Provl채sning Provl채sning
1
Provläsning Av Georg Frick har tidigare på Konsultförlaget, Uppsala Publishing House utgivits: Lönesamtal – vägledning för medarbetare, 2005 Lönekriterier – arbetsbok för chefer och medarbetare, 2007 Arbetsrätt för anställda, 2008 Lönesamtal – handbok för chefer, 2008 Arbetsrätt – handbok för chefer, 2009
Att hantera misskötsel – handbok för chefer © 2009 Författaren och Uppsala Publishing House AB Adress: Uppsala Publishing House, Box 2070, 750 02 Uppsala Tfn: 018-55 50 80, Fax: 018-55 50 81 E-post: info@uppsala-publishing.se, www.uppsala-publishing.se Omslagsbild: K.J. Pargeter Images/iStockphoto, Boguslaw Mazur/iStockphoto Omslag: Daniel Åberg Författarporträtt: Mats Landerberg Redaktör: Nina Pettersson Upplaga: 1:0 ISBN: 978-91-7005-403-7 Tryckeri: Bulls graphics, Halmstad 2009
2
Detta verk är skyddat av lagen om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk.
Provläsning
Innehåll Förord . ............................................................... 7 Förkortningar . ..................................................... 9 1. Det arbetsrättsliga systemet ........................... 10 Enskilt anställningsavtal ................................................... 11 Lokalt kollektivavtal ......................................................... 11 Centralt kollektivavtal . ..................................................... 12 Svensk lag . .................................................................... 13 EG-direktiv ...................................................................... 13 Sammanfattning .............................................................. 14
2. Grundkrav i anställningen ................................ 15 Utföra arbete .................................................................. 16 Följa ordningsregler som gäller för verksamheten .............. 25 Följa arbetsmiljöregler som gäller för verksamheten .......... 25 Samverka och samarbeta ................................................ 26 Vara lojal mot arbetsgivaren ............................................. 26 Sammanfattning .............................................................. 33
3. Interna ordningsregler .................................... 34 Arbetstider ..................................................................... 36 Mobiltelefon .................................................................... 37 E-post och internet .......................................................... 38 Rutiner för rapportering av tid .......................................... 40 Rutiner för semesteransökan ........................................... 41 Tjänstebil
. ..................................................................... 41
Ordning och reda på arbetsplatsen ................................... 45 Klädkod (dresscode) . ...................................................... 45 Smycken, hårfärg, hygien m.m.3 ........................................ 46
Provläsning Rökning och snusning ...................................................... 46 Droger och alkohol .......................................................... 47 Konkurrensklausuler ........................................................ 48 Sammanfattning .............................................................. 50
4. Misskötsamhet .............................................. 51 Olovlig frånvaro, dåligt uppträdande m.m. ......................... 52 Illojalitet m.m. ................................................................. 60 Brottslighet m.m. ............................................................ 61 Sjukdom m.m. ................................................................ 64 Sammanfattning .............................................................. 66
5. Rätt från början ............................................. 67 Kontrollera fakta ............................................................. 70 Övriga samtal
................................................................ 72
Korrigerande samtal ........................................................ 75 Avstängning .................................................................... 80 Erinran/varning ............................................................... 82 Kompetensutveckling ...................................................... 86 Rehabilitering .................................................................. 87 Omplacering ................................................................... 89 Uppsägning .................................................................... 90 Avsked ........................................................................... 98 Sammanfattning ............................................................ 106
6. De vanligaste misstagen ............................... 107 Bilagor ............................................................. 112 Lagtext ............................................................ 120 Sakordsregister ................................................ 127
4
Provläsning
Förord Varför behövs det en bok om misskötsel? De allra flesta chefer måste förr eller senare hantera medarbetare som missköter sig i arbetet. En anställd kommer upprepade gånger för sent till jobbet. Som överordnad chef, vad gör du? Hur hanterar du en person som kopierar företagets kundregister för egen, konkurrerande verksamhet? Och hur ska du agera om en medarbetare har alkoholproblem? Jag har under många år arbetat med rådgivning och utbildning i arbetsrätt och lönesättning. Baserat på mina erfarenheter har jag kommit till insikten att många misskötselsituationer enkelt hade kunnat undvikas om chefer och arbetsgivare hade gjort rätt från början. Boken är skriven i handboksform för chefer och gör inte anspråk på att vara juridiskt uttömmande. Vi måste komma ihåg att varje misskötselsituation är unik och ska hanteras därefter. Men med grundläggande kunskap i dessa frågor har du som chef förutsättningar att bättre hantera medarbetare som missköter sig. Du vet också vad du kan göra i förebyggande syfte och inom vilka områden du bör vara tydlig med vilka regler som gäller på just er arbetsplats. Som chef bör man känna till huvudreglerna. De invecklade undantagen ska naturligtvis hanteras av personalchef, förhandlingschef, arbetsrättsjurist eller motsvarande. Stort tack till min hustru Anneli Frick, personalspecialist med stor kunskap om och erfarenhet av löne- och arbetsrättsliga frågor. Anneli har varit mitt bollplank och min inspirationskälla under hela processen, från idé till färdigt bokmanus. 5
Provläsning Jag vill även rikta ett stort tack till Nina Pettersson, redaktör på Uppsala Publishing House, som med stort engagemang, inlevelse och kritiskt ifrågasättande har varit mitt språkliga stöd. Boken är en del i en process – som det alltid handlar om i arbetsrättsliga sammanhang – och kommer naturligtvis att utvecklas och kompletteras framöver. Jag tar tacksamt emot dina synpunkter och kommentarer på innehåll och upplägg för att kunna utveckla boken på ett konstruktivt sätt. Kontakta mig gärna! Georg Frick Båstad, augusti 2009 Hemsida: www.georgfrick.com E-post: georg.frick@longandpartners.com Telefon: 0431-783 15, 070-660 16 22 Fax: 0431-783 10 Long & Partners AB Att: Georg Frick Box 1004 269 21 Båstad
6
Provläsning
1.
Det arbetsrättsliga systemet Inom juridiken är arbetsrätten ett av de mest komplexa områdena och den kan därför verka svår att sätta sig in i. Den innehåller många lagar, förordningar, föreskrifter, kollektivavtal både på central och lokal nivå, enskilda anställningsavtal och inte minst praxis och sedvänja. Arbetsrätten är också det juridiska område som vi alla kommer i kontakt med under våra yrkesverksamma liv. Inom det arbetsrättsliga området utvecklas det ofta, i brist på kunskap, myter som många gånger är helt felaktiga. Det arbetsrättsliga systemet kan enklast beskrivas som en pyramid uppdelad i 3, 4 eller 5 nivåer (beroende på om verksamheten omfattas av kollektivavtal eller inte).
1
Enskilt anställningsavtal
2
Lokala kollektivavtal Centralt kollektivavtal
3 4
Svensk lag EG-direktiv
5
Figur 1. Arbetsrättssystemets nivåer.
7
Provläsning Att söka svar på ett arbetsrättsligt problem kräver att du har ett systematiskt tillvägagångssätt. Börja alltid överst i pyramiden, är det aktuella problemet reglerat i det enskilda anställningsavtalet? Om inte, är det reglerat i kollektivavtal eller vad innehåller de arbetsrättsliga lagarna för regleringar på denna punkt? Om du inte använder denna systematik (om du exempelvis enbart letar i lagstiftningen) riskerar du att missa eventuella regleringar i kollektivavtal.
Enskilt anställningsavtal Den översta nivån i pyramiden representerar det enskilda anställningsavtalet som tecknas mellan arbetsgivaren och den anställde och kan vara både skriftligt och muntligt. I de verksamheter som omfattas av kollektivavtal anges ofta i det enskilda anställningsavtalet att anställningen omfattas av gällande kollektivavtal. Då kan ett anställningsavtal vara relativt kortfattat eftersom reglerna i kollektivavtalet ingår som en del av anställningsavtalet. Däremot gäller det omvända för verksamheter utan kollektivavtal, då bör anställningsavtalet vara mer omfattande. För att kunna tillämpa arbetsrätten måste du först konstatera att det finns ett anställningsavtal. Om det inte finns ett anställningsavtal, den översta nivån i pyramiden, blir i princip inte resten av pyramiden tillämplig (diskrimineringslagen innebär ett undantag då den även reglerar frågor i samband med anställningen). Ingången till den arbetsrättsliga världen går via anställningsavtalet.
Lokalt kollektivavtal För att komplettera det centrala kollektivavtalet kan en verksamhet teckna lokalt kollektivavtal med en lokal facklig organisation (klubb, avdelning, sektion eller motsvarande). Ett lokalt kollektivavtal innehåller en mer detaljerad reglering än det centrala kollektivavtalet och kan exem8
Provläsning pelvis reglera flextid, inarbetning av klämdagar, ersättning för egen bil i tjänsten och liknande.
Centralt kollektivavtal Avtal på denna nivå tecknas av de centrala arbetsgivarorganisationerna och de centrala fackliga organisationerna. Ett kollektivavtal (både på central och lokal nivå) måste vara skriftligt för att gälla. Många arbetsrättsliga frågor som uppkommer i en verksamhet går det att hitta svar på i det centrala kollektivavtalet. Den del av lagstiftningen som är dispositiv (se nedan under Svensk lag) regleras i huvudsak på denna nivå. Ett centralt kollektivavtal brukar innehålla regler om arbetstider, övertidsregler, jour, uppsägning med mera. Ett centralt kollektivavtal blir bindande för de medlemmar som ingår i respektive organisation. Även oorganiserade medarbetare (ej fackligt anslutna) omfattas av reglerna i ett kollektivavtal eftersom det har en normerande verkan. För arbetsgivare som inte är medlemmar i en arbetsgivarorganisation finns möjlighet att teckna hängavtal. Detta innebär att den enskilda arbetsgivaren tecknar avtal med den fackliga organisationen och så att säga hänger på det centrala kollektivavtalet. Exempel på centrala kollektivavtal är: • Privat sektor Tjänstemannaavtalet • Kommun och landsting Huvudöverenskommelsen, HÖK • Stat Ramavtal om löner m.m. för arbetstagare hos staten, RALS
9
Provläsning
2.
Grundkrav i anställningen Ett anställningsavtal är ett avtal om en relation. Denna relation innehåller en mängd olika delar, där vissa är tydliga och framgår av anställningsavtalet medan andra är mindre tydliga. Konkreta delar kan vara frågor som uttryckligen är reglerade i anställningsavtalet, exempelvis lön, anställningsform, tjänstgöringsgrad och övriga anställningsförmåner. Inom arbetsrätten anses det också ingå ett antal underförstådda delar, eller rättare sagt ett antal underförstådda skyldigheter i ett anställningsförhållande. Jag väljer att betrakta dessa skyldigheter som grunden för en godkänd arbetsprestation. Denna grund är något som alltid ingår i anställningsavtalet oavsett om det diskuteras eller inte i samband med rekryteringen eller i annat sammanhang.
Utföra arbete Att vara skyldig att utföra arbete kan tyckas som en naturlig konsekvens av ett anställningsavtal och därför onödigt att påtala. Det finns dock fog för att förtydliga att detta åtagande innebär en skyldighet att utföra ett arbete med en viss mängd (kvantitet) samt med ett visst resultat (kvalitet). En viss mängd kan handla om att tillverka ett visst antal produkter, skriva ett visst antal dokument eller på annat sätt åstadkomma ett kvantitativt resultat. 10
Provläsning Det kvalitativa kravet är ofta svårare att definiera men det bör behandlas som om det handlar om ”normal” kvalitet. Det är naturligtvis i ditt intresse som chef att så tydligt som möjligt klargöra innebörden av detta kvalitativa krav. Ytterst är det arbetsgivaren, det vill säga du som chef (under förutsättning att du har tillräckliga befogenheter), som bestämmer kvantitet och kvalitet på det arbete som medarbetaren är skyldig att utföra. Som chef har du arbetsledningsrätt, vilket innebär att du har rätt att leda och fördela arbetet. Denna rätt ska du inte utöva godtyckligt eller på ett sätt som strider mot god sed eller mot gällande arbetsmiljöregler (vilket exempelvis kan innebära att mängden arbete blir så betungande att det kan resultera i sjukdom och sjukskrivning). Vad innebär då denna arbetsledningsrätt? Vad kan du kräva att en medarbetare utför? Kan den enskilde medarbetaren vägra att utföra ett arbete som han eller hon anser ligga utanför sin arbetsskyldighet? Arbetsskyldigheten beror på en rad olika faktorer men utgångspunkten är anställningsavtalets formulering (arbetsskyldighetens kärna).
Minimiprestation
Anställningsavtal
Utföra arbete Följa ordningsregler Följa arbetsmiljöregler Samarbeta Lojal
Figur 2. Anställningsavtalets minimikrav.
11
Grundkrav i anställningen
Provläsning Om det på en arbetsplats uppkommer olika uppfattningar om en anställds arbetsskyldighet gäller följande arbetsgång för att klargöra den: 1. anställningsavtalets formulering (minimal arbetsskyldighet) 2. kollektivavtalets formulering 3. sedvänja eller praxis på arbetsplatsen 4. 29/29-principen (maximal arbetsskyldighet).
Anställningsavtalets formulering Hur anställningsavtalet är formulerat är mycket viktigt. För dig som arbetsgivare är det viktigt att ha en så ”stor omkrets” som möjligt. Inom omkretsen kan du använda dig av din arbetsledningsrätt och beordra medarbetaren att utföra en mängd olika arbetsuppgifter och även flytta medarbetaren mellan olika platser, till och med i vissa sammanhang mellan olika orter. Det omvända kan naturligtvis också inträffa, alltså att anställningsavtalet är så detaljerat att någon förändring i praktiken inte är möjlig inom anställningsavtalets omkrets. Arbetsdomstolens dom AD 1994:24 visar med all tydlighet hur anställningsavtalets formulering påverkar arbetsskyldigheten: Domen handlar om en tandläkare som arbetade på en klinik i Uddevalla. Arbetsgivaren ville flytta tandläkaren till ett motsvarande arbete i Stenungsund. Tandläkaren ville inte acceptera denna förändring. Efter prövning av denna tvist konstaterade Arbetsdomstolen att det framgick av tandläkarens anställningsbevis att han var anställd som tandläkare på just den aktuella kliniken i Uddevalla.
Det innebär alltså att arbetsskyldigheten var tydliggjord genom att arbetsgivaren hade angett anställning vid kliniken i Uddevalla. Om parterna däremot hade formulerat sig enligt följande skulle arbetsgivaren med hjälp av arbetsledningsrätten vunnit tvisten: 12
Provläsning
3.
Interna ordningsregler
Att en medarbetare inte sköter sitt arbete behöver inte betyda att det handlar om misskötsel utifrån en arbetsrättslig utgångspunkt. Det finns många situationer då du som chef kan ha personliga uppfattningar om vad som är rätt eller fel. Din uppfattning kanske inte stämmer överens med vad medarbetaren anser vara rätt eller fel, och då står ord mot ord. För att du som arbetsgivare ska få rätten på din sida måste din verksamhet ha tydliga och skriftliga ordningsregler. Den anställde ska ha kunskap om dessa ordningsregler för att du som arbetsgivare ska kunna ställa krav på att reglerna följs. När allt fungerar och de anställda följer de oskrivna reglerna på arbetsplatsen kan det tyckas vara onödigt med skriftliga ordningsregler. Tyvärr kan det hända att någon medarbetare inte följer de oskrivna reglerna och att det uppstår ett problem. Finns det då inga skriftliga regler kan det bli svårt för dig som chef och arbetsgivare att få rätt. Många gånger förlorar en arbetsgivare en juridisk tvist beroende på att det har saknats ordningsregler eller på grund av att man har varit otydlig. För att du ska kunna åberopa en ordningsregel räcker det inte bara med att den är skriftlig. Den måste också vara känd bland de anställda och framförallt måste du som chef se till att alla anställda (inklusive dig själv) konsekvent följer reglerna. Om ni exempelvis har en ordningsregel som innebär att alla börjar arbeta klockan 08.00 men där det på arbets13
Provläsning platsen har uppstått någon form av lokal sedvänja där alla kommer och går som de själva vill så kan man naturligtvis diskutera huruvida ordningsregeln har någon praktisk betydelse eller inte. Om du som chef har uppfattningen (och agerar efter denna uppfattning) att ”det är väl inte så noga” då har du genom ditt agerande signalerat att det inte är så noga med arbetstiderna och därigenom sanktionerat beteendet. Ordningsregler är ett utryck för din arbetsledningsrätt som arbetsgivare. Det innebär att det inte krävs något godkännande från medarbetaren eller dennes fackliga organisation för att reglerna ska bli gällande. I vissa fall skrivs ordningsregler in i ett kollektivavtal, vilket ger ordningsreglerna en starkare rättslig ställning. Å andra sidan innebär detta att du som arbetsgivare inte ensidigt kan ändra ordningsreglerna. Jag rekommenderar att ni inte skriver in ordningsregler i ett kollektivavtal. Dokumentera ordningsreglerna i en personalhandbok och gå igenom den med varje medarbetare. Låt honom eller henne sedan skriftligen intyga att han/hon tagit del av innehållet. Naturligtvis ska varje anställd ha tillgång till personalhandboken vilket ni kan lösa genom att den läggs ut på ert intranät. Ange tydligt att om medarbetarna inte följer de uppställda ordningsreglerna kommer arbetsgivaren att agera för att reglerna ska följas. Tydliga ordningsregler leder till ökad trygghet både för de anställda och dig som arbetsgivare. När ni sedan ändrar regler eller kompletterar med nya gäller samma procedur, nämligen att alla medarbetare skriftligen ska intyga att de har tagit del av de nya reglerna. Tänk också på att du som arbetsgivare har förhandlingsskyldighet enligt MBL 11§ (primärförhandling innan beslut om viktigare förändring) med facket innan beslut. Har ni samverkansavtal ersätter oftast samverkansgruppen förhandling enligt MBL. Observera att förhandling enligt MBL och/eller samverkan inte innebär att ni måste bli överens. Det är du som arbetsgivare som bestämmer. Exempel på områden som bör ha ordningsregler är följande: 14
Provläsning • arbetstider • mobiltelefon • e-post och internet • rutiner för tidrapportering • rutiner för semesteransökan • tjänstebil • ordning och reda på arbetsplatsen • klädkod (dresscode) • smycken, hårfärg, hygien m.m. • hemlån av material • rökning och snusning • representation • drog- och alkoholpolicy • personalrabatter • konkurrensklausuler (ska skrivas in i anställningsavtalet).
Arbetstider Arbetstider är som nämnts något som bör regleras. Även om det framgår av medarbetarens anställningsavtal vad som gäller angående arbetstider behövs uttryckliga regler på detta område. Ange exempelvis följande: • när ordinarie arbetstid börjar och slutar • tider för lunch och fika • om ni har stämpelklocka, ange hur registrering av in och ut ska ske • om ni har flextid, ange: 15
Provläsning
4.
Misskötsamhet Som jag tidigare redogjort för i kapitel 2 Grundkrav i anställningen, sidan 15, innebär anställningsavtalet både rättigheter och skyldigheter för medarbetaren. Uttrycket misskötsamhet syftar på att den anställde på ett eller annat sätt missköter någon eller några skyldigheter i avtalet. Därmed inte sagt att medarbetaren automatiskt kan bli uppsagd eller avskedad för att han eller hon missköter sig. Uppsägning eller avsked är den yttersta åtgärden som du som arbetsgivare kan vidta. Vägen från misskötsel till uppsägning eller avsked beskrivs i kapitel 5, Rätt från början, sidan 67. Exempel på misskötsamhet är: • Olovlig frånvaro, dåligt uppträdande m.m. • olovlig frånvaro • arbetsvägran • sen ankomst • dåligt uppträdande • dålig hygien • samarbetssvårigheter • förolämpningar och trakasserier • bristande kompetens
16
Provläsning • Illojalitet m.m. • illojalitet • företagshemligheter och konkurrerande verksamhet • kritiska uttalanden. • Brottslighet m.m. • våld eller hot • förmögenhetsbrott • brott utom anställningen • narkotikabrott. • Sjukdom m.m. • sjukdom • missbruk. Ovanstående uppräkning av misskötsel är inte uttömmande och vad som definieras som misskötsel måste dessutom avgöras från fall till fall. Varje fall måste också ställas i relation till vilka interna ordningsregler som finns på arbetsplatsen samt hur du som arbetsgivare agerar.
Olovlig frånvaro, dåligt uppträdande m.m. Olovlig frånvaro Olovlig frånvaro kan enkelt hänföras till det grundläggande kravet i anställningsavtalet att utföra arbete. Vid olovlig frånvaro utförs inget arbete och därmed är det ett brott mot anställningsavtalet.
Order och arbetsvägran Att som anställd vägra utföra arbete är i princip alltid att anse som missskötsamhet. Du som arbetsgivare har som sagt en arbetsledningsrätt, du 17
Provläsning
5.
Rätt från början Naturligtvis ska du som chef och arbetsgivare arbeta förebyggande med målet att misskötselsituationer aldrig ska uppkomma. Detta uppnår du genom en tydlig arbetsgivarroll, tydliga regler och rutiner för verksamheten, gärna dokumenterade i en personalhandbok. Trots detta är sannolikheten stor att du förr eller senare måste hantera någon form av misskötselsituation. Att upptäcka att en medarbetare har misskött sig är oftast inte så svårt. Däremot är det många chefer och arbetsgivare som är otydliga i sitt agerande i samband med misskötsel, ibland på grund av bristande kunskap om vilka regler som gäller och ibland av osäkerhet över hur en besvärlig situation bör hanteras. Enkelt uttryckt kan det formuleras som att den ”snällaste” (eller mest undfallande) chefen sätter ribban för vad som är tillåtet och inte i en verksamhet. När det gäller att bedöma vad som är tilllåtet (exempelvis hur ”tillåtande” verksamheten är mot för sen ankomst) gör man en bedömning utifrån hela den juridiska personens agerande, den sammantagna bilden. Därför är det av yttersta vikt att alla chefer agerar enligt samma regler och normer, de representerar trots allt en och samma arbetsgivare. Centralt i alla misskötselsituationer är chefens dokumentation. Alltför många chefer är initialt dåliga på att dokumentera de åtgärder som genomförs för att komma tillrätta med en misskötselsituation. Dokumen18
Provläsning tera när misskötseln ägde rum, vilken typ av misskötsel det var frågan om samt vad du som chef vidtog för åtgärd (tillrättavisande), enskilt samtal, erinran eller annan åtgärd). Det är du som arbetsgivare som måste bevisa att en medarbetare har misskött sig, och att du har gjort allt du kan för att misskötseln ska upphöra. Det är först därefter som det kan bli aktuellt med uppsägning. Vid en rättslig prövning är inte medarbetarens misskötsel det mest centrala utan det viktigaste är hur arbetsgivaren har agerat (se exempel Volvo Lastvagnar AB på sidan 58). Om en medarbetare missköter sig och du som arbetsgivare inte agerar så har du därmed passivt accepterat beteendet och kan inte åberopa misskötsel som saklig grund för uppsägning. En intern fråga är också vem som representerar arbetsgivaren i misskötselsituationer. Naturligtvis är det du som närmsta chef som är ansvarig för att klargöra vilka regler som gäller samt göra medarbetaren uppmärksam på att dessa regler inte följs. Däremot kan det i många organisationer vara exempelvis personalchef, vd eller förvaltningschef som har befogenhet att dela ut en varning eller inleda ett omplaceringsförfarande. Kontrollera vad som gäller i din organisation. De olika arbetsgivaråtgärderna kan illustreras i nedanstående flödesschema, dock med reservation för att varje misskötselsituation är unik och för att de faktiska arbetsgivarvalen blir olika beroende på den aktuella situationen. Tänk på att kontrollera vilken anställningsform medarbetaren har. Om det handlar om en visstidsanställning, och anställningsavtalet gäller från ett visst datum till ett annat, så har medarbetaren ett starkare anställningsskydd under den avtalade anställningstiden jämfört med den som är tillsvidareanställd. Detta avtal är inte möjligt att säga upp, vilket får konsekvensen att en medarbetare som är visstidsanställd inte kan sägas 19