Ausgabe 2.2012
Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der gotomaxx-Produkte
gotomaxx live
gotomaxx auf der dmexco, der BusinessCONVENTION und der SoftENGINE Herbstroadshow
News
Bezahlen per QR-Code
PDF-Rechnungen
Signaturen sind zukunftssicher
Social media
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Referenz
Haus Rabenhorst & Kocher Großhandel, Gißibl GmbH
Immer in Bewegung Frei nach dem Motto „Wer rastet, der rostet“ bleibt gotomaxx ständig in Bewegung. So blickt die aktuelle Ausgabe 02/2012 der maxximum auf einige der vielen Events und Highlights zurück, die das gotomaxx Team in den letzten Monaten erlebte. Hierzu zählen vor allem die SoftENGINE BusinessCONVENTION und die SoftENGINE Herbst-Roadshow. Messen und Kongresse stellen in Zeiten des Internets jedoch nur eine Möglichkeit, Interessenten zu informieren und mit Anwendern im Gespräch zu bleiben. Ein anderer Weg führt über die zahlreichen sozialen Netzwerke. In
der aktuellen maxximum-Ausgabe informieren wir Sie über unsere Aktivitäten auf diesen Kanälen. Den gesetzlichen Vereinfachungen für den elektronischen Datenaustausch zum Trotz, stehen signierte Dokumente bei den Anwendern noch immer hoch im Kurs. Der Grund: Unternehmen gehen auf Nummer sicher. Warum sie das tun, beantworten wir auf Seite 5. Mit den QR-Codes stellen wir Ihnen zudem ein neues Zahlungsverfahren vor, mit denen Zielverkäufer ihren Kunden die Zahlungsabwicklung erheblich vereinfachen. Zücken Sie Ihr Smartphone und pro-
bieren Sie es bei Gelegenheit am besten selbst aus! Passend zu den vielen neuen Technologien berichten wir in der aktuellen maxximum auch von der Kocher Großhandel, Gißibl GmbH. Dem Spirituosenhändler ist es mit Hilfe des gotomaxx PDF-Payments gelungen, die Prozesskosten spürbar zu senken. Viel Freude beim Lesen wünscht Ihnen Ihr gotomaxx Team
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Neue Ära im Bezahlwesen gotomaxx auf der BusinessCONVENTION 2012
Die Anforderungen an kleine und mittelständische Betriebe sind in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen: In vielen Branchen herrscht ein hoher Preisdruck. Entsprechend stark ist der Wunsch, effizienter zu arbeiten: Geschäftspartner fordern gemeinsame elektronische Prozesse; Kunden wollen sich selbst aussuchen, über welchen Channel sie Waren kaufen.
Eine Software allein reicht längst nicht mehr aus, um alle Bedürfnisse abzudecken. So standen auf der diesjährigen SoftENGINE BusinessCONVENTION, die traditionell am letzten AugustWochenende in Landau stattfand, die beiden ERP-Systeme BüroWARE und WEBWARE als Lösungsplattformen im Fokus. Besucher des IT-Fachkongresses konnten sich einen Überblick darüber verschaffen, wie sich die beiden Systeme
mit Zusatz-, Branchen- und Spezialmodulen individuell erweitern lassen. gotomaxx stellte bei der Gelegenheit das innovative Zahlungsverfahren PDFPayment einem größeren Publikum vor. PDF-Payment ist ein Zusatzmodul zum PDFMAILER und ergänzt die ins PDFFormat konvertierten Rechnungen um einen elektronischen Zahlschein. Kunden begleichen so ihre Rechnung mit einem Klick über die Webseite eines Zahlungsanbieters. Auf diese Weise können Un-
ternehmen ohne eigene E-CommerceInfrastruktur ihren Geschäftspartnern ein bequemes, zeitgemäßes Zahlungsverfahren anbieten. Entsprechend groß war die Resonanz des Publikums auf der BusinessCONVENTION. Das PDFPayment war der unangefochtene Star auf dem gotomaxx Stand. Auf ebenso große Resonanz stieß der Vortrag zum PDF-Payment, mit dem gotomaxx das Kongressprogramm bereicherte.
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PDF-Payment im Rampenlicht Rückblick dmexco 2012
Die „dmexco“ gehört mittlerweile zu den wichtigsten internationalen Leitmessen der digitalen Wirtschaft. Eine gute Gelegenheit für gotomaxx, neue Technologien wie das PDF-Payment einem breiten Fachpublikum vorzustellen.
Das Interesse der Besucher in den Kölner Messehallen war groß. „Der Erfolg im Internet hängt vor allem vom Marketing, von der Effizienz der Geschäftsprozesse aber auch vom Komfort der Angebote ab. Kunden sollte der Einkauf so einfach wie möglich gemacht werden. Ein simples Bezahlverfahren wie das PDF-Payment ist da ein wichtiger Baustein“, erklärt Simon Götz, Technical Consultant bei gotomaxx. Die neue Technologie stieß vor allem bei kleineren WebshopBetreibern ohne eigene E-PaymentInfrastruktur sowie bei Zielverkäufern auf regen Zuspruch.
Impressum maxximum Dezember 2012 Auflage: 5.000 Erscheinungsweise: 2 x pro Jahr Herausgeber: gotomaxx software GmbH Alte Bundesstr. 10/16 76846 Hauenstein Tel: 0049-6392-995 100 Fax: 0049-6392-995 599 E-Mail: presse@gotomaxx.de Internet: www.gotomaxx.de
Konzeption / Realisation: Matthias Neumer, Corinna Müller, Eva Stadelmann, gotomaxx GmbH Layout / Grafik: Lingua Service SRL Fotos: Hersteller, Bildarchive Die Inhalte dieser Seiten wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte können wir jedoch keine Gewähr übernehmen.
Alle im Text erwähnten Produktnamen oder -bezeichnungen sind geschützte Markenzeichen ihrer jeweiligen Inhaber. Der Nachdruck von Texten ist nur nach Rücksprache mit gotomaxx erlaubt. © by gotomaxx GmbH Fragen oder Anregungen? presse@gotomaxx.de
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gotomaxx on Tour Rückblick SoftENGINE Herbst-Roadshow 2012
Knapp drei Wochen tourte die SoftENGINE Herbst-Roadshow im Oktober durch Deutschland und Österreich. Mehr als 100 SoftENGINE Partner, rund 50 Hersteller und über 20 Agenturen präsentierten in 17 Städten die beiden ERP-Systeme BüroWARE und WEBWARE als integrierte Lösungsplattformen für alle erdenklichen Szenarien. Interessierte Firmenchefs und ITEntscheider konnten sich in wenigen Stunden einen Überblick über Branchenlösungen, E-Commerce-Systeme oder elektronische Zahlungsverfahren verschaffen. gotomaxx war in acht Städten dabei und präsentierte schwerpunktmäßig das neue PDF-Payment. Mit Erfolg, wie Johannes Bisson, Technical Consultant bei gotomaxx bestätigt: „Viele Teilnehmer der Roadshow setzen bereits den PDFMAILER ein. Da kommt es gut an, wenn man sich für zusätzliche Funktionen in keine neue Software einarbeiten muss.“
Die Fruchtsaftrechnung kommt als PDF Referenzbericht Rabenhorst
Den gesamten Schriftverkehr per Brief oder Fax zu verschicken, ist aufwendig und teuer. Deshalb suchte der Safthersteller Rabenhorst eine einfache Lösung, um PDF-Dokumente per E-Mail zu versenden. Heute spart das Unternehmen mit dem gotomaxx PDFMAILER Zeit und Geld. xis verhält sich der PDFMAILER wie ein Druckertreiber – nur dass die Dokumente nicht auf Papier ausgegeben, sondern ins PDF-Format konvertiert werden. Die Dokumente können wahlweise gespeichert, als PDF-Anhang verschickt oder auf einem SharePoint-Server abgelegt werden, ohne dass hierfür manuelle Zwischenschritte erforderlich sind. Auf diese Weise lassen sich Verwaltungsprozesse vereinfachen und standardisieren.
Um ausgewogene, hochwertige Direktsäfte herzustellen, benötigt man viel Erfahrung, Fingerspitzengefühl und das Wissen um das Beste der Natur. Seit 1805 wählt das Haus Rabenhorst O. Lauffs GmbH & Co. KG Obst besonders sorgfältig aus, setzt auf schonende Pressverfahren und komponiert harmonisch aufeinander abgestimmte Sorten. Das Ergebnis sind Qualitätsprodukte, die aromatisch schmecken und reich an Vitaminen, Mineralien und Spurenelementen sind. Und damit das so bleibt, gelten strenge Kontrollen. Vielseitig und einfach Mit Blick auf die Geschäftskorrespondenz stand bei Rabenhorst lange Jahre der Brief- und Faxversand im Fokus. Was in der Vergangenheit wie selbstverständ-
lich zum Alltag gehörte, wirkte in Zeiten von E-Mails und elektronischen Dokumenten zunehmend anachronistisch. Der Safthersteller erkannte die Effizienz elektronischer Kommunikation und suchte nach einer geeigneten Software, um kaufmännische Dokumente und den Schriftverkehr komfortabel zu konvertieren und per E-Mail zu versenden. Das Rennen machte der PDF-Konverter gotomaxx PDFMAILER. „Der PDFMAILER ist ausgesprochen einfach zu bedienen. PDF-Dokumente lassen sich in einem Schritt aus jeder WindowsAnwendung erstellen und per E-Mail versenden – ohne Systemintegration. Das macht die Software so vielseitig“, begründet Claude Greiner, IT-Leiter bei Rabenhorst, die Produktwahl. In der Pra-
Software ohne Wartung Heute läuft der PDFMAILER bei Rabenhorst auf rund 100 Arbeitsplätzen. Mithilfe der Software verteilt der Safthersteller Dokumente an rund 2.000 Lieferanten und mehr als 15.000 Kunden. Für IT-Leiter Claude Greiner hat sich die Investition längst ausgezahlt: „Der PDFMAILER ist einfach zu installieren und belastet die IT-Abteilung nicht.“ Der Funktionsumfang sei hoch und die Resonanz der Mitarbeiter absolut positiv. Alles in allem sei die Software ein Selbstläufer. Und wenn sich dennoch einmal eine Frage ergeben sollte, könne man „auf die kompetente gotomaxx Hotline“ zurückgreifen.
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Signaturen sind zukunftssicher Die signierte E-Rechnung lebt weiter
Ein knappes Jahr nach dem Ende der Signaturpflicht für elektronische Rechnungen fällt die Bilanz der Liberalisierung ernüchternd aus: Viele Unternehmen halten der Signatur weiterhin die Treue – weil die gesetzlichen Regelungen zu viel Raum für Interpretationen bieten. Zum 1. Juli 2011 ist die Pflicht zur Signatur elektronischer Rechnungen entfallen. Dass E-Rechnungen seitdem völlig form- und zwanglos über das Web verschickt werden dürfen, ist allerdings nur ein Gerücht. Für die elektronische Faktura gelten grundsätzlich die gleichen Anforderungen wie für die traditionelle Papierrechnung. Das gilt speziell für Form, Inhalt und Aufbewahrung. Alternativen unklar Sinn und Zweck einer qualifizierten Signatur ist es, die Authentizität des Dokuments zu gewährleisten. Mit anderen Worten: Die Signatur stellt sicher, dass der Inhalt der Rechnung beim Öffnen der gleiche ist wie beim Versand. Mit dem Verzicht auf die elektronische Signatur entlässt der Gesetzgeber Rechnungsempfänger jedoch keinesfalls aus der Prüfungspflicht. Den Unternehmen bleibt lediglich freigestellt, mit welchen Maßnahmen sie die Richtigkeit elektro-
nischer Rechnungen sicherstellen. Wie genau ein solches Verfahren aussehen soll, bleibt dabei offen. Das Bundesfinanzministerium spricht kryptisch von einem „verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung“. Die Verarbeitung eingehender Rechnungsdaten und das innerbetriebliche Kontrollverfahren seien darüber hinaus lückenlos zu dokumentieren. Die einzigen Beispiele, die als geeignete Verfahren benannt werden, sind ausgerechnet die qualifizierte elektronische Signatur und der elektronische Datenaustausch (EDI) – also die beiden früher einzig zulässigen Methoden. Auf Nummer sicher Alternativen wurden nicht genannt. Kein Wunder also, dass viele Unternehmen auf Nummer sicher gehen und auch weiterhin auf die elektronische Signatur setzen. Der Prüfprozess ist rechtlich anerkannt, die Arbeitsabläufe sind etabliert und die Rentabilität der erforderlichen
Technik bereits ab einem mittleren Belegvolumen gegeben. Der wirtschaftliche Vorteil potenzieller Alternativen ist im Vergleich zur sicheren Signatur einfach nicht hoch genug, um Unternehmen zu möglicherweise riskanten Experimenten mit dem Vorsteuerabzug zu bewegen. Achtung bei der Archivierung Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass – ganz gleich, welches Kontrollverfahren bei den elektronischen Rechnungen zum Zuge kommt – die Regeln betreffend die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS)“ und die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdU)“ voll in Kraft bleiben. Das bedeutet, dass auch digital zugesendete Rechnungen mindestens zehn Jahre zu archivieren sind und zwar revisionssicher als Original mit der dazugehörigen E-Mail. Digitale Kopien oder Papierausdrücke sind kein Ersatz.
PayPal-Award für gotomaxx PDF-Payment Anfang Mai fand die PayPal NEXT 2012 statt. Zielgruppe des vom Zahlungsdienstleister PayPal veranstalteten Fachkongresses waren Online- und Kooperationspartner. gotomaxx wurde bei dieser Gelegenheit mit dem Award für die beste Integrationslösung ausgezeichnet. Helmut Dietz, Vertriebsleiter der gotomaxx GmbH nahm die Ehrung für das gotomaxx PDF-Payment entgegen. Die Technologie erlaubt es, PDF-Rechnungen per Mausklick direkt aus dem Dokument heraus zu bezahlen. Überreicht wurde der Preis von PayPal-Partnermanager Jörg Schille.
Zeitgemäß, schnell, sozial gotomaxx auf Facebook & Co.
Wer nicht in der Informationsflut untergehen will, muss sehr genau selektieren. E-Mail-Verteiler oder Newsletter sind hierfür nicht immer geeignet. Zum einen lassen sich die Themen oft nicht spezifisch genug eingrenzen, zum anderen ist nicht ausgeschlossen, dass mit der Weitergabe der E-Mail-Adresse das Tor für unerwünschte Post geöffnet wird. Alternative Informationsquellen sind soziale Netzwerke wie etwa Twitter, Facebook oder XING. Nutzer können hier nicht nur entscheiden, wem sie „folgen“, sondern auch, ob und wann sie welche Informationen lesen wollen. Auf der anderen Seite vereinfachen soziale Netze auch Unternehmen den Kontakt mit Partnern, Kunden oder Lieferanten. Sie sind eine ideale Plattform für Meldungen, die für Fachpresse oder
Kundenmagazine zu klein, für einzelne Leser aber trotzdem interessant sein können. gotomaxx nutzt soziale Netze – mit steigender Resonanz. Wer uns folgt, ist bei Vorträgen, Roadshows, großen und kleinen Messen stets dabei – ohne selbst vor Ort zu sein. Sie verpassen keine Nachrichten und sind über neue Aktionen immer informiert. Die verschiedenen Kanäle setzen wir unterschiedlich ein:
• Auf Facebook sind Sie mit Fotos und Videos dabei, wenn auf der CeBIT neue Produkte vorgestellt werden oder gotomaxx in Ihrer Nähe auf einer Hausoder Fachmesse gastiert. • Auf YouTube veröffentlichen wir Schulungsvideos und kurze Videoseminare zu neuen Funktionen und Technologien. Schauen Sie doch einfach mal vorbei. Es lohnt sich.
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Bitte lächeln, liebe Rechnung Bezahlen per QR-Code
Papierrechnungen sind anstrengend – vor allem für Rechnungsempfänger. Die Zahlungsdaten müssen mühsam per Hand übertragen werden und dabei entstehen Fehler. Mit einem QR-Code auf dem Rechnungsformular bezahlen Empfänger ganz einfach per Smartphone – ein Foto genügt.
Mobiles Banking und mobile Bezahlverfahren erfreuen sich nach holprigem Start mittlerweile wachsender Beliebtheit. Bessere Datenverbindungen und höhere Sicherheitsstandards führen dazu, dass immer mehr Menschen der Technologie vertrauen. Vor allem für die jüngere Generation sind Geldgeschäfte per Smartphone auf dem besten Wege, so normal zu werden, wie es der gute alte Überweisungsträger für ihre Eltern war. Was liegt also näher, als Bezahlverfahren an dem veränderten Nutzerverhalten auszurichten?
Zahlungsanbieter PayPal. Die Vorgehensweise ist simpel: einfach den QRCode mit dem Smartphone fotografieren. Die darin enthaltenen Daten leiten den Anwender automatisch auf die mobile Webseite von PayPal weiter. Nach dem Einloggen erscheint ein elektronischer Zahlungsträger. Bei genauem Hinsehen stellen Sie fest, dass alle relevanten Zahlungsdaten bereits eingetragen sind. Sie wurden ebenfalls über den QR-Code übertragen. Jetzt genügt ein Klick, um den Zahlungsvorgang zu starten.
Fazit QR-Codes sind vor allem für jene Rechnungsversender interessant, bei denen der Anteil auf dem Postweg verschickter Rechnungen vergleichsweise hoch ist. Sie ersparen es ihren Kunden, Überweisungsträger manuell ausfüllen zu müssen und dabei eventuell Fehler zu machen. Zudem sind mobile Bezahlverfahren ein positiver Imageträger, der nicht nur für Komfort steht, sondern auch modern und fortschrittlich wirkt.
Funktioniert mit gängigen Smartphones Eine Lösung hierfür ist der QR-Code. Das ist jenes wirre Muster schattierter Flächen, das immer öfter auf Produkten oder Plakatwänden prangt. In QR-Codes können Informationen hinterlegt werden, die sich mithilfe spezieller QR-ScanApps, die es beispielsweise für Apple-, Android- oder Windows- 8-Smartphones gibt, entziffern lassen. QR-Codes auf Werbeplakaten führen zum Beispiel oft auf direktem Weg zu einer Produkt-Webseite oder einem Webshop. Doch QR-Codes können auch für andere Zwecke eingesetzt werden – etwa, um eine Papierrechnung per Smartphone zu begleichen. Die einzige Voraussetzung ist ein gültiger Account beim Internet-
Der PDFMAILER 5.1.98 ist da! Die neue Version 5.1.98 des PDFMAILERs steht ab sofort zum Download zur Verfügung. Die Verbesserungen betreffen vor allem die Bezahlfunktionen: So werden beim PDF-Payment über PayPal ab sofort alle verfügbaren Währungen und Lieferländer unterstützt. Zudem lässt sich der Zahlschein nicht nur in Deutsch, sondern auch in Englisch, Französisch und Spanisch erstellen. Um Falschaussendungen zu vermeiden, kann bei der Konvertierung ins PDF-Format eine Adressprüfung vorgeschaltet werden. Weitere Änderungen betreffen den QR-Code, der sich mit der neuen Version sowohl auf dem Zahlschein als auch auf dem Rechnungsformular integrieren lässt.
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Prozesskosten minus 20 Prozent Referenzbericht PDFPayment Fa. Kocher
Durch den Wechsel auf ein einheitliches Verfahren für die elektronische Rechnungsstellung gelang es der Kocher Großhandel, Gißibl GmbH, die Prozesskosten deutlich zu senken. Gleichzeitig konnte man Kunden mit dem PDF-Payment ein besonders einfaches Zahlungsverfahren anbieten.
Wer im Spirituosenhandel Wert auf ein breites Sortiment legt oder als Veranstalter exklusiv feiern will, ist bei der Kocher Großhandel, Gißibl GmbH an der richtigen Stelle: Mehr als 3.500 Artikel umfasst das Sortiment des Getränkeund Spirituosengroßhandels – darunter erlesene Weine, Champagner oder Fruchtpürees aus aller Welt. „Als Vollsortimenter beliefern wir vor allem die Gastronomie und den Einzelhandel. Auswahl ist dabei ein entscheidender Faktor für den Markterfolg“, erklärt Rudolf Gißibl, Geschäftsführer von Kocher. Kunden können nicht nur per Webshop bestellen, sondern werden auf Wunsch auch von freien Handelsvertretern vor Ort betreut. Kein Komfort bei der Bezahlung Mit Blick auf die Unternehmenssoftware wechselte der Getränke- und Spirituosenhandel erst kürzlich auf das ERP-System BüroWARE. Neben Standardmodulen wie zum Beispiel Warenwirtschaft, Customer Relationship Management (CRM) oder Kostenrechnung gab dabei vor allem das branchenorientierte Business Pack „Drink“ den Ausschlag. Im zweiten Schritt sollte nun der Zahlungsverkehr verbessert werden. „Unsere Hauptzielgruppe sind gewerbliche Kunden, die signierte PDF-Rechnungen benötigen“, beschreibt Kocher-Chef Gißibl die Ausgangssituation. Bislang wurden die Dokumente konventionell in ein PDF konvertiert und von den Empfängern bezahlt. „Da es keine Prozessverknüpfung zwischen Rechnung und Zahlungsvorgang gab, mussten unsere
Kunden manuell zahlen“, blickt Rudolf Gißibl zurück.
gungsfehler. Bequemer geht es nicht“, unterstreicht Geschäftsführer Gißibl.
Knopfdruck - bezahlt Mit dem PayPal PDFMAILER von gotomaxx konnte die Kocher GmbH die Prozesseffizienz bei der Rechnungsstellung verbessern und den Kunden ein komfortables Zahlungsverfahren anbieten: Im Unterschied zur traditionellen PDF-Konvertierung übernimmt der PayPal PDFMAILER während der Umwandlung auch die Rechnungsdaten aus dem Ursprungsbeleg.
Effizient, sicher, kundenfreundlich Heute versendet die Kocher GmbH täglich rund 100 Belege mit dem PayPal PDFMAILER von gotomaxx. Während im B2C-Geschäft rund 700 Kunden elektronische Rechnungen erhalten, sind es im Versandhandel rund 16.000.
Diese werden in einem elektronischen PayPal-Zahlschein gespeichert und der PDF-Rechnung angehängt. Ein Mausklick führt den Rechnungsempfänger dann direkt auf die PayPal-Webseite zu einem bereits ausgefüllten Zahlungsformular. „Im Ergebnis genügt ein Mausklick, um den Zahlungsvorgang auszulösen. Da keine manuellen Eingaben erforderlich sind, gibt es keine Übertra-
Das kundenfreundliche PDF-Payment brachte die Kocher GmbH gleich in mehrfacher Hinsicht voran. „Es ist ein absolut simpler und effizienter Prozess, der sofort funktionierte und für unsere Mitarbeiter beherrschbar war“, freut sich Rudolf Gißibl. Die Produktivität beim Rechnungsausgang legte um rund 10 Prozent zu, während gleichzeitig die Prozesskosten um 20 Prozent sanken. Zudem, schätzt der Kocher-Chef, trage das einfache Zahlungsverfahren zur langfristigen Kundenbindung bei.
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Termine gotomaxx 2013 - Hier finden Sie uns: 05. - 09.03.2013
CeBIT Hannover, Halle 6 eCommerce Park
15. - 26.04.2013
SoftENGINE BusinessLIVE in Deutschland
14.06.2013
BusinessCONVENTION Wien, Tech Gate Vienna
30.08.2013
BusinessCONVENTION Landau/Pfalz, Jugendstilfesthalle
09. - 29.10.2013
SoftENGINE BusinessLIVE in Deutschland & Ă–sterreich