"Para comunicarse de forma efectiva, debemos darnos cuenta de que cada uno de nosotros percibe el mundo de diferente manera y debemos utilizar ese conocimiento como guĂa para comunicarnos con los demĂĄs". Anthony Robbin.
BENEFICIOS DE LA COMUNICACIÓN • • • • • • • • •
Desaparecen los rumores y la radio pasillo Se comprenden mejor los problemas Se moviliza la capacidad colectiva de solución de problemas Favorece la identificación del personal Incrementa la participación Se establecen políticas basadas en la consulta y en el consenso Aumenta la productividad La participación recibe el adecuado reconocimiento Aumenta el sentido de pertenencia
EMISOR: persona que emite la información. RECEPTOR: información.
persona
que
recibe
la
MENSAJE: contenido de la comunicación, de la información. CÓDIGO: lenguaje determinado; signos escritos, gestos....
palabras,
CANAL: vehículo que transporta el mensaje entre el emisor y el receptor. BARRERAS: actitudes personales, prejuicios, ruidos, no ser el momento adecuado,... que dificultan la comunicación. FEED-BACK: mensaje de vuelta confirmar que la comunicación va bien.
ELEMENTOS DE LA COMUNICACION
para
EMISOR Es el sujeto con un objetivo y una razón para ponerse en comunicación, es la fuente de comunicación de la cual parte un mensaje o información. La fuente del mensaje ha de reunir una serie de características: • Credibilidad • Persuasión
RECEPTOR Es quien recibe el mensaje y el encargado de su decodificación. Hay que tener en cuenta que el receptor sólo puede captar una cantidad determinada de información en un tiempo determinado. Por lo tanto, el emisor debe hacer lo posible para mantenerse dentro de esos limites y no sobrecargar al receptor con mensajes que excedan de su capacidad de atención. En el proceso de comunicación el emisor determina: Tipo de comunicación Mensaje, Estructura Medios a utilizar.
MENSAJE Es la información que el emisor transmite al receptor. El proceso de comunicación lleva siempre consigo un intercambio de mensajes. La transmisión de un mensaje se produce a través del proceso de codificación y decodificación. En este sentido se entiende por: •
Codificación: Es la conversión de la idea en lenguaje. Podemos codificar nuestras ideas en imágenes, gestos, sonidos, etc. siempre adaptados a las posibilidades del receptor.
•
Decodificación: El receptor transforma el código simbólico enviado por el emisor en ideas. Es la interpretación de los símbolos.
Para que un mensaje sea eficaz debe responder a unos requisitos fundamentales: • • • • •
Claridad: Precisión: Objetividad y veracidad: Oportuno: Interesante:
CĂ“DIGO
Lenguaje determinado usaremos transmitir mensaje:
que para el
Palabras Signos escritos Gestos ImĂĄgenes, etc.
CANAL Todos los mensajes deben ser transmitidos a través de un canal y, dado que el contenido, el código y el tratamiento de un mensaje están íntimamente relacionados con el canal que se utilice, la elección de éste es fundamental y determinante en la eficiencia y efectividad de la formación. Debemos elegir un canal que veamos que nos ofrece resultados y se adapta a las posibilidades que tenemos.
FEED-BACK «La información que recoge el emisor de una comunicación sobre los efectos de la misma en el sujeto que la recibe». Esta información recibida permite al emisor saber si su mensaje ha sido comprendido correctamente y qué repercusión ha tenido en el sujeto que la recibe. Utilizar feed back disminuye el número de errores en el trabajo. Al hacerlo, el proceso de la comunicación requiere más tiempo para desarrollarse, puesto que se vuelve más lento. Por el contrario, la ausencia de feed back hace aumentar el número de errores en el trabajo, aunque se gane tiempo.
CÓDIGO
Las barreras de la comunicaci贸n son los elementos que pueden influir en la buena marcha de 茅sta. Algunos de los aspectos que debemos controlar pueden ser los siguientes:
•El lugar o momento elegido: Debemos analizar el contexto en el que nos encontramos. Por ejemplo, si queremos comunicar algo a nuestro equipo de trabajo en un taller sin iluminación es fácil que los trabajadores pierdan detalles, o si hay mucho ruido alrededor es muy probable que los resultados de nuestra comunicación no sean los esperados. También es importante saber introducir el contenido o información en un momento u otro.
•Perturbaciones o interferencias Ruidos, mulitillas.Es algo muy normal que no supone ningún trastorno para la comunicación pero que debemos cuidar porque si son muy frecuentes puede resultar molesto.
•Falta de empatía: Falta de capacidad de ponerse en el lugar del otro con el objeto de comprender mejor sus reacciones y sus necesidades. Si no se es capaz de empatizar, habrá mayores dificultades de comunicación, podemos caer en el error de facilitar nuestro producto o servicio sin ajustarnos a las necesidades de los clientes, perdiendo oportunidades de negocio.
•Inexistencia de feed-back: Sin una información de vuelta no sabremos si cumplimos nuestro objetivo ¿nuestro cliente está satisfecho? ¿nuestro equipo de trabajo está motivado?.
•Estereotipos o prejuicios: Éstos provocan una predisposición a interpretar el mensaje de una determinada forma (sexo, religión, edad, raza...). Los prejuicios son muy peligrosos por que regulan nuestra conducta.
•Efecto halo: Juzgar a la otra persona en función de la primera impresión; ésta hace que no nos fijemos en los matices y no seamos objetivos.
•No escuchar: Aunque más adelante hablaremos de lo que es la escucha activa, podemos decir que es una de las habilidades principales que debemos tener como emprendedores por que necesitamos saber el punto de partida del trabajador, proveedor, cliente, asociación empresarial, etc, los aportaciones que realiza, su opinión sobre nuestro trabajo, etc,... y otros aspectos que nos pueden facilitar el trabajo y ampliar nuestra perspectiva.
A la hora de comunicarnos podemos hacerlo de diferentes formas respecto a la persona que nos escucha. Podemos ser agresivos e imponer nuestra postura, ser inhibidos dando una imagen de poco control de la situación y de uno mismo o ser asertivos, postura que nos lleva a crear situaciones de comunicación mas satisfactorias. De las tres posturas nos interesa centrarnos en la última, la asertividad, por ser la que nos sitúa en mejor posición para garantizar el éxito de la comunicación. Actuar asertivamente significa que tú expresas lo que quieres y deseas de un modo directo, honesto, y en un modo adecuado que claramente indica lo que se desea de la otra persona pero mostrando respeto por ésta. La aserción es el arte de expresar clara y concisamente los deseos, necesidades e información a otra persona mientras seas respetuoso con el punto de vista de la otra persona.
Este estilo tiene también unas características propias. Suele mostrar un comportamiento directo y firme ya que su propósito es una comunicación clara y directa sin ser ofensiva. Suele utilizarse mensajes "yo" (deseo, opino...), en los que indica con claridad el origen personal, que no impositivo, de los deseos, opiniones o sentimientos. Utiliza una expresión social franca, postura relajada, tono de voz firme y un espacio interpersonal adecuado. Y sobretodo, se escucha a la otra persona, analizando su perspectiva sobre el mismo tema a tratar. En el siguiente cuadro se puede ver de forma sencilla el resultado de las tres respuestas que tenemos en la comunicación.
Tan importante es saber transmitir información como saber escuchar para recogerla. La escucha activa es importante para conseguir los objetivos marcados tanto para el emprendedor, como para las personas que rodean nuestro trabajo, para poder conseguir los objetivos marcados. Por medio de esta habilidad nos hacemos conscientes de lo que la otra persona está diciendo y de lo que está intentando comunicarnos. A través de ella «damos información» a nuestro interlocutor de que estamos recibiendo lo que nos dice.
"Con el oído se nace, la escucha se hace"
Sus objetivos los podemos resumir en tres: • Asegurar al interlocutor que hemos recogido y entendido su mensaje. •Alentar al interlocutor a emitir nuevos mensajes. • En la escucha activa procuramos transmitir al emisor que realmente le estamos escuchando, mirándole, asintiendo, acercándonos con el cuerpo, preguntándole sobre el tema de que habla, haciéndole preguntas, resumiendo para verificar que hemos comprendido el mensaje. Nos facilita la comunicación con la otra persona y nos ayuda a fijar el contenido en la memoria.
¿Cómo poner en marcha una escucha activa?
A.- Observando a nuestro interlocutor para: •Identificar el contenido de sus expresiones verbales. •Identificar sus sentimientos. •Identificar el momento en el que nuestro interlocutor desea que hablemos y terminemos con nuestro papel de receptor. •Empatizar (ponerse en el lugar del otro para entender mejor sus sentimientos y emociones. No significa que compartamos sus sentimientos, ni que estemos de acuerdo, sólo que los entendamos).
B.- Con gesto y con el cuerpo: •Asumiendo una postura activa. •Manteniendo contacto visual. •Adoptando expresión facial de atención. •Adoptando incentivos no verbales para el que habla: mover la cabeza, ... •Tomando notas, si procede. •Usando un tono y volumen de voz adecuados.
C.- Con palabras: •Adoptando incentivos verbales para el que habla: «ya veo», «ajá». •Parafraseando o utilizando expresiones de resumen: «si no te he entendido mal...».
D.- Evitando hacer algunas cosas mientras escuchamos: •No interrumpir al que habla. •No juzgar. •No ofrecer ayuda o soluciones prematuras. •No rechazar lo que la otra persona está sintiendo. •No contar «tu historia» mientras la otra persona necesite hablarte. •Evitar el «síndrome del experto»: cuando alguien te plantea un problema, tú ya tienes las respuestas, antes incluso de que esa persona esté a mitas de su exposición.
No existen recetas m谩gicas para lograr una comunicaci贸n eficaz, depende de nosotros mismos y de la actitud que tomemos ante la relaci贸n con los dem谩s. Pero siempre existen unas recomendaciones, que debemos tener en cuenta y adaptar a nuestras posibilidades a las personas con las que trabajemos.
•Conocer al cliente, trabajador, etc,.. sus expectativas respecto a nuestro trabajo. •Utilizar un lenguaje claro para el receptor. •Reforzar el lenguaje oral con elementos no verbales. •Uso de la repetición y varios canales (informes, reuniones formales o informales...). •Estructurar el mensaje, evita la sensación de desorganización. •Retroalimentación, provoca que te den información para que sepas si están asumiendo lo que le quieres comunicar.
En la persona que habla
Facilitan la comunicación
Dificulta la comunicación
Prestar atención al nivel de comprensión de los demás Expresar la propia opinión, sin imponerla Pensar previamente la idea a expresar Organizar la idea a expresar: idea principal, explicación, ejemplo
No atender al nivel de comprensión ni preguntar sobre ello. Usar estrategias agresivas para imponer su punto de vista
Emplear el tiempo adecuado
Excederse en el tiempo, usando detalles intranscendentes Usar términos rimbombantes y no estar atento a la comprensión de los oyentes Intervenir como reacción a lo que otros han dicho, sin cuidar el estilo Pasar por alto la intervención precedente, no escuchar a los demás
Usar términos claros y sencillos. Si usa términos técnicos pregunta si han sido comprendidos Respetar las ideas de los demás y sus sentimientos Tratar de participar para hacer progresar el discurso (esto supone la escucha activa previa)
Improvisar, sin tener la idea clara Irse por las ramas, perderse
En la persona que escucha Facilitan la comunicación Escuchar de forma activa Intentar comprender el mensaje de la otra persona, aún cuando no se esté de acuerdo con ella Mostrar actitud sosegada de escucha, interés por lo que dice el otro Intentar evitar los prejuicios hacia quienes hablan o hacia su opinión Actitud de aceptación de opiniones diferentes o contrarias a la propia, como suceptibles de enriquecer al grupo Usar adecuadamente los turnos de palabra
Dificultan la comunicación Aparentar escuchar de forma activa mientras se piensa la estrategia para confrontar lo qu están contando. Intentar debatir, confrontar, desafiar con un argumento más potente, mientras que la otra persona habla Mostrar actitud de extrañeza, desinterés Expresar prejuicios, estereotipos... Actitud de rechazo a lo que no cuadra con lo que uno piensa Romper los turnos, y cortar al compañero/a que habla
Un conflicto es aquella situación de antagonismo u oposición que resulta problemática y de difícil gestión. Apuro, situación desgraciada de difícil salida.
Pero ¿qué es un conflicto?. Normalmente, cuando nos hablan de conflictos pensamos en guerra, agresión, discrepancia, tensión, ansiedad. El conflicto es algo que surge de forma continua en nuestro alrededor en el ámbito familiar, en los medios de comunicación, en la vida laboral, etc. es algo normal y natural porque tiene su origen en la comunicación, y como ya hemos visto es imposible no comunicarse. Que sea algo habitual no significa que no nos sorprenda cuando nos enfrentamos a una situación conflictiva, asumiendo una actitud defensiva, que, generalmente no favorece su resolución.
Debido a que es algo inherente a las relaciones del día a día no debemos tratar de eludirlo, sino de afrontarlo adecuadamente, para resolverlo de forma positiva. Hay que asumirlo como un factor para el cambio, su resolución nos llevará a una situación diferente a la del punto de partida. Pasos para afrontar los conflictos de forma positiva: • • • • •
Identificar, delimitar el conflicto, formularlo de manera clara y precisa, de forma que las partes afectadas entiendan lo mismo. Valorar colectivamente la importancia del conflicto, sus causas y consecuencias, la disposición o actitud que tenemos para resolverlo. Identificar y analizar entre todos los afectados, todas las soluciones posibles y su coste. Asumir una solución significa dejar otras de lado, con sus consecuencias). Tomar una decisión por negociación o por mayoría. Aplicar y evaluar colectivamente la decisión tomada.
Muchas veces, entre el equipo surgen conflictos que se basan en malentendidos que son fácilmente solucionables. Sin embargo, si dejamos que pasen sin resolverlos ponen en peligro el logro de nuestros objetivos.
El conflicto no se genera únicamente con los demás, en ocasiones el conflicto se genera en uno mismo; prejuicios, estereotipos, cansancio, problemas familiares, ... situaciones que nos llevan a exteriorizar de forma negativa la confrontación de determinados problemas. Por eso es necesario descubrir si el problema lo está ocasionando nuestra relación con terceras personas o por el contrario proviene de nosotros mismos. A partir de ahí podemos empezar a gestionarlo.
Estilos de respuesta ante el conflicto A la hora de afrontar un conflicto podemos ver varias posturas con las que responder a la situación. Cada una se refleja dentro de un nivel de agresividad y de colaboración, entendiendo por tales la mayor o menor disposición que se tiene solución para de forma positiva las necesidades que se plantean. Hablamos de competición o colaboración.
Competencia
Colaboración
•Las posturas se orientan a la •Las posturas se orientan a la satisfacción de objetivos personales satisfacción de objetivos comunes al grupo. •Exige secreto, discreción, silencio •Exige apertura, confianza, diálogo •Favorece un clima que tiende a aumentar la diferencia entre el "nosotros superior" y los "otros inferiores" •Se tiende a sobrevalorar la propia contribución y a desacreditar la de los demás
•Favorece un clima de integración entre el nosotros y los otros, en clave de igualdad •El esfuerzo de cada uno es evaluado en su justo valor, venga de donde venga.
Recomendaciones para usar ante los conflictos. La empatía para conocernos: a veces para poder aportar soluciones es necesario que sepamos de lleno cuáles son las sensaciones de la otra parte. Para ello aplicamos la empatía, situación para la que somos capaces de ponernos en el papel de la otra persona y asumir sus sensaciones. Al introducirnos en «cómo actuaría el otro» podemos comprender mejor su punto de vista y analizarlo de forma más clara, eliminando prejuicios y estereotipos que distorsionen nuestra visión.
•Utilizar mensajes «yo»: los mensajes "tu" (tu dices, tu haces,...) tienden a echar las responsabilidad a otro. Debemos intentar no buscar culpables sino identificar la situación y aportar soluciones. Nos ayudará a ser más objetivos con la situación conflictiva.
•Escuchar de forma activa: un truco es hacer que cada vez que uno hable haga un resumen de lo que ha dicho el anterior, de esta forma nos aseguramos que nos escuchamos y nuestra respuesta no es anticipada, sino centrada en el mensaje que nos han dado, observando las opiniones y situación del otro.
Resentimiento-requerimiento-reconocimiento: Resentimiento: cada parte explica todo lo que les hace sentir molesto. Requerimiento: posteriormente, hacemos ver lo que necesitarĂa cada parte para sentirse mejor y en que se debe implicar cada afectado. Reconocimiento: cada persona indica que requerimiento estĂĄ dispuesto a cumplir.
Si con todo esto no vemos salida al conflicto, y afecta al desarrollo de nuestros objetivos debemos recurrir a una tercera persona: un mediador. Su función será ayudar a que ambas partes encuentren una solución satisfactoria. Deberá ser neutral, buscando la aproximación de las posturas, dejando que la solución sea aportada por los implicados en el conflicto, ya que esto facilitará su aplicación.