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BUY 2010 DAS KOMPENDIUM FÜR DEN PROFESSIONELLEN EINKAUF IN DER HOTELLERIE
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EDITORIAL
Als Partner der Hotellerie betrachten wir es als
Tatkräftige Unterstützung und fachlichen Input er-
unsere Aufgabe, Sie nicht nur regelmäßig mit den
hielt unsere Redaktion von der progros Einkaufs-
aktuellsten News aus der Branche zu versorgen,
gesellschaft. Das Eschborner Unternehmen unter
sondern Ihnen auch nutzenorientiert zur Seite zu
der Leitung von Jochen Oehler befasst sich seit
stehen. Diesen Anspruch erfüllt Top hotel, die Fach-
1986 mit dem Thema »Supply Management« und
Illustrierte für das Hotel-Management, einerseits
zählt inzwischen zu den erfolgreichsten Dienst-
mit zahlreichen Ratgeber- und Service-Rubriken,
leistern in diesem Bereich. Derzeit profitieren rund
andererseits mit sei-
620 Hotels von den umfassenden progros-Servi-
ner neuen Fachbuch-
ces. Allein im Jahr 2009 erzielte die Einkaufsgesell-
serie, die im vergan-
schaft für ihre angeschlossenen Betriebe Kosten-
genen Jahr mit SPA
einsparungen in Höhe von 12,5 Millionen Euro. Zu-
2010 als fundiertes
sätzlich flossen 1,4 Millionen Euro als Rückver-
Kompendium für die
gütung an die Hotels zurück. Im Zwei-Jahres-Rhyth-
Wellnesshotellerie
mus veranstaltet progros den Kongress »Top
ihre Premiere feierte.
Supply«, den Top hotel als exklusiver Medien-
Mit BUY 2010 wid-
partner redaktionell begleitet und unterstützt.
men wir uns nun dem Einkauf, weil wir der festen
Ich wünsche Ihnen nun spannende Lektüre und
Überzeugung sind, dass sich die Hotellerie in
hilfreiche Tipps für Ihren professionellen Einkauf.
Deutschland – zumindest ein großer Teil davon –
Als Top hotel-Abonnent erhalten Sie BUY 2010
noch nicht ausreichend mit diesem Thema aus-
übrigens kostenlos, ebenso wie die jährlich aktua-
einandergesetzt hat. Das unterstreicht nicht zu-
lisierten Kompendien HIZ (Hotellerie in Zahlen)
letzt die aktuelle Trendstudie »Einkauf in der Ho-
und LUX (Luxushotelmarkt Deutschland). Es lohnt
tellerie 2010« des Supply Chain Management In-
sich also in vielfacher Hinsicht, der Top hotel-Le-
stitute (SMI) der European Business School (EBS),
sergemeinde anzugehören.
die wir in diesem Fachbuch auszugsweise vorstellen. BUY 2010 soll Ihnen aufzeigen, welche Bedeutung der Einkauf für Ihren Betrieb hat. Ist Ihnen bewusst, wie groß das Einsparpotenzial ist, wenn Sie Ihren Einkauf systematisch bzw. strategisch organisieren? Wissen Sie, wie stark sich diese Einsparung auf Ihr Betriebsergebnis auswirkt und welche Umsatzsteigerung Sie realisieren müssten, um den gleichen Effekt zu erzielen? BUY 2010 gibt Antworten auf diese Fragen und wird Sie nachhaltig für das Thema Einkauf sensibilisieren.
2 BUY 2010
Thomas Karsch, Chefredakteur Top hotel
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INHALT
BUY 2010 BUY Basics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-29 • Supply-Management als Renditeturbo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 • progros-Geschäftsführer Jochen Oehler im Interview . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Fakten & Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30-47 • Die Ergebnisse der Trendstudie »Einkauf in der Hotellerie 2010« . . . . . . 31 • Risk-Management im Einkauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Strategie & Konzepte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48-63 • Strategien zur professionellen Verhandlungsführung. . . . . . . . . . . . . . . . . 49 • Neubau und Renovierung: Alles eine Frage der richtigen Planung. . . . . . 56 • Erfolgreiche Gastronomiekonzepte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Best Practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64-77 • E-Procurement bei den Welcome Hotels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 • Die Goldfisch-Strategie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 • E-Kreditorenmanagement für bessere Einkaufsergebnisse . . . . . . . . . . . . 74
Partner & Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78-93 • progros – Die Kostenkiller in der Hotellerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 • Partner der gastlichen Branche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Tisc
• Glossar – der Einkauf von A - Z . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Autorenindex . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94-96 BUY 2010
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Fotos: Thomas Dietz
BUY BASICS
Interview mit Jochen Oehler, progros Einkaufsgesellschaft mbH
»Im Einkauf steckt noch Potenzial« »Supply Management« steht für strategi-
sie zu verkaufen und über die Marge sein Geld zu
schen Einkauf und wird in der Industrie und
verdienen. Dort hat der Einkauf einen extrem
im Handel hochprofessionell betrieben. Wie
»kriegsentscheidenden« Einfluss. Hotels kaufen
steht s um den Einkauf in der Hotellerie?
aber Produkte ein, um sie meistens weiterzuver-
Tatsächlich hinkt die Hotellerie in puncto Einkaufs-
arbeiten und somit zu veredeln oder um daraus
management anderen Branchen deutlich hinter-
ihre Dienstleistung und Marktpositionierung zu si-
her. In der Industrie und im Handel geht über-
chern oder aufzuwerten. Denken Sie an die Trüf-
haupt nichts mehr ohne strategischen Einkauf. Die
fel für das Menü oder die Fitnessgeräte, die zum
schlechte Nachricht also für die Hotellerie: Wir sind
Beispiel die Markenaussage eines Sporthotels
Schlusslicht im Vergleich. Die gute: Wir haben das
unterstreichen sollen. Von daher gehen wir viel-
größte Potenzial.
fach an die Beschaffung ganz anders heran.
Warum liegt der »Reifegrad« im Hotelein-
Warum halten Sie den Einkauf denn für so
kauf gegenüber anderen Branchen zurück?
wichtig?
Das liegt in der Natur unserer Branche. Nehmen
Um den Gewinn positiv zu beeinflussen, kann ich
wir den Handel: Der kauft Waren mit dem Ziel ein,
Umsatz erhöhen oder die Kosten optimieren. Die
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Möglichkeiten, in der aktuellen Situation von An-
Einkaufsstrategie ausgerichtet habe? Ich meine
gebotsüberhängen an Hotelzimmern und niedri-
damit, dass die intelligente Betriebsführung eines
gen Zimmerpreisen Umsätze zu steigern, sind für
Hotels die einkaufsstrategischen Maßnahmen mit
jedermann nachvollziehbar, extrem begrenzt.
den Markenzielen abstimmt und somit Einkauf
Daher schlägt jetzt die Stunde des Einkaufs.
und Marketing miteinander eng verzahnt. Das
Welchen Renditeeffekt hat die Kosten-
macht die Industrie seit Jahrzehnten.
senkung gegenüber der Umsatzsteigerung?
Das hat dann doch auch was mit Zielen zu
Der Faktor liegt – Faustformel – bei eins zu zehn.
tun?
Das bedeutet, dass ich etwa das Zehnfache an
Klar. Und da muss Einkauf auch eine neue Be-
Umsatz machen muss, um den gleichen Gewinn-
deutung bekommen. Meistens wird Einkauf redu-
effekt zu erzielen wie durch eine Kostensenkung
ziert auf das Erzielen von Cost Savings. Das ist
mit guten Einkaufsmaßnahmen. Das liegt daran,
zwar ein durchaus hehres Ziel, aber andererseits
dass Kostensenkungen im Einkauf direkt auf den
auch eine sehr eingeschränkte Sichtweise. Zu den
Gewinn (NOP) durchschlagen. Beispiel: Erreicht
Zielen des Einkaufsmanagements können Quali-
ein Hotel eine Kostensenkung von 10.000 Euro
tätskomponenten gehören, die Erfüllung und
dank professioneller Einkaufsmaßnahmen, so
Realisierung von CSR-Kriterien (Corporate Social
müsste es, würde es auf diese Kostensenkung ver-
Responsibility) oder auch schlicht und einfach der
zichten, bei einem NOP von zehn Prozent etwa
Schutz oder die Förderung der Marke. Ein Hotelier
100.000 Euro Mehrumsatz machen, um den glei-
muss sich darüber Gedanken machen, damit er
chen Gewinneffekt zu haben. Bei einem NOP von
sein Haus oder seine Kette auch entsprechend
fünf Prozent wären es sogar 200.000 Euro. Wir
einkaufstechnisch führen kann.
sprechen hier von der sogenannten Äquivalenz-
Was sind Ihrer Meinung nach die häufigsten
betrachtung. Jeder kann sich also selbst die Frage
Fehler beim operativen Einkauf im Hotel?
beantworten, was derzeit für ihn leichter ist.
Spontaneinkäufe wegen mangelhafter Planung,
Wie sollte der Einkauf der Zukunft denn
unvollständige Preisvergleiche, zu viele Lieferan-
aussehen?
ten, keine oder geringe Zahl an regelmäßigen Aus-
Er muss strategisch werden. Strategisch heißt, dass
schreibungen und viel zu wenig Rechnungs-
der Einkauf genauso geplant, strukturiert und über-
kontrollen.
prüft werden muss wie jedes Jahr das Marketing-
Warum bleibt denn beim Spontaneinkauf
konzept. Und dann sprechen wir vom Einkaufs-
das Geld auf der Strecke?
management oder auch Supply Chain Manage-
Guter Einkauf kostet Zeit, schlechter Einkauf nicht.
ment.
Jeder von uns kennt das doch aus dem privaten
Sie sprechen oft von Mimesis, also davon,
Bereich. Wir bekommen Besuch und haben bei
dass Marketing und Einkauf strategisch ver-
unserem Wochenendeinkauf den Wein vergessen
schmelzen müssen. Was meinen Sie damit?
einzukaufen. Es ist Sonntagabend. Die Läden
Wie will ich mein Hotel zum Beispiel im Bereich
haben zu. Die Tankstelle nicht. Wir flitzen los und
Nachhaltigkeit oder Technologieorientiertheit oder
kaufen dort den Wein. Viel zu teuer, viel zu
Design positionieren, wenn ich darauf nicht meine
schlecht. Aber wir haben ihn. Und das findet in der BUY 2010 25
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BUY BASICS
Hotellerie auch statt. Das fängt bei Glühbirnen an
soeben angesprochenen Fall könnte man zum
und hört bei Küchenkleinmaterial auf.
Beispiel die beiden Abteilungen zusammenbrin-
Und wie löse ich das Problem?
gen und den Einkaufsbedarf dann untereinander
Indem ich Mindestbestände festlege, indem ich
abstimmen.
Bestellrhythmen organisiere, an die sich alle hal-
Welche Rolle spielt die persönliche Vorteil-
ten müssen, und indem ich mich auf wenige Lie-
nahme in der Hotellerie bei Einkaufsent-
feranten mit möglichst großen Sortimenten kon-
scheidungen?
zentriere.
Eine ganz heiße Frage. Persönliche Vorteilnahme
Nun gibt es ja beispielsweise im Vergleich
in Form von Bestechlichkeit habe ich persönlich
zur Automobilbranche in der Hotellerie
nur sehr selten erlebt. Derartige Fälle fliegen heut-
normalerweise keinen zentralen Einkauf –
zutage auch durch die zunehmende Transparenz
liegt darin die Crux?
immer schneller auf. Was jedoch eine stärkere
Wir haben in der Hotellerie – mit Ausnahme eini-
Rolle spielt sind psychologische Aspekte – also die
ger Hotelketten – einen dezentralen Einkauf. Das
Wertschätzung durch den Lieferanten und imma-
bedeutet, dass in der Regel jeder Abteilungsleiter
terielle Begünstigungen wie Einladungen etc.
für seinen Bereich Einkaufsverantwortung trägt.
Die können dann Einkaufsentscheidungen beein-
Die Crux dabei ist, dass die Einkaufsverantwort-
flussen.
lichen ihre Einkaufsaktivitäten häufig nicht unter-
Welche Rolle spielen Bio und die Nach-
einander abstimmen bzw. es keine Stelle gibt, die
haltigkeit?
eine Synchronisierung steuert.
Bio spielt keine herausragende Rolle; es ist nur ein
Welche Nachteile entstehen daraus?
kleiner Teil des Themas. Zudem ist Bio inzwischen
Da kann es passieren – und es passiert in mehr
viel zu verwässert. Bio wird Standard werden, so
Hotels als man glaubt – dass zum Beispiel die
wie heute ein Airbag im Auto. Nachhaltigkeit, also
Hausdame für ihren Bereich Reinigungsmittel ein-
Sustainability, steht im Zentrum! Es spielte kurz-
kauft und der Küchenchef das Gleiche für seine
fristig mit Einsetzen der Finanzkrise keine Rolle
Abteilung macht. Beide kaufen vergleichbare Pro-
mehr. Seit Anfang 2010 bekommt Sustainability
dukte ein, jedoch bei unterschiedlichen Lieferan-
wieder Auftrieb. Das ist ein gesellschaftlicher Trend,
ten zu unterschiedlichen Preisen und zu unter-
aber auch eine Anforderung auf Firmenseite. Ho-
schiedlichen Zeiten. Das kostet Zeit, das kostet
tels mit hohem Firmenkundenanteil können sich
aber vor allem extrem viel Geld.
hier gedanklich bereits vorbereiten. Allerdings
Das ist ja dann ein Vorwurf an die
kommt das nicht so schnell, wie manche verhei-
Einkaufsverantwortlichen?
ßen mögen, da es noch keine festen Standards
Nein, das ist kein Vorwurf, sondern das Aufzeigen
gibt.
von Chancen und Potenzialen. Jeder kauft ja nach
Dann sollte eigentlich bereits in der Aus-
bestem Wissen und Gewissen ein und mit seinen
bildung das Thema Einkaufsmanagement
entsprechenden Fähigkeiten. Das Einzige, was wir
eine Rolle spielen?
machen müssen, ist doch lediglich den Einkauf zu
Das wäre ideal. Aber Einkauf findet nur am Rande
strukturieren und damit strategisch zu steuern. Im
statt. Man konzentriert sich auf die Kennzahlen des
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»Der Einkauf muss genauso geplant, strukturiert und überprüft werden wie das Marketing.« Wareneinsatzes – und das war s dann. Keine Aus-
gleichermaßen? Der strategische Einkauf
bildung thematisiert, wie Einkauf strategisch ange-
müsste in der Ketten- bzw. Konzernhotelle-
gangen werden soll, welche Ziele es im Einkauf
rie doch deutlich besser ausgeprägt sein
geben kann, was Lieferantenmanagement ist oder
als in der Privathotellerie?
wie Verhandlungen geführt werden. Die ersten
Die Kettenhotellerie hat hier die Nase vorn. Da hat
Vorreiter haben das erkannt, so die Hotelfach-
sich in den vergangenen Jahren viel getan. So
schule Heidelberg oder die DHBW Ravensburg
haben Accor, Arabella, Lindner, Best Western, Re-
(Berufsakademie Ravensburg), die im Bereich Ho-
zidor, IHG, Marriott, Hilton oder Welcome Hotels
telmanagement inzwischen Vorlesungsstunden für
und andere den Einkauf teilweise oder komplett
modernes Beschaffungsmanagement integriert
zentralisiert und – ganz wichtig – Einkaufsregeln
hat.
und -leitlinien definiert. Die sind Basis für best-
Wie sieht s mit der Praxis aus?
mögliche Prozesskosten und gute Einkaufsergeb-
Nicht viel anders. Denken Sie zum Beispiel an
nisse. Es gibt auch bei den Privathotels eine Reihe
wichtige Themen wie die Verhandlungsführung.
von tollen Beispielen für exzellente Einkaufsstrate-
Kein oder kaum ein einkaufsverantwortlicher Ab-
gien wie zum Beispiel im Schindlerhof.
teilungsleiter hat je ein Seminar oder eine Ausbil-
Was sind Prozesskosten und welche Rolle
dung in Sachen Verhandlungsführung besucht.
spielen sie in der Hotellerie?
Und dennoch entscheidet man über Einkaufsvo-
Prozesskosten sind die Arbeitskosten, die bei
lumina in sechs- oder teilweise siebenstelligen
jedem Beschaffungsvorgang entstehen. Produkt
Größen übers Jahr. Genau deswegen veranstalten
definieren, Mengen festlegen, Lieferant ausfindig
wir ja auch Top Supply, um das Einkaufswissen zu
machen, Angebote einholen, vergleichen, ver-
fördern, denn da steckt jede Menge Potenzial drin.
handeln, bestellen, Ware empfangen und prüfen,
Umso mehr freut es uns, das HDV, FBMA und IHA
Ware einlagern, Rechnung prüfen, bezahlen etc. –
sowie Top hotel den Kongress Top Supply so stark
Ein Rattenschwanz an Arbeit, wenn man sich das
unterstützen und damit Gutes für die Hotellerie
mal im Detail anschaut. In der Hotellerie spielen
tun.
Prozesskosten eine große Rolle. Sie müssen in die
Mangelnder Reifegrad im stratregischen
Betrachtung des strategischen Einkaufs einbezo-
Einkauf: Gilt das für die gesamte Branche
gen werden. Heute geschieht das meistens nicht, BUY 2010 27
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BUY BASICS
da Prozesskosten in der Hotellerie gern auch als
Der Markt ist ja ständig in Bewegung.
sogenannte »Eh-Da-Kosten« – der Mitarbeiter ist
Wie schätzen Sie denn die Kostenentwick-
»eh da« – eingestuft werden und damit für viele
lung ein?
keine Kosten, darstellen.
Die Weltbevölkerung wird bis 2050 von jetzt etwa
Und deswegen fährt dann auch gern der
sieben Milliarden auf neun Milliarden Menschen
Haustechniker selbst schnell zum Bau-
wachsen und damit steigt die Nachfrage nach Pro-
markt, um ein paar Glühbirnen zu kaufen?
dukten, Energie und anderen Rohstoffen. Die na-
Auch das läuft unter Prozesskosten und erhöht
türliche Folge wachsender Nachfrage ist, dass auch
diese nochmals. Fahrzeit, Spritkosten, Unfallrisiko,
die Preise steigen. Das findet übrigens seit Anfang
Abwesenheitszeit, Zusatzkosten durch ungeplante
2010 wieder in ersten Bereichen spürbar statt.
Zusatzeinkäufe – das ist komplett unnötig.
Was bedeutet das im Einzelnen für den
Wie kann man dieses Problem lösen?
Hotelier?
Indem Einkaufsrichtlinien erstellt werden, in denen
Steigende Produktkosten, steigende Kosten durch
auch die Einkaufsabläufe des Hotels schriftlich be-
Anforderungen an die Umsetzung von Nachhal-
schrieben sind. Dadurch wird die Grundlage für ef-
tigkeit und steigende Kosten durch – darüber
fiziente Einkaufsprozesse geschaffen. Wir gewin-
wurde noch nicht gesprochen – immer höhere
nen damit Zeit, die wir für wichtigere Arbeiten, zum
Standards. Die Hotelketten haben in den vergan-
Beispiel Dienstleistungen für den Gast, viel sinn-
genen Jahren deutlich ihre Qualitätsstandards an-
voller verwenden könnten.
gehoben. Um denen nachzukommen, muss ich
Vor der Prozessoptimierung steht die
als Hotelier laufend investieren. Auch als Privatho-
Analyse: Wo es hakt es im Einkauf? Wie
telier. Vor diesem Hintergrund müssen sich Hotels
sehr engagiert sich progros in puncto
verstärkt dem Einkaufs- und Kostenmanagement
Beratung?
zuwenden, damit die Kosten insgesamt nicht aus
Wir erstellen regelmäßig individuelle Einkaufskon-
dem Ruder laufen. Auch bei den Banken lässt sich
zepte und führen als Einkaufs- und Beratungsge-
im Fall einer Kreditanfrage mit einem erfolgreichen
sellschaft auch Coachings, Trainings, Schulungen
Einkaufsmanagement punkten.
und Analysen durch. Damit haben wir einen guten
Wie sieht es in Hinblick auf technische
Rundumblick, was in der Praxis läuft. So haben wir
Neuerungen beim Einkauf aus?
erst vor Kurzem eine Beratung in einem der füh-
Was eindeutig kommt, ist das Thema E-Procure-
renden Luxushotels in Deutschland durchgeführt
ment-Systeme. Das sind lieferantenübergreifende,
und in einem herausragenden Haus einer Hotel-
elektronische Beschaffungsplattformen. Hotelket-
gruppe die Bestellabläufe optimiert. In beiden Fäl-
ten wie die Welcome Hotels, Lindner oder Grand
len gab es erhebliche Vorteile bei den Prozess-
City arbeiten bereits damit. Riesengroßer Vorteil für
kosten, aber auch bei den Einkaufskosten. An-
den Zentraleinkauf: Auf dem System sind nur die
sonsten sind die »Klassiker«: Zu viele Lieferanten,
Lieferanten gelistet, die für die Hotelkette freige-
keine Einkaufsrichtlinien, kaum Ausschreibungen
schaltet sind. Das sogenannte Maverick Buying –
und tiefgehende Preisvergleiche sowie vernach-
der Einkauf am Einkauf vorbei, ist damit kein
lässigte Rechnungskontrollen.
Thema mehr. Es kann nichts mehr bei nicht gelis-
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teten Lieferanten bestellt werden. Maverick Buying hat nämlich zur Konsequenz, dass die mit den gelisteten Kernlieferanten vereinbarten Abnahmevolumina eventuell verfehlt werden. Dann bekomme ich als Hotel nicht die gewünschte Höhe an Rückvergütungen oder verliere bei den Einkaufspreisen. Die E-Procurement-Plattformen stellen sicher, dass Maverick Buying nicht mehr oder nur in geringem Maße stattfindet. In Zusammenhang mit Elektronik im Einkauf fällt oft der Begriff »Procure to Pay«. Was bedeutet das? Procure to Pay meint die medienbruchfreie Verzahnung zwischen elektronischen Beschaffungssystemen und digitalen Kreditorenmanagementsystemen. Auf der einen Seite, nämlich bei den digitalen Kreditorenmanagementsytemen, werden alle Eingangsrechnungen eines Hotels auf einer Webplattform digital dargestellt. Dort können diese Rechnungen geprüft, kontiert und auch bezahlt werden. Der Clou wird nun der vorgelagerte automatisierte Prozess sein: Jede Eingangsrechnung wird automatisch mit den über das E-Procurement-System getätigten Bestellungen abgeglichen. Stimmt der Bestellwert zu 100 Prozent mit der Eingangsrechnung überein, kann die Rechnung im Prinzip als freigegeben »durchgewunken« werden. Weichen die Werte allerdings voneinander ab, bekomme ich einen Warnhinweis. Durch diese Verzahnung von E-Procurement-Systemen und digitalen Kerditorenmanagement-Systemen ist der Procure-to-pay-Kreislauf geschlossen. Das bringt dem Hotelier eine enorme Arbeitserleichterung und sorgt gleichzeitig für beste Transparenz.
Starke Partner für Ihr Tagungsgeschäft
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Foto: www.gettyimages.de
FAKTEN & TRENDS
Risk Management im Einkauf
Die Rechnung ohne den Wirt Während die Fachpresse euphorisch das Grand
die Negativschlagzeilen steht ein großer Image-
Opening des neuen Fünf-Sterne-Hauses ankün-
schaden für das noch junge Hotel bevor. Ange-
digt, werden die Sorgenfalten bei der Direktion
sichts dieser Problematik überprüft die Hotel-
immer größer: Da die Konditionen bei Vertragsab-
leitung mögliche Alternativen. Das Resultat: Es gibt
schluss die besten am Markt waren, hat das Hotel
zwar andere Zulieferer, die aber nur zu deutlich
einen Vertrag mit einem Gebäudereinigungs-
teureren Preisen reinigen. Außerdem bedeutet die
unternehmen unterschrieben – zumal man den
Umstellung einen erhöhten Personal- und Zeit-
Dienstleister bei den Preisgesprächen ordentlich
aufwand, bis der neue Gebäudereiniger eingear-
drücken konnte. Nun stellt sich heraus, dass das
beitet ist.
Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, die nicht so-
Dieses fiktive Beispiel steht stellvertretend für den
zialversicherungspflichtig angemeldet sind. Durch
gesamten Themenbereich »Risiko Management in
44 BUY 2010
BUY_Fakten_u_Trends 30.08.12 08:45 Seite 45
der Beschaffung«, denn in einer zunehmend ver-
Zwar verfügen viele Häuser über Instrumente zur
netzten Welt, in der die Kommunikationsgeschwin-
Risikohandhabung, doch diese erscheinen oft mehr
digkeit drastisch zugenommen hat, kommt dem
oder weniger willkürlich gewählt, weisen Lücken
Risiko Management (nachfolgend Risk Manage-
auf oder ergeben keinen geschlossenen systema-
ment genannt) ein herausragender Stellenwert
tischen Regelkreis von der Identifikation der Risi-
zu – gerade auch beim Einkauf in der Hotellerie.
ken über deren Analyse und Bewertung bis hin zur
Das Gastgewerbe ist von jeher eine Branche, die
Festlegung geeigneter Maßnahmen.
stark in der Öffentlichkeit steht. Negative Schlagzeilen, verursacht durch die falsche Wahl des Lie-
Bad und Best Practice
feranten oder eine fehlerhafte Bewertung der Risikolage, können verheerende Folgen für ein
Ein Vergleich von Unternehmen mit lückenhaftem
Hotel haben, gegen die es keine Versicherung
Risikoradar und Hotels, in denen vorbildliches Risk
mehr gibt.
Management betrieben wird, verdeutlicht die Problematik: Während Erstere immer wieder von
Ohne Risikoradar
Risiken überrascht werden – getreu dem Motto: »Das hätten wir uns schon vorher denken kön-
Niedrige Einkaufskosten sind daher nicht der Weisheit letzter Schluss. Kritiker ziehen Befriedigung aus dem Hinweis, dass nach andauerndem Lieferanten-Squeezing mit jährlich überdurchschnittlichen Preissenkungen der Zuliefermarkt ab und an die Quittung präsentiert: Es gibt Lieferanten, die dann schnell an ihr Limit kommen und versuchen, sich aus der Bredouille zu ziehen. Entscheidend ist, dass die Zulieferer eine solide wirtschaftliche Basis haben, gesetzliche Auflagen erfüllen und Partnerschaften langfristig und nachhaltig angelegt sind. Zulieferer, denen zum Beispiel durch übertriebenes Preisdrücken die Luft zum Atmen genommen wurde, haben in der Regel Schwierigkeiten, wirtschaftlich gesund und gesetzlich konform zu agieren. Die negativen Konsequenzen und hohen Folgekosten, wenn beispielsweise ein wichtiger Lieferant insolvent wird oder in negative Schlagzeilen gerät, sind für ein Hotel enorm. Kaum ein Hotelier beachtet jedoch beim Einkauf alle Konsequenzen. Nur in ganz wenigen Betrieben existiert ein systematisches Risk Management.
FAKTEN & TRENDS
nen« – verfügen Letztere über umfangreiche Lis-
Versäumnisse, insbesondere beim Supply-Risk-
ten mit allen kategorisierten potenziellen Risiken,
Management, kosten die deutsche Wirtschaft jähr-
die das Unternehmen betreffen könnten. Während
lich Millionenbeträge.
die einen nur reagieren können, weil sie die Risiken zu spät sehen, kann die Gegenseite proaktiv
Das Bewusstsein schafft das Sein
agieren und noch latente Risiken vorbeugend in Angriff nehmen, weil sie über ein funktionieren-
Doch warum werden so viele Unternehmen immer
des Frühwarnsystem verfügen. Während die einen
noch von Marktrisiken überrollt? Das hat gleich
Risiken lediglich qualitativ behandeln, erfassen die
mehrere Gründe. Einer ist das mangelnde Risiko-
anderen ihre Risiken quantitativ zumindest nach
bewusstsein in vielen Unternehmen. Ein anderer
Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe –
ist der mangelnde Erfolg beim unternehmenspo-
was erst eine zielorientierte Steuerung der Risiken
litischen Anstoß der nötigen Change-Projekte: Der
möglich macht. Und während die einen unter
Impetus muss vom Einkauf kommen, die nötige
dem Druck der drohenden Krise nach einem x-be-
Rückendeckung von der Unternehmensleitung
liebigen Ausweg suchen, haben die anderen vor
und der Support in puncto Know-how von exter-
Monaten schon festgelegt, welche Maßnahmen
nen Experten. Erst wenn alle drei Komponenten
am besten gegen konkrete Risiken helfen. Die
konvergieren, lässt sich ein professionelles SupplyRisk-Management aufbauen, das ein Unternehmen, seine Kunden, seine Lieferanten und nicht
Risikovorbeugung durch Profiling Wer Risiken vorbeugen möchte, sollte unter anderem folgende Punkte und Fragen in seinem Risk Management integrieren: • Online-Recherche über die Solvenz des Lieferanten • Wirtschaftliche Entwicklung des Lieferanten • Marktrecherche, wie sich die Branche, in der sich der Lieferant befindet, entwickelt • Konkurrenzsituation – welche Konkurrenten gibt es und wie sind diese aufgestellt? • Presseberichte über den Lieferanten in den vergangenen zwei Jahren • Stabilität in der Geschäftsleitung • Neuheiten bei Produkt- und Dienstleistungsentwicklungen • Meinungen von Referenzen/Bestandskunden einholen
zuletzt seine Arbeitsplätze vor den täglich wachsenden Gefahren einer globalisierten Wirtschaft wirksam schützen kann. Da in der Hotellerie der Einkauf vorwiegend dezentral organisiert wird, ist es wichtig, das Problembewusstsein auf Abteilungsleiterebene zu schärfen und zu trainieren. Das Management muss jedoch die Grundlage für ein perfektes Risk Management schaffen, den Geist im Hotel dafür wecken und laufend kontrollieren, ob die Maßgaben eingehalten werden. Damit beweist das Management Weitsicht, denn dem Risk Management dürfte in Zukunft vor allem dann noch eine höhere Bedeutung zukommen, wenn Aspekte wie Nachhaltigkeit und Corporate Social Responsibility zu buchungsentscheidenden Kriterien für Einzelreisende, Feriengäste und Firmenkunden werden. Prof. Dr. Michael Henke, Supply Management Institute (SMI)
46 BUY 2010
www.polarlicht.com
BUY_Fakten_u_Trends 30.08.12 08:45 Seite 46
BUY_Strategie_u_Konzepte 30.08.12 08:48 Seite 49
Foto: Laurent Hamels - Fotolia.com
STRATEGIE & KONZEPTE
Strategien zur professionellen Verhandlungsführung
Druck oder Partnerschaft? Eine wichtige Aufgabe der Einkaufsverantwort-
und Manöver des Gegenübers einordnen können.
lichen im Hotel ist die Verhandlung mit Lieferan-
Ein Spezialist auf diesem Gebiet ist Frieder Gamm,
ten. Doch gerade in diesem Bereich fehlt es vielen
der im Folgenden zeigt, wie man auch mit schein-
an Know-how. Was unterscheidet Einkäufer und
bar überlegenen Partnern erfolgreich verhandelt.
Verkäufer grundsätzlich? Wie definiert man Ver-
Die Unterteilung in Typologien hilft dabei, sich
handlungsziele und wie findet man eine optimale
selbst und andere Menschen besser einzuschät-
Strategie? Um professionell aufzutreten und tak-
zen. Der folgende Text basiert auf einem Auszug
tisch klug vorzugehen, gilt es, die Grundlagen der
aus dem Buch »Verhandlungen gewinnt man im
Gesprächs- und Verhandlungsführung zu beherzi-
Kopf« von Frieder Gamm; mit freundlicher Ge-
gen. Außerdem sollte man mögliche Strategien
nehmigung des Redline Verlags. BUY 2010 49
BUY_Strategie_u_Konzepte 30.08.12 08:48 Seite 50
Foto: Laurent Hamels - Fotolia.com
STRATEGIE & KONZEPTE
Die optimale Strategie finden
Verhandlungen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen oder zu einem bestimmten
Im Gegensatz zu vielen anderen Lebenssituatio-
Ergebnis gekommen sein, weil einer der Verhand-
nen bilden bei Verhandlungen der Weg und das
lungspartner dann den Verhandlungsort verlassen
Ziel keine Einheit. Bei beruflichen Karrieren mag
wird. Oder Lieferungen und Leistungen sind an
der Weg nach oben das eigentliche Ziel sein, ohne
einen bestimmten Termin gebunden, der wieder-
dass man genau weiß, wo man am Ende an-
um die für die Verhandlung verbleibende Zeit be-
kommt. Motive bilden den Antrieb für ein ganz be-
stimmt. Ein solcher Zeitdruck ergibt sich manchmal
stimmtes Verhalten, während das Ziel das Ergebnis
von selbst, er lässt sich aber auch künstlich erzeu-
darstellt, das durch den Weg, also Strategie und
gen. Allerdings bedarf er stets eines realistischen
Taktik, erreicht werden sollte. Die Strategie ist dabei
Hintergrundes, damit er vom Verhandlungspartner
die Leitlinie für das Vorgehen in der Verhandlung,
nicht durchschaut und ausgehebelt werden kann.
während die Taktik die Umsetzung der Strategie in
Eine andere Form von Druck besteht darin, den
einzelne Maßnahmen darstellt. Bei den Verhand-
Verhandlungspartner in die Enge zu treiben. Das
lungsstrategien gibt es fünf Kategorien:
ist immer dann besonders leicht, wenn dieser unrichtige Angaben zur Argumentation angeführt hat,
1. Strategie: Druck
die als falsch zu entlarven sind. Argumentationen der Verkäufer bezüglich gestiegener Rohmaterial-
Es gibt verschiedene Arten von Druck: Da ist zu-
kosten können leicht durch das Gegenteil aussa-
nächst einmal der Zeitdruck. Entweder müssen die
gende Schaubilder von unabhängigen Quellen
50 BUY 2010
BUY_Strategie_u_Konzepte 30.08.12 08:48 Seite 51
widerlegt werden. Auch der Hinweis auf Wettbe-
Gesichtspunkten vielleicht für viele Menschen
werber kann Druck erzeugen. Wenn es um den
nicht zu akzeptieren sind.
Kauf identischer Markenartikel geht, können güns-
Ein Einkäufer kann einem Lieferanten damit dro-
tige Angebote anderer Händler ein sehr wirksames
hen, nicht mehr bei ihm zu kaufen, wenn er bei
Druckmittel sein.
einer bestimmten Warengruppe kein Entgegen-
Preisdruck entsteht immer dann, wenn es nicht
kommen zeigt. Umgekehrt kann ein monopolisti-
nur viele andere Anbieter gibt, sondern auch be-
scher Hersteller damit drohen, den Kunden ganz
stimmte Waren und Güter im Überfluss vorhan-
von seiner Lieferliste zu streichen.
den sind. Während Knappheit zu höheren Preisen
Eine dem Drohen sehr ähnliche Verhaltensweise,
führt, kann ein Überangebot, wie es uns das Bei-
der jedoch jeglicher sachliche Hintergrund fehlt, ist
spiel der Milch zeigt, zu einem für viele ruinösen
aggressives Verhalten. Manche Verhandlungspart-
Preisdruck führen.
ner versuchen ihr Gegenüber einzuschüchtern,
Die Umkehrung des Preisdrucks ist der Kosten-
indem sie tatsächlich oder nur gespielt wütend
druck. Wer beim Juwelier über eine Uhr aus einer
werden. Ein Autokäufer, der das Fahrzeug, das er
Manufaktur verhandeln möchte, deren Preis zwar
nicht zum gewünschten Preis erhält, mit Fußtritten
im fünfstelligen Eurobereich liegt, die aber eine
malträtiert, zeigt ein sehr extremes, aber gar nicht
Lieferfrist von zwei Jahren hat, wird kaum zu spür-
so untypisches Verhalten für eine aggressive Ver-
baren Ergebnissen kommen. Sind Güter also
handlungsführung.
knapp auf dem Markt, erzeugt das immer einen
Eine andere Variante der aggressiven Strategie ist
entsprechenden Kostendruck und damit verbun-
das »Laut werden«. Herumzubrüllen und Be-
den eine eher schlechte Verhandlungsposition des
schimpfungen auszustoßen, ist besonders bei te-
Einkäufers.
lefonischen Verhandlungen eine beliebte Me-
Eine andere Form des Drucks ist die Androhung
thode, weil Drohgebärden ohne Blickkontakt kaum
von Sanktionen. Ist einer der Verhandlungspartner
zu vermitteln sind.
in einer stärkeren Position – oder wird von einem
Ein anderes Mittel, um Druck zu erzeugen, besteht
der Verhandlungspartner zumindest angenom-
in unfairem Verhalten. In den meisten Fällen äu-
men, dass dies auf den anderen zutriff – können
ßert sie sich dadurch, dass einer der Verhand-
auch Drohungen ein effizientes Verhandlungsin-
lungspartner auf Schwächen oder Mängel seines
strument sein, auch wenn sie unter moralischen
Gegenübers Bezug nimmt. Wenn dieser stottert,
Frieder Gamm · »Verhandlungen gewinnt man im Kopf. Erfolgreich kommunizieren mit Neuro-Strategien« Redline Verlag · München 2009 · 216 Seiten 19,90 Euro · ISBN 978-3-86881-046-2
BUY 2010 51
BUY_Strategie_u_Konzepte 30.08.12 08:48 Seite 52
Foto: pressmaster - Fotolia.com
STRATEGIE & KONZEPTE
einen schlecht sitzenden Anzug trägt, Brillenträger
auch schon die Verhandlung verloren. Es gibt
ist oder sanierungsbedürftige Zähne hat, wird so
immer wieder Verhandlungssituationen, in denen
etwas auf einmal zum Verhandlungsgegenstand
eine Partei versucht, die andere durch unfaire Be-
erhoben. Ebenfalls kann auch die an der Mundart
merkungen aus der Fassung zu bringen. So wird
oder am schlechten Deutsch erkennbare Herkunft
zum Beispiel eine weibliche Mitarbeiterin gefragt:
zum Thema gemacht werden.
»Können Sie als Frau überhaupt solch schwierigen
Wer auf derartige Mittel zurückgreift, versucht
technischen Gesprächen folgen?« Oder aber: »Ent-
die Selbstsicherheit seines
schuldigen Sie, dass wir nun
Gegenübers zu erschüttern,
»Strategie ist der Sieg der Einfälle
über Dinge reden müssen,
ihn angreifbar zu machen,
in der Vorbereitung über die Zufälle
die es zu Ihrer Zeit noch gar
was mit anderen Argumen-
in der Verhandlung.«
nicht gab.« Hier wird das
ten nicht möglich erscheint.
Alter des Gesprächspartners
Dadurch versucht man ihn dazu zu bringen, die
als Hebel für Unfairness genutzt. »Ich weiß ja, dass
Verhandlung durch Annahme der Konditionen sei-
Sie sich Mühe geben, dem Gespräch zu folgen.« In
nes Gegners zu beenden.
letzterem Fall geht es um die Unterstellung von In-
Im Prinzip ist unfaires Verhalten der Versuch, einen
kompetenz.
Gesichtsverlust des Gegners zu provozieren. Die-
Diese Beispiele habe ich mit Klienten in einem Se-
ser tritt immer dann ein, wenn auf bewusste Be-
minar über Ethik im Einkauf diskutiert. Es waren
leidigungen entsprechend emotional reagiert wird.
18 Teilnehmer in der Runde, und es war erstaun-
Wer es zulässt, sein Gesicht zu verlieren, hat meist
lich, welch unterschiedliche Grenzen diese Ver-
52 BUY 2010
BUY_Strategie_u_Konzepte 30.08.12 08:48 Seite 53
handlungsprofis gezogen haben. Sechs waren der
tung als auch der Small Talk, der keineswegs ein
festen Überzeugung, dass solch unfaires Verhalten
belangloser Austausch von Allgemeinplätzen blei-
nicht akzeptabel sei. Sechs weitere waren ziemlich
ben sollte, sondern im günstigsten Fall ein emo-
unschlüssig und von den übrigen sechs fragte
tionales Fundament für die darauf folgenden
einer, wie viel man denn durch solches Verhalten
Verhandlungen ist. Dies gilt auch für die Taktik der
einsparen könnte.
Fairness. Fairness bedeutet nicht Verzicht auf die
Heiligt der Zweck nicht die Mittel? Ist es nicht wich-
eigenen Ziele und Gleichmacherei, sondern den
tig, dass ich eine Verhandlung gewinne, und nicht,
respektvollen Umgang mit Unterschieden. Damit
wie ich sie gewinne? Tatsächlich sind die meisten
wird die Grundlage für die Zusammenarbeit ge-
Verhandlungsprofis bereit, auch zu unfairen Mit-
legt. Zusammenarbeit bedeutet nämlich kein Kol-
teln zu greifen, vor allem dann, wenn ihnen keine
laborieren, sondern ergebnisorientiertes Handeln.
anderen Instrumente mehr zur Verfügung stehen,
Dies kann vielleicht sogar in kooperatives Verhalten
weil sie sich selbst unter Druck gesetzt fühlen.
münden. Kooperieren bei Verhandlungen bedeu-
Doch das ist alles eine Frage der Vorbereitung.
tet, sich gegenseitig weiterzuhelfen. Ein wichtiges Element für kooperatives Verhalten ist die Zu-
2. Strategie: Partnerschaft
kunftsorientierung. Je stärker eine Verhandlung durch Aspekte getragen wird, die sich an den ge-
Die dem Druck genau entgegengesetzte Vorge-
wünschten Entwicklungen in der Zukunft orientie-
hensweise liegt in der Partnerschaftsstrategie. Eine
ren, desto leichter fällt es, die gegenwärtigen
solche Strategie beginnt in der Herstellung eines
Hindernisse zu überwinden.
positiven Klimas. Das bedeutet, dass man den Ver-
Dies führt dann zu einem Geben und Bekommen.
handlungspartner wirklich als Partner betrachtet
Ich sage hier ausdrücklich nicht Nehmen, weil
und behandelt und ihm Wertschätzung, Achtung
Nehmen sehr oft als Wegnehmen verstanden wird
und Respekt entgegenbringt.
und nicht als Empfangen. Wenn ich etwas gebe
Ein positives Klima schlägt sich in erster Linie in
und dafür auf freiwilliger Basis oder aufgrund von
vielen kleinen Details und Äußerlichkeiten nieder,
Einsicht von einem anderen etwas bekomme, hat
die von der Art des Empfangs bis hin zu den Ört-
das eine ganz andere Qualität als nur zu nehmen,
lichkeiten der Verhandlungen reichen. Es wirkt sich
wobei jedoch in Verhandlungen der Satz »Geben
allerdings weder auf die Verhandlungspositionen
ist seliger als Nehmen« eher als nachrangig zu be-
noch auf die Ziele aus, sondern ist nur ein ele-
trachten ist.
ganter und angenehmer Weg, die Ziele zu errei-
Im Grunde genommen zielt jede partnerschaftli-
chen. Das trifft auch auf die Sympathie zu, die in
che Verhandlungsstrategie auf das Herstellen einer
erster Linie darauf beruht, sein Gegenüber nicht
Win-win-Situation ab. Wenn für alle Beteiligten die
nur als Funktionsträger, sondern eben auch als
Vorteile, die sich aus einer Verhandlung ergeben,
Mensch zu sehen.
größer sind als die hinzunehmenden Nachteile,
Sympathie aufzubauen, gelingt am leichtesten,
wird die Zufriedenheit auch bei demjenigen groß
indem man Gemeinsamkeiten entdeckt und the-
sein, der sich sonst nur als hundertprozentiger Ge-
matisiert. Hierzu dient sowohl eine gute Vorberei-
winner sehen möchte. BUY 2010 53
BUY_Strategie_u_Konzepte 30.08.12 08:48 Seite 54
STRATEGIE & KONZEPTE
3. Strategie: Ausweichen
Der Kompromiss – Strategie oder Verhandlungsziel?
Von ganz anderer Qualität als Druck oder Partnerschaft zeigt sich die Strategie des Ausweichens.
Die Strategie, die sowohl in der Kombination mit
Ausweichen bedeutet, eine Verhandlung dadurch
Druck als auch mit Partnerschaft am häufigsten an-
zu führen, dass man sie nicht führt. Diese Strate-
gewendet wird, ist das Erreichen eines Kompro-
gie kann bereits im Vorfeld einer Verhandlung ein-
misses. Viele sehen in einem Kompromiss we-
gesetzt werden, indem man keinen passenden
niger eine Strategie als ein Verhandlungsziel. Tat-
Termin findet, also keine Zeit hat, indem Urlaub
sächlich enthält der Kompromiss etwas von bei-
oder Krankheit das Zustandekommen einer Ver-
dem. Er kann eine strategische Leitlinie sein, aber
handlung verhindern.
auch auf der realistischen Einschätzung der er-
Auch innerhalb einer Verhandlung kann das Aus-
reichbaren Ziele beruhen.
weichen eine angemessene Strategie sein, auf die
In den meisten Fällen wird ein Verhandlungsführer
man sich bereits im Vorfeld einstellt, wenn man
sich weder für eine einzige Strategie-Kategorie ent-
zum Beispiel weiß, dass der Verhandlungspartner
scheiden noch für ein einziges Strategie-Instru-
Druck ausüben wird. Rücksprachen mit dem Team
ment. In der Regel wird man versuchen, den
oder dem Chef können ebenso legitime Gründe
Ablauf der Verhandlungen vorherzusehen und sich
für das Ausweichen sein wie das Ermitteln von De-
nach der Wenn-dann-Methode die entsprechen-
tails im eigenen Hause, EDV-bezogene Probleme
den Instrumente zurechtlegen.
oder eine bevorstehende Budgetplanung.
Um den für den jeweiligen Einzelfall richtigen Stra-
Wer ausweicht, möchte oder kann sich nicht fest-
tegie-Mix zu finden, sollten Sie sich folgende Fra-
legen. In vielen Fällen wird das Ausweichen als
gen beantworten:
Notmaßnahme gewählt, wenn sich andere vorher
• Wie wichtig ist mir diese Vereinbarung?
geplante Strategien als nicht wirksam erweisen.
• Wie ist die Macht verteilt?
Routinierte Verhandlungsstrategen werden aller-
• Welche gemeinsamen Interessen gibt es?
dings von vornherein Ausweichmanöver als stra-
• Wie ist die persönliche Beziehung?
tegische Optionen in Betracht ziehen.
• Wie soll die Beziehung nach der Verhandlung sein?
4. Strategie: Nachgeben
• Wie wird die Verhandlung von außen gesehen?
Ähnlich wie das Ausweichen gilt vielen Menschen
• Welche Strategie passt zu mir?
auch das Nachgeben in einer Verhandlung nur als
• Welche Strategie wird der Verhandlungspartner
Notlösung. Doch auch hier gilt: Nachgeben kann von vornherein strategisch geplant werden. Man ist dann bereit, bestimmte Bedingungen zu ak-
wählen? • Wie soll ich auf die zu erwartende Verhandlungsstrategie meines Gegenübers reagieren?
zeptieren oder Forderungen zu erfüllen. Allerdings sollte man darauf achten, dass dies nicht im Zusammenhang mit einem Gesichtsverlust erfolgt.
54 BUY 2010
Frieder Gamm, Frieder Gamm Group GmbH ■ www.friedergamm.de
BUY_Best_Practice 30.08.12 08:49 Seite 65
BEST PRACTICE
Das E-Projekt der Welcome Hotels
Die Zukunft des Einkaufens hat schon begonnen Zettel, Bleistift und Telefon – so sah Einkaufen
der Analyse und Aufarbeitung des Einkaufs ver-
im Hotel lange Zeit aus. Heute reichen Laptop und
bunden war. Vor der Umstellung auf das elektro-
WLAN, und schon landet die Bestellung aus der
nische Bestellsystem forderte die Zentrale jedes
Küche zu jeder Tageszeit direkt im System des
Jahr die Einkaufsstatistiken aller Zulieferer an und
Fisch-, Gemüse- oder Feinkostlieferanten. Gleich-
glich diese mit der hauseigenen Buchhaltung ab.
zeitig sind die Daten gespeichert, gehen in Statis-
Kommunikationsfehler – vor allem bei telefoni-
tiken ein und sind für Listen und Vergleiche aller
schen Bestellungen – führten übers Jahr hinweg
walten und Transparenz für alle Beteiligten schaffen – das ist auch das Anliegen des sogenannten E-Projekts der Welcome-Gruppe. Zentraler Be-
Foto: FutureLog
Art abrufbar. Den Einkauf optimieren, zentral ver-
standteil ist die E-Procurement-Plattform FutureLog, die den 14 deutschen Hotels der Gruppe große Vorteile bietet: Bestellungen, Mengen, Preise, Lieferzeiten sowie Umsätze bei den Lieferpartnern sind jetzt innerhalb von Sekunden abrufbar. Außerdem archiviert das System alle Daten automatisch, sodass sie schnell für verschiedene Auswertungen zur Verfügung stehen. Weil auch für die Lieferanten die elektronische Bestellung viele Vorteile hat, konnten außerdem bessere Einkaufskonditionen vereinbart werden. Ein Effekt, der das Betriebsergebnis der Welcome-Häuser schnell positiv beeinflusste. Bestellen – bisher zeitraubend und teuer Grund für das E-Projekt war der enorme Zeitaufwand, der mit der Bestellung von Waren und mit
Bleistift, Zettel, Telefon – das war gestern. Heute bestellt auch die Küche via Laptop und E-Procurement-System
BUY 2010 65
BUY_Best_Practice 30.08.12 08:49 Seite 66
BEST PRACTICE
außerdem zu zeit- und kostenintensiven Fehllieferungen, die in Extremfällen sogar Warenengpässe zur Folge hatten. Viele Welcome-Lieferpartner hat-
Bestelllisten können mit FutureLog pro Lieferant oder auch lieferantenübergreifend angelegt werden
ten zwischenzeitlich schon reagiert und boten auf ihren Webseiten Online-Shops für die schnellere
führte zu der Entscheidung für das System Futu-
und genauere Bestellung an. Die Vielzahl unter-
reLog. Gemeinsam mit progros schulten die Wel-
schiedlicher Systeme führte jedoch dazu, dass sich
come-Häuser ihre Mitarbeiter an allen Standorten
die Hotelmitarbeiter nur schwer zurechtfanden
und baten die Lieferanten, ihre Artikel bei Future-
und die Einzelsysteme praktisch kaum genutzt
Log einzustellen. Anfangs führte die Angst vor
wurden. Marktanalysen und Preisvergleiche waren
Preisvergleichen bei den Zulieferern zu einer ge-
nicht möglich, da die Systeme der Zulieferer keine
wissen Zurückhaltung. Im Endeffekt überzeugten
Statistiken lieferten. Preisvergleiche oder eine Bün-
verbesserte Bestellvorgänge und Datenübermitt-
delung von Daten für Ausschreibungen waren nur
lung aber auch die Skeptiker.
unter großem Aufwand möglich.
Mittels FutureLog hat nun jedes Welcome-Haus über einen eigenen Login Zugang zu allen wichti-
E-Procurement schafft mehr Überblick
gen Informationen, Bildern, News, Angeboten und aktuellen Preisveränderungen. Bestelllisten können
Die einfache Bedienung, eine gut sortierte Ober-
pro Lieferant oder auch lieferantenübergreifend
fläche und die Möglichkeit, alle Lieferpartner der
angelegt und schnell übermittelt werden. Ein sys-
Welcome Hotels in einem System abzubilden,
temintegrierter Handscanner, der die Barcodes
66 BUY 2010
BUY_Best_Practice 30.08.12 08:49 Seite 67
FutureLog – bestellen per Mausklick
einliest, vereinfacht Bestellung und Warenannahme. Auch Inventuren kosten mittlerweile we-
Eine zentrale Rolle beim Supply Management
niger Zeit, weil das Lager besser strukturiert ist und
spielen E-Procurement-Systeme wie die inter-
Inventurlisten schnell erstellt werden können.
netbasierte Beschaffungsplattform FutureLog. Ein Einkäufer hat sie 2001 für Mövenpick kon-
Papierlos und sicher: digitale Rechnungen
zipiert. Heute wickelt die Gruppe ihr gesamtes E-Business darüber ab und stellt das System
Zusätzlich zu FutureLog hat die Welcome-Gruppe
anderen Unternehmen wie Ramada Hotels,
»Viper« eingeführt – ein System zur elektronischen
Best Western, Heidepark oder progros zur
Rechnungserstellung. Es ermöglicht, Rechnungen
Verfügung. An progros angebundene Hotels
digital zu empfangen, ohne in das bestehende
können die Beschaffungsplattform über das
System einzugreifen. Es muss lediglich der SGH-
Extranet des Unternehmens kostenlos nutzen.
Viper-Druckertreiber wie jeder andere Druckertrei-
Mithilfe eines Internetzugangs und persönli-
ber installiert werden. Anstatt zu drucken, wird
chem Login greift der Benutzer auf wichtige
dann »virtuelles Papier« über eine sichere Leitung
Informationen wie Artikeldaten, Fotos, News,
verschlüsselt an das SGH-Online-Document-
Preisänderungen und Spezialangebote zu. Ein
A
einfacher und anwenderfreundlicher Seitenaufbau ermöglicht die intuitive Bedienung der Plattform. Jedem Hotel steht eine geschlossene Umgebung zur Verfügung, die die Vertraulichkeit der Daten gewährleistet. Die zu bestellenden Waren erfasst der Einkäufer online oder per Handscanner. Dieser wird anschließend mit dem PC verbunden und die Bestellung online abgeschickt. Lieferantenübergreifende Bestelllisten können in FutureLog hinterlegt und jederzeit abgerufen oder dupliziert werden, was für schnellere Abläufe und mehr Transparenz bezüglich bestellter Waren und Mengen sorgt. In einem Archiv werden sämtliche Bestellungen gesammelt und mit einem Farbcode versehen, der den
Lorenz bietet für jeden Gast und jede Situation den passenden Snack, attraktive Serviermöglichkeit inklusive. Rufen Sie uns einfach an um mehr Informationen zu erhalten.
jeweiligen Status kennzeichnet. Angebunden ist auch ein umfassendes Berichtswesen für den Einkauf, aber auch für die Lieferanten. Die hinterlegte Bestellhistorie sorgt für Überblick. The Lorenz Bahlsen Snack-World GmbH & Co KG Germany Postfach 1341 · 63233 Neu-Isenburg Tel. 061 02 / 293 - 618 · Fax - 474 Kundenservice@LBSnacks.com www.lorenz-snackworld.de
BUY_Best_Practice 30.08.12 08:49 Seite 68
Foto: Tyler Olson - Fotolia.com
www.polarlicht.com
BEST PRACTICE
Center übertragen. Dort wird ein Originaldoku-
den Rechnungen ziehen – bis auf Positionszeilen
ment als PDF erstellt und gleichzeitig ein Daten-
genau. Außerdem sparen die einfacheren Abläufe
satz mit allen relevanten Inhalten generiert. Die
bei Rechnungseingang, -kontrolle und -archivie-
Dokumente werden dabei so aufbereitet, wie es
rung Zeit und somit auch Geld.
der jeweilige Empfänger wünscht und revisionssicher archiviert. Der Kunde erhält schließlich steu-
pro-Check: Von Einkäufern für Einkäufer
erkonforme, elektronische Rechnungen. Der Versand der Belege erfolgt nicht per E-Mail, son-
Eine weiteres hilfreiches Werkzeug ist das Liefe-
dern über ein passwortgeschützes Portal. Ein wei-
ranten-Bewertungsportal pro-Check im progros
terer Vorteil: Viper arbeitet mit nahezu jedem
Extranetbereich. Dort können Einkäufer ihre Erfah-
Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-Sys-
rungen austauschen und so Transparenz schaffen.
tem) zusammen.
Das Portal liefert Welcome wichtige Anhaltspunkte für die Auswahl seiner neuen Lieferpartner.
Viper und FutureLog: das Team für Überblick
Bereits in den ersten zwölf Monaten seit Einfüh-
im Einkauf
rung des E-Projekts sparten die Welcome-Häuser Zeit und Kosten ein. Ein Effekt, der das Betriebs-
Mit Viper schließt sich der Kreis von der elektroni-
ergebnis positiv beeinflusst hat.
schen Beschaffung bis hin zur Rechnungsbearbei-
Mario Pick,
tung. Welcome kann mit dem System umfassende
Geschäftsführer Welcome Hotels GmbH
Informationen zum tatsächlichen Warenfluss aus
68 BUY 2010
■ www.welcome-hotels.com
BUY_Partner_u_Akteure 30.08.12 08:50 Seite 79
Foto: progros
PARTNER & SERVICE
progros Einkaufsgesellschaft
Die Kostenkiller in der Hotellerie Seit über 20 Jahren bietet progros der Spitzen-
quiriert werden und das Einkaufsvolumen der ins-
hotellerie Komplettlösungen für den Einkauf. Ein
gesamt 620 angeschlossenen Häuser stieg um
Einkaufspool, maßgeschneiderte strategische Ein-
knapp sieben Prozent auf 128 Mio. Euro.
kaufsberatung, die komplette Übernahme des
»Nicht Geiz ist geil, sondern Geist ist geil, wenn es
Zentraleinkaufs und Projektmanagement bei der
um die Einkaufsoptimierung und Kostensenkung
Ausstattung und Einrichtung von Hotels gehören
geht«, erklärt Jochen Oehler (Foto links), Ge-
zum Dienstleistungsportfolio von progros. Dass
schäftsführer der progros Einkaufsgesellschaft. Ge-
das Thema Einkauf immer stärker in den Fokus der
meinsam mit Frank Pahlke (Foto Mitte), Direktor
Hoteliers rückt, zeigen die jüngsten Zahlen: Das
Kundenservice, und Tommi Huuhtannen, Direk-
1986 gegründete Unternehmen hat 2009 als bis-
tor Zentraleinkauf, führt er das Eschborner Unter-
her erfolgreichstes Geschäftsjahr abgeschlossen.
nehmen nach diesem Erfolgsprinzip. »Wir sorgen
Trotz Wirtschaftskrise konnten 80 neue Hotels ak-
dafür, dass unnötige Einkaufskosten im Hotel eliBUY 2010 79
BUY_Partner_u_Akteure 30.08.12 08:50 Seite 80
PARTNER & SERVICE
miniert werden.« Dabei gehe es aber nicht um das
zahlte progros 1,4 Millionen Euro an Rückvergü-
erbarmungslose »Ausquetschen« von Lieferanten
tungen aus. Für die Lieferanten bedeutet die Zu-
oder den Kauf von Billigstprodukten. »Kostensen-
sammenarbeit mit progros ein Plus an Sicherheit.
ken darf nicht zulasten der Qualität gehen. Das
Für alle über die Einkaufsgesellschaft getätigten
wäre kontraproduktiv und sicherlich kaum im Inter-
Umsätze besteht ein Delkredereschutz von 100
esse eines Hoteliers aus der Drei- bis Fünf-Sterne-
Prozent.
Hotellerie. Unsere Aufgabe ist es, bestmögliche
Seit 2008 setzt progros zur weiteren Verbesserung
Preise für die Häuser zu erzielen. Und dafür gibt es
der Einkaufs- und Prozessabläufe auf elektronische
professionelle und intelligente Methoden«, so
Lösungen. Besonders stark entwickelt hat sich das
Oehler weiter. – Die offenbar funktionieren: 2009
für alle progros-Hotels kostenfreie E-Procurement-
hat progros für die angeschlossenen Hotels rund
Tool »FutureLog«. Der darüber abgewickelte Um-
12,5 Millionen Euro an Kosten eingespart.
satz betrug im ersten vollen Jahr nach Einführung drei Mio. Euro. Bereits 2010 rechnet progros mit
Bessere Konditionen im Einkaufspool
einer Verdoppelung auf sechs bis sieben Millionen Euro. Erhebliche Prozessvorteile erzielen die pro-
Das Anbieterspektrum im progros-Einkaufspool
gros-Hotels laut Jochen Oehler außerdem über die
deckt den gesamten Bedarf eines Drei- bis Fünf-
elektronische Rechnungsübermittlung. Ein Drittel
Sterne-Domizils ab – von Dienstleistungen über
der Rechnungen werden bereits auf diese Art be-
Investitions- und Verbrauchsgüter bis hin zu F&B-
arbeitet. Mit »pro-CHECK« hat progros darüber hin-
Produkten. Mit den einzelnen Lieferanten und
aus das erste Portal zur Bewertung von Lieferanten
Dienstleistern werden Konditionen auf Großvolu-
der Hotellerie entwickelt. Es ist im Online-Portal
menbasis vereinbart. Bei der Auswahl der Zuliefe-
von progros eingebettet.
rer und Produkte legt progros neben dem Preis-
Aber es sind nicht nur die direkten Preisvorteile
Leistungs-Verhältnis besonderes Augenmerk auf
und automatisierten elektronischen Prozesse, die
Qualität, Zuverlässigkeit, Flexibilität, Beratung und
den Einkauf verbessern. Im Mittelpunkt stehen bei
die logistische Leistungsfähigkeit der Partner. Sie
vielen Hotels persönliche Beratungsleistungen,
wird permanent überprüft. »Ohne eine strenge
zum Beispiel bei außerplanmäßigen Beschaffun-
Überprüfung geht es nicht. Wir haben einen Kata-
gen, Einmalkäufen oder Jahresausschreibungen
log mit elf Kriterien, nach denen alle unsere Liefe-
von Kernsortimenten. Im Jahr 2009 hat progros
ranten genau unter die Lupe genommen werden.
rund 60.000 individuelle Anfragen von Hotels be-
Außerdem prüfen wir die Qualität der Ware per-
arbeitet. Das ist nur mit einer entsprechend gro-
sönlich vor Ort etwa bei Werksbesichtigungen.«
ßen Mitarbeiterzahl machbar. Mit 31 Mitarbeitern,
Neben dem Qualitätsmanagement profitieren die
davon 27 im Einkauf und in der Beratung vor Ort,
angeschlossenen Hotels auch von der sogenann-
ist progros laut eigenen Angaben die größte Ein-
ten Zentralregulierung. Alle über progros getätig-
kaufsberatung der Hotellerie. Seinen Einkaufsser-
ten Umsätze werden zentral abgerechnet. Auch
vice hat das Unternehmen in Expertenteams für
am Ende eines guten Einkaufsjahres profitieren die
die Bereiche Food & Bverage, Table Top, Technik
angeschlossenen Häuser. 2009 beispielsweise
und Kommunikation, Housekeeping, Mobiliar und
80 BUY 2010
BUY_Partner_u_Akteure 30.08.12 08:50 Seite 81
Einrichtung, Guest Supplies und Logoartikel sowie
Viele davon werden durch vorhandene System-
Dienstleistungen gegliedert. Alle Mitarbeiter kom-
leistungen des progros-Einkaufspools bereits auf-
men aus der Top-Hotellerie und verfügen über
gefangen. Somit kann der Umsetzungsaufwand im
mehrjährige Erfahrung in den Bereichen Einkauf,
Hotel sofort reduziert werden, was wiederum
Cost Control, Food & Beverage oder Küche.
schnell zu Kosteneinsparungen führt«, sagt Jochen Oehler.
Projektmanagement boomt
Im Jahr 2009 wurde mit der progros-Akademie das erste Fortbildungsinstitut für den Bereich Ein-
Besonders positiv hat sich bei progros der Ge-
kauf in der Hotellerie in Deutschland gegründet.
schäftsbereich Projektmanagement entwickelt.
15 sogenannte Webinare (Web-Seminare), Work-
Hierbei handelt es sich um individuelle Beratungs-
shops und Seminare stehen 2010 auf dem Plan.
und Einkaufsdienstleistungen zur Beschaffung von
Dazu gehören »Erfolg-Reich in der Gastronomie«
beweglichem und verbundenem Inventar, zum
mit Pierre Nierhaus, »Teuflisch gut verhandeln« mit
Beispiel bei Hotelneubauten. Zehn solcher Neu-
Frieder Gamm, »Strategisches Einkaufsmanage-
bauten wurden im Jahr 2009 gemeinsam mit pro-
ment« oder auch »Housekeeping perfekt«. Die Ver-
gros realisiert. Die Leistungen reichten dabei von
anstaltungen sind für progros-Hotels überwiegend
der Beratung zur Produktauswahl, der Spezifikation
kostenlos oder zum Selbstkostenpreis kalkuliert.
und Mengenfestlegung, Durchführung von neutralen Bemusterungen, Bestellmanagement, Lie-
Top Supply – der Kongress
fersteuerung und Warenannahme vor Ort bis hin zur Kontrolle und Dokumentation. Diese Dienst-
Alle zwei Jahre veranstaltet progros den für die Ho-
leistung nehmen auch Hotels in Anspruch, die
tellerie offenen Einkaufskongress »Top Supply« mit
nicht dem progros-Einkaufspool angehören.
Führungskräften und Experten aus der deutschen
Neben Projektmanagement und Einkaufspool bie-
Hotellerie. Es ist der erste und einzige Kongress in
tet progros auch Consultingleistungen im Supply
Deutschland, der sich ausschließlich mit dem stra-
Chain Management an – von der strategischen
tegischen Einkaufsmanagement in der Hotellerie
Einkaufsberatung und -konzeption über indivi-
befasst. Fokussiert werden effektive Verhand-
duelle Einkaufsanalysen und Coachings bis hin
lungstaktiken, wirkungsvolles Lieferantenmanage-
zum Vertragsmanagement, der Verhandlungsfüh-
ment sowie neueste Trends bei Einkaufsstrategien:
rung oder dem Outsourcing des Zentraleinkaufs.
Was leistet E-Procurement in der Hotellerie? Wel-
2009 hat das Unternehmen fünf solcher Bera-
che Powerstrategien gibt es im modernen Ein-
tungsprojekte im Bereich Supply Management
kaufsmanagement?
realisiert. »Der Trend geht dahin, eine detaillierte
Vorgestellt werden außerdem die Ergebnisse un-
und professionelle Analyse der aktuellen Ein-
abhängiger Branchenstudien, wie »Einkauf in der
kaufssituation durchzuführen, bevor Entscheidun-
Hotellerie«. Die Studie des Wiesbadener Supply
gen zur strategischen Einkaufsausrichtung ge-
Management Institutes nimmt 2010 bereits zum
troffen werden. Aus den Ergebnissen leitet sich
zum dritten Mal in Folge das Einkaufsverhalten der
dann ab, welche Maßnahmen zu ergreifen sind.
Spitzenhotellerie unter die Lupe. BUY 2010 81
FREIZEIT-VERLAG LANDSBERG GMBH Celsiusstraße 7 · D- 86899 Landsberg am Lech Tel. 08191- 947160 · Fax 08191- 9471666 www.tophotel.de
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BUY 2010
BUY2010 Titel_Layout 1 30.08.12 08:37 Seite 1
BUY 2010 DAS KOMPENDIUM FÜR DEN PROFESSIONELLEN EINKAUF IN DER HOTELLERIE