Jaarverslag 2014
CliĂŤntenraad Centrale Huisartsenposten Zuidoost-Brabant (CHPZoB)
Inhoud Voorwoord .............................................................................................................................................. 2 Taken Cliëntenraad ................................................................................................................................. 4 Bevoegdheden Cliëntenraad ................................................................................................................... 4 Samenstelling Cliëntenraad..................................................................................................................... 4 Basis Cliëntenraad ................................................................................................................................... 4 Zittingsduur leden Cliëntenraad .............................................................................................................. 5 Bijeenkomsten Cliëntenraad ................................................................................................................... 5 Bijeenkomsten Cliëntenraad met de Raad van Bestuur ......................................................................... 5 Adviezen aan de Raad van Bestuur ......................................................................................................... 7 Overleg met de Raad van Toezicht .......................................................................................................... 7 Overleg met andere Cliëntenraden ......................................................................................................... 8 Lidmaatschap Landelijk Steunpunt (mede)zeggenschap (LSR) ............................................................... 8 Overleg met Zorgbelang Brabant ............................................................................................................ 8 Contacten met de organisatie ................................................................................................................. 8 Contact met de Ondernemingsraad ........................................................................................................ 8 Publiciteit................................................................................................................................................. 8 Fusie ........................................................................................................................................................ 9 Verzendlijst .............................................................................................................................................. 9 Colofon
1
Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag van het jaar 2014, het zevende jaarverslag onder mijn voorzitterschap. Gezien mijn aanstaande terugtreding medio 2015 is het een mooie gelegenheid om in het kort weer te geven hoe de Cliëntenraad in de afgelopen ruim zeven jaar een fundament heeft kunnen opbouwen om als een volwaardige partner voor de Raad van Bestuur te kunnen functioneren in het kader van cliëntenperspectief en kwaliteit van zorg. Medio 2007 werd via externe werving door het bestuur van de Centrale HuisartsenPosten Zuidoost Brabant (CHPZoB) een nieuwe Cliëntenraad geformeerd en in oktober 2007 werden zes deskundige leden officieel benoemd. De Cliëntenraad benoemde uit zijn midden een voorzitter en secretaris en werd ondersteund door een ambtelijk secretaris. De eerste doelstelling van de nieuwe Cliëntenraad was om zich op korte termijn de taken en bevoegdheden van een Cliëntenraad eigen te maken en een overzicht te verkrijgen van wat de Raad van Bestuur van ons verwachtte en wij van de Raad van Bestuur. En de bestaande vacature voor een lid uit de regio Eindhoven in te vullen. Het eerste onderwerp van gesprek was het concept instellingbesluit en de concept samenwerkingsovereenkomst van de Raad van Bestuur, die in detail werden besproken en aangepast zodat op een later tijdstip ondertekening kon plaatsvinden. In de samenwerkingsovereenkomst werd vastgelegd welke informatie nodig was om als volwaardige Cliëntenraad te kunnen functioneren, zoals de klachtenregeling, de procedure klachtenafhandeling, kwaliteitsjaarverslag, voorlichtingsbijeenkomst met betrekking tot aantallen klachten, calamiteiten en MIP-meldingen (Meldingen Incidenten Patiëntenzorg), informatieverstrekking op gebied van begroting, jaarplannen, statuten, organigram, parameters en beleid in het kader van patiëntveiligheid. Tevens werden de kaders vastgelegd, analoog aan de 'Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen' (Wmcz), over welke voorgenomen besluiten advies en of verzwaard advies kon worden uitgebracht. Daarop volgde het concipiëren van het huishoudelijk reglement. Een rooster van aftreden en het vergaderschema werden vastgesteld. Om samen vanuit één geheel aan kennis en kunde te werken, werd een in company training gevolgd van het Landelijk Steunpunt (mede)zeggenschap (het LSR). Vervolgens werd gesproken over de tekst van een informatiefolder, hoe en waar klachten konden worden gedeponeerd en een folder met de taken en bevoegdheden van de Cliëntenraad, bestemd voor de bezoekers van de Huisartsenposten en voor alle aangesloten huisartsen in het werkgebied van de CHPZoB. Er volgden publicaties via de website van de CHPZoB over het bestaan van een Cliëntenraad. De volgende stap was het bezoeken van en de kennismaking met de medewerkers van de drie Huisartsenposten in het Catharina Ziekenhuis, Elkerliek Ziekenhuis en St. Anna Ziekenhuis en het callcenter, het hart van de organisatie. Om alle informatie goed te kunnen beoordelen en te bespreken werd en wordt elk kwartaal met de Raad van Bestuur overlegd en daarbij aangegeven wat voor elkaar onze meerwaarde is en zou kunnen zijn. Aangezien de Huisartsenposten slechts patiënten kennen die vaak maar een enkel bezoek aan de post brengen is het voor onze Cliëntenraad moeilijk patiënten langdurig te kunnen bevragen om zo hun wensen te kennen, na te gaan wat er onder de bezoekers leeft en wat voor verbetering in aanmerking zou kunnen komen. Om dit te ondervangen heeft de Cliëntenraad fysiek op alle posten een aantal dagen patiënten geënquêteerd. Dit heeft tot de nodige inzichten en adviezen geleid voor het dagelijkse beleid. In de afgelopen jaren waren adviezen van de Cliëntenraad, gevraagd en ongevraagd, onderdeel van het beleid van de Raad van Bestuur en heeft de Cliëntenraad haar primaire doelstelling hiermee bereikt: een volwaardige partner van de Raad van Bestuur in het kader van de hen toevertrouwde cliëntenbelangen.
2
Tijdens mijn voorzitterschap hebben de Huisartsenposten een belangrijke ontwikkeling doorgemaakt. Patiënten die in de avonduren en in het weekend via de Huisartsenpost eerst alleen de huisartsen bezochten met hun vraag naar zorg, bezoeken nu de Spoedposten, een samenwerkingsverband tussen de huisartsen en de spoedeisende hulp van de ziekenhuizen. De Spoedpost is de ingang voor alle acute hulp in de avonduren en weekenden. Hierbij is de balie de ingang voor alle acute zorg en wordt men via triage doorverwezen naar óf huisartsenzorg óf spoedeisende hulp van het ziekenhuis. Aanleiding voor de instelling van de Spoedpost was het verbeteren van kwaliteit van zorg en kostenbesparing omdat, de specialistische ziekenhuiszorg, geboden in de spoedeisende hulp, vele malen duurder is dan de zorg via de Huisartsenpost. Vanuit cliëntenperspectief heeft een Spoedpost nog andere belangrijke voordelen: de patiënt weet waar hij zich kan melden voor spoedeisende zorg en de huisartsenzorg gaat niet ten koste van het eigen risico Daarnaast is de apotheek bij de Spoedpost een grote verbetering, men hoeft niet meer te zoeken naar een dienstdoende apotheek in de stad. In het komende jaar staat de CHPZoB weer voor een grote uitdaging, een voorgenomen fusie met de Huisartsen-/Spoedposten HOV (den Bosch en omgeving). De posten zelf zullen daarbij in hoge mate autonoom worden aangestuurd door een medisch manager en een manager bedrijfsvoering. Hierbij geldt voor alle Spoedposten in Oost-Brabant: één Coöperatie van de huisartsen in beide regio’s, met één Raad van Toezicht, één Raad van Bestuur, één backoffice, één Ondernemingsraad en één Cliëntenraad. De Cliëntenraad heeft hier al de nodige adviezen voor uitgebracht, waarmee zij verwacht dat de kwaliteit en veiligheid gewaarborgd zal blijven voor de toekomst. Tot slot bedank ik de Raad van Bestuur voor het vertrouwen dat mij en de Cliëntenraad in de afgelopen jaren is gegeven. Ik wens de Cliëntenraad in het komende jaar alle goeds toe, met de bekende wijsheid, inspiratie en een groot gevoel voor cliëntenbelangen. Ik wens de leden veel succes en zal met groot vertrouwen medio 2015 ‘de hamer’ overdragen aan de nieuwe voorzitter.
H.A.C. van de Mortel-Boogaarts
3
Taken Cliëntenraad De cliënt staat centraal in de zorg en behoort via de raad mee te kunnen praten over de geboden patiëntenzorg door zorginstellingen. Cliënten willen niet alleen meepraten over hun eigen behandeling, maar soms ook over de ontwikkelingen binnen de CHPZoB. De Raad van Bestuur van de CHPZoB vindt het belangrijk om via de Cliëntenraad op de hoogte te worden gehouden van de mening van de cliënt. Dankzij de Cliëntenraad kan de Raad van Bestuur niet alleen de kwaliteit van de zorg bevorderen, maar ook actief aandacht besteden aan onderwerpen die bij de cliënten leven. U kunt daarbij denken aan: • samenwerking van de spoedpost met andere zorginstellingen • privacy van (elektronische) gegevens • toegankelijkheid en faciliteiten van de spoedpost • algemene bejegening door zorgverleners.
Bevoegdheden Cliëntenraad De Cliëntenraad heeft de wettelijke bevoegdheid om gevraagd en ongevraagd advies, verzwaard advies en instemming te geven aan een instellingsbestuur over een aantal onderwerpen die van belang zijn voor de cliënten, conform de wet. De bestuurder dient daarom de Cliëntenraad voldoende te informeren. Zij doet dit in het periodiek overleg met de Cliëntenraad.
Samenstelling Cliëntenraad Mevrouw H.A.C. van de Mortel-Boogaarts (Aukje) Mevrouw M.C. Brugman (Greetje) Mevrouw V.H.G.M. van Loon-de Jong (Véronique) Mevrouw dr.ir. I.M.J.J. van de Ven-Lucassen (Irma) De heer drs. S.H.R.M. van Dieten (Stef) De heer P.J.S. Kanters (Peter) De heer Th.F.W. Meuwissen (Theo) Mevrouw R.M.C. de Rooij (Renée)
voorzitter secretaris lid lid lid lid lid ambtelijk secretaris
v.l.n.r. boven: S. van Dieten, P. Kanters, Th. Meuwissen, I. van de Ven onder: A. van de Mortel, G. Brugman, V. van Loon
Basis Cliëntenraad De leden van de Cliëntenraad zijn bij de oprichting in 2007 benoemd door de Raad van Bestuur van de CHPZoB en werken op basis van een instellingsbesluit en een samenwerkingsovereenkomst, welke in samenspraak met het Bestuur van de CHPZoB zijn vastgesteld en ondertekend. Vervolgens benoemt de Cliëntenraad zelf de nieuwe leden met inachtneming van het werkgebied van de spoedposten. De Cliëntenraad heeft in 2014 een begroting voor 2015 opgesteld. De Cliëntenraad werkt vanuit het werkplan voor 2012-2015. Het bestuur heeft met het werkplan en de begroting ingestemd.
4
Zittingsduur leden Cliëntenraad De Cliëntenraad heeft een rooster van aftreden opgesteld, zodanig dat voorzitter en secretaris niet gelijktijdig aftreden. Volgens het rooster van aftreden zijn mevrouw Van de Mortel, mevrouw Van Loon en de heer Kanters herkiesbaas voor een periode van drie jaar en zijn op 17 oktober 2014 herbenoemd, mede afhankelijk van de voorgenomen fusie tussen de Cliëntenraden CHPZoB en HOV ( ’s-HertogenboschOss-Uden-Zaltbommel).
Bijeenkomsten Cliëntenraad Voor de secretariële werkzaamheden heeft de Cliëntenraad ambtelijk secretariële ondersteuning van mevrouw De Rooij, zij verzorgt de agenda's, de verslagen en de correspondentie. De Cliëntenraad heeft bijeenkomsten gehouden op 31 januari, 21 maart, 6 juni, 5 september, 17 oktober en 28 november. De volgende onderwerpen zijn tijdens deze bijeenkomsten aan de orde geweest: • • • • • • • • • • • • • • • •
• • •
• • • • • • • • • • •
Adviesaanvragen (zie onder adviesaanvragen) Werkplan Cliëntenraad 2012-2015 Doelstellingen Cliëntenraad 2014 Jaarverslag Cliëntenraad 2013 Taakverdeling bestuurders Taakstelling begroting 2014 Spoedposten Management kwartaalrapportages (MARAP) Website CHPZoB Patiëntveiligheid Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) rapportage Informatievoorziening Enquête 2014 Vergaderlocatie Reglement CHPZoB/Ledenraad Reglement CHPZoB Klachtenfunctionaris Kwaliteitsaudit 2014 Jaarverslag Cliëntenraad HOV 2013 Project ‘Slimmer met Zorg’ Bezuinigingen Kosten ambtelijk secretaris Lidmaatschap Landelijk steunpunt (mede)zeggenschap (LSR) Project Vitale Huisartsenpost Programma organisatieontwikkeling Fusie CHPZoB en HOV Fusie Cliëntenraden CHPZoB en HOV Sociaal Statuut Begroting Cliëntenraad 2015 Jaarplan CHPZoB 2015 Begroting CHPZoB 2015.
vernieuwd callcenter te Eindhoven
Bijeenkomsten Cliëntenraad met de Raad van Bestuur De Cliëntenraad heeft overlegbijeenkomsten met het Bestuur gehad op 4 april, 6 juni, 27 juni, 6 oktober en 12 december.
5
4 april • Verdeling taken Bestuur • Voorzitterschap overleggen Cliëntenraad met Bestuur • Kaderbrief 2014 • Slimmer met Zorg • Overleg met Ondernemingsraad • Overleg met Cliëntenraad Catharina Ziekenhuis • IGZ rapportage • Benchmark • Verbouwingsplannen St. Anna Ziekenhuis • Spoedposten • Verpleegkundig specialisten • Exit interviews • Wachtruimte Catharina Ziekenhuis • Taakstelling begroting 2014/bezuinigingen • Patiëntveiligheid • Reorganisatie ‘Vitale Huisartsenpost 2015’ • Klachtenoverzicht 2013 • Jaarverslag Cliëntenraad 2013 • Doelstellingen Cliëntenraad 2014 • MARAP Q3 2013 6 juni • Adviesaanvraag inzake bezuinigingen • Begroting 2014 • Lidmaatschap (LSR) • Vergaderlocatie Cliëntenraad 27 juni • Vergaderlocatie Cliëntenraad • Benchmark • Spoedposten • Website • Overleg met Raad van Toezicht • Beëindiging lidmaatschap LSR • Informatieverstrekking • Audit 2014 • Klachtenoverzicht • Consultdiensten – taakherschikking • Protocol AIOS voluit assistent in opleiding specialist CHPZoB HOV • Reorganisatie/bezuinigingen ‘Vitale Huisartsenpost 2015’ • Samenvoeging Coöperaties CHPZoB en HOV • MARAP Q1 2014 • Jaarrekening 2013 • Kaderbrief 2015 6 oktober • Vergaderruimte Cliëntenraad • Benchmark • Website • Klachtenoverzicht 2013 • Exit interviews • Spoedposten • Audit 2014 • Kosten ambtelijk secretaris
Spoedpost
6
• Reglement CHPZoB /Ledenraad Reglement CHPZoB • Reorganisatie/bezuinigingen ‘Vitale Huisartsenpost 2015’ • Samenvoeging Coöperaties CHPZoB en HOV • Tijdpad fusie • MARAP Q2 2014 12 december • MIP-commissie • Herbenoeming leden Cliëntenraad • Algemene Ledenraadvergadering CHPZoB en HOV • Ondernemingsraad (OR) CHPZoB en HOV • Reorganisatie/bezuinigingen ‘Vitale Huisartsenpost 2015’ • Samenvoeging Coöperaties CHPZoB en HOV • Overleg Cliëntenraden CHPZoB en HOV • Werving medisch managers • Sociaal Statuut • Spoedposten • MARAP Q3 2014 • Overzicht klachten t/m 3e kwartaal 2014 • Keuze veiligheidsmanagement certificeren Harmonisatie kwaliteitsbeoordeling in de zorgsector (HKZ) • Begroting Cliëntenraad 2015 • Kosten ambtelijk secretaris • Jaarplan 2015 • Begroting 2015 • Te verwachten adviezen 2015.
Adviezen aan de Raad van Bestuur De Cliëntenraad heeft positief advies uitgebracht met betrekking tot Onderwerp Bezuinigingen Vitale Huisartsenpost
Fusie CHPZoB en HOV Jaarplan CHPZoB 2015 en Begroting 2015
Datum 24 juni 12 september 10 november 17 november 10 november 17 november 17 december
Ongevraagd advies is uitgebracht met betrekking tot Onderwerp Reglement CHPZoB - Achterwacht Sociaal statuut
Datum 6 oktober 10 november 17 december
Overleg met de Raad van Toezicht Op 14 oktober heeft het jaarlijks informeel overleg plaats gevonden met de leden van de Raad van Toezicht.
7
Overleg met andere Cliëntenraden Op 21 maart heeft een overleg plaatsgevonden met een afvaardiging van de Cliëntenraad van het Catharina Ziekenhuis te Eindhoven en op 17 oktober met een afvaardiging van de Cliëntenraad van het Elkerliek Ziekenhuis te Helmond. Doel van deze overleggen was het uitwisselen van gedachten en ervaringen. Op 26 november is het regulier jaarlijks informeel overleg geweest met de Cliëntenraad Huisartsenpost HOV.
Lidmaatschap Landelijk Steunpunt (mede)zeggenschap (LSR) De Cliëntenraad is lid van het LSR sinds 2008. De Cliëntenraad heeft regelmatig contact met het LSR voornamelijk over de gevolgen en inhoud van de nieuw in te voeren Wet cliëntenrechten zorg (Wcz). De Cliëntenraadsleden ontvangen het E-weeknieuws van het LSR en worden op deze wijze op de hoogte gehouden van de meest recente ontwikkelingen op het terrein van zorg. Per 1 januari 2015 is het lidmaatschap van het LSR opgezegd in het kader van de bezuinigingen bij de CHPZoB. De Cliëntenraad heeft dank uitgesproken aan het LSR voor de uitstekende samenwerking en informatievoorziening.
Overleg met Zorgbelang Brabant De gegevens van de Cliëntenraad staan op de website van Zorgbelang. De Cliëntenraad volgt de ontwikkelingen rond het project ‘Slimmer met Zorg’. Op 13 maart heeft mevrouw Van Loon een bijeenkomst omtrent ‘Slimmer met Zorg’ bijgewoond.
Contacten met de organisatie Maandelijks ontvangen de leden van de Cliëntenraad de digitale nieuwsbrief van de CHPZoB. Eenmaal per jaar vindt er overleg plaats met de klachtenfunctionaris.
Contact met de Ondernemingsraad Op 21 maart heeft een overleg plaatsgevonden met de Ondernemingsraad CHPZoB, waarbij onderstaande onderwerpen aan de orde zijn geweest. • • • • • •
Re- en organisatieontwikkelingen Eventueel ontslag medewerkers in verband met geconstateerde productie-afname Voorlichting aan patiënten Aldicare project Enquête callcenter Patiëntveiligheid.
Tevens is afgesproken jaarlijks overleg te hebben. Op 1 oktober is er overleg geweest in het kader van de fusie integrale huisartsenpost CHPZoB en HOV.
Publiciteit Zie de website http://CHPZoB.nl/clientenraad-CHPZoB
8
Fusie In oktober 2014 heeft de Cliëntenraad van het Bestuur CHPZoB een adviesaanvraag ontvangen over het voorgenomen besluit CHPZoB en HOV te fuseren tot een nieuwe Coöperatie Huisartsenposten Oost-Brabant. De Cliëntenraad zou derhalve na de fusie een cliëntenraad moeten vormen. In de planning is 1 april 2015 aangegeven. Daarop heeft de Cliëntenraad CHPZoB overleg gepleegd met de Cliëntenraad HOV om het tijdpad te bespreken en te inventariseren welke acties, en handelingen verricht dienden te worden om te komen tot één cliëntenraad medio 2015. Hiervoor werd in onderleg overleg uit beide Cliëntenraden een werkgroep ‘fusie’ geformeerd met de opdracht om onderstaande aandachtspunten te inventariseren en deze in februari 2015 aan beide Cliëntenraden voor te leggen en te bespreken. • • • • • • • • • • •
Verschillen en of overeenkomsten nagaan van de samenwerkingsovereenkomsten, instellingsbesluiten en huishoudelijke reglementen Samenstelling en aantal leden voor de gefuseerde Cliëntenraad Benoeming nieuwe Cliëntenraad door Raad van Bestuur Ambtelijk secretaris Vergaderlocatie Vergaderfrequentie Voorzitterschap tijdens overleg met Raad van Bestuur Frequentie bezoek spoedposten en callcenter Frequentie bezoek Cliëntenraden van de aangesloten ziekenhuizen Aansluiting landelijk netwerk Vergoeding Cliëntenraad.
Maart 2015 Aukje van de Mortel-Boogaarts, voorzitter
Verzendlijst Raad van Bestuur CHP Zuidoost-Brabant Raad van Toezicht CHP Zuidoost-Brabant Ondernemingsraad CHP Zuidoost-Brabant MIP-commissie CHP Zuidoost-Brabant Cliëntenraad Huisartsenpost HOV (’s-Hertogenbosch, Oss, Uden en Zaltbommel) De Huisartsenkring Zuidoost-Brabant (DHZ) Landelijk Steunpunt (mede)zeggenschap (LSR) Stichting Klachtenregeling Huisartsenzorg Zuid-Nederland (SKHZ) Zorgbelang Brabant Publicatie op de website CHPZoB
9
Colofon Cliëntenraad Centrale Huisartsenposten Zuidoost-Brabant (CHPZoB) Postbus 3274 5203 DG ‘s-HERTOGENBOSCH E: clientenraad@CHPZoB.nl