Viktigt att mötas

Den 16 mars 2020 uppmanade Folkhälsomyndigheten att ”de som bor i Stockholmsregionen och som kan jobba hemma bör göra det”. Konsekvenserna av detta budskap var att mötesindustrin i princip upphörde att existera inom någon vecka.

TEXT: REDAKTIONEN FOTO: GÖRAN EKEBERG

Sedan dess har budskap och restriktioner fortsatt att måla mötesindustrin som ett riskområde för smittspridning, trots att branschen i princip var den första att stänga ner samt kontinuerligt arbetat med långtgående åtgärder för att minimera riskerna för de få möten som genomförts under året. En viss ljusning i branschen syntes inför hösten 2020, då företagen och organisationer insåg av behoven av fysiska möten både för företagens framtida konkurrensförmåga samt personalens välmående.

Uppmaningen från Stat och myndigheter att ”jobba hemifrån” har legat konstant sedan mars 2020 och trots diskussioner i slutet av september om att eventuellt öppna upp för större evenemang var regeringen tydlig med att uppmaningen ”jobba hemifrån” inte skulle ändras. Smittspridningen tog ny fart under hösten 2020 vilket ledde regeringen till att fatta beslut om allvarligare restriktioner än tidigare under pandemin. Bland annat förstärktes uppmaningen om att ”jobba hemma” den 18 december från vice Statsministern med att ”såväl offentliga som privata arbetsgivare ska se till att all icke-essentiell personal arbetar hemifrån”. Även under våren 2021 har flera uppmaningar kommit om att arbetsgivare inte gör tillräckligt för att tillåta sina anställda att arbeta hemma. Mötesindustrin som helhet har inte några större direkta restriktioner, exempelvis har den berömda 50 personers regeln aldrig gällt för möten. Trots det har mötesindustrin varit bland de branscher som drabbats hårdast.

Detta utan några direkta belägg för att möten och konferenser inte kan genomföras på ett smittsäkert sätt. Konsekvenserna av att ”jobba hemma” är som sagt uppenbara för mötesindustrin. Men vad är konsekvenserna för alla de som jobbat hemma i över ett år eller de företag som inte haft fysiska möten på ett år?

Under pandemin har vi lärt oss att det faktiskt är möjligt för många att arbeta hemifrån och att det i väldigt många situationer går utmärkt att ha möten på Teams eller Zoom. Precis som vid alla kriser eller större förändringar klarar vi av mycket mer än vad vi tidigare trott. Höj

och sänkbara skrivbord har skeppats hem till hus och lägenheter och digitala luncher, AWn och andra sociala tillfällen har införts för att simulera kafferasten på kontoret eller den riktiga AWn. Många anställda har uppskattat möjligheten att få vardagen att gå ihop samtidigt som många röster börjar uppmärksamma att det mentala välmåendet hos många är historiskt lågt.

Många företag säger att det har fungerat att jobba hemifrån men erkänner samtidigt att det till stor del är på grund av att man sedan tidigare har en väl upparbetad företagskultur, etablerade relationer mellan medarbetare och chefer samt att arbetet i många fall fortsatt i samma spår som tidigare. Företagen identifierar ett antal områden som, om fysiska möten inte kommer igång, kommer att leda till ett mindre framgångsrikt, utvecklande och lönsamt företag.

Den första punkten är personalens välmående. Människan är en social varelse och att berövas det som många anställda sagt varit det viktigaste för att trivas på jobbet, glädjen av att träffa sina arbetskamrater, är bevisligen mycket negativt för det personliga välmåendet och i slutändan på företagets produktivitet och konkurrenskraft. Att inte ha fått gå på en sommaravslutning, personalfest, kick-off, julfest eller den spontana interaktionen med kollegor kan inte ersättas med digitala arrangemang.

Den andra punkten är Företagskulturen. Företagskultur kan lite förenklat beskrivas som hur det är att jobba på ett företag. Ofta skapas dokument med värdeord om vad företaget står för och vilka värderingar man har. Om dessa efterlevs av chefer och anställda är företagskulturen nära det företaget vill ha för att nå sina mål. Bristen på efterlevnad betyder dock inte att det inte finns en företagskultur utan snarare att företagskulturen blir något annat än vad dokument och värderingar säger.

En företagskultur som inte stämmer med vad företag säger att den är kan vara katastrofalt för både verksamheten, anställda och kunder och ett hot mot företagets framtida utveckling. Kulturen byggs i daglig efterlevnad av värderingar vilket är mycket svårare digitalt än fysiskt. Ramverk sätts också ofta på större möten och konferenser då flera personer än de som dagligen träffas ges möjligheter att bygga relationer och skapa samarbeten.

”Personlig utveckling sker när budskap eller information också är emotionell. I ett fysiskt möte är det lättare att förmedla känslor och skapar relationer.”

Ledarskapet och den personliga utveckling är också faktorer som påverkas av att inte träffas fysiskt. Det uppenbara exemplet på detta är de nya resultat som kommer ut från gymnasieskolor runt om i världen där betygen och kunskaperna studenterna lärt sig via distansstudier är avsevärt lägre än tidigare år. Att utvecklas eller utveckla sker inte isolerat utan kommer ofta i samspelet med andra och framförallt genom en chef eller mentor. Givetvis kan information och uppföljning enkelt skötas digitalt men den stora förklaringen till varför vi lär och utvecklas mer fysiskt är att den emotionella upplevelsen är större vid personliga möten än digitala. Och ju mer emotionell upplevelsen är desto starkare blir minnet.

Det sista området handlar om innovation, kreativitet och komplex problemlösning. Alla dessa bygger på samspelet mellan individer, kunskaper och att kunna vrida och vända på saker över tid. Hur ofta kommer du på en ny idé när du satt av tid i kalendern för att du ska komma på en ny idé? Om man tittar på Sverige som land och svenska företag så har vi en lång historia av just innovation och är faktiskt ett av de mest innovativa länderna sett till antal invånare. Vi är också ett av världens mest mötesinriktade länder. Att möten, framförallt det spontana mötet mellan personer från olika avdelningar som ofta sker på luncher, kafferaster eller konferenser, är drivande för innovation är inte långsökt. Resultatet av det senaste årets brist på dessa möten är dock något vi inte kommer se på flera år. Dock börjar många företag nu inse denna fara för företagets långsiktiga innovation och konkurrenskraft.

Så samtidigt som digitala lösningar nu har möjliggjort att många på kort sikt kunnat arbeta vidare utan att ses inser många företag nu också att fysiska möten är helt avgörande för att bygga och behålla ett framgångsrikt, utvecklande och lönsamt företag framöver. Det är långt ifrån alla möten som hölls innan pandemin som idag är digitala som behöver återgå till att vara fysiska. Framförallt möten som innebär rent informationsutbyte. Det finns dock många möten som behöver ske fysiskt där både medarbetare och företag lider skada av att inte ha dem.

Företag funderar nu hur de ska jobba framöver i en värld utan restriktioner och smittspridning. Många företag kommer säkerligen behålla ”jobba hemma” till varierande grader, allt ifrån fem till en dag i veckan. Oavsett, kommer det fysiska mötet, både på kort och lång sikt vara avgörande för att attrahera och behålla bra personal, ha hög personalnöjdhet, hög innovationstakt och konkurrenskraft. För de företag som till övervägande del jobbar hemma bör de även fundera en mötespolicy där större, avdelningsövrskridande, möten regelbundet planeras in.

Mötesindustrin är en av Sveriges basindustrier och med alla investeringar som gjorts både innan och under pandemin kan de flesta av Sveriges mötesanläggningar säkerställa att möten sker på ett säkert sätt. Det är kritiskt, för företagens framtida konkurrenskraft, medarbetarnas välmående och personliga utveckling samt Sveriges plats i världen som en av världens mest innovativa länder, att vi kommer igång med fysiska möten igen. Vi hoppas att regeringen inser det många företag redan insett - att det är viktigt att mötas!

”Framgångsrika företag värnar om sina medarbetares välmående. Energi & glädje är inget som skapas av sig självt utan något man ger och får i personliga möten.”

Fördelar med fysiska möten:

- Bygga/behåll företagskultur - Utvecklande ledarskap - Personlig utveckling - Innovation - Personalens välmående - Kreativitet - Komplex problemlösning

Se filmen på:

www.viktigtattmötas.se

#viktigtattmötas