AYY:n Yhdistysopas

Tt

Tal-vi Joulukuu • AYY:n tilakähmyt • AYY:n yhdistyskoulutus Tammikuu • • • •

Hallituksen järjestäytymiskokous Nimenkirjoittajien muutos PRH:een Tilinkäyttöoikeuksien siirto Yhdistystilojen avainten hallinnan siirto

Kk

Ke-vät Maaliskuu • AYY:n yhdistysilmoitus ja toiminta-avustusten haku Toukokuu • AYY:n tilakähmyt

Ke-sä Muista lomailla!

Ss

Syk-sy Syyskuu • AYY:n kampuskarkelot: yhdistykset esittäytyvät!

• Uusille opiskelijoille suunnattu tapahtuma Marraskuu • Yhdistyksen vaalikokous

Toimitus: Joonas Jylhä, Henna Mattila, Otto Palonen Kirjoittajat: Tiina Metso (arkistointi), Hanna Sauli (kansainväliset opiskelijat yhdistyksissä), Voitto Kangas (tapahtumien markkinointi) Ulkoasu ja kuvitukset: Juho Nykänen Paino: Redfina Oy Painosmäärä: varmistuu myöhemmin

AALTO-YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN

Y H D I S T YS O PA S Liimaa kuvasi t채h채n

T채m채n oppaan omistaa (oma nimi)

Sisällys Si-säl-lys

Sisällys 6 Alkusanat 11 Ylioppilaskunnan järjestösektori 12 Uuden yhdistyksen perustaminen 13 Aikataulu uuden yhdistyksen perustamiseen 13 Sääntöjen laatiminen 14 Yhdistyksen perustava kokous 14 Perustamiskirja 15 Toinen kokous 15 Yhdistyksen liittäminen ylioppilaskunnan yhdistysluetteloon 15 Yhdistysluettelo ja rekisterit 15 Yhdistyksen rekisteröityminen 16 Mikä on rekisteröity yhdistys? 16 Miten rekisteröin yhdistyksen? 17 Mitä tapahtuu rekisteröitymisen jälkeen? 17 Pitkään toimineen yhteisön rekisteröiminen yhdistykseksi 18 Patentti ja rekisterihallitus eli PRH 19 Yhdistyksen sääntöasiat 20 Sääntöjen uudistaminen ja muuttaminen 20 Ylioppilaskunnan sääntötoimikunta 21

6

Yhdistystoimijoiden vastuut 22 Hallituksen asema 22 Hallituksen tehtävät 22 Toiminnan suunnittelu, organisointi ja raportointi 22 Päätöksenteko ja toimeenpano 23 Taloudesta huolehtiminen 23 Jäsenten hyväksyminen ja erottaminen 24 Yhdistysrekisteri-ilmoitukset ja lupa-asiat 24 Sopimukset, lahjoitukset ja oikeustoimet 25 Yhdistyksen sääntöjen määräämät tehtävät 25 Tehtävät, jotka eivät kuulu hallitukselle 26 Hallituksen vastuu 26 AYY:n asettamat velvollisuudet 27 Yhdistysilmoituksen tekeminen 28 Ylioppilaskunnan tarjoamat avustukset 29 Toiminta-avustus 29 Projektiavustus 29 Starttiraha 30 TTE-rahasto 31 Tukea viestintään 32 Ylioppilaskunnan kotisivujen yhdistysprofiili 32 Ylioppilaskunnan yhdistys- ja viikkotiedote 32 Sähköpostilistat 33 Sosiaalinen media 34 Lukuvuosikalenteri 34 Ylioppilasmediat 34

7

Tapahtumien markkinointi 35 Sähköinen viestintä 35 Painettu viestintä 37 Hulvattomat temput 38 Näin se toimii 39 Ohjeita kriisitilanteisiin 40 Vakava sairauskohtaus tai onnettomuus 40 Väkivaltatilanne ja itsemurhauhkailu 40 Uupumus 40 Masennus 41 Kiusaaminen 41 Yksinäisyys 41 Päihdeongelmat 42 Katso liitteistä toimintaohjeet hätätilanteisiin! 42 Tietotekniikkapalvelut 44 Otax-palvelin 44 Sähköpostilistat 44 Verkkotunnukset 44 Ylioppilaskunnan tarjoamat tilat 45 Kerho- ja varastotilat 45 Kertavuokrattavat tilat 45 Tilojen ennakkovaraustilaisuus - Tilakähmyt 45 Avaimet ja vuokranmaksu 46 Tilojen käyttö 46 Pakettiauto 46

8

Koulutus ja kurssit yhdistyksille 47 Kansainväliset opiskelijat yhdistyksissä 48 Perustoiminta kiinnostaa myös kv-opiskelijaa 48 Jokaiselle yhdistykselle kv-vastaava 49 Miten kansainväliset opiskelijat tavoittaa? 49 Arkistointi 51 Lähteet 54 Liitteet 54 Perustamiskirjan malli 54 Toimintaohjeet hätätilanteissa 55

9

10

Alkusanat Al-ku-sa-nat

P

itelet kädessäsi Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan (AYY) yhdistysopasta. Tästä oppaasta löydät lähes kaiken mitä AYY:n läheisyydessä toimivat yhdistykset tarvitsevat toimintansa tueksi ja turvaksi.

AYY:n piirissä toimii lähes parisataa aktiivista yhdistystä, jotka tekevät yhteisöstämme sangen monimuotoisen. Jokainen yhdistys tekee arvokasta työtä, oli se sitten kulttuuriperintöjä ylläpitävää, ammattiosaamista kartuttavaa, fyysisesti liikuttavaa tai vaikkapa hyvää mieltä aikaansaavaa. On tärkeää, että opiskelujen ohessa ihmiset tutustuvat samanhenkisiin tyyppeihin, kehittävät itseään monipuolisesti ja löytävät uusia ystäviä myös oman opintoalan ulkopuolelta.

Tämän tiukan tietopaketin on tarkoitus auttaa sinua selviytymään vastuullisesta nykyisestä tai tulevasta tehtävästäsi yhdistystoimijana. Käy paketti läpi tarkoin heti toimikautesi alussa, niin matkan varrella ei tule suuria yllätyksiä. Opas sisältää perustietoa yhdistyksille AYY-näkökulmasta.Yhdistystoimijan on lisäksi suositeltavaa tutustua tarkemmin myös yhdistyslakiin ja esimerkiksi kokoustekniikkaan.

Oppaaseen kannattaa välillä palata yhdistyksen arjen keskellä ja tarkistaa, että muisti on pelannut ja hommat on hoidettu viimeisen päälle. Suosittelemme vilkuilemaan pitkin vuotta vähintäänkin Yhdistystoimijan vuosikelloa (luku X), johon on kerätty kaikki tärkeimmät eteen tulevat tai sitten perästä kuuluvat asiat yhdistystoimijan kalenterivuoden varrelta.

Tämä opas on AYY:n järjestösektorin kokoama. Järjestösektori on myös taho, johon kannattaa olla yhteydessä, jos ja kun mikä tahansa asia yhdistystoiminnassa askarruttaa. Autamme ja ohjaamme sinua eteenpäin löytämään vastauksia. Ajan tasalla olevat yhteystiedot löydät AYY:n kotisivuilta osoitteesta www.ayy.fi.

Mukavia lukuhetkiä!

Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan järjestösektorin toimijat

11

Ylioppilaskunnan järjestösektori Y-li-op-pi-las-kun-nan jär-jes-tö-sek-to-ri

Y

lioppilaskunnan järjestösektori on taho, jonka tehtävänä ylioppilaskunnassa on auttaa ja tukea ylioppilaskunnan piirissä toimivien yhdistysten ja yhteisöjen toimintaa. Järjestösektorilla työskentelee useimpina vuosina yksi ylioppilaskunnan järjestöasioista vastaava hallituksen jäsen sekä kaksi työntekijää, jotka vastaavat erilaisista asioista sektorin sisällä.Yhdessä järjestösektori päättää esityksistä erilaisiin toiminta-avustuksiin liittyen, joiden pohjalta ylioppilaskunnan hallitus tekee lopullisen päätökset. Sektori myös vastaa yhdistyskoulutuksista, -viestinnästä sekä yhdistystoiminnan kehittämisestä. Kokonaisuudessaan järjestösektorin tavoittaa helposti yhdellä osoitteella: jarjestoasiat@ayy.fi.

Hallitusvastaava toimii linkkinä toimii linkkinä hallituksen ja järjestösektorin välillä ja esittelee useimmiten järjestösektorin asiat hallitukselle ja tarpeen vaatiessa ylioppilaskunnan edustajistolle. Hän myös seuraa hallitusohjelmaa ja pyrkii varmistamaan että hallitusvuodelle asetetut erilaiset tavoitteet saavutetaan.

Järjestösektorin työntekijät vastaavat muun muassa yhdistyksille suunnatusta viestinnästä, yhdistyskoulutusten suunnittelusta ja yhdistysten yleisestä neuvonnasta. Työntekijät osallistuvat myös yhdessä hallitusvastaavan kanssa toimintaavustusten läpikäymiseen vuosittain ja he ovat mukana myös päättämässä projektiavustuksista. Työntekijät myös valmistelevat toiminta-avustusten hakuun liittyviä käytännön asioita ja osallistuvat yhdistysten sääntöjä läpikäyvän sääntötoimikunnan kokouksiin.

12

Uuden yhdistyksen perustaminen Uu-den yh-dis-tyk-sen pe-rus-ta-mi-nen

AYY:n piirissä toimii nykyisin noin 200 yhdistystä ja niiden toiminta vaihtelee täysin laidasta laitaan. Aina kuitenkaan juuri itselle sopivaa tai omaa harrastusta vastaavaa yhdistystä ei AYY:n piiristä löydy, ja tällöin voikin olla aiheellista perustaa kokonaan uusi yhdistys.Yhdistystä perustettaessa kannattaa olla heti alkuvaiheessa yhteydessä järjestösektoriin.

Uuden kuten vanhankin yhdistyksen tulee toimia omien sääntöjensä mukaisesti ja hoitaa talouttaan huolellisesti.Yhdistyksen tulee noudattaa myös Suomen lakia sekä mahdollisimman pitkälle myös hyviä tapoja.

Ylioppilaskunta kannustaa myös jo olemassa olevia ja Aalto-yliopiston piirissä toimivia samankaltaisia yhdistyksiä tekemään yhteistyötä keskenään. Myös liitoksiin kannustetaan, mikäli ne koetaan toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisiksi.

Tämänkin vuoksi on erittäin kannustettavaa tarkistaa ennen uuden yhdistämisen perustamista onko vastaavanlainen yhdistys jo olemassa. Samankaltainen yhdistys on myös kenties ollut joskus aiemmin olemassa, jolloin toiminnan voi mahdollisesti käynnistää uudelleen. Lisätietoja saat järjestösektorilta.

Aikataulu uuden yhdistyksen perustamiseen Uuden yhdistyksen perustaminen menee suurin piirtein kohta kohdalta näin:

Ensimmäiseksi kirjoitetaan esitys yhdistyksen säännöiksi ja kutsutaan koolle perustava kokous (tarkempaa tietoa perustamiskokouksesta jäljempänä).

Toiseksi pidetään uuden yhdistyksen perustava kokous.

Kolmanneksi pidetään lakisääteinen toinen kokous, jossa säännöt hyväksytään toisen kerran.

Neljänneksi toimitetaan kokouspöytäkirjat, perustamiskirja sekä vapaamuotoinen hakemus yhdistysluetteloon ylioppilaskunnan järjestösektorille.

13

Sääntöjen laatiminen Yhdistyksen sääntöjen tulee olla selkeät, helposti luettavat ja yhdistyksen toimintaa mahdollisimman hyvin tukevat. Laaditut säännöt tulisi käyttää AYY:n järjestösektorin ja sääntötoimikunnan kautta jo hyvissä ajoin ennen yhdistyksen perustamiskokousta, jotta sääntötoimikunta voi niitä voi kommentoida niitä etukäteen.

Yhdistyksen säännöt tulee laatia huolellisesti ja mieluiten AYY:n mallisääntöjen pohjalta käyttäen apuna myös ylioppilaskunnan yhdistyssääntöjen laatimisohjetta.

Sääntöjen tulee lopuksi täyttää ylioppilaskunnan edustajiston laatiman yhdistysohjesäännön vaatimukset, mikäli yhdistys haluaa liittyä AYY:n yhdistysluetteloon.

Edellä mainitut dokumentit löytyvät ylioppilaskunnan kotisivuilta osoitteesta www.ayy.fi.

Yhdistyksen perustava kokous Perustava kokous on luonteeltaan yleinen kokous, johon pyritään saamaan mukaan kaikki mahdollisesti asiasta kiinnostuneet ihmiset. Tämän vuoksi kokousta tulee markkinoida mahdollisimman paljon ja hyväksi kannattaakin käyttää esimerkiksi koulujen ilmoitustauluja, ylioppilaskunnan yhdistys- ja viikkotiedotetta sekä sosiaalista mediaa. Uudella yhdistyksellä täytyy alkuun olla vähintään kolme 15 vuotta täyttänyttä jäsentä. AYY:n piirissä toimivalla yhdistyksellä tulee olla vähintään seitsemän AYY:n jäsentä.

Kokouskutsussa tulee käydä ilmi ainakin kokouksen aika ja paikka sekä kokouksessa käsiteltävät asiat. Perustavassa kokouksessa on käsiteltävä ainakin: • • • • • •

14

perustamispäätös, eli tehdään perustamiskirja säännöt, joita on hyvä valmistella jo etukäteen hallituksen valinta tilintarkastajien valinta mahdollisten toimihenkilöiden valinta seuraavan kokouksen ajankohta

Perustamiskirja Perustamiskokouksessa tehdään yhdistyksen perustamiskirja, josta käy ilmi seuraavat asiat: • • • •

mikä yhdistys on perustettu milloin yhdistys on perustettu ketkä ovat liittyneet yhdistyksen jäseniksi jäseneksi liittyneet henkilöt ovat hyväksyneet yhdistyksen säännöt

Toinen kokous Ennen toisen kokouksen pitämistä hallituksen tulee valmistella yhdistykselle budjetti sekä toimintasuunnitelma, joita sitten tulee käsitellä toisessa kokouksessa.

Toisessa kokouksessa myös hyväksytään säännöt toisen kerran ja mahdollisesti täydennetään hallitusta. Tämän lisäksi voidaan käsitellä samoja asioita kuin edellisessä kokouksessa.

Yhdistyksen liittäminen ylioppilaskunnan yhdistysluetteloon Kun kaikki edellä mainittu on hoidettu asianmukaisesti ja yhdistyksen kokoukset on pidetty, tulee yhdistyksen toimittaa ylioppilaskunnan järjestösektorille vapaamuotoinen hakemus pääsystä AYY:n yhdistysluettelon ensimmäiseen rekisteriin sekä kopiot perustamisasiakirjoista: kokouspöytäkirjat, säännöt, hallituksen yhteystiedot sekä perustamiskirja.Yhdistyksen lisäämisestä yhdistysluetteloon päättää näiden tietojen pohjalta ja järjestösektorin esittelystä ylioppilaskunnan hallitus.

Yhdistysluettelo ja rekisterit AYY:n yhdistysluettelo jaetaan ensimmäiseen rekisteriin ja toiseen rekisteriin, joista määrätään AYY:n yhdistysohjesäännössä (Liite X). Ensimmäisen rekisterin yhdistyksillä on enemmän velvollisuuksia kuin toisen rekisterin yhdistyksillä.Vastineeksi ensimmäisen rekisterin yhdistyksillä on enemmän oikeuksia, muun muassa mahdollisuus hakea toiminta-avustusta ja osallistua AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovarauksiin.

AYY:n yhdistysluettelon ensimmäisessä rekisterissä oleva yhdistys voi anoa edustajistolta erityisasemaa.Yhdistyksellä, jolla on erityisasema, on muun muassa oikeus ja velvollisuus järjestää fuksikasvatusta tai vastaavaa opastusta uusille opiskelijoille sekä lähettää edustajia ylioppilaskunnan tarjoamiin yhteistyöfoorumeihin.

Erityisaseman yhdistyksillä on myös oikeus korkeampiin toiminta-avustuksiin.

15

Yhdistyksen rekisteröityminen Yh-dis-tyk-sen re-kis-te-röi-ty-mi-nen

Y

lioppilaskunnan piirissä toimiva yhdistys voi toimia vapaamuotoisesti yhteisönä tai rekisteröityneenä yhdistyksenä. Rekisteröitynyt yhdistys on merkitty Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ylläpitämään yhdistysrekisteriin. Rekisteröidyn yhdistyksen nimen perässä käytetään lyhennettä ry.

Mikä on rekisteröity yhdistys?

Käytännössä vapaamuotoisesti toimiva yhteisö on verrattavissa mihin tahansa kaveriporukkaan siinä missä rekisteröity yhdistys katsotaan Suomen lain mukaiseksi oikeushenkilöksi. Tämä tarkoittaa yhdistyksen toiminnan kannalta esimerkiksi seuraavaa: Rekisteröidyn yhdistyksen jäsenet eivät vastaa henkilökohtaisesti yhdistyksen sitoumuksista. Jos yhdistystä ei ole rekisteröity, yhteisön jäsenet ovat henkilökohtaisesti vastuussa sen toiminnasta esimerkiksi vahinkojen sattuessa.

Rekisteröity yhdistys voi olla osapuolena sopimuksissa. Se voi muun muassa avata pankkitilin, tehdä vuokrasopimuksen tai liittyä esimerkiksi jonkin toisen järjestön jäseneksi. Rekisteröimättömässä yhteisössä sitoumuksia tehneet jäsenet vastaavat mahdollisista sopimuksista ja sitoumuksista henkilökohtaisesti.

Ainoastaan rekisteröity yhdistys voi hankkia omaisuutta, hakea avustusta tai saada luvan rahankeräykseen. Rekisteröimättömässä yhdistyksessä avustuksen anojia tai omaisuuden omistajia ja niistä vastuullisia ovat yhdistyksen jäsenet yksityishenkilöinä.

Monella tapaa siis rekisteröidyn yhdistyksen toiminta on turvatumpaa kuin rekisteröimättömän. Toisaalta rekisteröityneellä yhdistyksellä on enemmän velvoitteita; esimerkiksi nimenkirjoittajien tai sääntöjen muutoksista tulee aina ilmoittaa PRH:lle ja muutosten tekeminen maksaa.

16

Miten rekisteröin yhdistyksen?

Rekisteröinti tarkoittaa yhdistyksen merkitsemistä Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin.Yhdistysrekisteri on julkinen ja se sisältää perustiedot kaikista Suomessa rekisteröidyistä yhdistyksistä. Kuka tahansa saa rekisteristä tietoonsa esimerkiksi sen, onko jokin yhdistys rekisteröity, kuka on yhdistyksen puheenjohtaja tai ketkä ovat sen nimenkirjoittajia.

Rekisteröiminen tehdään lomakkeella, jota kutsutaan perusilmoitukseksi.

Lomakkeita ja ohjeita saa yhdistysrekisteristä, kotipaikkakunnan maistraatista sekä sähköisenä Patentti- ja rekisterihallituksen kotisivuilta osoitteesta www.prh.fi.

Perusilmoituksen täyttäminen maksaa 60 euroa.

Rekisteröitymiseen tarvitaan yhdistyksen perustamiskirja ja säännöt. Lisäksi lomakkeessa kysytään muun muassa sääntömääräiset nimenkirjoittajat eli niiden henkilöiden yhteystiedot, joilla on yhdistyksen sääntöjen mukaan nimenkirjoitusoikeus. Muista pyytää näiltä henkilöiltä jo etukäteen heidän yhteystietonsa.

Lomakkeen lähettämisen jälkeen PRH tarkistaa yhdistyksen säännöt varmistaakseen, että perustettavan yhdistyksen tarkoitus ja toiminta on lain ja hyvien tapojen mukaista. Jos säännöissä on korjattavaa, lähetetään korjauspyyntö perusilmoitukseen täytetylle yhteyshenkilölle. Tällöin säännöt tulee korjata niiltä osin, kuin niistä on huomautettu, ja lähettää uudelleen PRH:lle korjauspyynnön mukana tulevien ohjeiden mukaan.

Kun säännöt menevät PRH:ssa läpi, siitä ilmoitetaan yhdistykselle. PRH:n hyväksyvän päätöksen jälkeen yhdistys voi käyttää nimessään lyhennettä ry ja rekisteröidyn yhdistyksen oikeudet alkavat välittömästi.

Mitä tapahtuu rekisteröitymisen jälkeen?

Rekisteröityneen yhdistyksen tulee ilmoittaa sääntöihinsä liittyvät muutokset sekä nimenkirjoittajien vaihtumiset Patentti- ja rekisterihallitukselle. Muutosilmoituksen tekeminen on maksullista ja sen voi tehdä esimerkiksi sähköisesti osoitteessa www.prh.fi.

Nimenkirjoittajat muuttuvat käytännössä aina, kun yhdistyksen hallituksen jäsenet vaihtuvat, sillä useimpien yhdistysten säännöissä nimenkirjoittajiksi määritellään tietyt hallituksen jäsenet yksin tai yhdessä.

Jos yhdistys tekee mitä tahansa muutoksia sääntöihinsä, ne täytyy ensin hyväksyä yhdistyksen säännöissä määritetyllä tavalla (yleensä siis kahdessa peräkkäisessä yhdistyksen kokouksessa) ja sitten lähettää tarkistettavaksi PRH:lle. Kaikki sääntö-

17

muutokset on pakko ilmoittaa PRH:lle, sillä rekisteröityneen yhdistyksen sääntömuutos katsotaan astuneeksi voimaan vasta kun PRH on sen hyväksynyt. Myös yhdistyksen lakkauttamisesta on pakko ilmoittaa PRH:lle, tai yhdistyksen katsotaan yhä olevan olemassa.

Mikäli yhdistyksesi on jo rekisteröitynyt, mutta muutosilmoitusten tekeminen on unohtunut viime vuosina, uusimmat tiedot kannattaa päivittää PRH:lle mahdollisimman pian. Näin takaatte yhdistyksen toiminnan lainmukaisuuden.

Pitkään toimineen yhteisön rekisteröiminen yhdistykseksi Monet AYY:n yhdistyksistä ovat toimineet useita vuosia rekisteröitymättöminä.

Tällaisen yhdistyksen rekisteröinti toimii samalla tavoin kuin yllä on kuvailtu. Jos perustamiskirja tai säännöt ovat kadonneet, eikä niitä löydy edes aiempien toimijoiden pöytälaatikoista, pitää yhdistys muodollisesti perustaa uudelleen.

Yhdistyslain mukaan rekisteröimättömällä yhdistyksellä ei voi olla omaisuutta, joten jos haluaa olla varma, että mitään lakiteknisiä ongelmia ei tule vastaan (lähinnä jos yhdistys on kerännyt paljon tai hyvin arvokasta omaisuutta rekisteröimättömänä), kannattaa rekisteröitymisen jälkeen muodollisesti siirtää omaisuus yhdistyksen nimiin. Sen voi tehdä vaikka niin, että yhdistyksen vanhat toimijat, joiden aikana omaisuus on hankittu, lahjoittavat omaisuuden yhdistykselle esimerkiksi yhdistyksen kokouksessa, jolloin sen voi kirjata pöytäkirjaan ilmoitusasioihin ja merkintä omistuksen siirtymisestä säilyy jälkipolvillekin.

Samalla tavoin yhdistyslain mukaan rekisteröimättömän yhdistyksen nimissä ei voi tehdä sopimuksia (esimerkiksi vuokrasopimusta varasto- tai kerhotilasta) vaan lakiteknisesti tällaiset ovat sopimuksen tehneiden yhdistyksen jäsenten nimissä.

Sopimuksen muille osapuolille kannattaa ilmoittaa rekisteröitymisestä.

Hyvä tietää: yhdistyksen jäsenyyden suhteen rekisteröinnillä ei ole merkitystä, eli niiden henkilöiden, jotka ovat liittyneet yhdistyksen jäseniksi ennen rekisteröintiä, jäsenoikeudet säilyvät samoina rekisteröinnin jälkeen.

18

Patentti ja rekisterihallitus eli PRH Patentti- ja rekisterihallitus eli lyhyesti PRH on Suomen valtion virasto, joka edistää teknistä, taloudellista ja yhteisöllistä kehitystä. Se muun muassa rekisteröi kaikki uudet yritykset, säätiöt ja yhdistykset ja antaa näille myös neuvontaa.

PRH ylläpitää kaupparekisteriä, yrityskiinnitysrekisteriä, yhdistysrekisteriä ja säätiörekisteriä sekä myöntää patentteja, hyödyllisyysmalleja, mallioikeuksia ja tavaramerkkejä. PRH:n yhdistysrekisteristä tulisi löytyä jokaisen Suomessa rekisteröityneen yhdistykset perustiedot. Tämän vuoksi PRH:lle pitää aina ilmoittaa esimerkiksi sääntömuutokset ja nimenkirjoittajien vaihtuminen (yleensä siis kun hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai sihteeri vaihtuu).

Lisätietoja

PRH:sta löydät PRH:n kotisivuilta osoitteesta www.prh.fi. Omankin yhdistyksen tilanteen voi vaikka huvin vuoksi tarkistaa PRH:n yhdistysnetti tietokannasta ilmaiseksi osoitteessa http://yhdistysrekisteri.prh.fi/ryhaku.htx. Mikäli viimeisimmästä rekisteröintipäivämäärästä on jo kulunut pitkä aika, olisi yhdistykset syytä ilmoittaa PRH:lle ainakin tuoreimmat nimenkirjoittajien tiedot.

19

Yhdistyksen sääntöasiat Yh-dis-tyk-sen sään-tö-a-si-at

J

okaisella yhdistyksellä on oltava säännöt. Säännöt ovat kuin yhdistyksen oma perustuslaki, joista pystyy aina tarkistamaan yhdistyksen toiminnan tarkoituksen ja perusteet. AYY:n piirissä toimivien yhdistysten säännöissä on mainittava yhdistyslain vaatimien asioiden lisäksi AYY:n yhdistysohjesäännön vaatimat asiat. Sääntöjen määräykset eivät saa olla lainvastaisia.

AYY:llä on yhdistyksille tehdyt mallisäännöt, jotka ovat hyvin yleispätevät.

Malliohjesääntöön täydentämällä puuttuvat tiedot koskien yhdistyksen nimeä, kotipaikkaa, tarkoitusta ja toimintatapoja saadaan yhdistykselle hyvin toimivat säännöt, jotka täyttävät niin yhdistyslain kuin yhdistysohjesäännönkin vaatimukset.

Ylioppilaskunnan tekemiin sääntöihin ja dokumentteihin voit tutustua ylioppilaskunnan kotisivuilla osoitteessa www.ayy.fi. Yhdistyslakiin voit tutustua osoitteessa www.finlex.fi.

Sääntöjen uudistaminen ja muuttaminen Yhdistyksille tulee joskus tarve muuttaa sääntöjään. Jäsenet voivat tehdä muutoksesta ehdotuksen hallitukselle tai hallitus voi itse todeta muutostarpeen.

Yhdistyksen sääntöjen muuttamisen käytännönseikoista (kuinka monta kokousta ja millainen äänienemmistö muuttamiseen vaaditaan jne.) kerrotaan yhdistyksen säännöissä.

Sääntöjä ei pääsääntöisesti tarvitse muuttaa kosmeettisten muutosten takia.

Tällaisia muutoksia voivat olla muun muassa vanhojen korkeakoulujen nimi säännöissä tai maininta tilintarkastajista, vaikka yhdistys käyttäisikin toiminnantarkastajia. Jos sääntöjä kuitenkin ollaan jostain muusta syystä muuttamassa, kannattaa kosmeettiset muutoksen hoitaa samalla vaivalla.

Kun AYY:n piirissä toimiva yhdistys muuttaa sääntöjään, on syytä ottaa jo uusien sääntöjen valmisteluvaiheessa yhteyttä AYY:n järjestösektoriin. AYY:n sääntötoimikunta auttaa sääntömuutosten kanssa ja varmistaa samalla, että myös uudet säännöt vastaavat yhdistysohjesäännön vaatimuksia. Jos yhdistys ehtii hyväksyä säännöt ja niissä on yhdistysohjesäännön kannalta jotain huomautettavaa, pitää säännöt hyväksyä yhdistyksen kokouksessa tai kokouksissa uudestaan. Sama koskee PRH:ssa jo hyväksyttyjä sääntöjä, jolloin ajan lisäksi kuluu myös turhaa rahaa.

Kannattaa varautua siihen, että yhdistyksen sääntöjen muuttamiseen saattaa

20

mennä jopa useita kuukausia, varsinkin rekisteröityjen yhdistysten kohdalla. Rekisteröityjen yhdistysten tulee toimittaa sääntömuutokset tarkastettaviksi Patentti- ja rekisterihallitukseen (PRH).

Sääntöjen muuttaminen menee askel askeleelta näin: I Hahmotellaan uudet säännöt II Ollaan yhteydessä AYY:n järjestösektoriin, joka vie säännöt tarvittaessa sääntötoimikunnalle III Hyväksytään säännöt yhdistyksen kokouksessa tai tarvittaessa kahdessa peräkkäisessä kokouksessa IV Toimitetaan uudet säännöt PRH:lle (rekisteröidyt yhdistykset) V Jos PRH vaatii sääntöihin muutoksia, toimitetaan uusin versio säännöistä järjestösektorin tietoon

Ylioppilaskunnan sääntötoimikunta AYY:n alaisuudessa toimii sääntötoimikunta, jonka tehtävä on päivittää tarpeen mukaan ylioppilaskunnan sääntöjä ja työjärjestyksiä, mutta myös olla tukena yhdistysten sääntöasioissa. Sääntötoimikunnan sihteerinä toimii järjestöasiantuntija, jonka kautta tieto yhdistysten sääntötarpeista kulkeutuu toimikunnalle.

Sääntötoimikunta auttaa yhdistyksiä uusien sääntöjen luomisessa ja vanhojen päivittämisessä sekä pitää huolta siitä, että yhdistysten säännöt täyttävät yhdistysohjesäännön vaatimukset. Sääntötoimikunnan kautta käyneet säännöt viilataan myös siihen kuntoon, että ne läpäisevät myös PRH:n joskus tiukankin seulan.

21

Yhdistystoimijoiden vastuut Yh-dis-tys-toi-mi-joi-den vas-tuut

Y

hdistyksen hallitusta ohjaa pääasiassa laki ja yhdistyksen säännöt. AYY:n yhdistysluetteloon kuuluvilla yhdistyksillä on myös AYY:n yhdistysohjesäännön määrittelemiä velvollisuuksia.

Hallituksen asema Hallituksen on hoidettava huolellisesti yhdistyksen asioita lain, yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyksen päätösten mukaisesti (YhdL 35.1 §). Yhdistyksen päätöksiä tekevät yhdistyksen kokoukset, joissa jäsenet pääsevät käyttämään päätösvaltaansa (esimerkiksi vuosikokouksessa).Yhdistyksen kokoukset voivat tehdä selkeitä yksityiskohtaisia päätöksiä, kuten määrätä jäsenmaksun suuruuden, tai yleisempiä linjauksia, kuten toimintasuunnitelman hyväksyminen. Hallituksen tulee toteuttaa nämä päätökset.

Hallituksen tehtävät Hallituksen tehtävät määräytyvät yhdistyksen päätösten sekä sääntöjen ja yhdistyslain mukaisesti. Hallitus voi hoitaa tehtävänsä itse tai se voi myös delegoida osan tehtävistään. Hallitus ei voi delegoida yhdistyslaissa hallituksen päätösvaltaan määriteltyjä tehtäviä, kuten uusien jäsenten hyväksymistä. Hallituksen yleisimmät tehtävät koskettavat toiminnan suunnittelua ja raportointia, jäsenasioita.

Toiminnan suunnittelu, organisointi ja raportointi Käytännössä toiminnan suunnittelu tarkoittaa vähintään toimintasuunnitelman laadintaa. Toiminnan suunnittelussa tulee huomioida yhdistystoiminnan yleiset tavoitteet eli jäsenten etujen ja asioiden hoitaminen parhaalla mahdollisella tavalla.

Toimintasuunnitelma toimii paitsi ohjeena myös valtuutuksena hallitukselle toteuttaa yhdistyksen kokouksen päättämää toimintaa. Kannattaa välttää aiempien vuosien toimintasuunnitelmien kopioimista ja käyttää oikeasti aikaa toiminnan suunnittelulle!

Hallituksen on huolehdittava kaikista yhdistyksen toimintaan liittyvistä sektoreista eli toiminta-alueista. Se voi organisoida toimintaansa ja jakaa vastuuta toiminta-alueista hallituksen jäsenten kesken tai myös perustaa toimi- tai valiokuntia huolehtimaan ja valmistelemaan toimintasektoreiden toimintaa. Näiden jäseninä voi olla myös muita yhdistysaktiiveja. Toimikunnat vastaavat toimistaan hallitukselle.

22

Hallituksen on raportoitava toiminnastaan, mikä tarkoittaa muun muassa toimintakertomuksen laatimista. Toimintakertomus sisältää ainakin tiedot olennaisista tapahtumista ja arvion tulevasta kehityksestä sekä selostuksen taloudesta ja rahoituksesta. Tilin- tai toiminnantarkastajan tulee käyttää sitä arvioidessaan yhdistyksen asioiden hoitoa. Toimintakertomuksen perusteella arvioidaan yhdistyksen ja hallituksen toimintaa sekä voidaanko vastuuvapaus myöntää. Kertomuksen tulee antaa oikea kuva yhdistyksen toiminnasta, myös puutteet ja epäkohdat on tuotava ilmi ja miksi tavoitteita ei ole saavutettu. Toimintakertomuksen laatiminen on koko hallituksen yhteinen tehtävä. Toimintakertomus vastaa kysymyksiin: • • • • •

Toteutuiko toimintasuunnitelma?

Saavutettiinko tavoitteet ja olivatko ne realistisia?

Oliko resursseja riittävästi?

Missä asioissa onnistuttiin?

Mitä asioita pitää kehittää?

Päätöksenteko ja toimeenpano Hallituksen on mahdollistettava varsinainen päätöksenteko, mikä käytännössä tarkoittaa sitä, että hallitus kutsuu koolle yhdistyksen kokoukset ja valmistelee niissä käsiteltävät asiat.Valmistelu on suoritettava niin hyvin, että päätöksenteko on mahdollista. Hyvä tapa on esimerkiksi valmistella esityslistalle selkeät hallituksen päätösehdotukset käsiteltävistä asioista.

Hallitus on velvollinen toimeenpanemaan yhdistyksen kokousten päätökset, myös sellaiset, joissa kokous on päättänyt toisin kuin hallitus on asiaa valmistellut ja esittänyt. Mikäli päätösten toteutus on muiden vastuulla, tulee hallituksen valvoa, että päätökset toteutetaan. Tämä voi käytännössä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että hallitus valvoo toimihenkilöidensä toimintaa.

Hallituksen tulee myös itse tehdä päätöksiä sille kuuluvissa asioissa. Nämä hallituksen päätösvaltaan kuuluvat asiat määritellään yhdistyksen säännöissä ja yhdistyslaissa.Yhdistyksen työjärjestyksessä ja ohjesäännöissä voidaan myös lisäksi määrätä hallituksen päätöksentekovallasta.

Taloudesta huolehtiminen Hallituksella on vastuu talousarvion valmistelusta. Talousarvioon liittyy kiinteästi jäsenmaksu, josta hallituksen tulee tehdä esitys yhdistyksen kokoukselle. On huomioitavaa, että aatteellisen yhdistyksen tarkoitus ei tähtää voittoon, joten yhdistys saa harjoittaa vain sääntöihin merkittyä ansiotoimintaa.

23

Hallitus päättää yhdistyksen varojen käytöstä kokouksissaan ja nämä päätökset tulee merkitä pöytäkirjaan. Jos hallitus harjoittaa sijoitustoimintaa tai tekee merkittäviä käyttöomaisuuden hankintoja, tulee näidenkin päätösten näkyä pöytäkirjoissa.

Päätöksistä tulee kirjata ainakin käyttötarkoitus ja summa.

Hallituksen on lisäksi huolehdittava lainmukaisesti kirjanpidosta ja laadittava tilinpäätös ja tase.

Jäsenten hyväksyminen ja erottaminen Jos hallitus sääntöjen mukaan hyväksyy jäsenet, on sillä itsenäinen harkintavalta hyväksyä tai olla hyväksymättä hakija jäseneksi. Hakijan tulee täyttää säännöissä määritellyt jäsenyyden ehdot. Uuden jäsenen hyväksymisestä tulee tehdä jokaisella kerralla selkeä päätös ja merkitä se pöytäkirjaan. Hallituksen tulee myös huolehtia jäsenhankinnan organisoinnista ja kiinnitettävä huomiota henkilötietojen keräämisen suojaukseen.

Yhdistyslaissa luetellaan yleiset yhdistyksen jäsenen erottamisperusteet ja säännöissä voidaan määritellä jäsenyyden ehdot. Hallitus voi erottaa jäsenen, jollei säännöissä ole muuta määrätty. Hallituksen tulee huolehtia jäsenmaksujen perimisestä ja jos henkilö ei suorita jäsenmaksuja, tulee tehdä erottamispäätös.

Hallituksen on pidettävä jäsenluetteloa, johon on merkittävä vähintään jokaisen jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Henkilötietolain mukaan jäsenistä saa tallettaa vain yhdistyksen toiminnan kannalta olennaista tietoa.Yhdistyksen jäsen saa tutustua jäsenluetteloon ja hänellä on oikeus saada kaikki ne tiedot, jotka hänestä on merkitty luetteloon. Tutustumisoikeus koskee muiden jäsenten osalta vain nimi- ja kotipaikkatietoja.

Nimenkirjoitusoikeudet määritellään yhdistyksen säännöissä. Puheenjohtajalla on aina nimenkirjoitusoikeus, ellei sitä ole säännöissä rajoitettu. Nimenkirjoitusoikeuden myöntämisestä tulee tehdä selkeä päätös ja merkintä pöytäkirjaan.

Nimenkirjoittajan vaihtumisesta tulee ilmoittaa myös yhdistysrekisteriin (Patenttija rekisterihallitukselle).

Yhdistyslain mukaan hallitus edustaa yhdistystä. Hallituksen on huolehdittava yhdistyksen toiminnan kannalta oleellisista sidosryhmäsuhteista.

Yhdistysrekisteri-ilmoitukset ja lupa-asiat Rekisteröidyn yhdistyksen hallituksen pitää huolehtia, että sääntömuutoksista ja puheenjohtajan tai nimenkirjoittajien vaihtumisesta tehdään yhdistysrekisterin

24

edellyttämät muutosilmoitukset Patentti- ja rekisterihallitukseen (PRH). Puheenjohtajan tulee ilmoittaa myös yhdistyksen osoitteenmuutoksesta.

Hallitus huolehtii erilaisten viranomaislupien hakemisesta, esimerkiksi tapahtumaluvista.

Sopimukset, lahjoitukset ja oikeustoimet Hallitukselle kuuluu erilaisten sopimusten ja oikeustoimien tekeminen yhdistyksen puolesta, mikä tarkoittaa esimerkiksi sopimusten valmistelua ja sen sisällöstä neuvottelua toisen osapuolen kanssa. Hallituksen mahdollisuudet tehdä päätöksiä riippuvat säännöistä ja toimien luonteesta ja merkittävyydestä. Päätösvalta voi olla yhdistyksen kokouksella, jos kyseessä on esimerkiksi yhdistyksen taloudelliseen asemaan nähden suuresta lainasta.

Hallitus tekee päätökset myös pienistä lahjoituksista ja muista luovutustoimista.Pienen ja taloudellisesti varattomamman yhdistyksen hallitus voi tehdä pienempiä lahjoituksia kuin varakkaamman yhdistyksen hallitus.

Yhdistyksen sääntöjen määräämät tehtävät Hallituksen on toteutettava säännöissä luetellut hallitukselle kuuluvat tehtävät.

Säännöissä saatetaan määrätä myös yhdistyksen jäsenilleen tarjoamista palveluista.

Hallituksen tehtävä on myös huolehtia näiden tuottamisesta.

25

Tehtävät, jotka eivät kuulu hallitukselle Hallitus EI voi suorittaa seuraavia yhdistykselle kuuluvia tehtäviä: • • •

• • • • • •

Sääntöjen muuttaminen Kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen Yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttaminen Päättäminen äänestys- ja vaalijärjestyksestä Hallituksen tai sen jäsenen valitseminen tai erottaminen Tilin- ja toiminnantarkastajan valitseminen tai erottaminen Tilinpäätöksen vahvistaminen Vastuuvapauden myöntäminen Yhdistyksen purkaminen

Yhdistyksen säännöissä voidaan kuitenkin määrätä, että hallitus voi päättää yhdistyksen omaisuuden myynnistä, vaihtamisesta ja kiinnittämisestä.

Hallituksen vastuu Hallitus vastaa toimistaan. Tämä vastuu muodostuu vahingonkorvausvastuusta sekä rikosoikeudellisesta, parlamentaarisesta ja moraalisesta vastuusta. Huolellisuusvelvoite edellyttää, että hallitus tai hallituksen jäsen ei laiminlyö sääntöjen tai ohjesääntöjen määräämiä tehtäviään.

Vahingonkorvausvastuu voi syntyä, jos on tahallaan toimien tai huolimattomuuttaan aiheuttanut vahinkoa. Joutuminen korvausvelvolliseksi edellyttää, että yhdistyksen kokous päättää nostaa kanteen oikeudessa. Korvausvelvollinen on henkilö, joka on osallistunut päätöksen tekemiseen tai sen täytäntöönpanoon.

Korvausvelvollisuus voi syntyä myös, jos laiminlyödään valvonta- tai tarkastusvelvollisuutta.

Rikosoikeudellinen vastuu on harvinainen yhdistyksen hallituksen jäsenten kohdalla. Rikosoikeudelliseen vastuuseen voi johtaa yhdistyksen omaisuudenturvan loukkaaminen, yhdistyksen muiden oikeuksien loukkaaminen ja jäsenelle vahingon aiheuttaminen tehtävien laiminlyönnin vuoksi.

Parlamentaarinen vastuu tiivistyy yhdistyksen luottamukseen hallitusta kohtaan.

Jäsenet ovat osoittaneet luottamustaan niihin henkilöihin, jotka he ovat valinneet edustajikseen hallitukseen. Parlamentaarinen vastuu on luottamuksen säilyttämistä.

Hallitus ja sen yksittäinen jäsen on erotettavissa pelkän luottamuspulan vuoksi kesken toimikauden.

26

Moraalinen vastuu tarkoittaa esimerkiksi jäsenten oikeuksista ja velvollisuuksista sekä eduista tiedottamista ja perehtymistä sääntöihin, ohjesääntöihin ja toimintaan vaikuttaviin ohjeisiin. (Paasolainen, 2010) Huomioita: Vastuuvapauden myöntäminen poistaa vastuun vain suhteessa yhdistykseen, ja korvausta voi vaatia sellaisten tietojen perusteella, jotka eivät olleet tiedossa vastuuvapautta myönnettäessä.

AYY:n asettamat velvollisuudet Yhdistysilmoitus AYY:n yhdistysohjesääntö velvoittaa yhdistyksiä toimittamaan vuosittain yhdistysilmoituksen.Yhdistysilmoitus toimitetaan samassa toiminta-avustushakemuksen kanssa, tai erikseen, jos avustusta ei haeta.

Yhdistyksen säännöt AYY:n yhdistysohjesääntö vaatii, että ensimmäiseen rekisteriin kuuluva yhdistys ei voi säännöissään rajoittaa ylioppilaskunnan jäsenten mahdollisuutta liittyä äänivaltaisiksi jäseniksi.

Sääntömuutoksista on ilmoitettava viipymättä Jos yhdistys muuttaa sääntöjään, sääntömuutokset on toimitettava välittömästi järjestöasioista vastaavalle asiantuntijalle, jotta AYY:n hallitus voi tarkistaa yhdistyksen kelpoisuuden yhdistysluetteloon.

Jäsenrekisteri Yhdistyksen hallituksen on pidettävä yhdistyksen jäsenistä luetteloa, josta tulee ilmetä kunkin jäsenen täydellinen nimi, kotipaikka ja tieto siitä, onko jäsen AYY:n jäsen vai ei.

Varojen siirto yhdistyksen purkauduttua AYY:n yhdistysohjesääntö vaatii, että ensimmäiseen rekisteriin kuuluvan yhdistyksen tulee purkauduttuaan tai tultuaan lakkautetuksi siirtää varansa ylioppilaskunnalle tai muulle ylioppilaskuntaa lähellä olevalle taholle käytettäväksi yhdistyksen tarkoituksen mukaiseen toimintaan tai sen ollessa mahdotonta ylioppilaskunnan toiminnan tukemiseen.

27

Yhdistysilmoituksen tekeminen Yh-dis-tys-il-moi-tuk-sen te-ke-mi-nen

Y

hdistysluetteloon kuuluvien yhdistysten tulee toimittaa yhdistysilmoitus vuosittain. Ilmoitukset tulee jättää maaliskuun loppuun mennessä. Tarkemmasta yhdistysilmoituksen jättämisen ajankohdasta tiedotetaan alkuvuodesta AYY:n internetsivuilla ja yhdistystiedotteessa.

Ilmoituksen täyttämiseen kannattaa varata aikaa.Yhdistysilmoituksessa vaaditaan ainakin yhdistyksen virkailijaluettelo, vapaamuotoinen toimintakertomus, toimintasuunnitelma, voimassa olevat säännöt ja hallituksen suora sähköpostiosoite.

Yhdistysluettelon ensimmäiseen rekisteriin kuuluvat, yhdistysilmoituksen täyttävät yhdistykset voivat hakea toiminta-avustusta. Toiminta-avustushaku järjestetään yhdistysilmoittautumisen yhteydessä. Toiminta-avustusta hakevien yhdistysten tulee toimittaa yhdistysilmoitusta kattavampi materiaali (ks. luku X).

Mikäli yhdistys ei toimita yhdistysilmoitusta kahtena peräkkäisenä vuotena määräaikaan mennessä, hallitus voi poistaa yhdistyksen yhdistysluettelosta.

28

Ylioppilaskunnan tarjoamat avustukset Y-li-op-pi-las-kun-nan tar-jo-a-mat a-vus-tuk-set

Y

hdistykset voivat hakea tukea ylioppilaskunnalta toimintansa rahoittamiseen sekä erilaisten projektien ja tapahtumien järjestelyihin. Rahoitusta haetaan vuosittain keväällä toiminta-avustusten muodossa, sekä pitkin vuotta projektiavustuksina. Avustusten lisäksi uudet yhdistykset voivat hakea toimintansa aloittamiseen starttirahaa.

Toiminta-avustus AYY on jakanut ylioppilaskunnan piirissä toimivat yhdistykset kahteen eri kategoriaan, joita kutsutaan ensimmäiseksi ja toiseksi rekisteriksi. Ensimmäiseen rekisteriin kuuluvat yhdistykset voivat hakea ylioppilaskunnalta toiminta-avustusta kerran vuodessa, yleensä maaliskuussa.

Toiminta-avustusten jakamisessa käytetään erityistä pisteytysmallia, johon yhdistykset voivat tutustua ylioppilaskunnan kotisivuilla. Pisteytykseen vaikuttaa muun muassa yhdistyksen koko, toiminnan määrä ja monipuolisuus sekä toiminnan vastuullisuus. Erityisaseman yhdistykset ovat oikeutettuja velvollisuuksiensa hoitamiseen tarvittaviin korkeampiin toiminta-avustuksiin. Päätöksen toimintaavustusten määrästä tekee vuosittain ylioppilaskunnan hallitus AYY:n järjestösektorin esitysten pohjalta.

Toiminta-avustuksen yhteydessä yhdistykset voivat hakea myös korotettua toiminta-avustusta, mikäli yhdistyksellä on hakuvuoden aikana tulossa poikkeuksellinen tapahtuma tai projekti, esimerkiksi pyöreä vuosijuhla. Myöntämisperusteet korotetulle toiminta-avustukselle ovat samat kuin projektiavustukselle.

Projektiavustus Siinä missä toiminta-avustusta haetaan vain kerran vuodessa keväällä, voivat yhdistykset hakea projektiavustuksia ylioppilaskunnalta ympäri vuoden.Ylioppilaskunta jakaa projektiavustuksia lukuvuosien aikana erilaiseen yhdistyksen normaalitoiminnan ulkopuolella tapahtuvaan toimintaan. Projektiavustusta myönnetään pääsääntöisesti kertaluontoisiin projekteihin tai tapahtumiin, jotka eivät ole jokavuotisia.

Projektiavustusta voi hakea ylioppilaskunnan järjestösektorilta ympäri vuoden, kuitenkin huomioiden, että jos projekti on tiedossa toiminta-avustusta haettaessa,

29

tulee hakemukset yhdistää korotetuksi toiminta-avustukseksi. Lopullisen päätöksen projektiavustuksesta kuten muistakin avustuksista tekee ylioppilaskunnan hallitus järjestösektorin esityksestä.

Starttiraha Ylioppilaskunta tarjoaa myös pitkin vuotta perustettaville uusille yhdistyksille rahallista tukea starttirahan muodossa. Starttiraha on tarkoitettu uuden yhdistyksen toiminnan aloittamiseen, esimerkiksi Patentti- ja rekisterihallituksen rekisteröintikuluihin. Kuten muidenkin avustuksien kohdalla, lopullisen päätöksen starttirahan saamisesta tekee ylioppilaskunnan hallitus järjestösektorin esityksestä.

30

TTE-rahasto Aalto-yliopiston ylioppilaskunta jakaa itse rahoitusta yhdistyksille kerran vuodessa, mutta sen omistama TTE-rahasto (teekkaritoiminnan edistämisrahasto) jakaa rahoitusta pitkin vuotta kaikenlaiseen ylioppilaskunnan piirissä tapahtuvaan toimintaan. Vuonna 2006 perustettu rahasto antaa nimestään huolimatta tukea kaikille Aaltolaisille sekä ylioppilaskunnan läheisyydessä toimiville yhdistyksille ja yhteisöille.

Rahaston tavoitteena on tukea ja aktivoida opiskelijatoimintaa Aaltoyhteisössä sen kaikissa muodoissa. Mitä useampi aaltolainen pystyy projektiin osallistumaan tai sen tuotoksista nauttimaan, sen parempi. Erityisesti rahasto arvostaa projekteja, jotka kannustavat ihmisiä toimimaan ja tekemään yhdessä asioita uuden luomiseksi. Koska Aalto-yliopiston ja sen opiskelijoiden arvostus riippuu myös julkisesta näkyvyydestä, rahasto kannustaa aktiiviseen viestintään sekä Aalto-yhteisössä että sen ulkopuolella.

Lisätietoja rahastosta voit lukea rahaston kotisivuilta osoitteessa tter.ayy.fi.

31

Tukea viestintään Tu-ke-a vi-es-tin-tään

Y

lioppilaskunnan kautta myös sen piirissä toimivien yhdistysten ja yhteisöjen on helpompi tavoittaa mahdollisimman moni Aalto-yhteisön jäsen. Alle on listattu kattavasti erilaiset välineet ja kanavat, joita yhdistykset voivat hyödyntää myös omassa viestinnässään.

Tukea yhdistyksille viestinnällisissä asioissa tarjoaa aina myös ylioppilaskunnan järjestösektori osoitteessa jarjestoasiat@ayy.fi. Tarkempaa tietoa kansainvälisille opiskelijoille viestimisestä on tämän oppaan osiossa ”Kansainväliset opiskelijat yhdistyksissä”.

AYY:n kanavissa viestiessä täytyy ottaa huomioon, että AYY on kolmikielinen.

Tiedotteet ja informaatio tulee siis löytyä suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.

Ylioppilaskunnan kotisivujen yhdistysprofiili Ylioppilaskunnan tärkein viestintäkanava on sen kotisivut osoitteessa www.ayy. fi. Kotisivuilla tarjotaan myös yhdistyksille mahdollisuus saada omaa näkyvyyttä yhdistysprofiilin kautta.Yhdistysprofiilin luoneet yhdistykset näkyvät ayy.fi:n etusivun “satunnainen yhdistys” -laatikossa sekä yhdistykset-osion listauksissa. Lisäksi yhdistykset voivat yhdistysprofiilinsa kautta luoda tapahtumia ayy.fi:n tapahtumakalenteriin. Perustiedot tulee löytyä myös ruotsiksi ja englanniksi! Mikäli yhdistys tarvitsee tässä apua, kannattaa ottaa yhteyttä AYY:n järjestösektoriin.

Oman yhdistysprofiilin luomiseen tarvitsee tunnukset ayy.fi:hin. Kaikille yhdistysluetteloon kuuluville yhdistyksille on jaettu tunnukset. Mikäli tunnukset ovat kadonneet, niitä voi pyytää osoitteesta jarjestoasiat@ayy.fi.

Ylioppilaskunnan yhdistys- ja viikkotiedote Ylioppilaskunnan tiedotuksen selkärangan muodostavat kotisivujen lisäksi viikoittaiset sähköpostitse lähtevät tiedotteet: koko jäsenistölle suunnattu AYY:n viikkotiedote sekä yhdistyksille ja yhteisöille tarkoitettu AYY:n yhdistystiedote.

Viikkotiedote ilmestyy aina maanantaisin ja tavoittaa kirjoitushetkellä yli 10 000 Aallon opiskelijaa, mikä on reippaasti yli puolet kaikista aaltolaisista. Sähköpostikirjeen tilaajien määrä myös kasvaa kaiken aikaa.Viikkotiedote kokoaa yhteen viikon opiskelijoita kiinnostavat tapahtumat ylioppilaskunnan ja yliopiston läheisyydestä.

On erityisen toivottavaa, että myös yhdistykset kertovat viikkotiedotteen kautta

32

erilaisista mahdollisuuksista, jotka koskettavat kaikkia aaltolaisia. Tarkemmat viikkotiedotteen käyttöohjeistukset voi katsoa osoitteesta www.ayy.fi/viikkotiedote.

Yhdistystiedote ilmestyy joka perjantai ja tavoittaa lähes kaikki ylioppilaskunnan läheisyydessä toimivat yhdistykset ja yhteisöt. Tiedote kokoaa yhdistyksille suunnattua virallista tietoa sekä kiinnostavia tapahtumia, koulutusta ja virkistystä koskevaa tietoa myös yhdistyksille eteenpäin tiedotettavaksi. Kuten viikkotiedotteen kohdalla ylioppilaskunta toivoo saavansa myös yhdistystiedotteeseen paljon tiedotettavaa yhdistyksiltä itseltään. Tarkemmat yhdistystiedotteen käyttöohjeet löytyvät osoitteesta www.ayy.fi/yhdistystiedote.

Sekä viikko- että yhdistystiedote käännetään ruotsiksi ja englanniksi, joten viestintä kolmikielisesti näiden kanavien kautta on yhdistyksille erityisen helppoa.

Kannattaakin hyödyntää omassa viestinnässä näitä AYY:n kautta saatuja käännöksiä!

Sähköpostilistat AYY käyttää yhdistyksille suunnattuun viestintään kolmea sähköpostilistaa. Näitä voivat myös yhdistykset hyödyntää.

Yhdistykset-lista tavoittaa kaikki AYY:n yhdistysluetteloon kuuluvien yhdistysten hallitukset tai tiedotuksesta vastaavat. Listalle lähetetään perjantaisin yhdistystiedote ja mahdollisesti ajankohtaisia ja kiireellisiä AYY:n yhdistyksille suunnattuja tiedotteita.Yhdistystiedotteessa tiedottamisesta on kerrottu ylempänä. Listalle voi myös vapaasti liittyä http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset.

Erityiset-lista (erityiset@list.ayy.fi) tavoittaa AYY:n erityisaseman yhdistysten hallitukset tai tiedotuksesta vastaavat. Lista on järjestösektorin moderoima.

Killat-lista (killat@list.ayy.fi) tavoittaa teekkarikiltojen hallitukset. Listaa voi käyttää teekkareita koskevien asioiden viestien välitykseen. Lista on järjestösektorin moderoima.

33

Sosiaalinen media AYY on vahvasti läsnä myös sosiaalisessa mediassa ja tarjoaa mielellään tämänkin kanavan myös yhdistysten käyttöön.Ylioppilaskunta on mukana muun muassa Facebookissa, Twitterissä, Foursquaressa,YouTubessa ja Flickrissä.

Tärkein sosiaalisen median kanava ylioppilaskunnalle on Facebook, jota käytetään tiedotukseen päivittäin.Ylioppilaskunnan Facebook-sivu löytyy osoitteesta www.facebook.com/ylioppilaskunta. Facebookista löytyy myös sivu International AYY, joka on suunnattu erityisesti ylioppilaskunnan kansainväliseen viestintään.

Aalto Events & Culture -sivulle taas kootaan kaikki AYY:n ja sen yhdistysten isot tapahtumat ja niiden tiedotus.

Lukuvuosikalenteri Joka syksy ylioppilaskunta tuottaa kaikille jäsenille ilmaiseksi jaettavan ylioppilaskunnan virallisen kalenterin.Yhdistyksillä on mahdollisuus ilmoittaa omien tärkeiden tapahtumiensa päivämääriä kalenteriin.Yleensä periaatteena on että tapahtuman täytyy olla tarpeeksi merkittävä ja sen on kosketettava suurta osaa aaltolaisista, jotta se julkaistaan kalenterissa. Kalenteria ryhdytään tekemään heti keväällä ja sen tuottamisesta vastaa ylioppilaskunnan tiedottaja (tiedottaja@ayy.fi).

Tapahtumien ilmoittamisen aikataulusta tiedotetaan yhdistyksiä keväällä.

Ylioppilasmediat Ylioppilaskunnalla on kaksi mediaa: ylioppilaslehti Aino sekä ylioppilasmedia Aate.

Ne toimivat vapaan median periaattein ja niihin kannattaakin olla yhteydessä suoraan, mikäli haluaa markkinoida omaa tapahtumaa tai projektia.

Ainon ja Aatteen toimintaan on erityisen toivottavaa osallistua mukaan myös tekijöinä. Ainolaiset tavoittaa osoitteella ainolehti@ayy.fi, Aateen puolestaan osoitteella aate-toimitus@ayy.fi. Lisätietoja löydät myös medioiden kotisivuilta osoitteista www.ainolehti.fi ja www.aatemedia.fi.

34

Tapahtumien markkinointi Ta-pah-tu-mi-en mark-ki-no-in-ti

Y

lioppilaskunnan piirissä järjestetään uskomaton määrä tapahtumia, mutta viestintä on yleensä hankalaa. Tämä ohjeistus auttaa yhdistyksiä tavoittamaan aaltolaiset paremmin.

Sähköinen viestintä Tapahtumakalenterit Kalentereita on kaikilla. Tapahtuman järjestämisen kannalta niistä tärkeitä on vain 2-3 kappaletta toivotusta yleisöstäsi riippuen.Viestintä kannattaa aloittaa yhteisöäsi lähimmän yhdistyksen kalenterista, ja lisätä samalla tapahtuma myös AYY:n sähköiseen kalenteriin käyttämällä yhdistyksesi profiilia. Teekkarikiltojen kalentereihin tapahtumat siirtyvät yleensä yhdistystiedotteen tai sähköpostilistojen kautta, mikäli tapahtuma on kaikille aaltolaisille avoin. Kylterit tavoittaa lisäämällä tapahtuman osoitteen kyweb.fi:n tapahtumakalenteriin, jonka jälkeen KY:n tiedottaja vielä hyväksyy tapahtuman.

Kaikkein hyödyllisintä on tehdä kalenterimerkinnät 3-4 viikkoa ennen tapahtumaa. Aalto kansainvälistyy, joten varmista, että tapahtuman tiedot ovat myös englanniksi!

Sähköposti AYY lähettää jäsenistölleen viikkotiedotteen joka viikko. Mikäli tapahtuma on AYY:n kalenterissa, päätyy se sieltä automaattisesti tiedotteeseen. Mikäli tapahtumaan littyy jotain muuta tiedotettavaa, koosta tapahtumastasi erittäin tiivis teksti ja lähetä se AYY:n tiedottajalle (tiedottaja@ayy.fi) määräaikaan mennessä.

Kannattaa myös miettiä minkä yhdistyksen ainakin halutaan osallistuvan tapahtumaan ja lähettää heille suoraan sähköpostia. Kutsut huomataan aina helpommin kuin ”pyynnöt tiedottaa jäsenille”. Mikäli haluaa tavoittaa kaikki erityisaseman yhdistykset tai killat, kannattaa hyödyntää AYY:n erityiset- tai killat-sähköpostilistoja.

Sosiaalinen media Kalenterit, sähköpostilistat ja -viestit ovat staattisia. Ihminen käyttää päivästään monta tuntia eri medioiden parissa ja suurin osa siitä ajasta kuluu nykyään Facebookissa. Se sisältää lähestulkoon jokaisen tärkeän mielipidevaikuttajan ja aktivoi

35

ihmisiä osallistumaan tapahtumiin. Saamalla tapahtuman leviämään Facebookissa, varmistaa paljon viestinnän onnistumisessa!

Facebookissa on tärkeää miettiä, mitä kautta tapahtumaa markkinoi. Oma henkilökohtainen profiili harvoin riittää julkaisualustaksi. Apuna kannattaa käyttää ryhmiä (joista voi lähettää automaattisesti kutsun tapahtumaan kaikille ryhmän jäsenille) tai sivuja (jolloin tapahtuman tiedotteet näkyvät kaikkien sivusta pitävien seinillä).

Hyviä jo olemassa olevia Facebook-ryhmiä ja -sivuja ovat AYY:n sivu Aalto Events & Culture, kaikki kiltojen sivut, taideopiskelijoiden kulttuurimaskotti Sheryl Tokyo ja KY-kulttuurikanava -ryhmä.

Yleisenä sääntönä kaikki tapahtumat kannattaa luoda kello 21-24 välillä ja sillä on merkitystä siihen miten tapahtuma leviää, koska tämä on Facebookin niin kutsuttu peak hour. Ensimmäiset 2-4 päivää tapahtuman luomisesta riittää usein arvioimaan, millaisen yleisöryntäyksen tapahtuma saa.

Nettisivut Ylioppilaskunta tekee yleensä suurimmille tapahtumilleen myös nettisivut, esimerkiksi vapun ajan tapahtumat löytyvät osoitteesta www.wappu.fi. Kannattaa miettiä, olisivatko nettisivut hyvä lisäpanostus viestintään. Nettisivut mahdollistavat kiinnostavan sisällöntuotannon keinot, kuten blogit, uutisoinnin tapahtuman kulusta ja kanavan kaikelle graafiselle materiaalille, kuten kuville edellisvuosien tapahtumista. Mitä kauemmin vieraat viipyvät kanavalla, sitä paremmin sivut toimivat! Sivujen sisältöön kannattaa siis panostaa, ja näin tehdä viestinnästä koukuttavampaa.

Videot Hauskat mainosvideot luovat innostusta ja kertovat tapahtumasta. Lisäksi ne sopivat yhteen kaiken muun viestinnän kanssa, kun ne linkitetään esimerkiksi osaksi Facebook-tapahtumaa, nettisivuja ja kalenterimerkintöjä.Videoiden tekemiseen saa apua ylioppilasmedia Aatteelta!

36

Painettu viestintä Julisteet Nyt on jo käytetty parhaimmat keinot viestintään, mikäli ne on tehty hyvin. Jos halutaan panostaa enemmän, siirrytään printtimainonnan maailmaan. Julisteiden levittämisestä saatu hyöty-hinta -suhde on kyseenalainen. Mikäli kuitenkin halutaan tehdä kaikki viestinnän eteen, ovat ne siinä konkreettinen askel!

Julisteet muodostavat pohjan tapahtuman graafisen ilmeen luomiselle, sillä ne kelpaavat myös verkkolevitykseen ja niistä saa hyvän pohjan esimerkiksi Facebookiin tai nettisivuille. Levityksestä riippuen julisteita tarvitaan 50-150. Hyväksi koettuja julisteiden levityspaikkoja ovat: •

•

•

•

Asuntolat Teekkarikylässä ja Helsingissä. Näissä paikoissa aulojen ilmoitustau- lut ja hissit toimivat parhaiten.

Otaniemen koulurakennusten ja kiltahuoneiden ilmoitustaulut. Näitä on paljon, joten kannattaa olla tarkkana, mitkä taulut ovat rakennusten omaan tiedotuk- seen tarkoitettuja ja mihin myös tapahtumajulisteet ovat tervetulleita.

Kauppakorkeakoulun päärakennus. Rakennuksesta löytyy yksi iso taulu ja muut hyvät paikat ovat ylimmän kerroksen työskentelysalit sekä isoimman ATK-luokan ovet.

TAIK:n hissi ja rakennuksen ilmoitustaulut. Hissiin jätetyt ilmoitukset eivät yleensä selviä seinällä kauan, mutta toimivat parhaiten. Ilmoitustauluja joutuu metsästämään sokkeloisessa rakennuksessa ympäriinsä, mutta opiskelijaravin- tola Kipsarin viereen sijoitetut julisteet saavat toiseksi eniten huomiota.

Kokemuksen mukaan vetävännäköinen juliste on tehokkain tapa taideopiskel- joiden tavoittamiseen.

Pöytäkolmiot Lähes jokainen opiskelija syö opiskelijaravintolassa kerran arkipäivässä. Pöytäkolmioiden askartelu ei ole vaikeaa, mutta tyylikkyyden nimissä niitä kannattaa tilata painotaloista. Tekemällä tapahtumasta informatiivisen pöytäkolmion ja hankkimalla niitä rekkalastillisen, tavoittaa paljon opiskelijoita, vaikka vaiva onkin suuri.

Tarvittavien pöytäkolmioiden määrän saattaa helposti aliarvioida.Yhteen ravintolaan menee helposti yli 15 pöytäkolmiota, ja mikäli on ahkera jakelussa, tulee niitä tarvitsemaan lähes sata.

37

Lentolehtiset ja tarrat Jakamalla lentolehtisiä tapahtumissa, ständeillä tai muuten vain yhteistyökumppaneille saa aikaan lisänäkyvyyttä. Lentolehtisiin on mahdollista sisällyttää paljon konkreettista tietoa tapahtumasta, ja ne voi askarrella halvalla itse.

Tilaamalla tapahtumatarroja voidaan hypätä sissimarkkinoinnin maailmaan.

Tarroja on helppo jakaa ja kiinnittää tarkoin esineisiin, kuten läppäreihin tai outoihin julkisiin paikkoihin. Kannattaa kuitenkin olla varovainen, ettei herätä närää tai vahingoita kenenkään omaisuutta.Yli-innokkuudella saattaa joutua nopeasti maksumieheksi siivoukselle.

Hulvattomat temput Sissimarkkinointi on taitolaji, ja sillä on mahdollista saada aikaan todellista pöhinää.

Joskus myös vaihtoehtoiset markkinointitempaukset saattavat toimia. Miten olisi esimerkiksi tapahtumabanneri Alvarin aukiolle tai tapahtumaan liittyvä jäynä? Entäs nettisivujen linkki arvoituksen muodossa asfaltissa tai epämääräisiä vinkkejä tapahtumasta kampuksella? Jälleen kannattaa kuitenkin olla tarkkana julkisen omaisuuden kanssa ja varoa pahoittamasta ulkopuolisten mieltä.

Massaluennot Kauppiksen uudet opiskelijat istuvat ensimmäisen vuotensa massaluennoilla, ja yleinen tapa onkin pyytää luennoitsijalta etukäteen lupa lyhyeen puheenvuoroon tulevasta tapahtumasta. Luentomarkkinointi on kokemusten mukaan yksi tehokkaimmista tavoista aktivoida nuoret kauppislaiset.

Teknillisten koulujen puolella luentomarkkinointi on vielä vähemmän käytettyjä, vaikka massaluentoja löytyy useita.

Luentohyökkäys toimii siten, että pyydetään luennoitsijoilta lupaa 5 minuutin hetkeen ennen luennon alkua, laitetaan pyörimään hauska tapahtumavideo koko salille ja jätetään näin ihmisten mieliin eläväinen kuva tapahtumasta.

Ständit Jalkautuminen kannattaa. Erilaisten rastikierrosten yhteyteen (esim. Otasuunnistukset, Mursujaiset, Talvipäivä, Hullu Jussi, Stadisuunnistus) on mahdollista varata paikka ständille, ja näin pääset yhdistyksen kanssa kertomaan tapahtumastasi muille opiskelijoille.

Laitoksilta voi myös pyytää lupaa pitää esittelypistettä julkisilla läpikulkupaikoilla. Tällaisia ovat mm. vanha TKK:n päärakennus, Kauppiksen päärakennus tai Taikin

38

ala-aula. Ständien perussääntönä on koukuttavuus ja tärkeintä on, että ständiltä jää jotain konkreettista kulkijoiden käteen. Esimerkiksi järjestämällä kilpailun, arpomalla ilmaislippuja tai jakamalla lentolehtisiä saat ohikulkijat helpommin pysähtymään kuulemaan, mitä sinulla on sanottavana.

Näin se toimii Hyvä tapahtuma Kaiken tämän kovan viestinnän jälkeen on lopulta vain yksi tapa varmistaa tapahtuman läpilyönti; tekemällä koukuttava, toimiva tapahtuma vastaamaan kysyntään.

Tämä tapahtuu kokeilemalla uutta, räväyttämällä tai käyttämällä hyväksi havaittua konseptia sekä varmistamalla laatu! Hyvä tuote on lopulta ainoa asia, joka takaa viestin läpimenon ja leviämisen.

Linkitettävyys Hyvä viestintä linkittää kaikki kanavansa yhteen. Kalenterimerkintä johtaa Facebookiin, jonka tapahtuma johdattaa nettisivuille. Nettisivuilta löytyvät kaikki tapahtumaa koskevat videot ja ständien aikataulut. Etsijällä on mahdollista löytää jatkuvasti enemmän tietoa tapahtumasta.

Yhteistyökumppanit Yhdistys on harvoin yksin tapahtumajärjestäjänä. Kutsumalla rastinpitäjiä, antamalla etuoikeuksia ja tekemällä yhteistyötä muiden yhdistysten, AYY:n toimikuntien tai toimijoiden kanssa luodaan suhdeverkkoa tapahtuman ympärille. Kannattaa miettiä millä tavalla muut voivat osallistua, ja aktivoida heidät osaksi tapahtumaa.

Tarina ja tekijät Miksi tapahtuma on hyvä? Mitä siellä tehdään? Ketä sinne osallistuu? Minkälaista siellä on? Kuka sen järjestää? Luomalla kiinnostava tarina tekijöineen ja vastaamalla kysymyksiin, joihin harvoin tapahtumaviestintä ymmärtää vastata, saadaan aikaiseksi kiinnostava ja elävä kokemus tapahtumaan osallistumisesta. Hyvästä tarinasta keskustellaan, sen tekijöistä halutaan tietää lisää ja lopulta voidaan huomata ilmiön syntyneen.

39

Ohjeita kriisitilanteisiin Krii-si-vies-tin-tä

N

äihin kriisiohjeisiin on koottu neuvoja, kuinka toimia onnettomuuksien ja tapaturmien sattuessa. Myös ihmissuhteisiin, jaksamiseen ja päihteisiin liittyviin ongelmiin on hyvä osata puuttua ja niistä on pystyttävä keskustelemaan yhdistyksen hallituksen sisällä luottamuksellisesti tilanteen sitä vaatiessa.

Vakava sairauskohtaus tai onnettomuus Sairastuneen tai onnettomuuteen joutuneen omaisiin yhteyden ottaminen on hoitohenkilökunnan tehtävä. Mikäli onnettomuus tapahtuu esimerkiksi yhdistyksen järjestämässä tapahtumassa, on yhdistyksen edustajien tehtävä hoitaa sisäinen tiedottaminen ja asian jälkihoito. Nämä kannattaa tehdä yhteistyössä ylioppilaskunnan toimijoiden (AYY:n sosiaalipoliittinen asiantuntija) sekä koulun henkilökunnan kanssa. Heidän kanssaan kannattaa myös miettiä, miten loukkaantuneen omaisia lähestytään. Mahdollinen surunvalittelu esitetään yhdistyksen ja/tai ylioppilaskunnan puolesta. Tärkeä tukitoimi onnettomuuden jälkeen on tapahtuneen jälkipuinti eli tapahtumien läpikäynti yhdessä jonkin alan ammattilaisen kanssa. Jälkipuintiapua voi kysyä esimerkiksi YTHS:stä tai yliopistopapeilta.

Väkivaltatilanne ja itsemurhauhkailu Vaarallisessa tilanteessa ei kannata riskeerata omaa turvallisuuttaan, vaan on parempi kutsua apua paikalle.Väkivaltainen tilanne voi vaatia mukana olleilta tapahtuneen jälkipuintia, johon kannattaa pyytää apua alan ammattilaisilta.

Itsemurhasta puhuva henkilö on todella epätoivoisessa tilanteessa, eikä itsemurhapuheita pidä jättää huomiotta. Parasta apua itsemurhasta puhuvalle henkilölle on kuunteleminen ja ohjaaminen ammattiavun piiriin. Neuvoja tällaiseen tilanteeseen kannatta kysyä YTHS:n mielenterveyden ammattilaisilta.

Uupumus Liiallisen väsymyksen merkkejä on vaikea tunnistaa, koska äärirajoilla toimiva ihminen harvoin tunnustaa tilannetta itselleen tai muille. Toisen henkilön uupumukseen on myös vaikea puuttua. Asiasta kannattaa kuitenkin keskustella asianomaisen kanssa heti kun henkilön käytös ja jaksaminen alkaa huolestuttaa.

Yhdistyksen on myös hyvä miettiä, millaisia arvoja se haluaa edistää. Onko täysi kalenteri kehumisen aihe? Yhdistys voi toiminnallaan korostaa opiskelijoiden

40

jaksamisen tärkeyttä niin, ettei liiallista kilpailua ja suorittamista ihannoida.

Esimerkiksi Nyyti ry:ssä (www.nyyti.fi) toimii erilaisia opiskeluajan ongelmiin liittyviä ryhmiä sekä vapaaehtoisvoimin pyörivä päivystys. Kuunteluapua saa myös esimerkiksi Mielenterveysseuran kriisilinjalta tai yliopistopastoreilta. Opintoihin liittyvien ongelmien kanssa auttavat Aallon opintopsykologit tai rekrytointipalveluiden uraneuvontapsykologi.

Masennus Oman masennuksen tunnistaminen ja myöntäminen on vaikeaa.Vielä vaikeampaa on havaita masennus toisessa ihmisessä. Oma huolestuneisuus toisen ihmisen hyvinvoinnista kannattaa kuitenkin ilmaista heti ja pyrkiä ohjaamaan masentunut ammattiavun piiriin (YTHS:n mielenterveyspalvelut). Myös netistä löytyy erilaisia tilanteen ja oireiden tunnistustestejä sekä toimintaohjeita oman tai läheisen masennuksen varalle.

Kiusaaminen Kiusaaminen voi olla toisen mitätöimistä joko sanallisesti tai erilaisin elein. Se voi ilmetä myös seksuaalisena häirintänä tai yhteisön ulkopuolelle sulkemisena.

Jos havaitsette, että yhdistyksenne piirissä tapahtuu kiusaamista, ottakaa asia puheeksi jonkin luotettavan henkilön kanssa (esim. AYY:n sosiaalipoliittinen asiantuntija, AYY:n häirintäyhdyshenkilöt). Ammattiauttajilta kannattaa kysyä neuvoa tilanteen hoitamiseen, sillä kiusaaminen vaikuttaa koko yhteisöön.Yhdistyksen kannattaa myös miettiä, miten jatkossa voitaisiin toimia vastaavien tapausten ehkäisemiseksi.

Yksinäisyys Opiskelijayhteisöön mukaan pääsemisessä vanhempien opiskelijoiden ja erityisesti tutoreiden merkitys on erittäin keskeinen. Niin tutor- ja ISOtoiminnassa kuin yhdistyksen toiminnassakin kannattaa panostaa tapaan, jolla uudet opiskelijat otetaan vastaan. Avoin ja kiinnostunut vastaanotto houkuttelee uudet opiskelijat mukaan toimintaan.Yhdistyksen onkin hyvä suhtautua avoimin mielin siihen, millaista toimintaa he järjestävät: uskaltavatko kaikki varmasti mukaan? Jos eivät, mikseivät?

Saamalla uudet opiskelijat mukaan opiskelijatoimintaan voidaan ehkäistä yksinäisyyttä ja siitä syntyviä vakavampia ongelmia.

41

Päihdeongelmat Alkoholin käyttö koetaan yleisesti osana opiskelijakulttuuria ja päihteiden käytön muuttuessa rajuksi asiaa on vaikea ottaa puheeksi. Päihdeongelmaisen kanssa on asian arkaluontoisuudesta huolimatta hyvä keskustella siitä, olisiko hänen hyvä hankkia ammattiapua.

YTHS on luonteva avuntarjoajataho, mutta päihdeongelmainen voi ottaa yhteyttä myös lähimpään avohoitopaikkaan (esim. A-klinikka), jossa avuntarve osataan arvioida ammattilaisen näkökulmasta.

Ennaltaehkäisevää päihdetyötä on päihteettömään opiskelijakulttuuriin ja elämäntapaan kannustaminen. Tämä on seikka, jota yhdistyksen kannattaa miettiä tosissaan: alkoholin nauttiminen kuuluu monien opiskelijoiden arkeen ja yhdistysten tapahtumiin, mutta yhdistyksellä on hyvä olla tapahtumia, joissa on aidosti mahdollisuus pitää kivaa ilman viinaa.

Katso liitteistä toimintaohjeet hätätilanteisiin!

42

43

Tietotekniikkapalvelut Tie-to-tek-niik-ka-pal-ve-lut

Y

lioppilaskunta tarjoaa yhdistyksille monipuolisia tietotekniikkapalveluita. Osa palveluista on ayy.fi-sivustolla, osa muilla palvelimilla. Tietotekniikka-asioissa yhdistyksiä palvelee AYY:n järjestösektorin lisäksi myös tietotekniikkasektori osoitteessa tietotekniikka@ayy.fi.

Otax-palvelin Otax on ylioppilaskunnan oma kone, jolla on pitkät perinteet. Nykyään Otax tarjo-

aa tunnuksia ja www-tilaa lähinnä yhdistyksille.Ylioppilaskunnan Otax-palvelimelta yhdistysten käytössä on PHP- ja MySQL-tuettu kotisivutila. Otax on säädetty tietoturvasyistä melko tiukille asetuksille, mutta suurin osa php-sovelluksista (CMS, blogit, wikit) toimivat Otaxilla hyvin. Otax-tunnuksilla pitää olla kerran vuodessa ilmoitettu ylläpitäjä ja sen alla pyörivät web-sovellukset tulee pitää ajantasalla.

Lisätietoja Otaxista löydät osoitteesta www.ayy.fi/www-palvelut-otaxilla.

Sähköpostilistat Mailman on ohjelma, joka on tehty helpottamaan sähköpostilistojen ylläpitoa. Kaikki AYY:n sähköpostilistat sijaitsevat Mailman-järjestelmässä, ja myös yhdistyksille tarjotaan mahdollisuus perustaa ja käyttää Mailman-järjestelmän sähköpostilistoja.

Jokaiselle sähköpostilistalle määrätään oma ylläpitäjä, joka saa Mailmanilta automaattisesti salasanan järjestelmään listan luonnin yhteydessä. Mailman-listoja ylläpidetään webbikäyttöliittymällä, jonka avulla listoja on melko helppo ylläpitää.

Tarkempia tietoja sähköpostilistoista löydät osoitteesta www.ayy.fi/sahkopostilistat.

Verkkotunnukset Yhdistykset voivat hankkia käyttöönsä myös oman verkkotunnuksen eli domainin.

Omat verkkotunnukset saadaan toimimaan Otaxilla ja tarvittaessa sähköpostilistoilla. Lisätietoa antaa AYY:n tietotekniikka osoitteessa tietotekniikka@ayy.fi.

44

Ylioppilaskunnan tarjoamat tilat Y-li-op-pi-las-kun-nan tar-jo-a-mat ti-lat Kerho- ja varastotilat Ylioppilaskunta vuokraa kerho- ja varastotiloja piirissään toimiville yhdistyksille.

Tiloja vuokrataan määräajaksi, mutta vuokrasopimuksia uusitaan, ellei uusimatta jättämiselle ole painavia perusteita. Tiloja voi anoa käyttöönsä järjestösektorilta jatkuvasti.

Jos yhdistyksesi tarvitsee kerho- tai varastotilaa, tulee järjestösektorille toimittaa hyvin perusteltu anomus tilantarpeesta. Uusia tiloja kartoitetaan jatkuvasti, mutta tiloja ei riitä jokaiselle yhdistykselle. Käytössä olevia tiloja myös vapautuu harvoin, joten tilojen saaminen saattaa kestää jopa vuosia.

Vapautuneet tai uudet tilat jaetaan aina kiireellisyyden, tarpeen ja käyttötarkoituksen mukaan sillä tilantarpeet ovat erilaisilla yhdistyksillä hyvin erilaisia. Myös tilat ovat hyvin erilaisia puolen neliömetrin varastokopeista suurempiin vesipisteillä ja ikkunoilla varustettuihin kerhotiloihin.

Kertavuokrattavat tilat Ylioppilaskunta vuokraa myös päiväksi kerrallaan sauna-, juhla-, kokous- ja sitsitiloja. AYY:n piirissä toimivat yhdistykset ovat oikeutettuja vuokraamaan tiloja alennettuun hintaan. Tiloista sekä niiden hinnoista ja käyttöajoista löytyy tarkempaa tietoa osoitteesta www.ayy.fi. AYY:llä on myös monia ilmaiseksi varattavia tiloja.

Tilojen ennakkovaraustilaisuus - Tilakähmyt Yhdistyksille järjestetään kaksi kertaa vuodessa kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraustilaisuus, jossa yhdistykset pääsevät varaamaan tiloja puoleksi vuodeksi kerrallaan jo ennakkoon ennen muita ylioppilaskunnan jäseniä ja ulkopuolisia vuokraajia. Tilakähmyiksi kutsuttuja tapahtumia järjestetään yleensä touko- ja joulukuussa.

Muina aikoina pitkin vuotta tiloja voi varata AYY:n Otaniemen palvelupisteeltä.

Tilojen varaustilanteen voi myös tarkistaa ennakkoon ylioppilaskunnan kotisivuilta www.ayy.fi tai soittamalla Otaniemen palvelupisteelle.

45

Avaimet ja vuokranmaksu Tilat laskutetaan yhdistykseltä, mutta tilan voi myös maksaa käteisellä tilan avaimia noudettaessa. Avaimet noudetaan Otaniemen palvelupisteeltä varauspäivänä kello 12-16.Viikonlopun vuoroille avaimet noudetaan perjantaina. Avaimet palautetaan Otaniemen palvelupisteelle tai sen ollessa suljettuna palvelupisteen postilaatikkoon viimeistään seuraavana päivänä kello 12 mennessä.

Tilojen käyttö Avaimia noudettaessa vuokraajalle annetaan tilan tarkistuslista, joka tulee täyttää huolella. Näin varmistetaan se, että tila on myös seuraavalle vuokraajalle käyttökunnossa. Listoja tarkistaa kiinteistöapulainen, joka myös korjaa listoihin merkittyjä vikoja ja puutteita. Listan huoleton täyttäminen tai täyttämättä jättäminen johtaa sanktioihin.

Myös tilojen vastuuton käyttö johtaa sanktioihin, jotka ovat suuruudeltaan 50500 euroa. Sanktioihin johtavia asioita ovat muun muassa • • • • • •

ikkunoiden tai ovien jättäminen auki tai lukitsematta tilojen jättäminen epäsiistiksi siivoamattomat eritteet tilan irtaimiston vahingoittaminen meluvalitus asiaton käyttäytyminen

Saunojen lämmitysaika poikkeaa tilan käyttöajasta. Lämmitysajan muutokset ja pidennyksen on tehtävä kaksi viikkoa ennen tilankäyttöpäivää. Lämmitysajan pidennyksestä peritään tuntihinta.

Pakettiauto AYY vuokraa myös pakettiautoa jäsenistölleen ja läheisyydessään toimiville yhdistyksille. Pakettiauto varataan joko tilakähmyjen yhteydessä tai AYY:n Otakaari 11:n palvelupisteeltä. Lisätietoja käyttöajoista ja hinnasta löytyy osoitteesta www. ayy.fi.

Pakettiauton avaimet noudetaan palvelupisteeltä varatun vuoron alkaessa paitsi viikonloppuvuoroille perjantaina kello 15 mennessä. Avaimet tulee palauttaa kello 9.00 mennessä seuraavana päivänä. Auton tai avaimen palauttamisesta myöhässä seuraa lisämaksu. Jos auton palautuksesta myöhästyy yli 30 minuuttia, seuraavalla vuokraajalla on oikeus vuokrata vastaava pakettiauto käyttöönsä mistä

46

tahansa sinun laskuusi. Auto pitää noutaa myös omalle vuorolle 30 minuutin sisällä varauksen alkamisesta, tai ilmoittaa, milloin auto noudetaan. Muussa tapauksessa AYY voi vuokrata pakettiauton edelleen tai käyttää sitä omiin tarpeisiinsa.

Pakettiauton kuljettajan pitää olla AYY:n jäsen.Vahingon sattuessa omavastuu on 500 euroa ja vahingosta pitää ilmoittaa välittömästi täyttämällä vahinkoilmoitus ja kertomalla palvelupisteelle. Jos vahinko jää ilmoittamatta tai sen on aiheuttanut kuljettaja, joka ei ole AYY:n jäsen, omavastuu peritään kaksinkertaisena.

Koulutus ja kurssit yhdistyksille Kou-lu-tus ja kurs-sit yh-dis-tyk-sil-le

Y

lioppilaskunta järjestää vuosittain yhdistyskoulutusta auttamaan yhdistysten uusia toimijoita alkuun.Yleensä koulutukset ajoitetaan vuodenvaihteen tienoille siten, että uudet yhdistystoimijat saavat niistä parhaimman hyödyn.

Koulutukset sisältävät yleensä pähkinänkuoressa tietoa ylioppilaskunnan toiminnasta ja yhdistyspalveluista, yhdistyksen talousasioiden hoitamisesta sekä kokoustekniikasta. Erityistä koulutusta annetaan yleensä myös yhdistyksen hallituksen toiminnasta, koska koulutukseen yleensä osallistuu nimenomaan yhdistysten hallitusten jäseniä.

Koulutuksia on mahdollista järjestää myös yhdistysten omien toiveiden pohjalta, joten toiveita erilaisista koulutuksista kannattaa esittää rohkeasti ylioppilaskunnan järjestösektorille.

47

Kansainväliset opiskelijat yhdistyksissä Kan-sain-vä-li-set o-pis-ke-li-jat yh-dis-tyk-sis-sä

A

allossa opiskelee suomalaisten lisäksi kasvava joukko kansainvälisiä opiskelijoita. Heitä on jo yli kymmenesosa aaltolaisista: niin sanottuja tutkareita eli kansainvälisiä tutkinto-opiskelijoita on noin 950 ja vaihtareita eli vaihto-opiskelijoita noin 650. Muutamat heistä osaavat suomea, mutta valtaosalla käyttökielenä on englanti. Tärkeintä kv-opiskelijoiden huomioimisessa on siis englanninkielinen tiedotus ja tapahtumat, joihin osallistuminen ei vaadi suomen kielen taitoa.

On tärkeää, että kv-opiskelijat pääsevät mukaan yhdistystoimintaan ja harrastuksiin, sillä ne ovat yksi parhaista väylistä päästä sisään opiskelijayhteisöön ja saada suomalaisia kavereita. Toisaalta myös suomalaiset voivat kehittää kielitaitoaan ja kansainvälistä osaamistaan kv-opiskelijoiden kanssa toimiessaan. Kansainväliset opiskelijat ovat yleensä hyvin kiinnostuneita tutustumaan suomalaisiin, mutta eivät useimmiten koe itseään tervetulleiksi yhdistystoimintaan, ellei sitä markkinoida suoraan heille englanniksi.

Perustoiminta kiinnostaa myös kv-opiskelijaa Kv-opiskelijoille toimintaa suunniteltaessa paras tapa on ottaa heidät mukaan yhdistyksen normaaliin, suomalaisille suunnattuun toimintaan, eikä eristää heitä oman toiminnan pariin. Kansainvälisille opiskelijoille on myös omia järjestöjä ja tapahtumia, joilla on oma oleellinen tehtävänsä, mutta varsinkin tutkinto-opiskelijat ovat täällä pitkään ja haluavat kokea olevansa osa suomalaista yhteiskuntaa. Heistä monia kiinnostavat samat asiat kuin suomalaisiakin, esimerkiksi musiikki, liikunta, opiskelijapolitiikka, yritysvierailut tai kilta- ja ainejärjestötoiminta.

Kv-opiskelijoiden viihtyvyyden kannalta tärkeintä on, että muut yhdistyksen jäsenet puhuvat englantia silloin, kun mukana on kv-opiskelijoita, paitsi tietenkin jos kv-opiskelijat nimenomaan pyytävät saada harjoitella suomea. Lisäksi on hyvä huomioida joitakin kulttuurieroja. Esimerkiksi suomalaisten suhde alkoholiin ja alastomuuteen on erilainen kuin monissa muissa kulttuureissa. Siksi on hyvä järjestää tapahtumia, joissa juominen ei ole pääasia, ja pitää saunailloissa omat vuorot miehille ja naisille. Kv-opiskelijoiden toiveet kulttuurierojen huomioimisesta selviävät parhaiten kysymällä niistä heiltä itseltään.

48

Jokaiselle yhdistykselle kv-vastaava Paras tapa ottaa kansainväliset opiskelijat huomioon yhdistyksen toiminnassa on kv-vastaavan nimittäminen. Kv-vastaava on hallituksen jäsen tai aktiivi, jonka tehtävä on huomioida kaikessa kv-opiskelijoiden näkökulma ja muistuttaa siitä tarvittaessa. Hän esimerkiksi huolehtii, että yhdistys tiedottaa toiminnastaan ja tapahtumistaan myös englanniksi ja että suomea osaamaton ei joudu yhdistyksen tapahtumissa eristyksiin. Kv-vastaava ottaa kv-opiskelijat vastaan, kertoo heille, miten he voivat osallistua toimintaan, ja huolehtii heidän viihtyvyydestään.

Kv-vastaavan ei ole kuitenkaan tarkoitus yksin vastata yhdistyksen kv-jäsenistä, vaan ainoastaan pitää langat käsissään. Jotta lopputulos olisi toimiva, muidenkin yhdistysten jäsenten on huomioitava kv-opiskelijat ja englannin käyttö omassa toiminnassaan.

Miten kansainväliset opiskelijat tavoittaa?

AYY:n viikkotiedote AYY:n kääntäjät kääntävät viikkotiedotteen kokonaisuudessaan ruotsiksi ja englanniksi. Tekstit voi toimittaa tiedottajalle (tiedottaja@ayy.fi) suomen- tai englanninkielisinä.Vain englanniksi toimitetut tekstit päätyvät englanninkielisinä myös muihin kieliversioihin. Englanninkielinen viikkotiedote lähetetään kv-opiskelijoiden listoille maanantaina tai tiistaina, kun käännös on valmistunut. Tekstit tulee lähettää perjantaisin aamukymmeneen mennessä. Niiden on oltava niin lyhyitä kuin mahdollista, mieluiten vain muutama rivi.

Facebook Facebook-sivulla AYY International voi tiedottaa englanniksi mistä tahansa kansainvälisiä opiskelijoita mahdollisesti kiinnostavasta tapahtumasta tai asiasta.

Kansainvälisten opiskelijoiden sähköpostilistat • exchange@list.ayy.fi (tavoittaa satoja vaihtareita) • int-degree@list.ayy.fi (tavoittaa satoja tutkareita) AYY:n kv-asiantuntija moderoi listoja. Lähetä viestisi suoraan listan osoitteeseen.

Se välittyy vastaanottajille heti kun moderaattori on hyväksynyt sen. Listalle ei voi lähettää liitetiedostoja.

AYY:n viikkotiedote lähetetään näille listoille maanantaisin tai tiistaisin heti kun käännös on valmistunut. Tiedot tapahtumista onkin yleensä paras sisällyttää

49

viikkotiedotteeseen, jotta listalle ei tulisi liikaa spämmiä.

Kuka tahansa voi seurata listoja liittymällä niille osoitteessa http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/exchange http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/int-degree

Ayy.fi Yhdistyksen AYY.fi:n profiilista täytyy luoda myös englanninkielinen versio! Ainakin sellaiset perusasiat kuin yhdistyksen yhteystiedot tulisi löytyä jokaisen yhdistyksen englanninkieliseltä profiilisivulta AYY.fi:stä.

Yhdistyksen oma tiedotus Yhdistyksen nettisivuilla ja Facebook-ryhmissä on hyvä olla englanniksi ainakin perustiedot yhdistyksestä, kv-vastaavan yhteystiedot ja tieto siitä, miten toimintaan pääsee mukaan.

Silloin kun usein muuttuvien nettisivujen osioiden tai arkisten sähköpostien kirjoittaminen englanniksi tuntuu liian työläältä, kannattaa ainakin otsikot pitää kaksikielisenä. Silloin kv-opiskelijat ainakin tietävät, mitä asia koskee, ja lisätietojen kysyminen tai Google translaten käyttäminen on paljon helpompaa.

Apua kansainvälisissä asioissa Neuvontaa ja tukea kansainvälisissä asioissa tarjoavat ylioppilaskunnan kansainvälisten asioiden asiantuntijaan ja hallituksen kv-vastaava. Molemmat tavoittaa sähköpostitse osoitteella international@ayy.fi.

AYY:n kv-sektori edistää Aallon kansainvälistymistä opiskelijanäkökulmasta ja toimii kansainvälisten opiskelijoiden edunvalvojana. Siksi pyrimme myös kaikin keinoin helpottamaan kv-opiskelijoiden pääsyä täysillä mukaan opiskelijayhteisön toimintaan ja neuvomme mielellämme tarvittaessa esimerkiksi kv-opiskelijoiden tavoittamiseen liittyvissä asioissa.

50

Arkistointi Ar-kis-toin-ti

V

ielä joku vuosi sitten sanottiin, että opiskelijajärjestön muisti on viisi vuotta. Nykyään mantra on muuttunut kolmeksi vuodeksi ja pessimistisimmät toteavat, että organisaatiolla ei ole muistia. Tämän vuoksi yhdistyksen toiminnan taltioiminen ja arkistoiminen on tärkeää tulevaisuuden kannalta.

Yhdistyslaki edellyttää ainoastaan arkistoitavien pöytäkirjojen pitoa yhdistyksen kokouksista – niillä on todennäköisin säilyvyys pitkälle tulevaisuuteen. Tämän lisäksi yhdistysten tulee noudattaa kirjanpitolain määräyksiä talousaineiston osalta.

Suuri osa yhdistyksen toiminnasta saattaakin jäädä historian hämärään, koska mikään taho ei velvoita yhdistystä tallentamaan epävirallisempaa aineistoa.

Yleensä arkistoinnilla ymmärretään tiukimman määritelmän mukaan vain paperin tallentaminen, mutta paperiin rajaaminen jättää ajankuvan taltioinnista pois huomattavasti värejä ja sävyjä. Arkistointi voikin parhaimmillaan koskea myös esimerkiksi esineistöä. Hyvänä periaatteena voi pitää, että yhdistyksellä on asiakirja-arkisto, joka sisältää esimerkiksi pöytäkirjat, talousasiat, toimintakertomukset ja suunnitelmat sekä erilaiset testamentit, tapahtumajärjestelyn dokumentit ja oman sähköpostilistan paperimuotoiset tallenteet. Asiakirja-arkiston rinnalla tulisi löytyä esinearkisto, johon kuuluvat esimerkiksi painotuotteet, julisteet, tekstiilit ja tunnukset.

Aineiston tallentamisen laiminlyöminen hankaloittaa tulevaisuudessa menneisyyden tutkimista. Kaikki tietävät tänään ja ehkä vielä huomennakin mikä jokin hassunhauska esine on, kuka sen lahjoitti tai rakensi sekä miksi se ylipäätään on yhdistyksen hallussa. Esineen yhteys ihmisiin kuitenkin useimmiten katkeaa ajan myötä, ja jonkun ajan päästä on vain esine ilman mitään tietoa.

Hyvä rutiini on arkistoinnin A ja O. Kun arkistorutiini on kaikille yhdistyksen toimijoille selkeä, ei vuoden lopussa kenellekään iske hätä puuttuvista asioista.

Rutiiniksi kannattaa ottaa esimerkiksi arkistokappaleiden tilaaminen erilaisten tilauksien yhteydessä. Hyvä tallennusmäärä esineille ja esimerkiksi lehdille on 1-3, ei liikaa eikä liian vähän. Kaksi kappaletta on perusteltu määrä, silloin yksi pysyy arkistokappaleena ja toista voi käyttää esimerkiksi näyttelyissä.

51

Valokuvat osana arkistoa Valokuva menettää informaatioarvonsa ja muuttuu taide-esineeksi, kun ei tiedetä kuka, missä, milloin, miksi tai mitä. Nykyajan digikuvaus tuottaa usein niin valtavan määrän kuvamateriaalia, että niiden hallinta karkaa helposti käsistä.Valokuvaus on tärkeää, mutta yhtä tärkeää on kuvatun aineiston järjestelmällinen tallentaminen osaksi yhdistyksen historiaa. Tilaisuuden tärkeydestä riippuen kannattaa rajata kuvien määrä 10-40 eli hallittavaksi kokonaisuudeksi.

Kuvat on talletettava omana kokonaisuutenaan, jonka yhteydessä kulkee tieto tapahtumasta, kuvaajasta, ajasta ja paikasta sekä erittäin oleellisena osana tieto kuvissa olevista henkilöistä. On myös hyvä tapa tallentaa kuvien yhteyteen kuvaajan lupa kuvien käyttöön – tai kielto kaupallisesta käytöstä.

Yksinkertainen tapa on tehdä kuvakansion alle vuosittain oma alakansio joka tilaisuudelle, ja sinne sisälle tallentaa numeroidut kuvat, tietolehti ja kuvaajan tiedot sekä suostumus kuvien käyttöön. Tämä tuottaa paljon alakansioita, mutta samalla syntyy hallittavissa ja käytettävissä oleva kuvakokoelma.

Vanhat kuvat kannattaa skannata kerran ja kunnolla, sillä jokainen skannaus vahingoittaa kuvaa – mitä vanhempi kuva, sitä vähemmän käsittelyä ja kuva säilyy paremmin. Myös uudemmiksi luettavat 1960-80-lukujen kuvat kannattaa skannata niissä ilmenevien haalistumien ja muiden rappeuttavien ilmiöiden vuoksi.

Kaikki kuvat kannattaa tilata paperikuvina, jotka kestävät käyttöä ja jotka tulisi ideaalimaailmassa säilyttää albumeissa. Jos sähköiset järjestelmät tuhoavat kova-arkistot, on menneisyys aina pelastettavissa ja rekonstruoitavissa kun on ymmärretty hankkia paperikuvat.Vanhat kuvat suurennoksina ovat oivallinen tapa tuoda omaa historiaa esille tiloissa, sillä kuva kertoo kuitenkin aina enemmän kuin pöytäkirja.

Ylioppilaskunnan arkisto auttaa Yhdistyksen kannattaa ehdottomasti käyttää ylioppilaskunnan arkiston palveluja hyväkseen: opastusta, pakkaustarvikkeita ja säilytystä. Säilytysmuotoa kutsutaan deponoinniksi – aineisto säilyy yhdistyksen omaisuutena ja vastuulla, mutta arkisto huolehtii sen asianmukaisesta säilyttämisestä ja kannustaa aktiivisesti järjestämään kokoelmaa. Kun pohjatyö on tehty, on tuleva arkistointi erittäin helppoa ja vaivatonta.

Arkisto mielellään vastaanottaa aineistoa myös omaan kokoelmaansa. Erityisiä keräilykohteita ovat kaikki kangasmerkit sekä viralliset merkit ja huomionosoitukset. Koska arkistoinnin ei ole tarkoitus rasittaa yhdistyksen taloutta, on AYY-arkis-

52

tolla valmius lunastaa esineit채.

AYY:n arkistolle tarkoitettuja esineit채 saa tuoda suoraan arkistolle tai toimittaa ylioppilaskunnan toimipisteiden kautta sis채postilla. Lis채tietoja, neuvoja ja ohjeistusta arkistoinnista saa ylioppilaskunnan arkistonhoitajalta osoitteesta arkisto@ayy.fi.

53

Lähteet Paasolainen,. 2010.

Liitteet Perustamiskirjan malli

Perustamiskirja Me allekirjoittaneet olemme tänään perustaneet ……………. –nimisen yhdistyksen, liittyneet siihen jäseniksi ja hyväksyneet sille seuraavat säännöt.

Espoossa 30.4.2012

Essi Merkki

Erkki Mesi

Essi Merkki

Erkki Mesi

Joku T.M.

Janine Edelleen

Joku T.M.

Janine Edelleen

Toimintaohjeet hätätilanteissa Nämä ohjeet on hyvä laittaa näkyviin, esimerkiksi yhdistystilojen seinälle ja nettisivuille.

I ARVIOI tilanne • mitä on tapahtunut • tarvitaanko apua

Leikkaa tästä seinälle.

II • • •

ESTÄ lisäonnettomuudet pelasta varoita lähesty vaarallista kohdetta harkiten

III Tee HÄTÄILMOITUS • Yleinen hätänumero 112 • Kun soitat hätänumeroon 112: • kerro mitä on tapahtunut (sairauskohtaus, tapaturma) • kerro tarkka paikka, missä tapaus on sattunut • vastaa sinulle esitettyihin kysymyksiin (potilaan vointi, tarkemmat tiedot, hälyttäjän nimi) • älä sulje puhelinta ennen kuin olet saanut luvan • ota yhteys vahtimestariin, joka hoitaa opastuksen onnettomuuspaikalle • ilmoita avun tulosta ja saamistasi ohjeista IV ENSIAPU • anna hätäensiapu V Kokoontumispaikalle opastus, mikäli rakennus joudutaan tyhjentämään