Informe pormenorizado octubre 2014 by Raul Sandoval

CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUA S.A. NIT: 891.901.536-5 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 GUSTAVO ADOLFO TENORIO REYES

Período evaluado:

Jefe Oficina Asesora de Control Interno

Julio- Octubre 2014

Fecha de elaboración: 05 de Noviembre 2014

Subsistema de Control Estratégico

Avances Ambiente de control 

Para finales del 2014 estará listo el estudio o evaluación de competencias por cargo, con el fin de fortalecer el proceso de selección y vinculación de personal.



Durante el año 2014 se tenían programadas varias capacitaciones para el personal operativo, las cuales se agruparon en un Diplomado en Tránsito y Transporte, al cual asistieron 13 funcionarios.

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Se eligió al mejor empleado, actividad que según en Manual de Bienestar Social e Incentivos se seguirá realizando cada tres meses.



En el mes de Octubre se llevó a cabo la realización de los exámenes ocupacionales (Espirometría, Audiometría) y Jornada de salud oral para todo el personal de la empresa.



Se actualizo el Reglamento Interno de Trabajo.

Direccionamiento Estratégico 

Se cuenta con un direccionamiento estratégico 2012-2015, el cual ha sido objeto de ajustes y se han redefinido indicadores y metas.



Se ha venido dando cumplimiento al Presupuesto Maestro y Actividades de Planeación 2014, el cual es revisado mensualmente en las reuniones de Junta Directiva y del Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión.



Se continúa con el seguimiento al Proyecto de Mejora No.14 traslado de la terminal a la nueva sede. Ya se registró el empréstito para la compra del lote ante el Ministerio de Hacienda y la Contraloría Municipal de Tuluá, esperando firmar escrituras en el mes de noviembre 2014, e iniciar la obra. Se continúa con el seguimiento al Proyecto de Mejora No.16, Implementación de un Nuevo software operativo para el manejo de las actividades de la terminal. Ya se encuentra en operación con buenos resultados, se están efectuando los ajustes finales.



Se aprobó la creación del proceso de Gestión Documental y su inclusión el mapa de procesos de la empresa.

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Se actualizo el siguiente organigrama:

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Se dio a conocer la Guía para la Administración del Riesgo Versión 3, con la cual se levantaran los riesgos de cada uno de los procesos para consolidar el nuevo mapa de riesgos de la empresa.

Subsistema de Control de Gestión Avances Actividades de Control 

Se cuenta con el documento Políticas de Operación D001, donde se encuentran las políticas para cada uno de los procesos de la empresa.

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Se cuenta con todos los procedimientos, controles, formatos, etc., para las actividades de cada uno de los procesos. Estos documentos se encuentran vinculados a la caracterización de cada proceso.

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Se cuenta con un Manual de Calidad MGC001 donde se contemplan todos los requisitos para dar cumplimiento a la norma NTC – ISO 9001 que se implementó en la Central de Transportes de Tuluá S.A.



La empresa cuenta con los siguientes indicadores estratégicos de revisión anual :

INDICADORES ESTRATÉGICOS (de resultado)

INDICE (formulación del indicador)

SENTIDO Esperado

Cantidad de características mejoradas (COM, SEG, ACC, EFI) ______________________ Total de características legales Utilidad neta ___________________ Ingresos totales

Infraestructura optima

Rentabilidad Financiera

15,81%

Número de clientes satisfechos ____________________ Total de clientes encuestados

80,00%

Cantidad de productos controlados ____________________________ Total de productos ofrecidos

100

Número de empleados capacitados en formación y habilidades relacionadas _________________ Total de empleados

100

Porcentaje de satisfacción de nuestros clientes

Control de calidad

Porcentaje de funcionarios competentes

100,00%

Cada proceso tiene sus propios indicadores: PROCESO

INDICADOR

FORMULACIÓN

FRECUENCIA

META

MANEJO DE RESIDUOS SOLIDOS

Cantidad de residuos sólidos recuperados Promedio de generación de residuos solidos

MENSUAL

12%

Número de actividades ejecutadas Número de actividades programadas

MENSUAL

100%

Cantidad de pasajeros por vehículo en tasa de uso

MENSUAL

100%

Cantidad de vehículos de acuerdo a la tasa de uso

MENSUAL

100%

NIVEL DE DESEMPEÑO

Número de empleados competentes Total de empleados

ANUAL

90%

CLIMA ORGANIZACIONAL

Cantidad de empleados satisfechos Total de empleados

ANUAL

90%

TRIMESTRAL

90%

MENSUAL

100%

GERENCIAL

GESTION OPERATIVA

TALENTO HUMANO

EFICACIA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO MOVILIZACION DE PASAJEROS DESPACHO DE VEHICULOS

EFICACIA DE LAS CAPACITACIONES EFECTIVIDAD SALUD OCUPACIONAL

Cantidad de capacitaciones eficaces Total de capacitaciones Número de personas incapacitadas por causas laborales Total de empleados Número de requerimientos atendidos Total de requerimientos

SISTEMAS

EFICACIA EN SOPORTE

CONTROL INTERNO

RECOMENDACIONES EFECTIVAS

Cantidad de recomendaciones adoptadas Total de recomendaciones realizadas

MENSUAL

90%

COMPRAS

EVALUACION DE PROVEEDORES

Promedio de calificación de los proveedores

MENSUAL

92%

CONTROL DE INGRESOS

Ingresos ejecutados Ingresos presupuestados

MENSUAL

100%

CONTROL DE GASTOS

Gastos ejecutados Gastos presupuestados

MENSUAL

100%

CONTABLE Y FINANCIERO

TEND

GESTION CALIDAD

EFICACIA DE LAS PQRS

Cantidad de PQRS respondidas dentro de los tiempos Total de PQRS recibidas

MENSUAL

100%

CONTROL AL PRODUCTO NO CONFORME

Número de productos no conformes Total de productos no conformes

MENSUAL

100%

Cada mes en el comité de coordinación del Sistema Integrado de Gestión se presentan y analizan los indicadores de cada proceso y se toman los correctivos del caso. El resultado de los indicadores a Septiembre fue: PROCESO GERENCIAL

GESTION OPERATIVA

TALENTO HUMANO

INDICADOR MANEJO DE RESIDUOS SOLIDOS EFICACIA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO MOVILIZACION DE PASAJEROS DESPACHO DE VEHICULOS

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

23,10%

20,35%

17,50%

18,35%

19,10%

20,45%

18,45%

18,60%

100%

100,00%

100%

100,00%

101,30% 105,60% 101,80% 113,00% 107,30% 99,50%

102,80%

99,70%

102%

104,10% 101,90% 100,40%

NIVEL DE DESEMPEÑO

97,02%

CLIMA ORGANIZACIONAL

79,73%

EFICACIA DE LAS CAPACITACIONES

En implementación

101,10% 104.58% 101,50% 99,14%

103,44% 100,50%

EFECTIVIDAD SALUD OCUPACIONAL

0,00%

SISTEMAS

EFICACIA EN SOPORTE

100%

100,00%

CONTROL INTERNO

RECOMENDACIONES EFECTIVAS EVALUACION DE PROVEEDORES

99%

97%

95%

96%

100%

88%

100%

100,00%

92%

94%

90%

95%

93%

92,00%

93,00%

COMPRAS

CONTABLE Y FINANCIERO

GESTION CALIDAD

CONTROL DE INGRESOS

100,24% 106,89%

90,69%

101,50% 119,74% 107,92% 102,78% 102,14%

96,26%

CONTROL DE GASTOS

91,22%

87,98%

105,70%

86,90%

86,53%

88,90%

87,82%

EFICACIA DE LAS PQRS

100%

100,00%

CONTROL AL PRODUCTO NO CONFORME

100%

100,00%

114,05% 109,04%

Información y Comunicación Pública 

Se creó el proceso de Gestión Documental y se documentará lo concerniente al mismo (Caracterización, procedimientos, formatos, etc.) y se asignó su manejo al Auxiliar Administrativo. En el presupuesto para el año 2015 se incluyó una partida para la realización de las tablas de retención documental y asesoría en el tema.

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Se cuenta con el software Gedoc, mediante el cual se lleva un control sobre la información recibida y la que se expide en las diferentes dependencias de la empresa.

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Se cuenta con el documento Canales de Comunicación DGE011 y con el Manual de Políticas de Información y Comunicación Publica donde se establecen los diferentes medios de comunicación y los públicos. Documento que serán revisados a la luz de la implementación de Sistema de Gestión Documental.



Se Expidió el boletín Terminotas No.30, 31 y 32, este último correspondiente al mes de septiembre de 2014. El Boletín es publicado en la página Web y es enviado a por correo electrónico a los diferentes públicos y en épocas de semana santa y vacaciones se utiliza en Campañas educativas y de prevención.



La Oficina de Control Interno cuenta con el Noticontrol, donde se informa sobre diferentes temas, su utilización es a nivel interno.



Se replanteo el procedimiento de PQRS, y se asignó a la Auxiliar administrativo quien es la encargada de direccionar y llevar un control sobre las mismas. La recepción de las PQRS se puede hacer a través del enlace en la página Web, de los buzones de sugerencias, en la ventanilla amable, por Facebook, correo electrónico y con cualquiera de los funcionarios. Subsistema de Control de Evaluación

Avances Autoevaluación Se cuenta con un cuadro de control que es alimentado con información suministrada por cada uno de los encargados de los procesos, quienes miden su gestión, presentan los resultados y proponen acciones de mejoramiento, sobre todo para los indicadores que no se cumplieron. El cuadro de indicadores se encuentra en este informe en Actividades de Control. Evaluación Independiente 

En lo que va corrido del año se han realizado 14 auditorías de Control Interno, que han generado varios aspectos por mejorar, a los cuales se les ha efectuado el correspondiente tratamiento y seguimiento en el módulo de mejoramiento de Isolución. Adicionalmente en el mes de Octubre se realizó el ciclo No.10 de auditorías Internas de Calidad a cada uno de los procesos, el informe final será entregado en el mes de Noviembre de 2014; en esta oportunidad fueron realizadas por el equipo auditor con el acompañamiento del Asesor de Calidad y Control Interno.

Planes de Mejoramiento 

A nivel Institucional se continúa con trabajando en el proyecto del traslado de la terminal a la nueva sede. Ya se registró el empréstito para la compra del lote ante el Ministerio de Hacienda y la Contraloría Municipal de Tuluá.

Se continúa con el seguimiento al Proyecto de Mejora No.16, Implementación de un Nuevo software operativo para el manejo de las actividades de la terminal. 

A través del módulo de mejoramiento del software Isolución se realiza tratamiento y seguimiento permanente a las recomendaciones o aspectos por mejorar realizados a los diferentes procesos. Adicionalmente en cada reunión del comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión se realiza seguimiento a cada uno de los procesos, efectuando, si es del caso, los ajustes necesarios.

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Para el mes de noviembre de 2014 se tiene programado la realización de la evaluación de desempeño a los empleados, donde de acuerdo a los resultados se implementara un plan de mejoramiento para quienes lo requieran. Estado General del Sistema de Control Interno

La Central de Transportes de Tuluá S.A. continúa con la actualización del Modelo Estándar de Control Interno según lo dispuesto en el decreto No.943 del 21 de mayo de 2014 y de acuerdo al Manual Técnico del MECI. Aunque se ha dificultado la actualización del MECI, ya que el tamaño de la empresa no permite tener al personal dedicado a esta labor, se espera cumplir con lo dispuesto en el decreto 943 de 2014. Recomendaciones 

Continuar con la actualización del Modelo Estándar de Control Interno de acuerdo al decreto 943 del 2014, involucrando o empoderando a todo el personal en lo que a cada uno compete..

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Socializar todos los productos resultantes de la actualización del MECI.

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Continuar con el fortalecimiento del Autocontrol y el Mejoramiento Continuo.

______________________________________ GUSTAVO ADOLFO TENORIO REYES Jefe Oficina Control Interno