KRÖNIKA - DYSSVOLD

När event och möten digitaliserades blev det uppenbart att ett par viktiga insikter saknades. Nämligen den att de är verktyg för kommunikation, och att denna behöver målgruppsanpassas för att vara effektiv. Plötsligt behövde man få deltagare att både komma och stanna, med utgången bara ett musklick bort. Att paketera om kommunikation till fysiska upplevelser är ingen enkel uppgift. Därför kan det vara klokt att ta hjälp om man inte kan eller hinner, och att avstå de gånger man inte har råd. Ibland är utebliven kommunikation bättre än dålig dito.

Det finns nog få marknadschefer som skulle boka upp en annonskampanj och sedan ge en praktikant fria händer att sätta ihop och skicka in annonserna. Ändå är det så här som många chefer handskas med event och större möten. Man kan hoppas att det beror på att de saknar insikt om vad möten och event är, nämligen strategiska verktyg för kommunikation som kan åstadkomma handling och hållbar förändring.

Innan pandemin kunde man komma undan med att arrangera dåliga event eller möten. I bästa fall kunde det kompenseras av att det fanns roliga människor att nätverka med på plats. Dessutom var det ofta färre deltagare och inget spelades in. Därmed var det bara ett fåtal som fick uppleva skadan, om det man bjöd på var dåligt planerat eller dåligt producerat.

Sedan kom det som bekant en pandemi. Till en början satte den stopp för både event och möten. Så småningom var det många som lärde sig att man kunde göra något som kom att kallas digitala eller virtuella event. Med en licens på en plattform för någon tusenlapp i månaden kunde man skapa event hemifrån, och sedan bjuda in både talare och mängder av åskådare som medverkade från sina hem.

Det gick så där. Bristen på variation i aktiviteter gjorde att de blev monotona och utebliven interaktion bidrog till att de blev envägskommunikation. Dessutom blev de ofta outhärdligt långa. Att rakt av kopiera det man tidigare gjort i fysiska rum och göra samma sak på en digital plattform fungerade dåligt.

Många har den hårda vägen fått lära sig att det krävs mer än en teknisk plattform för att göra lyckade event för deltagare som deltar på distans. Med lyckade menar vi sådana som bidrar till att både syftet och de mål man satt upp uppnås. För att klara det behöver man kunna skapa ett intressant upplägg och en variation av meningsfulla aktiviteter, som åstadkommer att deltagarna blir engagerade och stannar.

Misslyckas eller struntar man i det får det som konsekvens att man tappar deltagare under eventets gång, nu när deltagare fått möjlighet att lämna med ett enda musklick. I de fysiska mötena krävdes det att man reste sig och därefter lyckades lirka sig förbi alla andra på samma stolsrad för att ta sig ut. Det var förknippat med uppmärksamhet och skam vilket gjorde att man snällt satt kvar – oavsett hur mediokert det som hände på scenen var. Nu när man är på distans märks det knappt att man lämnar ”rummet”.

Att event och möten handlar om kommunikation är definitivt inget nytt. Så har det alltid varit. Men innan pandemin kunde man lättare komma undan med att göra dåliga sådana. Det gör man inte längre. Förutom att det blir mer uppenbart så har man i regel fler i publiken som får uppleva det. Dessutom så spelar man rutinmässigt in och publicerar dem på nätet. Där blir de tillgängliga för alla och i värsta fall för all framtid.

Allt kommunicerar något

Ett event på ett slott kommunicerar lyx och flärd. Samma event på ett Folkets Hus kommunicerar något helt annat. Vilken mat du bjuder på, hur inbjudan ser ut, hur rummet möblerats och om du trycker upp namnskyltar med vissa deltagares fina titlar i fetstil på. Precis allt vi gör berättar något om vilka vi är eller vill vara, vilka värderingar vi står för, vad vi tycker är viktigt, vilka fördomar vi bär på och mycket annat.

Vad vi ger i utbyte till människor som investerat en halv eller hel dag för att gå på ett event säger också en hel del om vad vi och vårt varumärke står för. Handlar det om att få säga allt man själv vill säga, utan att ens försöka ta reda på vad målgruppen vill höra eller lära sig? Kanske tillgodoser vi ett gäng chefers hunger efter uppmärksamhet genom att ge var och en av dem en timme i rampljuset – utan att ens fundera på om deltagarna är intresserade av vad de kommer att presentera eller prata om?

Blomsterfarbrorn

För inte allt för många år sedan var jag själv deltagare på en konferens. Det var nästan bara män i publiken och på scenen. När den första talaren hade pratat klart kom det dock in en kvinna. Hon var till och med yngre, jag skulle gissa på drygt tjugo år. Det visade sig snart att hennes uppgift var att lämna över en blomsterbukett och en kram till var och en av männen som framträtt på scenen. Det kändes inte som så genomtänkt kommunikation.

Till nästa konferens som jag själv producerade tog vi i stället in en farbror i hatt. Han fick lämna över krukor med små träd till talarna. Träd de kunde ta med hem och plantera, och som kunde levde vidare i kanske hundra år. Farbrorn och träden kommunicerade något helt annat än den yngre kvinnan, blomsterkvastarna och kramarna.

Mångfald på scenen

En annan fråga som är tydligt kopplad till vad man vill kommunicera är den om vilka man ger sändningstid till. Helst bör det finnas medverkande som kan representera olika perspektiv. Om ni har eller vill ha kvinnor, yngre, äldre eller människor med olika kulturell bakgrund som era kunder. Då bör representanter för dessa grupper också vara representerade på scenen. Åtminstone de gånger du gör event som vänder sig till dem.

Vilka är välkomna

När man bjuder in till aktiviteter man enbart kan ta del av genom att vara på plats ger det avgränsningar. Oftast har man dessa gånger begränsat av både antal stolar eller kvadratmeter och budget. Det bidrar till att man tvingas välja och välja bort vilka som får eller kan komma. Även detta kommunicerar något, bland annat vilka som är viktiga för er och vilka som inte är det. Att i tillägg öppna upp för möjlighet att delta på distans är ett enkelt sätt att ge mångdubbelt fler en möjlighet att också få känna sig utvalda och välkomna.

Ta hjälp om du inte kan eller hinner

Att paketera om en önskvärd kommunikationsinsats till fysiska upplevelser är inte en enkel uppgift. Trots det är det många företag och andra som håller fast vid att man ska producera event och möten själva – med interna resurser och helst till så låg kostnad som möjligt. Förutom att det tar mångdubbelt längre tid är det också riskfyllt. Den som producerar event på heltid får mer gjort per arbetad timme. Dessutom vet de vad man ska undvika och hur man löser olika oförutsedda problem som kan inträffa.

Avstå om du inte har råd

Ibland är det tyvärr så att man saknar den kunskap, tid eller budget som behövs för att det event eller möte man planerar ska kunna genomföras. Att ändå försöka kan resultera i bristfällig kommunikation som kan skada det egna varumärket. I de fallen är det därför bättre att vänta tills dess att man har råd, eller att den här gången välja en annan kommunikationskanal. Ibland kan nämligen utebliven kommunikation vara bättre än dålig dito.

JÖRGEN DYSSVOLD är mötesdesigner vid mötesbyrån Herr Omar och har mer än 20 års erfarenhet av att planera och producera allt ifrån TEDx konferenser till världsrekord och presidentbesök. Han är också skapare av Meetfulness – läran om hur man skapar möten. som uppnår målen och har kul på vägen. Du kan komma i kontakt med Jörgen via herromar.se