Spotkanie na szczycie – widok na branżę MICE

Celem debaty zorganizowanej w ramach 9. edycji THINK MICE Mashup Meetings było pokazanie aktualnej kondycji branży MICE i próba przyjrzenia się temu, jak może kształtować się jej najbliższa przyszłość. Bo chociaż wyzwań i problemów w dalszym ciągu nie brakuje, to pojawiają się także nowe możliwości i szanse, które trzeba wykorzystać.

Pandemia, wojna w Ukrainie, trudna sytuacja gospodarcza i powszechna drożyzna, a na domiar złego poważne pytania o zagrożenia związane z rynkiem energii – ostatnie lata nie oszczędzają nikogo, w tym w szczególności świata MICE. Mimo wszystko – jak zgodnie podkreślali przedstawicie stowarzyszeń branżowych, biorący udział w debacie zorganizowanej przez THINK MICE – w tej chwili kondycja praktycznie całego sektora jest niezła. Z czego trzeba możliwieszybkokorzystać. –Gdybyśmymielioceniaćto,codziejesięwprzemyślespotkańtylkozperspektywy„tuiteraz ” ,tonaprawdęjestdobrze.Wydarzeń organizuje się dużo, frekwencja utrzymuje się na wysokim poziomie – przyznała Dagmara Chmielewska, prezes zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej (SBE). Sporo pracy mają zresztą nie tylko organizatorzy eventów, ale też wyjazdów incentive oraz konferencji i kongresów. – Zapowiada się aktywna jesień. Na przykładzie Centrum Kongresowego ICE Kraków mogę powiedzieć, że na tę chwilę udało nam się utrzymać zaplanowane i zakontraktowane wcześniej realizacje. Mówię o jedenastu kongresach krajowych i siedmiu międzynarodowych, w tym 61. kongresie ICCA, który przez pewien czas, ze względu na wojnę w Ukrainie, stał pod znakiem zapytania. Do tego dochodzi jeszcze szereg imprez kulturalnych, społecznych ibiznesowych.Towszystkopozytywnyefektwysiłkówbranży,pozwalających na dostosowanie się do nowej rzeczywistości – powiedziała Paula Fanderowska, prezes zarządu Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce (SKKP).

Chociażjesieńwsektorzespotkańzapowiadasięnienajgorzej,doświadczenia ostatnich lat oraz trudna sytuacja gospodarcza i polityczna sprawiają, że branża daleka jest jednak od przesadnego optymizmu. śnie przygotowując się finansowo na kolejne miesiące, które być może znowu przyniosą recesję. Analizujemy różne scenariusze, zarówno te lepsze, jak i gorsze – mówiła Dagmara Chmielewska.

TANIO JUŻ BYŁO

Niestety–takjakpraktyczniewszystkowotaczającejnasrzeczywistości–także i realizacje MICE są coraz droższe. W tym roku, w zależności od różnych źródeł, od 25 do nawet 75 proc. w porównaniu z rokiem 2019. To spore różnice, wymagające lokowania wyższych budżetów. A na te, jak pokazuje doświadczenie, klienci nie zawsze mają ochotę. – Największe koszty to z reguły koszty osobowe oraz te generowane przez transport i catering. Rosną też koszty hotelowe. Dlatego ich waloryzacja jest tak istotna. W tym celu podejmujemy rozmowy z działami zakupów klientów korporacyjnych.Reakcjesąróżne.Niektórzyrozumiejąsytuację,aleniewszyscy. Problem pojawia się w szczególności w przypadku dużych podmiotów. Utrudnieniem jest też fakt, że wiele agencji ma podpisane z klientami umowy ramowe. Na propozycje renegocjacji zawartych w nich stawek klienci nie reagują zbyt dobrze. Z tego względu ważne są stowarzyszenia, które pozwalają nam mówić jednym głosem. Mamy dzięki nim większą siłę przebicia –zauważyłŁukaszKlimczak,członekzarząduKlubuAgencjiEventowychSAR (KAE SAR).

Paradoksalnie, tę trudną sytuację ratują nieco wysokie kursy euro i dolara, w których rozlicza się z polskimi agencjami wiele zachodnich korporacji. O ile jednakpozwalająonezniwelowaćprzynajmniejczęśćstratwprzypadkueventów organizowanych w kraju, to zupełnie inaczej wygląda sytuacja jeżeli cho- 11

NOWE OBLICZE KONFERENCJI I KONGRESÓW

Globalne trendy, nie tylko w branży spotkań, wpływają na stowarzyszenia i zlecane przez nie imprezy. Nie ulega wątpliwości, że za kilka lat konferencje i kongresy będą wyglądały inaczej niż do tej pory. Zmieni się też funkcjonowanie samych stowarzyszeń, dla których tego typu eventy są ważnym źródłem utrzymania oraz narzędziem pomagającym przyciągnąć nowych członków.

Aby z dość dużą dozą prawdopodobieństwa ocenić, jak będą wyglądały konferencje i kongresy przyszłości – w perspektywie mniej więcej 10 lat – warto spojrzeć nie tylko na analizy i przewidywania dotyczące przemysłu spotkań, ale również na to, co dzieje się w odległych od świata MICE branżach. – To daje znacznie szerszy obraz, pozwala snuć przewidywania. Wśród najważniejszych trendów wymieniłbym m.in. te na temat podróży służbowych i ich kształtu po pandemii, ale także niezwykle istotne preferencje dotyczące nowych sposobów nauki i konsumpcji treści. Do tego dochodzą naturalnie nowe technologie, społeczna odpowiedzialność biznesu, ekologia, a nawet nasze upodobania kulinarne, co ma i będzie miało coraz większy wpływ na rodzaj i sposób serwowanych podczas eventów posiłków. A to tylko niektóre z dłuższej listy zagadnień – powiedział Rob Eveleigh, managing director w firmie PCO Brightelm.

Analiza trendów jest ważna, ponieważ pozwala zrozumieć jakie są motywacje do uczestniczenia (lub nieuczestniczenia) w wydarzeniach ze strony ich potencjalnych gości. A te, jak pokazuje doświadczenie, stale się zmieniają. Stowarzyszenia i organizatorzy ich flagowych wydarzeń muszą o tym pamiętać, aby utrzymać atrakcyjność swoich organizacji i konkurencyjność przygotowywanych eventów. – Odpowiedzmy sobie na pytanie, co skłania ludzi do przystąpienia do stowarzyszenia? Jakie jest ich „dlaczego?” , oczekiwania i priorytety. Reorganizacja procesu pozyskiwania nowych członków wydaje się być konieczna. Tak, aby w pełni odpowiedzieć na unikalne potrzeby różnych grup interesariuszy, które mogą się od siebie różnic. Stąd potrzeba głębszej personalizacji doświadczeń i zwiększenia zaangażowania. Wydarzenia MICE dobitnie pomagają osiągnąć ten cel – dodała Diana Frederiksen, MICE sales manager w ICCA Future Leaders Council.

PODRÓŻE PO ŚWIECIE

Dobrą wiadomością jest fakt, że jak podkreśla zgodnie zdecydowana większość specjalistów, spotkań z roku na rok znowu będzie przybywać, stopniowo zwiększa się też ich frekwencja. Potwierdzają to dane, m.in. te zaprezentowane przez Global Business Travel Association (GBTA). Wynika z nich, że o ile w 2020 roku za sprawą pandemii wydatki na podróże biznesowe spadły z 1,4 bln (w 2019 roku) do zaledwie 0,69 bln dolarów, to już od 2021 roku (mimo że koronawirus dalej był wtedy w natarciu) notowane są systematyczne wzro-