Folha de Cálculo / Excel - Manual de Formação

MS EXCEL 2010

Funcionalidades Bรกsicas Macros Listas

Realizado por: Engยบ Rui Silva

Realizado por: Engยบ Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

1. MS EXCEL

As folhas de cálculo são programas que são baeados e são semelhantes a uma folha de trabalho, na qual podemos colocar dados ou valores em forma de tabela e aproveitar a grande capacidade de cálculo e armazenamento do computador para conseguir efectuar trabalhos que, normalmente, seriam resolvidos com uma calculadora, lápis e papel.

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

2. Interface Ao inciarmos o Excel o ambiente de trabalho transforma-se, em que podemos observar uma série de linhas (números) e colunas (letras).

A cada encontro de uma linha com uma coluna temos uma célula onde podemos armazenar texto, valor, funções ou fórmula para cálculos.

O Excel oferece, inicialmente, por cada livro (book) 3 sheets (folhas), às quais podem ser adicionadas outras se necessário.

2.1 Movimentação na folha

Para selecionar uma célula ou torná-la ativa, basta movimentar o retângulo (cursor) de seleção para a posição desejada. A movimentação poderá ser feita através do rato ou teclado. Para selecionar uma célula basta dar um clique, com o rato em cima dela e observar que a célula na qual clicamos é mostrada como referência na barra de fórmulas.

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

Se precisarmos de selecionar mais que uma célula, basta contuinuar a pressionar o rato e arrastar que premite selecionar as células em seqüência.

Se for necessário selecionar várias células alternadas, podemos fazêlo ao mantendo a tecla CTRL pressionada à medida que selecionamos as células desejadas

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

2.2 Entrada de texto e números

Na área de trabalho do Excel podem ser digitados caracteres, números e fórmulas. Ao finalizar a digitação, pode-se pressionar a tecla ENTER, ou com as setas, mudar de célula Este recurso somente não será válido quando estivermos a efetuar um cálculo.

Caso se precise de alterar o conteúdo de uma célula basta clicar sobre ela e pressionar F2, o que permite que se possa alterar sem ter que repetir tudo. Depois pressione ENTER.7 2.3 Salvar (SAVE) ou Guardar Para salvar uma folha de cálculo o processo é igual ao feito no Word, clique no botão Office e Selecione “Salvar como”.

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

2.4 Operadores e Funções A função é um método utilizado para tornar mais fácil e mais rápido a montagem de fórmulas que envolvem cálculos mais complexos e vários valores.

Existem funções estatísticos.

para

os

cálculos

matemáticos,

financeiros

e

Por exemplo na função: ‘=SOMA (A1:A10)´-(as funções serão vistas mais à frente noutro capitulo) seria o mesmo que (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10), só que com a função o processo passa a ser mais fácil.

Ainda, conforme o exemplo, pode-se observar que é necessário sempre iniciar um cálculo com sinal de igual (=) e usa-se nos cálculos a referência de células (A1) e não somente valores.

A quantidade de argumentos empregados em uma função depende do tipo de função a ser utilizada. Os argumentos podem ser números, textos, valores lógicos, referências, etc...

2.5 Operadores Operadores são símbolos matemáticos que permitem fazer cálculos e comparações entre as células.

Os operadores são: 1.Sinais de operações Sinal Função + Somar Subtrair * Multiplicar / Dividir %

Porcentagem

=

Igualdade

Excel - Folhas de Cálculo

2.Sinais para condição Sinal Função > Maior que < Menor que <> Diferente >= Maior e igual a <= Menor e igual a && Concatenar

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

2.6 Uilização Vamos montar uma tabela:

O objectivo é calcular o valor total de cada producto (quantidade multiplicado pelo valor unitário), e depois o total de todos os produtos.

Para o total de cada producto precisamos utilizar o operador de multiplicação (*), no caso do Producto Mouse, temos que a quantidade está na célula A4 e o valor unitário está na célula C4, o nosso calculo será feito na célula D4. Poderíamos fazer o seguinte cálculo =1*20 que me daria o resultado, porém bastaria alterar o valor da quantidade ou o V. unitário que eu teria de fazer novamente o cálculo.

O correcto é então fazer =A4*C4.

Assim multiplica-se referenciando as células, independente do conteúdo dela, onde ocorrerá a multiplicação, desde que ali se tenha um número.

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

Para o cálculo do teclado é necessário então fazer o cálculo da segunda linha A5*C5 e assim sucessivamente. Arrastando com o rato podemos calcular imediatamente tudo.

O cálculo total poderia ser feito atravês de: D4+D5+D6+D7+D8; contudo deixa de ser funcional para grandes cálculos, e com muitos dados Assim, quando se têm sequências de cálculos o Excel permite a utilização de funções.

2.7 Formatação de células A formatação de células basta apenas que a célula onde será aplicada a formatação esteja selecionada.

Se precisar selecionar mais de uma célula, basta selecioná-las.

Clicando no botão do rato no lado direito por cima das celulas que desejamos formatar vamos ter:

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

Aqui podemos formatar texto, moeda, tabelas.

A guia Alinhamento permite definir o alinhamento do conteúdo da célula na horizontal e vertical, além do controle do texto.

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

A guia Bordas permite adicionar molduras às células embora já possua as linhas de grade que facilitam a suas identificações. Permite também adicionar cores.

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

Vamos então formatar nossa folha 1 (sheet 1).

Seleccione todas as células de valores em moeda.

Utilizar a janela de formatação no grupo Número e clicar sobre o botão Moeda (currency)

Inserir moldura (bordas)

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

2.8 Fixar Painéis (Freeze Panes)

Algumas folhas precisam pelo facto de ser muito longas que o seu cabeçalho ou primeiras linhas estejam sempre visiveis para evitar digitação em celulas erradas ou leituras de dados errados. O Excel possui um recurso que torna isto possivel.

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

Ainda no âmbito da utilização de várias folhas de cálculo, é possivel ter várias visiveis ao mesmo tempo, na opção Dispor Todas ou Arrange ALL

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

3. Funções

3.1 Função SOMA ou SUM

A estrutura da função é: ’ =SOMA(CelIni:Celfim)’,ou ‘=Sum(CelIni:Celfim)’; Ou seja, inicia-se com o sinal de igual (=), escreve-se o nome da função, abrem-se parênteses, clica-se na célula inicial da soma e arrasta-se até a última célula a ser somada, este intervalo é representado pelo sinal de dois pontos (:), e fecham-se os parênteses.

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Excel - Folhas de Cálculo

Manual de Formação

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

3.2 Função Maximo (Max) Esta função é uma função estatistica. Mostra o Maior valor de uma seleção de células. Na tabela abaixo vamos utilizá-la para ver a melhor nota obtida na turma de todas as notas nos dois testes.

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

3.3 Função MIN

Mostra o valor mínimo de uma conjunto de células seleccionadas;

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

3.4 Função MED ou Median – Média

Vamos calcular a média do 1º teste.

Aplicamos o mesmo prodedimento para o cálculo do segundo teste.

Vamos ter:

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

3.5 Função ARRED ou ROUND Se pretendermos arredondar a média das notas a um casa decimal basta escrever : ‘=ARRED(MÉDIA(E5:E14);1)’ ou ‘=ROUND(MEDIAN(E5:E14);1)’

3.6 Função IF ou SE

Esta é uma das funções mais importantes do Excel.

Esta função retorna ao utilizador um valor deum teste teste_lógico que permite avaliar uma célula ou um cálculo e retornar um valor verdadeiro ou um valor falso.

Sua sintáxe é: =SE(TESTELÓGICO;VALOR VERDADEIRO;VALOR FALSO). =SE (Atribuição de inicio da função); TESTELÓGICO - Teste a ser feito para validar a célula; VALOR VERDADEIRO -Valor a serem apresentado na célula quando o teste lógico for verdadeiro, pode ser outra célula, um número, texto ou um outro dado, (se for texto deverá estar entre aspas).

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

VALOR FALSO- Valor a ser apresentado na célula quando o teste lógico for falso pode ser outra célula, um número, texto ou um outro dado, (se for texto deverá estar entre aspas).

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

3.7 Função ContarSe ou CountIF

Esta função faz a contagem num intervalo, de acrodo com uma correspondência estabelecida. No exemplo a seguir a contagem é feita somente se o aluno tiver aprovado, dando o nº total de aprovados. ‘=COUNTIF(G5:G14;"Aprovado")’

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

Repetindo para os reprovados com a formula: ‘=COUNTIF(G5:G14;"Reprovado")’ vamos ter:

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

4. Gráficos A utilização de um gráfico numa folha permite resultados.

As opções de gráficos, esta no grupo Inserir do Excel

Para criar um gráfico é importante decidir quais dados serão avaliados para o gráfico.

Ao clicar em um dos modelos de gráfico no grupo Gráficos você poderá selecionar um tipo de gráfico disponível, no exemplo clique no estilo de gráfico de colunas.

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

Seleccionar os dados pretendidos, neste caso, vamos optar, para além dos nomes, a nota dos 1º testes.

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

Para mover o gráfico para qualquer parte de folha de cálculo, basta clicar numa área em branco do gráfico e manter o rato pressionado e arrastar para outra parte.

Se você quiser mudar o estilo de seu gráfico , pode clicar no botão Alterar Tipo de Gráfico

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

Ainda em Layout do Gráfico podemos modificar a distribuição dos elementos do Gráfico.

No campo DESIGN:

Podemos também modificar o estilo de nosso gráfico através do grupo Estilos de Gráfico

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

5. Impressão O processo de impressão no Excel é muito parecido com o que fizemos no Word. Clique no Maracdor Ficheiro ou File e depois em (print) Imprimir

São várias opções de impressão que podemos definir:

-Imprimir selecção (o que foi seleccionado) - Imprimir a folha (sheet) onde estamos a trabalhar

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

- Imprimir todas as folhas de cálculo do Livro onde estamos Permite seleccionar a orientação da folha que pretendemos imprimir , ora vertical ou horizontal.

Permite ainda definir o tamanho da FOHA (A4,A3,A5 e outras), definir as margens, utilização de escalas, e ainda definir os parametros da pagina (Page Setup)

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

6. LISTAS

As listas servem para facilitar a entrada de dados, ou para limitar as entradas a certos itens definidos por você, é possível criar uma lista suspensa de entradas válidas que é compilada a partir de células de qualquer local da pasta de trabalho. Ao criar uma lista suspensa para uma célula, ela exibe uma seta naquela célula. Para inserir informações na célula, clique na seta e, em seguida, clique na entrada desejada.

Para criar uma lista suspensa a partir de um intervalo de células, use o comando Validação de Dados (Dara Validation) no marcador Dados (Data).

Para criar uma lista de entradas válidas para a lista suspensa, digite as entradas em uma única coluna ou linha sem células vazias. Por exemplo os seguintes produtos:

No Livro que estamos que estamos a utilizar aconselhamos a ter as listas numa folha separada.

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

Após a construção desta vamos seleccionar a célula onde queremos que a lista apareça.

Na guia Dados (DATA), clique em Validação de Dados (Data Validation) e selecione a opção Lista (LIST)

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

Depois selecione Source para poder escolher os dados a transformar em Listas (ir ao local onde têm os dados para a lista)

No Final vamos ter no local que seleccionamos para a lista:

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

7. MACROS Uma macro consiste numa série de comandos numa só instrução, e que permite desempenhar tarefas automaticamente, quer através de um botão numa barra de ferramentas, quer através do uso de teclas de atalho, e que permite de uma forma simples e rápida, visualizar os objectos, as propriedades ou os métodos envolvidos em certas operações (sobre as quais podemos escrever código).

As Macros são ferramentas avançadas, que são uteis no excel, pois permitem condensar numa instrução (macro) uma série de procedimentos, evitando assim a sua repetição.

Para criar uma Macro o procedimento é: - Seleccionar o Botão Macro;

- Seleccionar opção: Gravar Macro;

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

- Atribuir o nome à macro que pretendemos;

- Descrever o procedimento que a macro vais executar; Exemplo: Macro que faça uma tabela: Após clicarmos OK ou sim ecxecutamos o procedimento que pretendemos que a partir daqui a macro execute.

Executamos gravação.

todos

os

procedimentos,

e

depois

terminamos

a

A partir deste ponto a macro está criada, neste caso, cria esta tabela por defeito, sempre que a activarmos (atenção onde se grava a

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

macro –s ugerimos que se grave no Livro de Macros macro book).

ou personnal

8. Referências

http://office.microsoft.com/pt-br/ http://office.microsoft.com/en-us/results.aspx?qu=excel&ex=2

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva

Excel – Folhas de Cálculo

Manual de Formação

Indíce

1. Introdução –MS EXCEL 2010 2. Interface - Uso e formatação de células 3. Funções 3.1 Função Soma ou Sum 3.2 Função Max 3.3 Função Min 3.4 Função Media (Med ou Median) 3.5 Função Arred ou Round 3.6 Função If ou Se 3.7 Função CountIF ou CountarSE 4. Gráficos 5. Impressão 6. Listas 7. Macros 8. Referências

Excel - Folhas de Cálculo

Elaborado por: Engº Rui Silva