Krönika Jörgen Dyssvold

Hjärnan är en fantastisk men också känslig skapelse. I möten kan den bli uttråkad och gå ner på lågvarv, eller bli störd och tappa fokus. Men den kan också triggas till att producera lyckohormoner som ökar fokus och kreativitet. Socker är bränsle för hjärnan men bara i små doser. För mycket socker gör i stället hjärnan först hyperaktiv och sedan trött.

För många, för långa, dåligt planerade eller förberedda och dåligt ledda möten leder till att hjärnan får jobba på högvarv för att hänga med. Det gäller oavsett om deltagarna är fysiskt på plats eller digitalt på distans. Resultatet blir att vi lämnar många möten rejält trötta i hjärnan.

Glädjande nog så går det att planera och genomföra möten som är bra för hjärnan. Vi behöver bara ha lite koll på hur den fungerar och ha modet att göra saker lite annorlunda än vad vi brukar.

Triggers kan kicka igång negativa eller positiva processer

Triggers är saker som hjärnan uppfattar och som kickar igång processer i hjärnan eller kroppen. Några exempel på triggers är obehagliga ljud som gör att vi plötsligt upplever stress och obehag, eller när doften av nybakade bullar gör oss extremt

När vi planerar möten behöver vi därför tänka på att skapa en miljö som är fri från triggers vi inte kan kontrollera. Samtidigt kan triggers läggas in medvetet för att uppnå en reaktion eller aktivitet. Ett exempel på det senare är att spela upp en peppig låt som triggar igång kroppens produktion av lyckohormoner. Vi återkommer till det längre fram.

Viskningar och andras samtal fungerar distraherande

Distraktorer är saker som stör hjärnan och vår uppmärksamhet. Det kan vara personer som springer förbi utanför, andra deltagares ”tics” eller när några sitter och viskar med varandra.

Faktum är att viskningar kan störa mer än när några pratar högt. Vi kan nämligen inte värja oss från att ”lyssna med” på andras samtal. Om några pratar lågt eller i telefon, så att vi inte hör vad den i andra änden säger, jobbar vår hjärna för högtryck med att fantisera fram och fylla i med de ord och meningar som saknas.

Distraktorer kan också vara till nytta. Man har till exempel kommit fram till att vi är bakgrundssorl eller musik. Kreativiteten hämmas av en stökig miljö men också av total tystnad. Troligen hänger det ihop med att en lite lagom distraherad hjärna kan tänka friare.

Hjärnan behöver socker men bara i små doser

En hjärna i arbete förbrukar också en hel del energi. Hjärnans huvudsakliga bränsle kommer från sockerglukos som tillsammans med syre omvandlas till ett ämne kallat ATP – ett superbränsle som bland annat ”driver hjärnan”.

Men precis som andra organ behöver hjärnan lagom mängd energi och det krävs bara små mängder socker för att driva hjärnan. Om vi i stället, vilket ju ofta är fallet vid konferenser, sätter i oss stora mängder socker så blir hjärnan först hyperaktiv och sedan trött. Knepet är därför att äta lite socker och gärna det

Lyckohormoner gör oss mer kreativa eller fokuserade

Hjärnan är också beroende av lyckohormoner som dopamin och produktionen av dessa ner till noll. Fysisk aktivitet, faktiskt något så enkelt som att applådera, triggar produktionen av lyckohormoner. Att skratta, lyssna på musik eller berättelser som berör har samma effekt.

Möten bör därför planeras eller designas så att de innehåller olika triggers som kickar igång produktion av lyckohormoner. Att uppmana till en spontan applåd, spela en peppig låt eller visa ett roligt videoklipp är några exempel på hur det kan gå till.

Hjärnan kan fokusera på en uppgift i max tjugo minuter

Det är också olika delar av hjärnan som hanterar olika så kallade kognitiva funktioner. Om det blir för mycket av en aktivitet, till exempel att lyssna på föreläsningar eller försöka lösa problem del av hjärnan. Forskning har visat att hjärnan kan hålla fokus på en aktivitet i max 20 minuter. En längre exempelvis presentation bör därför delas upp i kortare block med avbrott där deltagarna exempelvis får ställa frågor eller kort

Långa möten eller konferenser behöver planeras så att det blir en variation av att diskutera och så vidare.

HÅLLBAR CIRKULÄR EKONOMI – TILL DITT MÖTE

Håll ditt nästa möte på Bornholm

När du talar om cirkulär ekonomi – talar du också om Bornholm. Vi är långt framme vad gäller innovativ energistrategi och en ambitiös avfallsstrategi. Ska ditt företag också börja arbeta med cirkulär ekonomi och hållbarhet? Då ska du hålla ditt nästa möte på en av Europas mest hållbara konferensanläggningar – Hotel GSH, Green Solution House.

ENDAGSKONFERENS

• Lunch • 2-rätters middag • Övernattning i enkelrum med ekologisk frukost

SEK 2.500,-

Skillnad mellan framåtlutat och bakåtlutat deltagande

Hur vi tar del i möten har också påverkan. När vi sitter framåtlutade, kräver, använder vi de främre delarna av hjärnan och blir trötta snabbare. När vi får möjlighet att sitta mer bakåtlutat är arbetar och samverkar. Effekten är att vi orkar mycket längre.

Ge utrymme för återhämtning under exempelvis en promenad

En trött hjärna behöver återhämtning. Man har länge trott att enbart sömn skulle räcka. Men hjärnan arbetar för fullt även när vi sover, med att sortera dagens intryck, sortera bort gammalt skräp ur minnesarkivet och annat. Hjärnan behöver därför också en annan typ av vila som den får när man exempelvis mediterar eller går långa lugna och närvarande promenader i naturen.

En kort mindfulness-övning mellan möten kan också ha effekt. Microsoft kort paus och instruktion om att under denna göra en mindfulness-övning. Den skadliga stresshormoner och var betydligt mer närvarande under mötena.

Lärandet uppstår inte medan vi tittar och lyssnar

En viktig funktion med möten och konferenser är att hjärnan ska lära sig nya saker. När vi lyssnar på exempelvis föreläsningar jobbar hjärnan hårt med att försöka förstå allt vi hör och ser och

Det första pågår i hjärnans arbetsminne och det mesta som processas där vaskas. Det som bedöms viktigt nog skickas vidare till långtidsminnet. Ett sätt att hjälpa hjärnan att förstå vad som är viktigt är att ta anteckningar, för hand. Anteckna nyckelord, skissa upp det som mindmaps och annat.

Ett annat effektivt sätt att hjälpa hjärnan förstå vad den ska spara i långtidsminnet är att repetera. Det kan vara genom att deltagarna efter att ha lyssnat en stund får beskriva hur de har förstått det de lyssnat på – enskilt, för alla andra eller för några i en mindre grupp.

JÖRGEN DYSSVOLD är mötesdesigner vid mötesbyrån Herr Omar och har mer än 20 års erfarenhet av att planera och producera allt ifrån TEDx konferenser till världsrekord och presidentbesök. Han är också skapare av Meetfulness – läran om hur man skapar möten. som uppnår målen och har kul på vägen. Du kan komma i kontakt med Jörgen via herromar.se

Summering

Vi behöver alltså tänka på vilken miljö vi har möten i, men att lugnt och tyst inte alltid är det bästa. Andras prat kan störa vårt fokus och särskilt om någon viskar eller pratar i telefon så vi bara hör halva samtal. En variation av aktiviteter gör att olika delar av hjärnan får arbeta lagom mycket.

Socker är bränsle för hjärnan men bara i små doser. Motsatsen gör hjärnan hyperaktiv och trött. En trött hjärna behöver annan återhämtning än sömn, exempelvis meditation eller naturpromenader. Vi kan också hjälpa hjärnan att förstå vad den ska spara i långtidsminnet genom att anteckna för hand eller repetera det viktigaste av allt vi nyss lyssnat på.

Konferens med aktivitet i Småland

isaberg.se