arc-2018-survey

CBDC 2018 – FP500 Annual Report Card Survey This survey is available in English or French.

Thank you for participating in this important initiative. We appreciate your time and input.

Remember, your individual responses will remain confidential; only aggregated results will be reported.

While you may sit on more than one board, please answer this survey as it pertains to the FP500 board specified in our invitation.

Confidential PIN: ______________ Diversity in the Boardroom For the remainder of the survey, when we mention “diversity” or “diverse” we are referring to the representation of women, Indigenous peoples visible minority groups, persons with disabilities and members of the LGBTQ community.

Indigenous: This refers to a person who is a North American Indian or a member of a First Nation, Métis or Inuit. North American Indians or members of a First Nation include treaty, status or registered Indians, as well as non-status and non-registered Indians.

Visible Minority: In Canada, a member of a visible minority is a person, other than an Indigenous or First Nations person, who is non-Caucasian in race or non-white in colour, regardless of birthplace.

Persons with Disabilities: This refers to those who have long-term or recurring physical, mental, sensory, psychiatric or learning impairment(s).

LGBTQ: LGBTQ is an acronym that stands for Lesbian, Gay, Bisexual, Transgender and Questioning.

1. In your personal opinion, how important is the issue of board diversity?

Very important Somewhat important Not really important Not at all important 2. From the perspective of this board, how important would you say the issue of board diversity is?

Very important Somewhat important Not really important Not at all important 3. Do you believe that your board is diverse?

Yes No Don’t know 4. To what extent is your board diverse with regard to: Type of Don’t Very Diverse Moderately Diversity know Diverse Diverse Industry experience Management experience Functional area of expertise International experience Education Geography Age Ethnicity Gender Visible minorities Indigenous peoples Persons with disabilities LGBTQ

Slightly Diverse

Not Diverse

5. Where would you say your board has made progress in diversity in the past year? (select all that apply) Age Ethnicity Gender Visible minorities Indigenous peoples Persons with disabilities LGBTQ Don’t know 6. In your personal opinion, who is accountable for the state of board diversity? (select one) The Chair The Chair of the Governance and Nominating Committee (or equivalent) The board as a whole The CEO The search firm in charge of director recruitment Other, please specify: ______________ Don’t know Efforts in Place to Drive Greater Diversity Diversity Policies 7. Has this board adopted a written diversity policy?

Yes No, but we are open to the possibility of adopting a diversity policy No, we do not intend to write a diversity policy unless this becomes a legal obligation Don’t know 8. In your personal opinion, how effective are written diversity policies in increasing the diversity of the board?

Not Very Don’t know effective effective 1 2 3 4 5

9. In your personal opinion, do you believe that regulators should introduce requirements stating that every organization should have and disclose a written diversity policy?

Yes No Don’t know

Term Limits 10. Does your board currently have term limits? (select all that apply) Age-based term limits are in place Tenure-based term limits are in place No, but the board is open to the possibility of adopting term limits No, the board does not intend to adopt term limits unless this becomes a legal obligation Don’t know 11. In your personal opinion, how effective are term limits in increasing the diversity of the board?

Not Very Don’t know effective effective 1 2 3 4 5

Diversity Targets 12. Does your board have a target for the number of directors that are women?

Yes No Don’t know a) What is the target for the number of individuals that are women? (If your board has a percentage target, please convert this percentage to indicate the number of persons it represents on your board) 0 1 2 3 4 5 Other, please specify: ____ *Show if answered “Yes” to question 12 b) Since your board does not currently have a target, what target would you support?

Under no circumstances would I support a target for the gender diversity of our board 1 2 3 4 5 Other, please specify: ______ *Show if you answered “No” or “Don’t know” to question 12 13. In your personal opinion, how effective are diversity targets in increasing the diversity of the board?

Not Very Don’t know effective effective 1 2 3 4 5

Nomination and Recruitment Process 14. Does your board use the services of a search firm when it comes to board member recruitment?

Always Sometimes Never Don’t know 14 a) Does the board’s mandate to the search firm direct that the short list of potential directors must include a target (number or percentage) of qualified: Yes

No

Don’t know

Women candidates Other diverse candidates *Show if answered “Always” or “Sometimes” to question 14 15. What other methods of recruitment does your board use? Please specify the frequency.

Frequency: Always Sometimes Never Don’t know Directors’ personal network Board ready lists prepared by advocacy groups/organizations Alumni of director education programs (e.g. Institute of Corporate Directors, The Directors College, etc.)

Traditional media advertisement (e.g. newspaper) Social media (e.g. LinkedIn, Twitter etc.)

Shareholder referrals Use of technology (i.e. software or other digital solutions) to reduce bias in the application process Other, please specify: _____________ Developing the Pipeline 16. How many women in your personal network do you believe would be a good fit to serve on a FP500 board?

0-1 2-3 4-5 6 or more Don’t know

17. Developing the company’s talent pipeline to include more women and diverse candidates in senior leadership is an important contribution to increasing the diversity of boards. In your opinion, how effective are the following efforts in developing a strong and diverse talent pipeline. In addition, please note which efforts are in place at the company you serve.

Equal pay policies Diversity-focused mentorship/shadowing programs Employee diversity resource/networking groups Affiliations with diversityfocused organizations Diversity targets for the leadership team Reporting on key performance indicators for the diversity of the talent pipeline Flexible work-life policies (e.g. paid maternity and paternity leave, request parttime work, job protection for pregnant workers, etc.)

Utilizing networks of current board members to assist upcoming, high-potential employees to get on smaller, external boards to gain experience (Not for profit, Municipal, Crown corporations, etc) Utilizing external board governance training to help expand a strong and diverse talent pipeline

Does your organization Very have this effective effort in 5 place?

5 Yes / No /Don’t know 5 Yes / No /Don’t know

Not effective 1 1

2 2

3 3

4 4

1

2

3

4

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Yes / No /Don’t know

1

2

3

4

5

Yes / No /Don’t know

1

2

3

4

5

Yes / No /Don’t know

Yes / No /Don’t know Yes / No /Don’t know Yes / No /Don’t know Yes / No /Don’t know

Is Harassment on your Board’s Radar?

In 2017-2018, the topic of harassment has risen in profile through the #MeToo and #TimesUp movements.

Creating a culture that is inclusive and sets zero-tolerance policies for workplace and sexual harassment is a crucial component to building diverse and inclusive leadership teams and boards.

18. What activities has the board undertaken to proactively address workplace and sexual harassment? (select all that apply) Reviewed the organization’s workplace and sexual harassment policies and procedures to ensure that they are setting the right tone Expressed that the board and executive leadership are committed to preventing workplace harassment and abuse at all organizational levels Engaged with general counsel to ensure that legally compliant policies regarding sexual harassment are in place and communicated to all organizational levels Reviewed the effectiveness of employee hotline mechanisms and that complaints are processed appropriately Ensured that reporting lines to the board allow for issues to effectively be elevated to the executive leadership team and the board Conducted more deliberate conversations on the organization’s culture (where it stands and where it needs to change) Added information sessions from the legal counsels on potential “red flags” as part of our meetings Other, please specify: _____________________________ Demographic Questions To better understand the diversity of those responding to our survey, please answer the following questions with honesty. Remember, your personal information is kept strictly confidential and is the utmost importance to us.

19. Are you male or female?

Male Female 20. In which of the following ranges does your age fall?

Under 30 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60-64 65-69 70 or older

21. Are you an Indigenous person?

This refers to a person who is a North American Indian or a member of a First Nation, Métis or Inuit. North American Indians or members of a First Nation include treaty, status or registered Indians, as well as non-status and non-registered Indians.

Yes No 22. Are you a member of a visible minority group?

In Canada, a member of a visible minority is a person, other than an Indigenous or First Nations person, who is non-Caucasian in race or non-white in colour, regardless of birthplace.

Yes No 23. Are you a person with a disability?

‘Persons with disabilities’ refers to those who have long-term or recurring physical, mental, sensory, psychiatric or learning impairment(s).

Yes No

24. Do you identify yourself as part of the LGBTQ community?

LGBTQ is an acronym that stands for Lesbian, Gay, Bisexual, Transgender and Questioning.

Yes No 25. Which of the following reflects the first language you learned as a child and can still speak today?

English French Arabic Chinese Italian Portuguese Punjabi Spanish Other, please specify: 26. Do you have international business experience (have you worked in a market outside of Canada at any point in your career)?

Yes No We are inviting you to provide us with your email address to allow us to send you the Canadian Board Diversity Council's Annual Report Card. If you provide your email address, we will also send a link to complete future iterations of this survey online.

Please provide your email address: __________________________

Thank you very much for your participation!

Sondage du bulletin de rendement annuel 2018 du CCDA Ce sondage est offert en anglais et en français. Veuillez sélectionner la langue que vous préférez utiliser en cliquant sur l’option appropriée dans le coin supérieur droit de votre écran.

Merci de participer à cet important projet. Nous apprécions votre contribution et le temps que vous y consacrez. N’oubliez pas que toutes vos réponses sont confidentielles; toutes les données seront regroupées et ne seront étudiées que dans leur ensemble.

Même si vous siégez sur plus d’un conseil de société, veuillez répondre aux questions suivantes en fonction du conseil de société du FP500 précisé sur votre invitation.

NIP confidentiel:

Diversité administrative sur le conseil de société Pour le reste du sondage, les termes « diversité » et « diversifier » font référence à la représentation des femmes, des autochtones – y compris des membres des Premières Nations, des Inuits et des Métis – des membres des minorités visibles, des personnes handicapées et des membres de la communauté LGBTQ. Autochtones : Ce terme fait référence à une personne qui est un Indien d’Amérique du Nord ou un membre des Premières Nations, un Inuit ou un Métis. Les Indiens d’Amérique du Nord ou les membres des Premières Nations comprennent les Indiens visés par un traité, les Indiens inscrits et les personnes inscrites comme Indien, de même que les Indiens non inscrits et les Indiens de fait.

Minorité visible : Au Canada, un membre d’une minorité visible est une personne, autre qu’une personne ayant le statut d’autochtone ou qui est membre des Premières Nations, qui n’est pas de race caucasienne ou qui n’est pas blanche de peau, quel que soit son lieu de naissance.

Personne handicapée : Le terme « personne handicapée » fait référence à toute personne souffrant d’une ou plusieurs incapacités physiques, mentales, sensorielles, psychologiques ou d’apprentissage, durables ou récurrentes.

LGBTQ : LGBTQ est un acronyme pour lesbienne, gay, bisexuel(le), transgenre ou qui remet en question son appartenance sexuelle.

1. Pour vous, personnellement, quelle est l’importance de l’enjeu que représente la diversité au sein de ce conseil?

Très important Assez important Pas très important Pas du tout important 2. Du point de vue de ce conseil, quelle est, selon vous, l’importance de l’enjeu que représente la diversité au sein du conseil?

Très important Assez important Pas très important Pas du tout important 3. Avez-vous l’impression que votre conseil est diversifié?

Oui Non Je ne sais pas 4. À quel point votre conseil est-il diversifié en ce qui a trait aux facteurs suivants?

Facteurs de diversité administrative Connaissance de l’industrie Expérience de la gestion Domaine d’expertise fonctionnelle Expérience internationale Éducation Provenance Âge Origine ethnique Sexe Minorités visibles Statut d’autochtone

Pas du tout Légèrement Modérément diversifié diversifié diversifié

Diversifié

Très diversifié

Personnes handicapées LGBTQ

5. Selon vous, durant la dernière année, quels sont les facteurs de diversité pour lesquels votre conseil a fait des progrès? (Sélectionnez tous ceux qui s’appliquent.) Âge Origine ethnique Sexe Minorités visibles Autochtones Personnes avec un handicap LGBTQ Je ne sais pas 6. Selon vous, qui est responsable de la situation relative à la diversité administrative?

(Sélectionnez une seule réponse.)

Le président Le président du comité de gouvernance et des candidatures (ou l’équivalent) L’ensemble du conseil Le chef de l’exploitation La société de recherche de cadres responsable de recruter les administrateurs Autre, veuillez préciser : ____ Je ne sais pas 7. A-t-on adopté au sein de ce conseil une politique écrite en matière de diversité?

Oui Non, mais nous sommes ouverts à la possibilité d’adopter une politique en matière de diversité Non, et nous ne prévoyons pas adopter de politique en matière de diversité tant que cela ne deviendra pas une obligation légale Je ne sais pas 8. Selon vous, quel est le degré d’efficacité des politiques officielles sur la mixité pour accroître la diversité administrative?

Pas efficace Très efficace Je ne sais 1 2 3 4 5 pas 9. Selon vous, les organismes de réglementation devraient-ils obliger toutes les organisations à adopter et à rendre publique une politique officielle sur la diversité administrative?

Oui Non Je ne sais pas

10. Votre conseil propose-t-il actuellement des mandats à durée limitée? (Sélectionnez toutes les réponses appropriées.)

La durée est limitée selon l’âge La durée est limitée selon le mandat défini Non, mais le conseil est ouvert à adopter une limite Non, et le conseil n’a pas l’intention d’adopter une limite à moins que la loi ne l’y oblige Je ne sais pas 11. Selon vous, quel est le degré d’efficacité des mandats à durée limitée concernant l’accroissement de la diversité administrative?

Pas efficace Très efficace Je ne sais 1 2 3 4 5 pas 12. Est-ce que votre conseil a établi une cible quant au pourcentage d’administratrices au conseil?

Oui Non Je ne sais pas 12 a) Quelle est la cible quant au nombre de femmes? (Si votre conseil a établi un pourcentage cible, veuillez transposer ce pourcentage en nombre de personnes que cela représente pour votre conseil.)

0 1 2 3 4 5 Autre, veuillez préciser : ____ 12 b) Puisque vous avez répondu « non » à la question 12, quel cible quant au nombre de femmes soutiendriez-vous?

En aucune circonstance, je ne soutiendrais une cible quant au nombre de femmes au sein du conseil 1 2 3 4 5 Autre, veuillez préciser : 13. Selon vous, quel est le degré d’efficacité des cibles en matière de diversité pour accroître la diversité administrative?

Pas efficace Très efficace Je ne sais 1 2 3 4 5 pas 14. Votre conseil utilise-t-il les services d’une agence de recrutement pour le

recrutement des membres du conseil?

Toujours Parfois Jamais Je ne sais pas 14a) Est-ce que le mandat confié au cabinet de recrutement mentionne que la liste des candidats considérés pour un poste d’administrateur doit inclure une cible (nombre ou pourcentage) de candidatures qualifiées chez : Oui

Non

Je ne sais pas

Les femmes candidates Les autres candidats de la diversité

15. Quelles autres méthodes de recrutement votre conseil d’administration utilise-t-il?

Veuillez préciser à quelle fréquence.

Fréquence : Toujours Parfois Jamais Je ne sais pas Réseau personnel des administrateurs Listes de candidats prêts à siéger au conseil fournies par des groupes ou des organismes de défense d’intérêts Anciens participants à des programmes de formation d’administrateurs (p. ex. Institut des administrateurs de sociétés, Collège des administrateurs de sociétés, etc.)

Publicité dans les médias traditionnels (p. ex. dans les journaux) Médias sociaux (p. ex. LinkedIn, Twitter, etc.)

Références par les actionnaires Utilisation de la technologie (p. ex. logiciel ou autres solutions numériques) pour réduire les préjugés dans le processus de candidature.

Autre, veuillez préciser _____________

16. Combien de femmes sur votre réseau personnel estimeriez-vous être un bon choix pour siéger au sein d’un conseil de société du FP500?

0-1 2-3 4-5 6 ou plus Je ne sais pas 17. La création d’un bassin de talents pour l’entreprise afin d’inclure plus de femmes et de candidats issus de la diversité au sein de la haute direction constitue un élément important pour accroître la diversité au sein des conseils d’administration. Selon vous, quel est le degré d’efficacité des mesures suivantes pour créer un bassin de talents solide et diversifié? Veuillez indiquer également quelles mesures ont déjà été adoptées dans l’entreprise où vous évoluez.

Votre organisation Pas a-t-elle efficace Très adopté du tout efficace cette 1 2 3 4 5 mesure? Équité salariale

1

2

3

4

5

Oui / Non / Je ne sais pas

Programmes de mentorat ou de jumelage axés sur la diversité

1

2

3

4

5

Oui / Non / Je ne sais pas

Groupes de ressources et groupes de réseautage sur la diversité des employés

1

2

3

4

5

Oui / Non / Je ne sais pas

Affiliation à des organismes axés sur la diversité

1

2

3

4

5

Oui / Non / Je ne sais pas

Objectifs en matière de diversité pour l’équipe de direction

1

2

3

4

5

Oui / Non / Je ne sais pas

Rapport sur les indicateurs de rendement clés liés à la diversité du bassin de talents

1

2

3

4

5

Oui / Non / Je ne sais pas

Politique d’horaires variables favorisant l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle (p. ex. congés de maternité et de paternité payés, demande de travail à temps partiel, protection de l’emploi pour les travailleuses enceintes, etc.)

1

2

3

4

5

Oui / Non / Je ne sais pas

Utilisation des réseaux des membres du conseil d’administration pour aider les employés prometteurs et à fort potentiel à siéger aux conseils d’autres entreprises plus petites afin d’acquérir de l’expérience (entreprises à but non lucratif, entreprises municipales, sociétés d’État, etc.)

1

2

3

4

5

Oui / Non / Je ne sais pas

Utilisation de mesures de formation externes en gouvernance de conseil pour contribuer à créer un bassin de talents solide et diversifié

1

2

3

4

5

Oui / Non / Je ne sais pas

En 2017-2018, le sujet du harcèlement a pris de l’importance dans la foulée des mouvements #MoiAussi (#MeToo) et #TimesUp. Il est essentiel de créer une culture d’inclusion définissant des politiques de tolérance zéro en matière de harcèlement en milieu de travail et de harcèlement sexuel afin de constituer des équipes de direction et des conseils d’administration diversifiés et inclusifs.

18. Quelles activités le conseil a-t-il entreprises pour contrer de façon proactive le harcèlement en milieu de travail et le harcèlement sexuel? (Sélectionnez toutes les réponses appropriées.)

Il a revu les politiques et les procédures de l’organisation en matière de harcèlement en milieu de travail et de harcèlement sexuel pour qu’elles montrent la voie à suivre.

Il a confirmé que le conseil d’administration et la haute direction se sont engagés à empêcher le harcèlement et les abus en milieu de travail à tous les niveaux de l’organisation.

Il s’est engagé avec le conseiller juridique général à faire en sorte que des politiques conformes aux lois en matière de harcèlement sexuel sont adoptées et transmises à tous les niveaux de l’organisation.

Il a revu l’efficacité des mécanismes d’assistance aux employés et s’est assuré que les plaintes sont traitées de façon appropriée.

Il s’est assuré que les liens hiérarchiques avec le conseil permettent de porter efficacement les problèmes à la connaissance de la haute direction et du conseil d’administration.

Il a eu des conversations plus concrètes sur la culture de l’organisation (sur ce qu’elle est et sur ce qu’il faut changer).

Il a ajouté des séances d’information animées par des conseillers juridiques et portant sur les possibles « signaux d’alerte » lors de ses réunions.

Autre, veuillez préciser : _______________ Afin d’avoir une meilleure idée de la diversité des personnes répondant à notre sondage, veuillez répondre aux questions suivantes avec franchise. N’oubliez pas que vos données personnelles resteront strictement confidentielles et qu’elles sont de première importance pour nous.

19. Êtes-vous un homme ou une femme?

Un homme Une femme 20. Dans quelle tranche d’âge vous situez-vous?

Moins de 30 ans 30-34 ans 35-39 ans 40-44 ans 45-49 ans 50-54 ans 55-59 ans 60-64 ans 65-69 ans 70 ans ou plus

21. Possédez-vous le statut d’autochtone?

Ce terme fait référence à une personne qui est un Indien d’Amérique du Nord ou un membre des Premières Nations, un Inuit ou un Métis. Les Indiens d’Amérique du Nord ou les membres des Premières Nations comprennent les Indiens visés par un traité, les Indiens inscrits et les personnes inscrites comme Indien, de même que les Indiens non inscrits et les Indiens de fait.

Oui Non

22. Êtes-vous membre d’une minorité visible Au Canada, un membre d’une minorité visible est une personne, autre qu’une personne ayant le statut d’autochtone ou qui est membre des Premières Nations, qui n’est pas de race caucasienne ou qui n’est pas blanche de peau, quel que soit son lieu de naissance.

Oui Non 23. Êtes-vous une personne handicapée?

Le terme « personne handicapée » fait référence à toute personne souffrant d’une ou plusieurs incapacités physiques, mentales, sensorielles, psychologiques ou d’apprentissage, durables ou récurrentes.

Oui Non 24. Vous identifiez-vous comme faisant partie de la communauté LGBTQ? LGBTQ est un acronyme pour lesbienne, gay, bisexuel(le), transgenre ou qui remet en question son appartenance sexuelle.

Oui Non 25. Quelle est votre langue maternelle, celle que vous avez apprise étant enfant et que vous parlez encore aujourd’hui?

Anglais Français Arabe Chinois Italien Portugais Pendjabi Espagnol Autre, veuillez préciser: 26. Possédez-vous une expérience en matière de commerce international (avez-vous déjà travaillé à l’extérieur du Canada durant votre carrière)?

Oui Non Nous vous invitons à nous faire part de votre adresse courriel afin de vous faire parvenir le bulletin de rendement annuel du conseil canadien pour la diversité administrative. En nous fournissant votre adresse courriel, nous pourrons également vous faire parvenir un lien menant à nos prochains sondages en ligne.

Veuillez inscrire votre adresse courriel: