Portafolio informatica by Tania Zenteno Santacruz

INSTITUTO DE INVESTIGACION Y ENSEÑAANZA IBEROAMERICANO A. C. BACHILLERATO INCORPORADO A LA BUAP PORTAFOLIO DIGITAL INFORMATICA 2º “C”

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SEMESTRE “B” INFORMATICA II

Profesora: Lilia Rivera González Alumna: Tania Zenteno Santacruz Grado: 2º Grupo: “C” Ciclo escolar: 2014-2015 Base de datos (El dulce reino) Portafolio Digital Fecha de entrega: 2 de Junio

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Introduccion Para comenzar, una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo tema, en este caso, una dulcería y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa. Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas. Durante este semestre nos enfocas a la elaboración de una base de datos, a la cual le aplicamos diversas funciones como “SI2, “O”, “Y”, “VERDADERO”, “FALSO”, etc. dependiendo el contexto de nuestra base de datos, graficamos tablas, agregamos tablas dinámicas, agrupamos datos, etc. con el fin de adquirir mayor conocimiento y habilidades sobre la función y utilidad de una base de datos, para finalizar aplicamos también macros, macros nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de manera que podamos ser más eficientes en nuestro trabajo, una macro es una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos. Fue de esta forma como se trabajó a lo largo de cuatro parciales y en los cuales observamos todos y cada uno de los pasos a seguir para llegar a nuestra base de datos finalizada con todos los elementos incluidos.

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Tabla de contenido Diseño y construcción de la base de datos........ 6 Funciones de base de datos, búsqueda y referencia .......................................................... 9 Agrupar datos y Tablas dinámicas .................. 15 Macros ............................................................ 16

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Diseño y construcción de la base de datos Objetivo: Diseñar y organizar adecuadamente la información dentro de un libro de Excel para poder consultar los datos de una manera fácil y eficiente, en este parcial plantearemos las bases para comenzar a realizar la base de datos, son cinco pasos a seguir para la creación o planeación correcta de la base de datos, primero Identificar las tablas de la base de datos, Determinar los campos de las tablas, Identificar la llave primaria de cada tabla, Identificar las relaciones entre tablas y Identificar datos repetidos en tablas, de esta forma comenzamos la construcción de “El dulce reino”.

Herramientas: Ordenar: La ordenación es una de las partes esenciales del análisis de datos. Se puede poner en orden alfabético una lista de productos, ordenar cronológicamente una serie de fechas, e incluso ordenar los datos de acuerdo al color de relleno de fondo o color de fuente que tengan. Hay tres formas de ordenar datos: Alfabéticamente, de forma ascendente, por su color, tanto de relleno de la celda como de la fuente y podemos acceder a las herramientas de ordenación de varias formas posibles. Filtrar: Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un conjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este conjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Formato: Es posible modificar la altura de la fila o lo ancho de la columnas así como dar formato a celdas, ocultar y mostrar, cambiar el nombre a la hoja, mover o copiar hoja, color de etiqueta, protección de hoja, etcétera. Insertar: Insertar: Con esta herramienta podemos insertar dentro de la hoja de trabajo columnas, filas, etc. en caso de haber olvidado color una con anterioridad

Elaboración: Para poder diseñar una base de datos se requiere organizar adecuadamente la información dentro de Excel para consultar los datos de manera fácil y eficiente, pero para esto es necesario determinar cinco pasos muy importantes y fundamentales para poder comenzar correctamente la base. Paso uno: identificar las tablas de la base de datos analizamos el tipo de información en la que se organizara toda la base de datos, para esto tuvimos que elegir un tema central y e mi caso: elegí una dulcería “El dulce reino”.

INSTITUTO DE INVESTIGACION Y ENSEÑAANZA IBEROAMERICANO A. C. BACHILLERATO INCORPORADO A LA BUAP PORTAFOLIO DIGITAL INFORMATICA 2º “C” Paso dos: Determinamos los campos de las tablas, una vez identificadas todas las tablas indicamos el nombre de cada una de las columnas, (campo) el nombre del campo deberá describir de que trata la columna y nos ayudara a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la tabla. Paso tres: Identificamos la llave primaria, esta nos permite identificar de manera única cada uno de los registros de la tabla, se abrevia ID. Paso cuatro: Ya determinada la llave primaria y los campos debemos establecer el objeto que nos permita crear una relación con nuestras tablas, la relación se puede establecer de una tabla a varias o de varias a una sola tabla. Paso cinco: Este es el último paso a seguir para establecer nuestra base de datos, identificar campos repetidos, una vez reconocido los diferentes pasos solo nos queda identificar si queda algún campo repetido, en ese caso debemos eliminarlo o modificarlo dependiendo si se trata del mismo objeto o de una diferente, si es un campo hay que establecer que tan importante o necesario es el campo.

Imagen 1: Identificar tablas

Imagen 2: Determinar campos

Imagen 3: Identificar la llave primaria

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Imagen 4: Relacionar tablas

Imagen 5: Identificar campos repetidos

Conclusión: Para concluir… Es muy importante tener en cuenta todos los puntos indicados con anterioridad para comenzar a realizar una buena base de datos, una base de datos nos es de gran utilidad en general en el ambiente laboral, por ejemplo si llevas una empresa como una dulcería, una base de datos te ayudara a encontrar información rápido y fácil sobre tus productos o clientes, proveedores, entre otros, este primer parcial nos enfocamos en organizar y planear cuidadosamente de la base de datos.

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Funciones de base de datos, búsqueda y referencia Objetivo: El objetivo de esta práctica es aplicar todos nuestros conocimientos y habilidades sobre tipos de funciones en Excel, para poder manejar de la mejor manera cada una de las funciones dentro de la realización de cualquier documento y que nos facilite el trabajo dentro del mismo, sirven para encontrar de forma rápida y sencilla datos que se encuentran dentro de una hoja de cálculo. Por ejemplo: DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo, AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia, ELEGIR Elige un valor de una lista de valores, COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia, COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia, HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet, INDICE Utiliza un índice para elegir un valor de una referencia o matriz entre otros.

Herramientas: Formulas: Esta barra que podemos introducir el contenido de una celda así como modificarlo. Además nos facilita la inserción de fórmulas dentro del programa. despliega los datos o las fórmulas contenidas en la celda activa y nos permite hacer una edición de esos datos o fórmulas.

Insertar función: simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar la función adecuada y nos da información sobre sus argumentos. Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado y se podrá hacer prácticamente todo.

Insertar símbolo: Cuando los símbolos y caracteres especiales no estén disponibles en el teclado, puede usar el cuadro de diálogo Símbolo para insertarlos en una celda de una hoja de cálculo, encontramos el circunflejo, y otros símbolos necesarios para poder realizar nuestras funciones de manera correcta

Formato: encontramos varias opciones para reacomodar las celdas, ya sea cambiar el tamaño de la fila y columnas dentro de nuestro trabajo, además de darle un color, estilo etc., a la tabla en la que se encuentran muestra formulas. contiene botones y listas que se despliegan para todas las cosas que la gente cambia más a menudo sobre el aspecto de su texto, como el color, tamaño y fuente. Existen tantas opciones! Insertar columnas: Con esto podemos aumentar columnas si nos son necesarias, dentro de nuestra tabla, para poder continuar con el trabajo.

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Elaboración: BUSCAR V 1. El primer paso a seguir fue ver que la función BUSCARV indica el valor que vamos a buscar. En el ejemplo de la imagen 1 nos referimos al valor de la celda B1 que es “Diana”. 2. El segundo paso es ver el rango donde se realizará la búsqueda y el cual debe cumplir con dos condiciones. La primera condición es que la primera columna del rango debe ser la columna donde se realizará la búsqueda. La segunda condición es que la columna con el valor que necesitamos como resultado debe estar contenida en dicho rango. En nuestro ejemplo, deseamos encontrar el teléfono de “Diana” y por lo tanto la columna F debe estar incluida en el rango de búsqueda. 3. El tercer punto indica la columna que deseamos obtener como resultado. Nuestro rango (D2:F6) contiene tres columnas, la primera es el Nombre, la segunda el Apellido y la tercera el Teléfono. Ya que necesitamos como resultado la columna Teléfono, es necesario indicar el valor 3 como el tercer argumento de la función. 4. El cuarto paso y último es ver que la función BUSCARV es opcional e indica el tipo de búsqueda que deseamos realizar. En nuestro ejemplo utilizamos el valor FALSO para indicar a la función que deseamos una coincidencia exacta del valor buscado. Como resultado, la función BUSCARV nos devuelve el valor de la columna Teléfono que corresponde a “Diana”. Con solo cambiar el valor en la celda B1 obtendremos el teléfono de la persona indicada: HIPERVINCULO: En la ficha insertar de Excel hay un pequeño botón con un mundo llamado hipervínculo, al presionarlo saldrá una tabla en la cual habrán múltiples opciones, en este caso crearemos un hipervínculo de la portada de nuestra base de datos a productos que es la siguiente página, entonces, vamos al recuadro que dice… lugar de este documento y aparecerá una lista de las tablas de nuestra dulcería, entonces selecciono el nombre de la hoja a la que quiero llegar con el hipervínculo y listo. De esta forma cree un enlace desde la portada de la dulcería El dulce reino hasta mi siguiente hoja, lo que la hace más dinámica y práctica.

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Imagen 1: BUACRA V

Imagen 2: Portada base de datos con hipervínculo

Imagen 3: Cuadro de hipervínculo, seleccionar enlace

Imagen

4: Enlace hoja de PRODUCTOS

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Imagen 5: Hipervínculo

Conclusión: En conclusión, gracias a las funciones de búsqueda y referencia nos es posible volver más practica nuestra base de datos, la vuelve más completa y fácil de usar, las funciones de búsqueda y referencia son de gran ayuda para facilitarnos la búsqueda de cierto contenido, por ejemplo, podemos buscar un valor dentro de una fila o columna, o dentro de una lista, hacer referencias a celdas u hojas, obtener la dirección de una celda, obtener el número de la fila especificada, en fin, nos ayudan a volver más practica la base. De datos y en caso de una empresa es de gran ayuda.

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Agrupar datos y Tablas dinámicas Objetivo: El objetivo principal de esta unidad o parcial es identificar y saber aplicar las tablas dinámicas a la base de datos así como agrupar datos en la misma, agrupar datos nos sirve para que, si tengo una lista de datos que deseo agrupar y resumir, puedo crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un número superior de símbolos del esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por un número inferior de símbolos de esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo., el propósito de esto es saber cómo y cuándo utilizarlo así como las tablas dinámicas que sirven para crear una nueva tabla con información resumida a mi conveniencia. En si te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Herramientas: Tabla dinámica: Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades. Resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Agrupar datos: Si existe una lista de datos que desee agrupar y resumir, como por ejemplo mi tabla de ventas en la base de datos puedo crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un número superior de símbolos del esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por un número inferior de símbolos de esquema. Se usa un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o también para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puedo crear un esquema de filas, etc. Formato: Esta herramienta se utiliza para dar diseño a las tablas o cada celda individualmente, tamaño, color, etc.

Insertar: Se usa para agregar una celda, columna, o cambiar el tamaño de las mismas en la hoja de cálculo al inicio del trabajo

Diseño de página: Aquí se le puede dar tamaño u orientación a la hoja, además de un margen exterior o color de página.

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Elaboracion: Agrupar datos: Primero hay que ir a la ficha datos, despues del lado derecho superior se encuentra una herramienta llamada agrupar, al presionarla saldra un recuadro con la palabra filas o columnas, para esto previamente habras seleccionado por completo las filas o columnas que quise ocultar, entonces en este recuadro color gris solo especificare si columnas o filas y aceptar, al aceptar saldra del lado izquierdo o superior una franja negra con un numero, al dar clic en el numero se ocultaran las filas o columnas indicadas y solo aparecera la informacion que necesito en especifico. Tablas dinamicas: Para insertar una tabla dinamica en la base de datos es necesario ir a insetar, del lado izquierdo aparecera un recuadrito que dice “Tabla dinamica” al hacer clic en ella aparecera un recuadro en el centro de la hoja actual en el que te pedira especifiques la tabla o el rango, luego en la parte de abajo dice si quieres crear esta tabla dinamica en la misma hoja o en una nueva, en este caso elegi en una hoja nueva. Hecho esto aparecera una nueva hoja con todos los campos de la tabla del lado derecho y seleccionas los que mas te convengan, hecho esto hay que darle formato a la tabla, lo cula se hace primero llendo a diseño, luego a diseño de informe y justo ahí apareceran diversas opciones de las cuales elegi mostrar en forma de esquema, luego del lado derecho escogi un estilo para la tabla y eso fue todo

Imagen 1: Agrupar datos, proceso

Imagen 2: Como funciona la agrupación de datos

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Imagen 3: Base de datos con agrupación de datos

Imagen 4: Tabla dinámica Proceso

Imagen 5: Base de datos con tabla dinámica

Conclusión: Para finalizar, las tablas dinámicas son de gran ayuda para resumir información así como agrupación de datos, cada uno con un objetivo diferente pero que se parece pues ambos te ayudan a ver solo la información que requieres, las tablas dinámicas crean otra tabla, mientras que con la agrupación de datos puedes ocultar solo por un periodo corto de tiempo la información y luego volver a aparecerla.

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Macros Objetivo: Identificar y saber aplicar un macro a la base de datos para facilitar las tareas o llenado de registros de una forma práctica. Un macro como tal es un conjunto de acciones realizadas en una hoja de cálculo que quedan grabadas en Excel de forma que simplemente haciendo clic en el menú Herramientas, Macro, Ejecutar macro automáticamente se repite el proceso. Para crear una Macro se utiliza el lenguaje de programación VBA, Visual Basic para Aplicaciones, si bien se puede simplemente grabar sin tener conocimientos de programación, para ello basta con que realices una secuencia de acciones y Excel se encargara de crear la Macro

Herramientas: Macros: Sirve para automatizar tareas repetitivas, de esta manera las dejas grabadas porque las realizas con asiduidad. En el momento que las necesites solo tienes que decirle al programa que Ejecute la Macro

Formato: La herramienta formato es de gran ayuda para darle un criterio de especificaciones visuales a la tabla que se maneje, por ejemplo, la altura de las filas lo ancho de las columnas, etc.,

Elaboración: 1) Para comenzar a aplicar macros en mi base de datos comencé por realizar en una nueva hoja una tabla muy sencilla llamada sistema de ingreso a bodega, a la cual le di formato y del lado izquierdo coloque diversos aspectos que necesito saber o conocer como fecha, código, producto, cajas, etc. 2) Teniendo hecha la tabla seleccione todos los caracteres del lado izquierdo como fecha, hora, producto y lo pegue en una nueva hoja con pegado especial 3) Después fui a la ficha vista y seleccione macros, en macros la segunda opción dice grabar macros, al dar clic aparecerá un recuadro en el cual se debe escribir GRABAR y abajo la letra G, habiendo hecho esto debo ser muy cuidadosa porque todo lo que haga a partir de ese momento quedara grabado.

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4) Luego seleccione por completo la columna bacía del lado derecho y pegue con pegado especial en una nueva hoja en la fila 100 y salió un recuadro en el cual se debe elegir la opción VALORES y TRANSPONER 5) Seleccione toda la tabla vacía hasta la fila 100 e inserte orden personalizado e indique ordenar por la columna D (PRODUCTOS) 6) A continuación, en la tabla de la primera hoja que hice previamente seleccione la columna vacía y oprimí la tecla suprimir, esto para que cuando escriba los datos de un producto y estos pasen a mi hoja de concentrado se borren de la primera tabla para que pueda escribir el registro del siguiente. 7) Ya casi para finalizar, con esto termine de grabar mi macros, entonces voy de nuevo a vista y doy clic en macros, donde ordeno detener grabación 8) Habiendo hecho esto podemos comenzar a escribir los registros en la primera tabla y al terminar de escribirlo oprimo CTRL+SHIFT+G, con esto la información se vaciara en mi hoja de concentrado y así sucesivamente.

Imagen 1: Elaboración de primera tabla

Imagen 2: Copiar caracteres en hoja nueva

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Imagen 3: Copiado personalizado

Imagen 4: Establecer limite

Imagen 5: Ordenar y filtrar datos

Imagen 6: Detener grabación y comenzar registro

Imagen 7: Macros aplicado Conclusión: En este último cuarto parcial aplicamos macros, macros es de gran ayuda para realizar llenados de registros de una forma rápida y práctica, aplicar macros es una tarea nada complicada, solo hay que tener cuidado con cada paso a seguir, y al terminar será una gran herramienta para tener un buen manejo de información dentro de la base de datos.

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Conclusión En este último semestre aprendimos mucho acerca de la elaboración y uso de las bases de datos en empresa, aprendí que una base de datos es un conjunto de información que se liga de alguna forma y se encuentra catalogada para tener mejor acceso de la misma, dichos datos se catalogan en forma ordenada y de fácil acceso, a lo largo de los últimos cuatro parciales vimos temas tales como ordenar y filtrar, funciones para la base de datos, funciones de búsqueda y referencia, agrupación de datos y tablas dinámicas, funciones SI, Y, O FALSO, VERDADERO, etc., todo esto fuimos trabajándolo al comienzo en prácticas ajenas a la base de datos para entenderlas y luego aplicarlas a nuestra base de datos. Una base de datos bien formada es de gran utilidad para encontrar registros de productos, vendedores, cantidad, etc. dependiendo la empresa y en este caso fue una empresa de dulces llamada “El dulce reino”. Con las bases de datos se nos facilita enormemente la realización de una investigación sobre un determinado aspecto, ya que, si la base es “buena” y sabemos “buscar en ella”, nos revelará empleados, cajas, costo por gramo, inversión, fechas y otros tipos información sobre el asunto que nos interese que hará que nuestro trabajo sea más riguroso, actualizado y eficiente.