Nóg betere bedrijfsvoering voor nóg beter onderwijs (Carmel Magazine april 2021)

» Toekomstbestendige Bedrijfsvoering

NÓG BETERE BEDRIJFSVOERING VOOR NÓG BETER ONDERWIJS

Toekomstbestendige Bedrijfsvoering (TBB) of Bedrijfsvoeringsapplicaties (BVA). Niet meteen termen die de fantasie prikkelen of de aandacht trekken. Dat kan veranderen door de wereld erachter toe te lichten, want dit gaat iedere Carmelmedewerker aan. Het gaat om nieuwe software en de organisatie van bedrijfsvoeringsprocessen, en over de professionalisering van de ondersteuners. ‘Niet harder werken maar slimmer werken’, vat Leo van Wijchen samen. Als Teamleider Huisvesting & Facilities leidt hij het deelproject BVA.

In dit verhaal komen verschillende lijnen samen. Eerder schreven we over het programma Toekomstbestendige Bedrijfsvoering, dat de kwaliteit van de dienstverlening in stand wil houden (liever nog verbeteren) in tijden van afnemende leerlingaantallen. De inkomstendaling die hiervan het gevolg is, noodzaakt tot efficiënter werken, onder meer door uniforme werkprocessen. Dit raakt aan de overstap, op 1 januari 2022, naar nieuwe bedrijfsvoeringsapplicaties: softwarepakketten voor onder meer personeels- en salarisadministratie, inkoop en facturering. ‘Je komt dan vanzelf ook tot de vraag hoe we willen werken met elkaar’, verduidelijkt Leo. ‘Dit brengt de nodige veranderingen met zich mee. We gaan processen uniformeren en de organisatie anders vormgeven, dat vraagt om overleg en zorgvuldige afstemming.’ Frank Tromp, de externe organisatiedeskundige die TBB begeleidt, geeft aanvullende uitleg. ‘De bestaande software nadert het einde van de levensduur. Op basis van aanbesteding heeft Carmel nieuwe pakketten aangeschaft die op 1 januari 2022 moeten werken. Daarmee komt ook "vanzelf” de organisatie aan de orde. Wie doet wat, en waar? En: wie kan wat het beste doen? Wat is de beste plek om werkzaamheden uit te voeren, zodat ze optimaal aansluiten bij de behoeften?’ Een voorbeeld. Het kan zijn dat de medewerker van locatie X een bestelling wil doen of een vraag heeft. Daarvoor richt hij zich in de toekomst tot een servicedesk. Frank: 'De servicedesk is een rol, die door een persoon of meer personen kan worden vervuld, dus geen fysieke locatie. Je kunt die bij een school of instelling leggen. Maar je kunt ook gebruikmaken van selfservicemogelijkheden van applicaties, door je vraag of bestelling via een app of website in te dienen.' Dat komt overeen met Koers 2025. Onder het kopje "Vernieuwing van de bedrijfsvoeringsapplicaties" vermeldt het document de doelstelling: "Uniforme, gebruikersvriendelijke processen in geïntegreerde systemen, met oog voor lokale omstandigheden."

Margreet Rave en Maureen Wildenborg

Meer uniform

‘We ontzorgen de docenten, zodat zij zich helemaal kunnen richten op het onderwijs’

In de gesprekken met Frank heeft het College van Bestuur daar expliciet op gewezen. ‘De applicaties moeten eraan bijdragen dat scholen, locaties en bestuursbureau uniform gaan werken. Vanuit de wens om de dienstverlening naar een nog hoger peil te brengen, en vanuit de noodzaak om efficiënter te werken. Met inachtneming van de cultuur van Carmel, dus met zoveel mogelijk inbreng van alle betrokkenen. En, heel belangrijk: met oog voor lokale omstandigheden.’ Inbreng van betrokkenen is om diverse redenen gewenst. Frank: ‘Met de visie op de bedrijfsvoering maken we duidelijk waarom we dit doen en hoe de nieuwe situatie eruitziet. Dan kan iedereen een verbinding maken met de toekomst: “Wat wordt mijn rol, wat wordt straks van mij verwacht en hoe kan ik dan bijdragen aan het onderwijs?”’ Hij wijst er verder op dat het programma ook inhoudelijk een beroep doet: ‘We hanteren de expertbenadering en vragen een delegatie van de meest direct betrokkenen hoe we uniform en efficiënter kunnen werken. Hun inbreng is onmisbaar, die zorgt ervoor dat de nieuwe processen de beoogde resultaten opleveren.’ De stuurgroep heeft via Teams een digitale rondgang gemaakt langs verschillende organisaties: ROC van Amsterdam, ROC van Twente, gemeente Enschede, Zorgpartner Midden-Nederland en een rechtbank. Je ziet dan hoe het ook kan, je leert ervan. Dat werkt motiverend. Het kost tijd, maar het betaalt zich terug in het veranderproces. De kring wordt ook steeds groter. De stuurgroep telt acht personen, maar in de ontwerpteams zijn meer dan dertig collega’s aan de slag, uit alle lagen van de organisatie.’

Ontwerpteams

Inmiddels zijn vijf ontwerpteams aan het werk, voor Operationele inkoop (ook wel PtoP, Purchase to Pay genoemd), Tactische inkoop, Debiteurenbeheer, Personeels- en salarisadministratie en Balie- en servicedesk. De teamleden maken een globaal ontwerp (“houtskoolschets”) van de gewenste organisatie. Krijgen ze daarop groen licht, dan volgt de verdere uitwerking. Frank: ‘Op deze manier blijft het van de mensen. Niet opgelegd maar samen met experts uitgedokterd.’ Hoe dat gaat, vertelt Margreet Rave, directeur bedrijfsvoering van Marianum in Groenlo, lid van de stuurgroep en voorzitter van het ontwerpteam Operationele inkoop. Ze legt uit dat er ook een ontwerpteam Tactische inkoop bestaat, onder aanvoering van Leo. ‘Ons team bestaat uit collega’s van de instellingen en het bestuursbureau. Het zijn mensen die de praktijk kennen. Frank neemt eveneens deel, met het oog op de samenhang tussen de verschillende ontwerpen. Wij richten ons op een efficiënt en gebruiksvriendelijk inkoop- en bestelproces. We kijken wat wenselijk zou zijn en beschrijven de verschillende rollen: je hebt bestellers, budgethouders en degenen die de facturen betalen.’ Op het moment van het interview is het globale ontwerp bijna gereed. ‘Om een beeld te geven: we hebben als Carmel zo’n vijftig locaties, elk met een eigen manier van werken. Nu willen we toe naar een uniforme en efficiënte bedrijfsvoering. Het maakt dan qua werkproces geen verschil meer of je iets bestelt in Haren, Gouda of Groenlo.’

Professionalisering

Dat brengt de nodige veranderingen met zich mee. Van “eigen manier van werken” naar een uniforme aanpak. ‘Daarvan zijn we ons bewust. Volgens mij vinden alle teamleden het leuk om aan de basis daarvan te staan. Iedereen is enthousiast, maar aarzelingen zijn er uiteraard ook. Maar we willen met zijn allen iets goeds maken. En in de volgende fase, als ons ontwerp wordt goedgekeurd, betrekken we nog meer mensen. Je ziet de olievlek ontstaan.’ En, zegt Margreet: ‘Op deze manier laten we ook zien dat bedrijfsvoering echt een vak is. Onze mensen zijn professionals.’ Dat beaamt Frank. ‘We denken aan de oprichting van een bedrijfsvoeringsacademie. Als je meer professionalisering wilt, moet je mensen een ontwikkelperspectief geven.’ Of, zoals Koers 2025 het stelt, na eerst te hebben opgemerkt dat Carmel van docenten permanente ontwikkeling vraagt: ‘Het onderwijsondersteunend personeel kan rekenen op een passend scholingsaanbod dat tegemoetkomt aan de persoonlijke ontwikkeling én tegelijkertijd ook past bij organisatieontwikkelingen zoals toekomstbestendige bedrijfsvoering.’ En Frank: ‘Zo bind je mensen en krijg je meer ‘samen-gevoel.’ Zeker als docenten merken dat ze zaken met een gerust hart kunnen neerleggen bij de professionals. Het onderwijs heeft specialisten nodig, voor de klas en in de ondersteuning.’ Zo komt een volgende stap in zicht, waarover Koers 2025 ook spreekt: de invoering van een regieorganisatie op het gebied van Huisvesting en Facilities. Die doet (niet) meer alles zelf, maar heeft de kennis en de kunde om kwaliteit van leveranciers te beoordelen en doelmatig in te kopen, en vervolgens de uitvoerders aan te sturen. ‘Professionalisering van de ondersteuning betekent ook dat we met elkaar beter kunnen bepalen wat we zelf doen en wat we niet of niet meer zelf doen.’

‘Niet harder werken, maar slimmer werken’

Docenten en leerlingen

Zodat nog een vraag overblijft: wat gaan docenten en leerlingen hiervan merken? ‘Voor docenten wordt het gemakkelijker om bij de frontoffice bestellingen te plaatsen of meldingen door te geven’, antwoordt Margreet. ‘Gemakkelijker betekent ook: gebruiksvriendelijker. We ontzorgen de docenten, zodat zij zich zoveel mogelijk kunnen concentreren op het onderwijs.’ Hier ligt ook winst voor de leerlingen, benadrukt ze: ‘De kwaliteit van het onderwijs gaat nog verder omhoog. Bovendien, ze trekken ongetwijfeld aan de bel als internet het niet doet of als er iets anders speelt. Ze moeten dan merken dat er sneller een oplossing komt.’ En: ‘We willen een duurzame, gezonde en veilige leer- en leefomgeving. Onze processen dragen daaraan bij. Dat is eveneens in het belang en het voordeel van de leerlingen en alle collega's. Alles hangt met elkaar samen.’