PRESENTACIÓN PROCEDIMIENTOS FONDO EDITORIAL MATERIAL EDUCATIVO Abril de 2015
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OBJETIVO Administrar el material educativo y su entrega oportuna a los estudiantes de la VUAD •
ALCANCE Este documento orienta y define el conjunto de actividades a seguir por los responsables de la información, administración, custodia y organización del material educativo. Va desde la recepción de información del Director de Programa, consolidado de compras, solicitud de cotización, elaboración orden de compra, ingreso a los inventarios; hasta el momento de envío a CAU para hacer entrega al estudiante custodiando el documento físico de soporte como fin de todo el proceso.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
- Coordinador del Fondo Editorial
•Planear la recolección de información y consolidar el material educativo semestralmente previo acuerdo con el director del programa. •Gestionar el proceso de compras y asegurar la recepción de los textos en perfectas condiciones de calidad y cantidad de acuerdo con la orden de compra. •Mantener el inventario de material didáctico actualizado en físico y en el sistema •Asegurar el correcto envío de textos de acuerdo con la solicitud generada por el sistema de información para cada CAU. •Garantizar que la cantidad del material educativo reportado en el traslado corresponda exactamente con el recibo físico del mismo. •Organizar el trabajo en equipo para dar cumplimiento a los objetivos del proceso.
CONDICIONES GENERALES Los Departamentos de Registro y Control, Sindicatura y Fondo Editorial garantizaran que los sistemas de información SAC y Gesmad se encuentren actualizados Cronograma establecido para la solicitud de material educativo con Directores de Programa: Primer semestre del año se gestionará durante los primeros diez (10) días hábiles del mes de octubre Segundo semestre del año se realizará durante los primeros diez (10) días hábiles del mes de abril. La proyección y solicitud de compras se realizará de acuerdo a los reportes de matrícula del SAC (incluyendo estudiantes con homologación, reintegro), y el inventario registrado en el Fondo Editorial Se autorizara compra o cambio de material educativo cuando no hayan existencia, cuando este por terminarse o se encuentre descatalogado, de acuerdo a una previa autorización del Director de Programa. Las necesidades de materiales deberán provenir de un proceso de planeación de los Directores de Programa.
CONDICIONES GENERALES El requerimiento de Material Educativo, debe cumplir con las especificaciones de: Editorial, año de edición, autores, proveedor, si corresponde a un libro de importación (adicionar datos de contacto y cotización), verificar que no se encuentre descatalogado Al registrar pendientes de búsqueda de material didáctico debe entregarse respuesta en un lapso no mayor a quince días calendario a partir del día del encuentro personal, en caso contrario la asignatura quedará parametrizada como “Aula Virtual” Aclarar al estudiante que no hay obligatoriedad que por cada asignatura la universidad entrega un texto. Memorando 030 Direccionamiento VUAD. Cuando los contenidos de una asignatura sean similares aunque el nombre sea diferente, se debe tener en cuenta que el libro sea el mismo para todos los estudiantes aun siendo de programas diferentes. Al encontrarse descatalogado cualquier texto asignado se dará aviso al director del programa; y esté deberá dar respuesta del nuevo texto con un lapso no mayor a quince (15) días calendario del aviso que hizo el coordinador del fondo editorial.
1.
No.
Actividad
1
Identificar necesidades de material Educativo
2
Diligenciar formato de requerimiento
SOLICITUD DE MATERIAL EDUCATIVO
Responsable
Directores de Programa Coordinadores de Campo
Directores de Programa / Coordinadores de Campo / Coordinador Fondo Editorial
Descripción
Revisar y actualizar el material educativo que se renovará teniendo en cuenta planes vigentes, materias ofertadas y No. De estudiantes (activos, homologados, reintegros)
Diligenciar y firmar el formato, identificando programa, código, código de texto, nombre del material didáctico.
Documentos
Planes de Estudios Reporte SAC
Formato Requisición de Material Educativo GCF-F- 655
2. GESTION DE COMPRAS MATERIAL EDUCATIVO No.
Actividad
Responsable
Descripción
1
Solicitar Cotización
Coordinadora Fondo Editorial
Generar archivo por cada Editorial y/o proveedor especificando características del material didáctico, cantidades se envía por correo y/o telefónicamente.
Archivo Excel
2
Aprobar Cotización
Vicerrectoría General VUAD
Informar al Vicerrector General VUAD, aprueba o niega la cotización
Correo Institucional Cotización Autorizada
3
Emitir Orden de Compra
Auxiliar Contable Fondo Editorial
Recibir cotización autorizada por Vicerrectoría VUAD y elabora orden de compra. Envía orden de compra a proveedor vía email y/o fax, confirma
Orden de Compra
4
Entregar Material Educativo
Proveedor
Hacer entrega de factura y material educativo, de acuerdo a las condiciones de la orden de compra
Factura y material educativo.
5
Recepcionar y verificar material educativo
Verificar condiciones del material didáctico: cantidad, calidad, presentación de los libros, valores y factura debidamente diligenciada
Factura
Auxiliar Fondo Editorial
Documentos
2. GESTION DE COMPRAS MATERIAL EDUCATIVO No.
Actividad
Responsable
Descripción
6
Realizar registro Contable
Auxiliar Contable Fondo Editorial
Recepcionar factura firmada por el auxiliar de Fondo que recibe pedido, procede a realizar registro contable de la entrada del material didáctico al módulo de inventarios.
7
Enviar Factura para aprobación Vicerrector VUAD
Auxiliar Contable Fondo Editorial
8
Autorizar pago de Factura
Vicerrector VUAD
Firmar y autorizar pago de factura, devuelve documentos a Fondo Editorial.
Factura Autorizada
9
Enviar Factura a Presupuesto
Auxiliar Contable Fondo Editorial
Enviar factura autorizada para el correspondiente pago a presupuesto.
Factura VB de Presupuesto Entrada de almacén Registro contable
10
Legalizar Pago de Factura
Presupuesto
Enviar factura a Contabilidad y Sindicatura para el tramitar pago de factura
Factura Entrada de almacén Registro contable
Enviar factura y soportes para la autorización de pago a Vicerrectoria Vuad.
Documentos
correspondiente
Entrada de Informaweb
almacén,
Factura Entrada de almacén Registro contable
por
3. ENVIOS SEMANALES DE MATERIA EDUCATIVO PARA CAU
No.
Actividad
1
Reportar Proyecciones por CAU
2
Generar listado por CAU
3
Consultar saldos
4
Verificar inventario de bodega del CAU en el sistema
Responsable
Descripción
Director de Programa
Reportar por correo electrónico, los estudiantes que ingresan por homologación o reintegro, escaneando el Acta de Homologación, donde se identifique: Nombre del estudiante, Numero de cedula, y materias homologadas y CAU al que pertenece el estudiante.
Acta de Scaneada.
Reportar material educativo que se enviará a cada Centro Atención Universitaria
Sistema Gesmad – Sac – Informa Web
Verificar en el inventario del sistema las libros solicitados para realizar traslado.
Sistema Gesmad
Auxiliar Fondo Editorial
Auxiliar Fondo Editorial
Auxiliar Fondo Editorial
Documentos
existencias de los
Verificar en el sistema los saldos de bodega de los Cau para definir la cantidad de material educativo a trasladar y generar comprobante. Una vez se genera el traslado, el sistema automáticamente envía un correo al estudiante informando que los libros se encuentran en el Cau para reclamar.
homologación
Correo Electrónico de Tirillas de envíos.
3. ENVIOS SEMANALES DE MATERIA EDUCATIVO PARA CAU
No.
Actividad
5
Gestionar información de traslados
6
7 8
9
Responsable
Descripción
Documentos
Auxiliar Fondo Editorial
Realizar traslados en el sistema e imprime documento.
Traslado firmado por Auxiliar Fondo Editorial
Alistamiento del material Educativo
Auxiliar Fondo Editorial
Preparar y organizar los textos en orden alfabético y en las cantidades que indica el traslado.
Traslado firmado por Auxiliar Fondo Editorial
Autorizar traslado
Coordinador Fondo Editorial
Firmar y autorizar el traslado para remitirlos al Vicerrector VUAD.
Informaweb
Revisar el reporte y firma traslado.
Traslado Firmado
Aprobar traslado
Empacar Material educativo
Vicerrector VUAD
Auxiliar Fondo Editorial
Empacar los libros en las cajas con las cantidades estipuladas junto con la supervisión de otra persona (Auxiliar Contable, Auxiliar de Oficina y/o Practicante)
Relación de cantidad de cajas Material Educativo empacado
3. ENVIOS SEMANALES DE MATERIA EDUCATIVO PARA CAU
10
Reportar envio a Oficina de Administración General
11
12
13
Auxiliar Fondo Editorial
Entregar relación por CAU indicando la cantidad de cajas y el peso de cada una de ellas para elaborar guías de la transportadora.
Correo – Email Relación cajas
Verificar material educativo
Mensajero Oficina de Administración General
Verificar información reportada por el Fondo Editorial y entrega guía de la empresa transportadora para cada una de las cajas
Guía para cada caja
Trasladar material educativo CAU
Empresa transportadora
Recoger cajas de textos debidamente rotuladas y zunchadas para Guía sellada por la Empresa trasladar a su lugar de destino Transportadora.
Recepciónar material educativo
14
Confirmación de Recibido
15
Auditar y realizar control de entrega
16
Autoevaluar Proceso
Coordinador Auxiliar Secretaria del Centro Administrativo CAU Coordinadora Administración de Documentos Coordinador Auxiliar Secretaria Del Centro Administrativo CAU
Verificar la recepción del material educativo en físico frente a lo reportado en el traslado del sistema Informaweb, firma de recibido a satisfacción y devuelve la copia firmada al fondo editorial.
Guía firmada recibida por la OAG
Si se presentan inconsistencias, el CAU reporta por medio de correo a Fondo Editorial.
Físico
Correo Electrónico
La oficina de Correspondencia solicita al CAU, confirma la recepción del Material Educativo (número de cajas), mediante correo electrónico.
Correo Institucional
Coordinador Fondo Editorial
Revisar semanalmente la entrega del material educativo. Generar reporte y enviar al CAU para seguimiento de las dos partes.
Correo electrónico institucional. Reporte GESMAD
Coordinador Fondo Editorial
Identificar dificultad en el proceso, analiza y ajusta
Matriz de Mejora