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DESCRIPTION DE TACHES Poste

Comptable du projet SSA/P

Service& Département des Finances Localisation Rend compte au:

Chef de Projet

But:

Le ou la Comptable du projet contribue à l’atteinte des objectifs du projet de la Stratégie de Scolarisation Accélérée/Passerelle (SSA/P) pour une durée de 19 mois de mise en œuvre. Le projet SSA/P vise à faciliter l’accès à l’école fondamentale d’environ 18 750 enfants (filles et garçons) déscolarisés précoces et non scolarisés âgés de 8 à 12 ans.

Sous la responsabilité du Chef de projet, le/la comptable s’assurera que les procédures comptables et administratives en matière de documentation des opérations de recettes et de décaissement soient scrupuleusement respectées et que le suivi et la production des rapports financiers des Subventions soient conformes aux procédures et normes requises par la Fondation Strømme et les Bailleurs. Il/elle travaillera aussi en étroite collaboration avec les différentes équipes du projet SSA/P. Le/la Comptable travaillera en étroite collaboration avec le Contrôleur Interne de la Fondation Stromme conformément aux principes et procédures établis.

Dimensions du rôle :  

Le/la titulaire du poste rapporte au Chargé Education du projet SSA/P ; Il/elle ne gère pas de budget spécifique mais assure le suivi de l’exécution du budget des Subventions dans son portefeuille ;

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Il/elle a une responsabilité financière directe en matière d’enregistrement et de documentation des opérations financières effectuées dans le cadre du projet SSA/P ; Il/elle produit des rapports périodiques sur la situation financière et comptable du projet ; Il/elle travaillera avec plusieurs partenaires avec l’appui du Contrôleur interne; Il/Elle sera basé(e) au Bureau national du Mali.

Responsabilités typiques – Résultats finaux clés du poste : 1. Processus de Planification et de Budgétisation du Projet  Préparer les documents de suivi budgétaire du projet en conformité avec le Plan de Mise en œuvre du Projet ;  Vérifier que tous les outputs des modifications des documents de suivi budgétaire existent dans le Contrat de Subvention ;  Préparer la situation mensuelle des engagements du Projet SSA/P avant la clôture mensuelle du système comptable et s’assurer qu’elle est exhaustive.

2. Gestion de la Comptabilité et de la Trésorerie  Recevoir, examiner et suivre toutes les demandes de paiement conformément au budget disponible et aux documents dûment approuvés sur la base d’une check-list établie ;  Préparer les lettres ou ordres de paiement pour les paiements à partir des comptes bancaires de la Fondation Strømme et informer les bénéficiaires ;  Recevoir, examiner toutes les pièces justificatives soumises par les partenaires en support des rapports financiers soumis et s’assurer que toutes les dépenses indiquées dans le rapport financier sont justifiées selon les règles et procédures de la Fondation Strømme et du bailleur de fonds ;  Sous la supervision du Chef de projet, assurer la liaison avec les partenaires pour corriger les erreurs décelées dans les pièces justificatives ;  Veiller à une bonne gestion des systèmes financiers du projet ;       

Assurer les traitements comptables de toutes les transactions dans le système comptable de la Fondation Stromme; Assurer l’annulation et la traçabilité des pièces comptables liées aux transactions du projet ; Produire après la clôture du système comptable le rapport des avances du projet, les analyser et soumettre à l’examen du Contrôleur interne avec copie au Responsable Administratif & Financier de la Fondation Stromme; Faire la revue et corriger toutes les exceptions d’écritures après la clôture mensuelle du système comptable ; Suivre de façon proactive les avances faites au personnel et les avances communautaires en retard de justification en relation avec les comptables de la Fondation Stromme ; Procéder à l’archivage des pièces comptables ; Elaborer les rapports financiers du projet au niveau de la Fondation Stromme.

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3. Autres  Effectuer un inventaire physique au moins une fois par année des immobilisations du projet en relation avec le département administration de la Fondation Strømme;  Apporter un support aux communautés et aux partenaires dans la justification de leurs avances et participer aux séances de formation au bénéfice des partenaires et des communautés;  Effectuer avec le Chargé Education, analyser les écarts budgétaires en collaboration ;  Informer le Chargé Education pour la mise en place des Income dans les meilleurs délais dans le Indicative Funding ;  Exécuter toutes autres tâches que pourraient confier le superviseur.

Gestion des problèmes et défis :  

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Avoir la capacité de résoudre les problèmes/défis de façon autonome ; Avoir les compétences pour résoudre les problèmes/défis liés à l’état des opérations financières et comptables exécutées sur le programme et en faire le point au Contrôleur interne ; S’adresser au Chargé Education et en cas de besoin et au contrôleur interne pour la résolution des problèmes qui dépassent sa compétence.

Communications et relations professionnelles : La/Le comptable du projet SSA/P aura des communications régulières avec :  L’équipe du département des finances et administration de la Fondation Stromme ;  Les équipes Pays du projet SSA/P ;

Connaissances, compétences et comportements requis pour atteindre les objectifs du rôle:

Qualification et Connaissances     

Avoir au moins un BAC+3 (Licence ou Diplôme Universitaire de Technologie-DUT) en Finances ou Comptabilité ou tout autre domaine pertinent ; Avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle, dans un poste similaire (en finance ou en comptabilité) dont 2 ans dans la gestion administrative et financière des projets financés par les agences internationales de développement ; Avoir une bonne connaissance des procédures administratives, financières et comptables ; Avoir une bonne connaissance du Logiciel comptable de la Fondation Stromme (Bushoft et d’autres logiciels comptable) ; Avoir une maitrise du français requise ; connaissance de l’anglais est un atout.

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Compétences          

Bonne connaissance en saisie, analyse et rapportage des pièces comptables et une bonne maitrise des logiciels comptables ainsi que d’Excel ; Bonne connaissance de la gestion budgétaire et des conventions de financement ; Bonne connaissance des procédures et règles d’audit ; Confidentialité et obligation de réserve par rapport à l’information comptable ; Qualité de rigueur, de synthèse, de transparence, d’honnêteté et de discrétion ; Bonne capacité de rédaction de rapports narratifs et financiers; Bonne compétence d’écoute active et d'animation de groupe ; Capacité d’intégration et de travail en équipe avec plusieurs partenaires ; Capacité de respecter des délais serrés ; Bonne expérience dans l’utilisation de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, Power point, Internet).

Comportements         

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Communique clairement et efficacement ; Flexible et prêt à apprendre ; Etre dynamique ; Avoir l’esprit de transparence dans la gestion ; Avoir une grande capacité d’organisation ; Etre disponible ; Etre minutieux et rigoureux ; Fait preuve d’un respect évident pour tous et en particulier envers les enfants et les femmes sans discrimination ; Fait preuve d'honnêteté et de transparence en se responsabilisant et en responsabilisant les autres afin de respecter les objectifs convenus et les normes de comportement de la Fondation Stromme; Avoir un esprit d’équipe, être désireux d'obtenir le meilleur résultat global, ajuste ses propres priorités si nécessaire ; Reste calme et positif sous la pression.

Environnement physique et exigences Environnement de bureau classique avec 5 à 10% du temps consacré aux visites de terrain ; L’employé(e) peut être amené(e) souvent à rester au bureau en dehors des heures normales de travail.

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