Moins de stress pour les sociétés

Les sociétés de gymnastique sont confrontées à de nombreux défis. Trouver des bénévoles devient de plus en plus difficile et la charge administrative augmente. GYMlive a rassemblé quelques exemples qui pourraient se révéler utiles.

REMETTRE EN QUESTION LES STRUCTURES

Simplifier les structures et économiser ainsi des postes de béné-

voles. Cela ne signifie pas un surplus de travail pour les membres actuels du comité, mais un gain de temps en leur permettant d’agir et de réagir plus rapidement à trois (à titre d’exemple).

Laura Locher (présidente de la TV Dicken) : « Nous avons réduit notre comité de sept à trois personnes. Depuis, nous pouvons : – prendre des décisions plus rapidement et plus efficacement et ainsi obtenir de meilleurs résultats – agir avec plus de flexibilité et d’agilité – accélérer le développement – travailler dans des structures bien définies, ce qui favorise la fiabilité et réduit ainsi les incertitudes et le stress – garder une meilleure vue d’ensemble des affaires en suspens, car les tâches sont réparties entre moins de personnes – déléguer les tâches que nous ne pouvons pas accomplir au sein du comité à d’autres personnes de la société et nous décharger ainsi de ces tâches – concrétiser plus rapidement les nouvelles idées, souhaits ou propositions et les présenter ainsi de manière plus précise aux membres ».

Créer des coprésidences ou des co-fonctions et répartir les tâches

Sabrina Hochuli (coprésidente de la STV Reitnau) : « La collaboration est enrichie non seulement par la répartition des tâches, mais également par les différents points de vue. On ne se retrouve pas seul face à des décisions importantes, on se soutient et on apprend en permanence. Le plus grand avantage je le vois dans le fait que nous apportons des compétences différentes et complémentaires. Nous avons aussi des points de vue différents sur certaines choses, ce qui conduit à son tour à des résultats plus « intelligents » ou meilleurs. L’important, c’est d’être ouvert et honnête, de bien communiquer, de se faire confiance et de travailler en équipe ».

Photo : Adobe Stock

UTILISATION DE NOUVEAUX OUTILS

Les logiciels de société « Clubdesk » et « Fairgate » développent avec la FSG une interface commune vers

FSG-Admin, ce qui rendra bientôt caduques les étapes de travail redondantes. L’introduction de tels logiciels de société est également liée à de gros efforts. C’est pourquoi il est important d’adopter la bonne approche.

Manuel Hartmann (responsable technique de la STV Herznach) : « Pour l’évaluation, j’ai comparé au moins cinq fournisseurs afin de voir les avantages et les inconvénients de chacun. Sur la base de ces critères, nous avons ensuite défini au sein du comité des fonctionnalités qui nous semblaient très importantes. Avec ces critères, nous avons ensuite créé une analyse coût-bénéfice et évalué les différents fournisseurs. Nous avons ainsi pu déterminer à l’avance ce qui nous semblait important pour le travail ultérieur ».

Créer un archivage central des données et utiliser la saisie et l’attribution numériques des tâches avec date d’exécution et fonction de rap-

pel (par exemple sur GoogleDrive, MS Teams ; bases de données de photos comme Flickr ou picdrop).

Pascal Geiser (Membre du CT et spécialiste IT de la STV Roggliswil) : « En résumé, le stockage commun des données sur Google Drive a rendu notre collaboration beaucoup plus efficace. Je vois un grand avantage dans le fait de pouvoir accéder de n’importe où aux fichiers partagés et d’effectuer directement des modifications – que ce soit sur tablette, en salle de gymnastique, sur mobile en déplacement ou sur ordinateur portable à la maison. En outre, les réunions de planification sont devenues beaucoup plus efficaces, principalement parce que les documents peuvent être traités simultanément et que l’échange de courriels est supprimé. La base de données photos commune présente également quelques avantages. Cette nouvelle solution permet à tous les membres de télécharger leurs photos, qui sont aujourd’hui presque exclusivement prises avec un smartphone, sur la banque de données photos via une application. L’effort a ainsi été réduit à quelques clics sur le smartphone. Les photos qui peuvent être chargées dans la base de données sont définies dans un guide ».

QUELQUES CONSEILS SUPPLÉMENTAIRES

– Répartition claire des tâches avec des interlocuteurs clairement définis – Mise en place des bonnes personnes au bon endroit (= fonction, office) – Planification à long terme des travaux du comité avec des listes de tâches en suspens – Planification à long terme des événements avec des listes de tâches en suspens – Utilisation des bons outils pour les différentes tâches – Faire appel à des personnes non-membres du comité pour le décharger (délégation) – Introduction d’une structure « tout le monde sait tout » pour éviter la panique en cas de problème (chacun a déjà son domaine, mais les autres sont aussi au courant). – Une communication rapide pour une action rapide : ne pas toujours discuter de tout en réunion, mais communiquer par Whatsapp ou éventuellement par de courts appels vidéo pour traiter rapidement les affaires en suspens. – Être proche des membres pour connaître leurs préoccupations, etc., afin que la planification corresponde aux souhaits des membres et ait un sens.

Compilation : Alexandra Herzog/ Manuela Geiser/el