MS WORD 2003 ПОЧЕТНИ ЕЛЕМЕНТИ Текст процесорот Microsoft Word е еден од најраспространетите и најкористените текст процесори во светот. Во секоја фирма или институција најголемиот дел од работата на компјутерите најчесто се одвива со користењето на Word. Сите деловни и административни преписки најчесто се пишуваат во Word. Иако неговите можности се огромни, Word е необично едноставен за користење. Сепак, со оглед на огромниот број на можности не може да се избегне извесен степен на сложеност. Во понатамошниот текст ќе бидат обработени оние делови на Word кои најчесто се користат не навлегувајќи во ексклузивни детали кои Word го чинат сложен.
АКТИВИРАЊЕ НА WORD Word се активира преку Start менито на следниов начин: 1. Се кликнува на копчето Start за да се отвори менито Start. 2. Во Start менито се избира All Programs. 3. Се избира Microsoft Office. 4. Во следното мени се кликнува на Microsoft Office Word 2003.
ПРОЗОРЕЦ НА WORD Секоја апликација по активирањето добива свој правоаголен простор на екранот кој се нарекува прозорец. Кога Word ќе се активира, на екранот се појавува прозорец на апликацијата Word. Со оглед на унифицираноста на објектите под Windows, прозорецот на Word ги има истите елементи како и кој било друг прозорец. Разликата е во бројот на лентите со алатки, кои овде ги има многу повеќе, во наредбите на мени линијата, статусната линија итн. Ако се има предвид намената и комплексноста на Word, јасна е причината за овие разлики.
ЛЕНТИ СО НАРЕДБИ Издавањето на наредбите во Word може да се одвива како и кај останатите апликации кои работат во Windows. Овие наредби можат да се зададат преку менијата, со кратенки од тастатурата или преку лентите со алатки. Кој метод ќе се одбере зависи, пред сé, од волјата на корисникот. Извршувањето на наредбите преку менијата се прави на класичен начин – се кликнува на името на менито и од листата која ќе се појави се избира соодветната наредба. Наредбите во менијата се појавуваат на два начина: адаптивно и комплетно. За разлика од комплетното прикажување на наредбите кога се прикажуваат сите наредби од менито, адаптивниот начин претставува прика-
жување само на неколку наредби од менито (кратко мени). Кои наредби ќе се појават на соодветното мени зависи од тоа кои наредби корисникот најчесто ги користи.
Word води статистика за најчесто користените наредби и нив ги сместува во адаптивното мени. На тој начин е избегната сложеноста на приказот на наредбите. Постојат наредби, што, на пример, корисникот никогаш нема да ги користи. Таквите наредби непотребно го комплицираат менито.
Иницијално, Word го нуди адаптивниот начин на прикажување на наредбите во менијата. Кога ќе се кликне на менито, во неговата листа на наредби се прикажува мал број наредби.
Адаптивно мени
Комплетно мени
Комплетниот списокот на наредби на менито може да се добие со клик на најдолната наредба во менито претставена со две стрелки надолу. При тоа, наредбите што се вклучени за прикажување во адаптивното мени се прикажани на потемна, а останатите се прикажани на посветла подлога.
Прикажувањето на комплетната листа на наредби може да се постигне и ако по кликнувањето на насловот на менито, покажувачот на глувчето остане уште извесно време (неколку секунди) над насловот на менито.
Прикажувањето на комплетни листи на наредби во менијата на Word при секое повикување на менијата, може да се постигне на следниов начин: 1. Се селектира наредбата Tools→Customize по што ќе се појави интерактивниот прозорец Customize. 2. Се кликнува на картичката Options.
3. Се вклучува опцијата Always show full menus со клик на квадратчето пред неа. 4. Се кликнува на копчето Close.
Повторното вклучување на адаптивните менија се врши со деселектирање на опцијата Always show full menus.
ЛЕНТИ СО АЛАТКИ Лентите со алатки претставуваат колекции на копчиња кои директно повикуваат наредби. Акциите што се постигнуваат на овој начин можат да се извршат и преку менијата, но од практични причини, поради нивното често користење кон нив се пристапува директно. Користењето на лентите со алатки е мошне едноставно: со глувчето се кликнува на потребното копче и на тој начин се повикува потребната акција. На копчињата се наоѓаат сликички што служат за подобра идентификација на функцијата на секое копче. Доколку покажувачот на глувчето се задржи кратко време над копчето без да се кликне на него, тогаш Word на екранот прикажува облаче со објаснување на функцијата на копчето.
Word располага со повеќе ленти со алатки што се групирани според функциите на алатките. Лентите со алатки обично се наоѓаат под лентата со менија или под хоризонталната лента со лизгач. Најчесто во прозорецот на Word се активирани стандардната (Standard) и лентата за форматирање (Formatting).
Позицијата на лентите со алатки може да се промени со клик на глувчето врз празен дел од лентата и повлекување на кој било дел на екранот.
Иницијално, лентите Standard и Formatting се појавуваат во еден ред (една до друга), што секако, по желба на корисникот може да се промени со повлекување опишано погоре во текстот.
Други ленти се повикуваат и се затвораат или со клик на соодветните алатки од стандардната лента или преку мени на следниов начин: 1. Се селектира наредбата View→Toolbars по што се отвора подмени.
2. Од подменито се селектира (или деселектира) лентата што треба да се појави или да се тргне од екранот. Некои ленти со алатки не се достапни во секој момент. Зависно од типот на документот или работата во одреден момент тие или автоматски се појавуваат и исклучуваат или стануваат достапни во подменито Toolbars.
ВНЕСУВАЊЕ ТЕКСТ И ДВИЖЕЊЕ ВО ДОКУМЕНТОТ Вертикалната линија која трепка во работниот простор се нарекува курсор (cursor) или место за вметнување на текстот. Всушност, на ова место ќе биде вметнат текстот откако ќе биде извршена некоја операција за едитирање. Внесувањето на текстот се прави едноставно со притискање на копчињата на тастатурата. Притоа, нема потреба да се притиска Enter на крајот од редот, бидејќи Word автоматски го префрлува текстот во нов ред кога ќе се достигне десната маргина. На Enter треба да се притисне само кога е потребно да се започне нов параграф. Ако се внесе погрешен карактер при внесувањето на текстот, таа се брише на еден од следниве начини: ♦ Се притиска на копчето Backspace за да се избришат карактерите кои се лево од курсорот. ♦ Се притиска на копчето Delete за да се избришат карактерите кои се десно од курсорот. Курсорот може да се движи низ целиот документ, со цел да се додаде или уредува текст на различни места. Во табелава се дадени основните движења на курсорот. Поместување
Акција
До некоја видлива локација
Двојно се кликнува на локацијата
Еден карактер кон лево или кон десно
Се притиска левата или десната стрелка
Еден ред горе или долу
Се притиска на стрелката за горе, односно долу
На почеток или на крај на редот
Се притиска копчето Home, односно End
На почеток или на крај на документот
Се притиска и се држи копчето Ctrl и се притиска Home, односно End
ЗАТВОРАЊЕ НА WORD Откако ќе се заврши со работата во Word, постојат неколку начини за напуштање на програмата: ♦ Се селектира наредбата File→Exit. ♦ Се притиска Alt+F4. ♦ Се кликнува на копчето Close (X) на десниот крај на насловната лента. Ако промените во документот не се снимени на дискот Word прашува дали корисникот сака да ги сними.
Ако документот воопшто не е сниман, на потврдниот одговор Word прашува под кое име да го сними документот при напуштањето на програмата.
КРЕИРАЊЕ, ОТВОРАЊЕ И СНИМАЊЕ ДОКУМЕНТИ УРНЕК ЗА ДОКУМЕНТ Урнек (template) претставува модел за нов документ. Тој може да содржи одреден текст и/или форматирање. Секој Word документ е базиран на одреден урнек. Некои урнеци што не содржат текст, туку содржат одредено форматирање, претставуваат модели за нови празни документи. Некои урнеци можат да содржат и текст и детални спецификации за форматирање. На пример, ако е потребно често да се пишуваат писма до бизнис партнерите, може да се направи урнек што би го содржел датумот, адресата на испраќачот и поздрав на крај на писмото. Така, кога ќе се креира нов документ, базиран на овој урнек, сите овие елементи веќе ќе бидат внесени во документот, па ќе треба да се внесат само другите делови од писмото. Ако урнекот содржи и форматирање, сите документи базирани на овој урнек ќе бидат униформни, односно ќе имаат ист фонт, маргини и сл. Во Word веќе постојат повеќе дефинирани урнеци подготвени за употреба. Овие урнеци ги задоволуваат потребите за вообичаени документи, како што се, на пример, формулари за праќање факсови, бизнис писма и Web страници, но за жал, за англиско говорно подрачје. Со извесни модификации, можно е нивно користење и во наши услови (на македонски јазик).
КРЕИРАЊЕ НОВ ДОКУМЕНТ Повеќето од новите документи што се креираат, се базираат на урнекот Normal со кој се креираат празни документи. При активирањето на Word автоматски се отвора празен документ, подготвен за внесување на текст. Ако пак Word е веќе активиран, тогаш празен документ се креира со кликнување на копчето New од стандардната лента со алатки. За да се креира документ базиран на некој друг непразен урнек, треба да се направи следново: 1. Се селектира наредбата File→New, по што вдолж десниот раб на прозорецот на Word се појавува интерактивната лента New Document. 2. Од оваа лента, во секцијата New можат да се изберат: Blank document – за креирање празен документ базиран на урнекот Normal. XML document – за креирање описен документ наменет за Web. Web page – за креирање Web страница со Word. E-mail message – за креирање електронска порака со Word. From existing document… - за креирање документ базиран на некој друг претходно креиран и снимен документ. Во секцијата Template на располагање се опциите: Templates on Office Online – за преземање урнеци од официјалната Web страница на Microsoft Office. On my computer… – за креирање нов документ базиран на некој од урнеците што се преземени на компјутерот на корисникот со инсталација на Microsoft Office, преку официјалната Web страница на Microsoft Office или пак урнеци креирани од корисникот. On my Web sites… – за преземање урнеци од другите компјутери во мрежата чиј елемент е компјутерот или пак од други компјутери на Интернет.
3. За да се креира документ базиран на некој од постојните урнеци локално на компјутерот, се избира опцијата On my computer… по што се појавува интерактивниот прозорец Templates.
4. Картичките што се наоѓаат на врвот од интерактивниот прозорец се категории за различни видови урнеци. Потребно е да се кликне на категоријата, во која спаѓа документот што треба да се креира. 5. Се кликнува на иконата на потребниот урнек по што тој ќе се појави во рамката Preview. 6. Се кликнува на OK, по што Word креира документ базиран на тој урнек и го прикажува подготвен за внесување текст.
Кога се креира документ базиран на некој урнек, тогаш текстот и форматирањето на урнекот ќе бидат прикажани во новиот документ. Притоа, текстот што потекнува од урнекот во ништо не се разликува од останатиот текст, односно тој може да се уредува како и другиот текст.
Одредени урнеци содржат т.н. placeholder текст што мора да се замени. Урнекот може да содржи текст, што ќе го наведува корисникот каде да внесе одредени податоци, на пример, "кликнете овде и внесете го вашето име" (Click here and type your name).
КРЕИРАЊЕ НОВ ДОКУМЕНТ СО ВОЛШЕБНИК Некои од урнеците во Word се посебен вид урнеци што се нарекуваат волшебници (Wizards). Ако стандардниот урнек е комбинација на статички текст и форматирање, волшебникот е активна алатка која поставува прашања во врска со документот што треба да се креира и врз база на добиените одговори го креира документот. Кога се отвора нов документ, волшебникот во интерактивниот прозорец Templates се препознава по името што задолжително го содржи зборот Wizard и по малото "волшебно стапче" што се наоѓа на иконата.
Секој волшебник е уникатен, но сите во основа извршуваат исти процедури. Постои одреден број чекори во волшебникот, при што во секој од тие чекори треба да се внесе одредена информација во врска со документот што треба да се креира. Креирањето на нов документ со користење на волшебник се прави на следниов начин: 1. Се селектира наредбата File→New, по што се појавува интерактивната лента за задачи New Document.
2. Од оваа лента, во секцијата Templates се избира On my computer… по што се појавува интерактивниот прозорец Templates 3. Се кликнува на соодветната картичка што се однесува на категоријата на документот што треба да се креира. 4. Се кликнува на иконата од волшебникот што ќе се користи и се кликнува на копчето OK. 5. Во интерактивниот прозорец на волшебникот се внесуваат потребните информации врз база на кои ќе биде креиран документот. Потоа се кликнува на Next. 6. За секој чекор се повторува точката 4, а ако е потребно да се променат некои веќе внесени информации, се кликнува на копчето Back и се враќа на претходниот чекор. 7. Во последниот чекор од извршувањето на волшебникот, се кликнува на копчето Finish, за да се затвори волшебникот и за да се креира документот според внесените податоци. На сликата е прикажан еден од чекорите во волшебникот за креирање на телефакси. Насловна лента
Дијаграм на редоследот
Копче за помош Копче за откажување Простор за информации
Копче за назад
Копче за завршување Копче за напред
ОТВОРАЊЕ ПРЕТХОДНО СНИМЕН ДОКУМЕНТ Секој претходно снимен Word документ може повторно да се отвори и понатаму да се продолжи да се работи со него. За да се отвори претходно креиран документ, треба да се селектира наредбата File→Open или да се кликне на копчето Open на стандардната лента со алатки. Притоа се појавува интерактивниот прозорец Open, како на сликава:
Во листата на фајлови се прикажани сите фајлови и фолдери што ги содржи тековниот фолдер. Секој документ е претставен со мала икона што се наоѓа веднаш до името на фајлот, додека покрај фолдерите се наоѓа посебна икона што претставува фолдер. Во листата Look in е прикажано името на тековниот фолдер. Во интерактивниот прозорец Open може да се направи некоја од следниве акции: ♦ Да се отвори потребниот фајл, на тој начин што ќе се кликне на името на фајлот во или пак, тоа ќе се внесе во текст рамката File name и на крај се притиска Enter. Или, поедноставно, може двојно да се кликне на името на фајлот. ♦ Да се промени погледот на документите со кликнување на копчето Views, или пак со клик на надолното мени Views директно да се повика саканиот поглед.
Интересна е можноста да се прегледа содржината на фајлот, така што ќе се кликне на името на фајлот, а потоа ќе се избере погледот Preview.
♦ Да се погледаат други типови на документи на тој начин што ќе се кликне на надолното мени Files of type и ќе се избере потребниот тип документи. ♦ Да се помести за еден фолдер погоре со клик на копчето Up One Level. ♦ Да се помести во друг фолдер подолу така што двојно ќе се кликне на името на фолдерот во листата на фајлови. ♦ Да се помести во друг фолдер, со клик на надолното мени Look in и со селектирање на потребниот фолдер.
За побрзо отворање на документ на кој што корисникот скоро работел, наместо да се користи интерактивниот прозорец Open, може да се користи листата на скоро отворани фајлови. Оваа листа се прикажува во менито File, веднаш над наредбата Exit. За да се отвори некој фајл од листата доволно е да се притисне бројот што се наоѓа до името на фајлот или со глувчето да се кликне на името на документот. Бројот на фајлови што ќе се прикажуваат во листата на скоро користени фајлови (4) може да се промени. Потребно е да се направи следново: 1. Се селектира наредбата Tools→Options за да се отвори интерактивниот прозорец Options. 2. Се кликнува на картичката General. 3. Се селектира опцијата Recently used file list, а во текст рамката entries се внесува бројот на фајлови што ќе бидат прикажани во листата. 4. Се кликнува на копчето OK.
Word документ може да се отвори (и да се активира Word, ако тој веќе не е активиран) со двојно кликнување на името на документот или на неговата икона во прозорецот Windows Explorer или во My Computer.
СНИМАЊЕ НОВ ДОКУМЕНТ Кога се креира нов документ во Word автоматски му се доделува име Document n каде што n е број што се зголемува за 1 со секое отворање на нов неименуван документ. Документот во ваков облик се "чува" сé додека не се напушти Word или не се исклучи компјутерот. За да биде документот перманентно мемориран во компјутерот, односно за да може подоцна повторно да се отвори, потребно е на документот да му се додели име и тој да се сними на хард дискот или на друг уред за перманентна меморија. За таа цел треба да се направи следново: 1. Се селектира наредбата File→Save или се кликнува на копчето Save од стандардната лента со алатки, по што се појавува интерактивниот прозорец Save As.
2. Во текст рамката File name се внесува името што треба да му се додели на документот. Пожелно е името да ја објаснува содржината на документот.
3. Ако треба документот да се сними на друг фолдер или уред, треба да се кликне на надолното мени Save in и да се селектира друг фолдер и/или уред. Фолдерите што се прикажани во пописот на интерактивниот прозорец се селектираат со двоклик.
За снимање на дискета треба да се избере 3½ Floppy (A:).
4. Се кликнува на копчето Save, по што документот се снима во соодветниот фолдер, а доделеното име се појавува во насловната лента на прозорецот на Word.
Документите кои се прават за користење како Web страници, треба да бидат снимени во HTML формат. Во Word постои посебна наредба за снимање во овој формат: File→Save as Web Page.
Word автоматски ги генерира корисните статистички информации за секој документ, како што е на пример, бројот на зборови во документот, датумот и времето на креирање на документот и слично. Овие статистики можат да се погледаат со наредбата File→Properties.
За брзо пресметување на бројот на зборовите во документот се кликнува на Tools→Word Count.
СНИМАЊЕ ДОКУМЕНТ ВО ТЕКОТ НА РАБОТАТА Откако документот ќе се именува и сними, пожелно е тој периодично да се снима во текот на работата со цел да се минимизираат загубите на податоците во случај да снема струја или да настанат други проблеми во системот. Ако на документот претходно му е дадено име, тогаш тековната верзија мошне лесно се снима. Тоа се прави на некој од следниве начини: ♦ Се селектира наредбата File→Save. ♦ Се кликнува на Save копчето. ♦ Се притиска Ctrl+S. Word автоматски го снима документот под тековното име, па така интерактивниот прозорец сега не се појавува.
СНИМАЊЕ ДОКУМЕНТ СО НОВО ИМЕ Откако документот ќе се именува и сними, може да се јави потреба од снимање на документот и под друго име. На пример, може да се зачува старата верзија на документот со оригиналното име, а новата верзија на документот да се сними со ново име. Снимањето на документот со ново име се прави на следниов начин: 1. Се селектира наредбата File→Save As..., по што се појавува интерактивниот прозорец Save As, а во текст рамката File name се наоѓа оригиналното име на документот.
2. Во текст рамката File name се внесува новото име. 3. Се избира друг фолдер или мемориски уред во листата Save in, ако е потребно документот да се сними во друг фолдер или мемориски уред. Со клик на копчето New folder може да се креира и нов фолдер. 4. Се кликнува на копчето Save и Word го снима документот со новото име.
РАБОТА СО ПОВЕЌЕ ДОКУМЕНТИ Во повеќето случаи се работи со еден документ, но понекогаш се јавува потреба да се работи истовремено со повеќе документи. На пример, може да се пишува некој документ врз основа на некој друг документ, па е потребно текстот од едниот да се копира во другиот. Во Word постои можност да се работи со повеќе документи истовремено. Додека се работи на еден документ, може да се креира нов документ или да се отвори некој веќе креиран документ. Ова се постигнува со некој од следниве методи: ♦ Да се креира нов документ, базиран на урнекот Normal, потребно е да се кликне на копчето New Blank Document на стандардната лента со алатки. ♦ Да се креира документ базиран на некој друг урнек или на некој од волшебниците на Word, треба да се селектира наредбата File→ New. ♦ Да се отвори креиран документ, се селектира наредбата File→ Open или се кликнува на копчето Open од стандардната лента со алатки.
Секој документ се прикажува во свој посебен Word прозорец, а на лентата со задачи за секој се појавува соодветно копче.
Кога се отворени повеќе документи, во даден момент е активен само еден од нив. Активниот документ е прикажан на екранот (и покрај тоа што и неактивните документи можат да бидат прикажани на екранот). Притоа, насловната лента на активниот документ ќе биде прикажана со потемна боја, а доколку документите се преклопуваат активниот се наоѓа на врвот. Важно е да се забележи дека наредбите за едитирање се рефлектираат само на активниот документ. Менувањето на активниот документ се прави на следниов начин: 1. Се отвора менито Window, каде на дното од ова мени е прикажана листата на отворените документи, а активниот документ е маркиран. 2. Се селектира името на документот што треба да биде активен (може да се кликне на името на документот или да се притисне на бројката пред него). Притоа, селектираниот документ станува активен и се прикажува на екранот.
За да се активира следниот отворен документ, може да се притисне Ctrl+F6 или пак, едноставно да се кликне на неговото копче на лентата со задачи.
Ако истовремено се работи со повеќе документи, секој од нив може да се сними индивидуално со наредбите File→Save или со File→Save As. Со овие наредби се снима само активниот документ. Не постои наредба за снимање на сите отворени документи во еден чекор. При обид да се затвори документ што не е снимен се појавува порака – прашање дали документот да се сними. При обид да се затвори Word без да се снимат отворените документи, за секој отворен документ една по една ќе се јавуваат пораките – прашања дали да се снимаат документите. Кога ќе се заврши со работата, секој отворен документ треба да се затвори или да се затвори самиот Word. Затворањето на документ без затворање на Word се прави со Ctrl+F4 или на следниов начин: 1. Документот се прави да биде активен. 2. Се селектира наредбата File→Close или се кликнува на копчето Close што се наоѓа во десниот горен агол на насловната лента на документот (треба да се внимава да не се кликне на копчето Close од насловната лента на Word). 3. Ако документот содржи неснимени промени, се појавува порака дали да се снимат промените. Со кликнување на Yes се снимаат промените; со кликнување на No тие не се снимаат, но и во двата случаи документот се затвора.
ВНЕСУВАЊЕ И УРЕДУВАЊЕ ТЕКСТ ВНЕСУВАЊЕ ТЕКСТ Кога ќе се отвори нов Word документ базиран на урнекот Normal, на екранот ќе биде прикажан празен работен простор на кој се наоѓа курсор.
Трепкачка вертикална линија која се нарекува курсор или место за внесување и која, всушност, ја означува локацијата каде ќе се појави текстот што се чука и локацијата каде ќе се изведе некоја уредувачка функција.
Внесувањето на текстот се прави едноставно со притискање на копчињата на тастатурата. Притоа, како кое копче се притиска, соодветната буква се појавува на екранот, а курсорот се поместува во десно. Ако текстот во тековниот ред стигне до крајот, Word автоматски отвора нов ред и текстот продолжува во новиот ред. Ако се внесат повеќе редови и притоа екранот се исполни, Word автоматски го поместува нагоре претходно внесениот текст и курсорот ќе се задржи во видното поле.
Доколку текстот што се внесува ги “јаде буквите” односно, секоја нова буква не се вметнува туку заменува постојна буква, значи дека Word функционира во т.н. owertype мод. Префрлањето во т.н. insert мод каде што буквите се вметнуваат и обратно се врши со притискање на копчето Insert.
ПАРАГРАФИ Принципот на параграфи (пасуси) е доста важен во Word, бидејќи одредени форматирања се применливи на цели параграфи. Завршувањето на еден параграф и започнувањето на нов се прави со притискање на Enter. Притоа Word вметнува нов празен ред, а курсорот се поставува на неговиот почеток.
При креирање нов документ базиран на урнекот Normal, документот во документот се наоѓа еден празен параграф.
На екранот резултатот можеби ќе биде ист, како и при автоматско префрлање на текстот во нов ред, но разликата е во тоа што е вметнат означувач на параграф. Овие означувачи нормално се невидливи, но тие можат и да се прикажат со притискање на копчето Show/Hide (¶) од стандардната лента со алатки. Со повторно кликнување на ова копче, означувачите повторно стануваат невидливи. Оваа алатка е мошне корисна кога е потребно точно да се види каде параграфот започнува и завршува.
Кога се прикажуваат означувачите на параграфи, Word исто така прикажува точки за означување на празните места и стрелки за означување на табулаторите.
Спојување на два параграфи во еден се прави на следниов начин: 1. Се поставува курсорот на почетокот на првиот ред од вториот параграф. 2. Се притиска копчето Backspace за да се избрише означувачот на параграфот.
СЕЛЕКТИРАЊЕ Повеќето од задачите што се извршуваат во Word, бараат најпрвин да се селектира текстот што треба да се модифицира. На пример, ако треба да се подвлече некој дел од текстот, тој дел првин треба да се селектира, а потоа да се кликне на копчето Underline. При селекцијата селектираниот текст се прикажува инверзно (карактерите се бели, а околината црна).
Текстот може да се селектира со помош на глувчето или преку тастатурата. Во следнава табела се дадени методите што се користат за селектирање на текст со глувчето:
Селектирање
Акција
Определен текст
Се поставува покажувачот на глувчето на почетокот од текстот, се притиска и се држи левото копче додека покажувачот се движи до крајот на текстот
Еден збор
Се кликнува двојно на зборот
Една реченица
Се притиска копчето Ctrl, а со глувчето се кликнува на реченицата
Еден ред
Се кликнува во линијата за селектирање, веднаш (лево) до редот кој треба да се селектира
Повеќе редови
Се кликнува на линијата за селектирање веднаш до почетниот ред и потоа се влече до крајниот ред
Еден параграф
Се кликнува двојно во линијата за селектирање веднаш до параграфот
Цел документ
Се притиска и се држи копчето Ctrl и се кликнува било каде во линијата за селектирање
Брзо и прецизно селектирање е можно со тастатурата со држење на копчето Shift и стрелките за движење на курсорот. Селектирањето на целиот документ се прави со притискање на Ctrl+A.
За да се откаже селекцијата, односно да се деселектира текстот, треба да се кликне каде било на екранот, или да се притисне некоја од стрелките на тастатурата.
ИЗБОР НА БУКВИ Word нуди огромен асортиман на фонтови што можат да се користат при изработка на документите. Секој фонт има свој специфичен изглед, од кој зависи и изгледот на карактерите. Секој фонт, исто така, има своја големина која се изразува во точки ("points"). Во еден инч има 72 точки, што значи дека висината на буквите во фонтот со големина 36 изнесува ½ инч (еден инч е 2.54 см). Повеќето документи се пишуваат во фонтови со големина од 8 до 14.
Фонт. Колекцијата на карактери со типизиран изглед се вика фонт. Фонтовите се инсталираат од оперативниот систем Windows.
За да се промени фонтот на текст што веќе е внесен, текстот треба првин да се селектира. За да се одреди фонт за текстот што треба да се внесува, треба само да се помести курсорот до локацијата каде текстот треба да се внесува. Следниве чекори се однесуваат и за одбирање на фонт на веќе внесен текст и за текст што допрва ќе се внесува.
1. Се селектира наредбата Format→Font, за да се отвори интерактивниот прозорец Font.
Видови фонтови
Опции за задебелување, закривување Големина на буквите Специјални ефекти Изглед на буквите Поставување на фонтот за постојан (во Normal)
2. Во текст рамката Font се прикажува името на тековниот фонт. Во листата на фонтови се селектира името на новиот фонт. 3. Во текст рамката Size се прикажува тековната големина на фонтот. Во листата Size се селектира новата големина на фонтот или се внесува бројот во рамката Size. Во рамката Preview може да се види изгледот на селектираниот фонт. 4. Се кликнува на OK за да се прифатат промените.
За да се промени фонтот што автоматски се користи во документите што се креираат врз основа на урнекот Normal, треба да се отвори интерактивниот прозорец Font, потоа да се селектира потребниот фонт и неговите атрибути и на крајот да се кликне на копчето Default.
Преку лентата со алатки за форматирање може брзо да се селектира името и големината на фонтот. Во рамките Font и Font Size се прикажуваат името и големината на тековниот фонт. Со кликнување на надолните менија, од понудените вредности може да се избере потребната. Може да се забележи дека во надолното мени Font користените фонтови се наоѓаат на врвот, а другите се поредени по абецеден ред. При форматирањето на текстот во Word, може да се примени стилот на фонтот (Bold – здебелен, Italic – закривен и Underline – подвлечен) на кој било фонт. Исто така, можат да се користат и два или три од овие ефекти во комбинација. Како и другите форматирања, овие ефекти можат да се применат на веќе внесен текст со тоа што тој првин ќе се селектира или да се примени на текст што допрва ќе се внесува. Примената на стилот на фонтот се вклучува/исклучува со клик на соодветното копче на лентата со алатки за форматирање претставени со стилизирани букви B, I и U. Кога курсорот се наоѓа на некоја локација, каде некој од овие ефекти е применет, тогаш и копчето на лентата со алатки е прикажано како притиснато.
Во Word постојат повеќе специјални ефекти што можат да се користат по потреба. Станува збор за ефектите на фонтот што се користат кога се пишуваат индекси и степени, некои графички ефекти и други слични ефекти. За доделување на посебни ефекти на селектиран текст или текст кој допрва ќе се внесува, треба да се направи следново: 1. Се селектира наредбата Format→Font за да се отвори интерактивниот прозорец Font. 2. Во делот Effects се селектираат потребните ефекти. За да се постави одреден ефект се кликнува на белата коцка пред името на ефектот, а на истиот начин и се отстранува ефектот. Во прозорецот Preview, може да се види како фонтот ќе изгледа со селектираните ефекти.
3. Кога ќе се заврши со поставувањето на ефектите, се кликнува на OK.
ВМЕТНУВАЊЕ СИМБОЛИ Симболите не се дел од стандардните карактери и затоа тие не можат да се најадат на тастатурата. Акцентираните букви, како на пример é, или знаците на грчката алфабета се примери за такви знаци. И покрај тоа што овие карактери не се наоѓаат на тастатурата тие сепак, можат да се вметнат во документот. За да се вметне симбол во текстот, треба курсорот да се постави на местото каде што тој треба да се најде, а потоа да се направи следново: 1. Се селектира наредбата Insert→Symbol со што се отвора интерактивниот прозорец Symbol.
2. Се кликнува на надолното мени Font и се селектира потребното множество симболи. На располагање се најмалку следниве групи: Normal Text. Букви со акценти и други специјални знаци, знаци за валути, параграф симболи... Wingdings. Икони за часовник, писмо, телефон итн. 3. Низ мрежата од симболи се бара потребниот. За да се добие зголемен поглед на некој симбол, треба само да се кликне на него. По потреба, за поефикасно пребарување може во надолното мени Subset да се избере одделно подмножество од симболите. 4. За да се вметне симболот, може да се кликне на Insert или двојно да се кликне на симболот. 5. Откако ќе се вметнат симболите се кликнува на Close за да се затвори интерактивниот прозорец (може да се кликне на Cancel за да се затвори интерактивниот прозорец без да се вметнат симболи). На оние симболи што почесто се употребуваат може да им се додели кратенка. На тој начин симболот ќе се вметне во документот со притискање на комбинација од копчиња на тастатурата. Некои од специјалните знаци веќе имаат доделени кратенки што можат да се видат во листата на специјални карактери во интерактивниот прозорец Symbol. Доделувањето на кратенка на некој симбол се прави преку интерактивниот прозорец Customize Keyboard кој се добива со клик на копчето Shortcut Key после третиот чекор во претходната постапка.
БРИШЕЊЕ, КОПИРАЊЕ И ПОМЕСТУВАЊЕ ТЕКСТ За да се избрише еден блок текст, треба првин да се селектира текстот, а потоа да се направи следново: ♦ Едноставно да се избрише текстот со притискање на копчето Delete или Back space. ♦ Ако е потребно постојниот текст да се замени со нов, треба да се внесе новиот текст. За да се помести или копира текстот, треба првин текстот да се селектира, а потоа да се направи следново: 1. Ако текстот треба да се копира, се кликнува на Edit→Copy или се кликнува на копчето Copy на стандардната лента со алатки, или пак, се притиска Ctrl+C.
Ако текстот треба да се премести, се кликнува на Edit→Cut или се кликнува на копчето Cut на стандардната лента со алатки, или пак, се притиска Ctrl+X.
Ако текстот треба да се ископира во друг документ, се повикува другиот документ (се отвора веќе креиран документ или се креира нов, или пак, тој се доведува за активен).
2. Се поставува курсорот на локацијата каде текстот треба да биде копиран или преместен. 3. Се селектира наредбата Edit→Paste, или се кликнува на копчето Paste на стандардната лента со алатки, или пак, се притиска Ctrl+V.
ВОВЛЕКУВАЊЕ НА РЕДОВИТЕ Растојанието помеѓу текстот и левиот и десниот раб на страницата зависи од маргините на страницата и од индентацијата (вовлекување, назабување). Маргините, што се објаснети во текстов, обично се однесуваат на целиот документ или на поголема секција во документот. За мали секции на текст, како индивидуални редови и параграфи се користи индентацијата.
Индентација. Растојание помеѓу текстот во параграфот и маргините на документот. На пример, ако левата маргина е на 1 см и индентација на параграфот е 1 см, тогаш текстот во параграфот ќе биде поставен на 2 см од работ на страницата.
Најлесен начин за поставување на индентацијата е со користење на линијарот и глувчето. За прикажување или неприкажување на линијарот на екранот, треба да се кликне на View→Ruler. Бројките на линијарот го означуваат растојанието од левата маргина. Лева маргина
Индент на сите редови
Индент на првиот ред
Индент на останатите редови
Десна маргина
Десен индент
За да се постави индентацијата на еден параграф, потребно е да се постави курсорот каде било во параграфот. Ако се поставува индентација на повеќе параграфи, тие треба да се селектираат. Потоа се влечат маркерите за индентација (запци) на линијарот до саканите позиции. При влечењето се појавува вертикална испрекината линија што се простира низ целиот документ и ја означува новата локација на индентот. За поставување индентација, на располагање се следниве можности: ♦ За промена на првиот ред на параграфот, треба да се влече маркерот First Line Indent (горниот триаголник) до потребната позиција. ♦ За промена на индентацијата на сите редови од параграфот, освен првиот ред, треба да се влече маркерот Hanging Indent (долниот триаголник) до потребната позиција. ♦ За промена на индентацијата на сите редови од параграфот, треба да се влече маркерот Left Indent (правоаголникот под долниот триаголник) до потребната позиција. ♦ За промена на индентот на левиот раб од параграфот, треба да се влече Right Indent (десен индент) маркерот до потребната позиција.
Левата индентација на тековниот параграф може брзо да се зголемува или намалува за ½ инч со кликнување на копчињата Increase Indent или Decrease Indent од лентата со алатки за форматирање.
Прецизно поставување на индентите е можно со користење на интерактивниот прозорец Paragraph што се повикува со наредбата Format→Paragraph.
При тоа, на картичката Indents and Spacing, во секцијата Indentation со наведување на точна димензија маркерите можат прецизно да се постават. Во надолното мени Special се избира на кој дел ќе се однесува поставувањето: (none) за сите редови, First line – за првиот и Hanging – за останатите редови.
ПРЕКРШУВАЊЕ НА РЕДОВИТЕ Кога текстот ќе ја достигне десната маргина, автоматски се прекршува секој ред во параграфот. Во Word постојат неколку методи за одредување на начинот на прекршување на редовите. Постои можност да се оневозможи прекршувањето на редот помеѓу два одредени збора и со тоа се постигнува тие два збора секогаш да бидат во ист ред. Овие методи се доста корисни, особено во случаи кога се менува индентот или порамнувањето на текстот, бидејќи тогаш и најчесто се менува прекршувањето на редовите.
Редовите во Word кога е потребно, се прекршуваат кај празните места или тире (-) знаците. За да се оневозможи прекршувањето на редот треба да се вметне непрекршувачки празен простор (Ctrl+Shift+Space) или непрекршувачки знак тире (Ctrl+Shift+-). Исто така, ако е потребно може да се употреби и алтернативно тире, за да се одреди каде зборот може да биде прекршен. Ова е доста корисно во случај кога некој долг збор треба да се најде на крајот на редот, при што тој автоматски ќе биде префрлен во нов ред, а во претходниот ред ќе остане невообичаен голем празен простор. Алтернативното тире останува невидливо, сé додека зборот не ја помине десната маргина. Тогаш тирето се појавува, а делот од зборот по тирето се префрлува во нов ред. Вметнување на алтернативно тире се прави со притискање на Ctrl+-. На крајот, со притискање на Shift+Enter, може да се вметне прекршување на редот без да се почне нов параграф.
ПРОРЕД ПОМЕЃУ РЕДОВИТЕ Со вредноста на проредот помеѓу редовите се одредува вертикалната густина на редовите. Во Word постојат повеќе опции за проред. Ако при промена на проредот има селектиран одреден текст, тогаш ќе се промени неговиот проред, а ако нема селектиран текст се менува проредот на тековниот параграф и на текстот што понатаму се внесува. Промената на проредот се прави на следниов начин: 1. Се селектира наредбата Format→Paragraph за да се отвори интерактивниот прозорец Paragraph, а ако е потребно се кликнува на картичката Indents and Spacing. 2. Се кликнува на надолното мени Line Spacing и се селектира потребната опција. Опциите Single (единечно), 1.5 Lines (еден и пол ред) и Double (двојно – 2 реда) самите се објаснуваат, односно нивните имиња кажуваат колку празни реда ќе има помеѓу редовите со текст. Други опции се: Exactly. Проредот ќе биде одреден со внесената вредност во текст рамката At. At Least. Проредот ќе биде најмалку колку вредноста внесена во текст рамката At. Проредот може автоматски да се зголеми ако некој ред содржи поголеми карактери. Multiple. Проредот ќе се зголеми онолку пати колку е вредноста внесена во текст рамката At. На пример, ако се внесе 2, тогаш тековниот проред двојно ќе се зголеми.
3. За да се додаде празен простор пред првиот ред на параграфот или после последниот ред од параграфот, треба да се внесе вредноста на просторот во текст рамките Before или After. 4. Се кликнува на OK.
ПОРАМНУВАЊЕ НА СТРАНИТЕ НА ТЕКСТОТ Порамнувањето, всушност, се однесува на тоа која од страните на текстот (левата или десната) ќе биде вертикално израмнета. Во Word постојат следниве опции за порамнување: ♦ Лево порамнување, се порамнуваат левите краеви на редовите. ♦ Десно порамнување, се порамнуваат десните краеви на редовите. ♦ Полно порамнување, се порамнуваат двата краја на редовите. ♦ Централно порамнување, се центрира текстот помеѓу левата и десната маргина.
Полно порамнување. И двете страни на параграфот се порамнети. Се додава дополнителен празен простор помеѓу зборовите.
Ако треба да се промени порамнувањето на еден или повеќе параграфи, тие првин треба да се селектираат. Потоа може да се кликне на некое од копчињата за порамнување на лентата со алатки за форматирање (Align Left, Center, Align Right, Justify). Кога курсорот се наоѓа на некоја локација, тогаш и копчињата на лентата со алатки се притиснати онака какво што е порамнувањето на параграфот.
ТАБУЛАТОРИ Табулаторите обезбедуваат начин за одредување на индентацијата и вертикалното порамнување на текстот во документот. Кога ќе се притисне копчето Tab, Word вметнува табулатор во документот со што курсорот (како и текстот десно од курсорот) се по-
местуваат до следното место одредено за застанување на табулаторот, односно до следниот табулатор. Стандардно, табулаторите се наоѓаат во интервали од 0.5 инчи по целата ширина на страницата. Стандардните табулатори можат да се применат во сите параграфи, каде што не се дефинирани кориснички табулатори. Тие не можат да се избришат, но може да се менува просторот помеѓу нив. Ако се направи некоја промена, тогаш таа се однесува на целиот документ. Менувањето на вредностите на стандардните табулатори се прави на следниов начин: 1. Се селектира наредбата Format→Tabs по што се појавува интерактивниот прозорец Tabs.
2. Во текст рамката Default Tab Stops се внесува новата вредност на растојанието. 3. Се кликнува на OK.
Ако треба да се избришат стандардните табулатори, тоа може да се направи со поставување на вредност поголема од ширината на страницата.
Ако стандардните табулатори не ги задоволуваат потребите на корисникот, тој може да креира свои табулатори. Бројот, просторот и типот на корисничките табулатори ги одредува самиот корисник. Кога ќе се изврши додавањето на табулатори, сите стандардни табулатори се привремено неактивни. Ако корисничкиот табулатор е дефиниран во тековниот параграф, тогаш тој се прикажува на линијарот, во спротивно се прикажуваат стандардните табулатори. Креирањето се прави на следниов начин: 1. Се селектира наредбата Format→Tabs по што се појавува интерактивниот прозорец Tabs. 2. Во текст рамката Tab stop position: се внесува растојанието до табулаторот.
3. Во делот Alignment се избира типот на табулаторот. Left. Левиот раб на текстот се наоѓа на местото на табулаторот. Right. Десниот раб на текстот се наоѓа на местото на табулаторот. Center. Текстот е центриран во однос на табулаторот. Decimal. Децималната точка е порамнета со позицијата на табулаторот. Овој тип на табулатори се користи за порамнување на броеви. 4. Во делот Leader се избира со што ќе се пополни празниот простор до табулаторот (точки, линии или не се пополнува). 5. Се кликнува на копчето Set. 6. Се кликнува на OK. За да се помести корисничкиот табулатор на нова локација, треба да се направи следново: 1. Се поставува покажувачот на глувчето на табулатор маркерот на линијарот. 2. Се притиска и се држи левото копче на глувчето.
3. Се влече табулаторот до новата локација. 4. Се пушта копчето на глувчето. Бришењето на корисничкиот табулатор се врши на истиот начин, само што во чекорот 3. табулатор маркерот се влече до локација надвор од линијарот (најдобро надолу).
НАБРОЈУВАЊА За набројување во текстот можат да се користат нумерираните и булит (ненумерирани) листите со кои се добива подобар и попрегледен изглед на документот. Word автоматски може да ги креира и двата типа на листи. Булит листите се користат за прикажување на информации, кои меѓусебно се поврзани, а редоследот на прикажување не е битен. Нумерираните листи се користат за прикажување на информации кои мора да бидат редоследно прикажани. Листа може да се креира од веќе внесен текст, или да се формира со внесувањето на нов текст. Креирањето на нумерирана или булит листа од постојни текст се врши на следниов начин: 1. Се селектира параграфот кој треба да се претстави како листа. 2. Се селектира наредбата Format→Bullets and Numbering за да се отвори интерактивниот прозорец Bullets and Numbering.
3. Во зависност од потребниот тип на листата, се кликнува на картичката Bulleted или Numbered. 4. Се кликнува на потребниот стил. 5. Се кликнува на OK. Креирањето на нумерирана или булит листа со внесување на нов текст се врши на следниов начин: 1. Се поставува курсорот на потребната локација и потоа се притиска Enter, ако е потребно да се започне нов параграф. 2. Се селектира наредбата Format→Bullets and Numbering за да се отвори интерактивниот прозорец Bullets and Numbering. 3. Во зависност од потребниот тип на листата, се кликнува на картичката Bulleted или Numbered. 4. Се кликнува на потребниот булит или нумериран стил. 5. Се кликнува на OK. 6. Се внесува листата на елементи, при што се притиска Enter на крајот од секој елемент по што Word автоматски поставува булит или број за внесување на нов елемент. 7. На крајот од последниот елемент, се притиска два пати Enter.
Брзо креирање на нумерирана или булит листа може да се постигне со кликнување на копчето Numbering или на Bullets од лентата со алатки за форматирање.
Автоматски се креира нумерирана или булит листа секогаш кога параграфот ќе се започне со број или ѕвездичка, а потоа се остави празно место или се притисне Tab. Оваа опција се вклучува и се исклучува во Tools→AutoCorect Optiopns→AutoFormat каде се селектираат или деселектираат опциите List styles и Automatic bulleted lists.
Додавањето на нови членови на нумерирана или булит листа се прави на ист начин како и додавење на нов параграф: се притиска копчето Enter на крајот од претходниот член. Отстранувањето на листите, односно нивно претворање во обичен текст, се прави на следниов начин: 1. Се селектира листата или само дел од неа кој треба да се претвори во обичен текст. Соодветните копчиња (Bullets или Numbering) на лентата со алатки за форматирање се прикажани како притиснати. 2. Се кликнува на копчињата Bullets или Numbering за да се исклучи овој стил на форматирање.
ФОРМАТИРАЊЕ СО СТИЛОВИ Кога се зборува за стил најчесто се мисли на стил во општа смисла, како на пример, стил на пишување, стил на букви (italic, bold, underline). За разлика од тоа, стил во Word има многу конкретно значење. Стиловите во Word обезбедуваат големи предности при форматирањето на документот. Стилот претставува колекција од форматирања што се снимени под одредено име. На пример, еден стил може да се однесува на фонтот Times New Roman 12, индент од 1 инч и полно порамнување. Откако ќе се дефинира стилот, тој може мошне брзо да се примени на текстот во документот. Применувањето на стилот е многу побрзо отколку секое од форматирањата да се применува индивидуално. Ако подоцна се промени дефиницијата на стилот, сите делови од текстот каде стилот е применeт автоматски ќе се променат. Во Word постојат неколку веќе дефинирани (преддефинирани) стилови, а секој корисник може да креира и сопствени стилови.
Стил. Стил е именувана група од форматирања
Во Word постојат три вида на стилови: ♦ Параграф (Paragraph) стилови, што се применуваат на цели параграфи и во нив може се содржат сите форматирања што можат да го променат изгледот на параграфот, на пример, одредување на фонт, просторот помеѓу редовите, индент, границите и сл. Секој параграф има свој стил, а однапред одреден стил за параграфи е Normal. ♦ Карактер (Character) стилови, што се применуваат на дел од текстот, а во нив се содржат форматирања наменети за индивидуални карактери. Тука спаѓаат одредување на името и големината на фонтот, подвлекување, здебелување и сл. Не постои однапред одреден стил за карактери. ♦ Табеларен стил (Table) што се однесуваат на форматирања на табели: фонтови, порамнувања во табелата,дебелини и вид линии итн.
Видот на стилот се разликува според ознаката во интерактивната лента Styles and Formatting според графичките симболи десно од името на стилот. Интерактивната лента Styles and Formatting се добива со наредбата Format→Styles and Formatting.
Карактер стил Параграф стил
Табеларен стил
Кога се применува некој стил за форматирање на карактери, тогаш форматирањата што ги содржи стилот, се додаваат на постојните форматирања. На пример, ако текстот е накосен, а во стилот се содржи здебелување, тогаш карактерите ќе бидат и здебелени и накосени. За да се примени параграф стил на повеќе параграфи, тие првин треба да се селектираат. Ако стилот треба да се примени на индивидуален параграф, курсорот треба да се стави на некое место во параграфот. Понатаму треба да се направи следново: 1. Се кликнува на надолното мени Style, кое се наоѓа на лентата со алатки за форматирање. Во ова мени се наоѓаат сите дефинирани стилови, при што секое име на стилот е напишано со фонтот што се користи во тој стил.
2. Потребниот стил се селектира со кликнување на името, по што стилот се применува на специфицираниот текст. За да се отстрани карактер стил од текстот, треба да се селектира текстот каде стилот е применет и да се примени стилот Clear Formatting. Ова всушност не е стил, туку определување во тој текст да се користи стилот што се користи во останатиот дел од параграфот.
Во Word постојат веќе одредени дефинирани стилови. Најзначајни се стиловите Heading 1, Heading 2, итн. што се користат за наслови од соодветно ниво во текстот, што пак овозможува градење хиерархиска архитектура на текстот (подоцна овозможува креирање автоматска содржина и други погодности).
Корисникот не е обврзан да ги користи само преддефинираните стилови. Всушност, креирањето на сопствени стилови е битна работа користењето на можностите што ги нуди работата со стилови. Word автоматски креира стилови за секој параграф.
Освен стиловите со определени имиња, Word различните комбинации од форматирања ги памети со описни имиња. И овие имиња како стилови можат да се применат по желба и по потреба.
Нов стил се креира на следниот начин: 1. Се селектира наредбата Format→Styles and Formatting за да се отвори интерактивнaта лента за задачи Styles and Formatting. 2. Се кликнува на копчето New Style, по што се појавува интерактивниот прозорец New Style.
3. Се кликнува на надолното мени Style Type и се селектира типот на стилот (Paragraph, Character, ...). 4. Се кликнува на текст рамката Name и се внесува името на стилот. 5. Ако треба стилот да биде базиран на некој веќе постоен стил, се кликнува на надолното мени Based On и се селектира името на стилот кој ќе претставува основа за новокреираниот стил. 6. Ако треба новиот стил да биде дел од урнекот на кој е базиран тековниот документ, треба да се селектира опцијата Add To Template. Ако оваа опција не се селектира, новиот стил ќе може да се користи само во тековниот документ. 7. Се селектира опцијата Automatically Update, ако е потребно во дефиницијата на стилот да влезат и мануелните промени кои се прават во параграфот каде е применет стилот (оваа опција е можна само за параграф стиловите). 8. Се кликнува на копчето Format и од менито се селектира што ќе се менувана (на пример, Font за да се одреди фонтот на новиот стил). По извршените промени во делот Preview може да се види изгледот на стилот, а во делот Description се опишани елементите од кои се состои стилот. 9. Се кликнува на OK и новиот стил е креиран и применет на параграфот во кој се наоѓа курсорот. Форматирањата што се наоѓаат во склоп на некој стил можат да се променат, без разлика дали стилот е дефиниран од корисниот или е од Word преддефинираните стилови. Кога стилот ќе се промени, тогаш и целиот текст во документот каде стилот е применет, ќе се промени. Менувањето на веќе дефиниран стил, се постигнува на сличен начин како и креирањето на нов стил. Стилот најпрецизно се модифицира преку интерактивен прозорец. Овој начин на модифицирање на стилот овозможува прецизно поставување на многу одделни параметри (својства) на стилот. Тоа се прави на следниов начин: 1. Се селектира наредбата Format→Styles and Formatting за да се отвори интерактивнaта лента за задачи Styles and Formatting.
2. Од надолното мени Show што се наоѓа дното од лентата се избира: Avalable formatting – за да се прикажат сите достапни форматирања и стилови во интерактивната лента за задачи; Avalable styles – за да се прикажат сите достапни стилови во интерактивната лента за задачи; Formatting in use – за да се прикажат стиловите и форматирањата што се користат во текстот во интерактивната лента за задачи; All styles – за да се прикажат сите стилови, или Custom – за да се изберат стиловите што ќе се прикажат според други критериуми.
3. Се позиционира покажувачот над името на стилот што се модифицира во интерактивната лента за задачи. На десната страна се појавува стрелка за надолно мени.
4. Се кликнува на стрелката и од надолното мени се селектира Modify за да се променат некои од форматирањата опфатени со стилот.
5. Се појавува интерактивниот прозорец Modify Style и можат да се променат сите форматирања што се опфатени со стилот. Некои форматирања се достапни веднаш, но до поголем број можности се пристапува со клик на надолното мени Format преку кое се доаѓа до познатите интерактивни прозорци за одделни форматирања како на пример Paragraph, Font, Tabs итн. и одделно се вршат потребните форматирања.
Мошне интересна е можноста на стилот да му се додели кратенка од тастатурата. Таа ќе овозможи примена на стилот со притискање комбинација од копчиња на тастатурата во текот на внесувањето или уредувањето на текстот. Кратенката се доделува преку наредбата Shortcut key.
6. Се кликнува на копчето OK и промените на стилот ќе бидат прифатени и имплементирани во текстот.
ПРОНАОЃАЊЕ И ЗАМЕНА НА ТЕКСТ ПРОНАОЃАЊЕ ТЕКСТ Во Word може автоматски да се пребара целиот документ за да се пронајдат појавувањата на специфициран текст. По дефиниција Word го пребарува целиот документ, освен ако пред задавањето на командата не бил селектиран одреден текст. Во овој случај се пребарува само селектираниот текст. За пребарување на специфициран текст, треба да се селектира одреден блок од текст (ако е потребно) и потоа се извршуваат следниве чекори: 1. Се селектира наредбата Edit→Find или се притиска Ctrl+F по што се појавува интерактивниот прозорец Find.
2. Во текст рамката Find What се внесува текстот што треба да се пронајде. Текстот што се внесува овде се нарекува примерок за пребарување.
Примерок за пребарување. Примерок за пребарување претставува модел на текст кој треба да се пронајде.
3. Се кликнува на Find Next, по што Word го пребарува документот за да пронајде текст кој одговара на примерокот за пребарување. Ако таков текст се пронајде во документот, тој се означува, пребарувањето се запира, а интерактивниот прозорец Find останува на екранот. 4. Се кликнува на Find Next за да продолжи со барање на други појавувања на примерокот за пребарување. Ако се притисне Esc, интерактивниот прозорец ќе се затвори. Пронајдениот текст останува селектиран.
Ако повторно се отвори интерактивниот прозорец Find, претходниот примерок за пребарување, (ако таков постоел) сé уште ќе биде прикажан во текст рамката Find What. На овој начин мошне лесно се повторува претходното пребарување.
ЗАМЕНА НА ТЕКСТ Наредбата Replace (замени) овозможува да се пронајде појавувањето на примерокот за пребарување во документот и тој да се замени со нов. За да се замени текст, треба да се направи следново: 1. Се селектира наредбата Edit→Replace или се притиска Ctrl+H, по што се појавува интерактивниот прозорец Replace:
2. 3. 4. 5.
Во текст рамката Find What се внесува текстот што треба да се пронајде. Во текст рамката Replace With се внесува замената на текстот. Се кликнува на Find Next за да се лоцира и означи појавувањето на примерокот. За секое пронајдено појавување на примерокот, корисникот може да повика одредена акција со кликнување на едно од следниве копчиња: Replace со што ќе се замени пронајдениот текст и ќе се продолжи со пребарувањето. Find Next со што пронајдениот означен текст ќе се остави непроменет и ќе се продолжи со пребарување за следно појавување на примерокот. Replace All со што сите појавувања на примерокот во документот ќе се променат наеднаш.
Ако треба појавувањата на примерокот во документот да се избришат, треба да се извршат претходните чекори, при што текст рамката Replace With се остава празна.
Ако се направи грешка при замената на текстот, таа може да се поправи со наредбата Edit→Undo Replace.
ДОПОЛНИТЕЛНИ ОПЦИИ ЗА ПРЕБАРУВАЊЕ И ЗАМЕНА Наредбите Find и Replace по дефиниција го бараат појавувањето на примерокот за пребарување во текстот, без да се земе предвид големината на буквите или дали тој е дел од зборот или е цел збор. На пример, ако се пребарува зборот "мај", Word ќе ги пронајде зборовите "мај", "Мај" како и "Мајка" и сл.. Пребарувањето може да се подобри (во смисла тоа да биде попрецизно), ако се употребат дополнителните опции за пребарување. За да се изведе ова, треба да се кликне на копчето More во интерактивниот прозорец Find/Replace, по што интерактивниот прозорец се проширува за да понуди дополнителни опции од кои поважни се:
♦ Match case. Оваа опција значи при пребарувањето да се земе предвид големината на буквите. ♦ Find whole words only. Со оваа опција ќе бидат пронајдени само појавувањата на примерокот, каде тој е цел збор. ♦ Use Wildcard. Со оваа опција се дозволува користењето на "џокер" знаците * и ? при дефинирањето на примерокот. Притоа * земенува група од нула или повеќе непознати карактери, додека ? заменува еден непознат карактер. ♦ За контрола на насоката на пребарувањето, треба да се кликне на надолното мени Search и да се селектира една од следниве опции: All. Се пребарува целиот документ. Down. Се пребарува од позицијата на курсорот, до крајот на документот.
Up. Се пребарува од позицијата на курсорот, до почетокот на документот.
РАЗЛИЧНИ ПОГЛЕДИ НА ДОКУМЕНТОТ Во Word постојат неколку начини за прикажување на документот. Секој од овие прикази е дизајниран за подобро извршување на одделни задачи. Можни се следниве прикази: Normal. Овој приказ е најдобар за општите уредувачки задачи. Print Layout. Овој приказ е идеален за работа со форматирања. Web Layout. Овој приказ е оптимизиран за работа со Web документи. Reading Layout. Овој приказ е наменет за читање. Outline. Овој приказ е дизајниран за работа со блокови ако се користат стилови. Приказот кој се употребува нема никаков ефект врз содржината на документот или на неговиот изглед при печатењето. Разликите се единствено при прикажувањето на документот на екранот. Normal
Print Layout Reading Layout
Web Layout
Outline
NORMAL ПРИКАЗ Normal приказот е најприкладен за повеќето едитирачки задачи. Сите специјални форматирања се видливи на екранот, вклучувајќи ги промените на фонтот, накосувањето, подвлекувањето и другите промени. Прикажувањето на документот на екранот во општ случај е идентично со изгледот на документот кога тој ќе се отпечати. Сепак, Word не ги прикажува сите аспекти во овој приказ, со што едитирањето е поедноставно за корисникот. На пример, на екранот не се видливи хедерите и футерите или колоните при работа со повеќеколонски текст. За одбирање на Normal приказот треба да се селектира наредбата View→ Normal или да се кликне на копчето Normal View на левиот крај од хоризонталната лизгачка лента.
PRINT LAYOUT ПРИКАЗ Print Layout го прикажува документот точно онака како што тој би изгледал отпечатен. Хедерите и футерите, како и сите други детали, се прикажани на екранот. Во овој приказ, исто така, може да се едитира, но сепак, овој приказ е идеален за дотерување на деталите на страницата. Сепак, овој приказ доколку документот е пообемен одредени акции се извршуваат побавно во однос на Normal приказот. За одбирање на овој приказ се селектира наредбата View→Print Layout (или се кликнува на копчето Print Layout).
WEB LAYOUT ПРИКАЗ Овој приказ е погоден за уредување на Web документи во Word. Во овој приказ се уредуваат документи кои ќе бидат прегледувани со т.н. Web пребарувачи (како на пример, Internet Explorer). Кога во Word ќе се отвори Web документ (документ со екстензија HTM или HTML) автоматски се вклучува овој приказ. Ако документот кој се обработува во Word ќе биде печатен, тој конечно се уредува во Print Layout приказот, а ако се објавува на Интернет тоа се прави во Web Layout приказот. Овој приказ се повикува со селектирање на наредбата View→Web Layout (или се кликнува на копчето Web Layout).
READING LAYOUT ПРИКАЗ Reading Layout приказот се користи за читање на документот. Екранот е прилагоден за читање на текстот. Не постојат стандардната и лентата со алатки за форматирање и наместо нив се прикажани лентата со алатки за читање и лентата со алатки за ревизија (корекции напрaвени од други лица).
Овој приказ се повикува со селектирање на наредбата View→Reading Layout (или се кликнува на копчето Reading Layout).
За да се промени големината на буквите во овој приказ и притоа да не се менува вистинската големина на фонтот во документот се користат копчињата Increase Text Size (за зголемување) или Decrease Text Size (за намалување) на лентата со алатки за читање.
За навигација во документот погодни се можностите Document Map и Thumbnails што можат да се вклучат или да се исклучат преку лентата со алатки за читање.
OUTLINE ПРИКАЗ Outline приказот се користи за креирање на скица и испитување на архитектурата на документот. Во овој приказ може да се избере да се гледаат само насловите на документ, со што ќе се сокрие текстот помеѓу нив. Насловите во документот заедно со соодветниот текст, можат брзо да се постават, отстранат или поместат на нова локација. За оваа цел е потребно на насловите во документот да им се доделат стилови. За овој приказ треба да се селектира наредбата View→Outline или да се кликне на Outline View на левиот крај од хоризонталната лизгачка лента.
ЗГОЛЕМУВАЊЕ НА ДОКУМЕНТОТ НА ЕКРАНОТ Наредбата за зголемување и намалување на сликата на документот на екранот (зумирање) овозможува управување со големината на документот на екранот. Со неа може да се постигне зголемување со цел да можат да се читаат и мали букви, а може да се постигне и такво смалување, целата страница да се прикаже на екранот. Со селектирање на наредбата View→Zoom се отвора интерактивниот прозорец Zoom.
Во интерактивниот прозорец Zoom на располагање се следниве опции: ♦ Селектирање на 200%, 100% или 75% за документот да се зумира до соодветниот процент. 200% е зголемување два пати од нормалната големина, додека 75% е 3/4 од нормалната големина. ♦ Внесување на кориснички произволен процент на зумирање од 10% до 200% во текст рамката Percent. ♦ Селектирање на Page Width со цел да се одбере такво зумирање целата страница да ја собере на екранот по ширина. ♦ Селектирање на Whole Page за да се одбере такво зумирање да може целата страница да ја собере на екранот и по ширина и по должина. ♦ Селектирање на Many Pages за да можат на екранот во исто време да бидат видливи повеќе страници.
Последните две опции можат да се одберат само доколку документот се гледа во Print Layout приказот. Процентот на зумирањето може брзо да се промени со кликнување на надолното мени Zoom на стандардната лента со алатки, а потоа да се селектира потребниот процент на зумирање или процентот да се внесе во текст рамката.
МАПА НА ДОКУМЕНТОТ Мапата на документот е посебен дел од екранот, во кој се прикажуваат насловите во документот. Мапата на документот не се користи за уредување, туку за брзо движење низ документот. Мапата на документот се користи на тој начин што со глувчето се кликнува на потребниот наслов во мапата, а во главниот прозорец, курсорот во документот веднаш се позиционира на селектираниот наслов. Ширината на мапата може да се менува со влечење на нејзините граници. Влечењето на границата на мапата до левиот раб има ист ефект како и исклучувањето на мапата (View→Document Map).
ДЕЛЕЊЕ НА ПРОЗОРЕЦОТ Word дозволува работното подрачје да се раздели на два дела, кои би биле поставени еден над друг и така во исто време да можат да се гледаат два различни дела од документот. Секој дел е независен и поседува сопствени лизгачки ленти. Уредувањето, без разлика во кој дел се прави, се ефектира на документот. Разделувањето на екранот на два дела се прави на следниов начин: 1. Се селектира наредбата Window→Split или се притиска Ctrl+Alt+S, по што Word прикажува хоризонтална линија со која екранот се поделува. 2. За да се прифати поделбата на екранот на два еднакви дела, треба да се кликне со левото копче на глувчето, или да се притисне Enter. Ако работните простори треба да имаат различна големина, со глувчето може да се влече хоризонталната гранична линија до посакуваната локација. За да се отстрани поделбата и да се врати вообичаениот приказ, потребно е граничната линија да се влече до врвот или дното на екранот, или да се селектира наредбата Windows→Remove Split или пак, едноставно да се изврши двоклик над неа. Екранот може брзо да се раздели со влечење на разделната линија, која се наоѓа веднаш над стрелката за нагоре на вертикалната лизгачка лента.
ОФОРМУВАЊЕ НА ДОКУМЕНТ ДВИЖЕЊЕ НИЗ ДОКУМЕНТОТ При работата на одреден документ секогаш е потребно да се помести курсорот за да се работи или само се погледаат другите делови од текстот. За овие активности најчесто се користи тастатурата со копчињата што се прикажани во табелата: Поместување
Акција
Еден карактер во лево или во десно
Се притиска левата или десната стрелка
Еден збор во лево или во десно
Се држи Ctrl и се притиска левата или десната стрелка
Една линија горе или долу
Се притиска на стрелката долу односно горе
Една параграф горе или долу
Се држи Ctrl и се притиска на стрелката долу односно горе
На почетокот или на крајот од редот
Се притиска на копчето Home односно End
Еден екран погоре или подолу
Се притиска на копчето Page Up односно Page Down
На почетокот или на крајот на екранот
Се држи Ctrl и се притиска Page Up односно Page Down
На почетокот или на крајот на документот
Се држи копчето Ctrl и се притиска Home односно End
Низ документот може да се движи и со помош на глувчето. Тоа се прави со влечење на лизгачите или со кликнување на соодветните стрелки на лизгачката лента. Ако посакуваната локација на курсорот е во видното поле, тогаш доволно е да се кликне на таа локација.
При поместувањето на документот на екранот курсорот не се поместува. Неопходно е да се кликне на саканата локација за да се помести или пак, да се помести со копчињата од тастатурата.
ОФОРМУВАЊЕ НА СТРАНИЦА Големина на листот Одредувањето на големината на листот се прави на следниов начин: 1. Се селектира наредбата File→Page Setup за да се отвори интерактивниот прозорец Page Setup и по потреба се кликнува на картичката Paper Size. 2. Се кликнува на надолното мени Paper Size и се селектира некоја од дефинираните големини (А4 е стандардна големина кај нас). Во соодветните текст рамки можат да се внесат сопствени вредности за висината и ширината на листот. 3. Од надолното мени Apply To се одбира дел од документот на кој ќе се примени акцијата: Whole Document (на целиот документ). Оваа опција се појавува само ако документот не е поделен на секции. This Point Forward (од тековната локација на курсорот, па понатаму). При оваа опција, ќе се вметне ознака за прекршување на секција на тековната локација на курсорот и ќе се примени поделбата на колони на понатамошниот текст. This Section (тековната секција). Може да се одбере само ако документот е поделен на секции.
4. Се кликнува на OK.
Ориентација и маргини и на страницата Иницијално Word можеби го сместува документот на лист со исправена (portrait) ориентација, што значи дека редовите на текстот се паралелни со пократката страна на листот. Може да се одреди и друга ориентацијата на листот – таа може да биде и легната (landscape). Маргините на страницата го одредуваат празниот простор меѓу текстот и работ на страницата. Секоја страница има четири маргини: лева, десна, горна и долна. Кога ќе се променат маргините на страницата, таа промена се рефлектира на целиот документ, или пак, ако документот содржи секции се рефлектира на тековната секција. Маргините се поставуваат на цела секција, за разлика од индентите кои се поставуваат на параграфи. Одредувањето на ориентацијата и маргините со помош на интерактивниот прозорец Page Setup се прави на следниов начин: 1. 2. 3. 4. 5.
Се селектира наредбата File→Page Setup за да се отвори интерактивниот прозорец Page Setup. Ако е потребно се кликнува на картичката Margins, за да се прикажат опциите за ориентација и за маргини. Се селектира Portrait или Landscape ориентација за да се одреди дали страницата ќе биде исправена или легната. Во текст рамките Top, Bottom, Left и Right се внесуваат вредностите за соодветните маргини. Ако е потребно во документот да се внесе дополнителна маргина, таа се внесува во текст рамката Gutter. Оваа маргина се поставува доколку документот треба да се коричи. 6. Се кликнува на надолното мени Apply To, и се селектира на кој дел од документот ќе се применат новите маргини.
7. Се кликнува на OK.
Прекршување на страницата Кога текстот ќе го достигне дното од страницата, автоматски се отвора нова страница и текстот продолжува на врвот на таа страница. Но, може и по желба да се предизвика прекршување на страницата, со што тековната страница завршува на местото на прекршувањето, а текстот продолжува на нова страница. Тоа се прави на следниов начин: 1. Се селектира наредбата Insert→Break за да се отвори интерактивниот прозорец Break.
2. Се селектира Page Break. 3. Се кликнува на OK.
Најбрз начин за прекршување на страниците е со притискање на комбинацијата Ctrl+Enter.
Ознака за прекршување на страницата е една хоризонтална линија, која не се печати, а може да се види само во Normal приказот. Бришењето на оваа ознака е исто како и бришењето на секој друг карактер.
Нумерирање на страниците Повеќето од документите, особено подолгите, треба да имаат броеви на страниците. Постојат повеќе можности за местото и изгледот на броевите. Броевите секогаш се сместуваат во хедерот или футерот. Вметнувањето на броеви на страниците се прави на следниов начин: 1. Се селектира наредбата Insert→Page Numbers и се појавува интерактивниот прозорец Page Numbers.
2. Се кликнува на надолното мени Position и се селектира потребната позиција на страната: Top of Page (врвот на страницата или хедер) или Bottom of Page (дното на страницата или футер). 3. Се кликнува на надолното мени Alignment и се селектира Left, Center или Right. Може да се селектира Inside (внатре) или Outside (надвор), ако документот се печати двострано, па броевите можат да се постават поблиску или подалеку од местото на спојување на страниците. 4. Се вклучува или се исклучува опцијата Show number on first page со цел да се прикаже или да не се прикаже бројот на страницата на првата страница на документот. 5. Страниците се нумерираат со арапски броеви (1,2, ...). За да се селектира друг формат, треба да се кликне на Format и да се селектира потребниот формат. По потреба, во текст рамката Start at се внесува бројот на првата страница.
6. Се кликнува на OK.
Кога ќе се заврши оваа процедура, броевите на страниците се поставуваат во хедерот или футерот на документот.
Хедери и футери Хедер или футер се текстови што се печатат на врвот или на дното на секоја страница на документот. Во хедерите и футерите се прикажуваат броевите на страниците. Корисни се и за прикажување на насловите на поглавјата, на името на авторот и на други слични информации. Во Word постојат неколку опции за хедер и футер. ♦ Истиот хедер/футер може да биде прикажан на секоја страница од документот. ♦ Еден хедер/футер може да биде на првата страница на документот и различен хедер/футер на другите страници. ♦ Еден хедер/футер може да биде на непарните страници на документот, а друг хедер/футер на парните страници. ♦ Ако документот е поделен на секции, може да се постави различен хедер/футер за секоја секција.
Хедери и футери. Тоа се текстови што се прикажуваат на врвот (хедер) или на дното (футер) на секоја страница.
За да се додаде хедер или футер, или да се уредува направен хедер или футер треба да се направи следново: 1. Ако документот е поделен во секции, курсорот се поставува на било која локација во секцијата на која се однесуваат хедерот и футерот. 2. Се селектира наредбата View→Header and Footer, по што автоматски се вклучува Print Layout приказот и се прикажува тековниот хедер на страницата заграден со испрекинати линии кои не се прикажуваат при печатењето. Текстот на документот е посивен, а прикажани се алатките за работа со хедер и футер. На лентата постои копче Switch Between Header and Footer, за префрлување од тековниот хедер во футерот и обратно.
3. Се внесува текстот на хедерот или футерот и, по потреба, се форматира со користење на вообичаените наредби. Со копчето Alignment се контролира поставувањето на елементите во хедерот или футерот. 4. Со помош на другите копчиња од лентата со алатки за работа со хедер или футер се уредува хедерот/футерот за да го добие потребниот изглед. 5. Кога ќе се заврши со работа, се кликнува на копчето Close од лентата со алатки за работа со хедер/футер и повторно се влегува во документот.
Бришењето на содржината на хедерот или футерот се прави со извршување на претходните чекори за уредување. Потребно е само да се селектира текстот во хедерот/футерот и да се притисне Delete.
При креирањето на хедерот и футерот тие по дефиниција се еднакви за сите страници. Еден од начините за одредување различни хедери или футери за различни делови од документот е документот да се подели на повеќе секции. Потоа може да се примени техниката, што е објаснета претходно, за поставување на различни хедери или футери за секоја секција. Како дополнителни опции при користењето на секциите можат да се користат и следниве: ♦ Еден хедер/футер да биде на првата страница на документот и различен хедер/футер на другите страници. ♦ Еден хедер/футер да биде на непарните страници на документот а друг хедер/футер на парните страници. За да се активираат опциите треба да се направи следново: 1. Се селектира наредбата View→Header and Footer. 2. Се кликнува на копчето Page Setup на лентата со алатки за работа со хедери/футери, по што се покажува картичката Layout од интерактивниот прозорец Page Setup.
3. Се избира опцијата Different Odd and Even (различни парни и непарни страници) и/или опцијата Different First Pages (различна прва страница). 4. Се кликнува на OK. Откако ќе се селектира некоја од овие опции, на претходно опишаниот начин, може да се внесе текстот во хедерот/футерот. На пример, ако е избрана опцијата Different Odd and Even, а курсорот е на непарна страница, по селектирањето на View→Header and Footer на екранот се прикажува хедерот/футерот кој е ист за сите непарни страници. Ако потоа се кликне на копчето Show Next на екранот ќе се прикаже хедерот/футерот кој е ист за сите парни страници.
КРЕИРАЊЕ И МАНИПУЛИРАЊЕ СО СЕКЦИИ Поделба на документот на секции Во Word постои можност документот да се раздели на две или повеќе секции, со можност на секоја од нив да се примени посебно форматирање. Поделбата на документот во повеќе секции е неопходна само тогаш ако е потребна промена на маргините, правење на повеќе колони или сл., само на еден дел од документот. Со други зборови, делењето на документот е неопходно во случај кога се применуваат форматирања кои по дефиниција се однесуваат на целиот документ. Со делење на секции, тие форматирања се применуваат само во тековната секција. Ознаките за прекршување на секциите можат да се видат во Normal приказот. Тие се во форма на двојна хоризонтална линија со назнака Section Break и типот на прекршувањето, не се прикажуваат во другите прикази и не се печатат. Прекршување на секција се прави на следниов начин: 1. Се селектира наредбата Insert→Break за да се отвори интерактивниот прозорец Break.
2. Се селектира потребниот тип на секција. Во Word постојат три типа на секции. Форматирањето на секциите е исто при сите типови, а разликата е во поставувањето на текстот во новата секција: Next Page. Новата секција започнува на врвот на следната страница. Ова е доста корисно за вметнување прекршување на страница во документот, како на пример, при почеток на ново поглавје и сл. Continuous. Новата секција започнува на истата страница, на која е поставено прекршувањето. Ова е корисно за секции, кои на пример, треба да имаат различен број на колони а да бидат поставени на иста страница. Таков е случајот при креирање на страница во весник. На пример, насловот треба да биде на целата страница, потоа се вметнува прекршување на секција и на крај текстот се појавува под насловот во три колони. Odd Page или Even Page. Новата секција започнува на следната непарна или парна страница. Ова е доста корисно за поставување на прекршувања на страници, како, на пример, при почеток на нови поглавја кои мора да започнуваат на непарна (или парна страница). 3. Се кликнува на OK. Ознаката за прекршување на секцијата е иста како и секој друг карактер во документот. За да се избрише оваа ознака, треба да се постави курсорот лево од ознаката и да се притисне на Delete, или да се постави десно од ознаката и да се притисне Back space. Секоја ознака ги содржи форматирањата на секцијата пред неа, па така, ако се избрише ознаката и форматирањата се бришат, односно се прифаќаат форматирањата од следната секција.
Повеќе колони во документот Потребата од повеќе колони најчесто се јавува при креирање на весници, брошури и други слични документи. Колоните што се креираат во Word се во стил на колоните од весниците, каде текстот протекува (се префрла) од дното на една на почетокот на друга колона. Откако ќе се дефинираат колоните за селектираниот текст, текстот се дели во колони. Притоа се вметнуваат два маркери за прекршување на секција на почетокот и на крајот од селектираниот текст. Ако текстот претходно не е селектиран, тогаш дефинираните колони се применуваат на целиот документ, освен ако документот претходно не бил разделен во повеќе секции. Во овој случај, колоните се применуваат само во тековната секција.
Примената на колоните се постигнува на следниов начин: 1. Ако е потребно само дел од документот да се подели во колони, тој дел треба да се селектира. Притоа автоматски ќе се вметне прекршување за секција пред и после текстот. 2. Се селектира наредбата Format→Columns за да се отвори интерактивниот прозорец Columns. 3. Во секцијата Presets, се кликнува на потребниот формат на колоните. 4. Се кликнува на надолното мени Apply To за да се одреди на кој дел од документот треба да се примени поделбата. Whole Document (на целиот документ). Оваа опција се појавува само ако документот не е поделен на секции. This Section (тековната секција). Може да се одбере само ако документот е поделен на секции. Selected Text (означен текст). Оваа опција е можна само ако претходно е селектиран дел од текстот и се однесува на истиот. This Point Forward (од тековната локација на курсорот, па понатаму). При оваа опција, ќе се вметне ознака за прекршување на секција на тековната локација на курсорот и ќе се примени поделбата на колони на понатамошниот текст.
5. Се избира опцијата Line Between, ако е потребно да се прикажат вертикални линии помеѓу колоните (како кај весниците). 6. Се кликнува на OK.
За да се формираат од една до четири еднакви колони, треба да се кликне на копчето Columns од стандардната лента со алатки и потоа тоа да се влече за да се дефинира потребниот формат.
Колоните на екранот се прикажуваат само во Print Layout приказот. Во Normal приказот се прикажува само една колона (и покрај тоа што при печатење ќе се прикажат и другите колони, дури и ако се печати од овој приказ).
За да се претвори еден текст поделен во повеќе колони во обичен текст, односно да биде напишан само во една колона, потребно е да извршат следниве чекори: 1. Се селектира текстот што треба да се трансформира од повеќе колони во една колона. 2. Се селектира наредбата Format→Columns за да се отвори интерактивниот прозорец Columns. 3. Во делот Presets се кликнува на опцијата One. 4. Се кликнува на OK.
Побрз начин за конвертирање на текстот прикажан во повеќе колони, во една колона, е да се кликне на копчето Columns од лентата со алатки и со влечење да се селектира само една колона.
ВМЕТНУВАЊЕ ОБЈЕКТИ ВО ТЕКСТОТ ВМЕТНУВАЊЕ ГРАФИЧКИ ОБЈЕКТИ Графичкиот објект е слика која е меморирана на дискот како графички фајл. Во Word може да се користат графички фајлови од разни апликации. Како додаток во Word постои и мала библиотека на слики што можат да се употребат во документите. Вметнувањето на графички објект во Word документ се прави на следниов начин: 1. Се поставува курсорот на локацијата, каде што треба да се вметне сликата. 2. Се селектира наредбата Insert→Picture→From File и се појавува интерактивниот прозорец Insert Picture.
3. Ако е потребно се кликнува на надолното мени Look In, за да се одреди фолдерот во кој е сместен графичкиот фајл. 4. Во големата рамка во средината на интерактивниот прозорец можат да се видат сите графички фајлови кои се сместени во специфицираниот фолдер. Ако треба да се видат само графичките фајлови од одреден тип, треба да се кликне на надолното мени Files of Type и да се селектира потребниот тип на фајлови. 5. Во текст рамката File Name се внесува името на фајлот кој што треба да се вметне, или пак, името на фајлот се селектира од листата. 6. Се кликнува на OK, со што сликата се прикажува во документот.
ВМЕТНУВАЊЕ CLIP ART ОБЈЕКТИ Clip Art е специјална категорија на слики и се состои од мали и едноставни сликички што можат да се вметнат во документот. Во Word (всушност во колекцијата Office) постои галерија од Clip Art што можат мошне едноставно да се користат. Вметнувањето на Clip Art сликичка во документот се прави на следниов начин: 1. Се поставува курсот на локацијата во документот, каде што треба да се постави сликичката. 2. Се селектира наредбата Insert→Picture→Clip Art за да се отвори интерактивната лента за задачи Clip Art. 3. Се кликнува на опцијата Organize clips на дното на интерактивната лента за задачи Clip Art и ќе се појави интерактивниот прозорец Concepts – Microsoft Clip Organizer.
4. Од левата листа се селектира потребната категорија на сликички.
5. Се пребаруваат сликичките во листата, сé додека не се најде потребната сликичка. Потоа се кликнува на неа, се држи и се повлекува во документот.
Ако корисникот е приклучен на Интернет, може да кликне на Clip art on Office Online во интерактивната лента Clip Art и да се поврзе во страницата со сликички на Microsoft.
Димензиите на сликата можат да се менуваат и на тој начин сликата може да се прикаже во различни големини. Одреден дел од сликата може да се пресече (crop), за да се сокрие делот кој што не треба да биде прикажан. Менувањето на димензиите на сликата се прави на следниов начин: 1. Се селектира сликата. 2. Се поставува курсорот на алатките за менување на големината (мали црни точки поставени на правоаголникот кој е прикажан околу сликата), по што курсорот добива форма на стрелка со два краја. 3. За да се променат димензиите на сликата, се притиска на левото копче од глувчето и се влече алатката сé додека не се постигне потребната димензија. На овој начин може да се зголемува или намалува сликата. 4. Се отпушта копчето на глувчето. За да се избрише сликата, таа треба првин да се селектира, а потоа да се притисне копчето Delete.
Ако сликата и нејзината нова локација се наоѓаат во исто видно поле, тогаш сликата може да се премести со влечење. Ако таа треба да се ископира наместо да се премести, треба да се држи Ctrl додека се влече.
Одреден дел од сликата може да се пресече (crop), за да се сокрие делот кој што не треба да биде прикажан. Тоа се прави на ист начин како и промената на димензиите на сликата со тоа што претходно се зема алатката Crop од лентата со алатки за слики.
ВМЕТНУВАЊЕ ТЕКСТ РАМКИ Рамките се користат за поставување на текстот или графиката на одредено место во документот. Кога рамката ќе се смести во текст документот, во неа може да се внесуваат разни објекти, како на пример, делови од текст, графички објекти, дијаграми, итн. Големината и местото на рамката може да се прилагоди според потребите. Кога рамка ќе биде внесена во некој пасус, текстот ќе се распореди околу неа. Поради тоа рамките се погодни за внесување на друг вид текст во некој документ. Вметнување текст рамка во документот се прави на следниов начин: 1. Се селектира наредбата Insert→Text Box, по што покажувачот на глувчето се трансформира во крст. 2. Се кликнува на одреденото место за да се означи првиот агол и се влече дијагонално до следниот агол. Текст рамката се однесува како посебен документ во документот, а важат форматирањата што се однесуваат на графички објекти.
ЦРТАЊЕ ВО ДОКУМЕНТОТ Као додаток на посебните апликации за цртање во Word, исто така, постојат одредени алатки за цртање, кои овозможуваат креирање цртеж во склоп на документот. За нешто да се нацрта, треба првин на екранот да се прикаже лентата со алатки за цртање (Drawing toolbar). Поставувањето на овие алатки на екранот се прави со селектирање на наредбата View→Toolbars→Drawing. Процесот на цртање главно се состои од следниве операции: ♦ Додавање на објекти во документот. На располагање се линии, стрелки, облици и текст. Повеќето од објектите за цртање се нарекуваат AutoShapes. ♦ Преместување на објектите на нови локации и промена нивните димензии и пропорции. ♦ Модифицирање на објектите. На пример, може да се промени дебелината на линиите, бојата на текстот или пак, типот на стрелките.
Во лентата со алатки за цртање се наоѓаат командни копчиња за најчесто употребуваните објекти, како, на пример, линии, стрелки, тродимензионални форми и др. (до помалку користените објекти за цртање може да се пристапи преку менијата или интерактивните прозорци). Следува објаснувањето на најчесто користените операции при цртањето: ♦ За да се нацрта објект, треба да се кликне на соодветното копче на лентата со алатки за цртање. Или, може да се кликне на копчето AutoShape и од листата да се селектира потребната форма. Потоа објектот се носи до местото во документот каде треба да се постави. Ако треба односот на елементите на објектот да биде пропорционален, тогаш треба да се држи на Shift додека објектот се поставува во документот. ♦ За да се селектира веќе нацртан објект, треба да се кликне на него. Околу објектот ќе се прикаже мал правоаголник со алатки за менување на неговата големина. Ако треба да се селектираат повеќе објекти, треба да се држи копчето Shift и да се кликнат саканите објекти. Ако треба да се избришат селектираните објекти, се притиска на копчето Delete. ♦ За да се помести селектираниот објект, треба да се кликне на него со глувчето (а не на алатката за менување на големината) и потоа објектот да се влече до новата локација. ♦ За да се променат димензиите на селектираниот објект, треба да се кликне на некоја од алатките за менување на големината и таа да се влече до потребната големина. ♦ За да се промени бојата на линиите на објектот, треба да се кликне на копчето Line Color од лентата со алатки за цртање (Drawing toolbar), и да се одбере посакуваната боја. ♦ За да се промени бојата на објектот, треба да се кликне на копчето Fill Color од лентата со алатки за цртање (Drawing toolbar) и да се одбере посакуваната боја. ♦ За да се промени дебелината или стилот на линиите на објектот, треба да се селектира објектот, а потоа да се кликне на копчињата Line Style или Dash Style. ♦ За да се додаде текст рамка, треба да се кликне на Text box и таа да се влече до локацијата во објектот и потоа да се внесе текстот. Кога ќе се внесе текстот доволно е да се кликне на локација надвор од текст рамката.
За цртањето во Word се користи истата лента со алатки како во PowerPoint и е објаснета во поглавјето PowerPoint.
ФОРМУЛИ ВО ДОКУМЕНТОТ Користењето на Microsoft Equation Editor е најелегантен начин за изработка на сложени формули. Тој овозможува правење на сите можни видови формули со помош на лента со математички симболи. Тој познава и правила и конвенции за пишување формули, а сам може да изработи многу форматирања. Оваа програма се користи на следниов начин: 1. Се поставува курсот на локацијата во документот, каде што треба да се постави формулата. 2. Се селектира наредбата Insert→Object за да се отвори интерактивниот прозорец Object. 3. Ако е потребно, се кликнува на картичката Create New, за да се отвори листата за избор на достапни апликации.
4. На понудената листа двојно се кликнува на Microsoft Equation 3.0. По овој чекор во документот се појавува рамка за пишување на формула и лента со алатки за специјалните симболи за формули. Секоја од алатките е надолно мени од кое се избира конкретниот облик на симболот чиј знак е на алатката. Овозможено е внесување на текстуални симболи од тастатурата. 5. За повторно враќање во нормален режим на работа се кликнува некаде надвор од рамката на формулата. Формулата може да се корегира со двојно кликнување на неа, со што повторно се отвора лентата со алатки за пишување на формули. Работата со формули не е сложена, како што на прв поглед изгледа, но е потребно искуство особено околу препознавањето и наоѓањето на соодветните знаци. Еве еден пример за пишување на формули, со илустрации од клучните моменти: 1. По отворањето на Microsoft Equation 3.0, во рамката со тастатурата се внесува c= и од надолното мени со слика на корен се избира коренот.
2. Со тастатурата се внесува a и од надолното мени со слика на индекси и степени се избира степен.
3. Во малото правоаголниче до a се внесува 2, се притиска стрелка за десно на тастатурата и се внесува +b, од надолното мени со слика на индекси и степени се избира степен (како во чекор 2), и во правоаголничето до b се внесува 2. 4. Се кликнува надвор од полето со формулата.
ФУСНОТИ И ЕНДНОТИ Word овозможува многу едноставно внесување и измена на фусноти и ендноти (footnotes and endnotes), кои служат за наведување на референци и дополнителни објаснувања во документите. Се состојат од два елемента: референтни назнаки и текст за објаснување. Фуснотите се наоѓаат на онаа страница на која се и нивните референтни назнаки, а енднотите се на крајот на документот. Во документот со повеќе колони, фуснотите се под секоја колона. Креирањето е многу едноставно: 1. Се поставува курсорот на местото каде што треба да биде референтната назнака. 2. Се селектира наредбата Insert→Reference→Footnote за да се отвори интерактивниот прозорец Footnote and Endnote. 3. Во делот Location се избира дали се работи за фуснота или за енднота.
4. Во делот Format се избира помеѓу опциите Number format (автоматско нумерирање) и Custom mark (знак по избор на корисникот) и се кликнува на Insert.
5. Потоа се отвора друг прозорец (ако е активен Normal приказот на текстот) или курсорот ќе помине на дното на тековната страница (во другите прикази) на местото каде треба да се внесе текстот со објаснување. 6. Кога ќе се внесе текстот со објаснувањето, се кликнува на копчето Close (во Normal приказот) или курсорот се придвижува со познатите методи на местото каде треба да се продолжи со внесувањето на наредниот текст (во останатите прикази). За подоцнежно изменување на фуснотите, објаснувањето се повикува со двојно кликнување на глувчето на референтната назнака. Назнаката на фуснотата може да се копира, преместува и брише како и секој друг знак во документот. Доколку назнаката се премести на некое друго место во документот, Word автоматски ќе ја префрли и фуснотата на таа страница. Фуснотата се отстранува со бришење на референтната назнака во текстот, а Word истовремено го ажурира редоследот на другите фусноти. Истото се случува и кога ќе се внесе нова фуснота меѓу постојните. Фуснотите во приказите Print Layout и Print Preview секогаш се гледаат, а за да се видат во приказот Normal се користи наредбата View→Footnotes при што се отвора нов прозорец за приказ на фуснотите.
Користењето на приказот Normal и наредбата View→Footnotes дава можност за гледање и работа со сите фусноти заедно независно од нивната позиција на страниците.
ТАБЕЛИ Табелите овозможуваат организирање на податоците во колони и редици. Секој податок (квадратче) во табелата е наречен клетка (cells) и е потполно независен од другите. Табелата може да има произволен број на колони и редици. Исто така, големи се и можностите за менување на големината и форматот на клетката. Клетката во табелата може да содржи текст, графика и сé друго што може да содржи еден Word документ па дури може да содржи и друга табела.
Табелите се корисни за презентирање информации што можат да се претстават во колони и редици.
КРЕИРАЊЕ ТАБЕЛА Вметнувањето на нова празна табела, на која било локација во документот, се прави на следниов начин: 1. Се поставува курсорот на локацијата во документот каде треба да се вметне табелата. 2. Се селектира наредбата Table→Insert→Table, со што се појавува интерактивниот прозорец Insert Table.
3. Во текст рамките Number of columns и Number of rows се внесува бројот на колони и редови. 4. Ако треба да се примени некој од автоматските формати, се кликнува на копчето AutoFormat, потоа се селектира посакуваниот формат и се кликнува на OK.
5. Во секцијата AutoFit Behavior се избира една од следните можности за широчината на колоните: Ако колоните треба да бидат со еднаква широчина и распространети на целата страница, се избира опцијата Fixed column width и во соседната рамка се избира Auto. Ако колоните треба да бидат со еднаква широчина но со конкретни димензии, се избира опцијата Fixed column width и во соседната рамка се одредува нивната широчина. Ако широчината на колоните треба автоматски да се одреди во зависност од содржината (текстот) на клетките се избира опцијата Auto fit to Contents. Табелата ќе има еднакви колони сé додека не се внесе содржината на табелата (текстот). Ако текстот во одредена колона е подолг од нејзината широчина, таа се проширува на сметка на останатите колони. Автоматска широчина на колоните се одредува и со опцијата Auto fit to window. 6. Се кликнува на OK, со што се креира празна табела со курсорот поставен во првата клетка.
Табела може брзо да се вметене во документот со кликнување на копчето Insert Table од стандардната лента со алатки, а потоа со влечење се одредува потребниот број на редови и колони.
Кога курсорот се наоѓа во табелата, текстот може да се внесува или уредува како и во другите делови од документот. Кога ќе се достигне десната граница од клетката, внесениот текст автоматски се преминува во нов ред во клетката. Поместувањето на курсорот во која било клетка се прави со кликнување на таа клетка. Меѓу клетките може да се движи со следниве комбинации од копчиња: Се притиска
Курсорот се поместува до
Tab
Следната клетка во редот
Shift+Tab
Претходната клетка во редот
Alt+Home
Првата клетка од тековниот ред
Alt+Page Up
Врвот од тековната колона
Alt+End
Последната клетка од тековниот ред
Alt+Page Down
Последната клетка од колоната
Ако курсорот е на почетокот на клетката, можно е движење помеѓу клетките и со помош на стрелките. За да се вметне табулатор во клетката (да се остави празен простор), треба да се притисне Ctrl+Tab. Откако табелата ќе се креира и ќе се внесат некои информации, содржината на табелата може да се едитира и изгледот на табелата се форматира со цел да се прилагоди кон потребите на корисникот.
БРИШЕЊЕ И ВМЕТНУВАЊЕ КЛЕТКИ, РЕДОВИ И КОЛОНИ Содржината на некоја клетка може да се избрише, со што таа ќе остане празна. За оваа цел, клетката треба да се селектира, а потоа да се притисне Enter или Delete.
За брзо селектирање на целата содржина на една клетка треба покажувачот на глувчето да се постави во просторот помеѓу текстот и левата граница на клетката и откако покажувачот ќе добие форма на стрелка да се кликне со левото копче.
Исто така, можат да се избришат и цели редови и колони. Кога ќе се избрише некој ред или колона, тогаш колоните десно или редовите под неа автоматски се поместуваат со цел да го пополнат празниот простор настанат поради бришењето. За комплетно бришење клетка, ред или колона од табелата или пак целата табела, треба да се направи следново: 1. Се поставува курсорот во некоја клетка од редот или колоната што треба да се бришат. 2. Се селектира наредбата Table→Delete и од подменито што ќе се појави се избира: Table за да се избрише целата табела. Columns за да се избрише колоната во која се наоѓа курсорот.
Rows за да се избрише редот во кој се наоѓа курсорот. Cells за да се избрише клетката во која се наоѓа курсорот. Вметнувањето на еден ред или колона во табела се постигнува на следниов начин: 1. Се поставува курсорот во клетката каде што треба да се вметне нова табела, колона, ред или клетка. 2. Се селектира наредбата Table→Insert и од подменито што ќе се појави се избира: Table за да се вметне нова табела како елемент на клетката во која се наоѓа курсорот. Columns to the Left за да се вметне нова колона лево од клетката во која се наоѓа курсорот. Columns to the Right за да се вметне нова колона десно од клетката во која се наоѓа курсорот. Rows Above за да се вметне нов ред над клетката во која се наоѓа курсорот. Rows Below за да се вметне нов ред под клетката во која се наоѓа курсорот. Cells за да се вметне нова клетка во табелата. Во интерактивен прозорец кој при тоа ќе се појави се избира позицијата на таа клетка во однос на клетката во која се наоѓа курсорот.
Вметнувањето на повеќе редови во табелата одеднаш, се прави со селектирање на соодветен број на клетки во првиот чекор од горната постапка.
Ако треба да се вметне ред на дното од табелата, курсорот се поставува во последната клетка и се притиска копчето Tab. Ако треба да се вметне колона десно од последната десна колона, курсорот се поставува во некоја од клетките на таа колона и се селектира наредбата Table→Insert→Columns to the Right.
ПРЕМЕСТУВАЊЕ ИЛИ КОПИРАЊЕ ДЕЛ ОД ТАБЕЛА Копирање или преместување на дел од табела (клетки, колони или редови) од една локација во табелата на друга се прави на следниов начин. 1. Се селектира делот од табелата (клетките, колоната или редот со "влечење" на покажувачот преку клетките) или се кликнува на некое место во колоната или редот и потоа се селектира на наредбата Table→Select.
2. Од подменито што ќе се појави се избира: Table за да се селектира целата табела. Column за да се селектира колоната во која се наоѓа курсорот. Row за да се селектира редот во кој се наоѓа курсорот. Cell за да се селектира клетката. 3. Ако треба да се копира, се притиска Ctrl+C или се кликнува на копчето Copy од лентата со алатки. Ако, пак, треба да премести се притиска Ctrl+X или се кликнува на копчето Cut од лентата со алатки. 4. Се поставува курсорот на новата локација за колоната или редот (вметнувањето ќе се изврши над или лево од локацијата на курсорот). 5. Се притиска Ctrl+V или се кликнува копчето Paste од лентата со алатки.
ПРОМЕНА НА ШИРОЧИНАТА НА КОЛОНИТЕ Можно е брзо менување на широчината на колоната со помош на глувчето: 1. Се поставува покажувачот на десната граница на колоната, чија широчина треба да се промени. Притоа покажувачот добива форма на две тенки вертикални линии со стрелки на лево и на десно. 2. Се влече границата на колоната до потребната широчина. Промената на широчината на колоната може да се направи и преку интерактивен прозорец, на следниов начин: 1. Се поставува курсорот во некоја клетка од колоната чија широчина треба да се промени.
2. Се селектира наредбата Table→Table Properties по што се појавува интерактивниот прозорец Table Properties. Ако е потребно се кликнува на картичката Column за да се прикажат опциите за колоните.
3. Ако е вклучена опцијата Preferred width, може да се избере мерната единица во која се изразува широчината на колоната (центиметри или проценти) и во текст рамката се внесува потребната вредност за широчината на колоната. 4. Се кликнува на копчињата Previous Column или Next Column за да се променат поставувањата на другите колони.
Ако димензиите на повеќе колони треба да бидат исти, во првиот чекор од постапката се селектираат тие колони.
5. Се кликнува на OK, со што новите поставувања се рефлектираат на табелата.
Слично се постапува и со димензиите на редовите со тоа што ќе се кликнува на картичката Row, со клетките ако се избере Cell или со целата табела ако се кликне на картичката Table.
Мошне интересна е можноста за поставување на автоматски димензии на елементите на табелата или на целата табела што ги нуди наредбата AutoFit. Автоматските димензии на елементите на табелата или на целата табела се поставуваат на следниот начин: 1. Се поставува курсорот каде било во табелата со цел наредбата да се однесува на целата табела или се селектира делот од табелата на кој треба да се однесува автоматското поставување на димензии. 2. Се селектира наредбата Table→AutoFit и од менито што ќе се појави се селектира:
AutoFit to Contents – за автоматско поставување на широчината на колоните во однос на содржината на клетките во колоните. AutoFit to Window – за автоматско поставување на широчината на колоните во однос на маргините на документот.
Наредбата AutoFit to Window не може да се користи за дел од табелата туку исклучиво за целата табела.
Fixed Column Width – за фиксирање на широчините на колоните на точно определена вредност. Distribute Rows Evenly – за поставување на сите редови на еднаква височина во однос на почетокот и крајот на табелата. Distribute Columns Evenly – за поставување на сите колони на еднаква широчина во однос на левата и десната страна на табелата.
ЦРТАЊЕ И БОЕЊЕ НА ТАБЕЛИТЕ По дефиниција, се поставуваат тенки граници околу секоја клетка во табелата. Сепак, овие граници понатаму можат да се променат или да се отстранат. Техниката на додавање и модифицирање на границите во табелата е иста како и за поставување на граници околу текст. Тоа се постигнува на следниов начин: 1. Се селектира клетката (клетките) чии граници или бои треба да се променат. 2. Се селектира наредбата Format→Borders and Shading за да се прикаже интерактивниот прозорец Borders and Shading.
3. Во картичката Borders се поставуваат потребните опции за изгледот на границите, а притоа новиот изглед може да се контролира во прозорецот Preview.
4. Во картичката Shading се поставуваат потребните опции за изгледот на клетките (бои, засенчување), а притоа новиот изглед може да се контролира во прозорецот Preview. 5. Се кликнува на OK. Ако табелата е без граници, тогаш на екранот може да се прикажат испрекинати линии што не се печатат. Потребно е да се одбере Table→Show Gridlines со цел тие да се прикажат или Table→Hide Gridlines повторно да се отстранат од екранот.
На лентата со алатки Tables and Borders се наоѓаат копчињата Draw Table и Eraser со кои можат да се исцртуваат границите во табелата откако претходно ќе се избере типот и дебелината на линијата. Со овие алатки можат да се вметнуваат и исцртуваат нови и да се бришат постојните граници. На тој начин можат да се постигнат ефекти на поделба на клетките или на нивно спојување за кои инаку можат да се користат и наредбите Table→Split Cells и Table→Merge Cells соодветно.
ПЕЧАТЕЊЕ ДОКУМЕНТ ПРЕГЛЕД ПРЕД ПЕЧАТЕЊЕ
Оваа наредба овозможува да се види документот точно онака како што тој би изгледал отпечатен. За да се примени оваа опција треба да се селектира наредбата File→Print Preview или да се кликне на копчето Print Preview од стандардната лента со алатки. Притоа тековната страница се појавува во прозорецот Print Preview.
Треба да се кликне на Close или да се притисне Esc за да се затвори Print Preview приказот. Во овој приказ, со копчињата на лентата со алатки Print Preview може да се управува со бројот на прикажаните страници (Multiple Pages и One Page), со големината на приказот (Zoom), со леќата за зголемување (Magnifier), приказ на цел екран (Full Screen) и сл.
Особено е интересна можноста што ја нуди алатката Shrink to Fit која е погодна за користење кога мал дел од текстот преминува на нова страница. Со Shrink to Fit се постигнува делумна компресија на приказот и застанување на текстот на една страница.
БРЗО ПЕЧАТЕЊЕ Мошне е лесно да се отпечати документот со користење на стандардно дефинираните параметри за печатење. Ова, всушност, значи да се печати една копија на целиот документот на принтерот дефиниран во Windows. Печатењето се врши на следниов начин: 1. Се селектира наредбата File→Print по што се појавува интерактивниот прозорец Print.
2. Се кликнува на OK и Word го печати документот.
Печатењето исто така може да се изврши со клик на копчето Print на стандардната лента со алатки без притоа да се појави интерактивниот прозорец Print.
ПЕЧАТЕЊЕ ПОВЕЌЕ КОПИИ Во Print интерактивниот прозорец може да се одреди печатење на повеќе копии на документот и може да се одреди распоредот на нивното излегување од принтерот (Collate). Ова се постигнува на следниов начин: 1. 2. 3. 4.
Се селектира наредбата File→Print по што се појавува интерактивниот прозорец Print. Во текст рамката Number of Copies се внесува бројот на копиите. Се кликнува на опцијата Collate, за да се одреди редоследот на излегување на копиите. Се кликнува на OK.
Ако се инсталирани два или повеќе принтери, во надолното мени Name може да се селектира принтерот што ќе се користи.
ПЕЧАТЕЊЕ ДЕЛОВИ ОД ДОКУМЕНТОТ Во практиката најчесто се појавува потреба да се печати целиот документ, но може да се јави потреба и за печатење на само одредени делови од документот. Печатењето на дел од документот се постигнува на следниов начин: 1. Ако треба да се печати определена секција од документот, таа треба да се селектира. Ако има потреба да се печати само една страница курсорот треба да се постави на таа страница. 2. Се селектира наредбата File→Print, по што се појавува интерактивниот прозорец Print. 3. Во делот Page Range, се специфицира што треба да се отпечати: All Pages – се одбира за да се отпечатат сите страници. Current page – се одбира за да се отпечати само страницата на која се наоѓа курсорот. Pages – се одбира за да се отпечатат само страниците кои ќе се наведат во текст рамката. 4. Се кликнува на OK.
ПРОМЕНА НА ОПЦИИТЕ ЗА ПЕЧАТЕЊЕ Word нуди повеќе опции за печатење, кои можат да се користат во различни пригоди. Може да се печатат само парните или само непарните страници. Оваа опција е згодна за постигнување на двострано печатење, ако принтерот печати еднострано. Имено, може прво да се отпечатат само непарните страници, потоа истите (завртени наопаку) да се стават во принтерот и да се отпечатат само парните страници. Селектирањето на страниците за печатење се прави со кликнување на надолното мени Print и одбирање на потребната опција. Ако се одбере Odd Pages се печатат само парните, ако се одбере Even Pages се печатат само непарните страници. Со селектирање на All Pages in Range се печатат сите страници. Другите опции за печатење можат да се одредат во интерактивниот прозорец Print Options. За да се прикаже овој интерактивен прозорец, треба да се отвори интерактивниот прозорец Print на претходно опишаниот начин и потоа да се кликне на копчето Options.
Најчесто се користат следниве опции: Draft output. Овозможува побрзо печатење, но во овој случај одредени слики и форматирања, можат да не се отпечатат (пред сé зависи од принтерот кој се користи). Reverse print order. Документот се печати по обратен редослед – од последната до првата страница. Background printing. Овозможува да се продолжи со друга работа додека се одвива печатењето. Update fields. Се ажурира содржината на сите полиња на документот пред печатењето. Document properties. Како додадок на содржината на документот, се печатат и дополнителните информации за документот. Comments. При печатењето, се печатат и внесените коментари. Откако ќе се селектира потребната опција, се кликнува на OK, при што повторно се отвора интерактивниот прозорец Print.
Најдобро е документот да се погледа во Print Layout приказот или Print Preview, за да се провери како тој навистина ќе изгледа пред да се отпечати.
ИСПРАЌАЊЕ НА ДОКУМЕНТОТ КАКО E-MAIL Доколку компјутерот на кој се изработува Word документот располага со систем за електронска пошта (на пример, Outlook документот може директно да се испрати на некој примател. Тоа се прави на следниот начин: 1. Се селектира наредбата File→Send To→Mail Recipient (as Attachment), или се кликнува на копчето E-mail на стандардната лента со алатки, 2. Следно што ќе се појави е прозорец сличен на прозорецот New Message на системот за електронска пошта.
3. Во полето To се одредува примателот (се внесува адресата или пак примателот се избира од адресарот). 4. Се внесува (по желба) дополнителен текст како порака до примателот. 5. Се кликнува на копчето Send a Copy.
ИСПРАЌАЊЕ НА ДОКУМЕНТОТ КАКО ФАКС Ако компјутерот на кој се изработува документот располага со систем за испраќање факсови, документот може до примателот да се испрати и како факс (телефакс) без претходно тој да се печати. Тоа се прави на следниов начин: 1. Се селектира наредбата File→Send To→Fax Recipient using a Fax Modem. Се активира волшебникот за испраќање на факсови Fax Wizard.
2. Во чекорите на волшебникот се внесуваат соодветните информации. Помеѓу чекорите може да се поминува со копчињата Next (следен чекор) и Previous (претходен), а последниот чекор на волшебникот завршува со Finish. 3. Се кликнува на копчето Send Fax Now и документот ќе биде испратен како телефакс.
Ако опцијата Fax Recipient не е достапна во подменито Send To, тоа значи дека компјутерот не располага со можност за испраќање факсови.
ЦИРКУЛАРНИ ПИСМА НАЧЕЛНА ПОСТАПКА НА КРЕИРАЊЕ Циркуларни писма обично се нарекуваат документи што се составени од два дела: постојан дел, чија содржина не се менува и променлив дел кој се менува. Документите не мораат да бидат само писма, туку и други документи но, примената е најочигледна при креирање на писма со иста содржина што треба да се испратат на различни луѓе, фирми или установи и во кои на одредени места треба да се стават нивни податоци. Подготовката го опфаќа креирањето на двата дела од кои се состои циркуларното писмо. Всушност, циркуларното писмо се креира со постапка на врзување на два документи: главниот (Main Document) во кој се наоѓа непроменливата содржина и документот со податоци (Data Source Document), во кој се наоѓаат податоците за променливиот дел. Циркуларните писма се формираат на тој начин што за секое писмо, на главниот документ му се доделува по еден слог со податоци од документот со податоците. Бројот на писмата што ќе се креираат на тој начин е еднаков на бројот на слоговите со податоци кои се наоѓаат во документот со податоци. Начелната постапка за изработка на циркуларни писма ги опфаќа следниве чекори: 1. Креирање на главниот документ кој се состои од два дела: непроменлив – содржината на писмото и променлив дел во кој ќе се вметнуваат полиња со соодветните податоци од документот со податоци (на пример, адреси). 2. Креирање на документот со податоци, кој најчесто се формира во облик на табела со наслови на колоните. Секој ред од табелата претставува слог од кој податоците ќе се вметнуваат во главниот документ и ќе се комплетира едно писмо. Покрај табелите од Word, како документ со податоци можат да се користат бази на податоци креирани во MS Access или со друга програма. 3. Поврзување на главниот документ и документот со податоците. Како резултат на овој чекор писмата се комплетираат. Во полињата за податоци се вметнуваат податоците од документот со податоци. Се креира нов документ што содржи толку писма колку што редови има табелата од документот со податоци.
2
1 Главен документ
Документ со податоци
3
КРЕИРАЊЕ ГЛАВЕН ДОКУМЕНТ Главниот документ се креира на следниов начин: 1. Се отвора документот со содржината на писмото.
Комплетиран документ
2. Се селектира наредбата Tools→Letters and Mailing→Mail Merge и се отвора интерактивната лента со задачи Mail Merge.
3. Во секцијата Select Document Type се избира типот на документот. На располагање се следниве опции: Letters. Креирање на писма, дописи, честитки, итн. E-mail messages. Креирање циркуларни електронски пораки. Envelopes. Креирање исписи на поштенски писма (пликови). Labels. Креирање на налепници за поштенски писма. Directory. Креирање на каталози, пописи итн. Значењето на секоја од опциите е недвојбено. Ако се избере првата (креирање на писма), ќе се отвори нов дијалог во кој може да се одлучи дали активниот документ ќе се прогласи за главен или ќе се креира нов документ.
Ако се избере првата опција (ако документот кој го содржи текстот на писмото претходно е отворен) ќе се појави нова лента со алатки за работа со Mail Merge. Ако лентата не се појави, се селектира наредбата Tools→Letters and Mailing→Show Mail Merge Toolbar.
КРЕИРАЊЕ ДОКУМЕНТ СО ПОДАТОЦИ Податоците во документот мора да се организирани во табела и таа мора да биде прва содржина на документот (мора да биде на врвот на документот). Ако се користи документ чија содржина не е табелирана, тогаш податоците мораат да бидат организирани во посебни пасуси што претставуваат еден слог, а полињата со податоците мораат да бидат одвоени или со запирки или со табулатори. Ако корисникот веќе поседува документ со податоци може да продолжи со постапката, а доколку не, препорачливо е да формира нов и да го сними на дискот. 1. При отворен главен документ и отворена интерактивна лента за задачи во секцијата Use an existing list се кликнува на линкот Browse за да се пронајде документот со податоци. Се појавува интерактивниот прозорец Select Data Source.
2. По изборот на фајлот со податоците, Word нуди интерактивен прозорец Mail Merge Recipients преку кој можат да се селектираат слоговите што ќе бидат вклучени во циркуларното писмо. Иницијално се вклучени сите слогови.
3. Се кликнува на копчето OK. 4. Се кликнува на линкот Next: Write your letter во секцијата Step 1 of 4.
ВМЕТНУВАЊЕ ПОЛИЊА СО ПОДАТОЦИ ВО ГЛАВНИОТ ДОКУМЕНТ Ако е дефинирана и уредена содржината на главниот документ, преостанува вметнување на полињата од документот со податоци. Доколку содржината на главниот документ не е направена, тоа може да се направи и дополнително, па дури и кога целата работа е завршена можни се корекции на главниот документ како корекции на кој било нормален документ. Полињата за податоци се вметнуваат на следниов начин: 1. Се позиционира курсорот на местото на вметнувањето, се кликнува на линкот More items во секцијата Write your letter во интерактивната лентата со задачи. Се појавува интерактивниот прозорец Insert Merge Field.
Интерактивниот прозорец Insert Merge Field всушност претставува листа со имиња на колоните на табелата од документот со податоци.
2. Се избира соодветното поле и се кликнува врз него. Се кликнува не потребното име и се кликнува на копчето Insert. Полето е вметнато на местото на кое бил курсорот. Постапката се повторува за секое поле, a исто поле може да се уфрли на повеќе места во главниот документ.
На местото на вметнување се појавува името на полето во стилизирани загради (<<поле>>). Полињата можат да се форматираат како и кој било останат текст во документот. По завршувањето на работата, доколку документот е потребен за понатамошно користење, тој мора да се сними на дискот при што се снимаат и сите врски кои се дефинирани.
ПОВРЗУВАЊЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ Откако се направени сите претходни чекори, преостанува само финалниот дел кој е многу едноставен. 1. При отворен главен документ, се кликнува на линкот Next: Preview your letters во секцијата Step 2 of 4 на интерактивниот прозорец за задачи Mail Merge. Може да се забележи дека на местото на полињата се запишани вистинските податоци за првиот примател на писмото.
2. По ова со клик на копчињата << (претходен) и >> (следен) во секцијата Recipients на интерактивната лента за задачи Mail Merge можат да се пронајдат потребните слогови, односно приматели и да се прегледа како ќе изгледа писмото до секој примател посебно.
Со клик на копчето Exclude this recipient моментниот примател може да се исклучи од листата. Со клик на линкот Find a recipient може да се пронајде потребниот примател преку покомплексни пребарувања.
3. Се кликнува на линкот Next: Complete the merge во секцијата Step 3 of 4 на интерактивната лента за задачи Mail Merge. По ова, во секцијата Complete the merge во интерактивната лента за задачи Mail Merge на располагање се две опции: Merge to print – за сите селектирани (вклучени) приматели ќе биде испринтан одделен документ со неговите податоци. Edit individual letters – за сите селектирани (вклучени) приматели ќе биде подготвен по еден примерок од писмото и сите заедно ќе бидат сместени во еден нов документ. Оваа опција нуди можност да се извршат посебни корекции пред печатење во секое одделно писмо, согласно со желбите и потребите на корисникот. 4. Во зависност од избраната опција во претходниот чекор се појавува интерактивниот прозорец Merge to Printer или Merge to New Document со исти можности – да се избере опсегот на слогови што ќе бидат вклучени.
Може да се избере: All – сите претходно вклучени слогови ќе бидат предмет на поврзувањето. Current record – тековниот слог ќе биде предмет на поврзувањето. From... To... – слоговите од во распон помеѓу два редни броја ќе бидат предмет на поврзувањето. 5. Се кликнува на копчето OK и поврзувањето ќе биде завршено.
Можностите што ги нудат циркуларните писма не се исцрпени во претходниот текст. На сличен начин можат да се креираат налепници, да се адресираат писма и сл. Во текот на постапката на одделни места е потребно да се избере некоја поинаква опција, инаку принципот е сосема еднаков.