Programa de Gestión Documental Automatizado
Implementación de Archivos Central e Histórico o General del Municipio
Empoderamiento y desarrollo institucional desde el óptimo manejo de documentos, organización de archivos y la implementación de todos los componentes y herramientas de la política y normatividad archivística nacional.
Suministro de materiales archivísticos y de oficina, muebles, equipo y estantería para depósitos de archivo, computa-dores y programas de cómputo para la gestión documental y servicios de información.
Formulación de los Sistemas Integrados de Conservación, SIC, a partir de los diagnósticos integrales de la función archivística institucional (Estudio diagnóstico del estado del arte o situación real de los archivos de la entidad). Consultorías especializadas en Patrimonio Histórico Documental y Cultural de los pueblos.
Construcción, actualización y aplicación de Tablas de Retención Documental, TRD, y Tablas de Valoración Documental, TVD, automatizadas desde software o plataforma de Gestión Documental Automatizada integral y autónoma. Efectiva participación y apoyo a la consolidación del Patrimonio Histórico Documental de los municipios del nororiente colombiano.
De la memoria archivo al presente digital
SERVICIOS Implementación de Programas de Gestión Documental Automatizados, PGDA, con la plataforma ITINDRO, con la cual se automatizan las TRD, la Ventanilla Única de Comunicaciones Oficiales (unidad de correspondencia) y los inventarios documentales, entre otras funciones archivísticas institucionales. Asesoría conceptual y técnica para la implementación y desarrollo de los sistemas integrales de archivos en las entidades públicas y privadas sujetas a Ley de Archivos. Empoderamiento de programas de gestión documental institucionales y su vinculación con MECI y CALIDAD. Programas de capacitación de funcionarios y personal responsable de la Gestión Documental Recuperación y organización de fondos y series documentales acumulados para la implementación de los Archivos Central e Histórico.
Implementación de archivos históricos institucionales, como del Archivo General del Municipio. Implementación de la Ventanilla Única de Comunicaciones Oficiales (unidad de correspondencia) automatizada. Construcción y aplicación de Tablas de Retención y Valoración Documental Automatizadas, TRD y TVD. Implementación de sistemas de información digital como el Archivo Histórico servido en la Web, sistemas de información contractual digitales (Archivo de Contratación Digital), historias laborales e historias clínicas organizadas en medio físico como digital.
SERVICIOS Asesoría conceptual y técnica para la formulación de planes y acciones del Sistema Integral de Conservación, SIC, ejecución del Sistema de Transparencias Documentales, tanto primarias como secundarias, y verificación de los programas de conservación preventiva de documentos en el marco de los PGD institucionales. Organización e implementación de archivos pedagógicos, educativos y parroquiales o eclesiásticos. Desarrollo e implementación de software especializado para Gestión Documental Automatizada, administración y servicio electrónico de comunicaciones oficiales y servicios de acervos documentales.
Asesoría e implementación de Gestión de Deposito para todo tipo de archivos en el marco del ciclo vital de los documentos, tal como la normatividad archivística lo exige. Empoderamiento de la Política Archivística Institucional y Territorial, Comité de Archivo, formulación de actos administrativos, documentos y herramientas archivísticas: PGD, PINAR, SIC, planes de acción, Plan Integral de Conservación Documental, TVD, guías, manuales y reglamentos de comunicaciones y archivos. Elaboración del Diagnóstico Integral de Archivos Institucionales: Estado del arte del PGD y conservación de documentos.
Nuestra empresa cuenta con cerca de 20 años de experiencia en recuperación y organización de fondos documentales acumulados, no solo para el cumplimiento de Ley de Archivos, sino para el empoderamiento institucional y garantizar así la conservación de la memoria a través del Patrimonio Documental.
PRODUCTOS EQUIPOS DE COMPUTO Y SOFTWARE ITINDRO
itindro
Equipos de computación para la implementación de la Unidad de Correspondencia. itindro Programa de Gestión Documental Automatizada.
CARPETAS TIPO SOBRE O LEGAJO DE CUATRO ALETAS
ESTANTERÍA METÁLICA ABIERTA O RODANTE Estantes metálicos abiertos de ocho entrepaños, siete bandejas útiles; parales de 2,20 mts calibre 14, bandeja reforzada calibre 18. Medidas 220 cms x 93 cms x 40 cms. Debidamente armados y ensamblados, estructurando la Gestión de Depósito adecuada en los escenarios previstos por la entidad.
Unidades de almacenamiento desacidificadas, o más o menos neutras, rotuladas con su ficha técnica de descripción documental y logotipadas con la imagen corporativa.
CAJAS PORTADOCUMENTOS Caja de cartón corrugado, denso, troquelada de la Referencia X200. Puerta tipo nevera. Material C930k. 39X20. 5X26 cms. Recubrimiento interno de parafina.
Todos nuestros productos están ajustados a las normas archivísticas vigentes en este país: NTC 5397:2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad” AGN: Acuerdo 037/2002 Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. AGN: Acuerdo 008/2014 Especificaciones técnicas y requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.
EQUIPO DE TRABAJO Profesional en Historia
Historiador, documentalista, investigador del patrimonio cultural, paleógrafo y diplomático.
Dirección general de proyectos archivísticos, investigador del Patrimonio Documental, valoración crítica de la gestión documental, asesoría y consultoría estatal y empresarial. Formulación de documentos, construcción de TRD y TDV. Nivel asesor y directivo.
Profesional en Ingeniería de Sistemas y telecomunicaciones
Ingeniero desarrollador de software.
Desarrollo e implementación de software en lenguajes de programación dirigidos a la creación de plataformas web y sistemas de información especializados. Soporte de plataformas digitales.
Ingeniero Informático y de Sistemas
Ingeniero de Sistemas o Informático.
Soporte informático e implementación de sistemas de información digital y medios de consulta automatizados. Digitalización de documentos e implementación de sistemas de información.
Profesional en Ciencias Administrativas, contables y financieras
Administrador de Empresas, Contador Público.
Coordinación de proyectos. Jefatura de talento Humano. Supervisión de procesos y aseguramiento de la calidad. Contabilidad e informes financieros y fiscales.
Técnico y/o Tecnólogos Profesional en Archivística o en Ciencias de la Información y la documentación
Técnicos y /o Tecnólogos Profesionales en Archivística.
Ejecución de procesos técnicos archivísticos y bibliotecológicos. Organización de Archivos. Inventarios documentales. Recuperación y organización de series documentales acumuladas. Aplicación de TRD y TVD. Implementación de Programas de DG. Descripción documental y construcción de bases de datos en Sistemas de Información.
Técnicos en Archivo y/o Técnicos en Gestión Administrativa
Auxiliares de Archivo. Auxiliar Administrativo.
Procesos técnicos en organización de archivos. Auxiliares de Oficina. Auxiliares en Servicios Generales. Múltiples servicios operativos.
CONTACTOS Silvano Pabón Villamizar Teléfono (+57) 316 694 4773 email silvanopabonvillamizar@silpabon.com Alexander Villamizar González Teléfono (+57) 318 391 4199 email alexander.villamizar@silpabon.com Carmen Rosa Duque Barreto Teléfono (+57) 350 825 8145 email carmenrosa.duque@silpabon.com Maira Rosario Ayala Rey Teléfono (+57) 315 289 4284 email mairarosario@silpabon.com
www.silvanopabonvillamizar.com
Carrera 10 No. 8-18 - Villa del Rosario email contacto.pdga@silpabon.com Fijo (+57) 7 565 1606 - Móvil (+57) 316 694 4773
SOMOS UNA EMPRESA SERIA, MADURA Y RESPONSABLE. Nuestro compromiso es con la sociedad, el Estado y las empresas que contraten nuestros servicios en función de su desarrollo institucional como en procura de la excelencia en la realización de su objeto misional.
Implementación del Programa de Gestión Documental Automatizado y Desarrollo Institucional desde la Organización de Archivos y Sistemas de Información: Aplicación de Ley General de Archivos y Política Archivística Institucional Integral Las alcaldías, entidades del Estado y empresas públicas y privadas con funciones públicas sujetas a Ley General de Archivos suelen presentar dificultades o no conformidades en el manejo de sus archivos como en sus procesos de Gestión documental, con lo cual se les pueden generar complicaciones administrativas como fiscales y disciplinarias. A continuación se presenta un esquema o abanico de soluciones frente a problemáticas, carencias y debilidades en la implementación de todos los instrumentos y herramientas taxativas de la Archivística Pública como Política de Estado: 1. Software especializado y personalizado como plataforma informática para la Gestión Documental Automatizada, licencia de uso vitalicio, con la cual se automatizan todas las herramientas, componentes y aplicativos de Ley General de Archivos, como son: TRD, Ventanilla Única de Comunicaciones Oficiales, Inventarios Documentales, Sistema de Transferencias Documentales, entre otras funciones archivísticas. 2. Construcción y/o actualización de las Tablas de Retención Documental para su aplicación automatizada desde la Plataforma de GDA. 3. Implementación de la Ventanilla Única de Comunicaciones Oficiales Automatizada para su administración, circulación y servicio electrónico. 4. Formulación, divulgación y aplicación de los documentos, instrumentos y herramientas de la Política Archivística Institucional, como son: PGD, PINAR, TVD, SIC/PICD, Reglamento de Archivo y Comunicaciones, Cuadro Maestro de Documentos, Guías y Manuales propios de la Función Archivística Institucional, entre otros. 5. Construcción e implementación de sistemas de información archivística digital para servicio integral en medios o ambiente Web: Digitalización para servicio electrónico del Sistema de Contratación, de la Unidad de Historias Laborales de la entidad, Unidad de Historias Clínicas, o cualquier otro sistema de información digital especializado que se requiera para modernizar y optimizar la función archivística como la misma Gestión Administrativa y de servicios institucionales. 6. Suministro de equipos y materiales para la Gestión Documental Integral en todas las etapas del Ciclo Vital de los documentos: Unidades de conservación o almacenamiento reglamentarias, estantería abierta o rodante para Gestión de Depósito, materiales e insumos para la organización de fondos y series documentales acumulados, constitutivos de los archivos Central e Histórico.
7. Construcción y aplicación de las Tablas de Valoración Documental sobre acervos documentales susceptibles de ser valorados como históricos, para su definición y declaración como Patrimonio Histórico Documental de las entidades como de los pueblos y sus unidades territoriales. 8. Recuperación y Organización de fondos y series documentales acumuladas para la implementación del Archivo Histórico Institucional o de los Archivos Históricos Municipales o Generales del Municipio. 9. Asesorías, capacitación y entrenamiento del personal responsable de la Gestión documental de la entidad, tanto en archivística física como digital o informatizada, en todos los niveles del Ciclo Vital de los documentos, como en la aplicación de las herramientas, instrumentos y procedimientos archivísticos conducentes a la modernización y optimización de la función archivística institucional. 10. Diseño e implementación de Gestión de Depósito archivístico reglamentario, acorde con la normatividad vigente como con los preceptos, conceptos y procedimientos definidos para los Sistemas Integrales de Conservación, SIC. Acuerdo 006 de 2014. 11. Servicios especializados de digitalización para la constitución de Sistemas de Información digital, así como sistemas de soporte y seguridad de archivos digitales. Implementación de servicio de información WEB, fundamentos informáticos y archivísticos para realización de las tendencias Cero Papel y Gobierno en Línea. 12. Otros Servicios: Diseño y estructuración de páginas web. Servicio de datos abiertos en la web de la entidad. Producción y edición de textos y publicaciones seriadas. Investigación histórica, social y antropológica para la producción y edición de Historia Municipal Ilustrada. Investigación y divulgación cultural. Somos una empresa especializada en la organización de Archivos de Gestión, Centrales e Históricos, como en el empoderamiento y modernización de la función archivística institucional a partir de la implementación de Programas de Gestión Documental Automatizados integrales. Rigor, seriedad, cumplimiento y alta calidad en nuestros trabajos y servicios, respaldados con la satisfacción plena de nuestros clientes durante más de veinte años de experiencia, así como en un formidable equipo de profesionales.
Silvano Pabón Villamizar Historiador UIS Gerente