Service level agreement

Service Level Agreement

– Et hurtigt overblik 1

Ejendomme, september 2012

Få det hurtige overblik Denne folder er til dig, som gerne vil have det hurtige overblik over Ejendommes Service Level Agreement – en aftale mellem Ejendomme og driftsafdelingerne om fælles ejendomsdrif i Silkeborg Kommune.

Aftalen skal sikre en forventningsafstemning for samarbejdet mellem Ejendomme og driften og kan læses i sin fulde længde på ZoomIN

Hvad er en Service Level Agreement?

En Service Level Agreement er en forhandlet aftale mellem to parter, hvor den ene er kunden og den anden er serviceudbyderen.

Aftalen giver en fælles forståelse om service, prioriteringer, roller, ansvar, procedurer for samarbejdet og garantier.

2

Hvilken service og support kan Ejendomme tilbyde?

Ejendomme er en stabsfunktion, som understøtter driftens kerneopgaver med supportfunktioner.

I de bygninger, driften har til rådighed, har Ejendomme det overordnede ansvar for: • Klimaskærmen (den udvendige bygningsvedligeholdelse) • Udenomsarealer • Indvendigt vedligehold • Energi og tekniske installationer • Rengøring • Services • Forsikring og risikostyring • Anlæg • Udleje • Indleje

3

Hvem gør hvad?

Organisatorisk er Ejendomme inddelt i fire sektioner: • Administrationen • Rengøring • Rådgivning og Vedligehold • Teknisk Service

Administrationen Står klar med råd og vejledning, hvis driftsafdelingerne fx ønsker flere eller færre kvadratmeter.

Administrationen kan også rådgive om kontrakter omkring udlejning eller leje og svare på andre juridiske spørgsmål vedrørende ejendomme.

Kontakt Administration

Rengøring Klarer rengøringen efter en fastsat kvalitet og i dialog med den enkelte institution.

Kontakt Rengøring

Rådgivning & Vedligehold Forestår planlagte opgaver omkring vedligeholdelse af klimaskærm, tekniske installationer, indvendig vedligeholdelse og energioptimering samt Kommunens forsikringer.

Rådgiver om nybyggerier, ombygninger og tilbygninger og står for den praktiske gennemførsel af sådanne projekter.

Kontakt Rådgivning & Vedligehold 4

Teknisk Service Hjælper driftsafdelingerne med alle mulige typer af tekniske opgaver, store som små.

Målet er at få så mange opgaver som muligt planlagt på forhånd, så de bliver løst i et fast rytme. Der kan fx være tagrender, der skal renses på en institution to gange om året.

Teknisk Service vil derfor gerne have besked om, hvilke opgaver, der kan lægges ind som faste opgaver i kalenderen – fx i form af et årshjul.

Derudover kan du indsende bestillinger på alt det, der ikke kan planlægges på forhånd. Indsend Service Request. (Intern betjening – Teknisk Service ”hjælp”) Hvis der opstår noget akut, skal du ringe på vores akutnummer.

Områdeinddeling Fælles Ejendomsdrift Plantage

Hald Sø 13

Dollerup Bakker

26

52 52

Skelhøje Skelhøje

12 12

Nord

Stendal Stendal Plantage Plantage

Sjørslev Sjørslev

Vesterskov Vesterskov

Hindbjerg Kjellerup KjellerupAstrup Astrup

Nord team 1

Gråmose Gråmose

Pederstrup Pederstrup

Vinderslev

Resdal Resdal

Nord team 3

Hestlund Hestlund

Tulstrup

Sto rå Sto rå

Isenvad Isenvad

Løgager Løgager

Vesterskov Vesterskov

Virklund Virklund Thorsø

Thorsø Rustrup Skov Rustrup Skov 52

Gjessø Gjessø

Gludsted Gludsted Plantage Plantage

Sepstrup Sepstrup

Hjøllund Hjøllund Lille Lille Hjøllund Hjøllund

Nørlund Plantage

Syd team 1

Snabegård Plantage Plantage

185 185

asterholt

Hampen Hampen Smedebæk Smedebæk

Hampen Sø Hampen Sø

Palsgård Palsgård Skov Skov

Velling Velling

453 453 Kongesø Løvet Løvet Kongesø Skov Plantage Plantage Skov

Rye Rye Nørreskov Nørreskov

Rye Rye ltenSønderskov Sønderskov SaLltang en sø Lan gsø Addit Addit Skov Skov Addit Addit

Sønder Sønder Vissing Vissing

Vinding

453 Vinding 453

Bryrup Bryrup

Burgårde Burgårde

Nimdrup Nimdrup

Farre Hede

Skjørring

Tovstrup Tovstrup

Galten

Låsby Låsby

Høver

Tørring Tørring

Tulstrup Tulstrup

Knudsø Knudsø

Gammel Gammel Rye Rye

Ry Ry

Mølleskov

445 445

Gudensø Gudensø

Højlund Højlund Skov Skov

Troelstrup Troelstrup Tønning

Javngyde Javngyde

Dørup Skov Dørup Skov

Voerladegård Voerladegård

Hårby

445 445

Boes Boes

Bjedstrup Bjedstrup

Forlev

457 Alken Alken

52

Mossø Mossø Dørup Dørup

Veng

Firgårde

453 453

Yding Yding Skov Yding Yding Skov

SKANDERBORG

53

409 409

rg

rbo

de an SkSø

Tåning Tåning

Voervadsbro Voervadsbro Gantrup Gantrup

457

Ravnsø Ravnsø Nygård Skov Hemstok Nygård Skov Hemstok Skov Firgårde

Svejstrup Svejstrup

461 461

453 453 52 52

Røgen Røgen

Nørre Vissing Nørre Vissing

Birksø 461 Birksø 461 Mølleskov

Syd

Øst Farre Farre

15

nå Gude nå Gude

Ejstrup Sø Ejstrup Sø

439

176 176

Løndal Løndal Skov Skov

Bredlund Plantage Bredlund Plantage

Vrads Vrads Snabegård

Laven

Salten Salten Sa Tømmerby Tømmerby

Flensted

Laven

Glarbo Glarbo

Voldby

Anbæk Anbæk

Lyngby Lyngby

Klintrup Klintrup

Kalbygård Kalbygård Skov Skov Flensted

Mollerup Mollerup

Julsø Julsø

445 445

LystSkov

Svenstrup Svenstrup

Øst Sorring Sorring team 2

Svejbæk Svejbæk

Sønderskov Sønderskov

vÅ nsle v Å Gra nsle Hammel Gra

Skørring Overskov

Linå Linå

Hårup Hårup

Sall Sall

Møgelby Ellerup Ellerup

Linå Linå Vesterskov Vesterskov

Rodelund Rodelund

Store Hjøllund Store Hjøllund Plantage Plantage

Gludsted Gludsted

Voulund

Sejs Sejs

Østerskov Østerskov Borre Sø Borre Sø

52

Them Them

Asklev Asklev

Møgelby

Skannerup Skannerup

Resenbro Resenbro

Nordskoven Nordskoven

Christianshede Christianshede

Kærshoved Kærshoved Over Isen Over Isen

Funder Funder

Syd team 2

Syd team 3

36 36

15 15

Funder Funder Kirkeby Kirkeby

Haurum

Hammel Skov

Gjern Gjern

Voel Voel

457

Skov Hammel Hammel

Horn Horn

Sminge Sminge

15 15

sø

lt Å

Pårup Pårup

46 46

team 3

søs Bsra Bra

Fjederho

SILKEBORG SILKEBORG 0 Øst 52 52

Øster Øster Bording Bording

Gødvad Gødvad

Moselundgård Moselundgård Plantage Plantage

Bording Bording

Svostrup Svostrup

Bøstrup

Futting Futting

Holmstol Holmstol

Silk eb Silk org Langsø eborg Langsø

Moselund Moselund

Grølsted Grølsted Skorup Skorup

Gjern Gjern Bakker Bakker

457

Thorsø Thorsø

Fårvang Fårvang

Øst team 1

Grauballe Grauballe

Nisset Nisset

Ebstrup Ebstrup

Engesvang Engesvang Bording Bording

IKAST

Sinding Sinding

Kragelund Kragelund

Refshale Refshale

13 13

Bording Mark Bording Mark

37 185

Stenholt Stenholt Skov Skov

Skygge Skygge

Vejerslev Vejerslev

Truust

Grønbæk Grønbæk

Houlbjerg

Hagsholm Hagsholm Skov Skov

Aidt Aidt

46 46

Lemming Lemming Sejling Sejling

Skægkær Skægkær

Sønder Sønder Frederiksdal Frederiksdal

Favrholt

Serup Serup

Mausing Mausing

Frederiksdal Frederiksdal

Munklinde

Sø Hinge Sø Hinge

Borridsø Borridsø

26 26Truust

Allingkloster Allingkloster Skov Skov

Houlbjerg Skov

Tostrup Tostrup

Nøddelund Nøddelund

Borre Borre

Iller Iller

Iller Huse Iller Huse

Nørskovlund Nørskovlund

Vinderslev

575 575

Ans Ans

Hinge Hinge

Brokhuse Brokhuse

Sahl Sahl Ormstrup Ormstrup Skov Skov

Nord team 2

Midstrup Midstrup Hindbjerg

Thorning Thorning

Nørre Nørre Knudstrup Knudstrup

Stubkær Stubkær

186 186

Levring Levring

186

Kompedal Kompedal Plantage Plantage

Vodskov Vodskov

Løjstrup Skov

Vellev Vellev

Amstrup

Hvorslev Hvorslev

Gerning Gerning Tind Tind

Gullev Gullev

Høbjerg Høbjerg

Elsborg Elsborg

Nipgård Sø

Ulvedal 186 Ulvedal Plantage Plantage

Tange Tange

Rødkærsbro Rødkærsbro Demstrup Demstrup Vium Nipgård Sø Vium

Neder Neder Hvam Hvam

Ulstrup

Bjerringbro BUSBJERG

BUSBJERG

Fårup Fårup

525 525

Havredal Havredal

Karup Karup

525

Bjerring

Vindum

Brandstrup Brandstrup

Lysgård Lysgård

Frederiks Frederiks

Kølvrå

Skov

Rind

Almind

Dollerup

Grønhøj

Ta Tangnge S e Sø ø

186

Kongenshus Mindepark

Lille Lille Tåning Tåning

170 E45

5

Det skal du også vide Det gode arbejdsmiljø er et fælles ansvar Det er den enkelte institutionsleder, der har det overordnede ansvar for arbejdsmiljøet i institutionen.

Ejendomme udbedrer arbejdsmiljøbelastninger, som vedrører klimaskærm og indeklima, så kommunens arbejdspladser er i overensstemmelse med arbejdsmiljøloven. Vi samarbejder med institutionslederen og arbejdsmiljøgrupperne i organisationen samt arbejdsmiljøkonsulenterne i HR og Udvikling om at skabe et sundt og sikkert arbejdsmiljø.

Ejendomme afregner ejendomsskat, forsikring og risikostyring Ejendomme afregner alle udgifter til ejendomsskatter samt bygnings- og løsøreforsikringer i henhold til den strategi, der er vedtaget for risikostyring, sikring og forsikring. Du kan finde strategien på ZoomIN.

Ejendomme fører tilsyn med forbruget Ejendomme fører tilsyn med forbrug af el, vand og varme i kommunens bygninger.

Ejendomme tilstræber en løbende optimering af forbruget ved at være på forkant med nye energitiltag.

6

Hvem betaler for forandringer?

Ejendomme skelner mellem vedligeholdelse og aktivitetsændringer.

Vedligeholdelse er de løbende reparationer på en bygning og dets installationer. Kun eksisterende bygninger og installationer vedligeholdes. Endvidere løbende reparationer af inventar, små maskiner og materiel. Vedligeholdelse omfatter ikke forandringer, forbedringer eller om- og tilbygninger.

Aktivitetsændringer er aktiviteter som om- og tilbygninger eller andre projekter, som medfører forandringer – fx udskiftning af inventar, maskiner og materiel.

Hvis der er tale om vedligeholdelse, afholder Ejendomme udgiften.

Hvis der er tale om aktivitetsændringer, afholder arbejdspladsen selv udgiften.

7

8

Layout og tryk:

Ejendomme Østergade 1 8600 Silkeborg

· EJENDOM.4437 · 12.2012