Cómo documentar en EARS

UNIVERSIDAD METROPOLITANA

VICERRECTORÍA ASOCIADA DE DESARROLLO Y RETENCIÓN

Programa de Tutorías

Cómo documentar una tutoría en EARS

¡Bienvenido!

El propósito de este módulo es brindarte el conocimiento y los recursos necesarios para el desarrollo satisfactorio de tu labor como tutor. ¿Estás listo?

EARS • EARS es una base de datos en la que se documenta cada uno de los servicios recibidos por el estudiante.

• Toda la información que encontrarás allí es confidencial. Solo la utilizarás para fines educativos.

Nota en EARS: La Universidad Metropolitana asegura la integridad de nuestros sistemas y que los datos que almacenamos están protegidos, aplicando toda la seguridad posible y requiriendo la autenticación de todos los usuarios. El uso de esta información, su confidencialidad y divulgación, están regidas por la Ley de Derechos Educacionales y de Privacidad de la Familia (FERPA), conocida además como Enmienda Buckley. La utilización de esta información es privilegiada y tiene que ser administrada apropiadamente, de acuerdo a las normas, deberes y responsabilidades establecidas en la institución.

¿Cuál es el enlace para acceder a EARS? • El enlace para acceder a EARS lo recibirás a través de un correo electrónico.

• https://ociteapps.suagm.edu/ocitsecurity/availableapps.aspx

No has accedido aún…

• Pero, no te asustes. Cuando presiones el enlace, automáticamente saldrá este formato en la pantalla con tu nombre de usuario estudiantil.

• Solo le das un clic en: “Go To App”.

Ahora que accediste, busca al estudiante.

Puedes buscar la información del estudiante en “Student Information”. Sin embargo, es mejor por “Locate Student” ya que allí podrás verificar el nombre del curso, el CRN del mismo y el nombre del profesor(a), si aplica.

Dale un clic al estudiante correspondiante • Tan pronto salga el estudiante que buscas, le das un clic a su nombre y luego a “Select”.

Verifica la información del estudiante y del curso Una vez encuentras al estudiante, asegúrate de que la información que anotaste en el Informe de Trabajo Diario es correcta.

Ojo… Hay casos en los cuales el estudiante toma laboratorio del mismo curso. Por tal razón, es recomendable que memorices o apuntes el CRN para marcar el curso correcto en la sección de “Interventions”.

Todas las tutorías deben vincularse a un curso (no a un laboratorio).

Intervensiones (“Intervensions”) • Ya que verificaste la información, puedes darle un clic a Intervensions. Ahí, aparece un menú con las opciones para documentar una tutoría individual o grupal.

TutorĂ­a individual Esta es la pantalla para documentar las las intervensiones indivuduales.

Para documentar…

• Escoge la fecha en la que se dio la tutoría.

• Selecciona la hora en que se comenzó la tutoría (“Begin Time”) y la hora en que se terminó la misma(“End Time”).

Nota: El mismo programa calcula el tiempo que duró el servicio donde dice “Elapsed Time”, lo cual te ahorra trabajo para completar el Informe Semanal.

Para documentar…

En “Term” escribe el semestre académico actual.

• Si es en el primer semestre, se escribe el año del segundo semestre y añades 01.

• Ejemplo: 201801 (primer semestre)

• Si es en el segundo semestre, se escribe el año y añades 02.

• Ejemplo: 201802 (segundo semestre)

• Para verano, se escribe el año y añades 03.

• Ejemplo: 201803 (verano)

“Offered by” (Ofrecido por): • En la parte donde dice “Group” vas a seleccionar “RETE”, si eres tutor en campus.

Si eres tutor en un centro universitario, debes seleccionar el mismo.

Offered by (Ofrecido por): • Luego, das un clic a Name. Aquí aparecerá la lista de los tutores de la institución en orden alfabético. Selecciona tu nombre. En la barra de Type, selecciona “Tutor”.

Referrals • Por el momento, no utilizaremos esta sección.

Detalles del Servicio (Service Details) • Aquí buscas los temas de las dudas trabajadas o la materia.

Para documentar…

• Una vez entras a los detalles del servicio, presiona el símbolo de suma (+) al lado de Tutorías.

Para documentar…

• Selecciona Español, Inglés, Matemáticas o Tutorías de Especialidad.

• Las únicas tutorías sobre las cuales no se incluyen temas en este menú, son las de especialidad. En tal caso, las dudas trabajadas se deben de escribir en los comentarios que están antes de Select Resolution.

Para documentar…

• Las opciones que se encuentran en Select Resolution están circulados en rojo en la imagen inferior, enumerados según el orden en el cual que aparecen.

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Select Resolution • Aquí seleccionas según lo que marcaste en la columna de “Después de la tutoría” en el “Informe de Trabajo Diario”, seguido por las “Observaciones Generales” y las “Recomendaciones” que hayas documentado en el mismo.

¡Espera!

• Apunta el número de referencia que aparece al finalizar la documentación en tu Informe de Trabajo Diario.

Tutoría grupal Las tutorías grupales son las que se les brindan a dos(2) estudiantes o más que tienen un curso en común. Estas pueden ser realizadas tanto en las instalaciones del centro como en un salón de clases.

Uno de los estudiantes que recibió el servicio en “Locate Student” es suficiente para obtener el CRN del curso. Este es necesario para documentar la tutoría de forma grupal.

TutorĂ­a grupal (continuaciĂłn) Esto es lo que aparece en la pantalla una vez accedes a las intervenciones grupales.

Tutoría grupal (continuación) La opción debajo del CRN (Select ALL Students for Course) es para seleccionar todos los estudiantes del curso para el cual le diste la tutoría. La misma opción se encuentra arriba de la barra Populate with selected options, el cual debes presionar para que salga la lista de los alumnos del curso.

2 1 1 Populate with selected options – Se utiliza para ver la lista de

estudiantes. Esta opción es preferable, si la mayoría de ellos tomó la tutoría.

2 Clear for selected options - Se utiliza para para deshacer lo

que seleccionaste anteriormente.

3 Search and ADD Students by Name or ID - Se utiliza para

buscar los alumnos que recibieron el servicio. En las barras que están debajo de tal opción, verás la lista.

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Press to Select Intervension Service Detail La Ăşnica forma de poder acceder a los detalles del servicio es luego de escribir el Term (semestre acadĂŠmico) y el CRN.

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Para documentar…

El proceso para completer las partes de Offered By, Intervention Service Detail y Select Resolution es el mismo que en las intervensiones individuales.

Nota: Puedes darle un clic en los temas subrayados para acceder rápidamente al “slide” donde se encuentra la explicación del mismo.

Recuerda…

Siempre tener presente la importancia de la documentación del trabajo que realizas.

¡Anímate a ser un tutor de excelencia!