informacijski sustavi
Time&Space sustav
Upravljanje
radnim vremenom
Sustav upravljanja radnim vremenom može zaštititi tvrtku od pogrešaka u obračunu plaća, dati točan elektronski zapis o evidentiranom radnom vremenu i pružiti djelatnicima povjerenje u obračun plaće
Lj
udski rad je među najvažnijim resursima hotela. Oduvijek je postojala potreba uprave u realnom vremenu prikupiti podatke o radu - dolaske, odlaske, rad prema mjestu troška..., i temeljem prikupljenih podataka dobiti potrebne izvještaje o strukturi radnog vremena. Za mjerenje prisutnosti koriste se specijalizirani elektronski uređaji sa ugrađenim satom – registracijski terminali. Ovi terminali omogućuju prijavu i odjavu djelatnika identifikacijskom karticom ili otiskom prsta. Uvođenjem računalnog praćenja prisutnosti otvora se cijela paleta novih mogućnosti te se osim implementacije radnog vremena po postojećim pravilima omogućuje optimizacija i racionalizacija režima prisutnosti. Tvrtka Špica je sa računalnim sustavima (CAT09, Time&Space) za evidenciju radnog vremena prisutna već punih 20 godina. Od samog početka prati zahtjeve korisnika i u skladu s njima unapređuje sustave. Evidencija i obračun radnog vremena je područje na kojem su razlike među tvrtkama jako izražene te je kod programskog paketa vrlo bitna njegova prilagodljivost zahtjevima korisnika.
Specifičnosti radnog vremena u hotelima Način rada u hotelima razlikuje se od industrijskih tvrtki ili rada u uredima. Radno vrijeme je promjenjivo i ovisno o popunjenosti hotela, a planiranje se najčešće vrši tjedno ili dnevno. Hoteli u ljetovalištima često zapošljavaju
18
R& H
sezonsku radnu snagu, a povećanje broja radnika može iznositi i nekoliko desetaka osoba dnevno. Kako bi se izbjeglo dvostruko unošenje podataka, prvo u sustav kadrovske evidencije, a zatim u sustav za obračun radnog vremena, Time&Space posjeduje specijalizirani modul za sinkronizaciju podataka sa bazom kadrovske evidencije. Ovaj modul omogućuje jednostavan prijenos novih djelatnika u Time&Space bazu odnosno ažuriranje postojećih podataka ukoliko je u kadrovskom sustavu došlo do promjene. Osnovni zahtjev evidencije rada u hotelima je registracija djelatnika i praćenje rada prema mjestima troška. Za registraciju dolazaka, odlazaka ili početak rada na drugom mjestu troška koriste se registracijski terminali DOG20 ili ZONE button. Oba registracijska terminala imaju integriran RFID čitač kartica, LCD zaslon i funkcijske tipke za odabir mjesta troška. Kod dolaska na posao dovoljno je prisloniti karticu na ugrađeni čitač kako bi se registrirao početak rada na matičnom mjestu troška. Početak rada na mjestu troška koje nije matično vrši se jednostavnim odabirom pomoću funkcijskih tipki te prislanjanjem kartice. Prilikom odabira mjesta troška, na LCD zaslonu je prikazan naziv mjesta troška (restoran, bazen, kuhinja…) što pojednostavljuje odabir i smanjuje mogućnost pogreške.
Terminali za registraciju radnog vremena (DOG20, ZONE) se postavljaju na lokacije koje su jednostavno dostupne svim djelatnicima hotela. Ovisno od veličine objekta, najčešće se postavlja do 3 terminala po hotelu. Za povezivanje registracijskih terminala na bazu podataka nije potrebno postavljati nove elektroinstalacije već se uređaji povezuju na lokalnu informatičku mrežu hotela (LAN). U slučajevima kada zbog dislociranosti objekta povezivanje na LAN nije moguće (izdvojeni objekti, restorani, kampovi…) terminali se povezuju na GSM mrežu.
Zaokruživanje Zbog specifičnog načina rada u hotelima nije moguće unaprijed definirati pravila na osnovu kojih će sustav automatski razdvajati priznate i nepriznate radne sate. Kako ukupni priznati sati ne bi bili veći od planiranih, u sustav se imple-
travanj 2010.