» Toekomstbestendige Bedrijfsvoering
NÓG BETERE BEDRIJFSVOERING VOOR NÓG BETER ONDERWIJS Toekomstbestendige Bedrijfsvoering (TBB) of Bedrijfsvoeringsapplicaties (BVA). Niet meteen termen die de fantasie prikkelen of de aandacht trekken. Dat kan veranderen door de wereld erachter toe te lichten, want dit gaat iedere Carmelmedewerker aan. Het gaat om nieuwe software en de organisatie van bedrijfs voeringsprocessen, en over de professionalisering van de ondersteuners. ‘Niet harder werken maar slimmer werken’, vat Leo van Wijchen samen. Als Teamleider Huisvesting & Facilities leidt hij het deelproject BVA.
In dit verhaal komen verschillende lijnen samen. Eerder schreven we over het programma Toekomstbestendige Bedrijfsvoering, dat de kwaliteit van de dienstverlening in stand wil houden (liever nog verbeteren) in tijden van afnemende leerlingaantallen. De inkomstendaling die hiervan het gevolg is, noodzaakt tot efficiënter werken, onder meer door uniforme werkprocessen. Dit raakt aan de overstap, op 1 januari 2022, naar nieuwe bedrijfsvoeringsapplicaties: softwarepakketten voor onder meer personeels- en salarisadministratie, inkoop en facturering. ‘Je komt dan vanzelf ook tot de vraag hoe we willen werken met elkaar’, verduidelijkt Leo. ‘Dit brengt de nodige veranderingen met zich mee. We gaan processen uniformeren en de organisatie anders vormgeven, dat vraagt om overleg en zorgvuldige afstemming.’ Frank Tromp, de externe organisatiedeskundige die TBB begeleidt, geeft aanvullende uitleg. ‘De bestaande software nadert het einde van de levensduur. Op basis van aanbesteding heeft Carmel nieuwe pakketten aangeschaft die op 1 januari 2022 moeten werken. Daarmee komt ook "vanzelf” de organisatie aan de orde. Wie doet wat, en waar? En: wie kan wat het beste doen? Wat is de beste plek om werkzaamheden uit te voeren, zodat ze optimaal
16
aansluiten bij de behoeften?’ Een voorbeeld. Het kan zijn dat de medewerker van locatie X een bestelling wil doen of een vraag heeft. Daarvoor richt hij zich in de toekomst tot een servicedesk. Frank: 'De servicedesk is een rol, die door een persoon of meer personen kan worden vervuld, dus geen fysieke locatie. Je kunt die bij een school of instelling leggen. Maar je kunt ook gebruikmaken van selfservicemogelijkheden van applicaties, door je vraag of bestelling via een app of website in te dienen.' Dat komt overeen met Koers 2025. Onder het kopje "Vernieuwing van de bedrijfsvoeringsapplicaties" vermeldt het document de doelstelling: "Uniforme, gebruikersvriendelijke processen in geïntegreerde systemen, met oog voor lokale omstandigheden."
Meer uniform In de gesprekken met Frank heeft het College van Bestuur daar expliciet op gewezen. ‘De applicaties moeten eraan bijdragen dat scholen, locaties en bestuursbureau uniform gaan werken. Vanuit de wens om de dienstverlening naar een nog hoger peil te brengen, en vanuit de noodzaak om efficiënter te werken. Met inachtneming van de cultuur van Carmel, dus met zoveel mogelijk inbreng van alle
