquetas y prototipos de consulta de a las mismas que demuestran su utilidad. Convenientemente actualizadas y revisadas, estas Bases de datos, pueden ser la base perfecta para la creación de accesos de gran valor en los sistemas WEB institucionales y en los portales específicos que puedan crearse. Por añadido, las mismas serán imprescindibles en el desarrollo de sistemas de información basados en “Datos Abiertos”, sistemas de movilidad y “Alertas” que se publiquen en los nuevos sistemas de información. Las Actuaciones que se proponen en este ámbito son: 1. 2. 3.
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Revisión, Rediseño y Preparación del Sistema de Bases de Datos Diseño y Desarrollo de los sistemas de Consulta pública: Por Iniciativas, Por Órgano Parlamentario, Por Proponentes, … Integración de Datos de tramitación actualmente no disponibles, como resultados de las votaciones en sesiones parlamentarias y su publicación relacionada con otros elementos de información. Diseño y Desarrollo de los medios necesarios para la publicación de estos datos en Portales específicos: Procurador, Periodista y Usuario Registrado. Diseño y Desarrollo de Sistemas de Movilidad para consulta de la información Creación de recursos para la conversión y exportación como “Datos Abiertos” y su puesta a disposición de los usuarios interesados. Creación de los sistemas de alertas y medios de suscripción (RSS) oportunos para los usuarios interesados. Desarrollo y potenciación de los medios de “Agenda Parlamentaria” que permitan su completa gestión y se pueda integrar, por los usuarios que así lo deseen, en otros sistemas de gestión personales o de otras instituciones. Integración de estos datos con los procedentes de las Colecciones Documentales y el Corpus de Audiovisuales que permitan a los usuarios integrar toda la información referida aun asunto parlamentario de forma correcta.
RECURSOS TECNOLÓGICOS 5. DATOS ABIERTOS (OPEN DATA) La filosofía subyacente en el concepto de OPEN DATA o DATOS ABIERTOS radica en disponer la información en un formato conocido, versátil y manejable sin ningún tipo de consideración de presentación y gestión que es dejada para ser integrada en su totalidad por el Usuario. Este concepto implica conseguir que los datos distribuidos estén disponibles de forma libre para todo el mundo, sin restricciones de derechos de autor, de patentes o de otros mecanismos de control. Los datos así dispuestos serán accesibles y reutilizables y por ello se consideran el concepto de DATOS ABIERTO como base ineludible de la Transparencia. Ejemplo: Una página WEB puede disponer una lista de Iniciativas con una cierta estructura y en un cierto orden que el usuario ve como tal y no tiene oportunidad de cambiar ni manejar para adecuarla a sus necesidades. Si dicha lista se transmite en formato XML el usuario la puede integrar de forma directa en cualquiera de la aplicaciones que utilice normalmente (Hoja Excel por ejemplo) y manejar, visualizar y considerar los datos de la forma que le sea más útil. El usuario puede hacerlo dado que XML es un formato conocido y legible por la mayoría de aplicaciones y el Excel es un programa que entiende ese formato y permite su manejo de forma conocida al usuario. Por añadido el usuario puede Guardar la información en sus dispositivos para el manejo de los mismos en situaciones que no disponga de conectividad o que la misma resulte costosa. 6. ACCESIBILIDAD Y USABILIDAD DE INTERFACES A la carencia generalizada de Interfaces útiles en los sistemas WEB de la institución hay que añadir otro importante problema radicado en la total falta de ACCESIBILIDAD y USABILIDAD de las mismas.
“La ACCESIBILIDAD WEB tiene como objetivo lograr que las páginas web sean utilizables por el máximo número de personas, independientemente de sus conocimientos o capacidades personales e independientemente de las características técnicas del equipo utilizado para acceder a la Web” “La USABILIDAD se refiere a la facilidad con que las personas pueden utilizar una herramienta particular o cualquier otro objeto fabricado por humanos con el fin de alcanzar un objetivo concreto” La UTILIDAD DE UNA WEB o una Aplicación es la razón en la que la misma da cumplido a las necesidades por las que el usuario utiliza dicha interfaz.
Resumiendo, una Interfaz (WEB o Aplicativo) será de utilidad a un usuario si le permite a los usuarios alcanzar objetivos específicos en un contexto de uso específico de forma eficiente, eficaz y satisfactoria sin necesidad de aprendizajes ni conocimientos especiales. Con este planteamiento es fácil ver la necesidad de tratar todas las interfaces que actualmente se presentan en los sistemas de publicación e información de la institución para adaptarlos a lo anterior con los usuarios que habrán e utilizar las mismas a corto y medio plazo: Procuradores, Otras Instituciones, Periodistas y Ciudadanos. Lograr los objetivos así planteados se consideran IMPRESCINDIBLES para que los sistemas de información se consideran Transparentes y de utilidad a dichos usuarios. Portales De Información, INFORMACION “Sobre-venida” y “Alertas”
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En principio una Información será considerada más Útil, Transparente, Eficiente y Eficaz cuanto mas adaptada este a las necesidades, gustos y contexto del usuario que la solicita. Una de las formas de consecución de lo anterior es la creación de canales” de información adecuados a los diversos contextos de usuario en los que la información esta preformada para la mejor utilización por esa tipología de Usuario. Lo medios que se consideran a tal efecto son: 1.
Portales Específicos, creados especialmente para un determinado tipo de usuario en los que se resalte la información de mayor utilidad para los mismos y en el formato y manera que deseen. Información “Sobre-venida” o por suscripción, en la que el sistema remite la información que el usuario solicite de forma expresa de acuerdo a sus deseos y por medio del anal que considera adecuado: Correos electrónicos periódicos, Correos electrónico específicos al ocurrir un determinado evento, información remitida y actualizada al iniciar una determina aplicación (RSS) … Alertas que son remitidas al usuario por medio de Correo electrónico u otro medio con noticia sobre un determinado aspecto de la información parlamentaria y que se remiten en el momento que se determine por el sistema de forma general o por el usuario mediante suscripción al canal de alerta. Ejemplo de ello serian las alertas sobre la celebración de una determinada sesión parlamentaria o la noticia, a sus proponentes, de la publicación de una determinada iniciativa en el BOCCL.
La combinación de los tres medios puede presentar un sistema fácil de desarrollar y de alta utilidad y eficacia en la distribución de información parlamentaria. Se consideran en principio:
Portal del PROCURADOR En el que se dispondrá acceso a las informaciones relevantes para los procuradores, con detalle del Grupo Parlamentario al que pertenecen, provincia y comisiones de las que forma parte. En este portal se detallara el estado de la iniciativas propuestas, de otras en la que tenga interés, actividad y agenda de las Comisiones que forme parte y acceso directo (con posibilidad de suscripción) a consultas definidas por el Propio Procurador. especial interés tendrán las alertas y suscripciones referidas a las sesiones y actividades del Procurador. Portal del PERIODISTA Con acceso a la información genérica sobre la actividad del Parlamento, las sesiones parlamentarias a celebrar y otros actos o actividades. Dispondrá, igualmente, de enlaces a los últimos BOCCL y Diarios de Sesiones y podrá suscribir especial seguimiento de las iniciativas o temas de Interés particular. Datos sobre Resultados de las Votaciones de las Sesiones Parlamentarias y Referencia a los Oradores intervinientes en cada tramitación, son posibles informaciones a considerar. También se podrán establecer Alertas sobre determinados órganos parlamentarios o tramitación de iniciativas determinadas. Portal de ÓRGANO PARLAMENTARIO con información, documentación, alertas y suscripciones de la actividad del Órgano Parlamentario. Igualmente se dispondrá histórico de actividad y referencias a ss componentes, intervenciones de los mismos, documentos no parlamentarios de interés y posible información periodística relacionada. Portal de USUARIO REGISTRADO Orientado a que cierto usuarios se registren e identifiquen y consigan con ello acceso a establecer Alertas y Suscripciones a información determinada de la actividad parlamentaria, las sesiones que se celebren y el histórico documental o de audiovisuales. Seria posible establecer que estos usuarios registrados y convenientemente identificados puedan interrelacionarse con el parlamento, permitiéndoles realizar comentarios a la actividad general y legislativa o contactar con los Procuradores.
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7. ACCESO MOVILIDAD Los dispositivos Móviles (Android, IPhone, iPad, …) se han convertido en la herramienta de trabajo más utilizada y en complemento imprescindible de la gestión personal y profesional de la mayor parte de profesionales. Por ello la Creación y Distribución de Información ADAPTADA y ADECUADA a ser vista y manejada en estos dispositivos y las herramientas propias de los mismos es una necesidad importante de los sistemas de Información. Planteada la necesidad de creación de sistemas e interfaces para distribución y publicación de información en dispositivos móviles, los principios a considerar para estas actuaciones se resumen: 1.
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Hay que considerar las principales plataformas existentes en el mercado: Android e IOS (para iPad e iPhone). Partiendo de una visión general intentando lograr interfaces y recursos validos para todos se habrán de considerar cada recurso en particular para una posterior adaptación a herramientas y aspectos particulares. Escalabilidad de la Información, considerando que se han de transmitir datos de poco volumen para ser posteriormente ampliados de forma expresa por el usuario. Utilización de formatos estándares y de amplio reconocimiento en estas plataformas, lo cual implicara adaptar los recursos del sistema a la producción de los mismos.
PROPUESTAS DE DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN
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