Instituto Técnico con Enseñanza Empresarial Redecomputo "Entidad de Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano"
CONFIGURAR PÁGINA EN WORD
Esta configuración permite definir los parámetros iníciales de hoja con que se va a trabajar, tal como son tamaño, orientación y márgenes. Para lo cual, lo primero que se debe definir el tamaño del papel, optando por su orientación: HORIZONTAL o VERTICAL. Luego definimos las márgenes de la página: SUPERIOS, INTERIOR, IZQUIERDO Y DERECHO. Definir estas opciones le permita trabajar con más seguridad y ordenadamente desde el principio. Para realizar estas opciones, (CON LA HOJA EN BLANCO) se dirige a la FICHA DISEÑO DE PÁGINA, presentando 6 grupos de comandos: Temas, Configurar página, Fondo de Página, párrafo y organizar. Para la ORIENTACION DE LA PÁGINA, esta opción está colocada en la opción vertical, podremos modificarla desde el comando de orientación que aparece en el grupo CONFIGURAR PÁGINA. Para esto, se da clic en la flecha que aparece junto a la palabra orientación y elegir la opción que deseamos, HORIZONTAL O VERTICAL.
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Las márgenes del documento se pueden ajustar a través de la opción márgenes que aparecen en ese mismo grupo..
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Al hacer clic en la flecha que aparece bajo esta opción de márgenes, aparece un menú con una serie de márgenes predefinidos por WORD, con la denominación que les da el mismo programa (normal, estrecho, moderado, ancho y reflejado), y las dimensiones de los mismos. Podemos elegir cualquiera de ellos solo haciendo clic sobre la opción que preferimos. Si por el contrario, ninguna de las opciones que aparecen por defecto nos resulta útil y deseamos definir las dimensiones de las márgenes del documento, entonces se selecciones MARGENES PERSONALIZADAS. En cado de mostrar ventana como la anterior en la que debemos especificar las medidas en centímetro en cada una de las casillas correspondientes: Se puede hacer de 2 formas: 1. Con los triángulos que aparecen a la derecha de cada casilla, se incrementa o se disminuye el valor mostrado en la casilla .
2. Seleccionando el valor que hay en la casilla (arrastrando el ratón desde su derecha hasta la izquierda) o bien posicionándose a la derecha del valor con un clic y con la tecla de retroceso borrándolo. Ahora, una vez borrado el valor que había en la casilla, teclearemos el que deseemos. Si tiene decimales, el carácter decimal que deberemos utilizar es la coma de siempre. 3. Por ejemplo, para un documento tipo de una carta comercial, los parámetros de los márgenes se podrían especificar como se muestra en la siguiente imagen .
Nota: Las normas Icontec establecen las márgenes de un documento de la siguiente manera: Superior: 3 cm. Inferior: 3 cm. Derecho: 2 cm. Izquierdo: 3 o 4 cm si va legajado.
En orientación seleccione la opción deseada para la impresión: - Vertical: se utiliza para documentación en general. Punta de flecha opción tamaño de papel - Horizontal: Se utiliza Por lo general para tablas o gráficas.
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Así, quedan definidos tanto los márgenes, como la orientación del papel .
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Para el tamaño de papel se selecciona desde esa misma ficha de diseño de página, en el grupo correspondiente a la configuración de la página eligiendo el comando de tamaño de papel. Pinchando a la derecha de esta opción, se va a desplegar un panel que nos ofrece varias opciones de tamaño de papel, seleccionando aquella que nos interese en nuestro caso .
El tamaño de papel más habitual es el A4, que ya viene seleccionado por la aplicación por defecto, sin embargo podemos cambiar el tamaño del papel sobre el que queremos trabajar, haciendo clic sobre las diferentes alternativas que nos ofrece el programa. Se puede definir las medidas del documento de manera personalizada mediante la opción Más tamaños de papel .
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Al elegir esta opción, se abre una nueva ventana, la correspondiente a la configuración de la página, en la pestaña Papel. Esta ventana nos vuelve a permitir la selección de un tamaño estándar del papel (A4, A3, carta, oficio, ejecutivo...), pero además nos va a dar la posibilidad de definir de manera personal las medidas del ancho y del largo de nuestro papel, expresados en centímetros. Para indicar estas medidas se puede proceder de las dos maneras indicadas anteriormente: modificando las cantidades que aparecen en las casillas mediante las flechas ascendentes y descendentes que hay junto a ellas, o bien, escribiendo de manera directa las medidas que deseamos para nuestro documento. De esta manera ya podemos definir el tamaño del papel. En cada una de estas ventanas de configuración de página, para que las elecciones que realizamos se apliquen en nuestro documento, será necesario que se pulse el botón de aceptar. De este modo, los cambios realizados, los tendremos disponibles, para éste documento con el que estamos trabajando ahora. Sin embargo, para el próximo documento que queramos realizar con Word, los márgenes, y resto de características de configuración de página... volverán a estar con sus valores primitivos y predeterminados por la aplicación, por lo que se deberá entrar a cambiarlos para cada documento nuevo. Pero si se desea dejar los parámetros modificados en el panel de configuración de página para los nuevos documentos que se realice en un futuro, en vez de pulsar el botón de Aceptar, pulsaríamos el de Predeterminar (abajo a la izquierda del panel). Inmediatamente, se nos abre un panel que pregunta: ¿Desea cambiar las opciones predeterminadas para la página? Responde: Si. También se accede al panel de configurar página directamente haciendo doble clic en cualquier lugar de la regla vertical izquierda del documento.
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Le ayuda a encontrar los errores ortográficos y las palabras escritas in correctamente en un documento. Hay varias formas de acceder al corrector ortográfico y gramatical: Desde opciones, seleccione la ficha Revisar y haga clic en el botón Ortografía y gramática .
Dentro del cuadro de diálogo, seleccione la opción apropiada cuando la aplicación localice un posible error gramatical u ortográfico.
También existe la posibilidad de que Word revise el texto a medida que se escribe. Para configurar esta opción se debe abrir el cuadro de diálogo Opciones de Word desde el botón de Office. Desde la categoría Revisión, active las casillas de verificación en Revisar ortografía mientras escribe y Revisar gramática con ortografía. Cuando ambos correctores están activados, Word muestra una línea ondulada roja marcando los posibles errores ortográficos y una línea ondulada verde para los errores gramaticales. Si hacemos clic con el botón derecho sobre una palabra subrayada, aparecerá el menú contextual con las posibles opciones de corrección.
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Omitir todas – Se salta esa selección en concreto y todas aquellas que revisen el mismo error. Agregar – Se salta la selección en concreto y la agrega al Diccionario correspondiente Cambiar – Sustituye la selección por la palabra correcta que seleccionemos de las sugerencias o que escribamos en el cuadro de texto superior Cambiar todas – sustituye esa selección en concreto y todas aquellas que revisen el mismo error Autocorrección – Sustituye la selección con otra palabra alternativa que haya seleccionado o escrito previamente y agrega la entrada al diccionario de Autocorrección Eliminar – Elimina la selección (Esta opción sólo está disponible cuando el programa encuentra una palabra repetida Omitir una vez – Se salta la selección.
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1. 2.
Dar clic en el Menú Archivo. Dar clic en Opciones.
3.
En la parte izquierda de la ventana, hacer clic sobre la opción Revisión. En la parte derecha desactivar con un clic la casilla Omitir Palabras En Mayúsculas. Clic en Aceptar.
4. 5.
Debemos dejar resaltada la opción Marcar errores gramaticales mientras se escribe. A partir de ese momento Word efectuará la revisión ortográfica de modo permanente, de forma que nos mostrará los errores que ya existan en el texto y los que cometamos según vamos introduciendo nuevo texto. Otra diferencia respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible error no mostrará el cuadro de diálogo que vimos anteriormente, si no que subrayará la palabra no encontrada con un subrayado ondulad o en color rojo, como vemos en la imagen de abajo.
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Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir esta forma de revisión debemos hacer clic en el menú archivo, luego opciones, y marcar la casilla Revisar ortografía mientras escribe.
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Se utiliza para reemplazar texto mientras digita la información, es muy utilizado para corregir errores muy comunes o cambiar automáticamente palabras muy complicadas de digitar. 1. Dar clic en el Menú Archivo. 2. Dar clic en el botón Opciones de Word. 3. En la parte izquierda de la ventana que aparece, hacer clic sobre la opción Revisión 4. Dar clic en el botón Opciones de Autocorrección 5. En la ventana que aparece hacer clic en el recuadro de la opción Reemplazar y digitar la palabra que desea cambiar: Ejemplo: Hueyas.
Botón Agregar
Agregar la palabra que se desea remplazar
Agregar la palabra corregida
6. En la opción Con hacer clic en el recuadro y digitar el texto que reemplazará dicha palabra: Ejemplo: huellas 7. Dar Clic en el botón Agregar, clic en aceptar, clic en Aceptar. 8. Ahora cuando digite la palabra, después de pulsar Enter o barra espaciadora aparecerá el cambio automático
1. Dar clic en el Menú Archivo. 2. Dar clic en el botón Opciones. 3. En la parte izquierda de la ventana que aparece, hacer clic sobre la opción Revisión 4. Dar clic en el botón Opciones de Autocorrección 5. En la opción Reemplazar hacer clic en el recuadro y digitar la palabra que desea eliminar. 6. Aparecerá la autocorrección en la parte inferior, selecciónela con un clic. 7. Clic en el botón eliminar, clic en aceptar, clic en aceptar. 8. Ahora cada vez que se digite la palabra esta no se cambiara automáticamente.
Nota: Si desea más opciones dar clic en sinónimos y seleccione la categoría y el sinónimo deseado. Ejemplo: (Gordo obeso, flaco delgado, Bella preciosa).
1. 2. 3. 4.
Seleccione el texto que desea cambiar. Clic en la ficha Inicio En el grupo fuente hacer clic sobre el botón Cambiar mayúsculas y minúsculas. Seleccionar la opción MAYÚSCULAS o minúscula según lo desee.
Nota: Otra opción para cambiar mayúsculas por minúsculas y viceversa, es seleccionar el texto que desea cambiar, luego oprimiendo las techas Shift y F3 podrá realizar el cambio deseado.
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Esta opción nos permite mejorar o enriquecer la redacción de los documentos utilizando palabras que son igual significado pero de diferente escritura. 1. Clic con el botón derecho del Mouse sobre la palabra. 2. Desplazarnos a la opción sinónimos. 3. Dar clic en el sinónimo deseado.
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Esta opción la utilizamos cuando deseamos encontrar un texto o palabra especifica en todo un documento y nos da la oportunidad de cambiarla por la deseada. Buscar (Ctrl + B) 1. Dar clic en la ficha Inicio. 2. Dar clic en el botón Buscar que se encuentra en el grupo edición. 3. Botón buscar Aparecerá una recuadro al lado izquierdo de la pantalla en ella dar clic en la casilla Buscar en documento y escriba la palabra que desea buscar. Oprimir Enter.
4.
Aparecerán en el documento las palabras seleccionadas y resaltadas. Nota: Si la palabra no se encuentra en el documento de una vez el programa lo indica con un mensaje, de ser necesario verifíquela.
Reemplazar (Ctrl + L) Dar clic en la punta de flecha del botón Buscar y seleccionar la opción Búsqueda Avanzada Dar clic en el pestaña Remplazar. En la ventana que aparece digite en la casilla Buscar, la palabra que desea buscar. En la casilla Reemplazar con escriba la palabra que reemplazará a la escrita en la casilla Buscar. Oprima el botón Remplazar y Automáticamente remplaza las palabras buscadas.
Por medio de esta opción el usuario puede determinar el espacio que desee entre cada uno de los renglones del documento, Por ejemplo espacio doble, sencillo, 1.5 líneas. 1. Ubicar el cursor donde comenzará el párrafo, o si ya está digitado seleccionarlo. 2. Dar clic en la ficha inicio. 3. Dar clic en el botón interlineado que se encuentra en el grupo Párrafo. 4. En el listado que aparece dar clic en el interlineado deseado. 5. Para que los renglones queden más juntos volver a dar Clic en el botón interlineado. 6. Dar clic en la casilla Quitar espacio después del párrafo. Botón Interlineado
Nota: Según las normas Icontec cualquier documento debe ir con interlineado sencillo y doble después de un punto a parte o de un título.
OPCIÓNES DE VISTA
Puedes elegir esta vista haciendo clic en el icono "Diseño de impresión" que se encuentra dentro del grupo "Vistas de documento" en la pestaña Vista de la cinta de opciones::
En esta vista, Word muestra la hoja con sus respectivos márgenes. El texto aparece tal como será imprimido. Combinando esta vista con la opción de zoom "Una página", puedes visualizar la página rápidamente antes de mandarla a imprimir. Combinando esta vista con la opción de zoom "Ancho de página", obtienes un espacio máximo de trabajo conservando las proporciones del texto en relación a los bordes de la hoja. Entre una página y otra de un documento Word, en esta vista, aparece un espacio en blanco. Es posible eliminar este espacio modificando las opciones de Word: haz clic en el menú Archivo > Opciones. En la ventana de diálogo "Opciones de Word" haz clic en Mostrar, luego desmarca la casilla "Mostrar espacio en blanco entre páginas en la vista Diseño de impresión.
Si has utilizado versiones anteriores de Word es posible que eches de menos la Vista preliminar. En Word 2010 ya no existe. Lo que se ha hecho es incluir en la pestaña Vista las opciones más interesantes, que son las de Zoom:
Para hacerlo, deberemos pulsar el botón Zoom. Se abrirá una ventana con una opción muy interesante: Varias páginas. Haremos clic en el botón con forma de monitor y se desplegará un submenú donde podremos seleccionar cuántas páginas queremos ver y cómo deberán estar organizadas.
Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa de un documento de 15 páginas, así que hemos decidido mostrar 3 filas con 5 columnas cada una. Seleccionamos las páginas del modo en que queremos. Justo bajo el menú indicará que vamos a mostrar 3 x 5 páginas. En la pantalla de vista previa vemos cómo quedará, y al pulsar Aceptar veremos el resultado real. Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por ejemplo, si una página contiene sólo una o dos líneas de texto, lo ideal sería intentar ajustar el texto de forma que quepa en la anterior, y así ahorrar un papel. También veremos de forma más rápida y cómoda si los gráficos o imágenes del documento están bien centrados, etc. Una vez nos hemos hecho una idea de cómo quedará, lo interesante será que volvamos a la vista que normalmente utilizamos para trabajar
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El botón Una página ajustará la página al espacio que tenga en la pantalla, para que quepa completamente. Lo mismo sucede con Dos páginas, pero con dos de ellas, una junto a la otra. Pero, ¿y si tenemos más páginas? ¿Y si queremos ver por encima las 15, 30 o 500 páginas que tiene el documento?
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IMPRIMIR Para imprimir en Word realice lo siguiente utilice la combinación de teclas Ctrl más la tecla P o también lo puede hacer de la siguiente forma: 1. Dar clic en el menú Archivo 2. Dar clic en la opción imprimir
3. Dar clic en la punta de flecha de la casilla Impresoras elija o verifique si la impresora seleccionada es la correcta para imprimir
4. En la opción Configuración. Despliegue y Determine si imprime todas las páginas, solamente la página actual o indique el intervalo personalizado, separado por comas, o con guión. 5. En la opción copias Determine el número de copias que imprimirá del documento.
6. Haga clic en el botón Imprimir para iniciar el proceso de impresión.
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IMPRIMIR
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PROBLEMAS Y SOLUCIONES DE IMPRECIÓN (Cola de Impresión) Cuando enviamos una impresión y esta no funciona, la solución no es enviar otra porque esta tampoco funcionará, se recomienda entonces verificar lo siguiente: Que la impresora este encendida. Que tenga papel. Que la impresora esté conectada al computador. Que estemos enviando la impresión a la impresora adecuada. Al no tener en cuenta las anteriores recomendaciones, entonces debemos hacer lo siguiente: Si existe cola de impresión aparecerá una pequeña impresora con un signo de admiración o interrogación, cerca al reloj en la barra de tareas, hacer doble clic sobre ella. Aparecerá una ventana en ella seleccione los documentos que desea cancelar Indicador de cola de impresión
Dar clic en el menú documento. Dar clic en cancelar todos los documentos de impresión. Esperar a que sean eliminados los trabajos de impresión y cerrar la ventana que apareció. Ahora si envíe la impresión normalmente.