Cartilla de contabilidad by Terranova Consultores

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO (UNIDADES ESTRATEGICAS QUE CONTRATAN CON LA EMPRESA)

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

CONTENIDO

Contenido

DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD

REGISTROS Y NOMBRES DE LAS CUENTAS

NATURALEZA DE LAS CUENTAS (Débitos / Créditos)

REGISTRO PRÁCTICO DE LA CONTABILIDAD

DINAMICA DE LA CONTABILIDAD

EJERCICIO DE CONTABILIDAD BASICA

ESTADOS FINANCIEROS

INDICADORES FINANCIEROS

GUIA METODOLÓGICA PARA EL CAPACITADOR

DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

1.1. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD La contabilidad es el Sistema de información que guarda los documentos originados por las transacciones que suceden día a día en la Cooperativa, para luego organizarlos, clasificarlos, registrar sus valores en los libros de Contabilidad y analizarlos, obteniendo las siguientes informaciones a determinada fecha: 1. El total y detalle de los Ingresos. 2. El total y detalle de los Egresos. 3. Todos los bienes y derechos a favor de la Cooperativa. 4. Todas las Deudas y Obligaciones a cargo de la Cooperativa y que debe pagar a Terceros. 5. Lo que le queda a la Cooperativa y a sus Asociados, por la diferencia entre lo que se tiene y lo que se debe. Esta información constantemente debe ser revisada, interpretada y analizada para conocimiento y tranquilidad de los Administradores y Asociados y para la proyección futura de la entidad. La Contabilidad es la brújula de la Coope4

rativa. Sin su presencia o dejarla atrasada, es como andar a ciegas, como cuando el marinero no la tiene en su embarcación, o sea que no hay rumbo definido y certeza hacia donde se va, lo cual implica demasiados riesgos y resultados impredecibles. Documentos: Son papeles que representan y comprueban las Transacciones, sin estos no se deben hacer los registros en la Contabilidad; se dividen en: Internos: Los que hace la Cooperativa como: recibos de caja, consignaciones en bancos, comprobantes de labores de los Asociados, planillas de pago de compensaciones, volantes de pago, recibos de caja menor, planillas de pagos de seguridad social, comprobantes de egresos de bancos, facturas de ventas de bienes y servicios Externos: Los que hacen Terceros y que recibe la Cooperativa como: recibos de caja por Pagos, facturas de compras de bienes y servicios, cuentas de cobro, extractos bancarios y de actividades emitidos por sus Clientes Comerciales. Transacciones: Son movimientos de Dinero (en $) por entradas y salidas como: comprar, vender, prestar o recibir un

servicio, recibir o entregar plata en calidad de préstamos; toda transacción debe tener mínimo un documento que la compruebe. Registrar: Es anotar, escribir o contabilizar el valor de las transacciones en los Libros de Contabilidad. La Cooperativa hace sus registros contables con las herramientas del computador y un programa de contabilidad, o sea utilizando un medio electrónico o computarizado y digitando toda la información del movimiento de los dineros.

adquisitivo, efecto negativo, porque los bienes y servicios incrementan su valor y esta protección por parte de la Cooperativa está relacionada con su efectiva y buena inversión.

IMPORTANTE PARA TENER EN CUENTA El dinero que en nuestro país está representado por pesos colombianos, es el patrón para el reconocimiento y registro en la Contabilidad. Siendo el dinero un bien escaso, es necesario controlarlo y aprenderlo a manejar, tanto en la Cooperativa como entre sus Asociados; esto quiere decir que se debe emplear en cosas necesarias, ahorrar lo que más se pueda y aprender a invertirlo con seguridad, rentabilidad y recuperarlo en el menor tiempo posible. El dinero debe ser protegido contra la devaluación que es la pérdida de su poder

1.2. QUIÉNES ESTÁN INTERESADOS EN LA CONTABILIDAD DE LA COOPERATIVA Sus administradores: Son los primeros responsables e interesados en el tema. • Sus Asociados: Necesitan conocer oportunamente que sucede en su Cooperativa desde el punto de vista económico y financiero, para su control y toma de decisiones.

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

• Sus clientes Comerciales: Personas Jurídicas y Naturales, que producen ingresos a la Cooperativa. Por medio de la información contable se enteran de su estabilidad financiera y sostenibilidad en el mediano y largo plazo para desarrollar convenios largos y productivos. • Entidades Financieras: Para saber el origen de los dineros y la capacidad de pago, sin lo cual no podrán otorgarle créditos. • Proveedores y Terceros: Para mantener sus suministros • El Estado: La Dian, El Dane y la Supersolidaria, para su control fiscal y entrega de información. 1.3 BENEFICIOS DE LA CONTABILIDAD • Permite controlar todas las transacciones, evitando errores, malos manejos o fraudes. • Con su información oportuna se toman decisiones administrativas y financieras. • De sus movimientos históricos se pro6

yectan los resultados de próximos períodos, que se llaman Presupuestos. Así mismo para evaluar sus ejecuciones y resultados económicos. 1.4 LA CONTABILIDAD DEBE SER • Clara y Comprensible: Debe leerse e interpretarse sin ninguna dificultad o duda; sus términos son conocidos sin que tengan que aclararse. • Oportuna: Sus libros contables deben contener registros al día y sus Estados Financieros de cada mes, deben ser presentados en los 20 primeros días del mes siguiente. • Útil: Su información debe ser analizada y empleada permanentemente. • Razonable: Sus transacciones deben corresponder a sus actividades operacionales, necesarias y que tengan relación con sus costos y beneficios; que lo contratado por Ingresos y Egresos esté justificado en cuanto a sus precios reales y de mercado.

• Comparable: Los resultados e información de los períodos deben compararse entre ellos: Meses (Enero presente con Enero del año pasado y así sucesivamente para cada mes), además año terminado con el año inmediatamente anterior. Su finalidad es conocer y analizar sus diferencias o variaciones, para determinar las razones tanto positivas y negativas que expliquen tales resultados, y poder tomar correctivos o mejorar las gestiones administrativas, operativas, comerciales y financieras. El lema es: LO QUE NO SE MIDE NO SE PUEDE CONTROLAR NI MEJORAR.

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

1.5 RESUMEN DEL CICLO CONTABLE 1. Inicia con la Transacci贸n. 2. Cada transacci贸n debe tener m铆nimo un soporte o Documento. 3. Los soportes o documentos se conservan mediante su cuidadoso y ordenado archivo. 4. Con los soportes se hacen los registros o contabilizaciones en los libros de contabilidad. 5. Al finalizar cada mes se elaboran los Estados Financieros.

REGISTROS Y NOMBRES DE LAS CUENTAS

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

2. REGISTROS Y NOMBRES DE LAS CUENTAS Los valores de las transacciones, al ser registrados en los libros de contabilidad, identifican donde quedan o en qué están representados y para lo anterior se utiliza la Cuenta. La cuenta es el medio que identifica donde se deben registrar los valores de las transacciones y tienen nombres para identificarse entre ellas. Las cuentas están clasificadas en el Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Egresos. 2.1. ACTIVO Lo que se tiene (Bienes y Derechos) en contabilidad se llaman ACTIVOS. 10

Los que se deben recuperar o convertir en dinero en el Corto Plazo y algunos en un mediano o largo plazo, como las inversiones programadas. Caja: Es la primera cuenta y la que registra la entrada y salida de dineros. Bancos: Todos los dineros recibidos deben depositarse por seguridad y administración, en Entidades financieras debidamente reconocidas y legales. Inversiones: Son las colocaciones de dinero en entidades legalmente reconocidas y exitosas, cuando queda dinero después de cubrir los costos, gastos y pagos de deudas a corto plazo. Su objetivo es obtener ingresos adicionales a los de la operación y recuperarlos en el tiempo definido en los planes de La Cooperativa. Se pueden requerir para utilizarlos en

negocios o proyectos de mediano y largo plazo. Las Inversiones pueden estar representadas en: certificados a término fijo (CDT), acciones, bonos de deuda pública y otros.

Computadores, impresora, fax y teléfonos.

Cuentas Por Cobrar: Son los Derechos a favor por la facturación de ventas de bienes y servicios, préstamos a Asociados y anticipos por compras o contratos de servicios. Sus valores deben ser celosamente controlados para evitar su pérdida o una muy lenta recuperación.

Maquinaria y Equipo: Grúas, buldóceres, tractores y otros.

Inventarios: Bienes que se comercializan y que no utiliza la cooperativa.

Cuentas de lo que se recupera en el Largo Plazo y otros no nombrados anteriormente

Cuentas que representan lo que es necesario para operar y no se tiene para la venta Terrenos: Inmuebles urbanos y rurales. Edificaciones: Todas las construcciones establecidas en los terrenos. Equipo de Oficina: Escritorios, sillas, archivadores, ventiladores, cafeteras y otros. Equipo Cómputo y Comunicaciones:

Equipo de Transporte: Motos, automóviles, buses y otros.

Cultivos: Transitorios y permanentes. Semovientes: De trabajo como mulas, caballos, bueyes, búfalos, etc.

Cuentas por Cobrar a largo plazo, diferidos por pagos anticipados o bienes que se consumen en varios períodos.

8546952 100 % 8546952 100 % 8546952 100 %

2.2 PASIVO Lo que se Debe o Adeuda (Obligaciones por Pagar), en Contabilidad se llaman PASIVOS Costos y Gastos por Pagar: Son los reconocimientos de egresos por Costos (pa-

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

gos de Compensaciones a los Asociados por actividades agrícolas a terceros) y Gastos (ocasionados u originados en la Sede por la administración de la Cooperativa)

de pagos de intereses y de capital.

Cuentas por Pagar: Son las deudas por adquisición a crédito de bienes, o por descuentos de las nóminas de compensación para cancelar a terceros como la Seguridad Social y los parafiscales.

2.3 PATRIMONIO

Proveedores: Son las compras de bienes de consumo por parte de las Cooperativa, a los almacenes o negocios con los cuales se tienen convenios de crédito. También las compras o servicios a cargo de sus asociados.

Capital Social: Representa los movimientos y saldos de los aportes que hacen los Asociados

Obligaciones Financieras: Préstamos con Entidades Financieras para financiar a Corto o Largo Plazo el Capital de Trabajo que requiera la Entidad. Entre los primeros están los Sobregiros Bancarios, de estos se debe hacer uso en caso de extrema necesidad ya que son los que tienen mayor tasa de interés. Entre los segundos están los créditos para financiar Proyectos Productivos propios de la Cooperativa, que deben planearse muy bien desde su factibilidad de mercado y financiero, para que siendo exitosos, dejen los ingresos esperados y se pueda cumplir con el plan 12

Impuestos por pagar: Aquellos señalados por la Ley.

Lo que queda o es propio (de La Cooperativa y de sus Asociados) en Contabilidad se llama PATRIMONIO.

Excedentes o Pérdidas: Muestra los resultados en pesos, obtenidos en un período (mes, meses o año). Deben ser siempre positivos si hay una buena gestión y operación de La Cooperativa. Temporalmente pueden llegar a ser negativos, visto lo cual se deben tomar precisas y oportunas medidas para que vuelvan a ser positivos. Reservas: Trasladada de los Excedentes en pesos de cada ejercicio para fortalecer patrimonialmente a la Cooperativa, como la Reserva para Protección de Aportes.

Superávit: Por donaciones o valorización de activos. 2.4 INGRESOS Ingresos Operacionales: Los que se obtienen por la Actividad Principal. Actualmente por Prestación de Servicios Agrícolas. Ingresos no Operacionales: Son otros ingresos diferentes a los Operacionales, como rentas de Capital (Rendimientos Financieros, Dividendos, Arrendamientos de Bienes Muebles e Inmuebles), también los de otras actividades como comercio, industria y explotación agropecuaria (Semovientes, Cultivos transitorios y permanentes). 8546952 100 %

2.5 EGRESOS

8546952 100 % 8546952 100 %

Costos: Son los egresos necesarios para elaborar un bien o prestar un servicio Este costo se recupera cuando se factura su venta. En el caso de las Cooperativas, el principal es el pago de las Compensaciones a los Asociados por las labores agrícolas.

Gastos Operacionales de Administración: Son los egresos necesarios para administrar la Cooperativa; no se recuperan y hacen parte, con otros costos y gastos, de los Egresos, que se restan de los Ingresos para establecer Los Excedentes (utilidad) o pérdida de cada período anual. Los principales gastos son: Arrendamiento y Servicios Públicos. Compensación del Gerente y de la secretaria. Honorarios Revisor Fiscal y Contador. Elementos de Consumo (papelería, ca fetería, aseo). Servicios y mantenimientos (aseo, transportes, arreglos de equipos) Primas de Pólizas de Seguros. Impuestos locales y Nacionales como Industria y Comercio, Avisos. Gastos bancarios.

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

NATURALEZA DE LAS CUENTAS (Débitos / Créditos)

3. NATURALEZA DE LAS CUENTAS (Débitos / Créditos) Es la información de cómo funciona en forma general la Contabilidad, con la afectación de las cuentas según sus conceptos y tipo de transacciones, facilitando los registros contables por la orientación precisa en donde deben quedar representados los valores de cada operación. La Naturaleza de las Cuentas opera según el Grupo que corresponda a estas: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Egresos y se define concretamente con saldos Débitos y Créditos, resumidos así: GRUPO

SALDOS DEBITOS

Activo

SALDOS CREDITOS

Pasivo

Patrimonio

Costos

Gastos Operacionales de Administración

Ingresos Operacionales

Ingresos No Operacionales

EFECTOS DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS POR LOS REGISTROS DEBITOS Y CREDITOS

GRUPO

DEBITOS

CREDITOS

Activo

AUMENTAN

DISMINUYEN

Pasivo

DISMINUYEN

AUMENTAN

Patrimonio

DISMINUYEN

AUMENTAN

Costos

AUMENTAN

DISMINUYEN

Gastos Operacionales de Administración

AUMENTAN

DISMINUYEN

Ingresos Operacionales

DISMINUYEN

AUMENTAN

Ingresos No Operacionales

DISMINUYEN

AUMENTAN

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

REGISTRO PRﾃ，TICO DE LA CONTABILIDAD

4.REGISTRO PRÁCTICO DE LA CONTABILIDAD Los libros de Contabilidad se registran, es decir se van llenando, con base en los Documentos que se originan en las Transacciones. La herramienta utilizada es el computador y un programa especializado de Contabilidad. 4.1 CUENTA T Para efectos didácticos se utiliza la CUENTA T, gráfico que representa las siguientes partes:

Crédito: Es la acción de anotar el valor de la transacción en el Haber y se dice que la cuenta ha sido acreditada.

8546952 100 % 8546952 100 % 8546952 100 %

RESUMEN CUENTA T NOMBRE DE LA CUENTA EJEMPLO: CAJA COLUMNA IZQUIERDA

COLUMNA DERECHA

DEBE

HABER

DÉBITO ( DEBITADA ) $ 100

CRÉDITO ( ACREDITADA ) $ 200

Nombre de la Cuenta: Que se escribe en la parte superior y corresponde a las que se enumeraron anteriormente, Debe: Es la columna izquierda y donde se anotan o escriben los valores de las transacciones, Haber: Es la columna derecha y donde se anotan o escriben los valores de las transacciones. Débito: Es la acción de anotar el valor de la transacción en el Debe y se dice que la cuenta ha sido debitada. CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

4.2 PARTIDA DOBLE

4.2.1 EJEMPLO DE PARTIDA DOBLE

Transacción: Los Asociados hacen aporEn el año 1.494 (recién descubierta Amé- tes a la Cooperativa por $1.000.000; dan rica por Colón y todavía sin este nombre), $500.000 en efectivo y $500.000 repreel Monje y Matemático Italiano Luca Pa- sentados en Equipos de Oficina. cioli creó esta Técnica contable para el registro de los valores de las transacciones. Consistente en la afectación mínima de ON 7 8 dos (2) cuentas, una en el Débito y otra / 4 5 en el Crédito por igual valor en ambos la+ 1 2 dos. Representa: • El Equilibrio de la Contabilidad: La suma del total de los débitos debe ser igual a la de los créditos. • La igualdad de la Contabilidad: Es una ecuación donde los Activos, que están representados en los saldos débitos, son iguales a la suma de los Pasivos más el Patrimonio, que están representados en los saldos créditos, es decir: Activo = Pasivo + Patrimonio. De manera práctica se dice que Partida Doble es: El registro del valor de la transacción en el Debe (Débito) de una o más cuentas y el registro de ese mismo valor en el Haber (Crédito) de otra u otras cuentas. 18

CUENTAS AFECTADAS

Caja Equipo de Oficina Capital Social (Aportes Asociados) SUMAS IGUALES

DEBITOS

9 6 3

CRÉDITOS

$ 500. 000

$ 500.000 $ 1.000.000 $ 1.000.000

$ 1.000.000

DINÁMICA DE LA CONTABILIDAD

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

con terceros disminuyen sus saldos y al registrar sus valores en el Debe se deben hacer Débitos.

5. DINÁMICA DE LA CONTABILIDAD A medida que se ejecuta cada transacción, se afectan una o varias de las cuentas de los Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Egresos, por lo tanto hay que tener en cuenta lo siguiente: 1. Activos: Cuando se compran o adquieren aumentan, registrar sus valores en el Debe o sea que se deben hacer Débitos, Cuando se venden o pierden disminuyen, se registran sus valores en el Haber o sea que se deben hacer Créditos. 2. Pasivos: Cuando se originan por compras, gastos, servicios y créditos financieros o con terceros aumentan sus saldos y al registrar sus valores en el Haber se deben hacer créditos; cuando se abonan o pagan las deudas u obligaciones 20

3. Patrimonio: Cuando los Asociados hacen Aportes aumentan sus saldos y se deben registrar sus valores en el Haber o sea que se deben hacer creditos; cuando a los Asociados se les pagan sus aportes, disminuyen sus saldos y se deben registrar sus valores en el Debe o sea que se deben hacer Débitos. 4. Ingresos: Cuando se reconocen o reciben aumentan sus saldos y se deben registrar sus valores en el Haber o sea que se deben hacer Créditos y al final del año se cancelan sus saldos para determinar el Excedente o Pérdida y se deben registrar sus valores en el Debe o sea que se deben hacer Débitos. 5. Egresos: Cuando se reconocen o se pagan aumentan sus saldos y se deben registrar sus valores en el Debe o sea que se deben hacer Débitos y al final del año se cancelan sus saldos para determinar el Excedente o Pérdida y se deben registrar sus valores en el Haber o sea que se deben hacer Créditos.

EJERCICIO DE CONTABILIDAD BÁSICA PARA COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

6. EJERCICIO DE CONTABILIDAD BÁSICA para COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO 1) Se inicia la Cooperativa con un aporte de los Asociados por $1.000.000, recibidos en EFECTIVO. 2) Se abre una cuenta corriente en el Banco Agrario y se consigna el $1.000.000 en efectivo. 3) El Banco Agrario cobra $10.000 por gastos Bancarios. 4) Se compran escritorios, sillas, archivador, ventiladores por $100.000, se gira un cheque por $50.000 y se queda debiendo el saldo. 5) Se compra un computador por $100.000 y se paga con un cheque. 6) Se firma un contrato de prestación de servicios agrícolas con cliente comercial por $1.000.000. 7) Se compra papelería a crédito por $20.000. 8) Se compra un terreno por $100.000 junto con una Edificación por $200.000, se pagan $150.000 con cheque y se quedan debiendo $150.000. 9) Los Asociados efectúan los trabajos del Contrato con cliente comercial y con una planilla le informan a la administración de la Cooperativa su valor total por $500.000. 10) Se afilian los Asociados a la EPS y Fondo de Pensiones. 11) La Cooperativa hace una factura a cliente comercial por Servicios Agrícolas por $1.000.000 12) El cliente comercial paga con cheque la factura anterior. 13)La Cooperativa consigna en el Banco Agrario el cheque recibido de cliente comerial. 14) La Revisora Fiscal entrega a la Cooperativa una cuenta de cobro de Honorarios por $50.000. 15) La Secretaria hace la Nómina de Administración por $100.000 y descuenta $10.000 por aportes de salud y pensiones. 16) Se gira un cheque para pagar la planilla de compensación y descuenta $30.000 por aportes de salud y pensión (ver punto 9) 17) El Banco Agrario le presta a la Cooperativa $300.000 y los Abona en su Cuenta Corriente. 18) El Banco Agrario cobra Intereses de un mes por $10.000. 19) La Cooperativa abre un CDT Certificado a Término Fijo a un mes por $200.000 20) El Banco Agrario abona a la cuenta corriente de la Cooperativa $5.000 por concepto de intereses del CDT.

Se pide: 1. Hacer los registros contables de cada una de las anteriores transacciones. 2. Hacer el Balance de Comprobación o de Prueba. 3. Hacer el Estado de Excedentes y Pérdidas. 4. Hacer el Balance General. 22

6.1 REGISTROS CONTABLES CUENTAS AFECTADAS

DÉBITOS

1 Caja Capital Social (Aportes Asociados)

$ 1.000.000

2 Bancos Caja 3 Gastos Operac. de Admón. Bancos 4 Equipo de Oficina Bancos Cuentas Por Pagar 5 Equipo Cómputo y Comunicación Bancos 6 La firma del Contrato no es una Transacción 7 Gastos Operac. de Admón. Proveedores 8 Terrenos Edificaciones Bancos Cuentas Por Pagar 9 Costos Costos y Gastos Por Pagar 10 La afiliación no es una Transac ción 11 Cuentas por Cobrar Ingresos Operacionales

$ 1.000.000

12 Caja Cuentas Por Cobrar

$ 1.000.000

10.000

100.000

20.000

$ $

100.000 200.000

$ 500.000

$ 1.000.000

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

CRÉDITOS

$ 1.000.000 $ 1.000.000 $

10.000

$ $

50.000 50.000

$ 100.000

20.000

$ 150.000 $ 150.000 $ 500.000

$ 1.000.000 $ 1.000.000

13 Bancos Caja 14 Gastos Operac. de Adm贸n. Costos y Gastos por Pa gar 15 Gastos Operac. de Adm贸n. Costos y Gastos por Pagar Costos y Gastos por Pagar Cuentas por Pagar 16 Costos y Gastos por Pagar Bancos Cuentas Por Pagar 17 Bancos Obligaciones Financieras

$ 1.000.000

18 Gastos Operac. de Adm贸n. Bancos 19 Inversiones Bancos 20 Bancos Ingresos No Operacionales

10.000

200.000

5.000

TOTALES

50.000

$ 100.000 $

10.000

$ 500.000

$ 300.000

$ 7.205.000

$ 1.000.000 $

50.000

$ 100.000 $

10.000

$ 470.000 $ 30.000 $ 300.000 $

10.000

$ 200.000 $

5.000

$ 7.205.000

6.2 BALANCE DE COMPROBACION O DE PRUEBA Es un informe o papel de trabajo que resume las transacciones en dos (2) partes: 1- los movimientos de las cuentas 2-sus saldos al final del Período y sirve para hacer los Estados Financieros. Con los registros anteriores lo hacemos así: COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO XYZ BALANCE DE COMPROBACION MES Octubre

CUENTAS DE RESULTADO

PATRIMONIO

PA SIVO

ACTIVO

GRUPO

CUENTAS

MOVIMIENTO

SALDOS DÉBITOS

CRÉDITOS

DÉBITOS 2.000.000 2.305.000 1.000.000 200.000 100.000 200.000 100.000 100.000

CRÉDITOS

510.000

650.000 300.000 20.000 240.000

140.000 300.000 20.000 240.000

CAPITAL SOCIAL

1.000.000

INGRESOS OPERACIONALES INGRESOS NO OPERACIONALES COSTOS GASTOS OPERAC. DE ADMON.

1.000.000 5.000

CAJA BANCOS CUENTAS POR COBRAR INVERSIONES TERRENOS EDIFICACIONES EQUIPO DE OFICINA EQUIPO COMP Y COM. COSTOS Y GASTOS POR PAGAR OBLIGACIONES FINANCIERAS PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR

TOTALES

2.000.000 990.000 1.000.000

8546952 100 % 8546952 100 % 8546952 100 %

500.000 190.000

7.205.000

-01.315.000 -0200.000 100.000 200.000 100.000 100.000

7.205.000

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

2.705.000 2.705.000

CONCEPTOS 26

ACTIVO: Son los Derechos y Bienes que tiene la Cooperativa a determinada fecha. PASIVO: Son las Deudas u Obligaciones por pagar que tiene la Cooperativa a determinada fecha. PATRIMONIO: Es lo que le queda a la Cooperativa y a sus Asociados, o sea el Activo Menos el Pasivo. Está representado por el Capital Social que son los Aportes de los Asociados, la Reserva de Protección de Aportes y los Excedentes del Ejercicio anual. CUENTAS DE RESULTADO: Son las que determinan si hay Excedentes (Utilidades) o Pérdidas; hay que recordar que todos los negocios se crean para obtener utilidades, INGRESOS OPERACIONALES son por Prestación de Servicios Agrícolas, COSTOS son las Compensaciones que se pagan a los Asociados y GASTOS son los que se pagan en la Sede.

ESTADOS FINANCIEROS

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

7.1 ESTADO DE EXCEDENTES Y PÉRDIDAS El Estado de Excedentes y Pérdidas muestra el origen, detalle y total de lo recibido y de lo egresado en el Período, para determinar los Excedentes o Pérdidas. 7. ESTADOS FINANCIEROS Son informes que resumen los movimientos o transacciones de la Cooperativa al finalizar los períodos (mes, meses o año), presentando su situación financiera, la cual debe corresponder a la igualdad de valores que debe existir en ambas partes (Débitos y Créditos), o sea que la ecuación debe ser permanente (Activo = Pasivo + Patrimonio). Los Estados Financieros son tan importantes para la administración de la Cooperativa y el control de la misma, que es necesario elaborarlos mensualmente, para que sean estudiados y analizados y se apliquen inmediatamente los correctivos necesarios si se llegan a requerir. Dentro de los Estados Financieros hay dos (2) que son muy comunes e importantes: El Estado de Excedentes y Pérdidas y el Balance General. 28

Es conveniente mantener un pensamiento positivo tanto en la planeación como en su ejecución, por lo tanto las gestiones administrativas y financieras deben dirigirse a obtener Excedentes (Utilidades o Ganancias), o sea que todos los Ingresos deben ser mayores que los Egresos. Todo negocio o empresa se crea para generar Utilidad o Excedente, como es el caso de las Cooperativas. 7.2 BALANCE GENERAL El Balance General detalla el Activo (los bienes y derechos que se poseen), el Pasivo (las deudas y obligaciones a cargo) y el Patrimonio (lo propio de la Cooperativa y de sus Asociados) El Balance general resume cada una de las transacciones mediante la Ecuación contable.

En su elaboración se tienen en cuenta las siguientes clasificaciones: 7.2.1 ACTIVO Activo Disponible: El dinero en Caja y Bancos. Activo Corriente: Los Derechos que se convierten en efectivo antes de un año; también incluyen el Activo Disponible. Propiedad, Planta y Equipo: Son bienes que se utilizan en la Empresa y no están para la venta. Otros Activos: Distintos a los Anteriores. 7.2.2 PASIVO Pasivo Corriente: Saldos de Obligaciones que se deben cancelar antes de un (1) año. Junto con el Activo Corriente determinan el Capital Neto de Trabajo (Activo Corriente – Pasivo Corriente), para conocer la capacidad de pago que tiene la Cooperativa para atender sus Deudas a Corto Plazo, cuánto le queda para pagar sus operaciones inmediatas y cuánto puede invertir.

Pasivo Largo Plazo: Saldo de Obligaciones con vencimientos de pago a más de un (1) año 7.2.3 PATRIMONIO Capital de los

Social: Son los saldos aportes de los Asociados.

Excedente del Ejercicio: Es el saldo determinado por la Diferencia entre los Ingresos y Egresos. Excedente del Ejercicio Anterior: Al iniciar un nuevo año o comenzar otro período contable anual, se traslada el Excedente del Ejercicio del año inmediatamente anterior a esta cuenta, hasta tanto se haga la Asamblea General Anual y se aprueben sus destinaciones legales y las que aprueben los Asociados. Reserva para Protección de Aportes: Valor del 10% de los Excedentes del Ejercicio anterior, que sirven para que los aportes mantengan su valor adquisitivo.

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

7.3 ELABORACION ESTADOS FINANCIEROS DEL EJERCICIO COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO XYZ ESTADO DE EXCEDENTES Y PERDIDAS INGRESOS OPERACIONALES COSTOS (Compensaciones a los Asociados) EXCEDENTE BRUTO GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACION EXCEDENTE OPERACIONAL INGRESOS NO OPERACIONALES EXCEDENTE DEL EJERCICIO

1.000.000 (500.000) 500.000 (190.000) 310.000 5.000 315.000

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO XYZ ESTADO BALANCE GENERAL ACTIVO

1.315.000

DISPONIBLE BANCOS

1.315.000 200.000 1.515.000

INVERSIONES TOTAL ACTIVO CORRIENTE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EDIFICACIONES TERRENOS EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMP. Y COMUNICACIÓN

200.000 100.000 100.000 100.000 500.000 2.015.000

TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO TOTAL ACTIVO

PASIVO CORRIENTE COSTOS Y GASTOS POR PAGAR OBLIGACIONES FINANCIERAS CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

140.000 300.000 240.000 20.000 700.000

TOTAL PASIVO

PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL EXCEDENTE DEL EJERCICIO

1.000.000 315.000

TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

1.315.000 2.015.000

INDICADORES FINANCIEROS

8. INDICADORES FINANCIEROS

8.1.1 RAZÓN CORRIENTE

Son resultados que se establecen por relaciones numéricas entre dos cantidades. Estas cantidades corresponden a Cuentas o Grupos de estas del Balance General o del Estado de Excedentes.

Verifica las disponibilidades de la Cooperativa, a Corto Plazo, para afrontar sus compromisos también a Corto Plazo

Su finalidad es señalar o indicar la sostenibilidad en el tiempo y los puntos fuertes o débiles de la Cooperativa, lo mismo que indicar probabilidades o tendencias a corto, mediano y largo plazo. Las relaciones comunes y que interesan a la Cooperativa, son las que vamos a ver a continuación en sus conceptos, fórmulas y práctica: 8.1 INDICADORES DE LIQUIDEZ Miden la capacidad de pago de Obligaciones a Corto Plazo (Facilidad o dificultad de cumplimiento). También interpretan la conversión en efectivo de los Activos en menos de un (1) año, para cancelar la exigencia de Obligaciones a menos de un (1) año.

8546952 100 % 8546952 100 % 8546952 100 %

Activo Corriente

$ 1.515.000

Pasivo Corriente

700.000

= 2.16

Interpretación: La Cooperativa tiene una razón corriente de 2.16 a 1, esto quiere decir que por cada $1 que debe en el Corto Plazo cuenta con $2.16 para responder. Su resultado entonces es Bueno, porque pagaría todo lo que debe en el corto plazo y le sobraría $1.16. Adicionalmente hay que tener en cuenta que lo que se tiene en el Corto Plazo no tenga problemas de recuperación en menos de un (1) año.

Nota: en Contabilidad “corto plazo” se refiere a menos de un año. CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

8.1.2 CAPITAL NETO DE TRABAJO Es la forma de apreciar cuantitativamente (en $ pesos) los resultados de la Razón Corriente Activo Corriente $ 1.515.000 -

Pasivo Corriente $ 700.000

= =

Capital Neto de Trabajo $ 815.000

Interpretación: La Cooperativa tenía $815.000 de su Activo Corriente, financiados con Recursos de Largo Plazo, que para este caso corresponden al Patrimonio, ya que no tiene Pasivo a Largo Plazo, decimos que su resultado es Bueno.

8546952 100 % 8546952 100 % 8546952 100 %

Cuando en esta relación hay valores a favor, se deben analizar sus posibles utilizaciones, como: Pagos de Costos y Gastos Inmediatos e Inversiones en el Corto, Mediano y Largo Plazo. 8.2 INDICADOR DE ENDEUDAMIENTO Miden el grado de participación de los Acreedores en el Financiamiento de la Cooperativa. Total Pasivo Total Activo

x 100 =

700.000

$ 2.015.000

x 100

= 34.74%

Interpretación: La Cooperativa por cada $1 que tiene invertido en Activos, 35 cen34

tavos han sido financiados por terceros (deudas con Bancos, Proveedores, Asociados y Otros), en términos sencillos los Acreedores son dueños del 34.74% de la Cooperativa y podemos decir que su nivel de endeudamiento es Bajo y Conveniente. Adicionalmente establecemos los siguientes criterios para analizar este Indicador: Del 1% hasta el 35% Bajo y conveniente Del 36 % hasta el 50% Medio y Aceptable Más del 50% Alto y no conveniente 8.3 INDICADORES DE RENTABILIDAD Determinan el rendimiento o que tan lucrativa es la operación de La Cooperativa, lo mismo que la efectividad de su Administración para controlar los Costos (hacerlos tan bajos como sea posible) y de esta manera incrementar los Excedentes. 8.3.1 MARGEN BRUTO Analiza el efecto entre los Ingresos Operacionales y el Costo por Compensaciones

Excedente Bruto

Ingresos Operacionales

x 100

500.000

$ 1.000.000

x 100 = 50%

7 8 9 / 4 5 6 + 1 2 3

Interpretación: Se generó un 50% de Excedente Bruto, proveniente de la Actividad Principal, para pagar los Gastos y obtener Excedentes. Su resultado para este caso es Excelente.

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

Este indicador sirve para hacer presupuestos de Gastos y de Excedentes, para determinar el Punto de Equilibrio (Ingresos – Egresos = 0), o sea que no hay excedentes ni pérdidas. 8.3.2 RENDIMIENTO DEL PATRIMONIO Analiza el efecto de los Excedentes obtenidos en relación con el Patrimonio de la Cooperativa

Excedente del Ejercicio

Total Patrimonio

x 100 =

315.000

$ 1.000.000

x 100

= 31.50%

Para este caso el Patrimonio es $1.315.000, pero restamos $315.000 que son los Excedentes del Ejercicio de donde el resultado es del 31.50%. Interpretación: Dada la baja rentabilidad que ofrece actualmente el mercado financiero (menos del 10%), son escasas las posibilidades de obtener buenas tasas de rentabilidad del dinero, en consecuencia y para este ejemplo, podemos afirmar que ese 31.50% que rentó La Cooperativa es Excelente.

8546952 100 % 8546952 100 % 8546952 100 %

8.3.3 RENDIMIENTO DE LOS APORTES SOCIALES Analiza el efecto de los Excedentes obtenidos en el período y su relación con los Aportes de los Asociados.

Excedente del Ejercicio

Total Patrimonio

x 100 =

315.000

$ 1.000.000

x 100

8546952 100 % 8546952 100 % 8546952 100 %

= 31.50%

Interpretación: En este caso del ejemplo, este indicador coincide con el anterior y se aplica el mismo comentario.

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

GUIA METODOLÓGICA PARA EL CAPACITADOR

Guía metodológica para el capacitador Esta cartilla se elaboró con el fin de ser consultada por los integrantes de las Cooperativas de Trabajo Asociado. Para una mejor comprensión y utilización de este material didáctico, el autor sugiere tener en cuenta los siguientes apuntes metodológicos a la hora de realizar procesos formativos. Logística: Conformación de grupos no mayores a 30 personas. Utilización de métodos presenciales de capacitación. Sobre el lenguaje: Uso de términos contables sencillos, prácticos y comprensibles acordes con el nivel educativo de los participantes. Manejo de Nombres de Cuentas Mayores y no por los números asignados en el PUC, ejemplo Caja, Bancos, Costos, Gastos, Ingresos, tc. Utilización de números cerrados (cien mil, doscientos mil, etc.) hasta un millón. Prácticas educativas: Se sugiere que los temas tratados sean direccionados hacia las transaccio nes propias de las Cooperativas. No utilización de problemas o incógnitas. La dinámica de aprendizaje buscará ser muy participativa, alrededor de 80% del tiempo en ejercicios y 20% en teoría. Trabajo en grupo: Privilegiar el trabajo en equipo más que el individual. Los integrantes de los grupos de trabajo deberán rotarse para estimular y compartir las experiencias. Los ejercicios que se formulen serán resueltos por grupos y luego indiv dualmente. Sobre el tutor: Dar apoyo y reforzamiento individual cuando se requiera. Evalúa los ejercicios desarrollados con el objetivo de medir su aprendizaje. CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

INTENSIDAD HORARIA ASPECTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD 10 HORAS Beneficios de la Contabilidad en una Cooperativa Para qué sirve la contabilidad en una Cooperativa Requisitos de la información contable Cómo se lleva una contabilidad Cómo se representa una cuenta en contabilidad Soportes contables Tipos de asientos contables Ecuación contable, partida doble y registro de transacciones Clasificación de las cuentas

ESTADOS FINANCIEROS Balance General Composición del Balance Cuentas del Activo Cuentas del Pasivo Cuentas del Patrimonio Estado de Excedentes y Pérdidas Elaboración de Estados financieros y Taller Práctico

8 HORAS

ANÁLISIS FINANCIERO Índices de liquidez Índice de endeudamiento Índices de rentabilidad

2 HORAS

Créditos: CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA aplicada a cooperativas de trabajo asociado (Unidades estratégicas que contratan con la empresa) ISBN en trámite Todos los derechos reservados. © William Victoria - Cali, primera impresión, 2011. Editó: TERRANOVA CONSULTORES info@terranova-consultores.net Calle 6 Norte No. 2n-36 Oficina 116 Cali – Colombia Autor: William Victoria Fotografía Indupalma Diseño gráfico María Alexandra Rivero - Revolución Gráfica Corrección de estilo: Jesús Ignacio Ortiz Fuentes utilizadas: Tahoma normal, regular y bold. Esta obra fue impresa en los talleres de: CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO