Podręcznik Mediatora Pigułek Wiedzy

Projekt został zrealizowany przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej w ramach programu „Uczenie się przez całe życie”. Niniejszy materiał odzwierciedla jedynie stanowisko autora i Komisja Europejska ani Narodowa Agencja nie ponoszą odpowiedzialności za umieszczoną w nim zawartość merytoryczną oraz za sposób wykorzystania zawartych w nim informacji.

Metodyka Pigułek Wiedzy Podręcznik Mediatora Wiedzy

ver. 2.0 Konsorcjum Projektu:

WWW.EDUPILLS.EU

Podręcznik Mediatora Wiedzy opracowany został przez Konsorcjum Projektu: Fundacja Obserwatorium Zarządzania Prestin – Preparação de Estudos e Investimentos, Lda. ZEUS Consulting S.A. Instituto Tecnológico de Aragón Nowoczesna Firma S.A.

Pod kierownictwem: Filipe Carrera, PRESTIN

wrzesień 2012 Podręcznik Mediatora Wiedzy

WWW.EDUPILLS.EU

3

SPIS TREŚCI

1. PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA......................................................................................... 6 2. PIGUŁKI WIEDZY - PW.................................................................................................. 7 2.1. Szkolenie formalne i nieformalne..................................................................... 7 2.2. Czym jest Pigułka Wiedzy.................................................................................. 8 2.3. Formaty Pigułek Wiedzy.................................................................................. 10 2.4. Uczący się.......................................................................................................... 13 3. PRAKTYCZNE ZASTOSOWANIA PIGUŁEK WIEDZY.................................................. 15 3.1. Zastosowania wewnętrzne............................................................................. 15 3.2. Zastosowania zewnętrzne.............................................................................. 17 4. METODYKA PIGUŁEK WIEDZY - MPW...................................................................... 18 4.1. Etapy metody................................................................................................... 18 4.2. Korzyści i wyzwania......................................................................................... 21 5. TWORZENIE PIGUŁEK WIEDZY.................................................................................. 23 5.1. Podstawy.......................................................................................................... 23 5.2. Pigułki Wiedzy w formacie audio.................................................................... 25 5.3. Pigułki Wiedzy w formacie wideo.................................................................... 29 5.4. Pigułki Wiedzy w formacie multimedialnym................................................. 40 5.5. Wskazówki........................................................................................................ 44 6. FORMY DYSTRYBUCJI................................................................................................. 47 6.1. Podstawy.......................................................................................................... 47 6.2. Odbiorcy wewnątrz organizacji....................................................................... 48 6.3. Odbiorcy poza organizacją............................................................................... 51 7. STUDIA UDANYCH PRZYPADKÓW............................................................................. 59 7.1. Ramy.................................................................................................................. 59 7.2. Problemy ze współpracą................................................................................. 60 7.3. Rozwiązanie wewnętrznych problemów z komunikacją............................. 62 7.4. Przekazywanie wiedzy pomiędzy krajami..................................................... 63 INDEKS............................................................................................................................. 65

WWW.EDUPILLS.EU

5

1. PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA

Cele tego Celem tego podręcznika jest dostarczenie wsparcia podczas szkolenia podręcznika Mediatorów Wiedzy, aby ułatwić wdrożenie Metodyki Pigułek Wiedzy (MPW) jako efektywnego sposobu gromadzenia wiedzy ukrytej i dzielenia się nią w organizacjach, zwłaszcza w małych i średnich przedsiębiorstwach.

Kim jest Mediator Wiedzy to osoba, która została przeszkolona w zakresie Metodyki Mediator Pigułek Wiedzy w celu dzielenia się wiedzą organizacyjną, którą posiada lub Wiedzy? którą posiadają inne osoby, i ułatwiania dostępu do niej.

Rodzaje Biorąc pod uwagę podaną definicję, można wyróżnić dwa rodzaje Mediatorów Mediatorów Wiedzy: Wiedzy ••wewnętrznych, ••zewnętrznych.

Wewnętrzny Wewnętrzny Mediator Wiedzy to ktoś, kto potrafi zidentyfikować i utrwalić Mediator własną wiedzę ukrytą lub odpowiednią wiedzę ukrytą innych pracowników Wiedzy danej organizacji.

Zewnętrzny Zewnętrzny Mediator Wiedzy to konsultant, który wspiera organizację Mediator w gromadzeniu wiedzy organizacyjnej dystrybuowanej wśród różnych osób.

Wiedzy Zasadniczo Zewnętrzny Mediator Wiedzy nie jest specjalistą w danej dziedzinie, ma więc istotne znaczenie, by wyraźnie określił swoich rozmówców w obrębie organizacji.

6

WWW.EDUPILLS.EU

2. PIGUŁKI WIEDZY - PW 2.1. Szkolenie formalne i nieformalne Szkolenie formalne opiera się na wykorzystaniu tradycyjnych technik szkole- Szkolenie niowych, z naciskiem na proces, który odbywa się na sali szkoleniowej i który formalne wspomagany jest poprzez tworzenie różnych materiałów dydaktycznych (podręcznik, slajdy, modele, itd.).

Szkolenie formalne ma szereg ograniczeń, które stają się bardziej wyraźne w czasach, gdy jedyną stałą, jaką dysponujemy, jest zmiana.

Szkolenia w salach szkoleniowych na pewno nie znikną, ale należy opracować je na nowo, szczególnie w zakresie trzech etapów: ••Szkolenie przed sesją szkoleniową – należy wyrównać poziom wiedzy uczestników, jeszcze nim wejdą do sali szkoleniowej.

••Szkolenie w trakcie sesji szkoleniowej – należy położyć nacisk na stworzenie środowiska nastawionego na zmiany, ponieważ ostatecznym celem każdego działania szkoleniowego powinno być stworzenie warunków dla pozytywnej zmiany.

••Szkolenie po sesji szkoleniowej – uczestnicy powinni wynieść motywację do zmian i wsparcie w postaci materiałów dydaktycznych, które mogą im pomóc w wydajny sposób.

Nie chodzi o wybór między szkoleniem formalnym a nieformalnym, lecz o znalezienie równowagi między tymi dwoma rodzajami szkolenia, zgodnie z potrzebami szkoleniowymi, celami i profilem uczestników.

Szkolenie nieformalne to każda forma transferu wiedzy, która stanowi Szkolenie zwykłą część dnia pracy, nieusystematyzowana i bez określonych celów. nieformalne Przykład: Pracownik tłumaczy drugiemu pracownikowi, jak przeprowadzać określoną procedurę wewnętrzną.

WWW.EDUPILLS.EU

7

2.2. Czym jest Pigułka Wiedzy Pigułka Wiedzy Konieczne staje się stworzenie narzędzia, które umożliwia uchwycenie wiedzy ukrytej w organizacji i oddanie jej do dyspozycji wszystkich pracowników.

Takim narzędziem jest Pigułka Wiedzy - mała jednostka wiedzy uzewnętrznionej w formacie multimedialnym, którą można wykorzystać z perspektywy szkolenia typu “just-in-time”.

Nazwa „Pigułka Wiedzy” bierze się z tego, że podobnie jak pigułki, które łykamy dla natychmiastowej ulgi w przypadku dolegliwości, Pigułki Wiedzy pozwalają użytkownikowi natychmiast poradzić sobie z sytuacją, w której brakuje mu potrzebnej bezzwłocznie wiedzy.

Kluczowe Pigułka Wiedzy to fragment wiedzy spakowany w formacie multimedialnym elementy i udostępniony każdemu, komu jest potrzebny, przy zastosowaniu pewnych Pigułek Wiedzy kluczowych zasad: ••wykorzystanie formatu multimedialnego; ••prostota - łatwość tworzenia i dystrybucji; ••długość - obejrzenie typowej Pigułki Wiedzy zajmuje nie dłużej niż 3 minuty; ••osoba, która ma wiedzę ukrytą, powinna być bezpośrednio zaangażowana; ••powinno istnieć wsparcie kierownicze dla zastosowania tej Metodyki zaangażowane powinny być więc osoby odpowiedzialne za zarządzanie wiedzą, zasobami ludzkimi i szkoleniami.

Ciąg dalszy na następnej stronie

8

WWW.EDUPILLS.EU

2.2. Czym jest Pigułka Wiedzy, ciąg dalszy Główne zalety stosowania Pigułek Wiedzy w organizacjach to: ••wspieranie know-how; ••każdy pracownik staje się przedstawicielem szkoleniowym w obrębie organizacji, do której należy; ••możliwość opracowania szkolenia na miarę potrzeb danego stanowiska; ••utrwalenie wiedzy istniejącej w obrębie organizacji; ••unikanie stałego powtarzania procesów szkolenia nieformalnego; ••ograniczenie kosztów tradycyjnego szkolenia; ••ułatwienie szkolenia pracowników, klientów i partnerów; ••możliwość przeprowadzania szkoleń, gdy są potrzebne, i tak często, jak są potrzebne; ••ludzie łatwiej uczą się przez obserwację, niż czytając; ••wyjątkowa skuteczność w środowiskach, gdzie występuje rotacja pracowników; ••szkolenie tą metodą nie wymaga wcześniejszego przygotowania; ••najkrótszy czas tworzenia treści szkoleniowych.

WWW.EDUPILLS.EU

Zalety Pigułek Wiedzy

9

2.3. Formaty Pigułek Wiedzy Możliwe Istnieją różne formaty Pigułek Wiedzy: formaty ••audio, ••wideo, ••prezentacje multimedialne.

Wybór formatu Wybór formatu zawsze zależy od: ••celów nauki, ••profilu uczących się osób, ••czasu, gdy uczący się są najbardziej chętni do skorzystania z Pigułek Wiedzy, ••wyposażenia dostępnego do zastosowania Pigułek Wiedzy.

Audio Pigułka Wiedzy może mieć postać pliku audio w formacie mp3 (lub innym), co czyni ją bardziej przenośną, ponieważ można ją odtwarzać na małych odtwarzaczach mp3, radiach samochodowych i telefonach komórkowych.

Nadaje się do objaśnienia podłoża procedury, a nawet kroków procedury, jeśli na przykład słuchacz ma wykonywać poszczególne kroki w ruchu.

Istotną rolę w tym formacie odgrywa jakość dźwięku i skryptu.

Audio: przykład Pracownik ma wykonać istotny i określony szereg kroków w procedurze zastosowania bezpieczeństwa, która wymaga przejścia do różnych punktów w budynku.

Pracownik z odtwarzaczem mp3 może słuchać opisu poszczególnych kroków i wykonywać je w kolejności podanej w nagraniu, co wyklucza możliwość błędnej interpretacji pisanego tekstu.

Wideo Pigułka Wiedzy może mieć postać pliku wideo (mp4, wmv, mpeg…).

Format ten jest przydatny w sytuacjach, gdy uczący się musi zobaczyć jak przeprowadzać określoną procedurę, która wymaga objaśnienia przy każdym kroku.

Ciąg dalszy na następnej stronie

10

WWW.EDUPILLS.EU

2.3. Formaty Pigułek Wiedzy, ciąg dalszy Sposób wykorzystania maszyn i narzędzi na linii produkcyjnej jest trudny Wideo: przykład do objaśnienia w podręczniku, więc większość szkolenia odbywa się na linii zastosowania montażowej, gdzie doświadczeni pracownicy objaśniają procedury mniej doświadczonym pracownikom.

Jeżeli objaśnienia zostaną nagrane kamerą wideo, powstaje materiał edukacyjny, który jest bardzo użyteczny i może służyć jako materiał do konsultacji lub nawet szkolenia nowych pracowników.

Pigułka Wiedzy w formacie wideo umożliwia obejrzenie jej na innych urządzeniach, na przykład smartfonach, tabletach, odtwarzaczach DVD, itd., bez ograniczenia do komputera, który często może nie być dostępny dla docelowej grupy uczących się.

Prezentacja multimedialna może mieć różne formaty: ••Prezentacja slajdów w programie Powerpoint – może to być prezentacja z narracją, wraz z nagraniem przedstawiającym narratora lub bez takiego nagrania.

••Screen capture – ta forma prezentacji umożliwia realizację szeregu kroków przy użyciu aplikacji komputerowej i objaśnianie tych kroków w trakcie ich wykonywania.

Prezentacje multimedialne

Do tego rodzaju prezentacji multimedialnych można wykorzystać różne programy: ••Camtasia Studio (www.techsmith.com).

••Captivate (www.adobe.com).

••Camstudio (http://camstudio.org/).

••Wink (www.debugmode.com/wink/).

Tworzone pliki mogą być plikami wideo (mp4, wmv, mpeg…) lub flash, dzięki czemu można łatwo opublikować je na stronach internetowych.

Przykład prezentacji slajdów Powerpoint przy użyciu Camtasia Studio Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

11

2.3. Formaty Pigułek Wiedzy, ciąg dalszy Prezentacje multimedialne: przykład zastosowania

W każdym biurze istnieją dziesiątki programów komputerowych (takich jak arkusze kalkulacyjne, CRM, bazy danych), wykorzystywanych przez wszystkich lub część pracowników; poziom ich wykorzystania nie jest jednorodny, więc niektóre osoby opanowują program, a inne są opanowywane przez program.

Pracownicy, którzy najlepiej potrafią obsługiwać programy, tracą dużo czasu na tłumaczenie innym, jak przeprowadzać określone czynności, a nawet muszą przeprowadzać je sami.

Dzielenie się przez nich wiedzą jest znacznie bardziej wydajne i trwałe, jeśli w chwili, gdy się nią dzielą, ich kroki są rejestrowane, ponieważ zarejestrowany materiał może później posłużyć do konsultacji lub szkolenia innych pracowników.

Przykład Pigułki Wiedzy przy wykorzystaniu screen capture

12

WWW.EDUPILLS.EU

2.4. Uczący się Pigułki Wiedzy mają bardzo szerokie grono docelowych odbiorców, ponie- Ramy waż z Metodyki tej może skorzystać każdy pracownik każdej organizacji.

Można jednak również powiedzieć, że Pigułki Wiedzy dają określone korzyści w zależności od pozycji danej osoby w obrębie organizacji.

Pracownicy organizacji mogą być twórcami i odbiorcami Pigułek Wiedzy, co Pracownicy umożliwia stworzenie prawdziwej organizacji uczącej się.

Gdy powierzamy wykonanie zadania jakiejś osobie lub firmie, zawsze ist- Podwykonawcy nieje ryzyko, że podwykonawca nie zrozumie dokładnie stawianych mu wymagań, ponieważ nie zna wizji i misji firmy.

Przykładowo, aby wyjaśnić firmie projektującej witryny internetowe jakie zmiany należy wprowadzić na stronie organizacji, zwykle organizuje się spotkanie, na którym sporządzane są notatki, oraz wysyła się długi e-mail w celu dokładnego opisania wszystkich modyfikacji.

Każdy, kto brał udział w podobnym procesie, wie bardzo dobrze, że możliwe są tu duże nieporozumienia.

Pigułka Wiedzy przesłana podwykonawcy w formie opatrzonego opisem widoku ekranu zapobiega nieporozumieniom, a dodatkowo można ją znacznie szybciej opracować.

Jednym z najczęstszych problemów w relacjach z klientami lub potencjal- Klienci nymi klientami jest zapewnienie, że dobrze rozumieją możliwości produktu i sposoby jego prawidłowego używania.

Zazwyczaj następuje próba przekazania informacji pisemnej o jak największym stopniu szczegółowości, z kilkoma diagramami, które ułatwiają zrozumienie. Jednak jako konsumenci wszyscy wiemy, że nie jest to w pełni efektywne.

Organizacja, która przyjmie tą metodę, z pewnością będzie stosować Pigułki Wiedzy, aby nawiązywać relacje z klientami i zapewniać im jak najlepszą obsługę przed- i posprzedażową.

Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

13

2.4. Uczący się, ciąg dalszy Partnerzy Partnerzy to wszystkie strony, które tworzą relacje właściwe dla organizacji, mowa tu o: ••partnerach biznesowych, ••dostawcach, ••innych podmiotach, które są powiązane z organizacją.

Pigułki Wiedzy mogą mieć znaczący wkład w budowanie płynnych relacji i ograniczanie potencjalnych konfliktów.

Potencjalni Nawet potencjalni inwestorzy mogą być lepiej poinformowani dzięki inwestorzy Pigułkom Wiedzy.

Inwestor nie analizuje jedynie biznesplanu firmy lub projektu, musi również dobrze zrozumieć zastosowania produktu i usług firmy.

Problem polega na tym, że informacja przekazywana jest w formacie, który zmusza inwestora do użycia wyobraźni, aby dojść do wniosków, a kontrolowanie jego wyobraźni nie jest możliwe.

Pigułki Wiedzy umożliwiają lepsze dotarcie do inwestora poprzez objaśnienia i demonstracje, są dostępne 24 godziny na dobę i tyle razy, ile potrzebne jest do pełnego zrozumienia.

14

WWW.EDUPILLS.EU

3. PRAKTYCZNE ZASTOSOWANIA PIGUŁEK WIEDZY 3.1. Zastosowania wewnętrzne Pigułki Wiedzy można wykorzystywać w bardzo różnych sytuacjach zacho- Przykłady dzących w obrębie organizacji, na przykład: zastosowań wewnętrznych ••pracownik wraca ze szkolenia zewnętrznego, ••pracownik wyjaśnia coś innemu pracownikowi, ••przyjmowani są nowi pracownicy, ••wprowadzane są nowe procedury.

Pracownik odbył szkolenie zewnętrzne w zakresie obsługi programu kom- Pracownik wracający puterowego. Nabyta wiedza jest przydatna dla zespołu, dlatego opracowuje ze szkolenia Pigułkę Wiedzy zawierającą kluczowe aspekty otrzymanego szkolenia. zewnętrznego Pracownik co trzy miesiące musi przeprowadzać procedurę, a nie opanował Pracownik dla jej dobrze i zawsze prosi o pomoc innego pracownika, który co trzy miesiące pracownika traci czas.

Alternatywą jest opracowanie przez obeznanego z procedurą pracownika Pigułki Wiedzy, którą każdy inny pracownik może odtworzyć zawsze w razie potrzeby.

Gdy do firmy przychodzi nowy pracownik, zostaje zarzucony informacjami, Przyjmowanie nowych których nie jest w stanie przyswoić. pracowników Dzięki Pigułkom Wiedzy nowy pracownik może odmierzać potrzebne dawki otrzymywanych informacji, co zapewnia utrwalenie nabytej wiedzy.

W organizacji określone są procedury bezpieczeństwa teleinformatyczne- Nowe procedury go, a rozsyłanie typowych okólników okazało się nieskuteczne, ponieważ polecenia nie stanowią wygodnej symulacji nowych procedur.

Pigułka Wiedzy, która w pełni odzwierciedla procedurę w środowisku użytkownika, zapobiegnie jej rozbieżnym interpretacjom.

Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

15

3.1. Zastosowania wewnętrzne, ciąg dalszy Typowe przykłady W zasadzie niemal wszystkie obszary firmy mogą skorzystać z Metodyki zastosowań Pigułek Wiedzy. Oto kilka przykładów: wewnętrznych ••Dział Finansów – wyjaśnianie procedur księgowych w zakresie klasyfikacji dokumentacji wydatków, ••Marketing – wewnętrzne spotkania informacyjne dotyczące opracowywania materiałów reklamowych, ••Dział Operacyjny – nauka obsługi maszyn, ••Logistyka – wyjaśnienie, jak przemieszczać produkty w magazynie, ••IT – wyjaśnienie, jak używać firmowych aplikacji, ••Badania i Rozwój – podsumowanie wcześniejszych etapów badań.

16

WWW.EDUPILLS.EU

3.2. Zastosowania zewnętrzne Pigułki Wiedzy mogą być również stosowane w relacjach z osobami spoza Przykłady organizacji w przypadku: zastosowań zewnętrznych ••obsługi przedsprzedażowej, ••obsługi posprzedażowej, ••komunikacji z partnerami.

Potencjalny klient musi zrozumieć przydatność i funkcje produktu lub usługi Obsługa przedw celu podjęcia decyzji o zakupie. sprzedażowa Pigułka Wiedzy może zostać opracowana odpowiednio do określonych informacji wymaganych przez potencjalnego klienta i może być stosowana przez innych potencjalnych klientów o zbliżonych potrzebach.

Aby klienci byli zadowoleni z produktów i usług, muszą wiedzieć, jak najlepiej Obsługa posprzedażowa je stosować.

Pigułki Wiedzy mogą służyć pomocą klientom i stanowić atrakcyjną, skuteczną formę wsparcia, dostępną 24 godziny na dobę.

Aby uniknąć błędów i niepotrzebnej straty czasu, partnerzy firmy muszą Dla partnerów znać procedury interakcji z firmą.

Pigułki Wiedzy mogą zapobiec wielokrotnym spotkaniom w celu powtórzenia wcześniej zdefiniowanych procedur.

Metodyka Pigułek Wiedzy może pomóc każdej firmie nawiązywać lepsze Typowe przykłady zastosorelacje z zainteresowanymi stronami. Oto kilka przykładów: wań zewnętrz••tworzenie wyjaśnień dostępnych produktów i usług w celu poprawy ich nych wykorzystania, ••pomaganie partnerom i innym interesariuszom w korzystaniu ze strony internetowej firmy, obszaru zastrzeżonego lub Extranetu, ••ułatwienie nabywania produktów i usług, ponieważ klienci szybciej i lepiej rozumieją, w jaki sposób produkt lub usługa spełnia ich potrzeby, ••przeprowadzanie spotkań informacyjnych dla dostawców złożonych treści wizualnych, na przykład objaśnianie, jakie zmiany powinny być wprowadzone na stronie internetowej firmy.

WWW.EDUPILLS.EU

17

4. METODYKA PIGUŁEK WIEDZY - MPW 4.1. Etapy metody Scenariusze Metodyka Pigułek Wiedzy będzie mieć określone etapy w zależności od tego, czy szkoleniowe jest stosowana przez Wewnętrznych czy Zewnętrznych Mediatorów Wiedzy.

Omówimy więc dokładnie każdy z tych etapów.

Zewnętrzni Jeżeli Metodyka stosowana jest przez Zewnętrznych Mediatorów Wiedzy, Mediatorzy wyróżniamy następujące etapy: Wiedzy etap

działanie

1

Diagnoza: •• określenie tematów, które dane osoby powinny znać, ale nie znają, •• wybór wiedzy, która jest najbardziej istotna przy wykonywanych obowiązkach, •• wybór pracowników mających wiedzę ukrytą, którą należy rozpowszechnić.

2

Tworzenie treści: •• tworzenie treści multimedialnych, •• zatwierdzenie opracowanych treści.

3

Rozpowszechnienie: •• sesje szkoleniowe z wykorzystaniem Pigułek Wiedzy, •• zaprojektowanie i stworzenie Organizacyjnego Centrum Wiedzy (online i offline).

4

Ocena: •• wyniki oceny, •• przygotowanie nowych istotnych treści, •• rozszerzenie zakresu projektu.

Ciąg dalszy na następnej stronie

18

WWW.EDUPILLS.EU

4.1. Etapy metody, ciąg dalszy Jeżeli Metodyka stosowana jest przez Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy, Wewnętrzni wyróżniamy następujące etapy: Mediatorzy Wiedzy etap

działanie

1

Przygotowanie i diagnoza: •• kreślenie potencjału Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy, •• wybór Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy, •• szkolenie Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy, •• uświadomienie bezpośrednim przełożonym potrzeby zatwierdzenia Pigułek Wiedzy opracowanych przez Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy.

2

Tworzenie treści: •• opracowanie Pigułek Wiedzy przez Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy w oparciu o własną wiedzę ukrytą, •• zatwierdzenie Pigułek Wiedzy przez innych pracowników organizacji o tej samej wiedzy ukrytej lub umiejętności oceny, czy opracowane Pigułki Wiedzy odpowiadają dobrym praktykom, które należy rozpowszechnić.

3

Rozpowszechnienie: •• wykorzystanie wsparcia technologicznego (Intranet, Internet, DVD, CD, itd…), stworzenie Organizacyjnego Centrum Wiedzy (OCW), •• działania szkoleniowe i/lub uświadamiające w zakresie wykorzystania Pigułek Wiedzy.

4

Ocena: •• ocena zastosowania Metodyki, w której można, ale nie trzeba skorzystać z pomocy zewnętrznych konsultantów, •• rozszerzenie Metodyki na inne obszary organizacji, w celu przeszkolenia innych Mediatorów Wiedzy i utworzenia jeszcze większej bazy.

Niezależnie od tego, czy korzystamy z Wewnętrznych czy Zewnętrznych Organizacyjne Mediatorów Wiedzy, pod koniec procesu otrzymamy znaczną ilość Pigułek Centrum Wiedzy, która w zwykłych okolicznościach będzie rosnąć wykładniczo.

Wiedzy (OCW) Dlatego też ważne jest, by prawidłowo określić format, jaki przyjmie zbiór wiedzy organizacyjnej, który nazywamy Organizacyjnym Centrum Wiedzy (OCW).

Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

19

4.1. Etapy metody, ciąg dalszy Charakterystyka Niezależnie od wybranego wsparcia i technologii, aby Organizacyjne Centrum Organizacyjnego Wiedzy spełniało swoją misję, musi mieć następujące cechy: Centrum Wiedzy (OCW) ••być dostępne dla wszystkich, dla których jest przeznaczone; ••być dostępne w uzasadnionym czasie i miejscu (np. na linii montażowej lub na stanowisku pracy w biurze); ••Pigułki Wiedzy muszą być sklasyfikowane w taki sposób, by łatwo je było wyszukiwać, tzn: -- cała opracowana treść musi mieć tagi, które ułatwiają wyszukiwanie przez wewnętrzne i zewnętrzne wyszukiwarki, -- treść musi być pogrupowana w katalogi i podkatalogi, które ułatwiają wyszukiwanie po temacie, -- forma klasyfikacji musi pozwalać na rozszerzenie o nieskończoną liczbę Pigułek Wiedzy; ••w pewnych okolicznościach, szczególnie gdy chcemy podzielić się wiedzą z osobami spoza organizacji (klientami, dostawcami, partnerami, itd.), Pigułki Wiedzy muszą ułatwiać dzielenie się nimi przy użyciu e-maila, komunikatorów internetowych i serwisów społecznościowych (Facebook, Twitter, Linkedin i innych) oraz mieć: -- określone przyciski do dzielenia się treścią przez różne serwisy społecznościowe, -- bezpośredni link do e-maila i komunikatora internetowego, -- kod do zamieszczania na stronach internetowych.

20

WWW.EDUPILLS.EU

4.2. Korzyści i wyzwania Zalety

Główne zalety Metodyki to: ••tworzy szybką i łatwo dostępną platformę do gromadzenia i redystrybucji wiedzy ukrytej pracowników w organizacji; ••zmienia podejście pracowników do dzielenia się wiedzą, ponieważ czyni to zadanie szybkim i prostym; ••podnosi poziom umiejętności technologicznych pracowników poprzez bardziej aktywne wykorzystanie technologii; ••ogranicza koszty w obszarze szkoleń, a jednocześnie podnosi efektywność; ••tworzy organizację uczącą się; ••ułatwia dialog ze wszystkimi zewnętrznymi stronami (klientami, dostawcami i partnerami), które są związane z organizacją; ••pomaga osobom z określonymi trudnościami w nauce.

Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

21

4.2. Korzyści i wyzwania, ciąg dalszy Bariery we Choć jest to metoda o sprawdzonej skuteczności i łatwo zrozumiała, istwdrażaniu nieje wiele barier w jej wdrażaniu, co wielokrotnie nie jest związane z samą metodologią, ale z kwestią struktury organizacji i podejścia ludzi.

W poniższej tabeli przedstawiono widoczne i niewidoczne bariery napotykane przy wdrażaniu tej Metodyki w różnych organizacjach oraz możliwe rozwiązania.

22

bariera

możliwe rozwiązania

Zasoby szkoleniowe mogą zostać ograniczone, ponieważ Metodyka wymaga mniejszych zasobów. Ograniczona siła działu szkoleń.

Uświadomić osobom odpowiedzialnym za szkolenia, że siła działu szkoleń polega na uzyskiwanych wynikach, a nie ilości zasobów ludzkich i rzeczowych, którymi zarządza.

Metodyka jest zbyt innowacyjna, ponieważ nie znamy żadnych organizacji, które by ją stosowały.

Uświadomić osobom odpowiedzialnym za szkolenia, że przyjęcie innowacyjnej Metodyki dzielenia się wiedzą stanowi przewagę konkurencyjną.

Metodyka ma wyraźne korzyści dla dużych firm, ale jest zbyt złożona dla MŚP.

Przygotować demonstrację dla kierownictwa firmy, pokazującą opracowanie Pigułki Wiedzy.

Pracownikom, którzy mają odpowiednią wiedzę ukrytą, brak kultury technologicznej.

Zaproponować wykorzystanie Zewnętrznych Mediatorów Wiedzy.

Wiedza ukryta jest rozpowszechniana przez wielu pracowników.

Zaproponować przeszkolenie Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy i początkowy nadzór zewnętrznych konsultantów.

Istnieje dużo wiedzy, którą należy się dzielić, a nie ma jasnej wizji, jak ta Metodyka miałaby w tym pomóc organizacji.

Zaproponować przeprowadzenie działań pilotażowych, wybór określonego obszaru organizacji, skorzystanie z Zewnętrznych Mediatorów Wiedzy.

Wykorzystanie multimediów wymaga wielu zasobów w zakresie siły roboczej, materiałów i czasu.

Przygotować demonstrację dla kierownictwa firmy, pokazującą opracowanie Pigułki Wiedzy.

Osoby z wiedzą ukrytą mają trudności z przestawieniem tego, co wiedzą, przed kamerą lub do mikrofonu.

Zaproponować skorzystanie z Zewnętrznych Mediatorów Wiedzy dla łatwiejszego zapoczątkowania procesu, stworzenia atmosfery rozmowy między osobami o ukrytej wiedzy a Zewnętrznymi Mediatorami Wiedzy.

WWW.EDUPILLS.EU

5. TWORZENIE PIGUŁEK WIEDZY 5.1. Podstawy Pigułki Wiedzy może tworzyć każdy, kto ma dostęp do odpowiedniego Kto tworzy sprzętu, oprogramowania oraz niezbędną wiedzę.

Pigułki Wiedzy Jednakże w zakresie tej Metodyki rozważymy dwa typy twórców Pigułek Wiedzy: ••Wewnętrzni Mediatorzy Wiedzy – posiadający wiedzę ukrytą, którą utrwalają dzięki tej Metodyce.

••Zewnętrzni Mediatorzy Wiedzy – konsultanci utrwalający wiedzę ukrytą innych przy wykorzystaniu MPW. Podstawowym elementem tej Metodyki jest jej prostota, więc należy Ogólne zasady tworzenia PW uwzględnić tę przesłankę przy wyborze stosowanych technologii.

Mediatorzy Wiedzy, zarówno Wewnętrzni, jak i Zewnętrzni, powinni przetestować różnorakie dostępne technologie przed przystąpieniem do pracy polegającej na utrwalaniu wiedzy ukrytej.

Dobre wcześniejsze zrozumienie wiedzy, która ma być rozpowszechniana, to podstawa udanego wdrożenia tej metody w każdej organizacji, ponieważ bardzo ważne jest zdobycie zwolenników Metodyki już w pierwszej fazie.

Owi zwolennicy będą siłą napędową nieuchronnego procesu zmian i niekoniecznie muszą należeć do kadry kierowniczej.

Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

23

5.1. Podstawy, ciąg dalszy Typowa Typową zawartość Pigułki Wiedzy stanowią następujące elementy: zawartość ••tytuł – powinien jasno wskazywać cel Pigułki Wiedzy, by każdy, kto go czyta, mógł od razu rozpoznać, czy zawiera poszukiwaną treść; ••pytanie, na które poszukuje się odpowiedzi - może być postawione werbalnie bądź w formie pisemnej, w niektórych formatach pożądane są obie formy; ••odpowiedź – osoba posiadająca niezbędną wiedzę odpowiada na zadane pytanie w jasny, bezpośredni i zwięzły sposób; ••lista twórców - informacje o tym, kto stworzył i wspierał stworzenie danej Pigułki Wiedzy; ••tagi – słowa kluczowe pozwalające na lepsze wyszukiwanie określonego rodzaju treści multimedialnych, niezmiernie ważne jest więc ich definiowanie w trakcie tworzenia treści.

Proponowane W ramach Metodyki Pigułek Wiedzy proponujemy trzy formaty Pigułek formaty Wiedzy: ••audio, ••wideo, ••multimedia.

24

WWW.EDUPILLS.EU

5.2. Pigułki Wiedzy w formacie audio Pigułka Wiedzy może mieć postać pliku audio w formacie mp3 (lub innym), Zakres co umożliwia korzystanie z niej w sposób przenośny, ponieważ można ją odtwarzać na małych odtwarzaczach mp3, radiach samochodowych i telefonach komórkowych.

Ta forma znakomicie nadaje się do objaśniania podłoża procedury, a nawet poszczególnych kroków procedury, jeśli na przykład słuchacz ma realizować poszczególne kroki w ruchu oraz powinien mieć wolne ręce i nie skupiać wzroku na tekście.

Do stworzenia Pigułek Wiedzy w formacie audio można wykorzystywać Sprzęt różnorodny sprzęt: ••mikrofon podłączony do komputera, z zewnętrzną kartą dźwiękową lub bez; zaletą mikrofonu wyposażonego we własną kartę dźwiękową jest jego niezależność od karty dźwiękowej w komputerze, która w wielu wypadkach nie pozwala uzyskać odpowiedniej jakości nagrania z prostych mikrofonów; ••komputer do edycji nagrań audio; ••przenośne urządzenie mp3, takie jak np. iPod Nano.

Przykładowy mikrofon wyposażony w kartę dźwiękową oraz złącze USB Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

25

5.2. Pigułki Wiedzy w formacie audio, ciąg dalszy Oprogramowanie Istnieje wiele programów do edycji plików audio, jednak dla uproszczenia zajmiemy się dwoma z nich: ••Audacity (http://audacity.sourceforge.net) – to darmowy program z wieloma możliwościami montażu dźwięku, świetnie nadaje się dla użytkownika, który nie ma dużego doświadczenia w montażu dźwięku; ••Camtasia Studio (www.techsmith.com/camtasia) – płatny program do montażu wideo, pozwalający również na montaż dźwięku. W ten sposób potrzebujemy tylko jednego narzędzia do tworzenia różnego rodzaju Pigułek Wiedzy.

Proces Tworzenia Osoby decyzyjne powinny na spotkaniu postanowić, jakie Pigułki Wiedzy zostaną opracowane i w jakim formacie.

Proces tworzenia Pigułki Wiedzy w formacie audio przebiega w następujących krokach: 1. Przygotowanie scenariusza, 2. Utrwalenie treści, 3. Zatwierdzenie, 4. Edycja dźwięku, 5. Efekt końcowy.

Przygotowanie Są dwie możliwości przygotowania scenariusza: scenariusza ••w przypadku, gdy mamy do czynienia z określonymi krokami, warto zawczasu przygotować szczegółowy scenariusz, który zostaje zatwierdzony przed odczytaniem i dokonaniem nagrania; ••w przypadku, gdy scenariusz oparty jest na rozmowie z osobą posiadająca pożądaną wiedzę w jej miejscu pracy, lepiej jest po prostu jasno określić cel danej Pigułki Wiedzy.

Rozważymy tutaj drugi przypadek, ponieważ jest to forma najczęściej wykorzystywana w ramach MPW. Ciąg dalszy na następnej stronie

26

WWW.EDUPILLS.EU

5.2. Pigułki Wiedzy w formacie audio, ciąg dalszy Forma nagrania zależy od opcji wybranej w poprzednim etapie: ••w przypadku, gdy nagranie dokonywane jest w oparciu o uprzednio zatwierdzony scenariusz, można posłużyć się komputerem wyposażonym w dobry mikrofon bądź dowolnym przenośnym urządzeniem mp3; ••w przypadku, gdy nagranie dokonywane jest w miejscu pracy, użycie przenośnego urządzenia mp3 jest wygodniejsze do utrwalenia głosu osoby posiadającej potrzebną wiedzę.

Utrwalenie treści audio

Po dokonaniu nagrania jego zawartość powinna zostać oceniona jeszcze Zatwierdzenie przed montażem, ponieważ jeśli cała zawartość nie zostanie zatwierdzona, konieczne będzie powtórzenie nagrania. Jeśli występują tylko sporadyczne problemy, możliwe jest ich rozwiązanie na etapie edycji.

Do montażu dźwięku używamy programów montażowych, takich jak te Edycja dźwięku wspomniane w poprzednim punkcie. Główne zadania do wykonania na tym etapie to: ••wycięcie fragmentów ciszy na początku, w środku i na końcu; ••wycięcie zbędnego materiału; ••podniesienie bądź obniżenie poziomu głośności, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Należy unikać cięć w słyszalnych momentach, ponieważ mogą stwarzać na odbiorcy wrażenie, że jeden z wykonywanych kroków został pominięty.

W wyniku powyższych etapów otrzymamy Pigułkę Wiedzy w pliku audio, Efekt końcowy który może mieć różne formaty. Pliki mp3 są najbardziej rozpowszechnione z uwagi na łatwość użycia i szerokie wsparcie.

Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

27

5.2. Pigułki Wiedzy w formacie audio, ciąg dalszy Filmy W tym miejscu podajemy linki do filmów instruktażowych, które mogą być instruktażowe pomocne w tworzeniu Pigułek Wiedzy w formie dźwiękowej. treść filmu Tworzenie podcastów za pomocą Audacity

link http://www.youtube.com/watch?v=IC3VZkfdgV8

Wstęp do Audacity

http://www.youtube.com/watch?v=9w5L3gy9IJI&feature=related

Poradnik Camtasia Studio

http://www.techsmith.com/tutorial-camtasia-8.html

Porady i środki Podczas tworzenia Pigułek Wiedzy w formacie audio należy przyjąć nastęostrożności pujące środki ostrożności: ••dla osiągnięcia wysokiej jakości nagrań należy zwrócić szczególną uwagę na dźwięki otoczenia i odsunąć się od ich źródła; ••należy przetestować sprzęt oraz zapewnić zapasowe baterie przed przystąpieniem do nagrania; ••trzeba zwrócić uwagę na odpowiednią dykcję i tempo mówienia do mikrofonu nagrywanej osoby; ••aby zapobiec zdenerwowaniu posiadacza wiedzy, należy stworzyć scenariusz spokojnej rozmowy, w której konsultant zadaje pytania, a posiadacz wiedzy odpowiada; ••od razu po pierwszym nagraniu należy sprawdzić, czy jakość dźwięku jest właściwa, a jeśli tak, kontynuować nagrywanie; ••aby ograniczyć do minimum cięcia montażowe, lepiej jest powtórzyć całe nagranie, niż zostawić je do montażu; ••należy upewnić się, że za zatwierdzanie treści Pigułek Wiedzy nie odpowiada osoba bezpośrednio zaangażowana w ich tworzenie; ••ograniczenie długości Pigułek Wiedzy do góra trzech minut zapobiega utracie koncentracji przez odbiorcę.

28

WWW.EDUPILLS.EU

5.3. Pigułki Wiedzy w formacie wideo Pigułka Wiedzy w formacie wideo to nagranie prezentujące sposób wyko- Zakres nania zadania bądź przedstawiające kogoś dzielącego się swoją wiedzą na dany temat.

Ten typ Pigułek Wiedzy świetnie sprawdza się w trzech rodzajach sytuacji: ••gdy chcemy przedstawić każdy krok wykonywanego zadania, np. montażu danego sprzętu; ••gdy chcemy przekazać wiedzę kogoś o dużym doświadczeniu; np. osoba udzielająca wskazówek na temat skutecznego prowadzenia publicznej prezentacji; ••może również motywować ludzi do zmiany, ponieważ mogą zobaczyć obraz osoby odpowiedzialnej za dany projekt, gdy objaśnia ona każdy krok i zamierzone rezultaty.

Obraz wideo bez narratora czy dźwięku, tylko z napisami, również może być uważany za Pigułkę Wiedzy w formacie wideo. Nie jest to jednak naturalny format. Efektywność formatu wideo wynika z jego podobieństwa do interakcji z drugą osobą.

Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

29

5.3. Pigułki Wiedzy w formacie wideo, ciąg dalszy Sprzęt Do stworzenia Pigułek Wiedzy w formacie wideo można wykorzystywać różnorodny sprzęt: ••kamera wideo – istnieje wielka różnorodność formatów (HD, 3D), wybór jednego z nich powinien zawsze uwzględniać sposób nagrywania dźwięku, ponieważ jest on niezbędnym elementem w Pigułkach Wiedzy Wideo; ••kamera internetowa – może być użyteczna w krótkich objaśnieniach procedur lub dzieleniu się wiedzą, jednak jakość obrazu i dźwięku nie są najlepsze; ••telefon komórkowy z funkcją nagrywania filmów – zaletą tego sprzętu jest jego powszechność; telefony stały się tak popularne, że możemy znaleźć je w każdym zakątku świata, a nagrywanie filmów i dzielenie się nimi jest niezwykle proste; wadę stanowi słaba jakość obrazu i dźwięku; ••aparat fotograficzny z funkcją nagrywania filmów – nie jest tak rozpowszechniony jak nagrywające filmy telefony komórkowe, jednak jego zaletą są lepsza jakość nagrania i większa pojemność pamięci; ••iPad – również pozwala na nagrywanie filmów; ••komputer do montażu wideo – wyposażony jest w oprogramowanie do montażu; ••statyw – występuje w rożnych rozmiarach i kształtach, a jego celem jest ułatwienie uzyskania stabilnego obrazu na nagraniu, jednak na rynku dostępne są też kamery wideo pozwalające uzyskać stabilny obraz nawet bez pomocy statywu; można również używać małych, elastycznych statywów, które pozwalają na ustawienie kamery w dowolnym miejscu; ••mikrofon – ze względu na znaczenie dźwięku w produkcji Pigułek Wiedzy w formacie wideo, w następnym punkcie sprzęt ten zostanie omówiony bardziej szczegółowo.

Ciąg dalszy na następnej stronie

30

WWW.EDUPILLS.EU

5.3. Pigułki Wiedzy w formacie wideo, ciąg dalszy Jeśli to konieczne, zamiast mikrofonu wbudowanego w sprzęt, możemy użyć Mikrofon osobnego mikrofonu, zwłaszcza jeżeli nagrywamy na otwartej przestrzeni i planujemy wykonać ujęcie w pełnym planie, pozwalającym przedstawić przemieszczanie się filmowanej osoby.

Istnieje wiele rodzajów mikrofonów, których możemy użyć: ••kierunkowe – czasami są wbudowane w kamerę, ale mogą być też osobnym akcesorium; ten typ mikrofonu zbiera dźwięk z kierunku, w który skierowana jest kamera, lecz nie jest wskazany dla odległości większych niż 2-3 metry, ponieważ zaczyna wtedy łapać dźwięki tła; pozwala jednak na pewną mobilność filmowanej osoby; ••przewodowe – ten typ mikrofonu jest połączony z kamerą i umieszcza się go koło filmowanej osoby bądź przypina do jej ubrania; jakość dźwięku jest bardzo dobra, a dźwięki tła zostają wyeliminowane, jednak mikrofon ogranicza swobodę poruszania się filmowanej osoby, co może prowadzić do trudności przy wykonywaniu filmowanego zadania; ••bezprzewodowe – ten typ mikrofonu daję filmowanej osobie pełną swobodę poruszania się oraz pozwala filmować w pełnym planie, bez kierowania kamery bezpośrednio na filmowaną osobę, ponieważ kamera nagrywa dźwięk poprzez odbiornik z odległości ponad 10 metrów; istnieją dwa takie rozwiązania: -- wykorzystujące tradycyjne mikrofony bezprzewodowe, takie jak używane na konferencjach, które podłączono bezpośrednio do kamery za pomocą wejścia audio; -- niektórzy producenci kamer wideo dodają do nich mikrofony bezprzewodowe; poniższy rysunek przedstawia mikrofon, który wykorzystuje technologię Bluetooth, umożliwiającą nagrywanie dźwięku wysokiej jakości z odległości do 15 metrów, nawet podczas filmowania na otwartej przestrzeni.

Przykładowy mikrofon bezprzewodowy firmy Sony, wykorzystujący technologię Bluetooth Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

31

5.3. Pigułki Wiedzy w formacie wideo, ciąg dalszy Oprogramowanie Zazwyczaj kamery internetowe, aparaty fotograficzne i kamery wideo są sprzedawane wraz z oprogramowaniem (dostarczonym przez producenta) do edycji wideo i konwersji plików na formaty, które mogą być edytowane przez inne programy, bardziej odpowiednie do edycji wideo.

Istnieje wiele programów do edycji plików wideo, jednak dla uproszczenia zajmiemy się trzema dostępnymi dla każdego użytkownika: ••Windows Live Movie Maker (www.microsoft.com) – program ten jest skierowany do użytkowników systemu Windows i daje możliwość szybkiej i bardzo intuicyjnej edycji materiału wideo, pozwalając użytkownikowi na następujące działania: -- nagrywanie materiałów bezpośrednio z kamery internetowej, -- dodawanie tytułu i napisów końcowych, -- wycinanie fragmentów wideo, -- automatyczne tworzenie filmów, -- zapis do wielu formatów, DVD, płyty, urządzenia przenośne, YouTube; ••iMovie (www.apple.com) – program ten ma te same funkcje co poprzedni, ale jest bardziej zaawansowany, jak to ma często miejsce w przypadku tego rodzaju programów, które działają w systemie operacyjnym Apple; ••Camtasia Studio (www.techsmith.com/camtasia) – ten program (odpłatny) do edycji wideo jest narzędziem, które może służyć do tworzenia różnego rodzaju Pigułek Wiedzy, a poza zwykłymi funkcjami edycji wideo umożliwia użytkownikowi tworzenie plików w różnych formatach, jak również ich łatwą integrację ze stronami internetowymi.

Proces tworzenia Osoby decyzyjne powinny na spotkaniu postanowić, jakie Pigułki Wiedzy zostaną opracowane i w jakim formacie.

Proces tworzenia Pigułki Wiedzy w formacie wideo przebiega w następujących krokach: 1. Przygotowanie scenariusza, 2. Wybór lokalizacji i strojów, 3. Nagrywanie materiału wideo, 4. Zatwierdzenie, 5. Montaż materiału wideo, 6. Efekt końcowy.

Ciąg dalszy na następnej stronie

32

WWW.EDUPILLS.EU

5.3. Pigułki Wiedzy w formacie wideo, ciąg dalszy Aby proces przebiegał sprawnie i szybko, scenariusz nagrania nie powinien Przygotowanie podążać za scenariuszem profesjonalnej produkcji filmowej, ponieważ nie scenariusza pracujemy z zawodowymi aktorami, a z profesjonalistami, którzy dzielą się swoją wiedzą.

Z tego powodu scenariusz powinien ograniczać się sformułowania pytań, Jedno pytanie, najlepiej, by dla każdego pytania powstało osobne nagranie wideo. jeden film!

Pytania te powinny być jednak wcześniej zatwierdzone przez osobę kierująca organizacją, aby mieć pewność, że tworzona treść jest zgodna z celami organizacji i wywiady przeprowadzone są z właściwymi ludźmi.

Lokalizacja i dobór strojów są ważnymi zagadnieniami logistycznymi Wybór lokalizacji i strojów z uwagi na następujące czynniki: ••lokalizacją może być to miejsce, gdzie wykonywane są filmowane działania; ••jeśli lokalizacja nie jest zasadniczą sprawą, można wybrać miejsce dobrze oświetlone, z ograniczonym hałasem oraz tłem, które nie będzie odwracać uwagi odbiorców wideo; ••stroje mogą wpływać na wzmocnienie przekazu: -- jeśli film przedstawia technika wyjaśniającego funkcje produktu, ciekawiej będzie, jeśli technik wystąpi w stroju roboczym, -- jeśli z kolei kierownik objaśnia rozwój projektu, większy sens ma strój oficjalny.

Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

33

5.3. Pigułki Wiedzy w formacie wideo, ciąg dalszy Nagrywanie Do nagrania wideo należy wybrać lokalizację z dobrym oświetleniem i bez materiału hałasu w tle. Należy unikać ustawiania osoby wypowiadającej się tak, by wideo mówiła bezpośrednio do kamery.

Najprostszą metodą wyprodukowania Pigułki Wiedzy w formacie wideo jest nieformalna rozmowa, w trakcie której konsultant zadaje pytania, a posiadacz wiedzy na nie odpowiada. Rozmówcy powinni stać pod lekkim kątem do kamery, aby mimika i ruch ciał były dobrze widoczne.

Przykład nagrania wideo Pigułki Wiedzy opartej o model swobodnej konwersacji Ciąg dalszy na następnej stronie

34

WWW.EDUPILLS.EU

5.3. Pigułki Wiedzy w formacie wideo, ciąg dalszy Ta rozmowa może odbyć się w zaprezentowanej poniżej formie, czyli twarzą Model rozmowy w twarz (siedząc bądź stojąc), z kamerą umieszczoną ponad ramieniem osoby przeprowadzającej wywiad i skierowaną na osobę udzielająca odpowiedzi, tak by pytający nie był widoczny w kadrze.

Przykład nagrania wideo Pigułki Wiedzy opartej o model swobodnej konwersacji z kamerą umieszczoną ponad ramieniem osoby przeprowadzającej wywiad

Odpowiadający na pytania będzie miał tendencje do zwracania się do osoby pytającej, a w ten sposób uniknie skrępowania związanego z mówieniem bezpośrednio do kamery.

Jeszcze przed rozpoczęciem montażu treści powinny być zatwierdzone Zatwierdzenie przez stronę niezaangażowaną bezpośrednio w produkcję materiału, aby zapewnić, że treści odpowiadają właściwym praktykom.

Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

35

5.3. Pigułki Wiedzy w formacie wideo, ciąg dalszy Montaż materiału Do montażu wideo używamy uprzednio zatwierdzonych nagrań wykonując wideo następujące czynności: ••wycięcie okresów ciszy i fragmentów niezwiązanych z tematem, ••dodanie tytułów, logo i innych niezbędnych elementów, ••podniesienie bądź obniżenie poziomu głośności, ••redukcja szumów tła, ••dodanie narracji głosowej do wcześniej nagranego obrazu, ••wstawienie napisów i symboli (strzałek, chmurek z tekstem) ułatwiających wykorzystanie tego typu zawartości.

Widok produkcji wideo w Windows Live Movie Maker Ciąg dalszy na następnej stronie

36

WWW.EDUPILLS.EU

5.3. Pigułki Wiedzy w formacie wideo, ciąg dalszy W zależności od użytego programu do montażu wideo uzyskamy pliki Efekt końcowy w różnych formatach: ••WMV – Windows Media Video; ••MP4/FLV/SWF – Flash; ••MOV – QuickTime Movie; ••AVI – plik wideo Audio Video Interleave; ••M4V – wideo zgodne z iPod, iPhone, iTunes; ••RM – strumień wideo RealMedia; ••GIF – animacja.

Zazwyczaj do oprogramowania dołączone są pliki pomocnicze, doradzające, które formaty plików nadają się najlepiej do danego zastosowania: ••DVD; ••CD; ••urządzenia przenośne, iPod, iPhone, iPad i inne; ••YouTube; ••dysk twardy; ••Internet.

Różnorodność formatów pozwala oglądać Pigułki Wiedzy Wideo na wielu różnych systemach, co umożliwia odbiór, nawet jeśli docelowa widownia nie ma dostępu do Internetu, ponieważ niezmiernie ważne jest, by docelowy odbiorca miał dostęp do treści zawsze i wszędzie gdy tego potrzebuje.

W tym miejscu podajemy linki do filmów instruktażowych, które mogą być Filmy instruktażowe pomocne w tworzeniu Pigułek Wiedzy w formie wideo. treść filmu Wstęp do Windows Live Movie Maker Funkcjonalność iMovie Poradniki Camtasia Studio

link http://www.youtube.com/watch?v=94lYVLPBXpg http://www.youtube.com/watch?v=9p0AIPQWhuA&feature=fvsr http://www.techsmith.com/tutorial-camtasia-8.html

Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

37

5.3. Pigułki Wiedzy w formacie wideo, ciąg dalszy Porady i środki Podczas tworzenia Pigułek Wiedzy Wideo należy zwrócić szczególną uwagę ostrożności na: ••dźwięk, ••przygotowanie, ••nagranie, ••montaż.

Dźwięk Podczas tworzenia Pigułek Wiedzy Wideo należy zwrócić szczególną uwagę na następujące kwestie w zakresie dźwięku: ••dla osiągnięcia wysokiej jakości nagrań należy uważać zwłaszcza na dźwięki otoczenia i echo oraz odsunąć się od ich źródła; ••w przypadku używania mikrofonu bezprzewodowego należy sprawdzić, czy nie przekroczono zasięgu odbiornika zainstalowanego w kamerze oraz czy kamera nie nagrywa dźwięku pochodzącego z jej własnego mikrofonu; ••należy upewnić się, czy mikrofon znajduje się we właściwej pozycji i czy nie przemieszcza się na skutek ruchów osoby, która udziela wywiadu.

Przygotowanie Podczas tworzenia Pigułek Wiedzy Wideo w zakresie przygotowania należy zwrócić szczególną uwagę na następujące kwestie dotyczące etapu przygotowania: ••przed rozpoczęciem nagrywania sprawdzić sprzęt oraz upewnić się, czy są dostępne baterie zapasowe; ••wybrać lokalizacje z dobrym oświetleniem, najlepiej naturalnym światłem; jeśli nie ma innych możliwości doboru lokalizacji, należy zastosować sztuczne źródło światła, takie jak silna lampa bądź projektor; ••przed rozpoczęciem filmowania należy upewnić się, czy na twarzach osób występujących w nagraniu nie pojawiają się cienie; ••od samego początku powinno się sprawdzać, czy nie występują elementy, które mogłyby powodować rozproszenie uwagi, na przykład: -- ubrania niezgodne z założonymi celami wideo, np. śmieszne krawaty, -- tło z wyrazistymi obrazami i/bądź ruchem, np. z przejeżdżającymi samochodami i przechodniami, -- zbyt widoczne prezentacje lub plakaty.

Ciąg dalszy na następnej stronie

38

WWW.EDUPILLS.EU

5.3. Pigułki Wiedzy w formacie wideo, ciąg dalszy Podczas tworzenia Pigułek Wiedzy Wideo należy zwrócić szczególną uwagę Nagranie na następujące kwestie w zakresie nagrania: ••jeśli to możliwe, należy używać statywu, aby zapobiec wstrząsom czy nagłym zmianom pola widzenia, co odwraca uwagę; ••należy zwrócić uwagę na odpowiednią dykcję i tempo mówienia do mikrofonu nagrywanej osoby; ••warto użyć jak najszerszego kąta widzenia, aby ukazać w widoku ogólnym niewerbalne środki przekazu stosowane przez uczestników nagrania; ••wykorzystanie zbliżeń powinno być ograniczone do minimum, może być jednak użyteczne, gdy pragniemy pokazać fragment dokumentu, oprzyrządowania, itp.; ••aby zapobiec zdenerwowaniu osoby wypowiadającej się, należy opracować scenariusz spokojnej rozmowy, w czasie której konsultant zadaje pytania, a posiadacz wiedzy odpowiada; ••od razu po pierwszym nagraniu należy sprawdzić, czy jakość dźwięku jest właściwa, a jeśli tak, kontynuować nagrywanie.

Podczas tworzenia Pigułek Wiedzy Wideo należy zwrócić szczególną uwagę Montaż na następujące kwestie w zakresie montażu: ••należy ograniczyć do minimum cięcia montażowe, lepiej jest powtórzyć całe nagranie niż zostawić je do etapu montażu; ••należy upewnić się, że za zatwierdzanie treści Pigułek Wiedzy nie odpowiada osoba bezpośrednio zaangażowana w ich tworzenie; ••ograniczenie długości Pigułek Wiedzy do góra pięciu minut zapobiega utracie koncentracji przez odbiorcę; ••format plików powinien umożliwiać odtwarzanie wideo na wybranej platformie.

WWW.EDUPILLS.EU

39

5.4. Pigułki Wiedzy w formacie multimedialnym Zakres Rozróżniamy dwa typy multimedialnych Pigułek Wiedzy: ••Nagranie prezentacji w programie PowerPoint; ••Screen capture.

Nagranie Nagranie prezentacji w programie PowerPoint to po prostu zestaw slajdów prezentacji wraz z narracją, do którego można dołączyć nagranie wideo przedstawiające w programie prezentera.

PowerPoint Ten typ Pigułki Wiedzy może być bardzo użyteczny, zwłaszcza w następujących sytuacjach: ••przedstawienie teorii; ••jeśli odbiorcy powinni mieć możliwość obejrzenia nagrania dowolną ilość razy; ••gdy w czasie prezentacji nie wszyscy odbiorcy są obecni, a powinni ją obejrzeć, by móc kontynuować naukę.

Screen capture Screen capture to nagranie przedstawiające sposób nawigowania wewnątrz aplikacji wraz z narracją (na przykład z filmem przedstawiającym prezentera).

Ten typ Pigułki Wiedzy może być bardzo użyteczny, zwłaszcza w następujących sytuacjach: ••objaśnianie procedur stosowanych w dowolnym programie komputerowym; ••prezentacja funkcjonalności oprogramowania; ••wskazanie zmian do wprowadzenia na stronie internetowej; ••pokazanie klientowi, w jaki sposób umieszcza się informacje na danej stronie.

Ciąg dalszy na następnej stronie

40

WWW.EDUPILLS.EU

5.4. Pigułki Wiedzy w formacie multimedialnym, ciąg dalszy Do stworzenia Pigułek Wiedzy w formie multimedialnej można wykorzy- Sprzęt stywać różnorodny sprzęt: ••komputer – by zapisać obrazy (PowerPoint bądź zrzut ekranu) i je edytować; ••mikrofon – podłączony do komputera, z zewnętrzną kartą dźwiękową lub bez; zaletą mikrofonu wyposażonego we własną kartę dźwiękową jest jego niezależność od karty dźwiękowej w komputerze, która w wielu wypadkach nie pozwala uzyskać odpowiedniej jakości nagrania z prostych mikrofonów; ••kamera internetowa – w przypadku, gdy pragniemy umieścić w Pigułce Wiedzy obraz prezentera.

Do stworzenia Pigułek Wiedzy w formie multimedialnej można wykorzy- Software stywać różnorodne oprogramowanie, takie jak: ••Camtasia Studio (www.techsmith.com), ••Captivate (www.adobe.com), ••Camstudio (http://camstudio.org/), ••Wink (www.debugmode.com/wink/), ••HyperCam – (www.hyperionics.com/hc/).

Proces tworzenia Pigułki Wiedzy w formie multimedialnej prezentacji Proces tworzenia w programie PowerPoint przebiega w następujących krokach: prezentacji w programie etap działanie PowerPoint 1

Przygotowanie prezentacji w programie w PowerPoint pamiętając, że będzie to prezentacja z narracją.

2

Użycie jednego z wymienionych programów do dodania narracji do prezentacji; można też dołączyć film z narratorem.

3

Edycja utworzonej zawartości tak, by mogła być wykorzystana na wybranej platformie.

Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

41

5.4. Pigułki Wiedzy w formacie multimedialnym, ciąg dalszy Proces tworzenia Proces tworzenia Pigułki Wiedzy w formie multimedialnej jako screen capscreen capture ture przebiega w następujących krokach: etap

działanie

1

Zdefiniowanie procesu, który zamierza się przedstawić.

2

Otworzenie aplikacji, które będą wykorzystywane w nagraniu, by uniknąć opóźnień związanych z ich uruchamianiem podczas nagrania.

3

Nagranie i opis kroków.

4

Montaż treści: •• wycięcie ciszy i zbędnego materiału, •• dodanie napisów i symboli, •• wykorzystanie zbliżeń i oddaleń, o ile są pomocne, •• dodanie tytułu i napisów końcowych, •• dodanie znaku wodnego, by upewnić się, że utworzony materiał nie zostanie wykorzystany przez inne organizacje, •• zapisanie plików tak, by mogły być używane na wybranej platformie.

Filmy instruktażowe W tym miejscu podajemy linki do filmów instruktażowych, które mogą być pomocne w tworzeniu Pigułek Wiedzy w formie multimedialnej. treść filmu

link

Poradniki Camtasia Studio

www.techsmith.com/tutorial-camtasia-8.html

Kanał Adobe Captivate

http://www.youtube.com/user/adobecaptivate

Wstęp do Camstudio Wstęp do Wink Hypecam

http://www.youtube.com/watch?v=Kiug3H3c4gk http://www.youtube.com/watch?v=Ta1VnYOyxas&feature=related http://youtu.be/sCPfJX3lQaU

Ciąg dalszy na następnej stronie

42

WWW.EDUPILLS.EU

5.4. Pigułki Wiedzy w formacie multimedialnym, ciąg dalszy Podczas tworzenia Pigułek Wiedzy w formie multimedialnej należy zwrócić Porady i środki uwagę na następujące kwestie: ostrożności ••dźwięk powinien być czysty i wyraźny; ••nagranie wideo narratora powinno być dołączane tylko, jeśli jest to absolutnie konieczne, aby uniknąć zwiększania rozmiarów plików i rozpraszania uwagi; ••wszelkie napisy powinny uwzględniać fakt, że Pigułki Wiedzy nie będą zawsze odtwarzane na pełnym ekranie oraz że ekrany mogą być różne, od iPoda po projektor ścienny; ••przed rozpoczęciem nagrywania należy dokładnie wiedzieć, co zamierzamy wyjaśnić, dlaczego i dla kogo; ••aby ograniczyć do minimum cięcia montażowe, lepiej jest powtórzyć całe nagranie niż zostawić je do etapu montażu; ••należy upewnić się, że za zatwierdzanie treści Pigułek Wiedzy nie odpowiada osoba bezpośrednio zaangażowana w ich tworzenie; ••ograniczenie długości Pigułek Wiedzy do góra pięciu minut zapobiega utracie koncentracji przez odbiorcę; ••format plików powinien umożliwiać odtwarzanie wideo na wybranej platformie.

WWW.EDUPILLS.EU

43

5.5. Wskazówki Kontekst W tym punkcie przedstawimy pewne wskazówki i sposoby dotyczące wdrażania Metodyki Pigułek Wiedzy, aby pomóc w jej wprowadzaniu w przyszłości.

W miejscach pracy zatrudnionych jest obecnie kilka pokoleń: ••roczniki wyżu demograficznego, ••pokolenie X, ••pokolenie Y, ••oraz pierwsze pokolenie nowego tysiąclecia.

Jedynie pokolenia nowego tysiąclecia postrzegają multimedia jako normalne narzędzie pracy, ponieważ są to pokolenia prawdziwie zaznajomione z cyfryzacją, podczas gdy inne pokolenia muszą pokonać kilka barier umysłowych w zakresie użytkowania multimediów.

Przedstawione wskazówki i sposoby uwzględniają więc pokolenia, które będą tworzyć Pigułki Wiedzy i które będą ich odbiorcami.

Przed Zauważyliśmy, że ludzie nieco się denerwują przed przygotowaniem Pigułki przygotowaniem Wiedzy, ponieważ nie są przyzwyczajeni widzieć własny wizerunek i słyszeć Pigułki Wiedzy swój głos na nagraniu.

Oto dwie wskazówki jak sobie poradzić z tym problemem: ••nawet jeśli mamy mało czasu, nie należy się spieszyć z przygotowaniem Pigułki Wiedzy; najpierw Mediator Wiedzy powinien się poznać z osobą, która będzie nagrywana, porozmawiać, opowiedzieć dowcip, zaproponować dowolne zajęcie, które przełamie lody, ••należy przyjść, że pierwsza opracowana Pigułka Wiedzy będzie mieć charakter próbny, a nie ostateczny; jeżeli uda się od razu osiągnąć pożądany efekt, świetnie, jeśli nie – nie należy być rozczarowanym, to tylko część procesu.

Ciąg dalszy na następnej stronie

44

WWW.EDUPILLS.EU

5.5. Wskazówki, ciąg dalszy W niektórych krajach i konserwatywnych przedsiębiorstwach ludzie po- Kwestie prawne strzegają wykorzystanie ich wizerunku i głosu tak samo jak w przypadku zawodowych artystów, co wiąże się z prawami autorskimi.

Można traktować tę kwestię jako uboczną, ponieważ żyjemy w świecie, gdzie istnieje YouTube. Należy jednak zająć się nią natychmiast, jeżeli istnieje choćby drobne podejrzenie, że przerodzi się w problem.

Najlepszym sposobem, by poradzić sobie z problemem, jest poproszenie Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy, by podpisali dokument, w którym zrzekają się wszelkich praw do materiałów przygotowanych do użytku w firmie.

Dział prawny w każdej firmie pomoże przygotować odpowiedni dokument.

W wielu firmach ocena szkoleń opiera się na liczbę godzin szkolenia i for- Jak przeprowadzać mularzach dotyczących zadowolenia wypełnianych przez uczestników. ocenę MPW może zatem wywoływać konsternację, ponieważ nie widać w niej skutecznego sposobu na liczenie godzin szkolenia.

Co ciekawe, skuteczność szkolenia nie ma żadnego związku z liczbą godzin szkolenia.

Formularze dotyczące zadowolenia mogą być przydatne dla uczestników i ich kierowników, jeżeli pomagają w przyszłym wdrażaniu Pigułek Wiedzy.

Można jednak posunąć się dalej i sięgnąć do podstaw, aby zastosować inne sposoby ustalania skuteczności szkolenia - porównywania sytuacji sprzed wdrożenia i po wdrożeniu Pigułek Wiedzy. Możliwe wskaźniki to: ••liczba błędów, ••wyprodukowane jednostki, ••dokonane transakcje, ••osiągnięta sprzedaż produktów, ••czas poświęcony na wsparcie klientów, ••itd.

Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

45

5.5. Wskazówki, ciąg dalszy Hałas w środowisku Przygotowanie Pigułki Wiedzy na linii montażowej może być koszmarem, pracy nawet przy najlepszych mikrofonach, należy więc zastosować prostą formę, nagrać proces i wszystkie związane z nim działania, a następnie, w wyciszonym pomieszczeniu, dograć narrację do procesu.

Procedurę tę należy stosować jedynie wtedy, gdy nie jest możliwe nagranie dźwięku w tym samym czasie.

Uproszczenie Istotą Metodyki Pigułek Wiedzy jest prostota. W przygotowaniu Pigułek technologii Wiedzy należy zastosować jak najprostsze technologie, aby umożliwić wszystkim ludziom skorzystanie z Pigułek.

Jeżeli nie dysponujemy kamerą wideo HD, należy użyć kamery w aparacie fotograficznym lub smartfonie.

Technologia nie powinna być problemem, a przy wyborze technologii do tworzenia i dystrybucji Pigułek Wiedzy należy wziąć pod uwagę umiejętności i zasoby dostępne w firmie.

Angażowanie Osoby uczestniczące w tej nowej formie szkoleń powinny być wcześniej uczestników przygotowane do używania Pigułek Wiedzy. Należy przeprowadzić spotkania i tradycyjne szkolenia, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości i przedstawić skuteczność nowego sposobu w zakresie szkolenia zasobów ludzkich.

Pigułki Wiedzy należy następnie przygotowywać zgodnie z zasadami idealnej Pigułki Wiedzy.

Idealna Pigułka Idealna Pigułka Wiedzy powinna mieć następujące cechy: Wiedzy ••powinna być przydatna dla korzystających z niej osób, ••musi utrwalać zatwierdzoną wiedzę, ••powinna przedstawiać konkrety, ••nie może przekraczać 3 minut, ••musi być dostępna dla wszystkich zainteresowanych, w każdym miejscu i czasie.

46

WWW.EDUPILLS.EU

6. FORMY DYSTRYBUCJI 6.1. Podstawy Przy wyborze formy dystrybucji Pigułek Wiedzy należy rozważyć różne Jak dotrzeć do kwestie, takie jak: potrzebujących wiedzy ••czy utworzona zawartość jest w jakimkolwiek stopniu poufna?

••czy docelowi odbiorcy posiadają dostęp do komputerów w miejscu pracy?

••czy docelowi odbiorcy powinni oglądać Pigułki Wiedzy w trakcie przemieszczania się?

Docelowi odbiorcy Pigułek Wiedzy mogą być bardzo zróżnicowani, jednak Docelowi odbiorcy z uwagi na dystrybucję wyróżnimy dwa główne typy: ••wewnątrz organizacji – pracownicy, ale również klienci, dostawcy, partnerzy oraz potencjalni inwestorzy (gdy mamy do czynienia z informacją w jakimkolwiek stopniu poufną).

••poza organizacją – przede wszystkim klienci, ale również dostawcy, partnerzy oraz potencjalni inwestorzy (gdy mamy do czynienia z informacja jawną).

Dla każdego ze zidentyfikowanych docelowych odbiorców musimy zagwa- Formy dystrybucji rantować, że w odniesieniu do treści udostępnionej za pośrednictwem Pigułek Wiedzy spełnione są następujące warunki: ••musi być dostępna zawsze wtedy, gdy jest potrzebna, ••powinna być dostępna poprzez platformę najbardziej odpowiadającą możliwościom zastosowania przez każdego z docelowych odbiorców, ••powinna być dostępna w najwłaściwszym do jej użycia miejscu, w lokalizacji stałej lub ruchomej.

WWW.EDUPILLS.EU

47

6.2. Odbiorcy wewnątrz organizacji Ramy Oto główne kanały dystrybucji Pigułek Wiedzy w sytuacjach, gdy zawartość utworzona przy wykorzystaniu tej Metodyki jest skierowana do odbiorców wewnętrznych bądź zewnętrznych, gdy treść ma określony stopień poufności.

Intranet Intranet to prywatna sieć komputerowa ograniczona do jednej organizacji, oparta na architekturze Internetu i dobrze nadająca się do utworzenia Organizacyjnego Centrum Wiedzy (OCW).

W tym obszarze wszyscy pracownicy mogą dzielić się swoją wiedzą z pozostałymi pracownikami w bezpiecznej i scentralizowanej formie, a jednocześnie możliwe jest szybkie zatwierdzanie utworzonych treści.

Extranet Extranet to prywatna, oparta na architekturze Internetu sieć komputerowa służąca do wymiany informacji między przedsiębiorstwami.

To prawie zawsze rozszerzenie Intranetu, wymagające użycia haseł.

Ten rodzaj platformy jest odpowiedni, gdy chcemy dzielić się treścią z odbiorcami poza organizacją (klienci, dostawcy, partnerzy), ale ich dostęp do informacji ma być ograniczony.

Obszar chroniony Obszar chroniony na stronie to prywatny fragment na publicznej stronie, na stronie do którego dostęp jest chroniony hasłem.

W pewnym stopniu obszar chroniony jest rodzajem uproszczonego Intranetu czy Extranetu, więc to, co zostało powiedziane o tych dwóch platformach, odnosi się również do tego przypadku.

Ciąg dalszy na następnej stronie

48

WWW.EDUPILLS.EU

6.2. Odbiorcy wewnątrz organizacji, ciąg dalszy Sprzęt

Sprzęt oznacza następujące elementy: ••pen drive, ••CD-ROM, ••DVD, ••karta pamięci, ••dysk twardy.

Ten sprzęt pozwala na instalację w miejscu pracy, zwłaszcza na: ••komputerach, ••odtwarzaczach DVD, stacjonarnych lub przenośnych, ••telewizorach, w przypadku odtwarzania multimediów z zewnętrznych dysków twardych.

Kiedy chcemy, aby pigułka wiedzy była dostępna tylko dla określonych Google Docs upoważnionych osób, niezależnie od używanego oprogramowania czy ich lokalizacji na świecie, odpowiednią platformą jest Google Docs.

Potrzebne jest tylko konto Google (Gmail nie jest niezbędny), by móc zamieszczać wideo i udostępniać je wybranym osobom, co zapewnia, że wideo nie będzie dostępne publicznie.

Przykład wideo dostępnego poprzez Google Docs www.docs.google.com Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

49

6.2. Odbiorcy wewnątrz organizacji, ciąg dalszy Dropbox Dropbox to serwis do magazynowania plików. Jest oparty na koncepcji cloud computing, czyli modelu dostarczania i przetwarzania danych w Internecie przy wykorzystaniu dostępnego w nim sprzętu i oprogramowania.

Firma, która opracowała platformę, udostępnia ogromne i potężne serwery, będące w stanie zgromadzić pliki jej klientów z całego świata. Kiedy pliki zostaną skopiowane na serwery firmy, stają się dostępne z dowolnej lokalizacji z dostępem do Internetu.

Pliki mogą być synchronizowane pomiędzy rozmaitymi komputerami z zainstalowaną aplikacja Dropbox i serwerem, pełniącym rolę kopii bezpieczeństwa.

Serwis oferuje do 2 GB darmowej przestrzeni dyskowej.

Biorąc pod uwagę jego prostotę, może to być bardzo użyteczne narzędzie szybkiego dzielenia się Pigułkami Wiedzy z określonymi odbiorcami.

Częściowy widok interfejsu usługi Dropbox (www.dropbox.com)

50

WWW.EDUPILLS.EU

6.3. Odbiorcy poza organizacją Oto główne kanały dystrybucji Pigułek Wiedzy, gdy treści utworzone zgod- Ramy nie z tą metodyką są przeznaczone dla odbiorców zewnętrznych bądź wewnętrznych bez zastrzegania poufności.

Umiejscowienie Pigułek Wiedzy może być bardzo użyteczne w sytuacjach Strona takich jak: ••dostarczanie informacji o sposobie funkcjonowania produktu, ••prezentowanie nowych idei i koncepcji, ••pomaganie zewnętrznym odbiorcom w wykorzystaniu funkcji samej strony, takich jak formularze.

Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

51

6.3. Odbiorcy poza organizacją, ciąg dalszy YouTube YouTube to z pewnością największa platforma multimedialna dostępna dla każdej osoby posiadającej komputer, urządzenie przenośne bądź odbiornik telewizyjny.

Jednym z udogodnień YouTube jest możliwość tworzenia kanału służącego do prezentowania zbioru wideo tego samego autora.

To bardzo interesująca platforma, jeśli chcemy udostępniać nagrania szerokiemu odbiorcy, ponieważ filmy przechowywane na YouTube mogą być również udostępniane poprzez witryny, blogi i sieci społecznościowe.

Przykład kanału Pigułek Wiedzy na YouTube (www.youtube.com/edupills) Ciąg dalszy na następnej stronie

52

WWW.EDUPILLS.EU

6.3. Odbiorcy poza organizacją, ciąg dalszy Vimeo to platforma alternatywna do YouTube, która dysponuje zbliżoną Vimeo funkcjonalnością, może być więc wykorzystywana w ten sam sposób.

Silna rywalizacja pomiędzy YouTube oraz serwisami w rodzaju Vimeo koncertuje się na czynnikach takich jak stopień kompresji i jakość obrazu po załadowaniu wideo.

Przykładowy kanał na Vimeo (www.vimeo.com) Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

53

6.3. Odbiorcy poza organizacją, ciąg dalszy iTunes iTunes to odtwarzacz audio i wideo opracowany przez Apple do odtwarzania oraz organizacji muzyki cyfrowej i plików wideo oraz do sprzedaży cyfrowych mediów, zwłaszcza podcastów i vodcastów. iTunes Store to składnik iTunes, poprzez który użytkownik może nabyć i pobrać cyfrowe media do programu. Podcasty oraz vodcasty są darmowe.

W iTunes Store istnieje możliwość umieszczania podcastów i vodcastów do darmowej dystrybucji bez jakichkolwiek opłat.

To interesujący kanał dystrybucji Pigułek Wiedzy w dowolnym rozważanym formacie (audio, wideo czy multimedia), pozwalający na ich wykorzystanie na różnym sprzęcie, takim jak: ••komputer, ••iPad, ••iPod, ••iPhone.

Kolejną zaletą jest możliwość subskrypcji treści. Poprzez subskrypcje podcastów czy vodcastów otrzymujemy aktualną zawartość, gdy tylko zostanie zaktualizowana na oryginalnej witrynie, przez co można ją odtworzyć na każdym wymienionym sprzęcie.

Przykład kanału w iTunes Store (www.apple.com) Ciąg dalszy na następnej stronie

54

WWW.EDUPILLS.EU

6.3. Odbiorcy poza organizacją, ciąg dalszy Facebook to bez wątpienia największa sieć społecznościowa online na Facebook świecie, z ponad 900 milionami użytkowników. To miejsce spotkań i społecznych eksperymentów, co oznacza, że Facebook zmienia się zgodnie z wykorzystywaniem go przez każdego z jego użytkowników.

Z tych powodów Facebook stał się miejscem sprzyjającym dzieleniu się wiedzą i jest przykładem platformy wspierającej tak zwane nauczanie społecznościowe.

Dzielenie się informacjami na tej platformie może odbywać się poprzez jedną z dwóch opcji: ••strona – jest to odpowiednik posiadania witryny wewnątrz Facebooka, z wykorzystaniem bibliotek i predefiniowanych funkcjonalności; ta opcja jest widoczna dla każdego, nawet jeśli nie jest użytkownikiem Facebooka, ••grupa – tworzyć można grupy otwarte, do których mogą dołączać wszyscy użytkownicy Facebooka; w przypadku grup zamkniętych użytkownik musi otrzymać autoryzację od administratora grupy.

Strony oraz grupy oferują następujące funkcjonalności: ••zamieszczanie wiadomości na tablicy, ••udostępnianie wideo, ••udostępnianie zdjęć, ••forum dyskusyjne, ••dzielenie się linkami.

Przykład strony na Facebooku (www.facebook.com) Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

55

6.3. Odbiorcy poza organizacją, ciąg dalszy Yahoo Groups Yahoo Groups ewoluowało z serwisu Geocities, działającego już w latach 90-tych. Można powiedzieć, że jest to prekursor obecnego Internetu społecznościowego.

Yahoo Groups pozwalają użytkownikom tworzyć zamknięte bądź otwarte grupy, w których może uczestniczyć każdy i które mają następujące funkcjonalności: ••forum dyskusyjne, ••chat, ••magazyn plików, ••dzielenie się linkami, ••ankiety, ••kalendarz.

Ciekawostką są powiadomienia mailowe o nowych wiadomościach na forum, przesyłane do wszystkich uczestników grupy, dzięki czemu nie muszą oni sprawdzać nowych wiadomości na forum.

Widok Yahoo Groups (www.yahoo.com) Ciąg dalszy na następnej stronie

56

WWW.EDUPILLS.EU

6.3. Odbiorcy poza organizacją, ciąg dalszy Livestream to platforma służąca rozpowszechnianiu treści wideo w formacie Livestream 24-godzinnego kanału telewizyjnego.

Livestream zawiera wiele ciekawych funkcjonalności, takich jak: ••kompilowanie i sortowanie plików wideo do emisji online, ••tworzenie harmonogramu emisji dla wideo, ••personalizacja kanałów za pomocą logo, ••umieszczanie pisemnych komunikatów podczas emisji, ••przerywanie programu transmisjami na żywo, które mogą być rejestrowane i powtarzane w późniejszym czasie, ••możliwość dzielenia się linkiem bądź kodem HTML emisji w celu zamieszczenia na stronie, ••promocja i dzielenie się emisjami online poprzez sieci społecznościowe, ••chat dostępny w trakcie emisji, ••widżety do zamieszczania na stronach, pozwalające na dostęp do emisji.

Przykład kanału na Livestream (http://new.livestream.com/) Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

57

6.3. Odbiorcy poza organizacją, ciąg dalszy Ustream Ustream to serwis do udostępniania treści w formie kanału online, bardzo podobny do Livestream, oferujący analogiczne funkcjonalności.

Z tego względu można powiedzieć, że zarówno Livestream, jak i Ustream są dobrym wyborem, jeśli chcemy udostępniać treści wideo online nieprzerwanie, 24 godziny dziennie, 7 dni w tygodniu.

Przykład kanału na Ustream (www.ustream.tv)

58

WWW.EDUPILLS.EU

7. STUDIA UDANYCH PRZYPADKÓW 7.1. Ramy W poniższych punktach prezentujemy różne udane przypadki zastosowania Rozważane Metodyki Pigułek Wiedzy. przypadki Wybrane przypadki dotyczą wdrożenia Metodyki w różnego rodzaju organizacjach, takich jak: ••duża firma portugalska, ••MSP z sektora logistyki z Hiszpanii, ••MSP z sektora elektroniki z Polski.

Przedstawione przypadki zostały wybrane z następujących powodów:

Kryteria doboru

••są to organizacje o różnym zasięgu i kulturze, ••ich udziałowcy są bardzo zróżnicowani, ••potrzeby każdej z organizacji są zupełnie różne, ••obejmują aspekty komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, ••osoby, dla których są przeznaczone, są bardzo zróżnicowane.

Wszystkie przedstawione przypadki rozpoczęły się i zakończyły w latach 2008–2012, ale ich rezultaty są widoczne w kolejnych latach.

WWW.EDUPILLS.EU

Czas wdrożenia

59

7.2. Problemy ze współpracą Rodzaj Jest to jedna z największych firm portugalskich, z oddziałami w wielu kraorganizacji jach na całym świecie.

Firma zatrudnia tysiące pracowników w różnych jednostkach produkcyjnych.

Wyzwanie Firma dokonała dużych inwestycji w wyposażenie, oprogramowanie i szkolenie w celu stworzenia prawdziwej atmosfery współpracy między pracownikami, przy zastosowaniu narzędzi współpracy wspierających: ••zarządzanie projektem, ••przepływ pracy, ••zarządzanie kalendarzem i spotkaniami, ••specjalne biznesowe aplikacje wsparcia.

Pomimo rozmiarów inwestycji sytuacja nie uległa poprawie ze względu na niestosowanie lub złe stosowanie narzędzi współpracy, z których część została stworzona dla firmy.

Co więcej, używane narzędzia współpracy zostały dostosowane do potrzeb firmy, a nawet opracowane wewnętrznie, więc organizowanie dodatkowych tradycyjnych szkoleń stało się trudne, ponieważ wiedza o narzędziach znajdowała się jedynie w organizacji.

Ciąg dalszy na następnej stronie

60

WWW.EDUPILLS.EU

7.2. Problemy ze współpracą, ciąg dalszy Poniższa tabela przedstawia podsumowanie przeprowadzonych działań: krok

działanie

1

Spotkanie z kierownictwem działu zasobów ludzkich i z wewnętrznym klientem w celu podniesienia świadomości oraz zademonstrowanie przydatności Metodyki Pigułek Wiedzy dla potrzeb firmy.

2

Określenie przez firmę około 30 procedur, które są kluczowe dla wykorzystania narzędzi współpracy, a które utrudniały ich właściwe użycie, co powodowało brak produktywności.

3

Identyfikacja pracowników firmy, którzy mają wiedzę o tych narzędziach.

4

Opracowanie Pigułek Wiedzy poprzez rejestrację procedur w środowisku pracy pracowników. Opracowano około 30 filmów, po jednym dla każdej z procedur określonych w kroku 2.

5

Zatwierdzenie stworzonej treści przez innych pracowników, określonych w kroku 3 jako mających wiedzę.

6

Publikacja opracowanych Pigułek Wiedzy i zamieszczenie ich na dysku CD.

7

Rozpowszechnienie opracowanych Pigułek Wiedzy w trakcie 15 tradycyjnych sesji szkoleniowych, zorganizowanych każdorazowo dla 10 pracowników.

8

Pigułki Wiedzy zamieszczono na dysku CD, który pod koniec działań szkoleniowych udostępniono wszystkim uczestnikom, aby mogli korzystać z niego na stanowiskach pracy.

9

Rozpowszechnienie wśród pracowników. Wszyscy uczestnicy działań szkoleniowych byli zachęcani do dzielenia się Pigułkami Wiedzy ze swoimi współpracownikami. Zasadniczo tak właśnie się stało, ponieważ od razu rozpoznano użyteczność Pigułek Wiedzy.

10

Ocena wyników projektu poprzez spotkania z wewnętrznym klientem i raporty z działań szkoleniowych.

Przeprowadzone działania

Wdrożenie Metodyki Pigułek Wiedzy okazało się sukcesem, a wśród wyni- Rezultaty ków podkreślić należy: ••ponad 10 000 euro/miesiąc oszczędności kosztów (biorąc pod uwagę jedynie 150-ciu bezpośrednich uczestników), ••pracownicy zaczęli dzielić się wiedzą bardziej, niż to robili wcześniej, ••nowi pracownicy otrzymują lepsze szkolenie na etapie wprowadzenia, ••szkolenie trwa nawet bez trenera obecnego w firmie.

WWW.EDUPILLS.EU

61

7.3. Rozwiązanie wewnętrznych problemów z komunikacją Rodzaj organizacji Hiszpańskie przedsiębiorstwo działające w sektorze logistyki i dystrybucji.

Wyzwanie Istniejące niedobory w zakresie komunikacji. Określone procesy są problematyczne ze względu na brak wyraźnie zdefiniowanych zakresów odpowiedzialności.

Dodatkowo zachodzi potrzeba poprawy kompetencji kierowniczych po połączeniu dwóch przedsiębiorstw.

Intensywny rozwój firmy spowodował, że procesy stały się bardziej złożone, a w zakresie zasobów ludzkich na poziomie kierowniczym pojawiła się potrzeba trwalszej struktury.

Przeprowadzone Poniższa tabela przedstawia podsumowanie przeprowadzonych działań: działania krok

działanie

1

Przeszkolenie Zewnętrznych Mediatorów Wiedzy.

2

Spotkania z kierownikami spółki w zakresie obszarów wdrożenia Metodyki.

3

Opracowanie Pigułek Wiedzy w Dziale Zapobiegania.

4

Nagranie filmów wideo z udziałem Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy.

5

Zatwierdzenie przygotowanych filmów.

6

Rozpowszechnienie filmów.

Rezultaty Główne rezultaty osiągnięte przez firmę to: ••opracowanie nowych procedur zarządzania, ••zwiększenie bezpieczeństwa procesów magazynowych, ••usprawnienie komunikacji wewnętrznej, ••nowy sposób wdrażania nowych pracowników.

62

WWW.EDUPILLS.EU

7.4. Przekazywanie wiedzy pomiędzy krajami Polskie przedsiębiorstwo z sektora elektroniki, specjalizujące się w produkcji Rodzaj termistorów – elektronicznych czujników temperatury dla: organizacji ••przemysłu samochodowego, ••przemysłu chemicznego, ••producentów wentylatorów, klimatyzatorów i grzejników, ••przemysłu medycznego, ••przemysłu zbrojeniowego, ••producentów oprzyrządowania, ••przemysłu komunikacyjnego, ••przemysłu lotniczego.

Kilka podmiotów biznesowych jest od siebie oddzielonych, problemy wy- Wyzwanie nikają z rozproszenia wiedzy.

W takim środowisku trudno utrzymać wysoką jakość oraz efektywne standardy pracy.

Wdrożenie pracowników produkcji opiera się na praktyce (obserwacja doświadczonych pracowników), co sprawia, że wdrożenie każdej osoby do jej obowiązków trwa dłużej, a produktywność pracownika szkolącego zostaje ograniczona.

Określone problemy pojawiły się, gdy firma otworzyła zakład produkcyjny za granicą, w którym produkuje się jedynie jeden typ termistorów, ponieważ trudno jest przekazać wiedzę z siedziby firmy do zagranicznego producenta, również ze względu na barierę językową.

Ciąg dalszy na następnej stronie

WWW.EDUPILLS.EU

63

7.4. Przekazywanie wiedzy pomiędzy krajami, ciąg dalszy Przeprowadzone Poniższa tabela przedstawia podsumowanie przeprowadzonych działań: działania krok

działanie

1

Przeszkolenie Zewnętrznych Mediatorów Wiedzy.

2

Spotkania z kierownikami spółki w zakresie obszarów wdrożenia Metodyki.

Rozpoznanie potrzeb firmy i identyfikacja potencjalnych problemów.

3

Opracowanie i nagranie Pigułek Wiedzy.

4

Zatwierdzenie przygotowanych nagrań.

5

Analiza możliwości dystrybucji pigułek wiedzy.

6

Stworzenie systemu zarządzania wiedzą w oparciu o pigułki wiedzy.

Umieszczenie w systemie pigułek i rekomendacje na przyszłość.

Rezultaty Główne rezultaty osiągnięte przez firmę to: ••rozszerzenie zakresu elementów produkowanych w zagranicznym oddziale, ••możliwość zwiększania wielkości produkcji, zmniejszenie osobowych kosztów produkcji, ••rozszerzenie stosowania Metodyki w zakresie technik i metod optymalizacji produkcji (5S Kaizen, Lean Manufacturing).

64

WWW.EDUPILLS.EU

indeks

D

S

Dropbox, 50

Szkolenie formalne, 7 Szkolenie nieformalne, 7

E Extranet, 48 F Facebook, 55 G Google Docs, 49 I Intranet, 48 iTunes, 54 L Livestream, 57 M

U Ustream, 58 W Wewnętrzny Mediator Wiedzy, 6 V Vimeo, 53 Y Yahoo Groups, 56 YouTube, 52 Z Zewnętrzny Mediator Wiedzy, 6

Mediator Wiedzy, 6 O Organizacyjne Centrum Wiedzy (OCW), 19 P Pigułka Wiedzy, 8 Pigułka Wiedzy Audio, 25 Pigułka Wiedzy Multimedialna, 40 Pigułka Wiedzy Wideo, 29

WWW.EDUPILLS.EU

65

KONSORCJUM PROJEKTU:

WWW.EDUPILLS.EU