Metodyka Pigułek Wiedzy

Projekt został zrealizowany przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej w ramach programu „Uczenie się przez całe życie”. Niniejszy materiał odzwierciedla jedynie stanowisko autora i Komisja Europejska ani Narodowa Agencja nie ponoszą odpowiedzialności za umieszczoną na niej zawartość merytoryczną oraz za sposób wykorzystania zawartych w niej informacji.

METODOLOGIA PIGUŁEK WIEDZY DLA MAŁYCH I ŚREDNICH PRZEDSIĘBIORSTW

KONSORCJUM PROJEKTU:

WWW.EDUPILLS.EU

Dokument Metodologia Pigułek Wiedzy opracowany został przez Konsorcjum Projektu: Fundacja Obserwatorium Zarządzania Prestin – Preparação de Estudos e Investimentos, Lda. ZEUS Consulting S.A. Instituto Tecnológico de Aragón Nowoczesna Firma S.A.

Pod kierownictwem: Filipe Carrera, PRESTIN

kwiecień 2011 Metodologia Pigułek Wiedzy

2

WWW.EDUPILLS.EU

SPIS TREŚCI

STRESZCZENIE ................................................................................................................. 4 Projekt Metodologia Pigułek Wiedzy (MPW) ................................................................. 4 PODSTAWY ....................................................................................................................... 7 Wyzwania .......................................................................................................................... 7 Możliwości....................................................................................................................... 12 Społeczne uczenie się .................................................................................................... 14 PIGUŁKI WIEDZY - PW ................................................................................................... 16 Szkolenie formalne i nieformalne ................................................................................. 16 Formaty Pigułek Wiedzy ................................................................................................ 20 Formy dystrybucji .......................................................................................................... 23 Uczący się........................................................................................................................ 25 PRAKTYCZNE ZASTOSOWANIA PIGUŁEK WIEDZY ..................................................... 27 Zastosowania Wewnętrzne .......................................................................................... 27 Zastosowania Zewnętrzne ........................................................................................... 28 MEDIATORZY WIEDZY - MW ......................................................................................... 29 Ramy ............................................................................................................................... 29 Wewnętrzni Mediatorzy Wiedzy................................................................................... 30 Zewnętrzni Mediatorzy Wiedzy .................................................................................... 33 METODOLOGIA PIGUŁEK WIEDZY - MPW ................................................................... 35 Mikroumiejętności.......................................................................................................... 35 Etapy metody ................................................................................................................. 37 Korzyści i wyzwania ....................................................................................................... 40 STUDIUM UDANYCH PRZYPADKÓW ............................................................................ 43 Ramy ............................................................................................................................... 43 Problemy ze współpracą ............................................................................................... 44 Współpraca z najlepszymi ............................................................................................. 46 Nowe podejście w administracji publicznej ................................................................. 49 Uniwersytecki kanał TV.................................................................................................. 51 INDEKS ............................................................................................................................ 53

3

WWW.EDUPILLS.EU

STRESZCZENIE Projekt Metodologia Pigułek Wiedzy (MPW) O projekcie Głównym celem projektu jest transfer Metodologii Pigułek Wiedzy (MPW), który pozwoli wykorzystać ją przez moderatorów wiedzy w małych i średnich przedsiębiorstwach (MŚP) w Polsce, Hiszpanii i Grecji. Dzięki zastosowaniu tej metody kształcenie pracowników wewnątrz firm stanie się bardziej efektywne.

Kolejnym celem jest przeprowadzenie etapu pilotażowego z zastosowania MPW w polskich i hiszpańskich firmach oraz zebranie opinii od moderatorów wiedzy i uczestniczących MŚP. Projekt przyczyni się do poznania innowacyjnych procesów uczenia się, a także wprowadzi mechanizmy wymiany wiedzy pomiędzy partnerami projektu, beneficjentami i instytucjami szkoleniowymi.

Metodologia Pigułek Wiedzy zostanie też omówiona z organizacjami odpowiedzialnymi za dziedzinę kształcenia dorosłych w krajach uczestniczących i w MŚP. Ostatnim celem projektu jest upowszechnienie jego rezultatów wśród MŚP, instytucji szkoleniowych, instytucji edukacyjnych oraz wszystkich organizacji i instytucji wspierających rozwój małych i średnich przedsiębiorstw, co pozwoli wykorzystać metodologię do efektywnego rozwoju małych i średnich przedsiębiorstw i ich pracowników.

W efekcie udziału w projekcie, MŚP zmienią swój sposób nauczania na uczenie just-in-time, które dostosowane jest do szybkich zmian zachodzących obecnie w gospodarce.Cele projektu MPW realizują priorytetowe założenie rozwoju umiejętności i kompetencji nauczycieli, szkoleniowców i opiekunów w zakresie kształcenia i szkolenia zawodowego (LEO-TraInno-3) poprzez: • przeszkolenie 14 moderatorów wiedzy potrafiących zastosować MPW, • przygotowanie i promocję MPW, podręcznika i zestawu materiałów tematycznych, • udział w projekcie zainteresowanych stron (szkoleniowcy, nauczyciele, organy edukacyjne, MŚP…), • wdrażanie MPW po zakończeniu finansowania z programu LdV. Projekt jest finansowany przy wsparciu Komisji Europejskiej w ramach programu „Uczenie się przez całe życie” (Lifelong Learning).

4

WWW.EDUPILLS.EU

Projekt Metodologia Pigułek Wiedzy (MPW), ciąg dalszy Grupy docelowe Głównymi grupami docelowymi projektu są: • małe i średnie przedsiębiorstwa, • trenerzy, • konsultanci.

Choć metodologia ta sprawdza się w każdej organizacji, jako podstawowa grupa docelowa dla tego projektu wybrane zostały MŚP.

Partnerstwo Partnerstwo utworzone w celu wdrożenia projektu MPW składa się z pięciu podmiotów, które współpracowały już przy międzynarodowych projektach edukacyjnych.

Partnerzy zamierzają wykorzystać swoje doświadczenie w zarządzaniu projektami, szczególnie w kontekście międzynarodowym, zaś planowana różnorodność stanowić będzie istotną wartość projektu.

W tabeli poniżej wymieniono partnerów, ich kraj pochodzenia i adres internetowy: PARTNER

KRAJ

STRONA INTERNETOWA

Fundacja Obserwatorium Zarządzania

Polska

www.obserwatorium.pl/en

Prestin – Preparação de Estudos e Investimentos, Lda.

Portugalia

www.prestin.com

Instituto Tecnológico de Aragón

Hiszpania

www.ita.es

ZEUS Consulting S.A.

Grecja

www.zeusnet.gr

Nowoczesna Firma S.A.

Polska

www.nf.pl

5

WWW.EDUPILLS.EU

Projekt Metodologia Pigułek Wiedzy (MPW), ciąg dalszy Metodologia Metodologia Pigułek Wiedzy to nowa metoda kształcenia, która wzmacnia Pigułek Wiedzy kompetencje zawodowe poprzez zastosowanie krótkich wskazówek multimedialnych (pigułek wiedzy). Głównym narzędziem MPW jest krótki film instruktażowy, przedstawiający, jak przeprowadzać określone czynności na stanowisku pracy poprzez odwzorowanie codziennych zadań w atrakcyjnym formacie.

Metodologia Pigułek Wiedzy (MPW) stanowi ramy wydajnego kształcenia i dzielenia się wiedzą w firmie. Wykorzystuje zestaw narzędzi zaprojektowanych w celu łatwego i wydajnego dzielenia się wiedzą i umiejętnościami przez pracowników. MPW składa się z krótkich wskazówek w formie filmowej, szablonów, wytycznych...

Czynności zapisane jako Pigułka Wiedzy są łatwe do zrozumienia i naśladowania przez pracowników, niezależnie od ich poziomu kwalifikacji. Format elektroniczny umożliwia łatwą dystrybucję. W razie potrzeby można udostępnić materiały on-line dla osób niepełnosprawnych jako część skutecznego nauczania na odległość.

Innowacje Metodologia Pigułek Wiedzy to nowe podejście do szkoleń, bazujące na MPW następujących założeniach: • metodologia jest zgodna z teorią społecznego uczenia się, według której ludzie mogą uczyć się ze sobą, i wykorzystuje dostępne narzędzia społecznościowe; • zapewnia szkolenie techniką „just-in-time”odpowiadającą określonym potrzebom danej osoby i firmy; • zachęca do bycia szkoleniowcem i trenerem w każdej chwili; • wykorzystuje multimedia jako sposób na tworzenie Pigułek Wiedzy; • prowadzi do powstania organizacji uczących się poprzez dzielenie się posiadaną wiedzą i jej wykorzystanie przez pracowników.

Niniejszy Celem niniejszego dokumentu jest objaśnienie Metodologii Pigułek dokument Wiedzy na podstawie doświadczenia zgromadzonego w trakcie siedmiu lat wdrażania jej w różnego rodzaju organizacjach jako sposobu na stworzenie platformy dzielenia się wiedzą ukrytą w ramach organizacji i poza nimi.

6

WWW.EDUPILLS.EU

PODSTAWY Wyzwania Potrzeby Każda organizacja musi prowadzić szkolenia pracowników, aby realizować swoje cele organizacyjne. Żyjemy jednak w czasach ciągłych zmian, w których szkolenia techniczne są aktualne przez krótki okres czasu ze względu na zmiany zachodzące w produktach i usługach.

Co więcej w wyniku międzynarodowego kryzysu finansowego zasoby dostępne na działania szkoleniowe w wielu przypadkach zostały ograniczone, jednocześnie wzrosła potrzeba zagwarantowania zwrotu z inwestycji w działania szkoleniowe.

Stajemy w obliczu paradoksu. Szkolenie pracowników stało się bardziej konieczne niż wcześniej, a zarazem dostępne na ten cel zasoby finansowe zostały znacząco ograniczone.

Paradoks ten stworzył okazję do ponownego przemyślenia rozwiązań szkoleniowych, a nawet postawienia pytania, czy możliwe jest nadal stosowanie tradycyjnych rozwiązań szkoleniowych.

Rozwiązania W tradycyjnym podejściu, rozwiązaniem pojawiających się problemów tradycyjne związanych z brakiem wiedzy bądź odpowiednich kompetencji, było skierowanie pracownika na szkolenie.

Jeżeli cele szkolenia mieszczą się na poziomie „know-how”, przyjęty scenariusz szkolenia wygląda następująco: • sala szkoleniowa, • szkoleniowiec, • grupa uczestników - często dobrana pod kątem logistyki, a nie poziomu wiedzy, co powoduje powstawanie bardzo asymetrycznych grup, • wyposażenie - szeroko akceptowane są nowe technologie, więc przywykliśmy do sal szkoleniowych wyposażonych w: projektor video, komputery dla uczestników, tablice interaktywne.

Widać wyraźnie, że dokonano znaczących postępów w poprawie warunków szkoleniowych, ale czy ludzie naprawdę w większym stopniu korzystają ze szkoleń?

7

WWW.EDUPILLS.EU

Wyzwania, ciąg dalszy Ograniczenia Tradycyjne rozwiązania szkoleniowe na poziomie umiejętności mają różne tradycyjnych ograniczenia, które należy przeanalizować: rozwiązań szkoleniowych • Fakt, że uczestnicy przystępujący do szkolenia nie mają tego samego poziomu wiedzy, oznacza, że trener jest zmuszony stosować powtórzenia jako metodę wzmacniania kształcenia uczestników o niższym poziomie wiedzy, tym samym ryzykując utratę uczestników o wyższym poziomie wiedzy początkowej.

• Wszelkie szkolenia techniczne obejmują szereg kroków i procedur, których nie sposób zapamiętać w krótkim czasie, więc stosowane są dodatkowe materiały dydaktyczne, z których uczestnicy mogą korzystać później w swojej pracy.

• Typowa metoda szkolnych ławek i bezkrytycznego notowania wszystkiego, co profesor mówi w klasie, nadaje się do systemu, w którym cenione jest zapamiętywanie lub gdy uczestnik ma wrażenie, że w chwili robienia notatek ma ostatnią szansę na zrozumienie wszystkich kroków procedury. Jednak w szkoleniu technicznym próba zebrania wszystkich kroków i procedur w tej formie może spowodować, że gromadzenie informacji stanie się celem samym w sobie i utracony zostanie ich istotny przekaz.

• Tradycyjne działania szkoleniowe nie są oparte na podejściu „justi-intime”. Oznacza to, że do działań szkoleniowych dobiera się treści, które mają spełniać obecne i przyszłe potrzeby, w nadziei, że pracownicy zachowają przekazaną wiedzę do chwili, gdy będą potrzebować jej przy wykonywaniu swoich obowiązków.

• Wykorzystanie komputerów przez uczestników w celu odwzorowania procedur poza miejscem pracy stwarza różne problemy: - Uczestnicy starają się śledzić, co robi trener, co oznacza, że głównym celem uczestnika jest nie zostać z tyłu, nawet jeśli oznacza to brak zastanowienia nad powodem przeprowadzania danej procedury. W rezultacie szkolenie staje się procesem mechanicznym, podczas gdy powinno być oparte na refleksji.

- Komputery mogą odwracać uwagę uczestników, jeżeli dostępne są inne aplikacje.

- Komputer stacjonarny lub laptop przed każdym z uczestników automatycznie tworzy barierę psychologiczną dla kontaktu i wymiany wrażeń, które powinny mieć miejsce w sali szkoleniowej.

8

WWW.EDUPILLS.EU

Wyzwania, ciąg dalszy Ograniczenia Materiały dydaktyczne, szczególnie podręczniki przygotowywane w tradytradycyjnych cyjnych rozwiązaniach szkoleniowych, mają bardzo wyraźne ograniczenia: materiałów dydaktycznych • Materiały przygotowywane są w celu wypełnienia luk wykrytych w tradycyjnych działaniach, ponieważ wszyscy zaangażowani w działania szkoleniowe o charakterze technicznym są świadomi, że nie jest możliwe, aby uczestnicy przyswoili wszystkie omawiane kroki i procedury, więc podręcznik stanowi podstawowy element odniesienia na później.

• Zasadniczo podręczniki pisane są przez ludzi, którzy nie lubią pisać, i dla ludzi, którzy nie lubią czytać, co powoduje, że tego typu materiał może nigdy nie zostać przeczytany. Można się o tym przekonać, jeśli zapytamy grupę osób, ile z nich przeczytało instrukcję obsługi swojego telefonu komórkowego, nim zaczęli go używać.

• Wiedza w podręczniku nie jest zgodna z poziomem wiedzy czytelnika, to znaczy twórca treści zwykle nie opuszcza tego, co jest oczywiste dla niego, ale może nie być takie oczywiste dla innych. Powoduje to niezgłębioną przepaść, jaką widać w wielu opisach procedur, co powoduje blokadę.

• Tworzenie dobrych podręczników technicznych wymaga czasu i zasobów, które nie przekładają się na uwagę czytelników, ponieważ treści te bywają rozwlekłe i nużące.

• Ten rodzaj treści nie uwzględnia poziomu wiedzy i znajomości tematu przez osoby, dla których są przeznaczone. Jest to poważny problem, ponieważ pomimo faktu, że poziom analfabetyzmu na całym świecie nieco spada, analfabetyzm wtórny, oznaczający nieumiejętność prawidłowego zrozumienia tekstu, nadal jest bardzo częsty, więc w miejscu pracy jest wiele osób, które potrafią czytać, ale mają wielkie trudności w rozumieniu tekstów.

9

WWW.EDUPILLS.EU

Wyzwania, ciąg dalszy Nowości w Można powiedzieć, że szkolenie to jedno z najstarszych działań ludzkości. szkoleniach Jeszcze nim powstał język, nasi przodkowie pokazywali sobie nawzajem, jak zrobić dzidę lub jak polować.

Później, gdy zaczęły powstawać rękopisy i po wynalezieniu druku przez Gutenberga, szkolenie i kształcenie osiągnęły nowy poziom rozpowszechnienia.

W ubiegłych stuleciach model przekazywania wiedzy został udoskonalony.

W ciągu ostatnich 20 lat nastąpiły jednak wyjątkowe zmiany: • Cykl życia produktu uległ dramatycznemu skróceniu, co prowadzi do sytuacji, w których szkolenie pracowników kończy się wtedy, gdy produkt staje się zbędny.

• Długoterminowe planowanie działań szkoleniowych stało się niemożliwe.

• Poziom wiedzy, który każdy pracownik musi opanować na co dzień gwałtownie wzrósł.

• Zapamiętywanie wszystkich informacji koniecznych do wykonywania czynności zawodowych stało się niewykonalne.

• Organizacje w coraz większym stopniu polegają na wiedzy jako przewadze konkurencyjnej.

• W organizacjach powstają nowe obowiązki, co powoduje nowe potrzeby szkoleniowe.

• W ramach zatrudnienia pracownicy zmieniają obowiązki częściej niż w przeszłości.

• Zwiększyła się rotacja pracowników, zatem szkolenia stały się ciągłym, a często powtarzanym procesem.

• Czas dostępny na działania szkoleniowe średnio- i długookresowe stale spada.

• W czasach kryzysu zasoby finansowe przeznaczone na działania szkoleniowe są zawsze ograniczone, a szkolenia muszą wykazywać zwrot z dokonanych inwestycji.

• Niezależnie od rodzaju sali, w której odbywa się szkolenie czas koncentracji uczestników spada, podobnie jak dostępność biernego nabywania wiedzy.

• W społeczeństwie coraz bardziej nastawionym na multimedia tradycyjne szkolenia przestają być atrakcyjne.

10

WWW.EDUPILLS.EU

Wyzwania, ciąg dalszy Szczególne Proces szkoleniowy realizowany w MŚP nie różni się znacząco od procesu cechy MŚP szkoleniowego realizowanego w dużych firmach. Zauważyć można jednak, że w przypadku MŚP: • Pracownik opuszczający MŚP może zabrać ze sobą znaczący procent wiedzy organizacyjnej (10, 20, a nawet 50%).

• Przez większość czasu jest bardzo trudno zorganizować grupy uczestników zainteresowanych danym tematem szkolenia, które są na tyle duże, by usprawiedliwiać inwestycję.

• Koszt nieobecności pracownika uczestniczącego w działaniach szkoleniowych jest wyższy i może nawet uniemożliwić ich realizację, ponieważ w pewnych okolicznościach oznaczać może zamknięcie całej firmy lub jej części na czas realizacji szkolenia.

• MŚP z definicji są organizacjami bardziej elastycznymi, a elastyczność ta stanowi ich przewagę konkurencyjną, jednak musi być połączona z dawkami szkoleniowymi typu „just-in-time”.

• Budżet na szkolenia jest bardzo ograniczony.

• Szkolenie postrzegane jest jako ciekawe działanie z punktu widzenia socjalizacji pracowników, ale o niewielkim wpływie na wyniki firmy.

• Menadżerowie MŚP nie uczestniczą w działaniach szkoleniowych pod pretekstem braku czasu.

• Pomimo niewielkich rozmiarów transfer wiedzy między pracownikami odbywa się na co dzień w sposób chaotyczny i nieusystematyzowany.

11

WWW.EDUPILLS.EU

Możliwości Nowe Wyzwania, z którymi zmierzyć muszą się wszystkie organizacje, podejście do a szczególnie MŚP, wymagają przyjęcia innego podejścia, ponieważ nie szkoleń można zwiększać inwestycji w rozwiązania nieprzystające do nowej rzeczywistości.

Nowe podejście musi uwzględniać: • potrzebę szybkiego i skutecznego reagowania, • fakt, że osoby tworzące organizacje są nośnikami wiedzy, którą należy się dzielić, a nie zachowywać dla siebie.

Wiedza Upraszczając, istnieją dwa główne rodzaje wiedzy: uzewnętrzniona i ukryta • Wiedza uzewnętrzniona - to wiedza w formie podręczników, dokumentów, procedur, filmów lub innych mediów.

• Wiedza ukryta - to cała wiedza, którą ludzie posiadają, ale która nie jest utrwalona przy pomocy żadnych mediów; obecna jest tylko w naszych umysłach.

Dzielenie się Według Shibaty i Takeuchiego istnieją dwa sposoby dzielenia się wiedzą wiedzą ukrytą ukrytą: FORMA DZIELENIA SIĘ WIEDZĄ

Socjalizacja

Eksternalizacja

PRZYKŁAD

WYZWANIA

Pracownik wyjaśnia procedurę drugiemu pracownikowi podczas przerwy na kawę.

Choć jest to najbardziej popularna forma rozpowszechniania najlepszych praktyk, takie dzielenie się wiedzą nie jest kontrolowane i może propagować niewłaściwe praktyki.

Posiadający wiedzę przygotowuje podręcznik do użycia w organizacji.

Możliwość zatwierdzonego rozpowszechniania dobrych praktyk, ale posiadacze wiedzy nie postrzegają przygotowania podręczników jako części swoich obowiązków, zatem istnieją liczne przeszkody dla opracowania dobrych podręczników.

12

WWW.EDUPILLS.EU

Możliwości, ciąg dalszy Sprzężenie Ze względu na jej naturę wiedzą ukrytą należy się dzielić i odbywa się to socjalizacji codziennie w każdej organizacji, na ogół poprzez socjalizację, co sprawia, i eksternalizacji że wiedza organizacyjna jest ulotna i bardzo uzależniona od pozostawania określonych osób w organizacji.

Ideałem byłoby sprzężenie socjalizacji i eksternalizacji w formie dzielenia się wiedzą, która łączyłaby przyjemność płynącą z socjalizacji z zaletami rejestrowania wiedzy pozyskiwanej poprzez eksternalizację.

Takie udane połączenie istnieje. Jest nazywane Szkoleniem Nieformalnym i umożliwia ciągły transfer wiedzy w ramach organizacji.

Sieci społeczne Sieci społeczne istniały zawsze, jednak w ciągu ostatnich kilku lat nastąpiło ich przeniesienie do środowiska online. Można powiedzieć, że nastąpiła fuzja między sferą online i offline.

Nowe platformy, takie jak Facebook, Twitter, Linkedin i YouTube, umożliwiły dzielenie się ideami, emocjami, informacjami i wiedzą.

Przykłady Choć wspomniane serwisy internetowe postrzegane są jako rekreacyjne wykorzystania przedłużenie naszych osobowości, pojawia się coraz więcej przykładów serwisów zmiany tej koncepcji: społecznościowych • codziennie na Facebooku tworzone są grupy poświęcone różnym tematom, których celem jest umocnienie wiedzy z każdego zagadnienia; • Twitter to świetny sposób na informowanie o pojawieniu się nowych treści w danym temacie; • na Linkedin coraz więcej użytkowników zadaje pytania, na które odpowiadają inni użytkownicy; • na YouTube znaleźć można nieograniczone treści o charakterze dydaktycznym.

Jednak założenie, że wpływ serwisów społecznościowych ogranicza się tylko do tworzenia nowych platform dystrybucji treści, oznacza pominięcie najważniejszej ze zmian.

Jeszcze nigdy w historii ludzkości sieci powiązań międzyludzkich nie były tak gęste i jeszcze nigdy współtworzenie treści nie osiągnęło takich wymiarów; codziennie tworzymy treści z naszymi znajomymi, współpracownikami, a nawet z obcymi osobami.

Należy uwzględnić tę zmianę nastawienia jako punkt zwrotny i szansę, którą koniecznie trzeba wykorzystać.

13

WWW.EDUPILLS.EU

Społeczne uczenie się MPW Metodologia Pigułek Wiedzy opiera się na teorii społecznego uczenia się, a społeczne należy zatem zrozumieć podstawy tej teorii. uczenie się Czym jest Społeczne uczenie się to, jak sama nazwa wskazuje, uczenie się z inspołeczne nymi i od innych ludzi. Taka forma nauki istnieje od dawna i oczywiście uczenie się? występuje na konferencjach, w grupach i wśród znajomych w kawiarni, tak samo jak podczas ćwiczeń w klasie lub wśród osób współpracujących online, które mogły nigdy nie spotkać się osobiście.

Doświadczamy tej formy, gdy idziemy do pokoju obok, by o coś zapytać, oraz gdy zamieszczamy to pytanie na Twitterze w oczekiwaniu, że ktoś na nie odpowie.

Dlaczego Szkolenia często dają rozwiązania problemów, które zostały już wcześniej społeczne rozwiązane. Współpraca dotyczy wyzwań, z którymi do tej pory nikt sobie uczenie się? nie poradził.

Społeczne uczenie się umożliwia natychmiastową współpracę i łatwą interakcję z tymi, z którymi dzielimy miejsce pracy, pasję, zainteresowania, umiejętności lub potrzeby.

Podstawy „Teoria społecznego uczenia się” została przedstawiona w 1954 roku teorii i bazowała na pracach Johna Deweya oraz rodzącej się socjologii, modyfikacji zachowania i psychologii w odniesieniu do zrozumienia i zmian postępowania.

Koncepcje teorii społecznego uczenia się ukształtowały myślenie późniejszych teoretyków uczenia się, w tym Alberta Bandury, który w 1977 roku napisał: „Uczenie się byłoby niezmiernie żmudne, jak również niebezpieczne, gdyby ludzie musieli polegać wyłącznie na rezultatach własnych działań jako wyznacznikach tego, jak należy postępować”.

Na szczęście większości ludzkich zachowań uczymy się obserwacyjnie poprzez modelowanie.

14

WWW.EDUPILLS.EU

Społeczne uczenie się, ciąg dalszy Konstruktywizm Konstruktywizm społeczny to teoria wiedzy, która wydaje się najlepiej społeczny opisywać, jak ludzie uczą się razem, osobiście lub online.

Gdy angażujesz się w kontakty z ludźmi, tworzysz własny pogląd na omawiane kwestie. Rozumienie innej osoby dopełnia twoje i razem zaczynacie dochodzić do właściwej interpretacji.

Pierwsze podejście do konstruktywizmu społecznego

Szwajcarski psycholog Jean Piaget stworzył podstawy tego podejścia poprzez zakwestionowanie popularnej w latach pięćdziesiątych behawiorystycznej koncepcji, że ludzie są biernymi odbiorcami zewnętrznych bodźców, które kształtują ich zachowanie.

Piaget przeprowadził wiele eksperymentów, aby wykazać, że ludzie aktywnie uczestniczą w procesie uczenia się. Interpretują to, co znajduje się wokół, na podstawie unikalnego aktualnego rozumienia świata, a potem stale modyfikują swoje rozumienie, gdy napotykają nowe informacje.

Odkrycia Piageta doprowadziły ostatecznie do opracowania i zastosowania u dzieci metody uczenia się poprzez odkrywanie, a u dorosłych odgrywania ról i symulacji. W obu przypadkach kluczowe jest aktywne uczestnictwo.

Obecne potrzeby W świecie gwałtownych zmian każdy z nas musi zdobyć jak najwięcej przydatnych informacji, posortować je w sposób odpowiadający naszej szczególnej sytuacji, połączyć je z tym, co już wiemy, i rozpowszechnić wśród osób, które podzielają nasze cele.

Nowe społeczne uczenie się wykorzystuje społeczności internetowe, współdzielenie mediów, współdzielenie w zamkniętej grupie (microsharing), współtworzenie treści i środowiska sprzyjającego prezentowaniu wiedzy w łatwy i szybki sposób, który odpowiadałby pracownikom i wpływał na interakcje w grupie.

Konstruktywizm społeczny staje się teraz ważny, ponieważ przez długi czas praca koncentrowała się na tym, co jest wiadome. Dziś, aby odnieść sukces, musimy rozumieć nowe informacje i złożone koncepcje - to, czego nie było wiadomo wcześniej i co często jest zbyt złożone, by jedna osoba mogła odkryć samodzielnie.

Umysł XXI wieku to zbiorowy umysł, w którym mamy dostęp do wiedzy naszych znajomych i współpracowników. Razem możemy być mądrzejsi i radzić sobie z coraz trudniejszymi problemami. To, co mamy w głowach, może być mniej ważne od tego, co możemy zgromadzić w naszych sieciach społecznych. Razem jesteśmy lepsi.

15

WWW.EDUPILLS.EU

PIGUŁKI WIEDZY - PW Szkolenie formalne i nieformalne Szkolenie Szkolenie formalne opiera się na wykorzystaniu tradycyjnych technik szformalne koleniowych, z naciskiem na proces, który odbywa się na sali szkoleniowej i który wspomagany jest przez tworzenie różnych materiałów dydaktycznych (podręcznik, slajdy, modele, itd.).

Jak wykazaliśmy, szkolenie formalne ma obecnie szereg ograniczeń, które stają się bardziej istotne, gdy jedyną stałą, jaką dysponujemy, jest zmiana.

Szkolenia w salach szkoleniowych na pewno nie znikną, ale należy opracować je na nowo, szczególnie w trzech etapach: • Szkolenie przed sesją szkoleniową – należy wyrównać poziom wiedzy uczestników, nim wejdą do sali szkoleniowej.

• Szkolenie w trakcie sesji szkoleniowej – należy położyć nacisk na stworzenie środowiska nastawionego na zmiany, ponieważ ostatecznym celem każdego działania szkoleniowego powinno być stworzenie warunków dla pozytywnej zmiany.

• Szkolenie po sesji szkoleniowej – uczestnicy powinni wynieść motywację do zmian i wsparcie w postaci materiałów dydaktycznych, które mogą im pomóc w wydajny sposób.

Nie chodzi o wybór między szkoleniem formalnym a nieformalnym, lecz o znalezienie równowagi między tymi dwoma rodzajami szkolenia, zgodnie z potrzebami szkoleniowymi, celami i profilem uczestników.

Szkolenie Szkolenie nieformalne to każda forma transferu wiedzy, która stanowi nieformalne zwykłą część dnia pracy, nieusystematyzowana i bez określonych celów.

Przykład: Pracownik tłumaczy drugiemu pracownikowi, jak przeprowadzać określoną procedurę wewnętrzną.

16

WWW.EDUPILLS.EU

Szkolenie formalne i nieformalne, ciąg dalszy Waga szkolenia Biorąc pod uwagę definicję szkolenia nieformalnego, łatwo zrozumieć, nieformalnego że szkolenie nieformalne przeważa w każdej organizacji i z tego punktu widzenia wszyscy jesteśmy trenerami, szkoleniowcami i mentorami.

Autorzy publikacji, na przykład Marc Rosenberg, posuwają się nawet do stwierdzenia, że udział szkolenia nieformalnego w łącznym szkoleniu każdego pracownika przekracza 90%.

Ciekawa obserwacja w świetle zasady Pareto: około 100% budżetów szkoleniowych jest przeznaczanych na formę szkoleń, która stanowi mniej niż 10% szkolenia otrzymywanego przez jednego pracownika.

Można powiedzieć, że jeśli inwestujemy w stworzenie warunków dla dobrego szkolenia nieformalnego, wpływamy na ponad 90% procesów szkoleniowych naszych pracowników.

4 etapy W procesie szkolenia nieformalnego można wyróżnić 4 główne etapy: szkolenia nieformalnego 1. Potrzeba wiedzy – w trakcie wykonywania pracy docieramy do punktu, gdy nie możemy kontynuować działań z powodu braku określonej wiedzy.

2. Transfer wiedzy – istnieje pracownik lub znajomy, który ma tę wiedzę, zdajemy się więc na jego pomoc, a on objaśnia nam, jak najlepiej rozwiązać problem.

3. Zastosowanie nabytej wiedzy – ze względu na aktualną potrzebę natychmiast stosujemy przekazaną nam wiedzę.

4. Utrwalenie wiedzy – po skończeniu pracy dzięki transferowi wiedzy czujemy satysfakcję i tworzymy warunki dla utrwalenia wiedzy, którą miała inna osoba, i połączenia jej z naszą wiedzą.

17

WWW.EDUPILLS.EU

Szkolenie formalne i nieformalne, ciąg dalszy Ograniczenia Proces opisany powyżej wydaje się prosty, skuteczny i z pewnością wszyszkolenia scy profesjonaliści korzystają z niego od czasu do czasu, choć ma on pewne nieformalnego ograniczenia: • Jeżeli dzielenie się wiedzą jest zbyt dostępne po stronie tych, którzy mają wiedzę, może to prowadzić do sytuacji zależności, w której osoby nie mające wiedzy nie czują bodźców, by ją utrwalać.

• Jeżeli transfer wiedzy zawsze następuje poprzez socjalizację, to znaczy bez tworzenia treści, które mogłyby być przydatne następnym razem lub dla innych osób, ryzykujemy niepotrzebne powtarzanie procesu.

• Jeżeli osoby, które mają wiedzę, czują, że stanowią rodzaj „mózgu w nieustannym outsourcingu”, tracą motywację do dzielenia się wiedzą.

• Podobnie jak osoba, która nie ma wiedzy, utrwala nowe wiadomości dzięki satysfakcji z udanego ukończenia zadania, osoba, która ma wiedzę, również odczuwa satysfakcję, jeśli przyczynia się do pozytywnej zmiany o znaczeniu dla całej organizacji, a nie tylko chwilowym znaczeniu dla jednostki.

Pigułka Wiedzy Konieczne staje się stworzenie narzędzia, które umożliwia uchwycenie wiedzy ukrytej w organizacji i oddanie jej do dyspozycji wszystkich pracowników.

Takim narzędziem jest Pigułka Wiedzy, mała jednostka wiedzy uzewnętrznionej w formacie multimedialnym, którą można wykorzystać z perspektywy szkolenia typu “just-in-time”.

Nazwa „Pigułka Wiedzy” bierze się z tego, że podobnie jak pigułki, które łykamy dla natychmiastowej ulgi w przypadku dolegliwości, Pigułki Wiedzy pozwalają użytkownikowi natychmiast poradzić sobie z sytuacją, w której brakowało im potrzebnej bezzwłocznie wiedzy.

18

WWW.EDUPILLS.EU

Szkolenie formalne i nieformalne, ciąg dalszy Kluczowe Jak już wspomniano, Pigułka Wiedzy to fragment wiedzy spakowany elementy w formacie multimedialnym i udostępniony każdemu, komu jest potrzePigułek Wiedzy bny, przy zastosowaniu pewnych kluczowych zasad: • wykorzystanie formatu multimedialnego; • prostota, łatwość tworzenia i dystrybucji; • długość, obejrzenie typowej Pigułki Wiedzy zajmuje nie dłużej niż 3 minuty; • osoba, która ma wiedzę ukrytą, powinna być bezpośrednio zaangażowana; • powinno istnieć wsparcie kierownicze dla zastosowania tej metodologii, więc zaangażowane powinny być osoby odpowiedzialne za zarządzanie wiedzą, zasobami ludzkimi i szkoleniami.

Zalety Pigułek Główne zalety stosowania Pigułek Wiedzy w organizacjach to: Wiedzy • wspieranie know-how; • każdy pracownik staje się przedstawicielem szkoleniowym w obrębie organizacji, do której należy; • możliwość opracowania szkolenia na miarę potrzeb danego stanowiska; • utrwalenie wiedzy istniejącej w obrębie organizacji; • unikanie stałego powtarzania procesów szkolenia nieformalnego; • ograniczenie kosztów tradycyjnego szkolenia; • ułatwienie szkolenia pracowników, klientów i partnerów; • możliwość przeprowadzania szkoleń, gdy są potrzebne, i tak często, jak są potrzebne; • ludzie łatwiej uczą się przez obserwację niż czytając; • wyjątkowa skuteczność w środowiskach, gdzie występuje rotacja pracowników; • szkolenie z zakresu tej metody nie wymaga wcześniejszego przygotowania; • najkrótszy czas tworzenia treści szkoleniowych.

19

WWW.EDUPILLS.EU

Formaty Pigułek Wiedzy Możliwe Istnieją różne formaty Pigułek Wiedzy: formaty • audio, • video, • prezentacje multimedialne.

Wybór formatu Wybór formatu zawsze zależy od: • celów nauki, • profilu uczących się osób, • czasu, gdy uczący się są najbardziej chętni do skorzystania z Pigułek Wiedzy, • wyposażenia dostępnego do zastosowania Pigułek Wiedzy.

Audio Pigułka Wiedzy może mieć postać pliku audio w formacie mp3 (lub innym), co czyni ją bardziej przenośną, ponieważ można ją odtwarzać na małych odtwarzaczach mp3, radiach samochodowych i telefonach komórkowych.

Nadaje się do objaśnienia podłoża procedury, a nawet kroków procedury, jeśli na przykład słuchacz ma wykonywać poszczególne kroki w ruchu.

Istotną rolę w tym formacie odgrywa jakość dźwięku i skryptu.

Audio: przykład Pracownik ma wykonać istotny i określony szereg kroków w procedurze zastosowania bezpieczeństwa, która wymaga przejścia do różnych punktów w budynku.

Pracownik z odtwarzaczem mp3 może słuchać opisu każdego kroku i wykonywać je w kolejności podanej w nagraniu. Nie występuje możliwość błędnej interpretacji pisanego tekstu.

Video Pigułka Wiedzy może mieć postać pliku video (mp4, wmv, mpeg…).

Format ten jest przydatny w sytuacjach, gdy uczący się musi zobaczyć, jak przeprowadzać określoną procedurę, która wymaga objaśnienia przy każdym kroku.

20

WWW.EDUPILLS.EU

Formaty Pigułek Wiedzy, ciąg dalszy Video: przykład Sposób wykorzystania maszyn i narzędzi na linii produkcyjnej jest trudny zastosowania do objaśnienia w podręczniku, więc większość szkolenia odbywa się na linii montażowej, gdzie doświadczeni pracownicy objaśniają procedury mniej doświadczonym pracownikom.

Jeżeli objaśnienia zostaną nagrane kamerą video, powstaje materiał edukacyjny, który jest bardzo użyteczny i może służyć jako materiał do konsultacji lub nawet szkolenia nowych pracowników.

Prezentacje Prezentacja multimedialna może mieć różne formaty: multimedialne • Prezentacja slajdów w programie Powerpoint – może to być prezentacja z narracją, wraz z nagraniem przedstawiającym narratora lub bez takiego nagrania.

• Zrzut ekranu – ta forma prezentacji umożliwia realizację szeregu kroków przy użyciu aplikacji komputerowej i objaśnianie tych kroków w miarę ich wykonywania.

Do tego rodzaju prezentacji multimedialnych można wykorzystać różne programy: • Camtasia Studio (www.techsmith.com).

• Captivate (www.adobe.com).

• Camstudio (http://camstudio.org/).

• Wink (www.debugmode.com/wink/).

Tworzone pliki mogą być plikami video (mp4, wmv, mpeg…) lub flash, dzięki czemu można łatwo opublikować je na stronach internetowych.

Przykład prezentacji slajdów Powerpoint przy użyciu Camtasia Studio

21

WWW.EDUPILLS.EU

Formaty Pigułek Wiedzy, ciąg dalszy Prezentacje multimedialne: przykład zastosowania

W biurze istnieją dziesiątki programów komputerowych, wykorzystywanych przez wszystkich lub część pracowników; poziom ich wykorzystania nie jest jednorodny, więc niektóre osoby opanowują program, a inne są opanowywane przez program.

Pracownicy, którzy najlepiej potrafią obsługiwać programy, tracą dużo czasu na tłumaczenie innym jak przeprowadzać określone czynności, a nawet muszą przeprowadzać je sami.

Dzielenie się przez nich wiedzą jest znacznie bardziej wydajne i trwałe, jeśli w chwili, gdy się nią dzielą, ich kroki są rejestrowane, ponieważ zarejestrowany materiał może później posłużyć do konsultacji lub szkolenia innych pracowników.

Przykład Pigułki Wiedzy przy wykorzystaniu zrzutu ekranu.

Dostępne na www.youtube.com/InformalTraining

22

WWW.EDUPILLS.EU

Formy dystrybucji Otwarta lub W zależności od uczących się osób można wyróżnić dwie główne formy zamknięta dystrybucji Pigułek Wiedzy: • Dystrybucja zamknięta – stworzona treść jest dostępna jedynie dla pracowników organizacji.

• Dystrybucja otwarta – dostęp do stworzonej treści ma każda osoba w obrębie organizacji lub poza nią.

Wybór formy dystrybucji Pigułek Wiedzy zależy od tego, czy chcemy, by treść była udostępniona jedynie osobom w obrębie organizacji, lub czy widzimy korzyść w możliwości dostępu do Pigułek Wiedzy dla osób spoza organizacji.

Jedną z zalet udostępniania treści osobom spoza organizacji jest możliwość rozpowszechnienia na rynku opinii, że organizacja zajmuje wiodącą pozycję na danym polu.

Niezależnie od wybranej formy dystrybucji możemy wykorzystać różne sposoby dystrybucji, opisane poniżej.

Intranet Intranet jako sieć dostępna tylko dla pracowników wewnętrznych jest optymalnym sposobem zamkniętej dystrybucji Pigułek Wiedzy.

Internet Internet można wykorzystywać do dystrybucji otwartej, ale także zamkniętej, poprzez zastosowanie obszarów zastrzeżonych.

Extranet Extranet to z definicji prywatna sieć powiązanych komputerów, które wykorzystują protokoły internetowe do dzielenia informacji między firmami. Niemal zawsze stanowi rozszerzenie Intranetu, co wymaga zastosowania haseł dostępu.

Extranet usprawnia relacje z partnerami organizacji i stanowi idealną platformę do ich szkolenia.

23

WWW.EDUPILLS.EU

Formy dystrybucji, ciąg dalszy Nośniki fizyczne Ze względu na ich uniwersalność Pigułki Widzy mogą być dystrybuowane również na nośnikach fizycznych.

Nośniki fizyczne to: • pen drive, • CD-ROM, • DVD, • karta pamięci, • twardy dysk.

Dzięki tego rodzaju nośnikom można wykorzystać inne niż komputer urządzenia, takie jak: • odtwarzacz DVD, • telewizor, • projektor video.

Urządzenia Pigułki Wiedzy można wykorzystywać przez urządzenia przenośne, takie przenośne jak: • iPod, • iPhone, • iPad, • tablety, • przenośne odtwarzacze DVD, • smartphony.

Tego rodzaju urządzenia pozwalają na korzystanie z Pigułek Wiedzy w sposób bardzo elastyczny i w każdym środowisku, bez potrzeby użycia komputerów.

Społeczne Wobec powstania internetowych serwisów społecznościowych można uczenie się stwierdzić, że doświadczamy nowej rzeczywistości, która umożliwia tworzenie przestrzeni wspólnego tworzenia i uczenia się.

Platformy takie jak Facebook, Linkedin, Slideshare, YouTube i Twitter ułatwiają dzielenie się treścią w zamkniętych lub otwartych grupach.

24

WWW.EDUPILLS.EU

Uczący się Ramy Pigułki Wiedzy mają bardzo szerokie grono docelowych odbiorców, ponieważ każdy pracownik każdej organizacji może skorzystać z tej metodologii.

Można również powiedzieć, że w zależności od pozycji danej osoby w organizacji wyróżnić można określone korzyści.

Pracownicy Pracownicy organizacji mogą być twórcami i odbiorcami Pigułek Wiedzy tworząc w ten sposób prawdziwą organizację ukierunkowaną na uczenie się.

Podwykonawcy Gdy zlecamy wykonanie zadania osobie lub firmie, zawsze istnieje ryzyko, że podwykonawca nie zrozumie dokładnie stawianych mu wymagań, ponieważ nie zna wizji i misji firmy.

Przykładowo, aby wyjaśnić firmie projektującej witryny internetowe jakie zmiany należy wprowadzić na stronie organizacji, zwykle organizuje się spotkanie, na którym sporządzane są notatki oraz wysyła się długi e-mail w celu dokładnego opisania wszystkich modyfikacji.

Każdy, kto brał udział w podobnym procesie, wie bardzo dobrze, że możliwe są tu duże nieporozumienia.

Pigułka Wiedzy w formie opatrzonego opisem widoku ekranu przesłana podwykonawcy zapobiega nieporozumieniom, a dodatkowo można ją znacznie szybciej opracować.

Klienci Jednym z najczęstszych problemów w relacjach z klientami lub potencjalnymi klientami jest zapewnienie, że dobrze rozumieją możliwości produktu i sposoby jego prawidłowego używania.

Zazwyczaj następuje próba przekazania informacji pisemnej o jak największym stopniu szczegółowości, z kilkoma diagramami, które ułatwiają zrozumienie. Jednak wszyscy jako konsumenci wiemy, że nie jest to w pełni efektywne.

Organizacja, która przyjmie tę metodologię, z pewnością będzie stosować Pigułki Wiedzy, aby nawiązywać relacje z klientami i zapewniać im świetną obsługę przed- i posprzedażową.

25

WWW.EDUPILLS.EU

Uczący się, ciąg dalszy Partnerzy Partnerzy to wszystkie strony związane z organizacją; mowa o: • partnerach biznesowych, • dostawcach, • innych podmiotach, które są powiązane z organizacją.

Pigułki Wiedzy mogą mieć znaczący wkład na budowanie płynnych relacji z ograniczeniem potencjalnych konfliktów.

Potencjalni Nawet potencjalni inwestorzy mogą być lepiej poinformowani dzięki inwestorzy Pigułkom Wiedzy.

Inwestor nie analizuje jedynie biznesplanu firmy lub projektu, musi również dobrze zrozumieć zastosowania produktu i usług firmy.

Problem polega na tym, że informacja przekazywana jest w formacie, który zmusza inwestora do użycia wyobraźni, aby dojść do wniosków, a nie jest możliwe kontrolowanie jego wyobraźni.

Pigułki Wiedzy umożliwiają lepsze dotarcie do inwestora poprzez objaśnienia i demonstracje, dostępne 24 godziny na dobę i tyle razy, ile potrzebne jest do pełnego zrozumienia.

26

WWW.EDUPILLS.EU

PRAKTYCZNE ZASTOSOWANIA PIGUŁEK WIEDZY Zastosowania Wewnętrzne Przykłady Pigułki Wiedzy można wykorzystywać w bardzo różnych sytuacjach zastosowań zachodzących w obrębie organizacji, na przykład: wewnętrznych • pracownik wracający ze szkolenia zewnętrznego, • pracownik dla pracownika, • przyjmowanie nowych pracowników, • nowe procedury.

Pracownik wracający ze szkolenia zewnętrznego

Pracownik odbył szkolenie zewnętrzne w zakresie obsługi programu komputerowego. Nabyta wiedza jest przydatna dla zespołu, dlatego opracowuje Pigułkę Wiedzy zawierającą kluczowe aspekty otrzymanego szkolenia.

Pracownik dla Pracownik co trzy miesiące musi przeprowadzać procedurę, a nie opanował pracownika jej dobrze i zawsze prosi o pomoc innego pracownika, który co trzy miesiące traci czas.

Alternatywą jest opracowanie przez obeznanego z procedurą pracownika Pigułki Wiedzy, którą każdy pracownik może przywołać zawsze w razie potrzeby.

Przyjmowanie Gdy do firmy przychodzi nowy pracownik, zostaje zarzucony informacjami, nowych których nie jest w stanie przyswoić. pracowników Dzięki Pigułkom Wiedzy nowy pracownik może odmierzać potrzebne dawki otrzymywanych informacji, co zapewnia utrwalenie nabytej wiedzy.

Nowe procedury W organizacji określone są procedury bezpieczeństwa teleinformatycznego, a rozsyłanie typowych okólników okazało się nieskuteczne, ponieważ polecenia nie stanowią wygodnej symulacji nowych procedur.

Pigułka Wiedzy, która w pełni odzwierciedla procedurę w środowisku użytkownika, zapobiegnie jej rozbieżnym interpretacjom.

27

WWW.EDUPILLS.EU

Zastosowania Zewnętrzne, ciąg dalszy Przykłady Pigułki Wiedzy mogą być stosowane w relacjach z osobami spoza organzastosowań izacji: zewnętrznych • obsługa przedsprzedażowa, • obsługa posprzedażowa, • dla partnerów.

Obsługa Potencjalny klient musi zrozumieć przydatność i funkcje produktu lub przedsprzedażowa usługi w celu podjęcia decyzji o zakupie.

Pigułka Wiedzy może zostać opracowana zgodnie z określoną informacją wymaganą przez potencjalnego klienta i może być stosowana przez innych potencjalnych klientów o zbliżonych potrzebach.

Obsługa Aby klienci byli zadowoleni z produktów i usług, muszą wiedzieć, jak naposprzedażowa jlepiej je stosować.

Pigułki Wiedzy mogą pomóc w tym klientom i stworzyć atrakcyjną, skuteczną formę wsparcia, dostępną 24 godziny na dobę.

Dla partnerów Aby uniknąć błędów i niepotrzebnej straty czasu, partnerzy firmy muszą znać procedury interakcji z firmą.

Pigułki Wiedzy mogą zapobiec wielokrotnym spotkaniom w celu powtórzenia wcześniej zdefiniowanych procedur.

28

WWW.EDUPILLS.EU

MEDIATORZY WIEDZY - MW Ramy Kim jest Mediator Wiedzy to osoba, która została przeszkolona w zakresie Mediator Metodologii Pigułek Wiedzy. Jej zadaniem jest dzielenie się wiedzą Wiedzy organizacyjną i ułatwienie dostępu do niej, niezależnie od tego czy sama ją posiada, czy posiadają ją inne osoby w organizacji.

Rodzaje Biorąc pod uwagę podaną definicję, można wyróżnić dwa rodzaje Mediatorów Mediatorów Wiedzy: Wiedzy • wewnętrznych, • zewnętrznych.

Wewnętrzny Wewnętrzny Mediator Wiedzy to ktoś, kto potrafi uchwycić i utrwalić Mediator własną wiedzę ukrytą lub odpowiednią wiedzę ukrytą innych pracowników Wiedzy danej organizacji.

Zewnętrzny Zewnętrzny Mediator Wiedzy to konsultant, który wspiera organizację Mediator w gromadzeniu wiedzy organizacyjnej dystrybuowanej wśród różnych Wiedzy osób.

Zasadniczo Zewnętrzny Mediator Wiedzy nie jest specjalistą w danej dziedzinie, więc istotne jest, by wyraźnie określił swoich rozmówców w organizacji.

29

WWW.EDUPILLS.EU

Wewnętrzni Mediatorzy Wiedzy Jak rozpoznać W każdej organizacji jest już swego rodzaju Wewnętrzny Mediator Wiedzy; MW? wszyscy ich znamy, a może nawet sami jesteśmy Mediatorami Wiedzy.

Są to ludzie, którzy mają określoną wiedzę niezbędną dla ich działalności lub działalności ludzi wokół nich.

Zazwyczaj chętnie dzielą się wiedzą ze współpracownikami, ale odczuwają również pewną frustrację, gdy muszą tłumaczyć tę samą rzecz tym samym osobom w różnym czasie lub różnym osobom ze względu na rotację personelu.

Powoduje to, że tracą dużo czasu na pomaganie innym, nie są odpowiednio doceniani, a często dzieje się to kosztem przydzielonych im zadań.

Niniejsza metodologia umożliwia ograniczenie lub wręcz eliminację tego powodującego frustrację czynnika, co motywuje te osoby do zostania Wewnętrznymi Mediatorami Wiedzy, a nawet do szkolenia współpracowników.

Profil W poniższej tabeli wymieniono pożądane cechy Wewnętrznego Mediatora Wiedzy, a także określono ich wagę dla realizacji zadań (w skali 1 do 5, gdzie 5 oznacza bardzo ważne):

CECHY

WAGA

Otwartość na zmiany.

5

Poczucie satysfakcji z dzielenia się wiedzą.

5

Posiadanie wiedzy ukrytej, która jest ważna dla organizacji.

5

Cieszy się w obrębie organizacji opinią kogoś, kto ma potrzebną wiedzę, dlatego inni pracownicy zwykle zwracają się do niego o pomoc.

5

Dobra dykcja, nie musi być profesjonalnym spikerem radiowym, ale na nagraniu jego głos musi być wyraźny i zrozumiały.

4

Zamiłowanie do fotografii i/lub filmowania.

3

Umiejętność poruszania się w Internecie.

3

Zdolności w zakresie wykorzystania intranetu, jeśli istnieje.

3

Doświadczenie w zamieszczaniu krótkich filmów w Internecie.

3

30

WWW.EDUPILLS.EU

Wewnętrzni Mediatorzy Wiedzy, ciąg dalszy Szkolenie Wewnętrzny Mediator Wiedzy powinien przejść szkolenie, na którym poruszane są następujące tematy: • zastosowanie Metodologii Pigułek Wiedzy, • technologie wykorzystywane w tworzeniu Pigułek Wiedzy, • tworzenie Pigułek Wiedzy.

Zasadniczo szkolenie Wewnętrznego Mediatora Wiedzy przeprowadza Zewnętrzny Mediator Wiedzy, który zaczyna od ułatwienia zebrania wiedzy ukrytej kandydata na Wewnętrznego Mediatora Wiedzy i w ten sposób demonstruje zastosowanie i przydatność metodologii.

Motywowanie Z definicji Wewnętrzni Mediatorzy Wiedzy to ludzie mający ważną wiedzę, wewnętrznych którą należy dzielić się w obrębie organizacji.

Mediatorów Wiedzy Co ciekawe, robią to już z dużą częstotliwością i tracą motywację, ponieważ muszą powtarzać to samo tym samym osobom lub różnym osobom w określonych momentach.

Największą motywacją jest uświadomienie Wewnętrznym Mediatorom Wiedzy, że istnieje alternatywny sposób postępowania i że przy użyciu MPW będą mogli szybciej i skuteczniej wspierać innych.

Ponieważ stworzone treści będą dostępne dla innych osób w całej organizacji, warto jest również doceniać pracę Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy.

Uznanie to powinno wiązać się z procesem oceny zasobów ludzkich i korzyści.

31

WWW.EDUPILLS.EU

Wewnętrzni Mediatorzy Wiedzy, ciąg dalszy Motywowanie Aby zmotywować osobę odpowiedzialną za zarządzanie wiedzą Menadżera organizacyjną dobrze jest zapewnić mu mocnego sojusznika.

Wiedzy W MŚP osoba odpowiedzialna za zarządzanie wiedzą organizacyjną nie nazywa się Menadżerem Wiedzy; często jest kierownikiem firmy, założycielem lub inną osobą, która spełnia to zadanie w nieoficjalny sposób.

Jego rola jest bardzo ważna w następujących obszarach: • znajdowanie najlepszych Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy, • zapewnianie zasobów w celu utworzenia Organizacyjnego Centrum Wiedzy (OCW) ze wszystkimi opracowanymi Pigułkami Wiedzy, • zatwierdzanie opracowanych Pigułek Wiedzy, co gwarantuje rozpowszechnianie wyłącznie najlepszych praktyk.

Aby motywować Menadżera Wiedzy, trzeba najpierw przeprowadzić go przez proces, a nawet uczynić jednym z Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy, aby osobiście doświadczył zalet tej metodologii.

32

WWW.EDUPILLS.EU

Wewnętrzni Mediatorzy Wiedzy, ciąg dalszy Profil W poniższej tabeli wymieniono pożądane cechy Zewnętrznego Mediatora Wiedzy, a także określono ich wagę dla realizacji zadań (w skali 1 do 5, gdzie 5 oznacza bardzo ważne): CECHY

WAGA

Pedagogical training for trainers

5

Doświadczenie w szkoleniach

5

Otwartość na zmiany

5

Zdolność kreatywnego rozwiązywania problemów

5

Doświadczenie w konsultingu

4

Doświadczenie w wykorzystaniu technologii informacyjnych i komunikacyjnych w kontekście szkoleń

4

Dobra dykcja, nie musi być profesjonalnym spikerem radiowym, ale na nagraniu jego głos musi być wyraźny i zrozumiały.

4

Umiejętnosć poruszania się w Internecie.

4

Samodzielność

3

Doświadczenie w szkoleniach e-learningowych

3

Zamiłowanie do fotografii i/lub filmowania

3

Wiedza o edytowaniu zdjęć i/lub filmów

3

Doświadczenie w zamieszczaniu krótkich filmów w Internecie.

3

Wcześniejsze Zewnętrzny Mediator Wiedzy będzie lepiej reagować na różne wymagania, doświadczenie jeśli: • pracował w różnych firmach, w różnych sektorach działalności; • ma doświadczenie doradcze nabyte w różnych organizacjach i sektorach biznesu; • w działaniach szkoleniowych wykorzystuje różnorodne technologie informacyjne i komunikacyjne; • wykorzystuje technologie służące współpracy w relacjach ze współpracownikami, podwładnymi, klientami i/lub dostawcami.

33

WWW.EDUPILLS.EU

Wewnętrzni Mediatorzy Wiedzy, ciąg dalszy Opanowanie Choć Metodologia Pigułek Wiedzy polega wyraźnie na opanowaniu technologii określonej wiedzy dotyczącej oprogramowania i sprzętu komputerowego, w rzeczywistości wiedza techniczna nie jest niezbędna dla potencjalnych Zewnętrznych Mediatorów Wiedzy.

Bez wątpienia jeżeli dana osoba ma wiedzę z obszaru technologii związanych z edytowaniem zdjęć i filmów, można przyspieszyć proces szkoleniowy, ale nie jest to niezbędny punkt wyjścia.

Ze względu na innowacyjny charakter tej metodologii znacznie ważniejsze jest, by potencjalny Mediator Wiedzy był innowacyjny w zakresie metodologii wykorzystywanych w szkoleniach, niż by był to ktoś, kto w pełni opanował technologie informacyjne i komunikacyjne.

34

WWW.EDUPILLS.EU

METODOLOGIA PIGUŁEK WIEDZY - MPW Mikroumiejętności Czym są Mikroumiejętności to wszystkie małe jednostki wiedzy potrzebne dla doMikroumiejętności? brego wykonywania zadania w ramach organizacji.

Owe mikroumiejętności mogą być przenoszone na innych pracowników poprzez: • eksternalizację – działania szkoleniowe i materiały dydaktyczne, • socjalizację – pracownicy tłumaczą sobie nawzajem, jak przeprowadzać pewne procedury.

Szkolenie W każdej organizacji szkolenia zasadniczo koncentrują się na tworzeniu mikroumiejętności rozmaitych umiejętności.

Podczas szkoleń technicznych następuje próba zgrupowania zestawu mikroumiejętności w działaniach szkoleniowych, które trwają co najmniej kilka godzin, wyłącznie ze względów logistycznych, ponieważ w ten sposób łatwiej jest zebrać grupę w sali ze szkoleniowcem.

W Metodologii Pigułek Wiedzy twierdzimy, że każda osoba w swoim tempie przyswaja Pigułki Wiedzy, więc zebranie grupy i zasypanie jej informacjami wyłącznie ze względów logistycznych nie jest skuteczne.

Rodzaje Podejście w tej metodologii opiera się na wyróżnieniu w organizacjach mikroumiejętności dwóch rodzajów mikroumiejętności: • kluczowych, • poprzecznych.

Mikroumiejętności Mikroumiejętności kluczowe to jednostki wiedzy o dużym znaczeniu dla kluczowe dobrej realizacji określonego obowiązku.

Mikroumiejętności Mikroumiejętności poprzeczne to jednostki wiedzy wymagane popoprzeczne przecznie w organizacji, które są niezbędne dla dobrej realizacji różnych obowiązków.

35

WWW.EDUPILLS.EU

Mikroumiejętności, ciąg dalszy Kluczowe Najważniejsza różnica między mikroumiejętnościami kluczowymi a poa poprzeczne przecznymi wiąże się z tym, dla kogo ważna jest dana mikroumiejętność: • jeżeli jest ważna jedynie dla pracy jednej osoby, mówimy o mikroumiejętności kluczowej, • jeżeli jest ważna dla pracy kilku osób w organizacji, które wykonują podobną pracę, mówimy o mikroumiejętności poprzecznej.

Niezależnie od tego, czy chodzi o mikroumiejętność kluczową czy poprzeczną, proces opracowania będzie taki sam, jedyna różnica polegać może na sposobie dystrybucji opracowanych Pigułek Wiedzy: • mikroumiejętność kluczowa – dystrybucja skierowana będzie do osób, którym potrzebna jest dana umiejętność, • mikroumiejętność poprzeczna – dystrybucja odbywać się będzie w całej organizacji.

Przykłady Poniższa tabela przedstawia przykłady mikroumiejętności kluczowych mikroumiejętności i poprzecznych:

MIKROUMIEJĘTNOŚĆ

RODZAJ

Przeprowadzanie mailingu przy użyciu Microsoft Word

kluczowa

Użycie programów współpracujących do planowania spotkań

poprzeczna

Poprawne użycie części na linii montażowej

kluczowa

Wprowadzenie zapisu dokumentów w programie administrującym przepływ pracy Użycie programu do zarządzania projektem Komunikacja przy pomocy platformy sieciowej Poprawne użycie terminalu płatniczego

36

poprzeczna kluczowa poprzeczna kluczowa

WWW.EDUPILLS.EU

Etapy metody Scenariusze Metodologia Pigułek Wiedzy będzie mieć określone etapy w zależności szkoleniowe od tego, czy jest stosowana przez Wewnętrznych czy Zewnętrznych Mediatorów Wiedzy, omówimy więc dokładnie każdy z nich.

Zewnętrzni Jeżeli metodologia stosowana jest przez Zewnętrznych Mediatorów Mediatorzy Wiedzy, wyróżniamy następujące etapy: Wiedzy ETAP

DZIAŁANIE Diagnoza:

1

• określenie tematów, które osoby powinny znać, ale nie znają, • wybór wiedzy, która jest najbardziej istotna przy wykonywanych obowiązkach, • wybór pracowników mających wiedzę ukrytą, którą należy rozpowszechnić.

Tworzenie treści: 2

• tworzenie treści multimedialnych, • zatwierdzenie opracowanych treści.

Rozpowszechnienie: 3

• sesje szkoleniowe z wykorzystaniem Pigułek Wiedzy, • zaprojektowanie i stworzenie Organizacyjnego Centrum Wiedzy (online i offline).

Ocena: 4

• wyniki oceny, • przygotowanie nowych istotnych treści, • rozszerzenie zakresu projektu.

37

WWW.EDUPILLS.EU

Etapy metody, ciąg dalszy Wewnętrzni Jeżeli metodologia stosowana jest przez Wewnętrznych Mediatorów Mediatorzy Wiedzy, wyróżniamy następujące etapy: Wiedzy ETAP

DZIAŁANIE

Przygotowanie i diagnoza:

1

• • • •

określenie potencjału Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy, wybór Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy, szkolenie Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy, uświadomienie bezpośrednim przełożonym potrzeby zatwierdzenia Pigułek Wiedzy opracowanych przez Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy.

Tworzenie treści:

2

• opracowanie Pigułek Wiedzy przez Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy w oparciu o własną wiedzę ukrytą, • zatwierdzenie Pigułek Wiedzy przez innych pracowników organizacji o tej samej wiedzy ukrytej lub umiejętności oceny, czy opracowane Pigułki Wiedzy odpowiadają dobrym praktykom, które należy rozpowszechnić.

Rozpowszechnienie: 3

• wykorzystanie wsparcia technologicznego (Intranet, Internet, DVD, CD, itd…), stworzenie Organizacyjnego Centrum Wiedzy (OCW), • działania szkoleniowe i/lub uświadamiające w zakresie wykorzystania Pigułek Wiedzy.

Ocena: 4

• ocena zastosowania metodologii, w której można, ale nie trzeba skorzystać z pomocy zewnętrznych konsultantów, • rozszerzenie metodologii na inne obszary organizacji, w celu przeszkolenia innych Mediatorów Wiedzy i utworzenia jeszcze większej bazy.

Organizacyjne Niezależnie od tego, czy korzystamy z Wewnętrznych czy Zewnętrznych Centrum Mediatorów Wiedzy, pod koniec procesu otrzymamy znaczną ilość Pigułek Wiedzy (OCW) Wiedzy, która w zwykłych okolicznościach będzie rosnąć wykładniczo.

Dlatego ważne jest, by w zależności od używanego wsparcia określić format, jaki przyjmie zbiór wiedzy organizacyjnej, który nazywamy Organizacyjnym Centrum Wiedzy (OCW).

38

WWW.EDUPILLS.EU

Etapy metody, ciąg dalszy Charakterystyka Niezależnie od wybranego wsparcia i technologii, aby Organizacyjne Organizacyjnego Centrum Wiedzy spełniało swoją misję, musi mieć następujące cechy: Centrum Wiedzy (OCW) • być dostępne dla wszystkich, dla których jest przeznaczone; • być dostępne w uzasadnionym czasie i miejscu; przykładowo na linii montażowej lub na stanowisku pracy w biurze.

• Pigułki Wiedzy muszą być sklasyfikowane w taki sposób, by łatwo je było wyszukiwać. To znaczy: - cała opracowana treść musi mieć tagi, które ułatwiają wyszukiwanie przez wewnętrzne i zewnętrzne wyszukiwarki; - treść musi być pogrupowana w katalogi i podkatalogi, które ułatwiają wyszukiwanie po temacie; - forma klasyfikacji musi pozwalać na rozszerzenie o nieskończoną liczbę Pigułek Wiedzy.

• W pewnych okolicznościach, szczególnie gdy chcemy podzielić się wiedzą z osobami spoza organizacji (klientami, dostawcami, partnerami, itd.) Pigułki Wiedzy muszą ułatwiać dzielenie się nimi przy użyciu e-maila, komunikatorów internetowych i serwisów społecznościowych (Facebook, Twitter, Linkedin i innych) oraz mieć: - określone przyciski do dzielenia się treścią przez różne serwisy społecznościowe, - bezpośredni link do e-maila i komunikatora internetowego, - kod do zamieszczania na stronach internetowych.

39

WWW.EDUPILLS.EU

Korzyści i wyzwania Technologie Podstawowym elementem tej metodologii jest jej prostota, więc należy uwzględnić tę przesłankę przy wyborze technologii.

W opracowywaniu Pigułek Wiedzy można skorzystać z trzech głównych rodzajów technologii.

RODZAJ

Video

WYPOSAŻENIE I PROGRAMY • • • • • • • -

kamera video kamera internetowa telefon komórkowy z funkcją nagrywania filmów aparat fotograficzny z funkcją nagrywania filmów w razie potrzeby mikrofon: bezprzewodowy przewodowy komputer do edycji nagrań video program do edycji nagrań video, na przykład: Windows Live Movie Maker (www.microsoft.com), inne programy dołączane do sprzętu do nagrań video.

Zrzut ekranu

• kamera internetowa • mikrofon podłączony do komputera, z zewnętrzną kartą dźwiękową lub bez, do opisu wykonywanych kroków • komputer do uchwycenia obrazów • program do edycji obrazów, na przykład: - Camtasia Studio (www.techsmith.com).

- Captivate (www.adobe.com).

- Camstudio (http://camstudio.org/) - Wink (www.debugmode.com/wink/).

Audio

• mikrofon podłączony do komputera, z zewnętrzną kartą dźwiękową lub bez • komputer do edycji nagrań audio • program do edycji nagrań audio; niektóre z programów do zrzutów ekranu, takie jak Camtasia Studio, można wykorzystać do edycji dźwięku.

• można również wykorzystać przenośną nagrywarkę mp3.

40

WWW.EDUPILLS.EU

Korzyści i wyzwania, ciąg dalszy Zalety Główne zalety tej metodologii to: • tworzy szybką i łatwo dostępną platformę do gromadzenia i redystrybucji wiedzy ukrytej pracowników w organizacji; • zmienia podejście pracowników do dzielenia się wiedzą, ponieważ czyni to zadanie szybkim i prostym; • podnosi poziom umiejętności technologicznych pracowników poprzez bardziej aktywne wykorzystanie technologii; • ogranicza koszty w obszarze szkoleń, a jednocześnie podnosi efektywność; • tworzy Organizację Szkoleniową; • ułatwia dialog ze wszystkimi zewnętrznymi stronami (klientami, dostawcami i partnerami), które są związane z organizacją; • pomaga osobom o określonych trudnościach w nauce.

41

WWW.EDUPILLS.EU

Korzyści i wyzwania, ciąg dalszy Bariery we Choć jest to metoda o sprawdzonej skuteczności i łatwo zrozumiała, istwdrażaniu nieje wiele barier w jej wdrażaniu, co wielokrotnie nie jest związane z samą metodologią, ale z kwestią struktury organizacji i podejścia ludzi.

W poniższej tabeli przedstawiono widoczne i niewidoczne bariery napotykane przy wdrażaniu tej metodologii w różnych organizacjach oraz możliwe rozwiązania.

BARIERA

MOŻLIWE ROZWIĄZANIE

Zasoby szkoleniowe mogą zostać ograniczone, ponieważ metodologia ta wymaga mniejszych zasobów. Ograniczona zostaje siła działu szkoleń.

Uświadomić osobom odpowiedzialnym za szkolenia, że siła działu szkoleń polega na uzyskiwanych wynikach, a nie ilości zasobów ludzkich i rzeczowych, którymi zarządza.

Metodologia jest zbyt innowacyjna, ponieważ nie znamy żadnych organizacji, które by ją stosowały.

Uświadomić osobom odpowiedzialnym za szkolenia, że przyjęcie innowacyjnej metodologii dzielenia się wiedzą stanowi przewagę konkurencyjną.

Metodologia ma wyraźne korzyści dla dużych firm, ale jest zbyt złożona dla MŚP.

Przygotować pokaz dla kierownictwa firmy, pokazujący tworzenie Pigułki Wiedzy.

Pracownikom, którzy mają odpowiednią wiedzę ukrytą, brak kultury technologicznej.

Zaproponować wykorzystanie Zewnętrznych Mediatorów Wiedzy.

Wiedza ukryta jest rozpowszechniana przez wielu pracowników.

Zaproponować przeszkolenie Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy i początkowy nadzór zewnętrznych konsultantów.

Istnieje dużo wiedzy, którą należy się dzielić, a nie ma jasnej wizji, jak ta metodologia miałaby w tym pomóc.

Zaproponować przeprowadzenie działań pilotażowych, wybór określonego obszaru organizacji, skorzystanie z Zewnętrznych Mediatorów Wiedzy.

Wykorzystanie multimediów wymaga wielu zasobów w zakresie siły roboczej, materiałów i czasu.

Przygotować pokaz dla kierownictwa firmy, pokazujący tworzenie Pigułki Wiedzy.

Osoby z wiedzą ukrytą mają trudności w przedstawieniu tego, co wiedzą, przed kamerą lub do mikrofonu.

Zaproponować skorzystanie z Zewnętrznych Mediatorów Wiedzy dla łatwiejszego zapoczątkowania procesu, stworzenia atmosfery nagrywanej rozmowy między osobami o ukrytej wiedzy a Zewnętrznymi Mediatorami Wiedzy.

42

WWW.EDUPILLS.EU

STUDIUM UDANYCH PRZYPADKÓW Ramy Rozważane W poniższych punktach prezentujemy różne udane przypadki zastosowprzypadki ania Metodologii Pigułek Wiedzy.

Wybrane przypadki dotyczą wdrożenia metodologii w różnego rodzaju organizacjach, takich jak: • duża spółka portugalska, • organizacja pozarządowa o zasięgu międzynarodowym, • portugalska agencja rządowa, • portugalski uniwersytet.

Kryteria doboru Przedstawione przypadki zostały wybrane z następujących powodów: • są to organizacje o różnym zasięgu i kulturze, • ich udziałowcy są bardzo zróżnicowani, • potrzeby każdej z organizacji są zupełnie różne, • obejmują aspekty komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, • osoby, dla których są przeznaczone, są bardzo zróżnicowane.

Czas wdrożenia Wszystkie przedstawione przypadki rozpoczęły się i zakończyły w latach 2008-2011, ale ich rezultaty były widoczne w kolejnych latach.

43

WWW.EDUPILLS.EU

Problemy ze współpracą Rodzaj Jest to jedna z największych firm portugalskich, z oddziałami w wielu kraorganizacji jach na całym świecie.

Firma zatrudnia tysiące pracowników w różnych jednostkach produkcyjnych.

Wyzwanie Firma dokonała dużych inwestycji w wyposażenie, oprogramowanie i szkolenie w celu stworzenia prawdziwej atmosfery współpracy między pracownikami, przy zastosowaniu narzędzi wspierających współpracę: • zarządzanie projektem, • przepływ pracy, • zarządzanie kalendarzem i spotkaniami, • specjalne biznesowe aplikacje wsparcia.

Pomimo rozmiarów inwestycji sytuacja nie uległa poprawie ze względu na niestosowanie lub złe stosowanie narzędzi współpracy, z których część została stworzona specjalnie dla tej firmy.

Co więcej, używane narzędzia współpracy zostały dostosowane do potrzeb firmy, a nawet opracowane wewnętrznie, więc organizacja dodatkowych tradycyjnych szkoleń stała się trudna, ponieważ wiedza o narzędziach znajdowała się jedynie w organizacji.

44

WWW.EDUPILLS.EU

Problemy ze współpracą, ciąg dalszy Przeprowadzone Poniższa tabela przedstawia podsumowanie przeprowadzonych działań: działania KROK

DZIAŁANIE

1

Spotkanie w celu podniesienia świadomości z kierownictwem działu zasobów ludzkich i z wewnętrznym klientem oraz zademonstrowanie przydatności Metodologii Pigułek Wiedzy na potrzeby firmy.

2

Określenie przez firmę około 30 procedur, które są kluczowe dla wykorzystania narzędzi współpracy, a które utrudniały ich właściwe użycie, co powodowało brak produktywności.

3

Identyfikacja pracowników firmy, którzy mają wiedzę o tych narzędziach.

4

Opracowanie Pigułek Wiedzy poprzez rejestrację procedur w środowisku pracy pracowników. Opracowano około 30 filmów, po jednym dla każdej z procedur określonych w kroku 2.

5

Zatwierdzenie stworzonej treści przez innych pracowników, określonych jako mających wiedzę (krok 3).

6

Publikacja opracowanych Pigułek Wiedzy i zamieszczenie ich na dysku CD.

7

Rozpowszechnienie Pigułek Wiedzy w trakcie 15 sesji szkoleniowych w salach zorganizowanych każdorazowo dla 10 pracowników. Działania te skupiały się na prawidłowym wykorzystaniu narzędzi współpracy, za pomocą opracowanych Pigułek Wiedzy.

8

Pigułki Wiedzy zamieszkono na dysku CD, który pod koniec działań szkoleniowych udostępniono wszystkim uczestnikom, aby mogli korzystać z niego w miejscu pracy.

9

Rozpowszechnienie wśród pracowników. Wszyscy uczestnicy działań szkoleniowych byli zachęcani do dzielenia się Pigułkami Wiedzy ze swoimi współpracownikami. Zasadniczo tak właśnie się stało, ponieważ od razu rozpoznano użyteczność Pigułek Wiedzy.

10

Ocena wyników projektu poprzez spotkania z wewnętrznym klientem i raporty z działań szkoleniowych.

Wyniki Wdrożenie Metodologii Pigułek Wiedzy okazało się sukcesem, a wśród wyników podkreślić należy: • ponad 10 000 euro/miesiąc oszczędności kosztów (biorąc pod uwagę jedynie 150-ciu bezpośrednich uczestników), • pracownicy zaczęli dzielić się wiedzą bardziej niż to robili wcześniej, • nowi pracownicy otrzymują lepsze szkolenie na etapie wprowadzenia, • szkolenie trwa nawet bez trenera obecnego w firmie.

45

WWW.EDUPILLS.EU

Współpraca z najlepszymi

Rodzaj Organizacja pozarządowa JCI – Junior Chamber International zrzesza organizacji młodych liderów i przedsiębiorców w wieku od 18 do 40 lat.

JCI liczy około 200 000 członków skupionych w 5 000 grup w ponad 120 krajach.

JCI to organizacja, dla której jednym z celów jest rozwój osobisty i zawodowy jej członków, a zatem przykładająca dużą wagę do szkoleń. Opracowała program certyfikacji obejmujący ponad 10 000 trenerów.

Wyzwanie W 2009 roku osoby odpowiedzialne za szkolenie w JCI w Europie zaobserwowały, że na obszarze Europy rozmieszczenie certyfikowanych trenerów jest bardzo niesymetryczne, to znaczy: • trenerzy o najwyższym certyfikacie skupiają się w zaledwie kilku krajach, • w procesie pozyskiwania certyfikacji trenerzy mieli duże trudności ze znalezieniem innych, którzy mogli im służyć jako mentorzy.

Trudności te oznaczały, że zdecydowana większość trenerów nie posuwała się naprzód w procesie certyfikacji, a nawet jeżeli, proces ten był spowolniony ze względu na brak wiedzy.

Co więcej, trenerzy o najwyższej certyfikacji mieli pomagać mniej doświadczonym trenerom, ale byli dostępni jedynie w określonym czasie, na konferencjach europejskich i światowych, co w oczywisty sposób nie było wystarczające.

46

WWW.EDUPILLS.EU

Współpraca z najlepszymi, ciąg dalszy Przeprowadzone Poniższa tabela przedstawia podsumowanie przeprowadzonych działań: działania KROK

DZIAŁANIE

1

Określenie obszarów trudności trenerów JCI w Europie, zarówno w procesie certyfikacji, jak i rozwoju trenerów.

2

Ustalenie formatu Pigułek Wiedzy. W tym przypadku postanowiono przeprowadzić wywiady z najbardziej doświadczonymi trenerami w Europie w czasie konferencji europejskiej w Budapeszcie; w tym celu użyto kamery video z bezprzewodowym mikrofonem.

3

Wybór treści do opracowania w dwóch obszarach: • program certyfikacji, • umiejętności i dobre praktyki w szkoleniach.

4

Wybór certyfikowanych trenerów; przeprowadzenie i nagranie wywiadów .

Wyboru trenerów dokonano w oparciu o założenia określone w poprzednim punkcie.

5

Stworzenie filmów o długości do 3 minut przy udziale kilkunastu trenerów podczas europejskiej konferencji JCI.

6

Publikacja nagranych filmów.

7

Dystrybucja nagrań poprzez różne kanały: • grupa stworzona na Facebooku (JCI TrainerTeam) wspierająca projekt, • kanał na YouTube – porady video dla trenerów (www.youtube.com/ VideoTipsforTrainers), • kanał podcast na iTunes – porady video dla trenerów, co umożliwiło dostęp do filmów nagranych przy użyciu iPodów oraz iPhonów.

• Twitter wykorzystano do poinformowania o zamieszczeniu filmów na YouTube.

8

Ze względu na sukces odniesiony wśród trenerów europejskich i na prośbę wielu trenerów poza Europą projekt rozszerzono na cały świat.

9

Po wybraniu nowych treści i nowych trenerów opracowano kolejne filmy, tym razem na światowej konferencji JCI organizowanej w Tunezji.

10

Filmy opublikowano i rozpowszechniono różnymi kanałami, określonymi już w punkcie 7.

47

WWW.EDUPILLS.EU

Współpraca z najlepszymi, ciąg dalszy Wyniki Był to projekt utrwalenia wiedzy ukrytej najlepszych trenerów w światowej organizacji, którego sukces przekroczył oczekiwania, co oznaczało, że jego zakres musiał zostać rozszerzony.

Podkreślić należy następujące najważniejsze wyniki projektu: • zwiększona motywacja trenerów, by dążyć do uzyskania certyfikatu dla swoich kompetencji, • szybki dostęp do ponad 50 filmów o treści ważnej dla każdego trenera, • ze względu na decyzję o zamieszczeniu filmów na kanałach otwartych wizerunek JCI uległ poprawie, a nawet przyciągnął do organizacji nowych trenerów, którzy docenili jakość programu certyfikacji, • ze względu na wykorzystanie iTunes trenerzy w pewnych obszarach Afryki, Azji i Ameryki Łacińskiej mieli dostęp do treści, które mogli pobrać i obejrzeć na urządzeniach mobilnych, niezależnie od dostępu do Internetu, z możliwością przesyłania strumienia video.

Kanał YouTube stworzony w ramach projektu. www.youtube.com/VideoTipsforTrainers

48

WWW.EDUPILLS.EU

Nowe podejście w administracji publicznej Rodzaj Agencja rządowa, która współpracuje z różnymi osobami i podmiotami organizacji zlokalizowanymi nie tylko w Portugalii, ale w różnych miejscach na całym świecie.

Wyzwanie Agencja otrzymała grant finansowy na modernizację procesów administracyjnych, szczególnie poprzez eliminację dokumentów papierowych w bieżącej pracy.

Ze względu na wymogi projektu zmiana nie mogła być stopniowa i obejmowała przeprowadzenie wielu modyfikacji jednocześnie, w szczególności: • zmianę wyposażenia, • stworzenie nowego portalu agencji, • zmianę programów do zarządzania przepływem pracy, • stworzenie wirtualnego okienka przyjęć do obsługi osób prywatnych i podmiotów.

Struktura złożona z ponad 150 osób, które musiały: • być zmotywowane do przeprowadzania zmian, które na etapie wdrożenia mogły łatwo doprowadzić do chaosu, • dokładnie wiedzieć gdzie przeprowadzać procesy w dniu zmiany systemu.

49

WWW.EDUPILLS.EU

Nowe podejście w administracji publicznej, ciąg dalszy Przeprowadzone Poniższa tabela przedstawia podsumowanie przeprowadzonych działań: działania KROK

DZIAŁANIE

1

Spotkanie z osobami w organizacji odpowiedzialnymi za projekt, aby określić potrzeby komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w ramach projektu.

2

Postanowiono, że kierownik projektu powinien stworzyć film, aby wyjaśnić wszystkim pracownikom i zainteresowanym stronom następujące kwestie: • powody i cele zmiany, • najważniejsze planowane działania, • zakładane wyniki projektu.

3

Zespół konsultantów odpowiedzialnych za wdrożenie procesu zmiany został przeszkolony z wykorzystaniem Pigułek Wiedzy.

4

Opracowanie Pigułek Wiedzy przeznaczonych dla pracowników agencji.

5

Dystrybucja Pigułek Wiedzy w Intranecie.

6

Obecnie opracowywane są nowe Pigułki Wiedzy dla osób i podmiotów, które są powiązane z agencją poprzez okienko przyjęć stworzone w ramach projektu.

Wyniki Był to projekt komunikacji wewnętrznej i jednoczesnego szkolenia, który przyniósł następujące wyniki: • większa motywacja pracowników we wdrażaniu zmian, ponieważ wyraźne było zaangażowanie kierownictwa, które otwarcie poparło projekt na filmie wiedo, • dzięki Pigułkom Wiedzy pracownicy mieli mniej trudności we wdrażaniu zmian, • konsultanci z obszaru technicznego odbierali mniej zgłoszeń z prośbą o pomoc, ponieważ Pigułki Wiedzy są stale dostępne w Intranecie, • filmy pozostają dostępne dla nowych i obecnych pracowników, którzy ich potrzebują, codziennie i o każdej porze.

50

WWW.EDUPILLS.EU

Uniwersytecki kanał TV

Rodzaj Instituto Superior de Economia e Gestão (Wyższy Instytut Ekonomii organizacji i Zarządzania), jedna z najbardziej poważanych instytucji nauczania ekonomii i zarządzania.

Metodologię zastosowano na niektórych kursach podyplomowych.

Kursy te odniosły duży sukces na rynku portugalskim i charakteryzowały się innowacyjnością pod względem treści i metod.

Challenge W temacie e-marketingu celem jest pokazanie wpływu mediów cyfrowych na tradycyjny marketing, szczególnie w domenie multimediów.

Czas zajęć wyraźnie nie wystarcza, by studenci zrozumieli potencjał stosowania filmów w marketingu cyfrowym.

Przeprowadzone Poniższa tabela przedstawia podsumowanie przeprowadzonych działań: działania KROK

DZIAŁANIE

1

Zadanie dla studentów, by stworzyli 3-minutowy film na określony temat związany z e-marketingiem. Praca zaliczana jest na poczet ostatecznej klasyfikacji studentów.

2

Przygotowanie przez studentów nagrań w kilku możliwych formach: • krótki wywiad, • prezentacja tematu przed kamerą, • zwiedzanie z przewodnikiem, opatrzone narracją, • prezentacja w Powerpoincie, z narracją.

3

Publikacja filmów i zamieszczenie ich na YouTube przez studentów.

4

Zaprezentowanie wybranych nagrań i omówienie wyzwań i zastosowań dla tego rodzaju treści.

5

Włączenie przygotowanych filmów do kanału TV, aby były dostępne dla obecnych i przyszłych studentów, a także dla absolwentów.

51

WWW.EDUPILLS.EU

Uniwersytecki kanał TV, ciąg dalszy Wyniki Projekt okazał się sukcesem i jest kontynuowany. Prawdopodobnie zostanie wykorzystany w kolejnych edycjach kursów podyplomowych.

Wśród głównych wyników wdrożenia tej metodologii wymienić należy następujące: • studenci twierdzą, że ten rodzaj pracy zbliża ich do codziennych doświadczeń komunikacji w biznesie, • treści opracowane wcześniej przez studentów pomagają obecnym studentom nie tylko lepiej zrozumieć materiał, ale także lepiej przygotować własne nagrania; w każdej edycji widać poprawę jakości filmów, • szkoła, kursy, temat, wykładowca, a nawet studenci byli promowani zewnętrznie, zwłaszcza poprzez tagi dodawane do nagrywanych filmów, • stopniowo opracowywana jest baza wiedzy przedstawianej na zajęciach, ale utrwalanej dla dobra samych twórców, a także wykładowcy i przyszłych studentów.

Uniwersytecki kanał TV na żywo www.livestream.com/iseg

52

WWW.EDUPILLS.EU

INDEKS

E

S

Eksternalizacja, 12

Socjalizacja, 12 Społeczne uczenie się, 14 Szkolenie formalne, 16 Szkolenie nieformalne, 16

M Mediator Wiedzy, 29 Mikroumiejętności, 35 Mikroumiejętności kluczowe, 35 Mikroumiejętności poprzeczne, 35

W Wewnętrzny Mediator Wiedzy, 29 Wiedza uzewnętrzniona, 12 Wiedza ukryta, 12

O Z

Organizacyjne Centrum Wiedzy (OCW), 38

Zewnętrzny Mediator Wiedzy, 29

P Pigułka Wiedzy, 18

53

WWW.EDUPILLS.EU

KONSORCJUM PROJEKTU:

WWW.EDUPILLS.EU