UMA INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS PELO PMBOK A mais conhecida referência sobre gerenciamento de projetos é o PMBok (Project Management Body of Knowledge), manual atualmente na versão 2004 que engloba os principais processos de cada uma das áreas do gerenciamento de projetos, a saber: qualidade, recursos, gerenciamento de custos, tempo, escopo, comunicação (entre a equipe e com os diferentes públicos de interesse do projeto), riscos, aquisições (parte contratual, de matérias primas e insumos), e por fim, a integração de todos os anteriores.
FIGURA 01 - As áreas do Conhecimento do PMBoK Baseado no PMBoK, versão 2004
A seguir, segue breve caracterização das áreas de conhecimento supracitadas: •
Escopo: refere-se ao conteúdo do projeto em si, e os processos necessários à sua execução. Engloba o planejamento do escopo, sua definição, a criação da Estrutura Analítica de Projetos (EAP, ou WBS, em inglês), e por fim a verificação e controle do escopo (esses últimos sub-processos visam o monitoramento do escopo, efetuando eventuais medidas corretivas que se façam necessárias).
FIGURA 02 - Exemplo de EAP para o projeto fictício “Café da Manhã”
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Qualidade: baseia-se nos modernos princípios de gestão da qualidade, entendida como “adequação ao uso” (JURAN), “fazer certo desde a primeira vez” (CROSBY) ou satisfação das necessidades do cliente. Engloba o planejamento, garantia (visto como processo pró-ativo de prevenção, ou mesmo predição, de não-
conformidades) e controle da qualidade (processo este de natureza mais reativa, empregado após a ocorrência do defeito, visando corrigi-lo ou mitigá-lo). •
Recursos Humanos: planejamento (item onipresente nas diversas áreas conhecimento), contratação e mobilização de equipes (de acordo com habilidades necessárias ao projeto), e o desenvolvimento (em termos treinamento, capacitação e preparo de acordo com as necessidades) gerenciamento das mesmas.
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Custos: refere-se à estimativa do capital necessário à empreitada, orçamento (capital previsto a ser alocado) e controle (acompanhamento da adequação da previsão aos gastos reais). Grande parte dos projetos tende a exceder suas previsões iniciais de gastos. Vale ressaltar que uma sobra significativa de capital em relação ao antecipado também pode ser negativa, podendo ser tal situação um sinal de deficiência do processo de planejamento e estimativa, podendo impedir o fechamento de contrato por custos superestimados, por exemplo.
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Tempo: esta dimensão se compõe da definição das atividades (quais procedimentos necessários para se chegar ao resultado almejado?), seqüenciamento das mesmas (determinando a inter-dependência e ordem lógica entre as atividades), estimativa de recursos da atividade, duração e, por fim, o controle do cronograma.
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FIGURA 03 - Exemplo de gerenciamento de tempo, via software Microsoft Project
Comunicação: esta área é vital à garantia de prover todos usuários e interessados no projeto. É vislumbrado pelo planejamento de comunicação, distribuição das informações (vendo formas de acessibilizar a informação adequada no momento certo, para a pessoa certa), relatório de desempenho (de forma a informar os integrantes do projeto quanto à adequação de suas atividades ao almejado e necessário à execução das atividades) e o gerenciamento das partes interessadas (que devem ser efetivamente identificadas e mapeadas. Uma grande obra pode fracassar, por exemplo, por uma reação negativa da comunidade local, caso não prevista e/ou tratada).
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Riscos: já esta dimensão engloba o planejamento do gerenciamento de risco, identificação de riscos (a fim de mitigar ou eliminar os riscos negativos e aproveitar os aspectos positivos, levando em conta todos os públicos de interesse do projeto em questão), análise quantitativa e qualitativa dos mesmos (como eles podem afetar o resultado da iniciativa em questão?), o planejamento de resposta e controle dos mesmos.
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Aquisições: trata-se da área de conhecimento responsável pelo suprimento dos insumos necessários à execução do projeto. Constitui-se do planejamento de compras e aquisições (matérias-primas), planejamento de contratações (relativo ao efetivo de pessoal, considerando a qualificação necessária - seja sua detecção ou seu desenvolvimento - ), solicitação de resposta de fornecedores, seleção dos fornecedores (dentre os mais qualificados, nos requisitos considerados - como custos, qualidade, tecnologia, tempo de resposta - ), administração de contrato e encerramento do contrato (que marca o fim do compromisso entre as partes ligadas por intermédio do contrato legal).
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Integração: por fim, surge a necessidade de inter-relacionar toda esta miríade de conhecimentos e atividades. Trata-se do desenvolvimento do termo de abertura de projeto e da declaração do escopo preliminar, do plano de gerenciamento do projeto, orientação e gerenciamento do plano de projeto (o “resumão”, com os principais requisitos do projeto), o controle integrado de mudanças (as quais devem ser previstas, pois podem prejudicar várias dimensões relevantes, como aumento de custos e atraso no cronograma previsto via contrato. Pode servir tanto para proteger o fornecedor de um serviço - podendo prever multa no caso de descumprimento - como para premiar um bom desempenho do provedor do serviço - como por exemplo determinado na contratação eventual prêmio em dinheiro caso o projeto acabe mais cedo, por exemplo) e o encerrramento do projeto.