REDECOMPUTO INSTITUTO DE EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO EL DESARROLLO HUMANO GUÍA DE CLASE 1 Módulo de Formación: Unidad de aprendizaje 1: Resultado de Aprendizaje: Módulo de Formación: Unidad de aprendizaje 2: Resultado de Aprendizaje:
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Informática Aplicada Entender y dominar los conceptos básicos de Microsoft Word. Conoce y maneja adecuadamente la pantalla principal, ventanas, barra de estado, barra de título, barra de herramienta rápido, entre otras del procesador de palabras. LENGUAJE Utiliza eficientemente las diferentes herramientas informáticas de acuerdo a sus necesidades. Aplica en sus trabajos escritos las herramientas necesarias, según sea requerido.
INFORMÁTICA APLICADA CONTENIDO
Microsoft Word CONCEPTO
Microsoft Word es un procesador de textos. Con este programa podemos escribir cartas, folletos, faxes y otros documentos en nuestro computador personal. Actualmente es tan amplio en sus funciones que nos permite escribir un texto, corregirlo y convertirlo en página web. Entre las principales funciones de Word se encuentra el manejo de: Estilos Tablas Plantillas u hojas modelo Dibujos e imágenes Revisión ortográfica en línea Gráficos Autocorrección Como cualquier otra aplicación que corre bajo el ambiente Windows, Word maneja ventanas en un ambiente gráfico. Posee la característica de ser WYSIWYG (What You See Is What You Get; que en español significa “Lo que se ve es lo que se obtiene”). En otras palabras, lo que vea en la pantalla de su monitor es lo que va a obtener en su impresión. Word tiene la capacidad de intercambiar información entre otras aplicaciones (sin importar el fabricante), siempre y cuando estas aplicaciones se ejecuten bajo el ambiente Windows y soporten OLE.
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INICIAR Y ACTIVAR EL PROGRAMA Existen diversos métodos para entrar en Word La manera más habitual de abrir un programa es usar el botón de Inicio de la barra de tareas de Windows XP, 7 o 8, aunque si vamos a utilizarlo frecuentemente este programa conviene crear un acceso directo para activarlo desde el escritorio de Windows.
Para abrirlo normalmente haga Clic en el botón de Inicio para desplegar un submenú del cual debe seleccionar el apartado llamado programas o Todos los programas. Nuevamente se desplegara una serie de opciones. Debe seleccionar Microsoft Office en ella aparecerá un submenú seleccione el programa Microsoft Word 2010. Haga clic y espere hasta que el programa se abra.
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TRUCOS PRACTICOS Crear un Icono de Acceso Directo Pulse con el botón derecho sobre el Escritorio de Windows XP, 7 o 8. Del Menú desplegable que aparece seleccione el apartado Nuevo y a su vez, en el interior, Acceso Directo. En la pantalla que aparece haga clic sobre el botón Examinar para poder buscar en su disco el archivo ejecutable del programa, en este caso. WINWORD.EXE
A continuación ponga un nombre a este acceso y termine la operación. Observe que en el Escritorio aparece un nuevo ícono. Si hace doble clic sobre él abrirá automáticamente. Word 2012.
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DESCRIPCIÓN DE PANTALLA PRINCIPAL
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LA VENTANA DE WORD Y SUS FUNCIONES Word aparece en su pantalla como una ventana con diversos menús en la parte superior y en el área de trabajo. Es importante familiarizarse con las funciones más comunes. Barra de Título: Es la barra azul localizada arriba de la pantalla y muestra que clase de documento es el que usted esta utilizando. También muestra cuál programa está usted usando y tiene los botones Minimizar, Restaurar, y Cerrar en la esquina derecha. Botón de Archivo: Es el botón redondo en el lado izquierdo de la pantalla. Este menú contiene algunos de los mandatos que aparecieron en el menú File de los versiones anteriores de Word. Cinta de Opciones: Es la barra localizada en la parte de arriba de la pantalla, debajo de la barra de título. En ella hay una serie de menús (botones) despegables, que son todos los otros menús y barras de herramientas usadas en versiones anteriores de Word. Cada botón contiene un grupo diferente de mandatos unidos por una función semejante. Barra de herramientas de acceso rápido: Primero, cuando usted empieza Word, esta barra de herramientas aparece en su versión más pequeña. Tiene los botones de Guardar, Deshacer, y Rehacer. Usted puede visualizar una versión más grande de la Barra abajo de la Cinta. Para mostrar la barra abajo de la Cinta, haga clic en cualquier parte de la barra y seleccione Show Quick Access Toolbar abajo de la Cinta de Opciones del menú de contexto. Barra de estado: Esta barra está en la parte de abajo de la pantalla y proporciona información de la página, si se ha utilizado o no el corrector ortográfico, y más información dependiendo de lo que usted está haciendo. Botones de vistas: Le permite cambiar la forma de ver el documento en la pantalla, por ejemplo, cómo se va a ver cuándo lo imprima, la vista de bosquejo, a la vista normal, etc. Punto de Inserción: Una línea vertical parpadeante indica donde aparecerá el texto que usted insertará al utilizar el teclado.
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Controles de Zoom: Usted puede aumentar o reducir el tamaño del documento en la pantalla arrastrando el botón de signo menos o el signo de más, o haciendo clic en estos signos. Moviendo el documento: Las teclas de flecha le permitirán a usted que mueva a la derecha (tecla de flecha derecha) un carácter a la vez, a la izquierda (tecla de flecha izquierda) un carácter a la vez, la tecla de flecha abajo moverá el punto de inserción abajo una línea a la vez. La tecla de Inicio moverá el punto de inserción al inicio de la línea. La tecla de fin moverá el punto de inserción al final de la línea en la pantalla. La tecla Ctrl-Home moverá el punto de inserción al comienzo del documento. Ctrl-End moverá el punto de inserción al final del documento. Word Wrap (Salto de línea automático) permite que frases largas salten automáticamente a la próxima línea. Barra de desplazamiento: Para mover el documento hacia arriba y hacia abajo, coloque el cursor sobre las barras de desplazamiento en el lado derecho de la pantalla, sujete el botón de ratón izquierdo y arrastre. Las flechas en el borde derecho de la pantalla le permitan a usted que mueva hacia arriba y hacia abajo también. La rueda en el ratón hará lo mismo. Ten en cuenta que con frecuencia, hay más que una manera para hacer algo en Word (abrir un documento en blanco, seleccionar texto, etc.) ¡No le preocupe! Con tal de que trabaje, no importa como usted obtiene el resultado final. ÁREA DE TRABAJO Él área de trabajo de un documento es la zona blanca que aparece rodeada de las barras.
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CREAR UN NUEVO DOCUMENTO Para empezar a trabajar deberá crear un documento nuevo. Si lo que necesitamos es crear un documento hacemos clic en la pestaña Archivo y, a continuación, realizamos clic en Nuevo. Buscamos en Plantillas disponibles, hacemos clic en Documento en blanco Hacemos clic en crear
PLANTILLA EN WORD Ejecute los siguientes pasos para buscar y aplicar una plantilla en Word: 1. En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo. 2. En Plantillas disponibles, siga uno de estos procedimientos: Use una de las plantillas integradas, haga clic en Plantillas de ejemplo, luego clic en la plantilla que desee y luego en Crear. Para volver a usar una plantilla usada recientemente, haga clic en Plantillas recientes, de clic en la plantilla que desee y luego en Crear. 3. Para usar su propia plantilla creada previamente, haga clic en Mis plantillas, haga clic en la plantilla que desee y luego en Aceptar. 4. Para buscar una plantilla en Office.com, en Plantillas de Office.com, haga clic en la categoría de plantilla que desea, en la plantilla que desea y haga clic en Descargar. 5. También puede buscar plantillas en Office.com desde Word. En el cuadro Buscar plantillas en Office.com, escriba uno o más términos de búsqueda y, a continuación, haga clic en el botón de flecha para comenzar a buscar. ABRIR UN DOCUMENTO Para abri un documento, de clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Abrir, haga clic en la unidad o carpeta que contiene el documento. En el panel derecho del cuadro de diálogo Abrir, abra la carpeta que contiene el dibujo que desea. Por último haga clic en el documento y, a continuación, en Abrir.
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GUARDAR UN DOCUMENTO En el caso de guardar un documento en el formato usado por Word 2010 y Word 2007, realice lo siguiente: Clic en la pestaña Archivo, luego clic en Guardar como. Posteriormente en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el documento. Finalmente haga clic en Guardar. En el caso de que necesite guardar un documento para que sea compatible con Word 2003 o una versión anterior, haga clic en Guardar como, en la lista Guardar como tipo, haga clic en Documento de Word 97-2003. Así se cambia el formato del archivo a .doc. Posteriormente en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el documento y finalmente de clic en Guardar.
LEER DOCUMENTOS 1) Dar clic en la opción abrir documento (del cual desea leer).
2) En la ficha Vista, en la sección Vista de documento, de clic en Lectura de pantalla completa. 3) Para moverse de una página a otra en un documento, realice los siguientes pasos: - Clic en las flechas de las esquinas inferiores de las páginas. - Presione AV PAG y REG PAG o Barra espaciadora y retroceso en el teclado. - De clic en las flechas de navegación de la parte superior central de la pantalla.
NOTA: Dando clic en OPCIONES DE VISTA y en MOSTRANDO DOS PÁGINAS para ver dos páginas o pantallas al mismo tiempo.
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CONTROL DE CAMBIOS E INSERTAR COMENTARIOS. Para activar esta opción, se debe dar clic en: 1. Pestaña Revisar, 2. Grupo Seguimiento 3. Control de cambios
Para insertar comentarios, en la pestaña Revisar, en el grupo Comentarios, dar clic en NUEVO COMENTARIO. IMPRIMIR UN DOCUMENTO Para esta opción, debe dar clic en la pestaña de ARCHIVO, luego IMPRIMIR; en el cuadro COPIAS, escriba el número de copias que desee imprimir. Pero antes confirme la impresora con la cual se va a realizar la impresión, para ello, en CONFIGURACIÓN, se selecciona la configuraciones de impresión predeterminadas para la impresora (si quiere cambiar la configuración, de clic en ella y luego selecciona la que desee). Ahora cuando este seguro con la configuración, haga clic en IMPRIMIR. CONFIGURAR PÁGINA Esta configuración permite definir los parámetros iníciales de hoja con que se va a trabajar, tal como son tamaño, orientación y márgenes. Para lo cual, lo primero que se debe definir el tamaño del papel, optando por su orientación: HORIZONTAL o VERTICAL. Luego definimos las márgenes de la página: SUPERIOS, INTERIOR, IZQUIERDO Y DERECHO. Definir estas opciones le permita trabajar con más seguridad y ordenadamente desde el principio. Para realizar estas opciones, (CON LA HOJA EN BLANCO) se dirige a la FICHA DISEÑO DE PÁGINA, presentando 6 grupos de comandos: Temas, Configurar página, Fondo de Página, párrafo y organizar.
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Para la ORIENTACION DE LA PÁGINA, esta opción está colocada en la opción vertical, podremos modificarla desde el comando de orientación que aparece en el grupo CONFIGURAR PÁGINA. Para esto, se da clic en la flecha que aparece junto a la palabra orientación y elegir la opción que deseamos, HORIZONTAL O VERTICAL.
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Las márgenes del documento se pueden ajustar a través de la opción márgenes que aparecen en ese mismo grupo.
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Al hacer clic en la flecha que aparece bajo esta opción de márgenes, aparece un menú con una serie de márgenes predefinidos por WORD, con la denominación que les da el mismo programa (normal, estrecho, moderado, ancho y reflejado), y las dimensiones de los mismos. Podemos elegir cualquiera de ellos solo haciendo clic sobre la opción que preferimos. Si por el contrario, ninguna de las opciones que aparecen por defecto nos resulta útil y deseamos definir las dimensiones de las márgenes del documento, entonces se selecciones MARGENES PERSONALIZADAS. En cado de mostrar ventana como la anterior en la que debemos especificar las medidas en centímetro en cada una de las casillas correspondientes: Se puede hacer de 2 formas: 1. Con los triángulos que aparecen a la derecha de cada casilla, se incrementa o se disminuye el valor mostrado en la casilla
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2. Seleccionando el valor que hay en la casilla (arrastrando el ratón desde su derecha hasta la izquierda) o bien posicionándose a la derecha del valor con un clic y con la tecla de retroceso borrándolo. Ahora, una vez borrado el valor que había en la casilla, teclearemos el que deseemos. Si tiene decimales, el carácter decimal que deberemos utilizar es la coma de siempre 3. Por ejemplo, para un documento tipo de una carta comercial, los parámetros de los márgenes se podrían especificar como se muestra en la siguiente imagen
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Así, quedan definidos tanto los márgenes, como la orientación del papel Para el tamaño de papel se selecciona desde esa misma ficha de diseño de página, en el grupo correspondiente a la configuración de la página eligiendo el comando de tamaño de papel. Pinchando a la derecha de esta opción, se va a desplegar un panel que nos ofrece varias opciones de tamaño de papel, seleccionando aquella que nos interese en nuestro caso.
El tamaño de papel más habitual es el A4, que ya viene seleccionado por la aplicación por defecto, sin embargo podemos cambiar el tamaño del papel sobre el que queremos trabajar, haciendo clic sobre las diferentes alternativas que nos ofrece el programa. Se puede definir las medidas del documento de manera personalizada mediante la opción Más tamaños de
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papel…
Al elegir esta opción, se abre una nueva ventana, la correspondiente a la configuración de la página, en la pestaña Papel. Esta ventana nos vuelve a permitir la selección de un tamaño estándar del papel (A4, A3, carta, oficio, ejecutivo...), pero además nos va a dar la posibilidad de definir de manera personal las medidas del ancho y del largo de nuestro papel, expresados en centímetros. Para indicar estas medidas se puede proceder de las dos maneras indicadas anteriormente: modificando las cantidades que aparecen en las casillas mediante las flechas ascendentes y descendentes que hay junto a ellas, o bien, escribiendo de manera directa las medidas que deseamos para nuestro documento. De esta manera ya podemos definir el tamaño del papel.En cada una de estas ventanas de configuración de página, para que las elecciones que realizamos se apliquen en nuestro documento, será necesario que se pulse el botón
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de aceptar. De este modo, los cambios realizados, los tendremos disponibles, para éste documento con el que estamos trabajando ahora. Sin embargo, para el próximo documento que queramos realizar con Word, los márgenes, y resto de características de configuración de página... volverán a estar con sus valores primitivos y predeterminados por la aplicación, por lo que se deberá entrar a cambiarlos para cada documento nuevo. Pero si se desea dejar los parámetros modificados en el panel de configuración de página para los nuevos documentos que se realice en un futuro, en vez de pulsar el botón de Aceptar, pulsaríamos el de Predeterminar (abajo a la izquierda del panel). Inmediatamente, se nos abre un panel que pregunta: ¿Desea cambiar las opciones predeterminadas para la página? Responde: Si. También se accede al panel de configurar página directamente haciendo doble clic en cualquier lugar de la regla vertical izquierda del documento.
EL CORRECTOR ORTOGRÁFICO Y GRAMATICAL EN WORD Le ayuda a encontrar los errores ortográficos y las palabras escritas in correctamente en un documento. Hay varias formas de acceder al corrector ortográfico y gramatical: Desde opciones, seleccione botón Ortografía y gramática.
la
ficha Revisar y
haga
clic
en
el
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Dentro del cuadro de diálogo, seleccione la opción apropiada cuando la aplicación localice un posible error gramatical u ortográfico. Omitir todas – Se salta esa selección en concreto y todas aquellas que revisen el mismo error. Agregar – Se salta la selección en concreto y la agrega al Diccionario correspondiente Cambiar – Sustituye la selección por la palabra correcta que seleccionemos de las sugerencias o que escribamos en el cuadro de texto superior Cambiar todas – sustituye esa selección en concreto y todas aquellas que revisen el mismo error Autocorrección – Sustituye la selección con otra palabra alternativa que haya seleccionado o escrito previamente y agrega la entrada al diccionario de Autocorrección Eliminar – Elimina la selección (Esta opción sólo está disponible cuando el programa encuentra una palabra repetida Omitir una vez – Se salta la selección. También existe la posibilidad de que Word revise el texto a medida que se escribe. Para configurar esta opción se debe abrir el cuadro de diálogo Opciones de Word desde el botón de Office. Desde la categoría Revisión, active las casillas de verificación en Revisar ortografía mientras escribe y Revisar gramática con ortografía. Cuando ambos correctores están activados, Word muestra una línea ondulada roja marcando los posibles errores ortográficos y una línea ondulada verde para los errores gramaticales. Si hacemos clic con el botón derecho sobre una palabra subrayada, aparecerá el menú contextual con las posibles opciones de corrección.
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INTERLINEADO Y ESPACIADO DE PÁRRAFOS
Todo texto que comencemos a escribir en Word, tendrá predeterminado un interlineado sencillo. Sin embargo, esto se puede modificar dependiendo del tipo de documento que se esté realizando. También se puede cambiar el espacio existente entre un párrafo y otro. Así se enfatiza dónde acaba uno y comienza el siguiente. Por lo tanto, Interlineado: espacio que hay entre las líneas de un mismo párrafo. Espaciado: espacio que hay entre un párrafo y otro. Para establecer el interlineado, abra el cuadro de diálogo Párrafo, ya sea haciendo clic en la flecha del fragmento Párrafo o mediante el menú
contextual, eligiendo la misma opción: El espaciado entre párrafos también se establece desde el cuadro de diálogo Párrafo.
ALINEACIÓN DEL TEXTO EN UN DOCUMENTO De forma predeterminada, el texto de un documento se encuentra alineado al margen izquierdo. Sin embargo, utilizando los botones deAlinear texto a la izquierda, Alinear texto a la derecha, Centra yJustificar, situados en el grupo Párrafo de la ficha Inicio, se puede con facilidad establecer la alineación del texto para el documento
Estos botones tienen asignada una combinación de teclas que le facilitará el trabajo, ya que lo puede aplicar en el momento que quiera sin tener que seleccionar todo el párrafo.
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Alinear a la izquierda CTRL + Q Alinear a la derecha
CTRL + D
centrar
CTRL + T
Justificar
CTRL + J
UTILIZARLA FUNCIÓN DOBLE CLIC Y ESCRIBIR Con la función Doble clic y escribir de Word, se puede introducir texto en cualquier parte de la pantalla para que se vaya tabulando automáticamente a medida que se escribe. Simplemente, haga doble clic en un área en blanco del documento y comience a escribir. El programa dará forma al texto de acuerdo con el sitio donde haya hecho doble clic
SINÓNIMOS Otra herramienta que nos facilita la escritura apropiada sin recurrir a las mismas palabras en todo momento. Es la función Sinónimos, que como su nombre indica, ayuda a identificar y sugerir palabras con un significado similar a la que se ha seleccionado. Para usar esta función, deberemos de ubicarnos siempre en la sección Revisión de la barra de herramientas.
Nos posicionamos en la palabra que deseamos buscar y encontrar sinónimos. En el ejemplo de abajo, ver que el cursor esta en la palabra "correctivas"; por tanto esto indica que se buscaran palabras con significados similares.
Pulsamos el ícono Sinónimos de la barra de herramientas Se abrirá en la parte derecha de la pantalla una ventana que presenta las diferentes opciones encontradas en el diccionario como sinónimos de la palabra "correctivas"
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Seleccionamos de estas múltiples opciones la que más se adecue a nuestro texto. En este caso tomaremos la sugerencia de la palabra "correctoras". Nos ubicamos en esta palabra y veremos que han una flechita que indica la existencia de una ventana.
Al pulsar y desplegar esta ventanita, se mostrarán las alternativas que tenemos y en este caso elegiremos Insertar.
Ya en nuestra hoja de trabajo y en el documento, la palabra "correctivas" se habrá cambiado por la palabra "correctoras" utilizada como sinónimo.
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BUSCAR Y REEMPLAZAR Podemos en Word identificar automáticamente una pálabra o frase en un documento, esto es muy útil cuando deseamos ubicar en el texto ciertos elementos de interés. Para ello nos posicionamos en el botón Inicio de la barra de herramientas. Identificamos la sección Edición y vemos las funciones u opciones relacionadas
Abrimos la función Buscar y reemplazar. Escribimos la palabra, por ejemplo "niños"
y si desearamos sustituir "niños" por la identificación de ñiños y niñas, representados por "niñ@s"
Automáticamente Word va revisando el documento y busca estas palabras. Poco a poco muestra donde se encuentran estas palabras y si desearamos reemplazar y realizar la sustitución en el texto. Pulsamos la tecla Reemplazar
Y si quisieramos sustituir todas las palabras niños por niñ@as, pulsamos la tecla Reemplazar todos.