Ausgabe 1.2013
Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der gotomaxx-Produkte
gotomaxx live
gotomaxx als Referent und Aussteller auf der BusinessLIVE und der BusinessCONVENTION
Print-to-TomTom
Flottenmanagement und ERP-System im Detail
Referenz
Visiontec Multimedia Store e.K. über den PDFMAILER
News
Der PDFMAILER 5.2.3 ist da
Rückblick CeBIT
Das war die CeBIT 2013 im eCommerce-Park, Halle 6, K18
Wecken Sie weitere Potenziale in Ihrem Unternehmen Ihr Kerngeschäft haben deutsche SMS, Telefon oder auf anderen maUnternehmen im Griff. Entspre- nuellen Wegen an die Fahrer delechend gering ist das Rationalisie- giert. Weil Integrationslösungen oft rungspotenzial in der Produktion teuer sind, verzichten viele Betriebe oder bei der Erstellung von Dienst- bewusst auf Effizienz. Mit Print-toleistungen. Anders sieht es hinge- TomTom, dem neuen Zusatzmodul gen in der Verwaltung aus. Das gilt zum PDFMAILER, haben wir diese vor allem dort, wo Systembrüche Lücke geschlossen. Wie die Techunvermeidbar erscheinen. nologie funktioniert, erfahren Sie in unserem kleinen Workshop. Aber Ein gutes Beispiel ist die Schnittstel- auch von anderen gotomaxx-Prole zwischen Auftragsbearbeitung dukten wie etwa dem PDFMAILER und Flottenmanagement. Welche gibt es Neues zu berichten. Schnittstelle, werden sich viele fragen. Und genau da liegt das Poten- Mit der CeBIT ist die erste Großzial: veranstaltung des Jahres bereits Geschichte. Wir blicken auf die Oftmals werden Abholaufträge per Computermesse zurück und geben
Ihnen gleichzeitig einen Ausblick auf kommende Veranstaltungen und Termine. Vielleicht finden Sie Zeit, uns irgendwo in Deutschland oder Österreich zu besuchen. Die BusinessCONVENTION in Wien und Landau oder die BusinessLIVE-Roadshow sind hierfür gute Gelegenheiten. Wir würden uns freuen. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr gotomaxx Team
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Ein Klick – und der Fahrer ist informiert Workshop Print-to-TomTom
Sind Sie dafür zuständig, dass Auslieferungsfahrer oder Servicetechniker rechtzeitig vor Ort sind? Ist es Ihre Aufgabe, die Einsätze möglichst kosteneffizient zu planen. Hand aufs Herz, ist der Verwaltungsaufwand hierfür nicht oft sehr hoch? In vielen Fällen sind die Aufträge zunächst in der Unternehmenssoftware zu erfassen. Weil die Schnittstelle zu Fahrer, Außendienstmitarbeiter oder Servicemitarbeiter fehlt, sind die Informationen anschließend ein weiteres Mal einzugeben. Zum Beispiel in Form einer E-Mail, einer SMS oder – bestenfalls – als Auftrag in das Flottenmanagement „TomTom WEBFLEET®“. In jedem Fall sind zwei Arbeitsschritte erforderlich. Das kostet nicht nur Zeit, sondern führt auch leicht zu Fehlern. Komfortabel ist etwas anderes. Stellen Sie sich vor, Sie könnten neue Aufträge direkt aus dem ERP-System heraus an TomTom WEBFLEET® verschicken – und das ganz ohne teure
Integrationslösungen. Geht nicht? Geht doch. Und zwar einfacher, als Sie denken. Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein TomTom-Navigationsgerät, die webbasierte Flottenplanung TomTom WEBFLEET® und das Tool Print-to-TomTom von gotomaxx. Basis von Print-to-TomTom ist der PDFMAILER. Deshalb funktioniert das kleine Tool ähnlich wie ein Druckertreiber. Beim Druck aus einer beliebigen kaufmännischen Software extrahiert Print-to-TomTom adress- und auftragsbezogene Informationen und sendet diese an das betriebseigene TomTom WEBFLEET®-Account. TomTom WEBFLEET® verteilt die einzelnen Auf-
träge anschließend an die verschiedenen Navigationsgeräte. Neue Aufträge fließen auf diese Weise direkt in die Routenplanung ein, ohne dass sie manuell erfasst werden müssen. Das Ganze funktioniert sowohl als selbstständiger Prozess als auch parallel zur PDF-Konvertierung. Hierfür sind weder wartungsaufwendige Schnittstellen noch kostenintensive Integrationsdienste erforderlich. Wie die Technologie funktioniert, zeigt unser kleiner Workshop exemplarisch am Beispiel der Unternehmenssoftware BüroWARE. Da Print-to-TomTom wie ein Druckertreiber arbeitet, läuft das Verfahren bei anderen kaufmännischen Lösungen ähnlich:
1. Erfassen Sie zunächst einen Auftrag für Ihre mobilen Mitarbeiter. Dies könnte beispielsweise eine Abholung, eine Auslieferung oder ein Serviceauftrag sein. Nutzen Sie hierfür Ihre Unternehmenssoftware oder ein Office-Anwendungsprogramm wie Microsoft Word. Wechseln Sie danach in den Druckbereich und wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Drucker den Eintrag „Print-to-TomTom“ aus.
Die Schnittstelle Print-to-TomTom wird aus der BüroWARE wie ein Drucker ausgewählt 2. Der Druckdialog des PDFMAILERs wird eingeblendet. Die Funktionsleiste zu Print-to-TomTom finden Sie am rechten Fensterrand. Sollte diese nicht automatisch eingeblendet werden, klicken Sie einfach auf den Karteireiter „TomTom“, um den Abschnitt anzuzeigen. Im oberen Bereich der Eingabemaske können Sie die Navigationsgeräte der mit TomTom WEBFLEET® gesteuerten Fahrzeuge auswählen. Hierzu steht Ihnen ein Aufklappmenü zur Verfügung. Adresse und Ansprechpartner beim Kunden werden von Print-to-TomTom automatisch aus dem Auftrag extrahiert. Geben Sie im unteren Abschnitt noch die Details zur Zeitplanung ein und übertragen Sie die Daten mit der Schaltfläche „Jetzt Auftrag absenden!“ an das Navigationsgerät des ausgewählten Fahrzeugs.
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Die Kundenadresse übernimmt Print-to-TomTom selbstständig aus dem Serviceauftrag 3. Anschließend bestätigt der Hinweis „Der Auftrag wurde gesendet“ die erfolgreiche Datenübermittlung. Jetzt können Sie das Dokument ins PDF-Format konvertieren und parallel per E-Mail an den Kunden versenden.
Der Auftrag wird in einem Schritt parallel per E-Mail mit BüroWARE an den Kunden verschickt 4. Die Fahrzeugdisposition ist ein dynamischer Prozess, bei dem es jederzeit zu Änderungen kommen kann. Die Aufträge, die von Print-to-TomTom übermittelt werden, lassen sich deshalb nachträglich ändern oder stornieren. Wechseln Sie hierfür mithilfe Ihres Webbrowsers zur TomTom WEBFLEET®-Webseite und loggen Sie sich in Ihr Konto ein. Aktivieren Sie den betreffenden Auftrag in der Auftragsliste und korrigieren Sie die Daten. Die neuen Informationen werden direkt an die Navigationssysteme gesendet und fließen unmittelbar in die Routenplanung ein.
Die Dispositionsdaten können jederzeit geändert werden
Seite 4 1.2013 Disponenten dürfen sich in Kürze über eine zusätzliche Planungshilfe freuen: Wie Hersteller gotomaxx kürzlich ankündigte, wird das Print-to-TomTom-Addon in
Weitere Informationen:
Kombination mit TomTom WEBFLEET® künftig in der Lage sein, den aktuellen Standort der Firmenfahrzeuge in die Planung einzubeziehen. Auf Wunsch wird
dann beispielsweise automatisch das Fahrzeug ausgewählt, das sich geografisch am nächsten zum jeweiligen Auftragsort befindet.
Fazit Das Zusatzmodul Print-to-TomTom verbindet auf einfache Weise das TomTom-Flottenmanagement mit ERP-Lösungen und Warenwirtschaftssystemen. Wo sonst teure, aufwendig zu pflegende Schnittstellen erforderlich sind, genügt hier ein vergleichsweise einfacher „Druckertreiber“. In der Praxis befreit Print-to-TomTom Disponenten von manueller Doppelerfassung und sorgt für zusätzliche Planungssicherheit. Ein im mobilen Bereich wichtiges Argument, denn gerade hier führen Fehler schnell zu Mehrkosten und Verspätungen zu Kundenverdruss.
Nie mehr Handarbeit beim PDF-Versand Referenz Visiontec Multimedia Store e.K.
Effiziente Prozesse sind für den auf Empfangs- und Sendetechnik spezialisierten Online-Versandhändler Visiontec Multimedia Store e. K. von entscheidender Bedeutung. Da der elektronische Rechnungsversand zu umständlich war, entschied sich das Unternehmen für den gotomaxx PDFMAILER – und spart seitdem Zeit und Geld.
Seit 2007 widmet sich der Braunschweiger Versandhändler Visiontec Multimedia Store e. K. dem Vertrieb von MultimediaKomponenten, Netzwerk-, Empfangsund Sendetechnik. Ein beratungsintensives Geschäft, wie Christoph Hempelmann, Geschäftsführer von Visiontec, erklärt: „In unserem Markt sind vor allem zwei Aspekte entscheidend: guter Kundenservice und kompetente Mitarbeiter. In beiden Bereichen haben wir von Anfang an viel investiert.“ Konzentrierte sich Visiontec in den ersten Jahren ausschließlich auf den deutschsprachigen Raum, denkt das Unternehmen mittlerweile international. Aufwendiger Rechnungsversand Trotz fachlicher Kompetenz und ausgewählten Produkten steht Visiontec als Online-Versandhändler in einem intensiven Wettbewerb. Um den Verwaltungsaufwand zu begrenzen, setzen die Braunschweiger deshalb auf moderne Unternehmens- und E-CommerceLösungen. Doch beim elektronischen
Rechnungsversand klaffte bislang eine Effizienzlücke. „Um Rechnungen per E-Mail verschicken zu können, mussten wir jeden Beleg einzeln ins PDF-Format konvertieren und der betreffenden E-Mail manuell zuweisen. Dadurch ging wertvolle Zeit verloren“, erinnert sich Christoph Hempelmann. Grund genug für das Unternehmen, nach einem effektiveren Verfahren zu suchen. Das Rennen machte der gotomaxx PDFMAILER. „Ausschlaggebend waren für uns die einfache Konfiguration, die problemlose Installation und die Flexibilität der Software“, begründet Geschäftsführer Hempelmann die Wahl. Der PDFMAILER verhält sich wie ein Druckertreiber: PDFs lassen sich aus jeder beliebigen Windows-Anwendung erstellen und als PDF-Anhang einer E-Mail versenden. „Dadurch bleiben wir bei der Wahl der Unternehmenssoftware flexibel. Das ist für uns ein wichtiges Stück Investitionssicherheit“, betont Christoph Hempelmann. Weitere Entscheidungsgründe waren der deutschsprachige Support und deutsche Bedienungsanleitungen.
Weniger Verwaltungsaufwand Heute nutzen alle acht Mitarbeiter des Unternehmens die Funktionen des PDFMAILERs. Sie profitieren dabei von einem hohen Automatisierungsniveau: Wenige Handgriffe genügen, um Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder andere Dokumente im PDF-Format an Geschäftspartner und Kunden zu versenden. Da sich parallel der lokale Speicherpfad vorbestimmen lässt, bringt das kleine Tool gleichzeitig das zentrale Dokumentenmanagement des Unternehmens voran. Visiontec nutzt den erweiterten Spielraum, um den Kundenservice mit zusätzlichen Informationen zu verbessern. „Mit dem PDFMAILER können wir schnell, einfach und unkompliziert Dokumente aus jeder Applikation im PDFFormat versenden. Damit sind wir dem ‚papierlosen Büro‘ einen deutlichen Schritt näher gekommen“, freut sich Visiontec-Chef Hempelmann. Weitere Vorteile sind spürbare Kosteneinsparungen und das gute Gefühl, etwas für den Umweltschutz zu tun.
Neue Version: Der PDFMAILER 5.2.3 ist da! Der PDFMAILER 5.2.3 kann ab sofort auf der gotomaxx Seite heruntergeladen werden. Mit der neuen Version profitieren Anwender bereits beim Standard-Paket von zusätzlichen Funktionen: Sie können die komfortable Druckweiterleitung nutzen, die bislang ausschließlich größeren Versionen vorbehalten war. Völlig neu ist die Option, Druckaufträge zu sammeln und einzeln als PDF einer E-Mail anzuhängen. Hinzu kamen einige kleinere Bugfixes. Mit Version 5.2.3 ändert sich auch das Lizenzierungsmodell für den PDFMAILER Server. Administratoren haben die im Netzwerk eingesetzten PDFMAILER Lizenzen nun besser im Blick. Über die Verwaltungskonsole lassen sich Lizenzzuordnungen flexibel aufheben und neu vergeben. Weitere Informationen finden Sie unter www.gotomaxx.de.
Wir stellen aus.
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14. Juni 2013
TECH GATE Vienna Kongress f체r Ihre kaufm채nnische Unternehmensorganisation.
Buchen Sie jetzt Ihren Messebesuch online! Weitere Informationen unter: www.businessconvention.at Oder Freund bei Facebook werden und keine Neuigkeiten rund um die BusinessCONVENTION verpassen: www.facebook.de/pdfmailer
Seite 6 1.2013 Zuwachs beim PDF-Payment: SIX Pay ist dabei Die Anbieterauswahl beim PDF-Payment ist wieder ein Stück gewachsen. Ab sofort können Nutzer die Dienste des Luxemburger Zahlungsanbieters SIX Pay in Anspruch nehmen. Neben innereuropäischen Überweisungen wickelt das Geldhaus auch Kredit- und EC-Karten-Transfers ab. Weitere Informationen zum Unternehmen gibt es unter www.six-pay.com.
Alternative Zahlungsverfahren beeindrucken Besucher gotomaxx auf der CeBIT 2013
Auf der CeBIT 2013 schlug gotomaxx im eCommerce Park die Zelte auf. Hier standen vor allem das PDF-basierte Zahlungsverfahren PDF-Payment und der neue Service PDF-Rechnung im Fokus. war der eCommerce-Park Anlaufstelle der Internetwirtschaft. Begleitet vom umfangreichen Vortragsprogramm des benachbarten eCommerce-Forums konnten sich Besucher über alle Facetten des Internetgeschäfts informieren. Für gotomaxx eine gute Gelegenheit, sich als Innovator in Sachen Zahlungsverfahren und Systemintegration zu präsentieren.
Auf der diesjährigen CeBIT war gotomaxx zu Gast im eCommerce-Park in Halle 6. An den fünf Messetagen
Zahlung via PDF Ein Schwerpunkt lag dabei auf dem neuen PDF-Payment, das PDF-Rechnungen um elektronische Zahlscheine ergänzt. Traditionelle Versandhändler und kleine Webshop-Betreiber sahen darin einen Weg, Kunden den Komfort vorbereiteter Online-Überweisungen zu bieten, ohne selbst in aufwendige Technologien investieren zu müssen. Besonders groß war das Interesse am PDF-Payment QR-Code. Als Rech-
nungsaufdruck schlägt der Code eine Brücke zwischen herkömmlichen Papierrechnungen und dem Zahlungsverkehr via Internet. Neue Technologien vorgestellt Frisch auf dem Markt und schon im Mittelpunkt des Interesses stand der neue Dienst PDF-Rechnung. Hier waren es vor allem Zulieferer aus dem B2B-Umfeld, die sich über die Möglichkeiten der Prozessintegration bei der Rechnungsstellung informierten. Höchster Beliebtheit erfreute sich auch Print-to-TomTom. Das Zusatzmodul zum PDFMAILER übermittelt Auftragsdaten aus ERP- und Warenwirtschaftssystemen an das Flottenmanagement des Navigationssystems TomTom. Der PDFMAILER Server wurde auf der CeBIT erstmals in der Version 5.2.3 vorgestellt.
gotomaxx bereichert die SoftENGINE-Roadshow BusinessLIVE In kleinen und mittelständischen Betrieben fehlt IT-Entscheidern häufig die Zeit für Messebesuche. Auf der BusinessLIVERoadshow von SoftENGINE können sich Unternehmen ganz in der Nähe des eigenen Firmensitzes über aktuelle IT-Trends, kommende Herausforderungen und neue Chancen informieren. gotomaxx nimmt mit eigenen Vorträgen daran teil. Themen sind dabei unter anderem Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und elektronisches Dokumentenmanagement. Die BusinessLIVE-Roadshow tourt in diesem Jahr gleich zweimal durch Deutschland und Österreich. Im April und Oktober macht die Karawane in insgesamt 25 Städten und Ballungszentren Halt. Die Frühjahrs-Roadshow findet vom 16. bis zum 25. April 2013 statt. Besuchen Sie uns!
Weitere Infos finden Sie hier: www.softengine.de/ businesslive2013
Aktuelle Informationen, zusätzliche Termine oder Terminänderungen werden unter www.softengine.de/businesslive2013 veröffentlicht.
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gotomaxx live in Wien und Landau auf der SoftENGINE BusinessCONVENTION gotomaxx auf der BusinessCONVENTION
Auch der IT-Fachkongress BusinessCONVENTION findet in diesem Jahr doppelt statt: am 14. Juni 2013 in Wien und am 30. August 2013 in Landau/Pfalz.
Die BusinessCONVENTION ist die größte und wichtigste Veranstaltung rund um kaufmännische Unternehmensorganisation. Einen Tag lang können sich Besucher auf den zahlreichen Vorträgen, Workshops und Seminaren über IT-Trends, neue Technologien und unternehmerische Herausforderungen informieren. Begleitet wird das Kongressprogramm von einer Ausstellung, die das gesamte Spektrum der beiden Plattformen widerspiegelt. In Wien und Landau ist gotomaxx jeweils mit einem Impressum maxximum April 2013 Auflage: 5.000 Erscheinungsweise: 2 x pro Jahr Herausgeber: gotomaxx software GmbH Alte Bundesstr. 10/16 76846 Hauenstein Tel: 0049-6392-995 100 Fax: 0049-6392-995 599 E-Mail: presse@gotomaxx.de
gotomaxx im Internet www.youtube.com/user/gotomaxxsoftware/videos
eigenen Stand vertreten. Hinzu kommen eigene Vorträge im Kongressprogramm. Mit an Bord sind alle, innovativen gotomaxx Technologien wie etwa PDFMAILER, PDF-Rechnung oder das Zahlungsverfahren PDF-Payment. Die BusinessCONVENTION ist ein Marktplatz, auf dem Besucher schnell mit Experten, Beratern oder Praktikern ins Gespräch kommen. Nutzen Sie die Gelegenheit und besuchen Sie uns.
Internet: www.gotomaxx.de Konzeption / Realisation: Matthias Neumer, Corinna Müller, Anne Stoeckel, gotomaxx GmbH Layout / Grafik: Lingua Service SRL Fotos: Hersteller, Bildarchive Die Inhalte dieser Seiten wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktu-
Übrigens, gotomaxx Kunden erhalten in diesem Jahr vergünstigte Eintrittskarten. Geben Sie hierfür einfach den Gutschein-Code „dp001utjbi1eio“ bei Ihrer Internetbestellung ein. Weitere Informationen zur BusinessCONVENTION finden Sie auf der Kongressseite im Internet unter: www.businessconvention.de.
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30. August 2013 Festhalle Landau
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