Correspondencia y Control de Gestión Actividad No. 3: Control de Gestión Efraín Ernesto González Flores – 2004/MAA/1197 – Octubre – Noviembre de 2009
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Contenido Control de Gestión ............................................................................................................................................................................................................................................3 Origen.................................................................................................................................................................................................................................................................3 Concepto ...........................................................................................................................................................................................................................................................3 Objetivos Institucionales ..........................................................................................................................................................................................................................3 Informar .......................................................................................................................................................................................................................................................3 Coordinar ....................................................................................................................................................................................................................................................3 Evaluación...................................................................................................................................................................................................................................................3 Motivación ..................................................................................................................................................................................................................................................3 ¿Cómo apoya el Control de Gestión a directivos y en la realización de funciones para alcanzar los objetivos institucionales? ...........4 Usos del control de gestión.................................................................................................................................................................................................................4 Mejorar ....................................................................................................................................................................................................................................................4 Fortalecer ...............................................................................................................................................................................................................................................4 Desarrollar.............................................................................................................................................................................................................................................4 Técnica o metodología para su aplicación .......................................................................................................................................................................................4 Planificación...............................................................................................................................................................................................................................................4 Presupuesto ...............................................................................................................................................................................................................................................5 ¿Cómo aplicar el Control de Gestión para lograr una administración documental eficiente? ................................................................................6 PHVA ..............................................................................................................................................................................................................................................................6 Planear.....................................................................................................................................................................................................................................................7 Hacer ........................................................................................................................................................................................................................................................7 Verificar...................................................................................................................................................................................................................................................7 Actuar .......................................................................................................................................................................................................................................................7 Indicadores de gestión .....................................................................................................................................................................................................................7 Condicionantes del control de gestión .....................................................................................................................................................................................7 Conclusión........................................................................................................................................................................................................................................................8
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Control de Gestión Origen El control de gestión debe servir de guía para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (técnicos, humanos, financieros, etc.). La necesidad de observar, analizar y proyectar el comportamiento de los recursos, en el cumplimiento de los objetivos institucionales da como resultado la necesidad de establecer el control de gestión como una de las herramientas más importantes en una organización. El control de gestión proporciona las herramientas necesarias para justificar los costos y gastos que implican las actividades y necesidades de las áreas de la organización.
Concepto
Unidad III –Control de Gestión Objetivo: Conocer el origen, concepto, tipos e importancia del Control de Gestión. Actividad III –Desarrolla los siguientes puntos respecto al Control de Gestión: 1. Origen. 2. Concepto. 3. Objetivos Institucionales (cómo apoya a directivos y en la realización de funciones para alcanzar los objetivos institucionales) 4. Técnica o metodología para su aplicación. 5. ¿Cómo aplicar el Control de Gestión para lograr una administración documental eficiente?. 6. Conclusiones.
El control de gestión se define a partir de las palabras “control” y “gestión”. Control es un conjunto de mecanismos utilizados para asegurar el logro de los objetivos, mientras que gestión es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtención de recursos y su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos.
Por lo tanto, Control de Gestión se define como: el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de la administración y los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identidad de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficios de su actividad.1 Así mismo, se define como un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.
Objetivos Institucionales Primeramente, definamos el concepto de objetivo: es la expresión que sirve de guía para las decisiones, orientan el acontecer, las actividades, y los procesos hacia fines específicos, contribuyen a eliminar los esfuerzos inútiles y pueden tener una fuerza motivadora. Deben ser conocidos y comprendidos de manera que puedan servir como medidas del éxito o del fracaso de las acciones. Son cuantificables y tienen 4 componentes: el atributo, escala de medida, norma y horizonte. De acuerdo a lo anterior, los objetivos institucionales deberían tener las siguientes características:
Informar Es transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones.
Coordinar Se encarga de encaminar todas las actividades eficazmente para el logro de los objetivos.
Evaluación El logro de las metas u objetivos se logra gracias a las personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.
Motivación Se requiere impulsar y ayudar a todo responsable, con lo que es de capital importancia para el alcance de los objetivos.
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Objetivos Institucionales Informar
Coordinar
Evaluación
Motivación
¿Cómo apoya el Control de Gestión a directivos y en la realización de funciones para alcanzar los objetivos institucionales? Dentro de una institución, el control de gestión se utiliza para hacer el uso eficiente de los recursos disponibles el logro de los objetivos.
Usos del control de gestión Mejorar Los déficits, la ineficiencia, la necesidad, algo que puede ser mejor.
Fortalecer Eficiente, se hace bien y debe mantenerse, ampliar, etc.
Desarrollar Algo que no existe y que es necesario, algo nuevo, buscar nuevas estrategias. En la alta gerencia o dirección, el control de gestión se utiliza para: Planificar, asignación, programación, implementación, control, reorientación y evaluación de la acción.
Técnica o metodología para su aplicación Las herramientas básicas del control de gestión son la planificación y los presupuestos.
Planificación
Presupuestos
Control de Gestión
Planificación La planificación consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Está relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente, así como con la obtención de información básicamente externa. Los planes se materializan en programas. En Proceso Administrativo, la planeación se refiere a la serie de técnicas de administración encaminadas a trazar los objetivos mediante la definición de los mismos a través de la misión, visión y estrategia de la empresa; de tal manera que en la planeación se 4
consideran los puntos a los que se deberá enfrentar la institución u organización y de buena manera prever las situaciones que se presentarán. El plan estratégico tendrá, por consecuencia, la finalidad de establecer las maneras y formas en que se llevarán a cabo las acciones para alcanzar los objetivos trazados.2
Presupuesto El presupuesto está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificación operativa; se realiza para un plazo de días o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una implicación directa de cada departamento. El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir una mayor implicación; no se debe imponer, porque originaría desinterés en la consecución de los objetivos. La comparación de los datos reales, obtenidos esencialmente de la contabilidad, con los previstos puede originar desviaciones, cuando no coinciden. Las causas pueden ser: Errores en las previsiones del entorno: estimación de ventas, costo de ventas, gastos generales, etc. Errores de método: poca descentralización, escaso rigor temporal, falta de coordinación entre contabilidad y presupuestos, etc. Errores en la relación medios–fines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de los medios, etc. Esas desviaciones son analizadas para tomar decisiones, tanto estratégicas (revisión y/o cambio de plan y programas), como tácticas u operativas (revisión y/o cambio de objetivos y presupuestos). Existen distintos tipos de presupuestos como: de ingresos, de egresos, de ganancias, de ventas, de efectivo, de gastos en capital, fijos o variables, de personal. Gráficamente, los elementos de la planificación y el presupuesto quedaríasn así:
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¿Cómo aplicar el Control de Gestión para lograr una administración documental eficiente? La gestión se encuentra íntimamente ligada a la valoración de documentos; comprende: planificación, control, dirección, organización, promoción y otras actividades de gestión relativas a los documentos antes de llegar a los archivos históricos, incluyendo el manejo de la correspondencia, formularios, microformas, técnicas de la automatización de datos, etc. La eficacia del sistema se traducirá en la obtención de calidad y cantidad de los documentos producidos, evitando la acumulación irracional, simplificación de actividades, coordinación entre órganos productores y archivos, eliminación sistemática, información al día, información complementaria, en definitiva fluidez y eficacia.3
Entonces, a través del control de gestión se podrá establecer los lineamientos y estrategias para establecer la constante vigilancia del cumplimiento de los objetivos ya que se puede prever el grado de asertividad frente a las decisiones tomadas por la parte ejecutiva de la organización.
PHVA Será necesario así mismo, considerar los elementos del control de gestión de planeación y presupuesto, anteriormente citados, a fin de reservar y prever las circunstancias. Por otra parte, es interesante encontrar la relación íntima de las partes fundamentales del proceso administrativo como la planeación dentro del control de gestión, como el llamado “Ciclo de Control PHVA”4, que consiste en planear, hacer, verificar y actuar. El PHVA dinamiza la relación entre el personal y sus procesos y busca su control con base a su establecimiento, mantenimiento y mejora de estándares. El ciclo PHVA consiste fundamentalmente en:
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Planear
Actuar
Hacer
Verificar Planear Definición de metas y métodos para alcanzar los objetivos.
Hacer Es ejecutar la tarea y recoger los datos, después de haber realizado un proceso de formación (educar y entrenar).
Verificar Es la evaluación de los resultados de la tarea ejecutada. Es identificar los problemas que originan el no cumplimiento de las tareas (formación, planeación).
Actuar Consiste en tomar medidas correctivas para lograr el cumplimiento de las metas. En todo este proceso están presentes los indicadores e índices de gestión de cada área, alineados con sus correspondientes unidades de negocio para lograr la efectividad de los objetivos estratégicos propuestos.
Indicadores de gestión Los indicadores de gestión se entienden como una forma cuantitativa del comportamiento o desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuyo tamaño al ser comparado con algún nivel de referencia puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomarán acciones correctivas o preventivas, según sea el caso. Los resultados de desempeño de una empresa se traducen en índices de gestión; estos a su vez se traducen en la relación entre las metas u objetivos y los resultados.
Condicionantes del control de gestión a) b) c) d) e)
La primera condicionante es el entorno. Puede ser un entorno estable o dinámico, variable cíclicamente o completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa u organización. La segunda condicionante son los objetivos de la empresa, ya que condicionan al sistema de control de gestión, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales, del medio ambiente, etc. La tercera condicionante tiene que ver con la estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas y por consecuencia, objetivos y sistemas de control también distintos. La cuarta condicionante está ligada a la centralización. En la medida que el volumen aumenta, es necesaria la descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en la toma de decisiones. La quinta condicionante es la cultura de la empresa, entendiendo desde el punto de vista de las relaciones humanas en la organización, ya que es un factor determinante en el control de gestión.
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Entorno
Objetivos de la empresa
Estructura de la organización
Centralización
Cultura de la empresa
Conclusión El control de gestión es uno de los elementos necesarios en la realización de cualquier proyecto o actividad ya que a través de este, se establecen los controles y límites necesarios en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos; así mismo, el control de gestión proporciona las herramientas necesarias para justificar los costos y gastos que implican las actividades y necesidades de la institución u organización. Con respecto a los objetivos institucionales, el control de gestión ayuda a informar, coordinar, evaluar y motivar; de ahí que este tipo de técnicas proporcionan la ayuda necesaria para conseguir la meta. El control de gestión es utilizado para Mejorar las ineficiencias, fortalecer lo correcto y desarrollar lo que no ha sido creado o que sigue en la fase de planeación. Así mismo, se mencionó al ciclo de control PHVA que se fundamenta en el planear, hacer, verificar y actuar, procedimiento que agiliza la relación entre el personal, sus procesos buscando su control. Los indicadores de gestión, establecen los resultados de desempeño de una empresa para realizar acciones correctivas o preventivas.
Control de Gestión, Ángel Salazar, Gobierno de la República de Ecuador. Proceso Administrativo, Actividad 2, Planeación, Efraín E. González Flores, ENBA, 2009. 3 Diccionario de Términos Archivísticos, Víctor Hugo Arévalo Jordán, Buenos Aires, agosto de 2003, ISBN: 987-208680-X. 4 Universidad Nacional de Colombia, Seminario de Teoría Administrativa, Colombia, 10 de agosto de 2004. 1 2
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