Generación de Acuerdos en Procesos de Participación (Protocolo)

Pensar una ciudad implica figurarse a miles de personas con costumbres, culturas y actividades diversas que comparten un mismo espacio. Esto hace de las ciudades lugares dinámicos en los que la gente comparte diversos momentos de la vida colectiva. Bogotá no es ajena a esta condición.

Así, planear nuestra ciudad supone construir capacidad para responder a tal dinámica, prever los cambios, generar los ajustes necesarios para enfrentarlos de manera inteligente y a la vez mejorar las condiciones del presente sin poner en peligro las generaciones futuras.

En este contexto, se hace necesario ejercer una planeación cada vez más integral capaz de articular agentes, temáticas y ámbitos territoriales.

Bajo esta perspectiva, el Departamento Administrativo de Planeación Distrital – DAPD – se ha propuesto organizar y estructurar el ejercicio de la planeación en Bogotá, a través de la consolidación del Sistema Distrital de Planeación – SDP- , entendido como una forma dinámica y flexible de ejercer la gestión pública en la cual la participación de la ciudadanía cobra trascendencia.

Con el propósito de fortalecer la capacidad para realizar procesos de participación adelantados por la administración y el conjunto de agentes del SDP, el DAPD pone a su disposición el presente material que contiene una base teórica, un componente práctico que recoge una serie de acciones y procedimientos específicos para “afrontar” la participación y un grupo de indicadores que permitirán medir y perfeccionar permanentemente los procesos de participación en la toma de decisiones colectivas.

Con este material, se espera contribuir a la apropiación de metodologías y formas de acción que permitan que cada vez más se cuente con un mayor número de personas que comprendan que la planeación es un proceso permanente en el que ordenar el territorio tiene efectos significativos sobre las condiciones y el desarrollo económico y social de la ciudad, lo cual requiere tanto del liderazgo del gobierno como de la participación de los distintos agentes y actores vinculados con el futuro a largo plazo de Bogotá.

CATALINA VELASCO CAMPUZANO Directora DAPD

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN DISTRITAL CATALINA VELASCO CAMPUZANO ADRIANA POSADA PELAEZ EDUARDO RESTREPO GONZALEZ MAURICIO ORTÍZ GONZALEZ

Directora del Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

Subdirectora de Programación y Seguimiento a la Inversión Pública.

Asesor Sistema Distrital de Planeación (SDP ) Asesor Estrategia de Comunicación SDP

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Convenio 182 de 2005 PAUL BROMBERG ZILBERSTEIN LILIANA MESIAS GARCIA JESÚS HUMBERTO LIZARAZO ORTEGA FERNANDO GUZMAN RODRÍGUEZ JAIRO RODRÍGUEZ DANIEL ROSAS MARTINEZ YENCY CONTRERAS ORTIZ YESID HERRERA SANDRA MILENA COY SIERRA DAVID BRAVO ESQUINAS ROBERTO PARDO CORTES JOSÉ RENZO ORTIZ JAIRO BERNAL CATALINA ECHEVERRI GONZALEZ GIOVANI FLOREZ ANDRADE ALEJANDRO GARCIA CORZO LUISA FERNANDA MONTEALEGRE ESPINOSA JUAN GUILLERMO RUBIO LEZACA JUAN CARLOS GARCÍA MIGDALIA TOVAR BIVIANA LISET TRUJILLO RAMIREZ LEONARDO VILLAMIZAR VILLAMIZAR ANGELICA MARIA OTALORA DIANA MABEL VARGAS GONZÁLEZ DANIEL BELTRÁN ESCOBAR

ACIERTO CREATIVO PUBLICIDAD Diseño y Multimedia

Director general Coordinadora Asesor de Participación Asesor de Gobierno Asesor de Competencias Coordinador administrativo Asistente de Gobierno Asistente de Participación Profesional en Comunicación Asistente de Coordinación Profesional de Sistemas Profesional en Estadística Profesional local Profesional local Profesional local Profesional local Profesional local Profesional local Profesional local Profesional local Profesional local Profesional local Asistente de investigación Asistente administrativo Asistente administrativo

Este documento puede ser reproducido parcial o totalmente siempre y cuando se cite como fuente al Convenio DAPD-UN sobre la Consolidación del Sistema Distrital de Planeación.

JHON JAIRO GAITÁN ILIA PATRICIA MUÑOZ JAIME ARTURO AVILA NELSON ESPEJO PRISMA VIDEO DIGITAL Video y Edición IVAN DIMATE REYES FOTOS SEPARADORES NORA LUZ CASTRILLON DAPD

"Agradecemos a Transmilenio por su colaboración para el desplazamiento del equipo de profesionales que realizó los videos introductorios del CD multimedia"

Tabla de contenido La generación de acuerdos en procesos de participación: La toma de decisiones colectivas.

1

PROTOCOLO PARA LA PARTICIPACI×ON EN LA TOMA DE DECISIONES COLECTIVAS

13

Introducción.

14

1. SOBRE EL ¿QUÉ?

1.1. ¿Qué se necesita para definir el QUÉ?

1.1.1.

Tener claro el contenido de la(s) norma(s) aplicable(s) al tema objeto de participación.

Formato 1.

Sobre el ¿Qué?: CONTENIDO DE LA NORMATIVA. 1.1.2 Listar derechos involucrados e instrumentos de gestión y/o financiación.

Formato 2.

Sobre el ¿Qué?: DERECHOS INVOLUCRADOS E INSTRUMENTOS DE GESTIÓN Y/O FINANCIACIÓN. 1.1.3.

Conocer e identificar lo que es susceptible de definición por medio de procesos de participación y su alcance.

Formato 3.

Sobre el ¿Qué?: TEMAS QUE DESARROLLARÁ EN EL ESPACIO DE PARTICIPACIÓN Y SU ALCANCE. 1.2.

Auto evaluación.

1.3 Productos.

16 16 16 17 17 18 19 19 20 20

2. SOBRE EL ¿QUIÉNES? 2.1. ¿Qué se necesita para definir el QUIÉNES? 2.1.1.

Identificar actores y describir el perfil.

Cuadro 1.

Sobre el ¿Quiénes?: CRITERIOS PARA LA DEFINICION DE ACTORES A CONVOCAR. Formato 4.

Sobre el ¿Quiénes?: LISTADO Y PERFIL DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS. 2.1.2.

Caracterizar, de manera compleja, los actores.

Formato 5.

Sobre el ¿Quiénes?: CARACTERIZACIÓN COMPLEJA DE ACTORES. 2.1.3.

Identificar intereses y propuestas de los actores.

Formato 6.

Sobre el ¿Quiénes?: IDENTIFICACIÓN DE INTERESES Y PROPUESTAS. 2.1.4.

Identificar posiciones.

Cuadro 2.

Sobre el ¿Quiénes?: COMPORTAMIENTOS NEGATIVOS DE LOS ACTORES Y POSIBLES SALIDAS. Formato 7.

Sobre el ¿Quiénes?: ACTORES INFLUYENTES, POSICIONES Y COMPORTAMIENTOS. 2.1.5.

Establecer el poder de los actores y su posibilidad de incidencia.

Formato 8.

Sobre el ¿Quiénes?: PODER DE LOS ACTORES Y POSIBILIDAD DE INCIDENCIA. 2.2 Auto evaluación.

2.3.

Productos.

21 21 21 22 23 23 24 24 26 26 27 28 29 29 31 31

3. SOBRE EL ¿CÓMO? 3.1. ¿Qué se necesita para definir el CÓMO. 3.1.1.

Definir el espacio de participación más pertinente, efectivo y eficiente.

3.1.2.

Establecer las herramientas para definir el espacio de participación.

Formato 9.

Sobre el ¿Cómo?: COMPONENTES PARA DEFINIR EL ESPACIO DE PARTICIPACIÓN. 3.1.3 Planear operativamente el espacio de participación.

Formato 10. Sobre el ¿Cómo?: PLANEACIÓN DEL ESPACIO DE PARTICIPACIÓN. 3.1.4.

Establecer la agenda para el espacio de participación.

Formato 11. Sobre el ¿Cómo?: PUNTO DE PARTIDA, AVANCES, PROBLEMAS Y PROPUESTA. Formato 12. Sobre el ¿Cómo?: GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LA AGENDA. 3.1.5.

Establecer reglas de juego.

Cuadro 3.

Sobre el ¿Cómo?: REGLAS DE JUEGO PARA EL DESARROLLO DEL ESPACIO DE PARTICIPACIÓN. 3.1.6.

Convocatoria.

3.1.6.1.

Criterios para la convocatoria.

Formato 13. Sobre el ¿Cómo?: CRITERIOS PARA LA CONVOCATORIA. Cuadro 4.

Sobre el ¿Cómo?: INCENTIVOS PARA QUE SE ATIENDA POSITIVAMENTE A LA CONVOCATORIA. 3.1.6.2.

Sobre la convocatoria a través de medios.

3.1.6.3.

Componentes de la convocatoria.

Cuadro 5.

Sobre el ¿Cómo?: COMPONENTES DE LA CONVOCATORIA. 3.1.7.

Desarrollo del espacio de participación.

Cuadro 6.

Sobre el ¿Cómo?: GUIA PARA EL COORDINADOR/FACILITADOR DE LOS ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN. 3.1.8.

Soportes del proceso de participación.

Formato 14. Sobre el ¿Cómo?: REGISTRO DE ASISTENCIA A LOS ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN. 3.1.9.

Recepción y trámite de las observaciones y propuestas ciudadanas.

Formato 15. Sobre el ¿Cómo?: REGISTRO DE PROPUESTAS RECIBIDAS PARA SU EVALUACIÓN TÉCNICA. 3.2 Auto evaluación.

3.3 Productos.

32 32 32 33 33 37 37 38 38 39 40 40 41 41 41 42 42 42 43 43 44 46 46 47 47 48 48

4. INDICADORES PARA SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y CONTROL DEL PROCESO DE PARTICIPACIÓN EN LA TOMA DE DECISIONES COLECTIVAS. 4.1.

Indicador de inclusión.

4.1.1 Indicador de inclusión de organizaciones.

Formato 16. Sobre indicadores: INDICADOR DE INCLUSIÓN DE ORGANIZACIONES. 4.1.2 Indicador de inclusión de ciudadanos no organizados.

Formato 17. Sobre indicadores: INDICADOR DE INCLUSIÓN DE CIUDADANOS NO ORGANIZADOS. 4.2 Indicador de representación de intereses.

49 49 49 50 51 51 52

Formato 18.

4.3 4.3.1 Formato 19.

4.3.2 Formato 20.

Sobre indicadores: INDICADOR DE REPRESENTACIÓN DE INTERESES. Indicador de legitimidad.

Indicador de legitimidad: respuesta a las propuestas presentadas.

Sobre indicadores: INDICADOR DE LEGITIMIDAD: RESPUESTA A LAS PROPUESTAS PRESENTADAS. Indicador de legitimidad: aceptación y acatamiento de reglas de juego.

Sobre indicadores: INDICADOR DE LEGITIMIDAD: ACEPTACIÓN Y ACATAMIENTO DE REGLAS DE JUEGO.

52 53 53 53 54 54

5. ANEXOS. ANEXO 1: ANEXO 2: 2.1.

2.2 ANEXO 3.

ANEXO 4: 4.1.

4.2.

ANEXO 5: ANEXO 6: ANEXO 7: 7.1 7.2 7.3 7.4 ANEXO 8:

Fuentes de Información.

Tipos y objetivos de los espacios de participación.

Tipos de espacios de participación.

Objetivos de los espacios de participación Pautas para seleccionar el medio de comunicación que apoyará la convocatoria.

Formato de actas y relatorías.

Formato acta.

Formato de relatorías.

Ficha de valoración técnica de propuestas.

Encuesta: Evaluación del espacio de participación y de aceptación y acatamiento de reglas de juego.

Meta datos de los indicadores.

Meta dato indicador nivel de inclusión.

Meta dato indicador nivel de representación de intereses.

Meta dato indicador grado de legitimidad.

Características generales del meta dato para los tres indicadores.

Lista de verificación del diligenciamiento de los formatos.

56 57 58 58 59 62 63 63 64 65 66 67 67 67 68 68 69

LA GENERACIÓN DE ACUERDOS EN PROCESOS DE PARTICIPACIÓN: LA TOMA DE DECISIONES COLECTIVAS Si usted es un servidor público que debe adelantar procesos de participación relacionados con decisiones colectivas –teniendo en cuenta las atribuciones, alcances y límites que establece la ley-, le proponemos leer este documento, compartirlo con otros servidores públicos y deliberar sobre su contenido1 Muy seguramente usted como servidor público se ha visto enfrentado a situaciones como las siguientes: a. Le ha correspondido (se ha ganado la lotería o mejor el baloto) impulsar reuniones o talleres con actores que representan intereses distintos. b. Ha tenido que relacionarse con personas de carácter fuerte, que con discursos, a veces agresivos, hacen señalamientos que lastiman su honra y su profesionalismo. c. Le han señalado como defensor de intereses oscuros o de la utilización indebida de recursos públicos. d. Le han dicho que no defiende el interés general, el cual parece ser defendido exclusivamente por determinados sectores no estatales. e. Tiene dudas sobre la importancia de los espacios de participación y de los políticos y particulares, es decir, de actores involucrados con los procesos de participación. f. ¿Alguna vez ha “renegado en silencio” de su suerte y de tener que asumir lo que le corresponde? Pero, ¿sabe qué le corresponde?, ¿qué se puede o no realizar en los llamados espacios de participación?, ¿cómo se desarrolla el proceso decisional? ¿Han pensado en abandonar el barco y sin embargo persiste?

Si ha pasado por alguna de estas circunstancias y otras que adicionalmente no se mencionan en el anterior listado, le ofrecemos en este documento algunos elementos que le permitirán asumir con mayor tranquilidad, responsabilidad y legitimidad sus funciones. También le ayudará a hacer claridad sobre la difícil tarea de tomar decisiones colectivas y a aportarle a la ciudad su experiencia al respecto.

1 Este documento tiene como respaldo un análisis teórico sobre decisiones colectivas y lo ocurrido en los procesos de participación para la reglamentación de los planes maestros, por el DAPD en los últimos años

1

planes zonales y UPZs, adelantado

¿Qué pretende el documento?

Despertar interés e impulsar la deliberación sobre los aspectos más problemáticos que presenta la participación de diversos actores en la toma de decisiones colectivas, incentivar la reflexión sobre la manera de realizar e impulsar estos procesos y contar con decisiones cada vez más legítimas que fortalezcan las instituciones propias de un Estado Social de Derecho. ¿Qué encontrará en el documento?

Una reflexión para abordar los principales aspectos relacionados con: • El compromiso del servidor público para impulsar procesos de participación en la toma de decisiones colectivas.

• La toma de decisiones colectivas: problemas, dilemas e intereses de los actores (servidores públicos, políticos, gremios, comunidades, etc.)

• La legitimidad de dichas decisiones.

A manera de reflexión Los siguientes enunciados constituyen un referente para el acompañamiento de nuestras actuaciones como servidores públicos: • Me gustaría contribuir a legitimar el Estado colombiano. Quienes lo habitamos nos obligamos los unos a los otros. Es el espacio que, para bien o para mal, nos garantiza derechos políticos y donde es sensato reclamarlos. Ahora, por “Estado” entiendo: instituciones jurídicopolíticas formales, y mecanismos para influir sobre ellas. Tengo que creer en las elecciones, en la participación y en la justicia (la prefiero a la justicia por mano propia).

• Asumo el compromiso de hacer propuestas jugándole a las reglas de la democracia, teniendo en cuenta que no hay certeza de que un cambio drástico en las reglas para tomar decisiones, garantice que las decisiones serán mejores y que de esa manera sí saldremos adelante.

Ni un dictador (de izquierda o de derecha), ni una consigna “no más congreso, no más presidente, no más Juntas Administradoras Locales, no más nada, sólo poder popular”, garantiza que las decisiones sean mejores, más justas y que reflejen adecuadamente el llamado interés general. Es pertinente recordar que así como “de la prisa no queda sino el cansancio”, de la violencia quedan especialmente muertos. Las revoluciones sangrientas han sido especialmente abundantes en eso: en sangre, y nuestro país tiene una ya larga trayectoria al respecto.

• Bien manejadas las declaraciones de principios y las normas actuales, así como un esfuerzo continuo y sistemático para cumplirlas, me convencerá paulatinamente de que el Estado tiende cada vez más a proteger a los débiles, pero bajo la condición de volvernos todos más productivos.

2

• Hay decisiones a tomar en los espacios institucionales que pueden mejorar las condiciones de vida de muchos ciudadanos de Bogotá, o hacer menos onerosos los esfuerzos individuales necesarios para sentirnos algo dueños de nuestras vidas: una ampliación de su sentido y sentimiento de libertad (libertad como capacidad de tomar decisiones sobre el rumbo de sus vidas, un poco al estilo propuesto por Amartya Sen). En este sentido creo que el individuo es importante, la libertad es importante, aunque la convivencia exija limitaciones.

• Pueden haber buenas decisiones de los gobiernos y los concejos que en los próximos años tenga Bogotá, que continuarán un mejoramiento paulatino de la vida de los habitantes de nuestra urbe. La ciudad es un sitio para aportar colectivamente – impuestos – y para hacer buen uso de ellos, con criterios de solidaridad, pero también de proyectos de bienestar colectivo.

• Es necesario llegar a acuerdos, pero si no es posible, es preciso limitar el ejercicio de las mayorías a lo que es legal, política, económica y socialmente realizable. Creo que la expresión pública de intereses puede moderar los deseos de rentar sin trabajar (Por ejemplo: especular con la tierra).

• Es fundamental en Estados democráticos, contribuir de manera permanente al fortalecimiento de los espacios de representación aportando a la consolidación de las instituciones, mejorando la capacidad de los formadores de opinión sobre lo que se puede hacer desde los gobiernos y evidenciando la representación política.

• Los escenarios de representación no agotan las maneras de influir sobre las decisiones. Una forma evidente de influir sobre éstas es la manifestación callejera, el trancón, una que otra pedrea, etc. Mecanismos de rebelión legítimos a los que se puede acudir, incluso dentro de los cauces normales y con poco riesgo para los protagonistas. Otros escenarios de influencia son el conjunto de espacios creados por la Constitución de 1991 a través de los llamados mecanismos de participación. Hay que entenderlos y hacerlos eficaces en lo que tienen de bueno, y aclarar que su desempeño no es el lecho de rosas que producirá de por sí las decisiones virtuosas.

Lo invitamos a que incorpore los anteriores enunciados como compromiso y práctica permanente del servidor público para que, en su actuar cotidiano, se mejore la relación Estado- ciudadano y se logren decisiones más legítimas. ¿Qué se entiende por decisiones colectivas?

Se llamarán decisiones colectivas a aquellas que se toman mediante algún procedimiento, en el que no todos necesariamente están de acuerdo, pero que se vuelven obligatorias. Tienen que ver con escoger una alternativa de solución a un problema común para un conjunto de habitantes y donde se dan una serie de interaccionescomplejas entre los ciudadanos en el marco de unas reglas claras y previamente establecidas.

3

Participación y decisiones colectivas ¿Cuándo y cómo un cierto número de personas actúan conjuntamente con un mismo propósito?, ¿quiénes participan?, ¿a quiénes representan?, ¿qué intereses defienden en el ejercicio del derecho a participar?, ¿a quién se convoca a los espacios de participación y como se hace?

Estas son algunas de las preguntas que giran en torno al abordaje de las decisiones colectivas. Los habitantes de un territorio (país, municipio, ciudad, distrito, barrio…) se ven abocados a tomar decisiones para enfrentar los conflictos, solucionar problemas, en últimas a facilitar la convivencia.

Cada persona reclama decisiones desde sus propios intereses y asume posiciones que no hacen fácil la toma de una determinada decisión. Donde localizar un colegio o un hospital, por donde trazar una avenida, donde ubicar un supermercado, un establecimiento de diversión o un restaurante, son problemas que requieren decisiones que afectan de manera distinta a responsables o dueños de los establecimientos, a consumidores, a vecinos, es decir, a grupos de personas que ocupan territorios específicos. Pero, ¿Qué sucede si cada quien hace lo que quiere?. Muy seguramente todos o casi todos pierden. Por esta razón se hace necesario tomar decisiones que buscan ordenar las actuaciones de los distintos actores, las cuales terminan restringiendo las libertades si se quiere contar con condiciones para una convivencia fértil.

Autoridades, ciudadanos, organizaciones políticas, económicas, sociales y culturales, etc., actúan de determinada manera en la toma de decisiones colectivas dependiendo de los intereses que representan, buscando incidir en la definición de las normas que buscan ordenar y gobernar de manera legítima.

En el campo del planeamiento urbanístico, por ejemplo, las decisiones colectivas tienen que ver con adoptar, defender, promover o compartir una visión de la ciudad y por lo tanto la lectura de la legitimidad está asociada al grado de coincidencia de las decisiones con la visión de ciudad y las aspiraciones de los ciudadanos. Para algunos significará pérdidas o sacrificios; otros se verán beneficiados. Así, el planeamiento implica la construcción colectiva de acuerdos que permitan compartir, promover y adoptar una visión de ciudad con participación de ciudadanos organizados o no, según los alcances y límites que establece la ley, buscando los mayores niveles de coincidencia de las decisiones con la visión compartida de ciudad y sus aspiraciones. “Hay que tomar decisiones colectivas, y establecer sistemas de vigilancia y sanción para hacerlas respetar. Es decir, hay que ordenar, en dos sentidos: en el sentido de seguir un orden, y en el sentido de dar órdenes”2 Entender la manera como los actores se movilizan en un momento dado para participar, y tener claro cómo impulsar los procesos de participación, sus alcances y limitaciones, es de primordial importancia para los servidores públicos encargados de impulsar los denominados espacios de participación3 2 Paul Bromberg, “Quienes construyen una ciudad y cómo llegan a acuerdos, Escuela de Arquitectura y Urbanismo, Facultad de Artes, Universidad Nacional de Colombia, Bogotá, 2006.

3 Ver documento “La participación en el ordenamiento territorial en el Distrito Capital”, convenio 182 DAPD-Universidad Nacional de Colombia, UNAL,2006

4

¿Qué implica la toma de decisiones colectivas?

Ante todo evidenciar la complejidad de intereses, actores, afectaciones y beneficios que se desprenden de la decisión. Exige que los involucrados conozcan con la mayor precisión posible, qué se decide, dentro de qué límites se puede decidir y qué es susceptible de participación. Estos límites se encuentran establecidos en el diseño institucional dentro del cual se toman las decisiones (constitución política, leyes, normas de planeación, POT,…), las cuales determinan el nivel de responsabilidad de las autoridades y la participación de los ciudadanos.

En el caso de Bogotá, por ejemplo, ésta no es una república soberana, sino un Distrito Capital donde sus autoridades legalmente constituidas deben obediencia a las leyes nacionales. En este ámbito, unos ciudadanos participan políticamente –organizados en movimientos políticos o eligiendo de la oferta política organizada por otros- y otros lo hacen a través de las deliberaciones comunitarias (comunidades barriales, profesionales, gremiales u otras), buscando incidir en las decisiones de la política pública que se define para el territorio. Unos y otros construyen el territorio del Distrito y dentro del territorio la ciudad.

Aspectos relevantes en procesos de participación para la toma de decisiones colectivas Si es su responsabilidad realizar procesos de participación y proponer normas en las cuales se debe garantizar este derecho, le invitamos a prestar atención a los siguientes aspectos: 1. Análisis del contexto. Tener claridad sobre el contexto en el cual se impulsa el proceso de participación es otro elemento clave para la generación de acuerdos posibles de cumplir porque están en el marco de la ley y son política, técnica y financieramente posibles. Permite analizar si se gana frente a la situación precedente y si se justifica el costo de la intervención con participación. El contexto para la toma de decisiones colectivas está determinado por la normativa vigente, los niveles de organización de los ciudadanos, la calidad de la organización (partidos políticos, sociedad civil), la escala de las decisiones (ciudad, zonal, UPZ, otras) la capacidad de presión de los grupos influyentes, la capacidad de los servidores públicos para asumir los procesos de participación, el tamaño y escala de los problemas entre otros aspectos. Saber las condiciones en las cuales se toman las decisiones define en gran medida el resultado de la misma.

2. Reglas para lograr acuerdos o tomar decisiones. Definir reglas y procedimientos claros para el desarrollo de procesos participativos le agrega un valor de legitimidad al mismo. La existencia o concertación de reglas claras para la realización del proceso de participación brinda la posibilidad de generar inclusión, transparencia y pone en escena los mecanismos tendientes a buscar resultados más justos. Sin embargo, se debe tener en cuenta que las reglas por sí solas no determinan resultados ideales. Estos procesos se rigen por la máxima de “Reglas ciertas resultados inciertos”. Un ejemplo al respecto es el siguiente: La falta en el área se castiga con penalti, pero no garantiza que el tiro se convierta en gol. La regla es clara, pero no se tiene certeza del resultado.

5

3. El comportamiento de los actores. Aunque varios individuos compartan los mismos intereses, no espere que todos actúen en función de esos intereses, pues cada quién calculará el costo de su esfuerzo individual frente al beneficio que recibirá de la acción colectiva. Si el costo de la acción es superior a los beneficios, seguramente no estará interesado en participar. Recuerde que el beneficio de la acción es colectivo (recae sobre todos los habitantes involucrados sin exclusión) mientras que el costo es individual (tiempo, capital, trabajo).

Entonces ¿quienes serán los que se movilicen (actores), por qué (intereses) y bajo qué circunstancias (condiciones)?4 4. Los intereses. Son las motivaciones, conveniencias, ganancias o pérdidas que movilizan a cada uno de los actores respecto a una decisión específica. Legalmente puede considerarse como un derecho a la repartición de un bien, propiedad, beneficios o ganancias. Los distintos grupos comprometidos o involucrados con la toma de una determinada decisión lucharán por sus propios intereses5. De otra parte, se esperaría que en cumplimiento de su misión, los servidores públicos asuman la defensa de los intereses comunes del conjunto de los ciudadanos. Así, lo que se espera de la defensa del denominado “interés general” o de los intereses comunes de los ciudadanos, es una lucha por la defensa de intereses específicos (de grupos, organizaciones, o simplemente de ciudadanos). Aparecerán defensores de intereses de un grupo, así como defensores del denominado interés general. Lo acertado está en hacer aparecer los intereses en la deliberación pública y considerar los espacios de participación como el foro privilegiado para el debate público de los distintos intereses.

Este es el panorama variopinto de la participación.

5. Motivaciones e identidad. En algunos casos los individuos que participan se movilizan porque tienen claros cuáles son sus intereses (dinero, renta, reconocimiento, poder, justicia) o bien porque desean conocer los procesos; en otros casos, los participantes tratarán de definir sus motivaciones en desarrollo del proceso de participación. Esto sucede con frecuencia cuando existen grupos con profundos conflictos de identidad.

La pregunta orientadora se relaciona con la actitud que asumirá un individuo que no cree que la decisión (por ejemplo, la reglamentación de un instrumento de planeamiento) le mejore su condición actual, o si está convencido de que cualquiera que sea el resultado no saldrá beneficiado de ninguna manera. Estas condiciones pueden llevar a determinados individuos a actuar en la búsqueda de los llamados círculos de reconocimiento para poder lograr determinadas metas predecibles. Es por esto que se hace necesario descubrir las motivaciones de los participantes.

4 Ver documento “La participación en el ordenamiento territorial en el Distrito Capital”, Ob., cit. y protocolos 5 Por ejemplo la apropiación de plusvalía, más espacio público, mayores alturas, mejorar la renta, la defensa del medio ambiente, la protección de los animales, etc.

6

6. La cooperación. La cooperación es definida como la posibilidad de obrar conjuntamente con otro u otros para el logro de un mismo fin. Pero no siempre los actores están dispuestos a cooperar dada la diferencia en los intereses que representan y los niveles de desconfianza entre quienes participan6. Si se pasa de individuos a colectivos, se puede dar el caso en el que buscando el máximo beneficio para todos, se imponga la peor estrategia para el conjunto de los involucrados. Por ello la importancia de la búsqueda de acuerdos a través de técnicas de negociación y concertación, donde el saber técnico (al igual que la academia y la investigación) pueda aportar información, indicadores y modelos que ilustren a los actores y permitan ganar confianza en los responsables institucionales y en los gobernantes.

7. El tamaño de los grupos. No es lo mismo la participación en grupos pequeños que en grupos grandes.

En general, en grupos pequeños es más probable la deliberación racional, la generación de acuerdos, o el manejo de desacuerdos o diferencias. Esto no significa que no se pueda tomar decisiones en grupos grandes o que en grupos pequeños sea más expedita la toma de una decisión. Lo importante es balancear el costo de la decisión con el posible efecto de la misma, los recursos existentes y muy especialmente el tiempo y la urgencia para tomarla. Por lo tanto, se requiere de un esfuerzo bien dirigido para saber ¿a qué se convoca?, ¿a quiénes?, ¿cuántos? y ¿cómo? Este es el objetivo de los protocolos.

8. Del bien común, colectivo o público. En la toma de decisiones se busca que los productos de las acciones colectivas, las normas y su ejecución, sean concebidas como bienes colectivos o públicos. Los llamados bienes colectivos se caracterizan porque: • Sólo pueden definirse con respecto a un grupo específico. Por ejemplo, los actores involucrados en la reglamentación de un plan maestro, plan zonal o una UPZ. • La norma recae sobre el conjunto de habitantes del respectivo territorio, imponiéndose la imposibilidad de exclusión (principio de no exclusión). La exclusión se mide no solo porque sea técnicamente imposible, sino porque sea “poco factible o antieconómica”.

Sin embargo, no necesariamente una decisión que interesa de manera particular a un grupo beneficia a la sociedad en su conjunto. Esto invita a entender que las decisiones que satisfacen intereses de determinado grupo, no necesariamente son las que garantizan el beneficio colectivo o general de la sociedad, así ésta sea la posición que se agite en los espacios de participación. Más aún, en buena parte de los casos no es evidente que la decisión resulte la más justa y conveniente. Por ejemplo: una ciudad requiere de una avenida que conviene al conjunto de habitantes de la ciudad pero perjudica a determinados propietarios de predios privados por donde pasará. El interés general invita a que los propietarios cedan.

6 Ver dilema del prisionero, citado en el documento “La participación en el ordenamiento territorial en el Distrito Capital”, Ob., cit.

7

El bien al Estado para el bien de todos, menos de los propietarios. Para tal efecto, nuestro sistema político ha previsto la obligación de vender y que el Estado pague lo justo. Pero, ¿cuanto es lo justo?7 Las decisiones colectivas están llenas de dilemas que pretenden resolverse desde posiciones que reclaman el interés general, colectivo o público, pero que no son suficientes a la hora de tomar la decisión. ¿A qué se enfrenta un servidor público cuando impulsa un proceso de participación para la toma de decisiones colectivas?

Los problemas son múltiples y las respuestas no son fáciles. Sin embargo, el problema central al cual se enfrentan los servidores públicos para la toma de decisiones colectivas se puede describir de la siguiente manera: el territorio y en especial la ciudad se construye en una interacción compleja entre las decisiones que toman los ciudadanos en ejercicio de sus libertades, y las decisiones que toman las autoridades públicas, que regulan las libertades de los ciudadanos –obligando, permitiendo o prohibiendo- a determinado tipo de actuaciones. Autoridades legalmente constituidas mediante el mecanismo de la representación, deben interactuar con ciudadanos y/u organizaciones de distinta naturaleza (a través de los mecanismos de participación) para producir las decisiones que permitan gobernar el territorio (de la ciudad) y proyectarlo de manera sostenible, es decir, previendo las consecuencias de las decisiones.

Las decisiones públicas obligatorias, de responsabilidad de las autoridades (so pena de alguna forma de sanción), deben ser objeto de deliberación y consulta a través de los llamados mecanismos de participación establecidos por la ley para tal efecto. Para el caso del ordenamiento territorial, por ejemplo, las leyes nacionales, en especial la Ley 388 de 1997, fijan un marco general dentro del cual se pueden tomar decisiones. En síntesis, las decisiones combinan la responsabilidad de las autoridades, quienes actúan en el marco de lo que la ley les ordena, con la participación de los ciudadanos (producto de un complejo sistema de interacciones), quienes actúan en el marco del ejercicio de sus libertades.

Del qué, el quiénes y el cómo para la participación en la toma de decisiones colectivas.

Las decisiones colectivas requieren claridad alrededor de tres aspectos: • Sobre qué se invita a participar • Quiénes participan, y • Cómo desarrollar el proceso para que éste sea legítimo.

Adicionalmente, es importante revisar cómo hacer control seguimiento y evaluación al proceso para dar cuenta de su legitimidad. El protocolo para la participación en la toma de decisiones colectivas es una herramienta para abordar de manera sistemática los procesos de participación buscando que las decisiones tengan cada vez mayores grados de asertividad y legitimidad.

7 Paul Bromberg, Ob., cit.

8

Del qué Hace referencia a aquello sobre lo cual usted va a desarrollar procesos de participación. Esta precisión es una de las claves para el éxito del proceso.

Para tal efecto se hace necesario tener en cuenta dos aspectos: Primero: Qué definen las normas en relación con el asunto objeto del proceso de participación. Por ejemplo, qué define la norma superioren relación al instrumento de ordenamiento que se va a reglamentar, el consejo o instancia que se va a constituir, o el tema que se va a tratar.

Segundo: Sobre qué aspectos, temas o problemas los actores pueden deliberar y llegar a acuerdos y cual es el límite o el alcance de la decisión.

El ¿qué? es determinante para definir el ¿quiénes? participan y el ¿cómo? lo hacen. Es la cuota inicial que puede asegurar el éxito del proceso. Amerita toda la atención y la claridad política, jurídica y técnica para descartar lo que no procede o no es pertinente.

Del quiénes Se refiere a todos los actores (personas, instituciones, organizaciones -formales e informales-) involucrados con la decisión colectiva que se va a tomar, buscando evidenciar los intereses y llamando la atención respecto a que la decisión afecta a toda la colectividad y no exclusivamente a quienes participan. Aporta la manera de definir los actores que se verán involucrados según lo determinado en el qué. Por ejemplo, para la reglamentación de los instrumentos de planeación urbana, los actores dependerán del instrumento y la escala que se va a reglamentar: Planes Maestros, Planes Zonales y UPZ’s, a escala de ciudad, zona, UPZ, entre otros.

Del cómo Es el componente que desarrolla los aspectos a tener en cuenta antes, durante y después del desarrollo de los procesos de participación: cómo convocar, cómo descubrir posiciones, cómo definir el espacio más adecuado, son algunos de los aspectos sobre los cuales se debe reflexionar y decidir.

Está referido a la manera como se desarrolla la participación para generar acuerdos y los mecanismos para lograrlos, dependiendo del alcance de la participación (informar, deliberar, validar, consultar, retroalimentar, concertar, ejercer control y seguimiento o decidir) y de la definición del conjunto de procedimientos específicos y la construcción de reglas para la participación de los distintos actores en el proceso. Que exista un proceso claro no garantiza que las decisiones sean las mejores o las más eficientes, pero amplia el margen para que sean legítimas.

Pero ¿de qué participación hablamos?

Para tratar de entendernos sería útil precisar a qué tipo de participación nos referimos. Le invitamos a no centrar la atención en el debate de la participación como ideología, ni como forma de expresión de la democracia, tampoco en sus valores per se. Centre la atención en su papel como responsable y promotor del proceso de participación en toma de decisiones colectivas. Esta es quizás una buena vía para contribuir con la intensión de democratizar la ciudad.

9

Una definición para entendernos. La participación se entiende como un conjunto de procedimientos institucionales que permiten la comunicación directa entre actores portadores de diversos intereses -susceptibles de negociar, mediar o conciliar- para producir acuerdos que, evaluados por la autoridad competente, permitan adoptar las decisiones sobre el tratamiento de problemas, oportunidades y/o conflictos comunes.

Para volver operativa esta definición es preciso tener en cuenta y precisar los siguientes aspectos: • Espacios de participación: Para efectos del presente documento se entenderán como espacios de participación aquel conjunto de actividades en las cuales un grupo de actores portadores de determinados intereses tratan diversos temas con un propósito definido. Estos espacios dependen del qué se quiere con la participación de los actores y en general son de dos tipos: reuniones y talleres. También se pueden utilizar otros espacios tales como los recorridos y medios virtuales asociados a procesos de información y comunicación entre otros.

• Escala: Hace referencia al territorio sobre el cual recae la decisión. Para el caso del ordenamiento territorial hace referencia al territorio que será reglamentado o al cual aplican las decisiones que arroje el proceso de participación. Sus principales escalas son: UPZ, zonal y ciudad. Adicionalmente, para otro tipo de problemas, pueden existir otras escalas tales como el barrio, el conjunto residencial, la localidad, etc.

• Momentos: Hace referencia a las distintas fases del proceso. Por ejemplo, para la reglamentación e implementación de los instrumentos de planeación el DAPD propone las siguientes etapas: caracterización (producción de información y diagnóstico), formulación, adopción, seguimiento, evaluación y ajuste. Es un ciclo que se reinicia de acuerdo con los tiempos definidos por las normas de planeamiento. Los momentos pueden ser otros dependiendo del tema que se pone a consideración del espacio de participación, por ejemplo ejecución de planes, programas y proyectos, y control entre otros.

• Alcance de la participación: Está definido por los momentos, el qué de cada momento y de la capacidad de decisión que la autoridad respectiva le otorgue al proceso. La participación puede ser para informar, deliberar, validar, consultar, concertar, retroalimentar, ejercer control y seguimiento o decidir. Dependiendo de qué se ocupe cada espacio, se define el alcance que tenga la participación y el consiguiente diseño del cómo adelantar el proceso para obtener los resultados esperados de manera legítima.

La participación en los distintos momentos y espacios se torna fundamental para la toma de decisiones colectivas, no solo por lo que determinen las normas al respecto, sino por lo que aporta como valor agregado al “confrontar” el saber y los intereses de los actores privados y de la sociedad civil, con el saber técnico y los intereses que representan los servidores públicos, gobierno e instituciones, que en términos generales deben estar orientados al beneficio general de la sociedad con respeto de los derechos de los involucrados. La deliberación racional desde distintas posiciones e intereses para generar acuerdos o incluso desacuerdos, es parte del valor agregado que hace que una decisión pueda estar más cerca de ser legítima para los involucrados.

10

La legitimidad del proceso.

Como servidor público vinculado a las instituciones del Estado Social de Derecho, está obligado y le es conveniente que las decisiones colectivas sean tomadas con arreglo a la ley y a los procedimientos establecidos y reglados; que sean aceptadas como justas y razonables, y que los ciudadanos tengan confianza en quienes toman las decisiones, incluso cuando algunos se vean afectados negativamente. Para aportar al fortalecimiento de las instituciones democráticas, es condición necesaria que las decisiones adoptadas tengan legitimidad. Vale la pena no confundir el concepto de legitimidad con el de legalidad.8 Son dos nociones distintas y complementarias que deben sustentarse y reflejarse en los procesos de participación para la toma decisiones colectivas.

Para que una decisión sea aceptada y acatada por la mayoría de la población, y este acatamiento no sea producto del miedo o de la coacción mediante la fuerza, no basta con que se ajuste a leyes previamente existentes. Debe ser razonable, o justa. Las leyes, y las decisiones que de ellas se desprenden nos pueden parecer justas y/o razonables por su contenido, pero algunas de ellas son difíciles de entender en sus alcances, limitaciones, riesgos y justificaciones –las de planeamiento y ordenamiento del territorio, en particular, no son sencillas–. Por consiguiente, en muchas ocasiones la aceptación puede sustentarse en el procedimiento que se empleó para aprobarlas, o en la confianza que nos merecen los responsables de las decisiones. La condición para que se acaten las leyes voluntariamente y las acciones que ellas desencadenen en diferentes instancias estatales se denomina en forma genérica legitimidad, cualquiera que sea la modalidad que origine esta confianza: los procedimientos, las personas que lo produjeron, las reglas o los contenidos.

Los espacios de participación aparecen en nuestro régimen político sustentados en reclamaciones permanentes de mayor legitimidad de las decisiones estatales.

Así, una definición de legitimidad vinculada a los procesos de participación en la toma de decisiones colectivas (por ejemplo en la planeación urbana y el ordenamiento del territorio) se asumiría como aquella en la que la norma se corresponde con los principios, el proceso observa la norma, se reconocen distintas visiones, y las reglas de participación y decisión preservan los derechos fundamentales.

Se incluyen tres tipos de indicadores que pretenden responder a la pregunta ¿cómo medir el alcance de los procesos participativos en la toma de decisiones colectivas?. Estos son: de inclusión, de reSer concientes de la importancia de lograr normas legítimas en la toma de decisiones colectivas (reglamentación de los distintos instrumentos de planeamiento y desarrollo del ordenamiento del territorio), implica también reducir el riesgo del cómo. Algunos de estos riesgos se presentan usualmente como: • Las formas o los supuestos que generan legitimidad a través del predominio de valores e ideologías, expresadas a través de posiciones rígidas.

• El predominio de la atención a intereses individuales.

8 Ver documento “La participación en el ordenamiento territorial en el Distrito Capital”, convenio 182 DAPD-Universidad Nacional de Colombia, UNAL,2006presentación de intereses y de legitimidad.

11

• La generación de apoyos a través de la asignación no pública ni transparente de los beneficios.

• Justificar las decisiones a partir de concebir el procedimiento como única condición relevante.

Finalmente, ¿cómo medir el proceso?

Usted como servidor público necesita saber qué pasa con el proceso de participación, sus efectos y el grado de legitimidad del mismo. Para tal efecto • La inclusión da cuenta de los actores involucrados en los espacios de participación.

• La representación mide los intereses presentes en los espacios de participación.

• La legitimidad mide la respuesta a las peticiones o propuestas, y el acatamiento y aceptación de reglas.

Los servidores públicos solo pueden hacer lo que la ley les señala o autoriza. Actores públicos y privados intervienen el territorio y ejercen, desde intereses específicos, presiones sobre las decisiones colectivas que se deben tomar en un momento determinado.

En síntesis, las intervenciones sobre el territorio son realizadas tanto por agentes públicos como privados. Valga recordar que los agentes públicos cumplen la función de fijar las limitaciones sobre las cuales los ciudadanos ejercen sus deberes y derechos, mientras lo agentes privados actúan como productores o consumidores de bienes o servicios. Cada uno con sus propios fines o propósitos y desde sus intereses. Lo que nos motiva a la intervención es un conjunto de intereses (ni buenos ni malos), que siempre que respondan a lo previsto en la ley y a los principios en ella establecidos no tendrían nada de reprochables. Los ejercicios de participación deben permitir que en ambientes públicos se ventilen los intereses en juego con respecto a los temas objeto de participación. Es el espacio más propicio para deliberar desde los intereses y contribuir a la construcción colectiva de territorio o de ciudad. Deben tender a convertirse en foros para la deliberación pública sobre los problemas de los ciudadanos, por ejemplo en temas de ordenamiento territorial9.

Los servidores públicos solo pueden hacer lo que la ley les señala o autoriza. Actores públicos y privados intervienen en el territorio y ejercen, desde interes espicíficos, presiones sobre las decisiones colectivas que se deben tomar en un momento determinado.

9 Ver Las Intervenciones Públicas y Privadas, citado como anexo en el documento “La participación en el ordenamiento territorial en el Distrito Capital”, Ob., cit.

12

Protocolo para la participaci贸n en la toma de decisiones colectivas

13

Introducción Este material es una guía que contiene un conjunto de procedimientos y acciones específicas para desarrollar procesos de participación en la toma de decisiones colectivas*. Se pone a su disposición esta herramienta para facilitar la intervención de los servidores públicos en la organización y desarrollo de espacios1y procesos2 de participación con el propósito de hacer más legítimos sus resultados. Recuerde que en los espacios de participación usted es un actor adicional que argumenta desde el saber técnico la defensa del denominado “interés general” frente a otros actores que compartirán o no sus argumentos. Su papel estará guiado por la defensa de lo público, en el marco del respeto de las libertades individuales y los derechos de los ciudadanos involucrados en los procesos de participación para la toma de decisiones colectivas.

El protocolo contiene los principales aspectos que todo servidor público debe tener en cuenta para desarrollar procesos de participación. Sin embargo, si algo de lo aquí señalado no aplica, no se desgaste tratando de ajustar la realidad al protocolo. En estos casos es mejor adecuar el protocolo a la realidad de modo que al hacer la respectiva evaluación cuente con el soporte suficiente que permite evidenciar los niveles de eficacia, eficiencia, legitimidad, articulación, coherencia, transparencia y publicidad del proceso.

Es pertinente que el diligenciamiento y aplicación de esta herramienta se realice conjuntamente entre los técnicos, que han desarrollado los estudios y sustentos de las propuestas, y los profesionales que se encargan de realizar acciones sociales y comunicativas en los diferentes procesos de participación. ¿Qué aporta esta herramienta?

Actividades, procedimientos y rutinas para que los responsables de procesos de participación las apliquen de manera coherente y contextualizada antes, durante y después de estos procesos buscando mayores niveles de legitimidad. Para materializar este aporte: • Se proponen reglas de juego claras para planear y desarrollar espacios y procesos de participación con pautas que permiten ser medidas y evaluadas.

• Se desarrollan procedimientos para organizar cada espacio y proceso de participación de manera coherente y contextualizada, así como con los elementos que permiten hacer evidentes las dinámicas de los actores involucrados.

• Se evidencian el alcance, escala, espacios y momentos de los procesos.

• Se planea su aplicación de modo que se aumenten los grados de eficacia, eficiencia, legitimidad, articulación, coherencia, transparencia y publicidad de las acciones desarrolladas en los espacios y procesos de participación. * Algunos aspectos del presente protocolo fueron tomados de la metodología SAS (sistema de análisis social) lo cual puede ser consultado en www.sas-pm.com 1 Por espacio de participación se entiende todo el conjunto de actividades en las cuales un grupo de actores, portadores de determinados intereses, tratan diversos temas con un propósito definido. Para efectos de este protocolo estos espacios dependen del qué se quiere con la participación de los actores y en general son de dos tipos: reuniones y talleres. También se pueden utilizar otros espacios tales como los recorridos y medios virtuales asociados a procesos de información y comunicación entre otros.

2 Por proceso de participación se entienden los distintos momentos que se articulan para la consecución de un determinado fin.

14

¿Cuáles son sus límites?

• Por si solo no define ni los resultados ni la calidad de los procesos de participación.

• Su aplicación no garantiza, por si misma, mejores resultados o mejores decisiones.

• No es un enunciado de principios y valores sobre la democracia participativa. ¿Cuáles son sus componentes?

El protocolo está estructurado en cuatro componentes. Los tres primeros (qué, quiénes y cómo) responden a la propuesta teórica que soporta el análisis de la participación. El cuarto componente (indicadores) permite medir el resultado y legitimidad del proceso de participación. Estos cuatro componentes se encuentran articulados en la medida en que uno necesita de los otros para su implementación.

En el desarrollo de cada componente se encuentra la definición del mismo, el aporte a los procesos de participación, y los puntos específicos que se requieren para avanzar en su desarrollo y puesta en práctica presentados como formatos y cuadros. Los formatos tienen columnas y filas para ser diligenciadas según instrucciones específicas. Los cuadros refieren información relevante para ser tenida en cuenta.

Descripción de los componentes del protocolo 1. El ¿Qué?

Hace referencia tanto al contenido de los temas a abordar, como al alcance del proceso. Lo anterior con base en las normas relacionadas, los derechos constitucionales y legales involucrados y los instrumentos de gestión y/o financiación aplicables; así como en los aspectos, problemas o propuestas susceptibles de someter a deliberación, consultas, generación de acuerdos o decisión en cada momento del proceso de participación en la toma de decisiones colectivas.

2. El ¿Quiénes?

Hace referencia a los actores (personas, instituciones, organizaciones -formales e informales-) involucrados en el proceso de participación en la toma de decisiones colectivas.

3. El ¿Cómo?

Hace referencia a los procesos, actividades y lineamientos necesarios para convocar, desarrollar y optimizar espacios y procesos de participación en la toma de decisiones colectivas.

4. Los indicadores Hace referencia a la forma de medir el alcance de los procesos de participación. Para ello se definieron 3 categorías de análisis: inclusión, representación de intereses y legitimidad. Este componente tiene su propia estructura con el fin de facilitar su aplicación.

15

1. SOBRE EL ¿QUÉ?

El ¿Qué? permite precisar el contenido de los temas a abordar en los espacios de participación (según las normas relacionadas), los derechos constitucionales y legales involucrados, y los instrumentos de gestión y/o financiación aplicables, así como los aspectos, problemas o propuestas susceptibles de someter al proceso de participación en la toma de decisiones colectivas.

¿Qué aporta la definición del QUÉ?

• Los temas específicos que se van a abordar en los espacios de participación • El alcance y limitación de la decisión en los espacios de participación.

• Precisa el ¿Qué está definido y qué falta por definir? en cada momento del proceso de participación • Aclara las competencias y atribuciones de los actores.

• Define los derechos involucrados en el proceso de participación así como los instrumentos de gestión y/o financiación aplicables

1.1. ¿Qué se necesita para definir el QUÉ?

Tener claro el contenido de la(s) norma(s) aplicable(s) al tema objeto de participación, así como los derechos involucrados, los instrumentos de gestión y/o financiación para su implementación, y conocer e identificar lo que es susceptible de desarrollar por medio de procesos de participación teniendo en cuenta su alcance. A continuación se desarrolla cada uno de los temas antes descritos.

1.1.1. Tener claro el contenido de la(s) norma(s) aplicable(s) al tema objeto de participación Hace referencia a lo que establecen las normas, acuerdos, decretos y directivas de la administración distrital, entre otras, que el servidor público tiene la responsabilidad de analizar antes de iniciar el proceso de participación. Estos aspectos se encuentran en el Formato 1.

16

Instrucciones Formato 1.

1. Escriba el nombre del proceso de participación a realizar (plan de desarrollo, instrumento de ordenamiento territorial, formulación de política pública, entre otros).

2. Señale la escala donde va realizar este proceso.

3. Revise la normativa vigente sobre el tema a tratar y lístela en la columna “Normativa y otros documentos”.

4. Extracte de las normas el contenido específico sobre el tema y relaciónelo en la columna “Contenido de la norma”

F o r m a t o 1 . S o b re e l ¿ Q u é ? : C O N T E N I D O D E L A N O R M AT I VA Nombre del proceso: ______________________________________________________ Escala: UPZ_____Zonal ________Localidad_______Ciudad_________ Otra__________

Normativa y otros documentos (C.P. 1991, leyes, decretos, acuerdos, directivas, resoluciones, etc.)

Contenido de la norma (Extracte textualmente)

1.1.2 Listar derechos involucrados e instrumentos de gestión y/o financiación Permite precisar qué derechos constitucionales que se verán involucrados según el tema, así como las formas de gestión y financiación que pueden ser implementadas teniendo en cuenta lo previsto en las normas respectivas. Estos aspectos se encuentran en el Formato No. 2

17

Instrucciones Formato 2.

1. Escriba el nombre del proceso a realizar (plan de desarrollo, instrumento de ordenamiento territorial, formulación de política pública, entre otros) 2. Señale la escala en la cual va realizar el proceso de participación.

3.Liste, en la columna correspondiente, los principales derechos constitucionales involucrados: • Fundamentales: la vida, la igualdad ante la ley, libre circulación, el trabajo, la enseñanza, otros.

• Colectivos y del ambiente: ambiente sano, espacio público, recursos naturales, otros.

• Sociales, económicos y culturales: propiedad, fundamentales de los niños, educación, salud, saneamiento ambiental, vivienda, deporte y recreación, otros.

4. Defina cómo se verán afectados dichos derechos según la decisión que se tomará en el espacio de participación y escríbalo en la columna “¿Cómo se involucran?”

5.Defina y escriba los instrumentos de gestión y financiación en la columna correspondiente.

Por ejemplo, para el caso del ordenamiento territorial, los principales instrumentos de financiación son los siguientes: • Plusvalía (Plan Maestro, Plan Zonal, UPZ).

• Distribución equitativa de cargas y beneficios • Valorización • Edificabilidad • Si existe(n) otro(s), defina cuál(es).

6. Describa las razones para utilizar cada instrumento de gestión y/o de financiación.

Formato 2. Sobre el ¿Qué?: DERECHOS INVOLUCRADOS E INSTRUMENTOS DE GESTIÓN Y/O FINANCIACIÓN Nombre del proceso: _____________________________________________________ Escala: UPZ_____Zonal ________Ciudad_________ Localidad______Otro__________ Liste los derechos que se verán involucrados

¿Cómo se involucran?

¿Qué instrumentos de gestión y/o financiación se van a utilizar?

18

Razones para utilizar estos instrumentos

1.1.3. Conocer e identificar lo que es susceptible de definir por medio de procesos de participación y su alcance Hace referencia al(los) tema(s) que pueden ser objeto de tratamiento en los espacios de participación. A su vez permite determinar el alcance del espacio de participación: Informar, deliberar, validar, consultar, concertar, retroalimentar, decidir, o, ejercer control y seguimiento. Estos aspectos se encuentran en el Formato 3.

Instrucciones Formato 3.

1.Escriba el nombre del proceso de participación a realizar (plan de desarrollo, instrumento de ordenamiento territorial, formulación de política pública, entre otros) y marque la escala y momento del mismo.

2.Consigne en la columna “¿Sobre qué va convocar?” los temas a tratar.

3.En la segunda columna describa lo que espera del espacio de participación.

4.En la tercera columna identifique el alcance de la participación en el espacio convocado, es decir, si es un espacio para informar, deliberar, validar, consultar, concertar, retroalimentar, decidir, o ejercer control y seguimiento.

Formato 3. Sobre el ¿Qué?: TEMAS QUE DESARROLLARÁ EN EL ESPACIO DE PARTICIPACIÓN Y SU ALCANCE Nombre del proceso: _____________________________________________________ Escala: UPZ_____Zonal ________Ciudad_________ Localidad______Otro__________ Momento del proceso de participación: Caracterización (información-diagnóstico) ________Formulación_________Adopción_________ Implementación_____Seguimiento_____ Evaluación______Ajuste________ Otro ___________

¿Sobre qué va a convocar?

¿Qué espera del espacio de participación?

¿Cuál será el alcance de la participación en el espacio convocado?

Nota: Este formato será un insumo útil para construir la agenda de trabajo con los actores institucionales responsables de la reglamentación, consultando el crono grama establecido por la administración y los tiempos legales e institucionales.

19

1.2.

Auto evaluación

Marque con una X su respuesta a. ¿Tengo suficiente claridad sobre lo que la norma define en relación con el tema? b. ¿Tengo claridad sobre los derechos comprometidos con la decisión? c. ¿Definí el alcance del proceso de participación? d. ¿Definí los instrumentos de gestión y/o financiación que se van a utilizar?

Sí marca un NO revise nuevamente los formatos diligenciados

1.3

Productos Diligenciados los formatos se espera que el servidor público tenga claros los siguientes productos: a. Tema a tratar en el espacio de participación b. Derechos involucrados c. Instrumentos de gestión y/o financiación aplicables d. Alcance del espacio

20

SI______NO_____ SI______NO_____ SI______NO_____ SI______NO_____

2. SOBRE EL ¿QUIÉNES? El ¿Quiénes? está relacionado con los actores (personas, instituciones, organizaciones -formales e informales-) involucrados en el proceso de participación en la toma de decisiones colectivas.

¿Qué aporta la definición del QUIÉNES?

• Define los actores en relación con el tema (con base en el ¿Qué?)

• Visibiliza la diversidad de actores que es preciso tener en cuenta en el proceso de participación • Establece y evidencia el perfil de esos actores.

• Evidencia los múltiples intereses según los actores involucrados • Permite listar a los actores que se convocarán al espacio de participación.

2.1. ¿Qué se necesita para definir el QUIÉNES? Es necesario identificar y conocer el perfil, describir y/o identificar sus intereses y las posiciones de los actores involucrados. A continuación se desarrolla cada uno de los temas descritos.

2.1.1. Identificar actores y describir el perfil Permite establecer y definir los actores que se ven involucrados en el proceso de participación para la toma de decisiones colectivas, con el objetivo de lograr igualdad de condiciones para la participación en el espacio que va convocar. Además permite listar las características que identifican a cada uno de los actores que estarán involucrados en el proceso. Si no existe en la entidad o institución un listado de actores es preciso que se adelante la respectiva investigación de campo con el fin de levantar la información primaria correspondiente. Para facilitar esta identificación se proponen los siguientes criterios:

21

Cuadro 1. Sobre el ¿Quiénes?: CRITERIOS PARA LA DEFINICIÓN DE ACTORES

Criterios

Tipo de actores Institucionales públicos

- Seleccione aquellas que tienen competencia con el tema a tratar.

Autoridades políticas

- Seleccione aquellas que tienen competencias, funciones o atribuciones relacionadas con el tema a tratar, según la escala territorial y el nivel político administrativo.

Organizaciones formales e informales (Ongs, comerciantes, gremios, empresas, etc)

- Seleccione aquellas organizaciones identificadas como portadoras de intereses respecto al tema que se tratará en el espacio de participación.

- Seleccione aquellas con capacidad de representación y defensa de intereses.

- Seleccione aquellas que se ven involucradas con el proceso de participación en la toma de decisiones colectivas y generación de acuerdos.

Ciudadanos no o rg a n i z a d o s

- Realice una convocatoria pública que garantice la posibilidad de representación de los ciudadanos no organizados, a través de un proceso de pre-inscripción que permita establecer el conjunto de ciudadanos que “participarán” en el proceso.

- Los ciudadanos no organizados que atiendan la convocatoria serán tomados como el universo de los ciudadanos para el proceso de participación respectivo.

Previo al desarrollo de los espacios de participación se sugiere diligenciar el Formato 4, con el objetivo de contar con una caracterización cualificada de los posibles asistentes al espacio de participación. Cuando en un primer momento no se logren identificar el máximo de características o perfil de los actores, advierta que éstas características se pueden ir descubriendo y evidenciando durante el proceso participativo. Recuerde que lo importante no es la presencia de muchos, sino la representación de quienes tienen intereses involucrados en la decisión a tomar.

Se sugiere consultar y/o contactar las siguientes fuentes de información: expertos, registros escritos, bases de datos, listas de verificación y otros actores. Para más claridad consulte el Anexo 1.

22

Instrucciones Formato 4.

1. Escriba en la primera columna el nombre de los actores. Para el caso de ciudadanos no organizados tenga en cuenta el listado de preinscripción según lo definido en el Cuadro 1.

2. Escriba en la segunda columna el nombre de la institución u organización a la cual pertenecen el respectivo actor.

3. Marque con una X en la columna tipo de actores, según la clasificación que se encuentra en el Cuadro 1 “Criterios para la selección de actores a convocar”, es decir, si representa una institución pública, autoridad política, organización o ciudadano.

4. En la columna “Relación del actor con el territorio” escriba si esta relación es residencial, laboral, comercial, de tránsito, etc.

5. Totalice en la última fila el número de personas de las columnas correspondientes a tipo de actores.

Formato 4. Sobre el ¿Quiénes?: LISTADO Y PERFIL DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS Nombre del proceso: _____________________________________________________ Escala: UPZ_____Zonal ________Ciudad_________ Localidad______Otro__________

Nombre y Apellido

Nombre de la institución u organización a la que pertenece

Tipo de actores

Instituciones públicas

Relación del actor con el territorio

Organizaciones Autoridades Ciudadanos no (formales e informales) políticas organizados

Total 2.1.2. Caracterizar, de manera compleja, los actores En algunos casos, teniendo en cuenta las diferentes características de los actores que participan en el proceso de participación en la toma decisiones colectivas, se hace necesario realizar una caracterización más compleja de los actores. Uno de los aspectos a analizar es el poder de los mismos.

El Formato 5 le permitirá identificar las fuentes de poder de cada uno de los actores claves del proceso y cuantificar los niveles de éste poder.

23

Instrucciones Formato 5.

1. Diligencie este formato únicamente si el espacio de participación requiere una caracterización compleja de actores 2. Incluya únicamente los actores claves y/o influyentes, listándolos en la columna “Actores”.

3. Utilice una escala de 0 a 5, valorando 0 como el nivel de poder más bajo y 5 como el nivel de poder más alto.

4. Haga una sumatoria de cada una de las filas y consígnelo en la columna “Total”.

5. En la columna “Clasificación” aparece el número de orden de acuerdo al puntaje total de cada uno de los actores. Asígnele el número uno al actor con mayor puntaje –según la valoración total- y continúe de forma descendente.

6. Para el diligenciamiento de cada una de las columnas tenga en cuenta las siguientes precisiones sobre las fuentes de poder: Riqueza económica. Posesión de medios de producción y bienes materiales, propiedades en especie, ingresos y ahorros, capital financiero, etc.

Poder político. Capacidad para incidir, aprobar, facilitar o implementar acuerdos o decisiones.

Fuerza o violencia: Capacidad de amenazar o amedrentar a los otros mediante el uso ilegal de la fuerza.

Información y medios para comunicarse. Capacidad de utilizar los medios o la información disponible para buscar opinión favorable en relación con determinadas decisiones relacionadas con el proceso.

Formato 5. Sobre el ¿Quiénes?: CARACTERIZACIÓN COMPLEJA DE ACTORES

Actores

Riqueza económica

Poder político

Información y medios para comunicarse

Fuerza y violencia

Total

Clasificación

2.1.3. Identificar intereses y propuestas de los actores Teniendo en cuenta la complejidad en el tratamiento de los intereses representados por los actores involucrados, se presentan a continuación algunos elementos que le permiten identificar y abordar el tratamiento de intereses en estos procesos de participación.

Los intereses hacen referencia a las motivaciones, conveniencias, ganancias o pérdidas que movilizan a cada uno de los actores a vincularse en los procesos de participación para la toma de decisiones colectivas, ya sea a través de los espacios de participación convocados, o a través de otros mecanismos como lobby o presión.

24

La identificación de los intereses ayuda a evaluar las pérdidas y/o ganancias que podrían experimentar los diferentes actores según el alcance del espacio de participación. De igual forma le proporciona un listado de las propuestas relacionadas con el tema. Le permite relacionar cada una de las propuestas con la propuesta institucional en lo referido a coincidencias y divergencias.

Esta identificación de intereses debe hacerse frente al conjunto de actores, previo al proceso, teniendo en cuenta que algunos de ellos pueden cambiar durante el transcurso del proceso.

Identificar intereses resulta complejo, ya que los actores generalmente los ocultan detrás de posiciones grandilocuentes a través de las cuales se enuncia la importancia del beneficio colectivo, el interés general, o la defensa de derechos. Centrar las deliberaciones sobre los intereses de los actores, puede permitir que estos piensen en la manera de satisfacer sus necesidades, proyectarlas en el mediano y largo plazo, y encontrar posibles soluciones a las diferencias. Para descubrir los intereses se sugiere tener en cuenta: • Identificar con claridad la propuesta objeto de deliberación.

• Decidir la estrategia para identificar los intereses (Se puede hacer a través de entrevistas particulares, en discusiones grupales u otras formas).

• Indagar a los actores, en especial a los influyentes y/o claves, si la posición que está expresando o adoptando representa su propio interés.

• Hacer preguntas como ¿qué ganaría?, ¿en qué lo afectaría si no se adoptara dicha propuesta?, ¿qué otras cosas ganaría si se adoptara esta posición?, ¿qué perdería si no se adoptara?.

• Cuando utilice preguntas sobre “el por qué”, tener en cuenta que las explicaciones pueden eludir el interés real a partir de respuestas orientadas a explicar lo que causa el problema.

• Totalizar los intereses en juego para el espacio de participación, resultado del ejercicio de identificación previa de intereses, este dato le servirá para construir el Indicador de Representación de Intereses.

Para abordar los intereses, así como para abordar las posiciones, le sugerimos: • No emitir opiniones o dar juicios de valor sobre los intereses y las posiciones expresadas.

• No confrontarse con los actores.

• Acudir a las reglas establecidas y lograr que el conjunto de los participantes las hagan respetar.

• Identificar los puntos más cercanos o comunes, hacerlos evidentes y resaltarlos.

• Tener en cuenta que algunas posiciones pueden ser contrarias a los intereses.

• Centrar la atención en los actores o grupos de actores principales.

• Recordar a los actores cuál es su interés, si durante el proceso uno de ellos opta por una posición contraria al mismo.

• Tener en cuenta que las explicaciones pueden eludir el interés real a partir de respuestas orientadas a explicar las causas o lo que causa el problema.

25

El diligenciamiento de estos aspectos se encuentra en el siguiente formato.

Instrucciones Formato 6.

1. Escriba el nombre de proceso y/o tema, y marque la escala correspondiente.

2. En la primera fila llene exclusivamente las tres primeras columnas relacionadas con los datos de la parte institucional. A continuación, diligencie los datos de los demás actores.

3. En la primera columna liste los intereses involucrados dependiendo del tema sobre el cual se convoca. Si varios actores manifiestan o expresan el mismo interés agrúpelos y lístelos en la segunda columna “Actores”.

4. En la tercera columna liste las propuestas realizadas por los actores frente al tema objeto del proceso de participación.

5. En la columna “Coincidencias con la propuesta institucional” escriba las los puntos de coincidencia de la propuesta de los actores con la propuesta institucional.

6. En la columna “Divergencias con la propuesta institucional” escriba los puntos de divergencia de la propuesta de los actores con la propuesta institucional.

7. Si hay diversos temas a tratar, diligencie un formato para cada tema.

Nota: Tenga en cuenta que tanto los intereses como las propuestas de los actores pueden variar en el transcurso del proceso. Si esto ocurre registre dichos cambios en este formato. Cuando haya cambios en la propuesta institucional registre dicho cambio en un nuevo formato e identifíquelo como parte de la memoria del proceso.

Formato 6. Sobre el ¿Quiénes?: IDENTIFICACIÓN DE INTERESES Y PROPUESTAS Nombre del proceso y/o tema: _____________________________________________ Escala: UPZ_____Zonal ________Ciudad_________ Localidad______Otro__________

Intereses

Actores

Propuestas frente al tema en cuestión

Coincidencias con la propuesta institucional

Divergencias con la propuesta institucional

2.1.4. Identificar posiciones Los actores asumen de manera permanente una serie de posturas o comportamientos que dificultan la generación de acuerdos. Para el mejor tratamiento de las posiciones de los actores se presentan a continuación algunas pautas para identificarlas y abordarlas: 26

Las posiciones son puntos de vista, enfoques, comportamientos, maneras de conducirse respecto de algo. Cuando estas actitudes se presentan como posturas rígidas no permiten avanzar en la construcción de acuerdos y en ocasiones generan deterioro de las relaciones entre los participantes. Las posiciones están relacionadas con intereses específicos. Cuando un actor expresa una posición, normalmente aparece con objetivos claros, precisos y manifiesta la necesidad de obtener resultados concretos e inmediatos. En ocasiones se asumen posturas de amenazas o de posible abandono de los espacios de participación, dejando pocas posibilidades para explorar acuerdos. A continuación se presenta una clasificación de posibles comportamientos de los actores en el desarrollo de procesos de participación: Comportamientos que contribuyen al logro de un objetivo Cooperante Integrador Productivo Conciliador

Comportamientos que no contribuyen al logro de un objetivo No cooperante Disociador Improductivo Conflictivo

Cuando se identifican comportamientos positivos en los actores, estos deben ser tomados en cuenta, y canalizados a favor del proceso sin que su tratamiento conlleve diferenciaciones que conduzcan a generar resistencia sobre algunos de los actores.

Cuando se identifican comportamientos negativos es preciso caracterizar el comportamiento y contar con algunas maneras de abordarlos y brindar salidas respecto a dichos comportamientos. Estos aspectos se desarrollan en el Cuadro 2.

Cuadro 2. Sobre el ¿Quiénes?: COMPORTAMIENTOS NEGATIVOS DE LOS ACTORES Y POSIBLES SALIDAS Comportamientos que NO contribuyen al logro de un objetivo

Definición

Salida

No cooperante

No es portador de actitudes que agreguen valor a la solución de los problemas planteados

Involúcrelo de manera permanente resaltando cualquier manifestación que pueda ser positiva para la solución del problema

Disociador

Busca de manera permanente introducir o apoyar ideas distintas al tema correspondiente al espacio de participación

Reitérele de manera permanente las reglas acordadas

27

Comportamientos que NO contribuyen al logro de un objetivo

Definición

Salida

Improductivo

No genera iniciativas o aportes para el logro del objetivo propuesto

Bríndele oportunidades permanentes para que de opiniones y agregue a la solución de los problemas (si no lo hace, no se desgaste)

Conflictivo

Está permanentemente en contra de las opiniones de la institución, de los grupos que tienen otros intereses o posiciones distintas y asume permanentemente actitudes negativas si no se le da el protagonismo que desea

Céntrelo en las reglas teniendo cuidado de no aparecer usted como intransigente, descalificador o con actitudes excluyentes. Procure que el control lo tenga el grupo

Esta caracterización contribuye a abordar mejor el proceso para generar acuerdos, pues las posiciones se evidencian en el espacio concreto de participación, de modo que al identificarlas y listarlas se pueden generar alternativas de salida. Para el manejo de posiciones tenga en cuenta los aspectos que se mencionaron en el punto anterior.

Instrucciones Formato 7.

1. Liste únicamente los actores que ejercen clara influencia (positiva o negativa) con respecto al tema tratado.

2. Liste las posiciones asumidas por estos actores.

3. Describa su comportamiento de forma sintética. Se entiende “comportamiento” como la forma específica en la que cada persona actúa, interviene, procede y se desenvuelve en un espacio específico de participación, respondiendo a las posiciones asumidas.

Formato 7. Sobre el ¿Quiénes?: ACTORES INFLUYENTES, POSICIONES Y COMPORTAMIENTOS Actor influyente y/o clave

Posiciones que asumen (Negativas y positivas)

28

Comportamiento en los espacios de participación

2.1.5. Establecer el poder de los actores y su posibilidad de incidencia La gráfica del Formato 8 permite visualizar cual es el nivel de incidencia de los actores relevantes en relación a la propuesta institucional. Permite establecer como se encuentra la propuesta institucional frente a los actores con mayor incidencia en el proceso de participación (remítase al Formato 5: Caracterización compleja de actores). Si no cuenta con la caracterización compleja de actores, establezca su propia tabla de ponderación de poder y realice el mapa. Relacione el nivel de poder de cada actor con la posibilidad “real” de incidir e influenciar positiva o negativamente en el logro de acuerdos en el espacio de participación convocado.

Instrucciones Formato 8.

1. Acuda a la columna clasificación del Formato 5: “Caracterización compleja de actores”.

2. Determine la posición (favor o contra) de cada uno de estos actores con la propuesta que usted defiende como responsable institucional “bien común”.

3. En una escala de 0 a 5, escriba el nombre del actor respectivo, entendiendo 0 como neutral y 5 como muy a favor de la propuesta institucional.

4. En una escala de 0 a -5, escriba el nombre del actor respectivo, entendiendo 0 como neutral y -5 como muy en contra de la propuesta institucional.

5. Ubique y marque la coordenada que corresponde al cruce entre el puntaje total del actor relevante del formato No. 5 (que oscila entre 1 y 20, y la posición de este frente a la propuesta institucional (oscila entre -5 y 5).

Formato 8. Sobre el ¿Quiénes?: PODER DE LOS ACTORES Y POSIBILIDAD DE INCIDENCIA Mucho poder 20

-5

Muy en contra

Poco poder 0 Propuesta institucional "bien común" 29

5

Muy a favor

La visibilidad que se logra con el diligenciamiento del formato anterior, permite tomar determinadas acciones para el logro de mejores resultados de los procesos de participación. A continuación se presenta una ayuda que le da pistas para actuar frente a cada realidad.

Clasificación

En contra

A favor

Alto poder de incidencia

Poco poder de incidencia

•Brinde información suficiente, clara, precisa, pública y abierta, teniendo en cuenta los principales puntos de distanciamiento.

•Valore si la posición asumida está relacionada con intereses oscuros o prima el interés individual sobre el colectivo, al respecto brinde salidas demostrando las ventajas de la posición institucional en relación con la defensa del “interés general”.

•Tenga cuidado de saber si las posiciones de ese actor responden a argumentos susceptibles de tener en cuenta por la institución, en tanto acatan los principios normativos y son sólidos desde el punto de vista técnico, o responden al ejercicio del poder. En el primer caso, considere y evalúe los argumentos del actor. En el segundo, trace una estrategia sólida con pleno respaldo institucional. Tenga cuidado cuando el poder surge de la posibilidad de ejercer violencia.

•Aún cuando aparece como positivo para el propósito institucional, tenga en cuenta si sus posiciones responden a argumentos en el marco de las reglas y los propósitos normativos. De ser así, es un aliado que merece ser reconocido sin que dicho reconocimiento pueda aparecer frente a los demás actores como una preferencia que genere resistencias.

Destaque con sumo cuidado su participación. Los argumentos son el camino.

30

No descuide el comportamiento de los actores que se muestran contrarios a las propuestas institucionales pero tienen poco poder, ya que paulatinamente pueden lograr niveles de incidencia sobre los grupos. Se sugiere brindarle oportunidad de contrastar sus puntos de vista para clarificar sus diferencias. No desprecie sus puntos de vista.

Recuerde que dicho actor es importante y forma parte del proceso. No lo descuide y destaque permanentemente sus aportes.

2.2 Auto evaluación

Marque con una X su respuesta a. ¿Tengo definidos los actores que debo tener en cuenta en el proceso? b. ¿Conozco el perfil y los intereses de los actores influyentes y/o claves? c. ¿Tengo definidos los actores que debo convocar al espacio de participación? d. ¿Conozco la capacidad de incidencia de cada uno de los actores?

SI______NO_____ SI______NO_____ SI______NO_____ SI______NO_____

Sí marca un NO revise nuevamente los formatos diligenciados 2.3. Productos

Diligenciados los formatos se espera que el servidor público tenga claros los siguientes productos: a. Mapa de actores. b. Instituciones, organizaciones y personas a convocar c. Intereses y posiciones relevantes así como alternativas de solución.

31

3. SOBRE EL ¿CÓMO? El ¿CÓMO? hace referencia a los procesos, actividades y lineamientos necesarios para convocar, desarrollar y optimizar espacios y procesos de participación en la toma de decisiones colectivas.

Para abordar el ¿CÓMO? es necesario tener en cuenta el resultado del componente 1 (el ¿Qué?) y del componente 2 (el ¿Quiénes?) de este protocolo.

¿Qué aporta la definición del CÓMO? • Herramientas para soportar, validar y hacer legítimo el desarrollo de los procesos de participación en la toma de decisiones colectivas.

• Pautas para el desarrollo articulado del ¿Qué? –lo que se puede hacer en los espacios de participación- y el ¿Quiénes? –con qué personas, instituciones y organizaciones deben desarrollarse estos espacios, evidenciando la diversidad de intereses-.

• Detalles relevantes a tener en cuenta antes, durante y después de la realización de espacios de participación a partir de los avances que hasta ese momento han permitido la definición del ¿Qué? y el ¿Quiénes?

• Ampliar y garantizar la presencia de los diferentes intereses de los actores.

• Actividades específicas a desarrollar antes y durante el espacio de participación, que permitan maximizar su experiencia como servidor público en estos espacios.

• Lineamientos posteriores al desarrollo de cada espacio de participación, que permiten sostenibilidad a los procesos.

3.1. ¿Qué se necesita para definir el CÓMO?

Tener claro el contenido de la toma de decisión colectiva que se abordará, establecer las herramientas para definir el espacio de participación y sus componentes, planificar y desarrollar cada una de las actividades a realizar.

3.1.1. Definir el espacio de participación más pertinente, efectivo y eficiente Hace alusión a las características generales y específicas que se deben tener en cuenta para desarrollar el espacio de participación según los objetivos 32

y los avances logrados hasta este momento de acuerdo con el ¿Qué? (Formato 3) y el ¿Quiénes? (Formatos 4 y 5) de este protocolo.

De los múltiples espacios de participación usualmente utilizados se desarrollarán únicamente las reuniones y los talleres. Esto no desconoce la existencia de otro tipo de espacios, algunos de ellos reglamentados por la ley. Para efectos prácticos de lo que nos ocupa nos referiremos a los dos antes mencionados y se hará mención en el Anexo 2 “Tipos y objetivos de los espacios de participación”, a los recorridos y los sitios virtuales por su utilidad en procesos de participación en temas de decisiones colectivas.

3.1.2. Establecer las herramientas para definir el espacio de participación Parte de tener claro el ¿Qué? y el ¿Quiénes?, así como los recursos (humanos, económicos, físicos y de tiempo) con los que se cuenta, la información que necesita socializar y aquella que precisa lograr en el espacio que va a convocar, la comunicación que requiere manejar, la posible formalización de acuerdos y las responsabilidades entre otros aspectos.

Previo al desarrollo de cada espacio y teniendo en cuenta sus respuestas al ¿Qué? y al ¿Quiénes?, reúnase con su grupo de trabajo y resuelva cada uno de los “Componentes” según las “Indicaciones” establecidas en el siguiente formato, llenando las columnas de respuestas y responsables. En algunos casos la respuesta es no y no necesita responsable, en otros requiere de diseños especiales. En estos casos cite y defina responsable.

Formato 9. Sobre el ¿Cómo?: COMPONENTES PARA DEFINIR EL ESPACIO DE PARTICIPACIÓN Componentes 1.Tema sobre el cuál convocará el espacio

2. Personas, instituciones, organizaciones, autoridades y sectores que convocará

Indicaciones

Responda de acuerdo a la indicación

Tenga en cuenta las respuestas del ¿QUÉ? de este protocolo y escríbala en la siguiente columna. Defina el responsable y hágalo para cada una de las siguientes filas.

Proyecte una posible cifra de asistentes al espacio que usted convocará y colóquela en la siguiente columna (le será útil para determinar el lugar 3

3. Por lugar se entiende los espacios físicos donde ocurre una determinada actividad de participación.

33

Responsable

3.1 Humanos

Componentes

Responda de acuerdo a la indicación

Indicaciones

1. ¿Cuántas personas requiere que lo apoyen? (asistentes, apoyo logístico, coordinadoresfacilitadores, ponentes, entre otros) 2. ¿En qué funciones?

3.¿Con cuántas personas cuenta?

1. ¿Cuál es el lugar de mejor acceso para los actores que convocará?

3.2 Físicos

3.Recursos

2. ¿Cómo se accede al lugar y cómo se garantiza que este disponible en el momento que se requiere?

3.¿El tamaño del lugar responde adecuadamente a las características y al número de actores que serán convocados?

4. ¿Según la metodología de trabajo, el lugar facilita el trabajo en grupos, cuenta con separadores o con salones alternos, sillas movibles, mesas?

5. ¿Qué ayudas necesita? -Papelógrafo, tablero, videobeam6. ¿Cuenta con los requerimientos eléctricos que necesita? – tomas, polo a tierra, extensiones, etc.-

34

Responsable

Componentes

Indicaciones

Responda de acuerdo a la indicación

7. ¿Cuenta con los requerimientos de luz que necesita? –es suficiente la luz natural y artificial con la que cuenta, es factible oscurecerlo si necesita realizar presentación en videobeam, etc.8. ¿Cuenta con los requerimientos de sonido que necesita? – Está alejado de ruidos externos, cuenta con amplificación y micrófonos, es factible realizar grabaciones de audio sin interferencias9. ¿Cuenta con sitio para estación de café y refrigerios? – Si lo necesita 10. ¿Qué materiales necesita para desarrollar las actividades? –Hojas, esferos, papel periódico, marcadores, cinta, fotocopias, etc.-

3.3 Económicos

3.Recursos

1. ¿Cuánto le cuesta el lugar que necesita?

2. ¿Cuánto le cuesta el sonido y las ayudas audiovisuales que necesita?

3. ¿Cuánto le cuestan los refrigerios y la estación de café?

4. ¿Cuánto le cuestan los materiales de apoyo?

–Hojas, esferos, papel periódico, marcadores, cinta, fotocopias, etc.5. ¿Cuánto le cuesta el traslado de equipos, personal, papelería, entre otros?

6. ¿Cuánto le cuesta el recurso humano adicional al equipo de trabajo que necesita?

7. ¿Otros costos?

8. Al sumar todos estos costos, ¿Cuánto le cuesta desarrollar exitosamente la(s) actividad(es) que desea convocar?

9. ¿Con qué recursos financieros cuenta? ¿Tiene autonomía frente a éstos?

10. Si sus recursos no le son suficientes, ¿Cómo puede “suplir” aquellos rubros que no puede costear?

35

Responsable

Componentes

Responda de acuerdo a la indicación

Indicaciones

3.4 Temporales

3.Recursos

1. Elabore un cronograma para desarrollar las actividades que ha definido. Cuando esté proyectando el cronograma tenga en cuenta las directivas institucionales (distritales) 2. ¿Con cuánto tiempo cuenta para desarrollar la convocatoria?

3. Según las “cotidianidades” de los actores que convocará ¿Cuál es el mejor horario y fechas para desarrollar el espacio de participación?

4. ¿Con cuánto tiempo cuenta para desarrollar los temas?

5. ¿Con cuánto tiempo de anticipación debe reservar y cancelar todos los costos asociados al lugar?

1. Según el tema del espacio que convocará, ¿Qué información necesita llevar?

2. ¿Qué información entregará a los asistentes?

3. ¿Cómo lo hará? – Fotocopias, CD´s, cartillas – 4. Información

4. Si no cuenta con la información que necesita, ¿Qué fuentes tiene a su alcance y cuánto tiempo requiere para conseguirla?

5.¿Necesita información georeferenciada?, ¿Qué recursos precisa para obtenerla?

6. Una vez en el espacio de participación, ¿Qué información necesita producir allí? y ¿Por medio de qué mecanismos piensa hacerlo?

36

Responsable

Componentes

Responda de acuerdo a la indicación

Indicaciones

Responsable

1. ¿Qué conceptos claves en relación con el Qué, requiere comunicar?

5. Comunicación

2. Dependiendo del perfil de los actores que convocará ¿Cómo adecuar su lenguaje para producir niveles básicos de entendimiento entre el lenguaje técnico y el lenguaje de los asistentes?

3. Consulte las pautas para seleccionar el medio que apoya la convocatoria (Ver Anexo 3)

3.1.3 Planear operativamente el espacio de participación Para una planeación detallada del espacio de participación a realizar, realice una planeación detallada de las actividades como aparecen en el Formato No. 10.

Formato 10. Sobre el ¿Cómo?: PLANEACIÓN DEL ESPACIO DE PARTICIPACIÓN Nombre del proceso y/o tema: _____________________________________________________________________ Espacio de participación: Reunión______Taller____ Otro ___

Objetivos

Tiempo (duración)

Actividades

Metodología

37

Materiales

Responsable

3.1.4. Establecer la agenda para el espacio de participación Hace mención a los contenidos y tiempos de lo que se realizará en el espacio de participación que se convocará y los responsables. Para establecer la agenda se realizan los siguientes pasos: Primer paso Diligencie el Formato 11, que permite aclarar el punto de partida, los avances, los problemas y la propuesta institucional que se presentará.

Aclara el desarrollo del espacio y contextualizar la construcción de la agenda.

Formato 11. Sobre el ¿Cómo?: PUNTO DE PARTIDA, AVANCES, PROBLEMAS Y PROPUESTA Preguntas orientadoras

Responda de acuerdo a las preguntas orientadoras

¿Qué se ha avanzado y que le hace falta en el proceso de participación para la toma de decisiones colectivas? ¿Qué problemas se han presentado hasta el momento? ¿Qué información manejan los actores que se van a convocar? ¿Qué propuesta o temas presentará la institución responsable?

Segundo paso Relacione en el Formato 12 las actividades a tener en cuenta en el momento de diseñar la agenda del espacio de participación. Se sugiere determinar la duración específica de cada actividad prevista (en minutos), teniendo en cuenta la complejidad del tema, de modo que pueda prever lo necesario para lograr su objetivo y obtener los resultados esperados.

38

Formato 12. Sobre el ¿Cómo?: GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LA AGENDA Nombre del espacio: ______________________________________

Actividad

Tiempo previsto

Persona responsable

Recursos necesarios

1. Inscripción de los asistentes(*) 2. Presentación de los responsables de la actividad 3. Presentación general de los temas que se desarrollarán 4. Socialización y concertación de las reglas de juego 5. Desarrollo de cada uno de los temas –según la metodología definida6.Tiempo para preguntas y respuestas 7. Tiempo para refrigerio –si fuere necesario8. Recolección de productos esperados 9. Recapitulación y conclusiones 10. Evaluación del evento 11. Cierre de la actividad

(*) Recuerde diligenciar, recoger y sistematizar para cada espacio previsto, el Formato 14 de asistentes para consolidar el número de participantes.

39

3.1.5. Establecer reglas de juego Permite contar con parámetros básicos para el desarrollo fluido del espacio de participación. Las reglas deben ser vinculantes para todas las personas presentes de modo que, teniendo en cuenta la multiplicidad de intereses y el tiempo limitado con el que se cuenta, se puedan lograr exitosamente los objetivos planteados.

Se recomienda contextualizar el espacio de participación para determinar las reglas de juego necesarias, publicarlas en un lugar visible para que se tengan presentes durante todo el desarrollo y lograr respeto al cumplimiento de los tiempos por parte de los asistentes.

En el Cuadro 3 encontrará algunas reglas de juego que se pueden tomar como guía. Estas reglas deben socializarse una vez instale el espacio de participación, y se deben poner a consideración de los asistentes para su concertación.

Cuadro 3. Sobre el ¿Cómo?: REGLAS DE JUEGO PARA EL DESARROLLO DEL ESPACIO DE PARTICIPACIÓN Componente 1.Comportamiento durante el desarrollo del espacio

2.Manejo de tiempo

3.Para la toma de decisiones -sí el espacio lo requiere en algún momento-

Especificidades

Algunas reglas - Quien llegue tarde se acoge a los acuerdos establecidos.

- Respeto por el uso de la palabra.

- Respetar los tiempos establecidos.

- Utilizar un lenguaje adecuado y respetuoso.

- Evitar ser reiterativos.

- Apagar o dejar el celular con bajo volumen.

- De los asistentes - De los responsables

- De los temas - De los ponentes - De las intervenciones de quienes asisten

- Defina el tiempo para cada uno de los temas, para los ponentes y para quienes intervendrán como público.

- Determine cómo avisará que el tiempo terminó.

- Indique quién será el participante responsable del control del tiempo.

- Por mayoría cualificada5.

- Por mayoría simple6.

- Por unanimidad7.

- Defina previamente el criterio para la toma de decisiones consúltelo con los asistentes.

- Toda propuesta presentada será objeto de respuesta por el responsable institucional.

5 Cualificada: se requiere de más votos o más requisitos para aprobar una decisión (p.e. dos tercios, tres quintos o cuatro séptimos de los votos), absoluta (la mitad + 1 de los votos emitidos).

6 Por mayoría simple: se elige la opción que obtenga más votos que las demás.

7 Por unanimidad: Es el consenso absoluto de todos

40

3.1.6. Convocatoria Ofrece lineamientos previos y detalles puntuales para que la invitación a los actores involucrados en el tema específico que compete al espacio de participación tenga mayores niveles de eficacia, eficacia y legitimidad.

3.1.6.1. Criterios para la convocatoria Para la convocatoria tenga en cuenta los siguientes criterios: 1. Retome el Formato 4 “Listado y perfil de los actores involucrados”.

2. Identifique y seleccione, de dicho listado, los multiplicadores que lo apoyarán en la convocatoria. Tenga presente que sean confiables y legítimos, de lo contrario podrán generar resistencia.

3. Contraste el listado del Formato 4 con la base(s) de datos que posee, y actualice la información, que corresponde al universo de actores involucrados en el proceso. Este será su listado para convocar.

Instrucciones Formato 13.

1. En la fila uno, transcriba el listado de actores del Formato 4 “Listado y perfil de los actores involucrados”.

Si el listado es muy extenso utilice el Formato 4 diligenciado.

2. En la fila dos, liste los actores que pueden apoyar la convocatoria en calidad de multiplicadores.

Formato 13. Sobre el ¿Cómo?: CRITERIOS PARA LA CONVOCATORIA Actividad

Responda de acuerdo a los criterios para la convocatoria.

1. Listar los actores a convocar 2. Listar los posibles actores “multiplicadores”.

41

El Cuadro 4 relaciona algunas preguntas que contribuyen a tener información que incentive a los invitados a asistir al espacio de participación convocado.

Cuadro 4. Sobre el ¿Cómo?: INCENTIVOS PARA QUE SE ATIENDA POSITIVAMENTE A LA CONVOCATORIA

Para incentivar y motivar a los distintos actores a participar en los espacios que usted convoca, responda las siguientes preguntas: - ¿Qué informará respecto a las implicaciones positivas y negativas de los temas sobre los cuales convoca?

- ¿Cuáles son los diversos intereses involucrados con el tema a tratar y sus posibles impactos?

Nota: cuide las imágenes y el lenguaje que utilizará para motivar la asistencia a los espacios de participación

3.1.6.2. Sobre la convocatoria a través de medios Para decidir la forma de convocatoria acorde a sus necesidades tenga en cuenta: - La escala donde se realiza el espacio de participación Precisada en el ¿Qué? de este protocolo.

- La cantidad de actores asistentes Precisada en el ¿Quiénes?.

- El tiempo con el que cuenta para realizar la convocatoria Precisada en el ¿Cómo?.

- El medio adecuado de convocatoria.

Se recomienda solicitar apoyo de la oficina de comunicaciones de su entidad para establecer un plan de medios efectivo. Un plan de medios hace parte de una estrategia de comunicación que, correspondiendo al perfil de los actores que interesa convocar, prioriza aquellos medios impresos, televisivos, radiales o virtuales que puede utilizar de forma pertinente, eficiente y efectiva. Para ver algunas pautas para seleccionar el medio que apoye su convocatoria vea el Anexo 3: Pautas para seleccionar el medio que apoye su convocatoria.

3.1.6.3. Componentes de la convocatoria Cualquiera que sea el medio y la forma a través de la cual decide convocar, tenga en cuenta el Cuadro 5:

42

Cuadro 5. Sobre el ¿Cómo?: COMPONENTES DE LA CONVOCATORIA

1. Fecha: Día de la semana y número según calendario.

2. Lugar: Precise la dirección del sitio en el cual realizará el espacio de participación.

3. Hora: Indique el horario total de la jornada que desarrollará.

4. Objetivo: Defina el objetivo del espacio que convoca.

5. Agenda: Adjuntarla o incluirla en la comunicación.

6. Datos de contacto: Nombre de la persona a quien pueden contactar para mayor información (teléfono, fax, e-mail y/o dirección de correspondencia).

7. Avances en el proceso: Para resaltar la sostenibilidad del proceso de participación y para incentivar la asistencia, evidencie los avances resaltando que “no se está saturando” a los mismos actores con las mismas reuniones.

8. Solicite confirmación: Si el medio de convocatoria le permite, solicite que confirmen la asistencia. Según el número de personas que le confirmen, revise la programación y adecue los aspectos pertinentes.

9. Responsable de la actividad: Nombre de la entidad o contratista

3.1.7. Desarrollo del espacio de participación Para el desarrollo del espacio de participación tenga en cuenta las actividades que se relacionan en el Cuadro 6, (las cuales serán realizadas por el coordinador /facilitador responsable del desarrollo del espacio de participación y que debe priorizar los temas disponiendo de un tiempo corto) en el cual se establecen pautas específicas de acción que le ayudarán a desarrollar el tema sobre el cual convoca, de modo que al tenerlas presentes podrá alcanzar los objetivos propuestos.

43

Cuadro 6. Sobre el ¿Cómo?: GUIA PARA EL COORDINADOR/FACILITADOR DE LOS ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN

Temas 1. Presente a los responsables del desarrollo del espacio

Actividades a. Presente con nombres, cargo y responsabilidades al equipo que desarrollará este espacio b. Si el grupo es pequeño presente a todos los asistentes c. Si el grupo es grande anuncie las personas e instituciones que están presentes

a. Del espacio de participación 2. Exponga claramente cuáles son los alcances y limitaciones b. Como servidor público c. De los asistentes d. Aclare cómo y cuál será la atribución de aquellos actores que no están presentes Remítase al ¿Quiénes? de su protocolo y socialice: 3. Socialice cómo fue la convocatoria

a. Cuántas personas estaban en su base de datos b. A cuántas de ellas contactó y a través de que medios? c. Cuántas personas le confirmaron su asistencia d. Cuántas personas se inscribieron y están presentes Remítase al primer punto de “Metodología” del ¿Cómo? de este protocolo y socialice: a. El objetivo del espacio de participación. Si existe algún avance previo, comuníquelo

4. Presente el objetivo

b. Qué espera de los actores convocados c. Qué pretende al finalizar esta actividad d. Preguntas orientadoras para el desarrollo del espacio de ser necesario.

44

Temas

Actividades a. Exponga los temas que se abordarán b. Presente los tiempos para la actividad (incluyendo refrigerio y preguntas y respuestas)

5. Presente la agenda

c. Presente la metodología (Reglas de juego y por temas si es necesario) d. Resalte el tiempo para recapitulación y conclusiones a. Explique quién será el responsable de atenderlas, sistematizarlas y responderlas, según los siguientes criterios: - La normatividad - Los alcances y competencias - Lo avanzado en los espacios de participación - El tiempo que tiene para hacerlo

6. Determine cómo se recogerán las observaciones y propuestas

b. Explicite qué pasará con las observaciones y/o propuestas que no sean presentadas a través del espacio de participación previsto. Son ¿válidas?, ¿Qué criterios se tendrán en cuenta para evaluar la pertinencia para la incorporación en la decisión final? c. De estar previsto, informe antes de finalizar el espacio cuántas observaciones y propuestas recibió, y consígnelo en el acta y/o relatoría d.Informe, si está previsto, que se contará con un espacio público para su retroalimentación a. Ponga a consideración de los asistentes las reglas de juego (sea ágil)

7. Concerte las reglas de juego

b. Hágalas públicas por medio de una cartelera a. Sea preciso en los tiempos

8. Desarrolle el tema según el mecanismo definido

b. Procure el uso de un lenguaje entendible para la mayoría (que articule lo técnico con lo coloquial manteniendo el sentido y significado de los términos que se están utilizando) c. Aborde en la totalidad el tema sobre el cual convocó d. Tenga presente el objetivo del espacio y lógrelo 45

Temas 9. Resalte avances, compromisos, tareas y conclusiones.

Actividades a. Haga evidente los objetivos propuestos y los resultados logrados b. Exponga qué paso y qué sigue: ¿Otro espacio de participación?’, ¿Con qué objetivo?, ¿Qué compromisos quedan adquiridos?, ¿Quién es el responsable de cumplirlos? y ¿En qué tiempo? c. Determine si este espacio precisa una relatoría como soporte suficiente o si es necesario contar con una acta como documento de legalidad Diligencie la encuesta que se encuentra en el Anexo 6 que desarrolla los siguientes componentes: A. Evaluación del espacio de participación

10. Realice la evaluación.

B. Evaluación de aceptación y acatamiento reglas de juego

3.1.8. Soportes del proceso de participación Al llegar a este punto usted debe cuestionarse si requiere documentos que den cuenta del proceso que está desarrollando y que aporten legalidad y/o legitimidad al proceso. Se presentan a continuación cuatro opciones como soporte al proceso de participación: Formatos de asistencia e inscripción, actas, relatorías y encuesta. a. Formato de asistencia: Es un soporte que contiene los principales datos y características de los actores asistentes. Además, es útil para elaborar los indicadores de seguimiento, evaluación y control. Para registrar la asistencia diligencie el Formato14: Formato 14. Sobre el ¿Cómo?: REGISTRO DE ASISTENCIA A LOS ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN Nombre del proceso y/o tema: ______________________________________ Escala: UPZ_____Zonal ________Ciudad_________ Localidad______Otro__________ Teléfono de Correo Nombres y Dirección contacto electrónico apellidos

Cargo, profesión u oficio

Género

Organización que Edad representa*

(*) Si representa alguna organización o institución especificar el nombre. Si no representa ninguna organización se clasificará como Ciudadano No Organizado (CNO)

46

Escolaridad Estrato

b. Actas: Documento de soporte que da cuenta de manera precisa del desarrollo de los temas abordados en los espacios de participación, registrando la intervención de los actores, así como las conclusiones o decisiones tomadas. Necesita ser firmada por el responsable y dos asistentes. En el Anexo 4 se encuentra el formato para el diligenciamiento de actas. c. Relatorías: Documento de soporte que permite una descripción más amplia de la actividad. No requiere necesariamente ser firmada por los asistentes. Su responsabilidad puede ser delegada a un asistente o puede ser asumida por un servidor público de la entidad. En el Anexo 4 se encuentra el formato para el diligenciamiento de relatorías. d. Encuesta: Como documento de soporte indaga sobre las condiciones y calidad del espacio de participación así como de la aceptación y acatamiento de las reglas. En el Anexo 6 se encuentra el formato de la encuesta aplicable a este protocolo.

3.1.9. Recepción y trámite de las observaciones y propuestas ciudadanas Uno de los lineamientos establecidos para determinados procesos es el denominado retroalimentación, de modo que se logre legitimidad y sostenibilidad de los procesos de participación. La retroalimentación consiste en dar a conocer a los ciudadanos asistentes a un proceso de participación qué paso con sus propuestas, iniciativas o inquietudes en relación con los temas planteados.

Según el alcance del proceso de participación que convocó (informar, deliberar, validar, consultar, retroalimentar, ejercer control y seguimiento o decidir) determine y anuncie al inicio del mismo, la forma de recoger las observaciones y propuestas de los asistentes y el trámite que recibirán.

Estas observaciones y propuestas le serán útiles como “documentos soportes” para validar el proceso (Ver Anexo 5: Formato de validación técnica de propuestas ciudadanas).

Formato 15. Sobre el ¿Cómo?: REGISTRO DE PROPUESTAS RECIBIDAS PARA SU EVALUACIÓN TÉCNICA Nombre del proceso y/o tema: ______________________________________ Escala: UPZ_____Zonal ________Ciudad_________ Localidad______Otro__________ Componentes

Explicación

Número de propuestas

Carta Fuente del aporte

Buzón Taller y/o reunión Mail Otro Total

47

Componentes

Explicación

Tema diferente al Clasificación técnica

Número de propuestas

planteado para el espacio

Ya incluido No se acoge Si se acoge Total

3.2 Auto evaluación Marque con una X su respuesta a. ¿Definí el tipo de espacio de participación que voy a realizar y como lo voy a desarrollar? b. ¿Sé y cuantifiqué los recursos necesarios? c. ¿Tengo planificado el espacio de participación? (agenda, convocatoria, espacio, formatos,…)

Sí marca un NO revise nuevamente los formatos diligenciados 3.3 Productos Diligenciados los formatos se espera que el servidor público tenga claros los siguientes productos: a.Tipo de espacio de participación definido. b. Recursos y costos definidos. c. Planificación para el desarrollo del espacio de participación. d. Soportes para aplicar en los espacios de participación.

48

SI______NO_____ SI______NO_____ SI______NO_____

4. INDICADORES PARA SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y CONTROL DEL PROCESO DE PARTICIPACIÓN EN LA TOMA DE DECISIONES COLECTIVAS Este aparte responde a la pregunta ¿cómo medir el alcance de los procesos de participación en materia de decisiones colectivas? y avanzar en las distintas formas de evaluación, que cualifiquen la concepción de participación, más allá de la asistencia de ciudadanos y/u organizaciones a espacios de información, deliberación, concertación, consulta y/o toma de decisiones.

Estos indicadores revelan situaciones específicas a partir de las cuales se plantean los objetivos de medición. Con base en estos objetivos se definen las variables pertinentes y la descripción metodológica que posibilita su construcción. De igual manera se construyen los índices que arrojan una medición cuantitativa de las situaciones consideradas en los espacios y el proceso de participación.

El detalle de la construcción y la metodología de cada indicador se encuentra en el Anexo 7. “Metadato de los indicadores” Para medir estos resultados se definen 3 indicadores: Nivel de inclusión. Da cuenta de los actores involucrados en los procesos de participación.

Nivel de representación de los intereses. Mide los intereses presentes en los procesos de participación.

Grado de legitimidad. Mide la aceptación y acatamiento social de reglas universales del proceso de participación.

4.1. Indicador de inclusión Para construir el indicador de inclusión, se han establecido dos niveles: el de organizaciones (Formato 16) y el de ciudadanos no organizados (Formato 17).

4.1.1 Indicador de inclusión de organizaciones En el Formato16 están relacionadas la variable, la sigla, la descripción metodológica, y la interpretación del indicador, lo que permite establecer el nivel de inclusión de organizaciones al proceso.

49

Formato 16. Sobre indicadores: INDICADOR DE INCLUSIÓN DE ORGANIZACIONES Nombre del proceso y/o tema: ______________________________________ Escala: UPZ_____Zonal ________Ciudad_________ Localidad______Otro__________ Variable

Total de organizaciones convocadas

Universo de organizaciones involucradas en el proceso

Total de organizaciones asistentes al espacio

Total de los organizaciones convocadas

Sigla

Descripción metodológica

TO C

Totalice el número de organizaciones convocadas (Formato 13)

UOI

TOA

TO C

Totalice el número de organizaciones involucradas (universo) según el Formato 4

Totalice el número de organizaciones asistentes a los espacios de participación según Formato 14

Totalice el número de organizaciones convocadas (Formato 13)

Índice (Nivel de inclusión de organizaciones): IO

Interpretación del índice Porcentaje Valoración 100%

IO = (TOC/UOI) X 100 Escriba el resultado:

Menos del 100%

IO =

Porcentaje

Convocatoria totalmente incluyente

No está siendo totalmente incluyente en la convocatoria. La diferencia con el total presenta el nivel de exclusión Valoración

(Nivel de asistencia de organizaciones):AO AO = (TOA/TOC) X 100

70% o más

El nivel de asistencia es óptimo

Entre 40% y 69%

El nivel de asistencia es aceptable

Menos del 40%

El nivel de asistencia es deficiente

Escriba el resultado: AO =

Nota: Cuando se trata de medición de procesos de participación promedie los índices de cada uno de los espacios realizados. Tenga en cuenta que la asistencia a varios espacios se cuenta por una sola vez.

50

4.1.2 Indicador de inclusión de ciudadanos no organizados Formato 17. Sobre indicadores: INDICADOR DE INCLUSIÓN DE CIUDADANOS NO ORGANIZADOS Nombre del proceso y/o tema: _____________________________________________ Escala: UPZ_____Zonal ________Ciudad_________ Localidad______Otro__________ Variable

Sigla

Descripción metodológica

Índice

(Nivel de inclusión de Total de ciudadanos no T C C Totalice el número de ciudadanos no ciudadanos no organizados convocados organizados convocados organizados): IC según Formato 13 IC = (TCC/UCI) X 100 Total de ciudadanos no organizados inscritos en UCI el espacio

Totalice el número de ciudadanos no organizados inscritos Formato 4

Escriba el resultado:

I n t e r p re t a c i ó n

Porcentaje 100%

Menos del 100%

IC =

Totalice el número de (Nivel de asistencia de Porcentaje Total de ciudadanos no ciudadanos no ciudadanos no organizados asistentes al T C A organizados asistentes al organizados): AC espacio espacio de participación según Formato 14 70% o más AC = (TCA/TCC)X100

Escriba el resultado: Total de ciudadanos no T C C Totalice el número de ciudadanos no organizados convocados organizados convocados al espacio según Formato 13 AC =

Entre 40% y 69%

del índice Valoración

Convocatoria totalmente incluyente

No está siendo totalmente incluyente en la convocatoria.

La diferencia con el total presenta el nivel de exclusión Valoración El nivel de asistencia es óptimo

El nivel de asistencia aceptable

Menos del 40% El nivel de asistencia es deficiente

Lectura sobre los resultados: Nota: Cuando se trata de medición de procesos de participación promedie los índices de cada uno de los espacios realizados. Tenga en cuenta que los intereses representados se cuentan por una sola vez.

51

4.2 Indicador de representación de intereses En el Formato 18 están relacionadas la variable, la sigla, descripción metodológica, y la interpretación del indicador, lo que permite establecer el nivel de representación de intereses en el proceso.

Formato 18. Sobre indicadores: INDICADOR DE REPRESENTACIÓN DE INTERESES Nombre del proceso y/o tema: ______________________________________ Escala: UPZ_____Zonal ________Ciudad_________ Localidad______Otro__________

Variable

To t a l d e i n t e r e s e s representados por actores en el espacio de participación

Total de intereses en juego en el espacio de participación

Sigla

IRP

IJ

Descripción metodológica

Índice

Totalice los intereses de los actores representados en el espacio de participación según Formato 6

(Nivel de representación de intereses): R

Totalice los intereses en juego en el espacio de participación según instrucción del apartado 2.1.3 “Identificación de intereses”

Escriba el resultado:

R = (IRP/IJ) x 100

Interpretación del índice Porcentaje

Relación entre intereses representados e intereses en juego

80% o más

Óptima

Entre 60% y 79%

Aceptable

Menos del 60%

Deficiente

R=

Lectura sobre los resultados: Nota: Cuando se trata de medición de procesos de participación promedie los índices de cada uno de los espacios realizados. Tenga en cuenta que los intereses representados se cuentan por una sola vez.

52

4.3 Indicador de legitimidad Para construir el indicador de legitimidad se han establecido dos niveles: respuesta a las propuestas presentadas en el espacio de participación (Formato 19) y aceptación y acatamiento de reglas de juego (Formato 20).

4.3.1 Indicador de legitimidad: respuesta a las propuestas presentadas En el Formato 19 están relacionadas la variable, la sigla, la descripción metodológica, y la interpretación del indicador, lo que permite establecer el grado de respuesta a las propuestas presentadas.

Formato 19. Sobre indicadores: INDICADOR DE LEGITIMIDAD: RESPUESTA A LAS PROPUESTAS PRESENTADAS Nombre del proceso y/o tema: _____________________________________________ Escala: UPZ_____Zonal ________Ciudad_________ Localidad______Otro__________ Interpretación del índice Variable

Total de propuestas que recibieron respuesta por parte de la institución

Sigla

TPR

Descripción metodológica

Índice

Totalice el número de respuestas dadas por la institución, Formato 15 del ítem “Clasificación técnica”

(Grado de respuesta a las propuestas presentadas): GRP

Porcentaje

Grado de respuesta a las propuestas presentadas

100%

Propuestas completamente atendidas

Menos del 100%

Deficiencia en la atención a las propuestas

GRP=(TPR/TPP)X100 To t a l d e p r o p u e s t a s presentadas

TPP

Totalice el número de las propuestas presentadas en el espacio (Formato 15 del ítem “Fuente del aporte”)

Escriba el resultado: GRP =

Lectura sobre los resultados: Nota: Cuando se trata de medición de procesos de participación promedie los índices de cada uno de los espacios de participación realizados.

53

4.3.2 Indicador de legitimidad: aceptación y acatamiento de reglas de juego En el Formato 20 están relacionadas la variable, la sigla, la descripción metodológica, y la interpretación del indicador, lo que permite establecer el grado de aceptación y acatamiento de reglas de juego.

Formato 20. Sobre indicadores: INDICADOR DE LEGITIMIDAD: ACEPTACIÓN Y ACATAMIENTO DE REGLAS DE JUEGO Nombre del proceso y/o tema: ______________________________________ Escala: UPZ_____Zonal ________Ciudad_________ Localidad______Otro__________

Variable

Sigla

Descripción metodológica

Índice

Total de respuestas afirmativas en la pregunta 1 de la encuesta: ¿Se plantearon reglas de juego para el desarrollo del espacio de participación?

TRAP1

Totalice la cantidad de respuestas afirmativas de la pregunta 1 (Anexo 6, encuesta parte B) realizadas durante el espacio de participación

(Grado de socialización de las reglas juego): GS GS=(TRAP1/TRP1)X 100 Escriba el resultado:

TRP1

Total de respuestas de la pregunta 1

Total de respuestas afirmativas en la pregunta 2 Ver Anexo 6, encuesta parte B: ¿Se concertaron estas reglas?

Total de respuestas de la pregunta 2 (ver Anexo 6, encuesta parte B)

TRAP2

TRP2

Totalice la cantidad de respuestas de la encuesta (Anexo 6, parte B) realizadas durante el espacio de participación

GS=

Totalice la cantidad de respuestas afirmativas, de la pregunta 2 (Anexo 6, encuesta parte B) realizadas durante el espacio de participación

Grado de concertación de reglas: GC GC= (TRAP2/TRP2)X 100

Totalice la cantidad de respuestas de la encuesta (Anexo 6, parte B) realizadas durante el espacio de participación

54

Escriba el resultado: GC=

Interpretación del índice

To m e l o s r e s u l t a d o s obtenidos de los índices GS, GC y GA; compárelos entre sí y ordénelos de mayor a menor (con base en el porcentaje obtenido), lo que le permitirá observar cual de los índices tuvo mayor relevancia con relación a los demás.

Variable

Sigla

Índice

Descripción metodológica

To t a l d e r e s p u e s t a s TRAP3 Totalice la cantidad de respuestas afirmativas, de la afirmativas en la pregunta 3 pregunta 3 (Anexo 6, encuesta Ver Anexo 6, encuesta parte B) realizadas durante el parte B: ¿Se acataron las espacio de participación. reglas de juego por parte de los asistentes?

(Grado de aceptación y acatamiento de reglas de juego): GA GA= (TRAP3/TRP3)X 100

Total de respuestas de la T R P 3 Totalice la cantidad de respuestas de la encuesta pregunta 3 (ver Anexo 6, (Anexo 6, encuesta parte B) encuesta parte B). realizadas durante el espacio de participación.

Escriba el resultado: GA=

Lectura sobre los resultados: Nota: Cuando se trata de medición de procesos de participación promedie los índices de cada uno de los espacios de participación realizados.

55

Interpretación del índice

Anexos del Protocolo

56

5. ANEXOS ANEXO 1: Fuentes de información La información es parte fundamental para la organización de los procesos de participación. Dependiendo de la complejidad del qué y del quienes (los actores involucrados), se hace necesario producir información o acudir a fuentes existentes. Si se trata de producir información, ésta debe estar orientada por lo que se quiere poner a consideración del proceso de participación y por el mapeo de los actores que tienen intereses involucrados en el proceso. Por ejemplo, para los temas de ordenamiento territorial los que estén involucrados en la reglamentación o revisión normativa. En cualquier caso siga los criterios de investigación más apropiados y que estén al alcance del proceso y sus tiempos. En el caso de utilizar otras fuentes acuda a: Expertos Consulte a las instituciones, autoridades políticas, organizaciones claves, habitantes locales o académicos que posean un amplio conocimiento sobre la situación para identificar a los actores.

Registros escritos y datos poblacionales Los datos poblacionales de censos, las encuestas de calidad de vida, monografías de las localidades, diagnósticos institucionales, etc., pueden brindarle información útil sobre la cantidad de personas por edad, género, religión, residencia y datos específicos sobre un tema, etc. También puede obtener información de los actores en directorios, organigramas, encuestas, informes o registros escritos emitidos por las autoridades locales, agencias donantes, órganos gubernamentales, expertos, académicos, organizaciones no gubernamentales, el sector de negocios y las industrias, etc.

Listas de verificación Puede identificar actores acudiendo a listados de asistencia a espacios de participación.

Relatos orales o escritos de los acontecimientos principales ocurridos en un territorio o en un evento.

Solicite a alguien que describa los acontecimientos principales en la historia de un problema y los actores que estuvieron involucrados en estos eventos para identificar otros actores o grupos involucrados.

Otros actores Identifique a uno o dos actores claves – por liderazgo y contacto con los demás actores-. Solicíteles que sugieran a otros actores importantes para el proceso, teniendo en cuenta tanto aquellos que comparten sus puntos de vista e intereses como a aquellos que puedan tener una forma diferente de analizar los problemas.

57

ANEXO 2: Tipos y objetivos de los espacios de participación

2.1. Tipos de espacios de participación A continuación encontrará alguna de las principales características de los siguientes tipos de espacios de participación: Reunión, taller y recorrido. El cuarto espacio hace referencia a medios virtuales. Por la especificidad técnica no se explicita en este protocolo y se aconseja solicitar apoyo a la oficina de comunicación del DAPD o de otras entidades, para tener claros los aspectos necesarios para realizar una videoconferencia, un programa de televisión u otro medio virtual.

Reunion • Son espacios de participación donde asisten y se relacionan grupos de personas con intereses para el tratamiento de un tema específico.

• En general el papel de los actores al interior de las reuniones requiere de roles activos de los participantes, pero no necesariamente exige la participación dinámica de la totalidad o mayoría de los mismos.

• El criterio central para definir si se trata de una reunión es el tiempo requerido para lograr el objetivo. Una reunión productiva no debe superar más de dos horas de trabajo (en promedio).

Taller • Es en esencia trabajo activo, por lo tanto, la participación de los asistentes argumentando, dando ideas, discutiendo, escribiendo, comprometiéndose, son puntos de partida centrales en el desarrollo de un taller.

• Es una experiencia de trabajo colectivo, donde hablar y escuchar activamente, dar y recibir, argumentar y contra-argumentar, defender posiciones y buscar consensos, es lo propio de esta metodología de trabajo.

• Un taller es trabajo creativo. Se busca que con la participación de todos se logren nuevas e innovadoras ideas que mejoren el punto de partida. Es en este sentido que se argumenta que ni los problemas ni las personas deben permanecer invariables después de un taller.

• Un taller es una experiencia de trabajo vivencial, donde la materia prima son las experiencias propias y sus productos son la expresión de los acuerdos entre los participantes, algunos se convertirán en planes de trabajo que influirán en lo que se ha de desarrollar en el futuro.

• Es un trabajo concreto, donde el resultado debe ser un compromiso grupal para realizar acciones. Finalmente, un taller es una experiencia de trabajo puntual, que en ocasiones no se agota en una jornada.

58

Recorridos • Permiten reconocer los territorios que son objeto de un proceso de participación, mediante el tránsito colectivo de los distintos actores involucrados en el proceso Ejemplo: reconocimiento de una UPZ para su reglamentación.

• En la mayoría de casos se emplean como complemento a herramientas de diagnóstico, seguimiento y evaluación de acciones de trasformación del territorio.

Medio virtual • Hace referencia a todos aquellos medios que tienen como eje central un mecanismo que requiere soporte tecnológico virtual para su producción y realización.

• Como espacio de participación virtual se han catalogado aquellos relacionados con Internet – cursos virtuales, chats – conversaciones on lineteleconferencias, programas de televisión y programas radiales, entre otros.

2.2 Objetivos de los espacios de participación El objetivo de un espacio de participación está definido por lo que se espera lograr en desarrollo del mismo: informar, deliberar, consultar, concertar, validar, retroalimentar, decidir o controlar. Cada uno de estos objetivos define un alcance distinto al proceso de participación.

Informar Se dan a conocer a los participantes los contenidos de un tema, una propuesta, o una norma. Para tal efecto es importante: • Listar y estructurar la información de forma clara y comprensible.

• Utilizar ayudas audiovisuales o impresas sintetizando la información.

Deliberar Busca que los distintos participantes aborden argumentativamente un tema. Para tal fin es importante: • Delimitar de manera estricta el tema y los alcances de la deliberación.

59

• Tratar, mediante preguntas orientadoras, de abordar ordenadamente el tema en cuestión.

• Buscar que los asistentes concentren las intervenciones en intereses y no en posiciones.

Consultar Los participantes opinan sobre algún tema, propuesta o situación, sin que sus opiniones tengan necesariamente carácter vinculante. Para tal efecto tenga en cuenta: • Aclarar y sintetizar los temas específicos de consulta.

• Precisar si la consulta tiene o no carácter vinculante.

Concertar Es el acuerdo mediante el cual dos o más personas o grupos de una colectividad, construyen la solución para un problema y determinan los medios para ejecutarla. Para tal efecto: • Identifique las diferencias sobre las que se adelantará el proceso de concertación.

• Invite a las partes a que se expresen sobre sus diferencias.

• Precise con las partes cual es el motivo de dichas diferencias.

• Invite a las partes a considerar las posibles alternativas de solución a dichas diferencias.

• Trate de lograr un acuerdo entre las partes involucradas.

• Escriba en el acta el acuerdo suscrito y hágalo firmar por las partes.

Validar Es el espacio donde los asistentes aprueban o aceptan una única propuesta en consideración. Para tal fin: • Precise lo que someterá a validación del espacio de participación convocado.

• Defina el mecanismo a utilizar para validar la propuesta (votación, negociación, mediación, otro).

• Aclare los alcances de la validación de la propuesta.

Retroalimentar Transmite a un grupo de personas participantes de un proceso, cuáles de sus aportes han sido tenidos en cuenta y cuales no y el porqué. Para tal fin:

60

• Sistematice los aportes recibidos en los espacios de participación previstos.

• Fije criterios para vincular o no los aportes recogidos en el proceso de consulta de la propuesta.

• Liste la totalidad de propuestas y relacione las que vinculó y las que no vinculó en la decisión final con los criterios que condujeron a dicha decisión.

Decidir Es la adopción de una idea o forma de actuación sobre un tema o problema escogido a partir de la formulación y deliberación de varias alternativas. Para tal fin: • Tenga claro si en el espacio se puede tomar la decisión y qué se va a decidir.

• Plantee de forma clara cual va a ser el procedimiento que va a emplear para tomar la o las decisiones.

• Defina cuales son los actores que pueden y deben tomar la decisión. Tenga cuidado que el procedimiento sea claro, legal en algunos casos y este presente la mayoría de intereses sobre el tema que se somete a decisión.

Controlar Hace referencia a ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de procedimientos, normas y acuerdos u otros temas, programas o proyectos específicos. Este aspecto requiere: • Listar y estructurar de forma detallada los procedimientos, normas y acuerdos a los cuales se ejercerá control y definir los actores que asumirán o delegarán para el cumplimiento de éstas funciones.

• Recolecte la información tanto de los diferentes actores, incluyéndose usted, y organice la presentación del tema haciendo énfasis en los recursos, tiempos y responsables.

• Defina la forma como piensa ejercer el control, teniendo en cuenta las formas de recolección de la información, tiempos y responsables.

• Si se trata de control a planes de desarrollo tenga en cuenta las líneas de base y los resultados frente a los puntos de partida, así como los circuitos de responsabilidad establecidos por las normas respectivas.

61

ANEXO 3. Pautas para seleccionar el medio de comunicación que apoyará la convocatoria a. Tenga claro el perfil de los actores a quienes se va a dirigir.

• Edades • Lugar de residencia • Relación con los medios - ¿Son lectores de prensa?

- ¿Son televidentes en la mañana o en la tarde?

- ¿Escuchan noticias o programas de opinión?

- ¿Acceden fácilmente a Internet?

- ¿Frecuentan el despacho de la alcaldía local, de la JAL, de su institución o de las Juntas de Acción Comunal?

- ¿Reconocen y sintonizan algún medio de comunicación alternativo? b. Tenga claros los recursos con los cuales cuenta. c. Cuente con cotizaciones que incluyan los costos de: • Diseño, • Impresión y • Distribución de piezas comunicativas como afiches, plegables, carteles; Así como el costo de pautar en: • Radio • Prensa • Televisión, según el programa, el horario y el tipo de pauta. d. Tenga presente que principalmente existen 2 tipos de medios: • Medios masivos • Medios alternativos (conocidos también como comunitarios) e. Que a su vez cuentan con los siguientes formatos: • Radiales • Televisivos • Impresos –periódicos, revistas, semanarios, boletines, afiches• Carteleras, vallas, avisos en paraderos, publicidad en Transmilenio• Virtuales: Internet –envío de mensajes, página Web, publicidad en páginas reconocidas.

62

63

Fecha:

Zonal ___

Ciudad____

Entidad responsable:

Lugar:

Otras ¿Cuál?___________

de actas y relatorías

Nombre, Dirección, Teléfono CC.

Firma responsable de la entidad

Nombre, Dirección, Teléfono,

Nombre, Dirección, Teléfono CC.

CC.

Firma coordinador(a) del grupo

Firma redactor(a) del acta

6. OBSERVACIONES:

5. RESULTADOS DE LOS ACUERDOS O DECISIONES:

Describa brevemente lo que pasó

4. DESARROLLO DEL EVENTO

3. ORDEN DEL DÍA:

2. OBJETIVO:

ASISTENTES: ________(Se anexa lista firmada de los participantes)

Hora:

Nombre del moderador:

Escala: UPZ___ Tema tratado:

ACTA #

1. Información General

4.1. Formato de acta

ANEXO 4: Formato

64

Zonal ___

Lugar:

Otras ¿Cuál?___________

(Se anexa la lista de asistentes).

Ciudad____

Localidad:

Nombre y apellido del relator:

9. Observaciones:

8. Balance general de la actividad:

7. Describa como se llegaron a los acuerdos o decisiones

6. Dificultades que se presentaron en el desarrollo de la actividad:

5. Principales logros obtenidos (descríbalos con precisión):

4. Breve descripción de la metodología utilizada (anexar documento):

3. Programa /orden del día:

2. Objetivo:

Listado de actores sociales:

No. de asistentes:

Entidad responsable:

Tema tratado:

Escala: UPZ___

Fecha:

1. Información general

4.2. Formato de relatorías

65 Fecha de sistematización: Nombre del responsable: Entidad responsable:

Justificación

Tema diferente

Valoración técnica

5.

4.

3.

2.

1.

Ya

Clasificación técnica según tema

Sustentación

Propuesta

Cargo

Nombre Organización

Fuente del aporte

Carta

mes

incluido

Realización de la reunión o taller: día

Localidad

DATOS GENERALES

Sí

Se acoge No

Cierre propuestas: día mes año Mail Taller Buzón

Dirección Teléfono: Correo electrónico:

año

Propuesta No.

ANEXO 5: Ficha de valoración técnica de propuestas

66

Mes:

Año: Localidad.

Nombre del responsable de la entidad

Observaciones:

3. ¿Se acataron las reglas de juego por parte de los asistentes?

2. ¿Se concertaron estas reglas?

1. ¿Se plantearon reglas de juego para el desarrollo del espacio de participación?

Componente

B. Aceptación y acatamiento de reglas de juego

Observaciones:

Total evaluación del espacio de participación

9. ¿Los facilitadores y/o coordinadores manejaron adecuadamente los temas?

8. ¿El lugar de trabajo fue cómodo y accesible?

Si

Si

¿Cómo se enteró de este espacio de participación?

Numero de encuesta:

7. ¿Las herramientas de ayuda utilizadas fueron suficientes y adecuadas?

6. ¿La metodología desarrollada en el espacio fue adecuada?

5. ¿Los contenidos de las exposiciones fueron claros y adecuados?

4. ¿El material de apoyo y la información entregada fue suficiente y adecuada?

3. ¿Se cumplió la agenda y los tiempos establecidos?

2. ¿Hubo claridad y precisión en el (los) tema (s) abordado (s)

1. ¿Se cumplió el objetivo propuesto?

Componente

A. Evaluación del espacio de participación

Lugar.

Día:

Tema tratado:

No

No

ANEXO 6: Encuesta: Evaluación del espacio de participación y de aceptación y acatamiento de reglas de juego Se sugiere aplicar la encuesta como mínimo al 20% de los asistentes

67

Mide los intereses presentes en los espacios de participación Número de intereses representados en el espacio por el número de intereses en juego.

R = IRP/IJ x 100 Número de intereses representados por los actores en el espacio de participación.

Número de intereses en juego en el espacio de participación.

Definición Unidad de medida

Diligenciamiento de los formatos y del apartado correspondiente para cada variable.

No mide la incidencia de los intereses en juego, ni la asertividad del responsable frente a la determinación de los intereses en juego.

Método de medición Limitaciones

Formula Descripción de cada variable de la formula

Nivel de representación de los intereses en el espacio

7.2 Meta dato indicador nivel de representación de intereses

Diligenciamiento de los formatos correspondientes para cada variable.

No mide la inclusión en términos de la cualificación de la participación.

Para organizaciones: Número de organizaciones convocadas por el responsable del espacio.

Número de organizaciones involucradas en el espacio (universo).

Número de organizaciones asistentes a los espacios de participación.

Número de organizaciones convocadas.

Para ciudadanos: Número de ciudadanos no organizados convocados.

Número de ciudadanos no organizados inscritos para el espacio.

Número de ciudadanos no organizados asistentes a los espacios de participación.

Número de ciudadanos no organizados convocados.

Para organizaciones: IO = (TOC/UOI) X 100 AO = (TOA/TOC) X 100 Para ciudadanos: IC = (TCC/UCI) X 100 AC = (TCA/TCC) X 100

Da cuenta de los actores involucrados en el espacio de participación.

Número de actores incluidos en el espacio de participación

Nivel de inclusión

Nombre del indicador

Limitaciones

Método de medición

Descripción de cada variable de la formula

Unidad de medida Formula

Definición

Nombre del indicador

7.1 Meta dato indicador nivel de inclusión

ANEXO 7: Meta datos de los indicadores

68

Grado de respuesta de las propuestas: GRP = (TPR/TPP) X 100 Grado de aceptación y acatamiento de reglas de juego: GS = (TRAP1/TRP1) X 100 GC = (TRAP2/TRP2) X 100 GA = (TRAP3/TRP3) X 100 Respuestas de propuestas: Número de respuestas dadas por la institución Número de propuestas presentadas en el espacio.

Aceptación de reglas de juego: Número de respuestas afirmativas de las encuestas realizadas durante el espacio de participación.

Número total de respuestas de la encuesta realizadas durante el espacio de participación.

Formula

Descripción de cada variable de la formula

Cobertura geográfica Fuente de los datos Disponibilidad de los datos Periodicidad de los datos Periodicidad de la serie de tiempo actualmente disponible Entidad responsable Elaborado por

Ejecutante (Institución o persona delegada.

Convenio 182/05 DAPD/UN

Tiempo definido para la aplicación de los protocolos.

Datos disponibles sobre participación permanentemente.

Tabulados y en medio magnético.

Distrito, por localidades, por UPZ’s, por barrio.

Resultados de la aplicación de los protocolos.

7.4 Características generales del meta dato para los tres indicadores

Limitaciones

Método de medición

Diligenciamiento de los formatos correspondientes para cada variable.

No mide la cualidad de las respuestas dadas.

Grado de respuesta a las propuestas presentadas más el grado de aceptación y acatamiento social de reglas universales.

Unidad de medida

Definición

Grado de legitimidad Mide el grado de respuesta a las propuestas presentadas y la aceptación y acatamiento social de reglas universales en el espacio de participación

Nombre del indicador

7.3 Meta dato indicador grado de legitimidad

69

Identificación de intereses y propuestas

6

Poder de los actores y posibilidad de incidencia

8

Punto de partida, avances, problemas y propuesta Guía para la elaboración de la agenda

11

12

14

Registro de asistencia a los espacios de participación

Criterios para la convocatoria

Planeación del espacio de participación

10

13

Componentes para definir el espacio de participación

9

Sobre el ¿Cómo?

Actores influyentes y/o claves, posiciones y comportamientos

7

5

Listado y perfil de actores involucrados Caracterización compleja de actores

4

Sobre el ¿Quiénes?

Temas que desarrollará en el espacio de participación y su alcance

Derechos involucrados e instrumentos de gestión y/o financiación

2 3

Contenido de la normativa

Nombre del formato

1

Sobre el ¿Qué?

No. De Formato SI NO

DILIGENCIADO

OBSERVACIONES

ANEXO 8: Lista de verificación del diligenciamiento de los formatos

70

Indicador de inclusión de organizaciones Indicador de inclusión de ciudadanos no organizados Indicador de representación de intereses

16

17 18

20

Indicador de legitimidad: aceptación y acatamiento de reglas de juego

Indicador de legitimidad: respuesta a las propuestas presentadas

Registro de propuestas recibidas para su evaluación técnica

15

19

Nombre del formato

No.De Formato SI NO

DILIGENCIADO OBSERVACIONES