MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (OSM) - GRUPO DE ESTUDOS (INTRODUÇÃO) Thiago da Silva Ferreira
Definição “Organização, Sistemas e Métodos (OSM) é uma atividade administrativa voltada para melhoria de produtividade dos recursos humanos, materiais e tecnológicos (...) organização e/ou reorganização de como o trabalho é realizado (...)”
Tem a ver com... • Mapeamento de processos; • Fluxogramação; • Estrutura organizacional; • Gestão por processos / ISO; • Modelo Organizacional (Plano Negócios); • Normalização; • (...)
de
Qual sua importância??? Além de serem documentos que regem a política e cultura da empresa, eliminam o inútil e/ou supérfluo, maximizam os resultados, otimizam recursos e minimizam os custos.
Mas como desenvolver???
Fases de uma intervenção (FLUXO!) Nem sempre faremos isso!
Nem sempre faremos isso!
Etapas (nosso manual...) • ESTRUTURAÇÃO • METODIZAÇÃO • NORMATIZAÇÃO • MANUALIZAÇÃO • PADRONIZAÇÃO • SISTEMATIZAÇÃO • LAYOUT
Estruturação É a organização estrutural da empresa, visualizada por meio do ORGANOGRAMA.
Representar a estrutura da AUTORIDADE de uma organização
Situação formal da hierarquia e a disposição dos órgãos da empresa (RESPONSABILIDADE)
Organograma antigo CEFET Jr
É organograma???!!!?
Departamentalização Diretoria
Geográfico
Diretoria Bauru
Curso Técnico
Graduação Por produtos
Especialização
Diretoria Campinas
Serviços
Ensino Serviços
Emp. Privadas
Por processos
Emp. Públicas
Por clientes
Auditoria
Consultoria
Por funções
Níveis Hierárquicos Instâncias decisórias representadas na estrutura organizacional que determinam a sua dimensão VERTICAL
DECISÃO
+
-
Tendência das organizações...
Amplitude de Controle Número máximo de subordinados que um chefe pode supervisionar eficientemente. Dimensão HORIZONTAL
amplitude Pode variar dependendo: - natureza da atividade - características pessoais do chefe e dos subordinados
Metodização Otimizar os métodos e processos que serão utilizados na empresa através FLUXOGRAMAS.
Um exemplo...
Visualização do processo de trabalho
5W 1H • WHAT • WHERE • WHY • WHO • WHEN • HOW
Bem...mãos à obra! • Elaborar um fluxo de um processo qualquer (exemplo: seu dia, desde acordar até ir à faculdade, empresa e voltar...) • 10 min.
Normatização É a transferência dos processos, fluxos em documentos normativos para facilitar o fluxo de informações na empresa.
NE
NI PR
NP
Norma de Estrutura
CADA ÁREA TEM A SUA!
Norma de Procedimento
DIRETRIZES + PROCEDIMENTOS
Manualiza ção Manualização É a organização dos documentos elaborados no formato de manual.
normas
Normativos
políticas
procedimentos orientações
objetivos funções
atividades
instruções
Padroniza ção Padronização É o modo de garantir que a empresa como um todo tenha uma identidade visual (Não importando o território de atuação!) Também tem a ver com processos uniformes, pessoal capacitado, constância, redução da variabilidade...
Sistematiza ção Sistematização É a preparação dos processos da empresa para a automatização. (temos capacitação técnica????????????)
Layout Estudo planejado do sistema de informações, distribuições de móveis, equipamentos e pessoas pelo ambiente de trabalho, gerando maior eficiência. (Planta baixa, Ergonomia, 5S, ... )
Enfim... • Necessita da participação de todas as áreas. • A parte mais difícil é a coleta de dados.
E vamos precisar (relembrando)... Estruturar
Metodizar
Padronizar
Normatizar
Sistematizar
Manualizar
“Layoutizar”
......toda a empresa.
Agora...mãos à obra! • PROMAD CEFET Jr – parte II • PMBOK – parte II • Projeto ISO 9001
Algumas idéias... • Co-gestão (NP) • Processo reembolso (DAF - fluxogramar?) • Gestão à vista • Revisão NP Eleição (conselho / coordenador NRS) • Desmembrar processos do PMBOK (macro), em cada área) ex. satisfação do cliente (DMK); supervisores das áreas (...)
A COLABORAÇÃO DE TODOS É VITAL!!!!!!!!!!
Agora é com vocês!!!
DĂşvidas??? thiagosf_adm@yahoo.com.br (21)9813-2936