Uppsala Convention Bureau

problemhantering blir svårare att hantera på distans. I dagsläget har vi arbetat hemma under en relativt kort tidsperiod, för att säga om alla delar i verksamheten kommer att fungera önskvärt på sikt.

INVESTERA I SÄKRA MÖTEN

Nova Park och Steningevik har alltid legat i framkant när det kommer till säkerhet. Nova Park var det första hotellet i Sverige Safehotels Alliance och Steningevik anslöt strax efteråt.

I och med låg beläggning på konferenshotell så är det många som krigar i affären och därmed går ner i pris. Men Magnus poängterar att det inte är läge att sikta in sig på ett billigt möte.

– Det är nu man behöver ha möten som verkligen är bra. Vi ser det inte som att man spenderar pengar, utan om ni kanske bara ska ha ett möte i år, se till att verkligen investera i ett bra och säkert möte. Det gäller att se över vilka möten som verkligen krävs och när de väl hålls, då ska de vara säkra och av högsta kvalitet.

Att tänka säkerhet kring olika områden ligger väl grundat i Nova Park och Steningeviks dna. Redan 2012 att förhindra vinterkräksjuka och andra detta är inget som de har infört på grund av den rådande pandemin.

– Vi har alltid haft ett säkerhetstänk och när pandemin slog till är det inte så att vi har laddat ner en checklista för att bocka av i panik. Det har alltid funnits i vårt sätt att arbeta. När företagen nu behöver balansera vikten mellan risken och behovet av att mötas är valet av anläggning extra viktig. Vi har bland annat bra luftiga lokaler och en ventilation i världsklass, som nu är viktigare än möten för andra och vad företagen än behöver, så löser vi det!

Prognoserna för mötes- och evenemangsåret 2020 såg bra ut, för både Uppsala och Sverige. Men covid-19 och pandemin förändrade allt. Krisen var och är ett pågående faktum. Och det råder inga tvivel om att besöksnäringen och föreningslivet är bland de absolut hårdast drabbade.

Text: Redaktionen Foto: Pressbilder

Vi lever i av- och fram och bokas om. Uttryck eller ”vi ställer inte in, vi ställer om” vi vet säkert är att vi inte vet när allt detta är över. Sammantaget kommer vi märka av coronakrisen under en lång tid framöver. Frågan är vad gör vi av den? Krisen alltså. Vad har vi lärt oss av 2020? Vad har vi gjort under 2020 som faktiskt har gett effekt? Kick Off har träffat Uppsala Convention Bureau som hävdar att ”tillsammans är vägen tillbaka”.

Världen förändras konstant. Förändringar av invånarnas värderingar, befolkningens sammansättning, teknikutveckling, globalisering och klimatpåverkan är fem globala trender som ständigt påverkar verkligheten vi lever i. Då och då inträffar också plötsliga och helt oförutsedda händelser som får en enorm påverkan på samhällsutvecklingen och våra verksamheter. Covid-19 är en av dem. – Det är en tuff tid för många inom mötes- och evenemangssfären och att tänka på framtiden ligger kanske inte närmast till hands. Men vi måste. Att vara optimistisk är inte att förneka vad vi står i nu”, säger teamet i Uppsala. Att vara optimistisk är att tänka och verka för att framtiden är ljus, fortsätter de.

Enligt Uppsala Convention Bureau har det aldrig varit enklare att förklara effekterna av möten och evenemang, för när möten och evenemang uteblir så märks det tydligt. Och för alla. När pandemin slog till valde Uppsala med att restriktionerna i mars 2020 infördes. Uppsalas Convention Bureau har haft fullt fokus på framtiden sedan dess. Under de senaste åtta månaderna har teamet tillsammans gått igenom över 14 500 internationella möten och evenemang i detalj och ur Uppsala har kapacitet för och som lirar med stadens strategier och styrkor, men som också har lokala personer som sitter på möjligheten att åta sig ett värdskap.

I Uppsala har man också lagt ett stort arbete på att förtydliga sin kommunikation och förenkla för arrangörer i att våga ta beslut om sammankomster i framtiden. Det både förbättrats och utökats. Och när Uppsala Convention Bureau snart kliver in i det nya året så har enheten vuxit från fyra personer vid starten av 2020, till tio. Allt för att kunna understödja näringslivet, förbunds- och föreningslivet och enskilda arrangörer. tacka ja till ett möte eller evenemang på hemmaplan i Sverige, och inte minst av dem.

Era ledord är ”Det ska vara enkelt att arrangera möten och evenemang i Uppsala”, hur menar ni då och hur ska ni uppnå det? – Som förening och arrangör ska man inte behöva känna att man enskilt är den som tar hela risken när det är så många som vinner på att mötet eller evenemanget arrangeras här.

Vill vi vara med när det går bra, så måste vi också orka stötta dem i motgång. Men för det behöver vi nå en gemensam förståelse för hur ett möte eller evenemang kan ge långsiktig positiv påverkan för destinationen och målgruppen, svarar Anna Lindström, Chef Möten & Evenemang, Uppsala Convention Bureau.

Uppsala förklarar det som att det handlar om att hitta det som är en ”win-win-win”, det vill säga vinning för staden, forumet och deltagarna. Att tidigt tydliggöra de olika parternas skilda drivkrafter och mål, för att optimera tid och ekonomiska resurser för bättre och starkare arrangemang på lång sikt. Är det arbetet väl utfört så blir det också lättare att faktiskt parera riskerna vid händelser som omöjliggör ett genomförande, resonerar man.

Internationella möten och evenemang är extra viktiga för Sverige då de bidrar till exportintäkter. Men så här mitt i pandemin, med både reserestriktioner och regionala rekommendationer känns väl en internationalisering som ett rejält risktagande? – Om man tänker så, tror jag att perspektivet är alldeles för kort. Vi behöver agera nu och inte sen, för då står vi istället inför en förlängd kris. Vi behöver internationella värdskap för Sveriges fortsatta tillväxt, utveckling och attraktionskraft. Och den internationella konkurrensen om möten och evenemang har successivt ökat för varje år, redan innan pandemin. Vi får svårt att upprätthålla en internationell konkurrenskraft om för stort fokus enbart läggs på de inhemska arrangemangen. Jobbar vi inte på den internationella mötes- och evenemangspotentialen idag är risken stor att vi kommer se oss omsprungna av andra länder i framtiden, säger Anna Lindström, Chef Möten & Evenemang vid Uppsala Convention Bureau.

Enligt Uppsala är det alltså internationella arrangemang som måste vara det gemensamma målet. De berättar vidare om sina tankar kring hur samarbeten är den enda vägen tillbaka efter krisen. Kortsiktigt så är möten och evenemang tveklöst positiva för besöksnäringen. Och med utökade marknadsunderlag i form av inresta gäster så skapar det goda förutsättningar för ett bra urval av restauranger, handel och hotell året om. Kanske är de också en bra marknadsföringskanal för ytterligare besök då de ofta är våra besökares första möte med staden. Det skapar arbetstillfällen och fritidsmöjligheter för oss som bor här. Men hur samarbetar man i en konkurrenssituation?

Ni pratar om den internationella konkurrensen, men tävlar inte även svenska städer med varandra? – Under de senaste åtta månaderna, när vårt fokus har varit att söka mer kunskap om de internationella kongresserna och evenemangen så har vi lärt oss så mycket mer om Sveriges potential som mötes- och evenemangsland. Vi har sett hur nätverken är byggda internationellt, regioner särskiljer sig och kompletterar evenemang så att det räcker till oss alla. Och de tar tid att få till. Det är ingen led- och beslutstider. Men det vi inte jobbar för idag kommer inte ske imorgon, säger Lisa Wästberg, Research & Sales, Uppsala Convention Bureau.

I Uppsala ser man en väg framåt i att underlätta för nätverkande mellan städer, arrangörer och besöksnäringen med de gemensamma målen om smarta lösningar, allas vinning, större effekt och det dessutom genom mindre arbetsinsats. Var och en har vi fått ta ansvar för att minska risken för smittspridning. Kanske är det nu läge att ta ansvar för att göra vad vi kan för att säkra framtida möten och evenemang till Sverige i framtiden.

Jonas, du säger att vi inte har råd att att det dubbeljobbas mycket? – Sveriges resurser är begränsade. Behovet fanns redan innan pandemin men i kriser ligger förändringar och innovativa arbetssätt närmare till hands tänker vi. För att få till de mer långsiktiga effekterna av möten och evenemang behöver nya samarbeten tillkomma, på riktigt. Och nu har vi vår chans. Samarbeten mellan städer, förbunds- bredd av aktiviteter som kan bidra till arrangörernas, såväl som destinationens målsättningar. Här kan vi som destinationer anta en större roll och dela kunskap mellan kongressåren, mellan tävlingar och mästerskap, säger Jonas Ekebacke, Evenemangslots, Uppsala Convention Bureau.

Om man tror på deras tes så skulle det då kunna innebära att Sverige blir starkare i den internationella konkurrensen samtidigt som de inhemska arrangemangen blir bättre. Uppsala förespråkar att öva genom starkare samarbeten under de nationella sammankomsterna och för att då leverera ännu bättre på den internationella marknaden. Vi har i tidigare artiklar med gänget i Uppsala fått följa hur de gärna ger sitt lokala föreningsliv mer än en chans till värdskap för att kunna växa med uppdraget. Och att de därför, i dialog med förbund och nationella föreningar, till möten och evenemang. Med målet att hjälpa lokala arrangörsföreningar att växa genom sina evenemang har man i Uppsala också utvecklat ett processverktyg med manualer, checklistor och tips på hur andra har genomfört sina arrangemang. Genom statistik, beteendeanalys och exempel som för andra kunder har gett bästa resultat kan man hjälpa andra och tryggare beslut.

I Uppsala har man kompetensmässigt och monetärt samlat de kommunala resurserna för stöd till mötes- och evenemangsarrangörer. Det ska vara lätt att ta på sig ett värdskap i Uppsala, men man kan inte nå de riktiga effekterna om man inte arbetar tillsammans före, under och efter genomförandet.

Ni verkar ha en plan och ett arbetssätt som redan fungerar. Är det inte enklast att bara jobba på som ni gör? – Om vi ska komma ur krisen, stärkta och redo för framtiden, behöver vi alla jobba mer som ”komplement” snarare än konkurrenter. Jobbar vi tajtare mellan genomföranden, städerna och arrangörerna, så synliggör vi enklare vilka Och varför börja från noll när man kan ta vid där någon annan slutat? Ett långsiktigt värdskap mellan arrangörer ger inte bara möjligheten att putsa på genomförandet utan skapar också möjlighet till en mer långsiktig måluppfyllnad för staden och dess alla verksamheter, säger Anna Lindström, Chef Möten & Evenemang, Uppsala Convention Bureau.

Uppsala Convention Bureau erbjuder arrangörer kostnadsfri hjälp med: • formulering av mål och syfte med arrangemanget och idéer om hur dessa kan uppnås genom mötet/evenemanget • att hitta bästa möjliga period (för att undvika krockar med liknande arrangemang) • säkerställa ledig kapacitet för genomförande samt förmedla prisuppgifter och offerter från hotell, lokaler och arenor • studiebesök och visningar av ovanstående • förslag på kringaktiviteter • kontakter för mötesadministration och genomförande • att söka ekonomiskt stöd från offentlig sektor samt kontakt med potentiella sponsorer • kontakter till offentlig verksamhet och det lokala näringslivet • stöd och checklistor för att arrangera ekologiskt och socialt hållbara arrangemang • bild-, text- och marknadsföringsmaterial för inbjudningar och programinformation • kartor och planeringsverktyg • turistinformatörer på plats under genomförande

Uppsala Convention Bureau har årligen sedan 2016 genomfört ett stort antal utbildningar för arrangörer. Dessa forum är uppskattade och har haft upp mot 100 deltagare/utbildning. En utbildning som är öppen för alla arrangörer och andra svenska destinationer. Följande ämnen har hittills behandlats; • modern sponsring • affärsplan • mätning och analys • marknadsföring och försäljning • evenemangssäkerhet • medarbetarskap och funktionärskap • hållbarhet • kundcentrerad evenemangsutveckling • beteendedesign • omvärldsanalys • kundresan som metod för evenemangsutveckling • målgruppssegmentering • upplevelseanalys/nps

Följande saker är viktiga att ta hänsyn till för att öka antalet internationella möten och evenemang till Sverige: • viljan i att stå värd för ett möte eller evenemang måste komma från en lokalt engagerad person eller förening. Om personen/föreningen inte är övertygad om att organisera ett möte/evenemang är chansen att få arrangera det i Uppsala eller en annan stad väldigt liten, eller • aktivt uppmana lokala arrangörer att börja i liten skala och därefter skala upp över tid, dvs. börja med att arrangera ett nationellt arrangemang för att sedan arrangera det nordiska, europeiska eller internationella. • att känna till sina styrkeområden som stad, ha god kännedom om potentiella lokala värdar och arbeta med långsiktig planering. Även att samarbeta och öppet dela information och kunskap. • kunskapsöverföring mellan arrangörer och destinationer måste fungera på ett bra sätt. Internationella föreningsmöten och idrottsevenemang återkommer sällan till samma destination inom en snar framtid. Om dessutom ämnet och/eller arenaförutsättningar är starkt i andra regioner i Sverige är det också troligt att arrangemanget kommer att hamna där vid nästa tillfälle.

- En plats skapad för möten! Skogshem & Wijk

OMSTART 2021

50% rabatt på andra natten och välj 3 av nedanstående tillval, helt gratis!

• Ett gratis grupprum 8-10 pers, valfri dag vid bokning av huvudlokal • • En gratis transfer till eller från din konferens • • En fjärde rätt till valfri måltid • • Vi bjuder på startavgiften när du bokar en av utvalda aktiviteter • • Vi bjuder på en Business Energy Break • • Ett glas bubbel innan middagen •

Samla ditt team på en av sveriges tryggaste och StayClean COVID Safe certifierade mötesanläggningar och sätt 2021 på kartan. Vi vill ge er möjligheten att kunna träffas, prata ihop er, ha kul tillsammans och sätta mål för framtiden. Ta vara på tiden och förläng konferensen med en natt, vi ger 50% rabatt på login och lovar att du får så mycket mer ur din konferens!

Välkommen till oss på Lidingö – en plats skapad för möten – endast 17 minuter från Stureplan!

Maila oss på bokning@skogshem-wijk.com eller 08-731 42 42 för att boka och för att komma i kontakt med våra personliga mötesrådgivare. För mer information om våra erbjudanden besök vår hemsida www.skogshem-wijk.com