CONTABILIDAD
Stefania Briceño Ingeniería Industrial
Libros Contables Los libros contables son aquellos archivos o documentos donde se plasma la información financiera de la empresa, operaciones que se realizan durante un periodo de tiempo determinado, y los cuales hay que legalizar de manera periódica.
Los libros contables se pueden presentar por diferentes métodos: Papel: libros encuadernados con páginas enumeradas para evitar modificaciones en la composición. Soporte magnético: entrega de cd o dvd que contenta la información a legalizar. Presentación por vía telemática: a través de la web y disponiendo siempre de firma electrónica.
Son vitales para gestionar y controlar si nuestra empresa goza o no de buena salud.
Todos los aspectos relacionados con los libros contables están regulados por el Código de Comercio.
Llevar al día la contabilidad de la empresa es un aspecto básico de la gestión empresarial, a la vez que imprescindible. Tanto por la necesidad de tener bajo control todo lo que vendemos, compramos, debemos o nos pertenece, como para revisarlos en el caso de que algún organismo público los necesite, ya sea por mera revisión o por la posibilidad de que algo no esté funcionando como debe.
Libros contables obligatorios Existen un cierto tipo de libros contables que, en el caso de que por el tipo de empresa esta este obligada a llevar contabilidad, deben ser formalizados de manera anual en el Registro Mercantil. Serían los siguientes: Libro diario: en el se escriben todas las operaciones que se realizan día a día en la empresa, como las cobros o los pagos. Libro de inventarios: debe realizarse un inventario que valore en unidades monetarias todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía de forma detallada, al menos una vez al año. Cuentas anuales: este apartado está formado por varios elementos que se encuentran conectados, ya que lo que se registra en uno afecta a otro, y forman una sola unidad. Dichas cuentas están compuestas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivos y memoria de actividad.
Los libros de contabilidad deben ser conservados durante 6 años
Libros contables auxiliares Son aquellos que no son obligatorios, pero que la empresa puede llevarlos al día si desea como apoyo, de tal forme que le ayude a elaborar los libros obligatorios y le facilite la gestión de la empresa. Lo más característicos son los siguientes: Libro de caja: controla las salidas y entradas en efectivo de la caja del negocio. Libro de entradas y salidas de almacén: registra los movimientos que se efectúan en el almacén. Libro de banco: registra las operaciones que se realizan con el banco. Libro auxiliar de vencimientos: sirve para tener bajo control los futuros vencimientos de deudas.
Libro Mayor:
Llevar al día la contabilidad de la empresa es un aspecto básico de la gestión empresarial, a la vez que imprescindible. Tanto por la necesidad de tener bajo control todo lo que vendemos, compramos, debemos o nos pertenece, como para revisarlos en el caso de que algún organismo público los necesite, ya sea por mera revisión o por la posibilidad de que algo no esté funcionando como debe.
El Libro Mayor representa un resumen de todas las cuentas contables. Visualmente, se configura en forma de T, anotando todos los movimientos que afecten al debe y al haber de la cuenta correspondiente. Nos da una imagen visual muy práctica del saldo que tiene una cuenta en cualquier momento del ejercicio. El saldo es la diferencia entre el debe y el haber, siendo saldo deudor cuando el debe es superior al haber y saldo acreedor, cuando el haber es superior al debe. El Libro Mayor estaría formado por todas las T de las cuentas contables (como la que podemos ver a continuación).
Otros libros auxiliares: Dentro del resto de libros voluntarios, podemos encontrarnos con el Libro de Banco (que refleja los movimientos bancarios), el Libro de Caja (que refleja los movimientos de cash o de efectivo – pagos y cobros), el Libro de vencimientos (donde se reflejan y de ordenan cronológicamente los vencimientos de las facturas a pagar y a cobrar, etc.)
¿Qué es el libro diario? El libro diario es el registro contable principal de cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. Hay una serie de datos mínimos necesarios para la creación de un libro diario: • Fecha de cada transacción. • Las cuentas involucradas en la transacción. • El importe de la operación. • Breve explicación de la transacción
Es un documento que registra de forma cronológica las transacciones económicas que una empresa realiza. Estas transacciones están relacionadas con la actividad principal de la firma. Las operaciones se contabilizan mediante asientos contables, según se vayan produciendo. Esta contabilización se debe ir recogiendo día a día; o en periodos no superiores a un mes en caso de que las actividades se hayan ido recogiendo en otros documentos.
El libro de diario ha de llevarse obligatoriamente por todo comerciante, según lo señalado por el Código de Comercio. Además, ha de estar sellado y presentado en el Registro Mercantil. En cuanto a las características físicas del libro, deberá ser un libro empastado, de folios y deberá estar sellado en todas sus páginas.
Asientos contables En el sistema de partida doble, cada asiento se compone al menos de dos anotaciones: una al debe y otra al haber. Estas dos posiciones hacen movimientos inversos, y afectan al activo o al pasivo, y se fundamentan por el hecho de que todo asiento afecta al menos a dos cuentas y cada movimiento tiene una contra partida.
Se denomina asiento contable al conjunto de anotaciones o apuntes contables que se hacen en el libro diario de contabilidad, que se realizan con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación cuantitativa o cualitativa en la composición del patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una empresa.
En todo caso, aunque nada especifica la normativa legal, la siguiente información es usual: •Fecha de la anotación. •Número que hace el asiento a lo largo del ejercicio. •Cuentas que intervienen (con su código y denominación). •Importes asociados a cada cuenta, señalando si son cargos o abonos. •Breve descripción de la operación.
Tipos de asientos se encarga de cuantificar, medir y analizar la realidad económica, las operaciones de las organizaciones
Asientos por su fondo
operaciones con trascendencia contable que tienen lugar en la empresa. Asientos de ajuste: son registros que permiten incorporar operaciones pendientes o distorsiones. Asientos de regularización: son registros formales de carácter técnico que saldan y cierran las cuentas de gastos e ingresos, trasladando sus saldos a la cuenta. Asiento de cierre: es un registro formal técnico, cuya única finalidad es cerrar todas las cuentas que mantengan saldo al finalizar cada ejercicio.
Asientos de apertura: son registros que recogen al inicio de un ejercicio la situación económicafinanciera de la empresa en dicho momento Asientos operativos del ejercicio: recogen, en el orden cronológico, las
Asientos por su forma Los asientos por su forma son aquellos registros que se exponen en comprobantes de diario con la finalidad de
reflejar el número de cuentas que intervienen en una transacción, y se subclasifican en asientos simples y compuestos.
-Los asientos simples o sencillos. Son aquellos registros que se exponen en comprobantes de diario, donde intervienen únicamente dos cuentas, una que se carga y la otra que se abona.
-Los asientos compuestos o dobles. Son aquellos que se exponen en comprobantes de diario donde intervienen necesariamente más de dos cuentas, sin límite.
Los ajustes para el balance son asientos que se realizan con frecuencia porque, generalmente, no coinciden los saldos contables (balance de comprobación de sumas y saldos o libro mayor) con los saldos reales (inventario general). El inventario general es el recuento y valuación de todos los bienes, derechos y obligaciones, que tiene una empresa o sociedad a una fecha determinada. Los datos para su confección se obtienen sobre la base de la realidad y no de los registros contables. Es obligatorio registrar el inventario general anual dentro de los tres primeros meses de cada año.
Ajustes de Balance
Las clases de ajustes que existen son: ◦ Arqueo de fondos y valores ◦ Inventario de mercaderías ◦ Depuración de deudores
◦ Amortización de bienes de uso
Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.
◦ Gastos pendientes de pago ◦ Gastos pagados por adelantados ◦ Ingresos pendientes de cobro ◦ Ingresos cobrados por adelantado ◦ Omisión de gastos bancarios ◦ Documentos protestados o en gestión judicial
Balance General El estado de situación financiera se estructura a través de tres conceptos patrimoniales, el activo, el pasivo y el patrimonio neto, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos patrimoniales. El activo incluye todas aquellas cuentas que reflejan los valores de los que dispone la entidad. Todos los elementos del activo son susceptibles de traer dinero a la empresa en el futuro, bien sea mediante su uso, su venta o su cambio. Por el contrario, el pasivo: muestra todas las obligaciones
Es un informe financiero contable que refleja la situación económica y financiera de una empresa en un momento determinado. ciertas del ente y las contingencias que deben registrarse. Estas obligaciones son, naturalmente, económicas: préstamos, compras con pago diferido, entre otros. El patrimonio neto puede calcularse como el activo menos el pasivo y representa los aportes de los propietarios o accionistas más los resultados no distribuidos. Del mismo modo, cuando se producen resultados negativos (pérdidas), harán disminuir el Patrimonio Neto. El patrimonio neto o capital contable muestra también la capacidad que tiene la empresa de autofinanciarse. La ecuación básica de la contabilidad relaciona estos tres conceptos:
Capital = Activo - Pasivo que dicho de manera sencilla es: Lo que se es = Lo que se tiene - Lo que se debe