Jaarverslag Slot Zuylen 2016
STICHTING SLOT ZUYLEN
JAARVERSLAG 2013
Vastgesteld door het Bestuur op 25 april 2014
1
Inhoudsopgave
Jaarverslag 2016 Voorwoord
3
Doelstelling, missie en visie
4
1. Inleiding
5
2. Presentatie
6
3. Evenementen
9
4. PR en communicatie
11
5. Behoud en beheer
14
6. Museum Slot Zuylen
15
7. Tuin en Moestuin
18
8. Organisatie
20
9. FinanciĂŤn
23
Juni 2017
2
Dit was mede te danken aan het bijzondere thema Azië in Slot Zuylen, gepositioneerd rond de gerestaureerde Chinese 18e-eeuwse knikpoppen. In samenwerking met de marketeer van de Stichting Samenwerkende Kasteelmusea werden uiteenlopende PR-activiteiten ontwikkeld. Maar ook de ruimere openstelling van museum, museumcafé en tuin heeft een positief effect gehad en geleid tot een toename van het aantal bezoekers en inkomsten. De mogelijkheden voor het Museumcafé en de gehele exploitatie van het Koetshuis konden verder verbeterd worden waardoor meer uiteenlopende groepen -zowel zakelijk als particulier- van de ruimte gebruik konden maken. Per 1 juni heeft het als directie functionerende bestuur haar taak kunnen overdragen aan Annemieke Wielinga, die vanaf dat moment is aangesteld als Hoofdbedrijfsvoering/Zakelijk leider voor 2,5 dag per week. Samen met het Kernteam en alle andere medewerkers, betaald en onbetaald, heeft zij alle activiteiten voort kunnen zetten. Het ziet er duidelijk naar uit dat de toename van het aantal bezoekers voor museum, tuin en koetshuis zich verder zal ontwikkelen. Lucile van Tuyll van Serooskerken, voorzitter
3
Voorwoord
Het jaar 2016 was een jaar met veel uitdagingen, het tij moest worden gekeerd om hoe dan ook tot een positief resultaat te komen. Dankzij de enorme inzet van het volledige team en de vrijwilligers kon deze omslag worden gerealiseerd en kunnen wij terugzien op een jaar van extreem hard werken met een positief resultaat als gevolg.
Doelstelling, missie en visie
Doelstelling Het statutaire doel van de Stichting was en is: Het Kasteelmuseum Slot Zuylen tot in lengte van dagen ter plaatse en ongeschonden voor Nederland te bewaren als historisch monument en natuurreservaat. Dat strekt zich ook uit tot datgene wat te maken heeft met de families die er gewoond hebben. Om het complex mede in stand te houden ging de stichting de verplichting aan om het hoofdgebouw en het park ter bezichtiging open te stellen voor het publiek. Als uitgangspunten voor het formuleren van de missie en visie gelden onder meer : de waarde van de collectie in alle opzichten, het verbindende karakter dat Slot Zuylen heeft voor bezoeker en omgeving, de educatieve waarde van het monument en zijn geschiedenis, de belevingswaarde die het heeft voor de bezoeker en ook het Slot als economische drager voor de omgeving. Missie Stichting Slot Zuylen wil zoveel mogelijk mensen verbinden met de bijzondere cultuurhistorische waarde en de actuele betekenis van het ensemble en de directe omgeving. Daartoe zal zij het ensemble presenteren, beheren en behouden om het in goede staat over te dragen aan toekomstige generaties. Visie • Slot Zuylen is authentiek. Slot Zuylen heeft een authentieke collectie met veel voorwerpen van grote kunst- en cultuurhistorische waarde. Deze collectie is historisch verbonden met het huis en de tuin en vertelt het verhaal van de bewoners, het omliggende landschap aan de Vecht en de eeuwenlange relatie met het dorp Oud-Zuilen, dat bij het Slot hoorde. • Slot Zuylen verbindt erfgoed en landschap. Slot Zuylen is onderdeel van grotere culturele, cultuurhistorische en ruimtelijke verbanden, waaronder De Vecht en De Nieuwe Hollandse Waterlinie, en wil daarin een eigen en toonaangevende rol vervullen. Slot Zuylen spant zich in voor bescherming en gepaste ontwikkeling en openstelling van het grotere gebied rondom het ensemble. • Slot Zuylen is gastvrij. Slot Zuylen wil een aanbod creëren dat openstaat voor iedereen en dat aantrekkelijk is voor velen en dat uitnodigend is voor herhaalde bezoeken van verschillende aard. Slot Zuylen wil gastvrij zijn voor bezoekers, samenwerkingspartners, klanten en sponsoren en hen vanuit het ensemble meerwaarde bieden. • Slot Zuylen nodigt uit tot overpeinzing Slot Zuylen beschouwt permanente ontwikkeling vanuit het ensemble als een noodzakelijke en een uitdagende opdracht. Met behulp van het ensemble, i.e. het huis, de bijgebouwen, de tuin, de collectie en het gedachtegoed van Belle van Zuylen wil Slot Zuylen actuele maatschappelijke thema›s aan de orde stellen en een inspirerende omgeving creëren die uitdaagt tot overpeinzing. Bestuur Drs. L.A.C. barones van Tuyll van Serooskerken, voorzitter Mr H. H. Schotanus à Steringa Idzerda, penningmeester De heer. J. A. van den Broek, secretaris Prof. dr. R. E. de Bruin Drs. J.W. Verkroost
4
Vanwege alle veranderingen, de verruiming van de openingstijden en daardoor verzwaring van de taken voor het personeel werd besloten dat 2016 een jaar van optimalisering van de bestaande mogelijkheden zou worden en dat nieuwe projecten zullen worden ontwikkeld in de periode daaropvolgend. Administratie In 2014 nam Slot Zuylen een nieuw boekhoudsysteem in gebruik. Samen met het administratiekantoor is hard gewerkt om dit systeem voor Slot Zuylen passend te maken. Eind 2016 was dit proces zover gevorderd dat het bestuur besloot het in eigen hand te nemen en zonder de assistentie van het administratiekantoor verder te gaan. Het bestuur heeft wel gezorgd voor een financieel deskundige, volledig op de hoogte van het gebruikte boekhoudsysteem, die op vrijwillige basis als adviseur ging optreden. Zodoende werd het mogelijk het boekhoudsysteem te verfijnen. Verruiming openingstijden In 2015 was besloten om met ingang van 1 januari 2016 de openingstijden te verruimen en de toegangsprijzen te verhogen. Met uitzondering van maandag is het museum in het zomerseizoen (april tot en met oktober) alle dagen open en in het winterseizoen (november tot en met maart) in het weekend. Dit was nodig om de financiële situatie te verbeteren. Bovendien bood de ingebruikstelling van het Museumcafé veel meer mogelijkheden tot verhuur en zullen ook daardoor de inkomsten doen stijgen. Meerjarensubsidie De Provincie Utrecht voerde in 2016 voor culturele en erfgoedinstellingen m.i.v 2017 een meerjarensubsidie in. Deze subsidie, indien verleend, strekt zich uit over de jaren 2017 tot en met 2020. Er is door de organisatie van Slot Zuylen hard gewerkt om het subsidieverzoek aan de Provincie Utrecht voor de komende periode 2017-2020 voor het einde van het verslagjaar, inclusief de financiële onderbouwing, gereed te hebben. De beschikking zal in 2017 worden gegeven. 1.2 Bezoekersaantallen Bezoekers museum: volw. & kind. Bezoekers Museumkaart Bezoekers tuindagen en herfstdag Bezoekers eigen cultureel programma Bezoekers zakelijke bijeenkomsten Bezoekers huwelijken Bezoekers tuin Totaal
2016 5251 7624 1675 1448 3260 1300 1421 21.979
2015 3635 4501 2493 1753 2092 1800 2498 18.772
2014 3714 4103 2878 540 1600 2200 2734 17.769
Bovenstaand overzicht laat zien dat het aantal bezoekers met een Museumkaart flink is gegroeid ten opzichte van voorgaande jaren. Ook het totaal aantal bezoekers is gestegen. Het aantal zakelijke verhuren zit in de lift ten opzichte van vorig jaar, terwijl het aantal huwelijken (en huwelijksgasten) iets daalde ten opzichte van 2015.
5
1. Inleiding
Tot en met 2015 onderging Slot Zuylen in de afgelopen jaren vele veranderingen zoals restauraties en de herbestemming van het voormalig Koetshuis. Dit laatste was de meest ingrijpende: de herbestemming en de ingebruikneming van het voormalig Koetshuis als informatiecentrum annex museumcafé.
2. Presentatie
2.1 Rondleidingen Slot Zuylen kan alleen door middel van een rondleiding worden bezocht. Op zondagmiddag is er om 14.00 uur een speciale gezinsrondleiding, afgestemd op kinderen van 6 tot 10 jaar. Het kostte even tijd om bij het publiek bekend te raken, maar inmiddels worden de gezinsrondleidingen goed bezocht. Tijdens de Lichtjesavond in september is het Slot bij uitzondering vrij toegankelijk. In iedere ruimte staat dan een gids die informatie kan geven en die tevens de rol van suppoost vervult. De Lichtjesavond in 2016 heeft meer dan in andere jaren veel publiek getrokken (778 bezoekers). Voor de schooljeugd zijn er aparte arrangementen. In 2016 hebben veel schoolkinderen kunnen genieten van de nieuwe, meer interactieve vorm van “Schrijven met Belle”. In 2016 ontving Slot Zuylen 1031 scholieren uit het basisonderwijs in de regio. Op aanvraag kunnen bezoekers een rondleiding in de tuin reserveren. In totaal werden 26 rondleidingen door de tuin verzorgd. Traditiegetrouw vonden in december de speciale Eindejaarsrondleidingen plaats. De combinatie van de sfeervolle verlichting en de kerstversiering in het Slot, het kerstverhaal dat aan het eind van de rondleiding wordt verteld en de glühwein of warme chocolademelk ter afsluiting, blijkt ieder jaar weer een succesformule te zijn. De rondleidingen waren snel volgeboekt. 2.2 Zakelijke en particuliere verhuur In het voormalig Koetshuis zijn het Museumcafé, de Bovenzaal, het kantoor en het informatiecentrum Land van Zuylen gevestigd. In 2015 werden in het Koetshuis verbeteringen doorgevoerd. Het ophangen van gordijnen bijvoorbeeld kwam de akoestiek ten goede. Door deze en andere wijzigingen konden in 2016 de activiteiten verder worden uitgebreid en aantrekkelijker gemaakt.
6
De opening van het Koetshuis in juli 2014 vergrootte de mogelijkheden voor zaalverhuur. Na twee jaar is gebleken dat er veel belangstelling is voor de ruimte van het museumcafé om een verjaardag te vieren of met een gezelschap te lunchen. De Bovenzaal werd vooral voor vergaderingen, symposia, recepties en feesten gebruikt. Bij de zakelijke als ook de particuliere verhuur wordt aan de gasten zoveel mogelijk aantrekkelijke arrangementen aangeboden, een vergadering en een huwelijk worden veelal gecombineerd met een rondleiding door het museum en / of de tuin. Het Museumcafé wordt ook steeds vaker bezocht om vooraf aan een rondleiding een kopje koffie of thee met een taartje te nuttigen. Na de huwelijkssluiting is het Museumcafé om, naast het Slot, ook een geliefde locatie voor het bruidspaar om de gasten op bruidstaart en champagne te trakteren. De ontvangsten werden, als het maar enigszins mogelijk was, in eigen beheer verzorgd. Dit werd door de gasten hoog gewaardeerd. Er was veel lof voor de eigen catering van Slot Zuylen. Samen met een aantal vrijwilligers ontwikkelde de bedrijfsleider horeca een speciaal aanbod van lunchgerechten en gebak dat gretig aftrek vond. Opvallend detail is dat echtparen die in het verleden getrouwd zijn in Slot Zuylen hun jubileum, bijvoorbeeld 25-jarig huwelijk, weer weer in Oud-Zuilen, in het Slot of het Koetshuis, willen vieren. Om de planning van de boekingen en gebruik van de ruimtes te versoepelen werd voor de organisatie de digitale agenda ingevoerd om de communicatie tussen de beide locaties – het Slot en het Koetshuis – zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. In deze agenda worden de verhuren, huwelijken, rondleidingen en evenementen vastgelegd. Ook werd een aantrekkelijke verhuurbrochure gerealiseerd die bovendien als bladerboek op de site werd geplaatst. 2.3 Arrangementen Er zijn speciale arrangementen ontwikkeld voor de particuliere verhuur. Daarbij is een koffietafel, luxe lunch of high tea gecombineerd met een rondleiding in het Slot of in de tuin. Met name de lunch-arrangementen voor groepen van ca. 30 personen waren in trek. Aan de arrangementen is ook een huwelijksreceptie toegevoegd. Met de medewerking van een bekende Utrechtse rederij werd een vaartocht toegevoegd aan de lijst van arrangementen. 2.4 Kwaliteit Dankzij het Museumcafé is niet alleen meer ruimte gerealiseerd dan voorheen met alleen de theeschenkerij in het Slot, ook de kwaliteit van het aanbod is aanzienlijk verhoogd. Met een leverancier sloot Slot Zuylen een contract voor de levering van fairtrade thee en koffie. In 2016 werd er zoveel mogelijk gebruik gemaakt van groente en fruit uit de moestuin van het kasteel en er werd daarnaast ook ingekocht bij leveranciers van streekproducten. Hierdoor kan Slot Zuylen een keur aan duurzame gerechten en dranken leveren aan de gasten. Helaas heeft Slot Zuylen geen vergunning voor een terras bij het Koetshuis. Bezoekers kunnen wel op het terras van het Slot terecht om van de in het Koetshuis verkregen producten te genieten. 2.5 Huwelijksceremonie Slot Zuylen heeft sinds 1987 de status van 'Huis der Gemeente’ (gemeente Stichtse Vecht), waardoor er huwelijken kunnen worden voltrokken. In de directe omgeving van Zuylen heeft men een ruime keus uit trouwlocaties. De concurrentie voor 7
Slot Zuylen is daarom groot. Waarschijnlijk daardoor liet het aantal huwelijken in vergelijk met 2015 een lichte daling zien. Halverwege 2016 werd in overleg met de gemeente besloten om alle dagen van de week, dus ook op zondag huwelijksvoltrekkingen te laten plaatsvinden (m.u.v. de maanden juli en augustus). Ook is het mogelijk ’s avonds te trouwen. 2.6 Kinderen Slot Zuylen vindt het belangrijk dat kinderen al op jonge leeftijd in aanraking worden gebracht met erfgoed en natuur. Daarom organiseert Slot Zuylen bij grote evenementen, zoals de Tuindagen en Herfstdag, altijd ook een activiteit voor kinderen. Zo ook in 2016. Daarnaast werden er in 2016 opnieuw gezinsrondleidingen en speciale kinderactiviteiten aangeboden. Traditioneel was er op 27 november weer een speciaal kinderconcert. Ongeveer 70 luisteraars, (groot)ouders en hun (klein)kinderen, konden die dag genieten van de voorstelling van de literaire en muzikale voorstelling Boeffie. In samenwerking met Slot Zuylen organiseerde de zeer enthousiaste Rita Dekker in 2016 weer een aantal leuke verjaardagsfeestjes. De jarige wordt door haar altijd extra in het zonnetje gezet en zij heeft daarbij oog voor specifieke en persoonlijke wensen. Bij het versieren van cupcakes weet zij de kinderen altijd goed te enthousiasmeren. Daarnaast zijn er mogelijkheden om speciale workshops te volgen. Totaal werden er dit jaar 22 verjaardagen gevierd. 2.7 Informatiecentrum Land van Zuylen In het Koetshuis is in de ruimte naast het Museumcafé een Informatiecentrum ingericht. Hier kan het publiek informatie verkrijgen over de directe omgeving van het Slot, met name over de ontwikkeling daarvan gedurende de eeuwen in de vorm van een duidelijke en aantrekkelijke film met uitleg. Deze film wordt vertoond in samenhang met het verhaal dat rond de familie van Tuyll van Serooskerken en Belle van Zuylen in het Museum wordt verteld. In tien minuten ervaart de bezoeker hoe Slot Zuylen wordt ingesloten door de bebouwing, de autowegen, de spoorlijn en het kanaal: van middenin het land naar middenin de stad. Ook wordt de verbouwing van het Slot in de 18de eeuw virtueel zichtbaar gemaakt. Deze presentatie blijkt inmiddels een prima introductie te vormen voor de rondleiding door het museum. Centraal in deze ruimte staat een viertal touchscreens die toegang geven tot drie informatiebronnen: de ‘groeikaart’, die de ontwikkeling van Slot Zuylen en zijn omgeving vertelt vanaf de Middeleeuwen tot nu, toeristische informatie en de erfgoed game ‘Het mandje van de barones’. Geïnspireerd door het portret dat Hendrick Bloemaert in 1670 schilderde van Hendrik Jacob baron van Tuyll van Serooskerken die in 1665 Slot Zuylen in bezit kreeg, is er een sprekend portret te beluisteren en te bekijken, waarin een acteur baron Hendrick Jacob uitbeeldt die de bezoeker vertelt over zijn landgoed. Kinderen van 6 tot 12 kunnen de game Het mandje van de barones als papieren speurtocht of als digitale game spelen. Zij moeten in de directe omgeving van het Koetshuis naar gezonde producten zoeken en zo het mandje vullen voor de zieke knecht. Het spel refereert aan een oud gebruik – de barones bracht persoonlijk voedsel naar zieke bedienden - en leert de kinderen hoe het Slot en de omgeving van elkaar afhankelijk waren en hoe zelfvoorzienend een buitenplaats was.
8
- Van 23 april tot en met 1 november 2016 was in Slot Zuylen de thematentoonstelling Azië in Slot Zuylen te bezoeken. Een grote hoeveelheid Aziatisch porselein en andere voorwerpen uit dat werelddeel (afkomstig uit eigen collectie en uit bruiklenen) waren te bewonderen. De kern en aanleiding van deze thematentoonstelling waren de twee 18e-eeuwse Chinese Knikpoppen, een man en een vrouw. De tentoonstelling kreeg veel aandacht en het aantal bezoekers dat speciaal voor deze thematentoonstelling kon worden ontvangen, was aanzienlijk. - Zondag 31 januari: het traditionele “Snertconcert”. De bezoekers genoten van de heerlijke zelfgemaakte erwtensoep. De muzikale omlijsting door het Trio C tot de derde was ook bijzonder de moeite waard met muziek van klezmer- en zigeunermuziek tot klanken uit de Balkan. - Zondag 28 februari: op deze zondag was er het traditionele High Tea-concert. Door het Trio Olympia werd er muziek van Johann Sebastian Bach en zoon ten gehore gebracht. Het Trio bestaat uit Margo Fontijne (viola da gamba), Rapheal Schulte (traverso) en Peter Bouma (cello), die ook de bewerking van de muziek voor dit trio heeft gedaan. Na afloop van het concert werden publiek en muzikanten onthaald op een heerlijke high tea. - Gedurende de maanden februari, maart en april, dus gedeeltelijk tijdens de wintersluiting van het Slot, was het mogelijk om onder leiding door de tuin te wandelen om de grote hoeveelheid bloeiende stinzenplanten te bewonderen. Een bijzonder gezicht in de lente. - Zondag 24 april gaf Sanne Terlouw met het Orion Ensemble een muzikaal en literair kijkje in het leven van Johann Sebastian Bach en zijn echtgenote Anna Magdalena onder de titel Bach in Bach uit. - Op 14, 15 en 16 mei hield Slot Zuylen weer de Open Kasten Dagen met een kijkje in de kasten die anders gesloten zijn. 16 mei was tevens de traditionele landelijke Dag van het Kasteel. Evenals voorgaande jaren trok deze dag weer veel bezoekers, die geïnteresseerd naar de inhoud van de kasten en bijbehorende verhalen keken en luisterden.
9
3. Evenementen
Evenementen in en rond Slot Zuylen
- De Tuindagen vonden plaats in het weekend van 21 en 22 mei. De bezoekers konden bij de vele kraampjes weer volop genieten en informatie krijgen van een grote diversiteit aan waren. - 5 juni was er in het kader van de thematentoonstelling Azië in Slot Zuylen een Openbare Lezingenmiddag. De conservator van Slot Zuylen, Gerbrand Korevaar, dr. Thijs Weststeijn (verbonden aan de UvA) en de kunstenaar Ni Haifeng gingen in op de eeuwenlange fascinatie met betrekking tot Aziatische kunst en de culturele uitwisseling tussen Azië en Europa. Maud Schermer, glas- en keramiekrestaurator, zette uiteen hoe de restauratie van de twee Chinese knikpoppen en de keuzes die ze moest maken bij het restaureren, was verlopen. - Zondag 7 augustus kon men zich laven aan heerlijke gerechten en drankjes tijdens het Tuindiner. Ongeveer 70 gasten zaten aan gezellig gedekte tafels en genoten van biologische hapjes en het optreden van de Franse chansonnier Edouard. - Tijdens Open Monumentendag, op zaterdag 10 september, trok Slot Zuylen ook in 2016 weer veel bezoekers. In het kader van het landelijk thema Iconen en Symbolen was in Slot Zuylen de nadruk gelegd op hét symbool van de Vechtstreek, de Theekoepel. Veel aandacht ging uit naar het gebruik van thee en theetoebehoren in de 18e eeuw. - Tijdens de Lichtjesavond op zaterdag 17 september waren tuin en park weer sprookjesachtig verlicht. Elk jaar geniet dit schouwspel grote belangstelling. Dit jaar kwam hier een overweldigend aantal bezoekers (778) op af, dat genoot van het feeërieke schouwspel. - De Herfstdag op 2 oktober trok ook dit jaar weer veel bezoekers. Fruit, fruitbomen en – struiken, planten en andere tuinzaken verwisselden op deze dag weer van eigenaar. - Op 19 november 2016 werd de vierde keer een weer goed bezochte Bridgedrive georganiseerd. Deze traditionele bridgedrive wordt georganiseerd door de Vereniging Vrienden van de Stichting Slot Zuylen, ondersteund door Bridgeclub Breukelen. De Slot Zuylen Bridgedrive onderscheidt zich door het bridgespel af te wisselen met een concert. Een presentatie van een bijzonder onderwerp of een bijzondere rondleiding. Een uitgebreide lunch is inbegrepen. - Ter afsluiting van het seizoen vond op zondag 20 november 2016 de Belle-dag plaats, met speciale Belle-rondleidingen door het kasteel, In het Koetshuis gaf Arjan den Boer, rondleider en publicist over monumenten, een lezing over hoe in de 18e eeuw vanuit het Zomerhuis van Belle van Zuylen (Slot Zuylen) de reis naar het Winterhuis van de familie aan de Kromme Nieuwegracht in Utrecht werd beleefd. De spreker gaf een vergelijking tussen toen en nu. Ook was er in het Slot een sneak preview van pas verworven schilderijen van Belle en enkele van haar naaste verwanten. - Op zondag 27 november genoten veel kinderen en hun (groot)ouders van de muzikale kindervoorstelling “Boeffie”. Boeffie is een handpop die op zoek is naar een eigen viool omdat hij het liefst met de dames van het trio Krul en Juf Félice viool wil spelen. - De Eindejaarsrondleidingen op 28, 29 en 30 december werden – zoals gebruikelijk – goed bezocht. Bezoekers konden weer genieten van de rondleidingen door het Slot in kerstsfeer, afgesloten met een passend verhaal onder de kerstboom in de Gobelinzaal. In het Museumcafé kon men na afloop nog genieten van een beker Glühwein of warme chocolademelk. De concerten werden mogelijk gemaakt door de Vereniging Vrienden van Slot Zuylen.
10
Slot Zuylen heeft in 2016 met betrekking tot de themapresentatie ‘Azië in Slot Zuylen’ betaalde advertenties geplaatst in onder andere DUIC (de Utrechtse Internet Courant), waarvan ook een papieren versie wordt verspreid, de Oud Utrechter, de UitAgenda Utrecht en Het Land van de ANWB (website en papieren uitgave). Ook voor de eerste reeks colleges van de MuseumJeugdUniversiteit waaraan Slot Zuylen in het najaar van 2016 deelnam zijn er enkele betaalde advertenties verschenen op websites die zich richten op gezinnen met kinderen, zoals Domstad Kids, Kidsproof Utrecht en Cultuur voor Kinderen. 4.2 Partnerplan In 2016 was Slot Zuylen opnieuw betalend partner van Toerisme Utrecht. Voor een vast bedrag per jaar maakt Slot Zuylen gebruik van de mediakanalen van Toerisme Utrecht, waaronder de website www.bezoek-utrecht.nl, Facebook, Twitter en een mobiele app met toeristische informatie. Eenzelfde samenwerking heeft Slot Zuylen met RBT (Regionaal Bureau Toerisme) Gooi & Vecht. 4.3 Free publicity Gratis publiciteit kreeg het Slot onder andere in een mooi artikel en interview in De Telegraaf door Ursula van Duin (02/06/2016) met Lucile van Tuyll over de gerestaureerde Chinese knikpoppen die weer een prominente plek in het kasteel kregen. In het AD Utrecht kreeg Slot Zuylen op 26 mei 2016 maar liefst twee volledige pagina’s om ‘Azië in Slot Zuylen’ voor het voetlicht te brengen. Bij het augustusnummer van het tijdschrift ‘Fiets Actief ’ werd een Vechtstreek fietsgidsje geleverd met tips voor mooie fietstochten, waaronder langs de Vecht en Slot Zuylen. In de papieren- en internetversie van de Vrijetijdskrant Stichtse Vecht stond Slot Zuylen prominent op de voorpagina m.b.t. de activiteiten in het najaar en de winter van 2016.
11
4. PR en communicatie
4.1 Adverteren
Slot Zuylen stond in 2016 alweer voor de vierde keer op rij in De Nederlandse Museum Agenda. Slot Zuylen verstuurt voor elk evenement en alle activiteiten persberichten naar landelijke en lokale media. In de lokale uitgaven zoals AD Utrecht, Utrecht Dichtbij, de VAR , de Vechtstroom worden deze met regelmaat geplaatst. Op het internet bestaan nog andere mogelijkheden op het gebied van free publicity. Op circa 30 verschillende websites is het mogelijk om zelf persberichten of informatie toe te voegen. Voorbeelden hiervan zijn www.uitvandaag.nl, www. cultuurutrecht.nl, en www.zoiszuilen.nl. 4.4 Website Slot Zuylen heeft een eigen website (www.slotzuylen.nl) met daarop alle evenementen, activiteiten, achtergronden, bedrijfsinformatie en nieuws van Slot Zuylen. Bezoekers kunnen via de website contact zoeken met de organisatie en zich inschrijven voor de digitale nieuwsbrief ‘Slot Zuylen Nieuws’ die in 2016 is gestart en ongeveer eens per twee tot drie maanden wordt verzonden. 4.5 Social media Voor PR-doeleinden maakt Slot Zuylen ook gebruik van social media, zoals een Twitter-account, een Facebook-pagina. Sinds juni 2016 heeft Slot Zuylen ook een eigen Instagram pagina. Instagram is een mobiele app waarmee foto’s kunnen worden geplaatst met een korte tekst. Deze worden internationaal bekeken en geliket. Op alle drie de social media-kanalen worden evenementen, activiteiten en nieuws van Slot Zuylen gedeeld met volgers. Op Twitter heeft Slot Zuylen eind 2016 bijna 900 volgers (een groei van 175 ten opzicht van begin het jaar), op Instagram 220 volgers. Het aantal volgers op onze Facebook-pagina blijft ook gestaag doorgroeien; van bijna 1000 volgers eind 2015 naar 1320 volgers eind 2016. De volgers zijn actief en betrokken en sturen bijvoorbeeld berichten door naar hun vrienden en schrijven recensies. In de meeste gevallen (90%!) zijn de recensies zeer positief en wordt een bezoek aan Slot Zuylen gewaardeerd met 4 of 5 sterren van een maximale score van 5 sterren. 3 juni 2016 “Heel mooi om eens te bezichtigen... de gidsen spreken met veel passie over de geschiedenis van het slot. Zeer leuk voor kids. Wij zijn met een klasuitje geweest. De kids vonden het ook erg interessant allemaal. Zeker een aanrader!” 29 december 2016 “Geweldige ervaring! Romantische locatie en een enthousiaste gids die de geschiedenis van Belle van Zuylen tot leven bracht!” 4.6 Televisie Op 14 mei 2016 bezocht Loretta Schrijver van RTL Koffietijd Slot Zuylen samen met bestsellerauteur Patricia Snel. In het kasteel bespreken zij het adellijke maar rebelse leven van Belle van Zuylen, de gepresenteerde Aziatische kunst en haar nieuwe boek. 4.7 Drukwerk Flyers en posters werden voornamelijk verspreid in de regio, bij VVV’s, collega musea, bibliotheken, gemeentelijke instanties en culturele instellingen. In 2016 is hiervoor ook gebruik gemaakt van betaalde verspreiding in Utrecht stad. 4.8 Google Grants en Google AdWords Google AdWords is het advertentieprogramma van Google waarmee nonprofit organisaties advertenties in Google kunnen laten verschijnen in de lijst met ‘gesponsorde koppelingen’. Slot Zuylen heeft hiervoor bij Google de Google Grant aangevraagd en gekregen. Deze Google Grant is bedoeld voor organisaties met een 12
ANBI status en geeft de mogelijkheid om een AdWords campagne te draaien voor maximaal â‚Ź10.000,- per maand aan mediabudget. Adverteren gebeurt bij Google AdWords op zoekwoorden. Zodra een gebruiker van Google een zoekwoord intypt waarop Slot Zuylen adverteert dan wordt deze advertentie getoond. Het aanmaken van de AdWords campagnes en het analyseren van de resultaten wordt uitbesteed aan een extern bureau genaamd INTK. Dit wordt betaald vanuit het budget van de SSK (Stichting Samenwerkende Kasteelmusea Utrecht). 4.9 Bezoekersonderzoek Uit het budget van de SSK wordt ook een bezoekersonderzoek uitgevoerd, gefaciliteerd door een extern bureau, Hendrik Beerda Brand Consultancy. Dit onderzoek heeft als doel duidelijk te maken wie de bezoekers van Slot Zuylen zijn en hoe deze het bezoek aan het kasteel , haar faciliteiten en evenementen/ activiteiten waarderen. Uit het onderzoek kunnen verbeterpunten naar voren komen en de resultaten van Slot Zuylen worden vergeleken met die van soortgelijke organisaties. Slot Zuylen vraagt bezoekers om hun e-mailadres achter te laten, zij ontvangen dan vervolgens de enquĂŞte via de mail om in te vullen.
13
5. Behoud en beheer
5.1 Gebouwen De firma Van Vredendaal verrichtte enkele reparaties en onderhoud aan het Hoofdgebouw, de Kademuur, de Slangenmuur, de museumwinkel en de beheerderswoning. Het betrof vooral het herstel door middel van uithakken en op nieuw voegen van het metselwerk, loodgieterswerk, het herstel van de winkelpui en het aanbrengen van een verlaagd reversibel plafond in de winkel om zo beter de warmte vast te houden in de winter. Daarnaast werden enkele herstelwerkzaamheden aan en in het Poortgebouw verricht, mede in het kader van het toekomstig in 2017 openstellen van dit onderdeel van Slot Zuylen ivm de Rietveld presentatie. In 2016 kwam het herstel van de vloer van het boudoir gereed. De bestrating bij het Koetshuis werd ook verbeterd. Voor het jaar 2016 werden geen grote projecten gepland in verband met de optimalisering van de nieuwe situatie inzake verruiming openingstijden en andere zaken de verhoging van de werkdruk betreffende. Niettemin besloot het bestuur wel tot voorbereiding en planning van de herinrichting van de kelders en de begane grond van het Slot. 5.2 Diverse zaken betreffende beheer 5.2.1 Veiligheid Alle medewerkers die binnen de muren van het Slot werken, namen in het begin van 2016 deel aan de jaarlijkse instructie over de procedures bij calamiteiten. Bovendien kreeg een aantal nieuwe medewerkers een BHV-opleiding en volgden bestaande BHV-ers een herhalingscursus. De brandmeldinstallatie wordt iedere maand getest door de beheerder en assistent die een speciale cursus voor de bediening volgden. Tijdens deze reguliere controle bleek dat onderdelen inbraakinstallatie op korte termijn aan herziening of vervanging toe waren. Op de installatie kwam daardoor te veel spanning te staan waardoor brandgevaar niet uit te sluiten was. Hiervoor werd een offerte uitgebracht. In het kader van de beveiliging werd ook gekeken naar de heringebruikname van het grote toegangshek. Als het parkeerterrein hierdoor beter afsluitbaar zou worden en alleen gebruikt door de gasten van het Slot en medegebruiker Bistro Belle, zou dit de inbraakgevoeligheid met betrekking tot de geparkeerde auto’s sterk verminderen. Gesprekken met het beveiligingsbedrijf en met de gemeente werden gestart. 5.2.2 Energie Om de kosten van de energievoorziening beheersbaar te krijgen heeft het hoofd bedrijfsvoering gezocht naar een andere energieleverancier. Via de Museumvereniging kon een bedrijf worden gecontracteerd dat ervaring heeft met musea, en ook aan kasteelmusea levert. De besparing is nodig, zeker ook omdat door het uitbreiden van de openstelling en het verhoogd gebruik van het MuseumcafÊ er meer energie verbruikt wordt. 5.2.3 ICT Slot Zuylen heeft internetverbinding, maar deze is nog niet optimaal genoeg om de gasten, met name de zakelijke gasten, voldoende van dienst te kunnen zijn. Vanuit het bestuur zijn stappen ondernomen richting een grote ICT-voorziener teneinde deze situatie te verbeteren. Het moet voor beide partijen een win-winsituatie worden.
14
In 2016 kon, dankzij subsidies, een bijzondere aankoop worden gedaan van een groep van vier portretten, waaronder het vroegst bekende portret van Belle van Zuylen, in 1759 gemaakt door de Waalse portretschilder Guillaume de Spinny. Dit schilderij was al in langdurige bruikleen van nazaten van de broer van Belle van Zuylen, Vincent Maximiliaan van Tuyll. De huidige eigenaar heeft het portret met drie andere werken verkocht aan Slot Zuylen. Het was een unieke kans om in één keer een belangrijk portret van Belle in bezit te krijgen en daarbij drie portretten van andere leden van de familie Van Tuyll van Serooskerken. Naast Belle is haar vader Diederik Jacob van Tuyll van Serooskerken (1707-1776) weergegeven op een aan Guillaume de Spinny toegeschreven portret. Twee portretten van Vincent Johan Reinier van Tuyll van Serooskerk en (1792-1840) en zijn vrouw Johanna Magdalena Ringeling (1790-1850) complementeren het groepje. Bijzonder is dat de op het schilderij weergeven onderscheidingen bij het schilderij zijn bewaard gebleven. Slot Zuylen stelt in 2017 een presentatie samen rondom deze aankoop. 6.2 Schenking Antonia Sondaar Dobbelman (1907-2000) was een Nederlandse kunstenares, die beelden, litho’s en etsen maakte. In de jaren tachtig maakte ze een serie portretten van schrijfsters die ze bewonderde, zoals Betje Wolff en ook Belle van Zuylen. In 1983 vervaardigde ze een bronzen plaquette van Belle, die is gemaakt naar een pastel van de Franse schilder Maurice Quentin de la Tour (1704-1788). Het bronzen portret, voor zover bekend het enige dat is gegoten, is in 2016 aan Slot Zuylen geschonken door de dochter van Antonia Sondaar-Dobbelman. 6.3 Restauratie knikpoppen Een lang gekoesterde wens is in 2016 uitgekomen met de restauratie van de twee Chinese knikpoppen. Na een geslaagde crowdfunding via Voor de Kunst en een fondsenwervingstraject (met bijdragen van Het Kf Hein Fonds, het dr. Hendrik Muller›s Vaderlandsch Fonds, de M.A.O.C.gravin van Bylandt Stichting, het Prins Bernhard Cultuurfonds (d.w.z. het Jongsma Restauratie Fonds en het Keg-Thate Fonds, twee zogenaamde Fondsen op Naam) kon glas- en keramiekrestaurator Maud Schermer in december 2015 aan de slag. De poppen zijn volledig schoongemaakt, veel oppervlaktevuil (stof) is verwijderd, wat ook de achteruitgang van het beschilderde oppervlak in de toekomst zal remmen. Er is geretoucheerd in de beschilderingen, vele beschadigingen zijn opgevuld, zoals bijvoorbeeld bij de oren of het haar van de vrouw, en de onderkant van de man. Slot Zuylen is verheugd met het resultaat, de fysieke achteruitgang van de objecten is stopgezet en de poppen zijn nu permanent tentoongesteld in Slot Zuylen. 6.4 Restauratie schilderijen Schilderijenrestaurator Pauline Marchand heeft haar werkzaamheden op het gebied van preventieve conservering van de collectie schilderijen voortgezet. Ze heeft in 2016 in totaal 59 schilderijen onderzocht, conditierapporten opgesteld en waar nodig acute maatregelen genomen. In de conditierapporten staan gegevens over de huidige staat, is de urgentie van bepaalde 15
6. Museum Slot Zuylen
6.1 Verwerving
(preventieve) ingrepen vastgesteld en aangegeven wat mogelijke vervolgstappen kunnen zijn. Er zijn foto’s genomen, de schilderijen zijn opnieuw ingelijst, voorzien van achterkantbescherming en een nieuwe ophanging. Deze restauratiewerkzaamheden konden worden gerealiseerd dankzij een subsidie van de BankGiro Loterij. 6.5 LED-verlichting Slot Zuylen is stapsgewijs de verlichting in het huis aan het aanpassen op basis van een belichtingsplan dat lichtexpert Frank Hulsebosch heeft opgesteld voor alle ruimtes in Slot Zuylen. In 2016 zijn de vitrinekasten op de tweede verdieping voorzien van ledstrips. In de Belle kamer (slaap- en schrijfkamer) zijn nieuwe spots geïnstalleerd die de belichting hebben geoptimaliseerd, zonder de sfeer in de ruimte aan te tasten. 6.6 Onderhoudswerkzaamheden meubilair Meubelrestauratoren Nico Hijman en Vincent van Drie hebben een ‘plakronde’ gedaan, waarbij ze afgebroken of losgeraakte onderdelen van meubilair weer hebben bevestigd. Deze werkzaamheden werden gerealiseerd met een subsidie van de Stichting Restauratie & Onderhoud. 6.7 Klimaatbeheersing Binnen Slot Zuylen worden diverse maatregelen genomen om het binnenklimaat zo optimaal mogelijk te houden voor zowel gebouw als collectie. Uit metingen is gebleken dat de luchtvochtigheid in twee ruimtes verbeterd zou moeten worden. Slot Zuylen heeft voor de theekamer en de Tuyllenkamer nieuwe ontvochtigers aangeschaft ten einde de gemiddelde luchtvochtigheid te verlagen. De Stichting Restauratie & Onderhoud maakte dit mogelijk door middel van een subsidie. 6.8 Themapresentatie Van 23 april tot en met 30 oktober 2016 richtte Slot Zuylen de blik oostwaarts voor de themapresentatie Azië in Slot Zuylen. Gidsen namen bezoekers mee door het Slot en haar tuin en lieten zien hoe Azië een plek vond in het leven van de voormalige bewoners. De inspiratie voor dit thema was de bijzondere restauratie van twee Chinese knikpoppen uit de late 18e eeuw, die voor het eerst werden tentoongesteld. Bezoekers hoorden over porselein, lakwerk, zijde of de persoonlijke banden van de familie Van Tuyll van Serooskerken met het Oosten. Ook werd verteld hoe Nederlands-Indië in de laatste eeuw een bewogen plaats vond in het leven van de bewoners. Het verhaal werd voortgezet in de tuin: tijdens een wandeling met tuinvrijwilliger de heer H.Langejans ontdekten bezoekers de vele bloemen, struiken (zoals een pindakaasstruik) en bomen, die door de eeuwen vanuit Azië naar het Westen zijn gebracht. Na een verblijf van meer dan een halve eeuw in het depot, werden twee speciaal voor dit thema gerestaureerde Chinese knikpoppen - een beminnelijke oudere man en vrouw - voor het eerst sinds Slot Zuylen een museum werd in 1952 tentoongesteld voor het publiek. Ze keerden terug naar de prominente plek waar ze oorspronkelijk stonden: de schoorsteenmantel in de Gobelinzaal. Nergens anders in Nederland zijn vergelijkbare knikpoppen te zien in een historisch huis. Slot Zuylen introduceerde ook een hedendaagse toets in de presentatie. De serie foto›s Self-Portrait as Part of the Porcelain Export Trade uit 1999-2001 van de internationaal gerenommeerde hedendaags kunstenaar Ni Haifeng (1964) was in 16
onze historische setting te zien. In deze bijzondere zelfportretten (in bruikleen van Museum De Domijnen) gaf de van oorsprong Chinese kunstenaar een kritische visie op de porseleinhandel en de culturele uitwisseling tussen Oost en West. 6.9 Bruiklenen Te zien was vooral werk uit de eigen collectie, maar daarbij hebben diverse culturele instellingen en particulieren middels bruiklenen bijgedragen aan Azië in Slot Zuylen, te weten Museum De Domijnen (Sittard), Universiteitsbibliotheek Utrecht, Het Utrechts Archief, Bert Degenaar, Carolina Verhoeven en zes leden van de familie Van Tuyll van Serooskerken. De themapresentatie in Slot Zuylen mocht zich in 2016 verheugen op mooie bezoekersaantallen (2000 meer dan in dezelfde periode in het jaar ervoor) en aandacht in nationale media, zoals de Telegraaf, het AD en het tv programma Koffietijd. Er werd besloten om de presentatie nog een maand te verlengen tot 1 november 2016. 6.10 Lezingenmiddag Azië in Slot Zuylen Op een warme zondagmiddag op 5 juni 2016 organiseerde Slot Zuylen een lezingenmiddag waarbij drie sprekers vanuit hun specifieke expertise ingingen op de culturele uitwisseling tussen Oost en West. Na een korte inleiding door conservator Gerbrand Korevaar, ging dr. Thijs Weststeijn in op de culturele uitwisseling tussen China en Europa, vanaf de zeventiende eeuw. De in Nederland wonende Chinese kunstenaar Ni Haifeng sprak vervolgens over zijn eigen kunstwerken in de tentoonstelling. Tot slot ontvouwde glas- en keramiekrestaurator Maud Schermer alle details rondom haar restauratie van de twee Chinese knikpoppen. De lezingen waren mogelijk gemaakt dankzij een bijdrage van het Cultuurfonds Stichtse Vecht Prins Bernhard Cultuurfonds. 6.11 MuseumJeugdUniversiteit Slot Zuylen deed in 2016 voor het eerst mee aan de MuseumJeugdUniversiteit met een serie colleges voor nieuwsgierige kinderen van 8 t/m 12 jaar. Experts vertelden aan de hand van prikkelende vragen op vier zondagen in het najaar over ridders, kastelen en gewoonten van vroeger. Was barones Belle van Zuylen een opstandige puber? Eet een barones met een gouden lepeltje? Wat wisten de Slotbewoners over China? Wat voor onderbroek droeg een baron? Kunsthistoricus René Dessing (van de stichting Kastelen, historische Buitenplaatsen en Landgoederen) vertelde alles over het dagelijks leven in een kasteel. Bianca du Mortier (conservator kostuum bij het Rijksmuseum) ging in op de historische kleding op de portretten in Slot Zuylen. Belle-specialist Netty van der Tak ging op zoek naar de sporen van Belle in Slot Zuylen, en historicus Tristan Mostert (onderzoeker aan het Instituut voor Geschiedenis van de Universiteit van Leiden) vertelde over de kennismaking met Azië door het westen. Er hadden zich 21 leerlingen ingeschreven voor de reeks. 6. 12 Subsidie BankGiro Loterij Het jaarlijkse BankGiro Loterij Goed Geld Gala vond dit jaar plaatst in het Tropenmuseum in Amsterdam. Deze feestelijke bijeenkomst is ieder jaar weer een belangrijk moment voor culturele organisaties in Nederland. Tijdens de avond onthult de loterij hoe groot het bedrag is dat zij dankzij haar deelnemers kan schenken aan cultuur en het behoud van erfgoed in Nederland. Dankzij een bijzondere samenwerking tussen zes historische huizen, waaronder Slot Zuylen, heeft de BankGiro Loterij tijdens het Goed Geld Gala 2016 op 3 februari € 545.000 toegekend voor urgente restauratieprojecten! Die zes zijn Kasteel Middachten (Gelderland), Kasteel Duivenvoorde (Zuid-Holland), Kasteel Heeze (NoordBrabant), Havezate Mensinghe (Drenthe), Fogelensangh State (Friesland) en Slot Zuylen (Utrecht). Slot Zuylen mocht € 53.000,- in ontvangst nemen.
17
7. Tuin en Moestuin
7.1 Tuin Alle niet-winterharde planten werden in de winter van 2015-2016 weer in de kas geplaatst en hebben hierdoor de winter goed doorstaan. De kas is in 2016 ook gebruikt om groenten in te telen en planten te stekken, zoals bijvoorbeeld tomaten, laurier, lavendel en diverse bessensoorten. Het leifruit langs de Slangenmuur en in de moestuin had in 2016 vooral te lijden van weersomstandigheden. Gelukkig was de oogst in de boomgaard wel goed, met name de perenoogst was heel goed. Alle fruit uit de boomgaard werd bestemd voor de sapproductie. Gebotteld werd dit verkocht in de Museumwinkel en het Museumcafé. De hovenier is begonnen, in samenwerking met een vrijwillig hovenier en een van de tuinvrijwilligsters, met het maken van een week-maand- en jaarplanning. De bedoeling is om alle werkzaamheden in kaart te brengen en deze dan te splitsen in werk voor iedere week en maand. Zo is het voor iedere tuinvrijwilliger duidelijk wat er gedaan moet worden. 7.2 Buxusziekte In de tuin van Slot Zuylen heerst al enige jaren buxusschimmel in de hagen. In een jaar tijd zijn veel planten geheel of deels bruin geworden, maar het merendeel was nog niet helemaal verloren. Grote delen werden al in 2015 vervangen. In 2016 werd hiermee voortgegaan. Deze vervanging in delen blijkt goed te werken. 7.3 Moestuin Na het vertrek van moestuinhovenier Henny van de Wilt in het begin van 2016 heeft een van de tuinvrijwilligers zich opgeworpen als moestuinvrijwilliger (Henk Langejans) en stuurde een aantal andere vrijwilligers aan. Eén daarvan werd door hem opgeleid teneinde zijn coördinerend en uitvoerend werk aan het einde van 2016 te kunnen overnemen (FemkeVisser). De moestuin bracht in 2016 weer een flinke hoeveelheid aan groente en fruit op. Met de tuindagen waren de rabarber en courgettes een groot succes. Vooral de roodsteelrabarber was erg populair vanwege zijn zachte smaak. De Sint- Jansuien, een uiensoort specifiek voor de omgeving van Slot Zuylen gedijen goed op de
18
kleigrond van Slot Zuylen. In 2016 werd geëxperimenteerd met andere uiensoorten. Het publiek bleef desondanks belangstelling houden voor de traditionele Sint-Jansui. Daarom zal in 2017 deze uiensoort waarschijnlijk weer verkrijgbaar zijn. Voor het seizoen 2016 was er een grotere diversiteit aan kruiden en gewassen dan vorige jaren in verband met het Azië thema. Tevens werden in de kas twee soorten tomaten gekweekt met net zo`n mooie opbrengst als in 2015. De oogst van het fruit (rode bes, kruisbes en pruimen) hadden heerlijke taarten als resultaat, die ruime aftrek vonden in het Museumcafé. De Moestuin leverde weer een grote hoeveelheid aan courgettes, pompoenen, prei en andere gewassen, waar de kok van het Museumcafé heerlijke soep van maakte. De grote exemplaren werden op een marktkraam uitgestald bij de ingang van de Museumwinkel. Daarnaast werden prachtige prei, bietjes, snijbiet en een overvloed aan Oost-Indische kers geoogst. In de zomer waren er veel kruiden, zoals Koreaanse munt (Dropplant) , blad- en krulpeterselie, basilicum en oregano. In samenwerking met Ridderhofstad Gunterstein zijn de appels en peren uit de tuin van Slot Zuylen geperst bij de firma Schulp uit Breukelen. Het sap is onverminderd populair in het museumcafé en wordt ook in de winkel goed verkocht. 7.4 Subsidie In het najaar van 2016 werd contact gelegd met een hovenier die de subsidieaanvraag voor de “Groene Brim” (Besluit rijkssubsidiëring instandhouding monumenten) - een rijkssubsidieregeling voor het onderhoud van groen erfgoed – moest voorbereiden en uitvoeren. De aanvraag moest worden ingediend voor 1 april 2017. Indien toegekend geldt de subsidie voor zes jaar, van 2018 tot 2024.
19
8. Organisatie
8.1 Bestuur en Raad van Advies Bestuur in 2016 Drs. L.A.C. barones van Tuyll van Serooskerken, voorzitter Mr H. H. Schotanus à Steringa Idzerda, penningmeester Dhr. J. A. van den Broek, secretaris Het bestuur vergaderde iedere 4 weken over het dagelijks beleid, vanaf juni samen met het hoofd bedrijfsvoering/zakelijk Leider, die tevens zorg droeg voor de verslaglegging. Raad van Advies in 2016 Drs. W.I.I. van Beek Mr. J.H.C. Van Zanen Dhr. E.W. Veen Drs. M. Van ’t Veld Dhr. M. Witteman De Raad van Advies kwam eenmaal bijeen om van gedachten te wisselen over de exploitatie en nieuwe maatregelen, die tot een betere exploitatie zouden moeten leiden. Tevens over mogelijkheden om meer bezoekers te genereren en de naamsbekendheid van Slot Zuylen verder te vergroten. Ook werd aandacht besteed aan de voortgang van de samenwerking met de vier andere kasteelmusea en van het bijbehorende marketing project. Individueel vond met enkele leden van de Raad van Advies overleg plaats over enkele lopende zaken. 8.2 Personeel Team in 2016 Het vertrek van de directeur halverwege 2015 veroorzaakte uiteraard een lacune in de bedrijfsvoering. Een lacune die grotendeels door de bestuursleden werd opgevuld, waarbij de voorzitter van het bestuur optrad als waarnemend directeur. Deze situatie kon uiteraard maar tijdelijk zijn en eind 2015 is daarom besloten om een sollicitatieprocedure te starten voor een hoofd bedrijfsvoering/zakelijk leider. De werving startte in het begin van 2016 en resulteerde tot het benoemen van deze functionaris met ingang van 1 juni 2016. Annemieke Wielinga, hoofd bedrijfsvoering (vanaf juni 2016) Madelon Engelen, assistent-horeca Gerbrand Korevaar, conservator Maaike Kraaijenbrink, medewerker collectiebeheer Anneke Siks, beheerder Martin van Stralen, bedrijfsleider horeca Arnold Achterkamp, assistent-hovenier (zzp-er) Ter ondersteuning van beheer en horeca waren Sylvia Vermaas (tot 1 november) en Judy Poels (beiden beheer) en Else van der Waal (horeca) in dienst met een 0-uren contract. Het personeel, d.w.z. ieder die al meedeed aan de pensioenregeling van Slot Zuylen, werd contractvernieuwing aangeboden. Allen namen hieraan deel.
20
8.3 Vrijwilligers In 2016 verrichtten bijna 100 vrijwilligers taken als gids, medewerker horeca, gastvrouw/heer, medewerker tuin, medewerker museumwinkel, schoonmaker, medewerker archief, medewerker pr en communicatie en medewerker administratie. Bovendien namen vrijwilligers deel aan werkgroepen en voerden zij specifieke taken uit voor bijvoorbeeld het bezoekersonderzoek, het organiseren van de Tuindagen en de herfstdag. Een aantal vrijwilligers nam afscheid, maar er kwamen ook nieuwe vrijwilligers bij waardoor per saldo het totaal aantal licht groeide ten opzichte van 2015. Door omstandigheden kon helaas het jaarlijkse vrijwilligersuitje niet plaatsvinden. De jaarlijkse barbecue, aangeboden door de Vereniging Vrienden van Slot Zuylen, vond plaats op 24 juni. De vrijwilligers en medewerkers rondden het museumjaar af met een gezamenlijk diner in de Gobelinzaal, Boudoir en Blauwe Kamer. De in 2015 ingestelde Vrijwilligersraad vergaderde in 2016 driemaal. Vanaf juni 2016 werden de vergaderingen ook bijgewoond door het hoofd bedrijfsvoering. Diverse onderwerpen kwamen aan de orde: reiskostenvergoedingen, de vrijwilligerscontracten, het wel of niet verplicht invoeren voor alle vrijwilligers van de Verklaring Omtrent het Gedrag, etc. Er is al enige jaren voor de vrijwilligers een Vrijwilligersmap. Door de Raad werd geconstateerd dat de tekst van deze map actueel moest worden gemaakt. Er werden opnieuw twee informatieavonden georganiseerd voor alle betaalde en vrijwillige medewerkers. De vrijwilligers ontvangen geen financiĂŤle vergoeding, met uitzondering van de schoonmakers en twee vrijwillige hoveniers, maar op verzoek kunnen wel reiskosten vanaf 10 kilometer worden vergoed; daarvan hebben negen vrijwilligers gebruik gemaakt. Het in maart 2014 gestarte spaarsysteem Zuiltjes, waarbij vrijwilligers voor gewerkte uren punten kunnen sparen, is in 2016 nog steeds van kracht. Vooralsnog kunnen de Zuiltjes worden verzilverd voor gebruik van een zaal, een rondleiding of producten uit de tuin of producten bij banketbakkerij Steentjes. In 2016 bleek dat steeds minder vrijwilligers gebruik maken van dit spaarsysteem. Daarom werd besloten om het in 2017 te herzien en/of te vervangen. 8.4 Werkgroepen Marketingcommunicatie en PR Merijn Sieben zette zich als vrijwilliger in en maakte het onder meer mogelijk dat Slot Zuylen van Instagram gebruik ging maken. Daarmee hielp hij museummedewerkster Maaike Kraaijenbrink bij haar marketing- en PRwerkzaakheden Projectgroep tuinactiviteiten De projectgroep Tuinactiviteiten zorgde voor de organisatie en een goed verloop van de Tuindagen in mei en de Herfstdag in oktober. In de tweede helft van 2016 bleek dat door omstandigheden (door ziekte was er te weinig mankracht) deze werkgroep (tijdelijk) niet meer optimaal kon functioneren. Muziekwerkgroep De Muziekwerkgroep van de Vereniging Vrienden van Museum Slot Zuylen organiseerde een aantal diverse concerten. Van klassieke muziek tot zigeunermuziek,
21
al dan niet gecombineerd met een maaltijd. Omdat alle concerten inmiddels vaste ijkpunten in het jaar zijn geworden, heeft Slot Zuylen een vast publiek opgebouwd dat ieder jaar groeit. De concerten zijn in 2016 goed bezocht. 8.5 Samenwerking met andere organisaties Stichting Samenwerkende Kasteelmusea (SSK) Sinds 2014 is op initiatief van de provincie Utrecht de Stichting Samenwerkende Kastelen opgericht. Het betreft een samenwerkingsverband van 5 Utrechtse kasteelmusea, namelijk Kasteel de Haar, Slot Zuylen, Kasteel Amerongen, Huis Doorn en Museum Oud Amelisweerd. De stichting ontvangt jaarlijks een subsidie van de provincie Utrecht voor de uitvoering van haar taak. Zo kon een gezamenlijke marketeer worden aangesteld, die naast gezamenlijke PR activiteiten ook bij de afzonderlijke huizen aansturing gaf aan de PR activiteiten. De werkzaamheden van de gezamenlijke marketeer (Brechtje Manschot) werden in 2016 succesvol voortgezet. Per 1 oktober heeft zij haar werkzaamheden stopgezet omdat zij een andere baan heeft aanvaard. Ondanks een met spoed ingezette procedure was het niet mogelijk in haar opvolging te voorzien. Het doorlopende bezoekersonderzoek o.l.v. Hendrik Beerda is wel voortgezet in 2016. Het bestuur van de SSK vergaderde maandelijks in een van de locaties. Vereniging Vrienden van Museum Slot Zuylen De Vrienden ondersteunen de activiteiten van Slot Zuylen door inzet in menskracht en door het toekennen van projectsubsidies. De jaarlijkse nieuwjaarsbijeenkomst wordt georganiseerd samen met de Stichting Slot Zuylen en is bestemd voor leden, medewerkers en vrijwilligers van Slot Zuylen en collega’s uit de regio. Als blijk van waardering is in juni traditioneel een barbecue aangeboden aan de vrijwilligers, waarbij ook de medewerkers van Slot Zuylen worden uitgenodigd. De Vrienden dragen zorg voor een gevarieerd concertprogramma. Voor de vierde maal is door de Vrienden in november de Slot Zuylen Bridgedrive georganiseerd, waarin het bridgespel werd afgewisseld met korte rondleidingen, een lezing, een klassiek concert en een uitgebreide lunch. Het is opnieuw een groot succes gebleken. Zonder de bijdrage en inzet van de Vrienden zou het niet mogelijk zijn het jaarlijkse programma uit te voeren. Waar mogelijk zetten de Vrienden zich ook in om nieuwe vrijwilligers te werven. De Vrienden informeren hun leden door middel van een Nieuwsbrief, die tweemaal per jaar wordt uitgebracht en via e-mailberichten over actuele zaken en activiteiten van Slot Zuylen. Eind 2016 telde de Vereniging 436 leden. Stichting Vechtsnoer Het Vechtsnoer is een samenwerkingsverband van culturele organisaties in de Vechtstreek die zich bezighouden met behoud, beheer en ontsluiting van cultureel erfgoed. Het Vechtsnoer beschouwt het landschap met daarin de monumenten en objecten als een ‹museum zonder muren› en wil graag het publiek stimuleren om zelf dit museum te bezoeken door een gezamenlijk samenhangend verhaal te vertellen. Topkastelen In 2016 heeft Slot Zuylen ook de bijeenkomsten bijgewoond van de Topkastelen met de gezamenlijke acties: zomertoer, vouchers van BankGiro Loterij en Postcodeloterij. Ook werden de twee bijeenkomsten van vertegenwoordigers bijgewoond. Het is de bedoeling deze samenwerking ook in 2017 voort te zetten.
22
Overzicht subsidiegevers 2016 Provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Prins Bernhard Cultuurfonds - Cultuurfonds Stichtse Vecht BankGiro Loterij Vereniging Vrienden van het museum Slot Zuylen Prins Bernhard Cultuurfonds M.A.O.C. gravin van Bylandtstichting dr. Hendrik Muller›s Vaderlandsch Fonds Stichting KfHein fonds Stichting Restauratie en Onderhou
23
9. Financiën
De door het Bestuur vastgestelde jaarrekening 2016 is door het accountantsbureau Auren (Amersfoort) gecontroleerd en voorzien van een accountantsverklaring. Op aanvraag is de jaarrekening verkrijgbaar.
24
www.slotzuylen.nl