Modelagem Organizacional como Ferramenta para a Gestão do Conhecimento -Thiago Ferreira Agradecimentos especiais: • Aline Reginato (CIC) • Rita de Cássia (Qualidade & Processos)
SETEMBRO / 2007
O que é? MODELAGEM ORGANIZACIONAL: atividade de gestão voltada à melhoria de produtividade dos recursos humanos, materiais e tecnológicos, visando à organização e/ou reorganização de como o trabalho é realizado.
• • • • • • •
Administração Científica; Reengenharia; Terceirização; Downsizing; Mapeamento de processos; Gestão por Processos / Normas ISO; Modelagem de Processos de Negócios (Business Process Modeling).
Ágora Corretora
Tem a ver com... •
ESTRUTURAÇÃO
•
METODIZAÇÃO
•
NORMATIZAÇÃO
•
MANUALIZAÇÃO
•
PADRONIZAÇÃO
•
SISTEMATIZAÇÃO
•
ESTUDO DE LAYOUT
Ágora Corretora
ESTRUTURAÇÃO & METODIZAÇÃO - Gestão por Processos Ágora Corretora
Estruturação Organizacional É a organização estrutural da empresa, representada através de um organograma. É a representação da estrutura formal de AUTORIDADE e RESPONSABILIDADES que rege a empresa.
Ágora Corretora
Metodização
É a otimização de processos e métodos. Esta etapa é representada através de FLUXOGRAMAS.
TRABALHAR BASEADO EM FATOS, NÃO OPINIÕES!
Ágora Corretora
Mas o que é um processo?
Políticas, padrões e regras
INPUT
Recursos humanos, ferramentas, equipamentos, sistemas e instalações
OUTPUT
Como mapear? 5W 2H 1S • What? • Who? • Where? • Where? Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø
• Why? • How? • How Much? • Show?
Definir as reais necessidades dos clientes (internos ou não); Uso de informações de benchmarkings; “Esta é a melhor forma de realizar o processo?”; “Entendemos nossos processos?” “O desempenho dos processos é gerenciado?” “Existem recursos suficientes alocados?” “Podemos automatizar (informatizar) o processo?”
Ágora Corretora
Vantagens do Enfoque nos Processos
Vantagens do Enfoque nos Processos
Vantagens do Enfoque nos Processos
Vantagens do Enfoque nos Processos
Vantagens do Enfoque nos Processos
Vantagens do Enfoque nos Processos
Vantagens do Enfoque nos Processos
Vantagens do Enfoque nos Processos
Vantagens do Enfoque nos Processos
Vantagens do Enfoque nos Processos
Vantagens do Enfoque nos Processos
Vantagens do Enfoque nos Processos
Estrutura Organizacional
Ă gora Corretora
Visão por Processos
Os processos “não respeitam” as fronteiras organizacionais. Ágora Corretora
Estrutura Formal
Ă gora Corretora
“Estrutura” Informal
Ágora Corretora
...
Ă gora Corretora
Na prรกtica...
ร gora Corretora
Processos Críticos
Põem em risco a saúde/segurança, ou podem comprometer grande quantidade de recursos da organização. Geram grande impacto para os clientes, internos ou externos.
Critérios de seleção Processos críticos: • Ineficiência • Consomem muitos recursos • Risco para o operador • Afetam a eficiência do processo global ( “processosgargalo”) • Risco ambiental
Ágora Corretora
Processos Críticos Se “fulano” não estiver, quem faz? (ALTERNATE)
Ágora Corretora
Ă gora Corretora
Ă gora Corretora
Normalização É a transferência dos fluxos de processos em DOCUMENTOS normativos, a fim de facilitar o fluxo de informações pela empresa.
Procedimentos e Rotinas (PROAS) Políticas e Diretrizes Internas (PDIAS) Ágora Corretora
DEMAIS ÁREAS DE MODELAGEM
Ágora Corretora
Manualização É a organização dos documentos normativos sob a forma de um MANUAL. Deve ser simples e didático (PASSO-A-PASSO). Sistematização Ligado à informatização e Tecnologia da Informação (TI). Automatização de processos da organização.
Estudo de Layout Análise do fluxo de informações, móveis, equipamentos e pessoas pelo ambiente de trabalho, gerando maior eficiência e qualidade de vida aos trabalhadores. Ágora Corretora
Padronização
É o modo de garantir que a empresa como um todo tenha uma identidade visual. (não importando o território de atuação!)
Também tem a ver com processos uniformes, pessoal capacitado, constância, redução de variabilidade...
Ágora Corretora
Dinâmica
>> Elaborar um fluxograma de um processo qualquer >> Sugestão: a “night” ideal >> Grupo de até 5 integrantes Tempo: • 10 min. para preparação • 3 min. de apresentação/grupo
Ágora Corretora
GestĂŁo do Conhecimento - uma breve passagem -
Ă gora Corretora
Gestão do Conhecimento
CAMINHOS PARA A GESTÃO DO CONHECIMENTO: • Captar, armazenar, recuperar e distribuir ativos tangíveis de conhecimento, tais como patentes ou direitos autorais; • Coletar, organizar e disseminar conhecimentos intangíveis, tais como know-how, especialização profissional, experiência individual, soluções criativas etc.; • Criar um ambiente de aprendizado interativo, no qual as pessoas transfiram o conhecimento, internalizem-no e apliquem-no para criar novos conhecimentos.
Fonte: Revista HSM Management - 2000 Ágora Corretora
FIM OBRIGADO A TODOS PELA ATENÇÃO!